{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Mẫu RFQ là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "RFQ hoặc yêu cầu báo giá là một quá trình trong đó các doanh nghiệp tìm kiếm giá cả, giá thầu và các thông tin quan trọng khác từ các nhà cung cấp và nhà thầu muốn tham gia vào một dự án. Mẫu RFQ là các tài liệu cho phép các công ty thu thập thông tin một cách thống nhất, giúp họ xem xét và đưa ra quyết định dễ dàng hơn. " } } ] }
Quá trình mua sắm đôi khi giống như một mê cung phức tạp. Các doanh nghiệp cần phải lựa chọn giữa vô số lựa chọn để đạt được mục tiêu, tức là chọn được nhà cung cấp hoàn hảo. Nếu không có mẫu RFQ, những người ra quyết định sẽ dễ dàng bị lạc hướng và choáng ngợp. 😵
Mẫu RFQ chuẩn hóa quy trình và giúp bạn thu thập thông tin liên quan để quyết định nhà cung cấp. Mặc dù hiếm khi được đánh giá cao, nhưng chúng là một phần thiết yếu của mua sắm và kinh doanh nói chung.
Để vinh danh những anh hùng thầm lặng này, chúng tôi đã tổng hợp danh sách 10 mẫu RFQ yêu thích nhất của mình. Chúng là những mẫu tốt nhất trong kinh doanh và tin tốt là hầu hết đều miễn phí!
⏰ Tóm tắt 60 giây
Mẫu RFQ giúp mua sắm dễ dàng hơn bằng cách giúp các doanh nghiệp nêu rõ nhu cầu của mình và nhận được các đề xuất cạnh tranh từ các nhà cung cấp, từ đó tiết kiệm thời gian và đảm bảo các giao dịch tốt nhất. Dưới đây là 10 mẫu RFQ hàng đầu:
- Mẫu yêu cầu báo giá ClickUp
- Mẫu biểu mẫu báo giá ClickUp
- Mẫu biểu mẫu báo giá dịch vụ ClickUp
- Mẫu đề xuất ngân sách ClickUp
- Mẫu đề xuất tài trợ ClickUp
- Mẫu đề xuất kinh doanh ClickUp
- Mẫu đề xuất dịch vụ ClickUp
- Mẫu yêu cầu dự án ClickUp
- Mẫu RFQ Word của Template.net
- Mẫu RFQ Excel của Vertex42
Mẫu RFQ là gì?
RFQ hoặc yêu cầu báo giá là một quy trình trong đó các doanh nghiệp tìm kiếm giá cả, giá thầu và các thông tin quan trọng khác từ các nhà cung cấp và nhà thầu muốn tham gia vào một dự án. Mẫu RFQ là các tài liệu cho phép các công ty thu thập thông tin một cách thống nhất, giúp họ xem xét và đưa ra quyết định dễ dàng hơn.
Quá trình RFQ có thể cụ thể hơn hoặc ít cụ thể hơn, tùy thuộc vào nhu cầu của công ty. Ngoài báo giá, chúng thường bao gồm thông tin liên hệ, điều khoản thanh toán, dòng thời gian và kỳ vọng của dự án.
Chúng là một phần quan trọng của mọi hoạt động kinh doanh, bất kể ngành nghề và kích thước, nhưng đặc biệt quan trọng đối với các công ty cần nguồn cung cấp ổn định cho một số sản phẩm nhất định.
Không nên nhầm lẫn RFQ với RFP (yêu cầu đề xuất). Mặc dù tương tự nhau, nhưng hai loại tài liệu này có mục đích khác nhau. RFQ nhằm cung cấp thông tin về giá cả, trong khi RFP thường bao gồm các chi tiết khác không liên quan đến giá cả. RFQ có thể được gửi trước hoặc sau RFP.
Điều gì tạo nên một mẫu RFQ tốt?
Không có công thức chung nào cả. Một mẫu yêu cầu báo giá hoặc mẫu định giá tốt là mẫu giúp hoàn thành công việc và cho phép giao tiếp hiệu quả giữa bạn và nhà cung cấp. Nhưng nói chung, một mẫu RFQ nên:
- Chứa tất cả thông tin cần thiết: Thông tin liên hệ, thông số kỹ thuật chính xác, thông tin giao hàng và các điều khoản và điều kiện
- Bao gồm hướng dẫn nộp bài/gửi bài: Hạn chót, định dạng ưa thích và phương thức gửi
- Rõ ràng và súc tích: Sử dụng bảng và các yếu tố trực quan khác để giúp dễ đọc
- Hãy linh hoạt: Nhà cung cấp phải có khoảng trống trong danh sách nhà cung cấp của họ để đề xuất các giải pháp thay thế nếu muốn
- Trông chuyên nghiệp: Đồng nhất và hấp dẫn về mặt thị giác
10 mẫu RFQ
Hãy giúp bản thân bằng cách sử dụng một trong 10 mẫu RFQ hiệu quả này trong ClickUp, Word hoặc Excel. Chúng không chỉ cung cấp nền tảng vững chắc cho quy trình mua sắm của bạn mà còn hợp lý hóa quy trình, đảm bảo tính nhất quán và cuối cùng dẫn đến sự hợp tác thành công giữa bạn và các nhà cung cấp. 🤝
Hãy nhớ rằng bạn luôn có thể sửa đổi các mẫu để phản ánh nhu cầu kinh doanh cụ thể của mình!
1. Mẫu yêu cầu báo giá ClickUp
Mẫu Yêu cầu báo giá của ClickUp đơn giản và hiệu quả như một mẫu RFQ. Mẫu này ngắn gọn nhưng bao gồm tất cả các khía cạnh quan trọng của RFQ, trình bày rõ ràng và logic. Sau khi cung cấp cho nhà cung cấp tài liệu nêu rõ kế hoạch chiến lược, ngân sách và dòng thời gian của bạn, hãy gửi tài liệu RFQ này cho họ để thu thập thông tin cụ thể và đánh giá đề xuất của họ.
Tài liệu báo giá ClickUp này bắt đầu với tên và logo công ty của bạn. Để cá nhân hóa hơn nữa, hãy thêm hình ảnh bìa, thay đổi phông chữ và chọn các yếu tố bạn muốn hiển thị.
Phần tiếp theo chứa thông tin liên hệ kinh doanh, ngày tháng, số khách hàng và số báo giá, tiếp theo là chi tiết về người liên hệ chịu trách nhiệm, ngày hết hạn và thông tin về người viết yêu cầu.
Trong phần sau, có tên Hướng dẫn đặc biệt, bạn có thể liệt kê các yêu cầu cụ thể đối với nhà cung cấp, chẳng hạn như phương thức hoặc điều khoản thanh toán. Mẫu kết thúc bằng hai bảng:
- Mẫu đầu tiên tóm tắt thông tin quan trọng nhất về đơn đặt hàng và vận chuyển, bao gồm số P. O., ngày vận chuyển, công ty vận chuyển và điểm F. O. B
- Thứ hai là danh sách các mục được yêu cầu, bao gồm số lượng và giá của chúng
2. Mẫu biểu mẫu báo giá ClickUp
Nếu bạn đang ở phía bên kia của chuỗi cung ứng và nhu cầu và cần một mẫu để thu thập và quản lý yêu cầu của khách hàng , hãy xem Mẫu biểu mẫu báo giá ClickUp. Mẫu này rất đơn giản và thân thiện với người dùng, và khi bạn mở nó, bạn sẽ được chào đón bằng các hướng dẫn và đề xuất sử dụng chi tiết.
Mẫu RFQ miễn phí này bao gồm các chế độ xem khác nhau, cụ thể là:
- Biểu mẫu báo giá: Biểu mẫu để thu thập dữ liệu của khách hàng tiềm năng. Lưu ý rằng tính năng chia sẻ biểu mẫu chỉ có sẵn cho người đăng ký gói Không giới hạn trở lên
- Danh sách yêu cầu báo giá mới: Chế độ xem cơ bản hiển thị tất cả các yêu cầu và cho phép bạn nhóm, lọc và sắp xếp chúng. Chế độ này chứa các cột như tên công ty, ngày đáo hạn, trạng thái và chi phí dự án, nhưng bạn có thể tùy chỉnh chúng theo sở thích của mình
- Bảng quy trình tạo/lập báo giá: Chế độ xem này cho phép hiển thị rõ ràng các công việc. Bạn có thể nhóm và sắp xếp lại chúng theo ý muốn
- Bảng Tất cả yêu cầu: Nếu bạn là người yêu thích Excel, chế độ xem này sẽ rất quen thuộc. Chế độ này đơn giản, nhanh chóng và cho phép chỉnh sửa hàng loạt và xuất dữ liệu
Ngoài các chế độ xem chính này, mẫu còn bao gồm một bảng đơn giản, biểu đồ Gantt và chế độ xem Khối lượng công việc để quản lý thời gian và dự án dễ dàng.
3. Mẫu biểu mẫu báo giá dịch vụ ClickUp
Với Mẫu Biểu mẫu Báo giá Dịch vụ, bạn có thể tạo biểu mẫu yêu cầu khách hàng để quản lý tất cả. Bạn sẽ có mọi thứ cần thiết để cung cấp báo giá chính xác cho khách hàng và nhanh chóng đạt được thỏa thuận kinh doanh. Biểu mẫu tự động chuyển yêu cầu thành công việc, giúp hợp lý hóa quy trình lập kế hoạch.
Mặc dù bạn có thể chỉnh sửa biểu mẫu ngay cả khi là khách (miễn là bạn có quyền truy cập), nhưng bạn phải đăng ký gói Không giới hạn nếu muốn chia sẻ hoặc tạo biểu mẫu từ đầu.
Theo mặc định, chế độ xem Biểu mẫu chứa các trường sau:
- Tên và tên công ty
- Dịch vụ được chọn
- Số lượng nhân sự
- Ngày bắt đầu
- Thông tin liên hệ
Bạn có thể chỉnh sửa văn bản giới thiệu và các câu hỏi riêng lẻ, đồng thời thêm Trường Tùy chỉnh bằng cách kéo và thả chúng từ menu bên trái vào biểu mẫu. Nếu bạn chọn Gói Doanh nghiệp, bạn sẽ có thể tùy chỉnh giao diện của biểu mẫu, thêm thương hiệu của mình và tạo nét riêng cho biểu mẫu. 💫
Giống như mẫu báo giá trước đó trong danh sách này, mẫu này chứa các chế độ xem khác, chẳng hạn như Danh sách và Bảng Kanban, để giúp bạn quản lý yêu cầu và công việc.
4. Mẫu đề xuất ngân sách ClickUp
Giống như RFQ, đề xuất ngân sách là một yếu tố quan trọng khác trong kế hoạch dự án. Hai yếu tố này gắn bó chặt chẽ và phụ thuộc lẫn nhau. RFQ giúp bạn chọn nhà cung cấp và thu thập thông tin giá cả. Điều này cho phép bạn lập kế hoạch nguồn lực và tạo ngân sách hiệu quả cũng như đề xuất dự án để trình bày cho các bên liên quan.
Mẫu Đề xuất Ngân sách của ClickUp khá đơn giản nhưng có mọi thứ bạn cần để lập kế hoạch tài chính thành công, bao gồm các trang con và phần khác nhau. Trong quy trình RFQ, tài liệu này có thể hoạt động như một mẫu định giá để quản lý các vấn đề khác nhau trong ngân sách dự án của bạn.
Trang chủ chứa thông tin cơ bản về dự án — tên công ty, thông tin liên hệ, tiêu đề dự án, mô tả và ngày bắt đầu/kết thúc. Các trang phụ bao gồm:
- Nhân sự, tức là nhóm dự án/người tham gia dự án
- Vật liệu và thiết bị
- Chi tiết logistics
- Thực hiện sự kiện
Mỗi phần có một bảng riêng để bạn xem xét và tính toán chi phí. Bạn có thể chỉnh sửa tất cả các yếu tố của mẫu, chẳng hạn như văn bản và cột bảng, đồng thời thêm các yếu tố mới.
Mẫu kết thúc bằng trang phụ Tóm tắt. Trang này chứa phần Phân tích ngân sách với biểu đồ tròn, Điều khoản và điều kiện của thỏa thuận, và phần mà tác giả và người chịu trách nhiệm phê duyệt có thể đặt chữ ký để xác nhận chấp nhận đề nghị.
5. Mẫu đề xuất tài trợ ClickUp
Nếu bạn cần trợ giúp tài chính cho các nhà cung cấp và những người tham gia khác trong ngân sách dự án, bạn phải trình bày dự án và yêu cầu tài trợ từ các bên liên quan. Để làm được điều đó, bạn phải đưa ra một đề xuất tài trợ hiệu quả để thuyết phục họ. Một lần nữa, ClickUp sẽ giúp bạn!
Mẫu Đề xuất Tài trợ ClickUp là lựa chọn tốt nhất cho bạn khi cần xin tài trợ. Mẫu này thân thiện với người mới bắt đầu và bắt đầu bằng một tài liệu hướng dẫn đóng vai trò như chú giải và giải thích cách sử dụng tất cả các yếu tố một cách hiệu quả nhất.
Chế độ xem Danh sách là nơi diễn ra hầu hết các hoạt động. Đây là cơ sở dữ liệu cho tất cả các chế độ xem khác, chứa tất cả các phần của đề xuất, được sắp xếp thành các nhóm, chẳng hạn như Chung, Định nghĩa vấn đề và Ngân sách. Bạn có thể tùy chỉnh các nhóm này theo sở thích của mình.
Các cột bao gồm người được giao, ngày đáo hạn, nhãn ưu tiên, chi phí năm đầu tiên và đo lường hiệu suất, nhưng bạn cũng có thể sửa đổi chúng cho phù hợp với quy trình quản lý dự án của mình. Các chế độ xem khác có bảng Kanban và Chế độ xem Lịch trình dự án, cung cấp cho bạn tổng quan về dòng thời gian của các yếu tố đề xuất đã lên lịch.
6. Mẫu đề xuất kinh doanh ClickUp
Trong vô số đề xuất kinh doanh, đề xuất của bạn phải nổi bật để thành công và thu hút khách hàng phù hợp. 🎣
Mẫu Đề xuất Kinh doanh của ClickUp chứa đầy đủ các công cụ và tính năng để hợp lý hóa việc tạo/lập đề xuất và giao tiếp kinh doanh. Giống như tất cả các Mẫu ClickUp, mẫu này bắt đầu bằng tài liệu hướng dẫn nêu rõ các yếu tố quan trọng nhất và cách sử dụng chúng hiệu quả nhất.
Mẫu này chứa nhiều chế độ xem. Chế độ xem chính là Danh sách các bước đề xuất kinh doanh, đóng vai trò như một lời nhắc nhở và danh sách kiểm tra trong quá trình tạo/lập và đấu thầu. Các cột mặc định bao gồm:
- Trạng thái
- Ngày bắt đầu và ngày đáo hạn
- Nhãn ưu tiên
- Độ phức tạp của công việc
- Mức độ nỗ lực
- Mức độ hoàn thành
- Nhận xét mới nhất
Bằng cách nhấp vào từng bước/công việc, bạn có thể xem thêm thông tin về chúng, chẳng hạn như công việc con, phụ thuộc và tệp đính kèm. Thật dễ dàng để tạo quy trình đấu thầu với các bên liên quan nội bộ trong ClickUp Docs.
Các chế độ xem khác bao gồm Danh sách ưu tiên, nhóm các công việc theo nhãn mức độ khẩn cấp, tài liệu Mẫu email, nơi bạn có thể lưu trữ email để sử dụng sau, Bảng công việc, biểu đồ Gantt và chế độ xem Khối lượng công việc.
ClickUp cho phép tự động hóa việc tạo/lập đề xuất và nhiều quy trình kinh doanh khác. Nó tự động theo dõi tiến độ của các công việc và cập nhật cột trạng thái. Bạn cũng có thể thêm các hành động tự động tùy chỉnh.
7. Mẫu đề xuất dịch vụ ClickUp
Khi bạn bán dịch vụ thay vì mục, thường cần một cách tiếp cận khác. Mẫu đề xuất dịch vụ ClickUp được thiết kế để giúp bạn đảm bảo với khách hàng tiềm năng về năng lực và khả năng giải quyết vấn đề của họ và từ đó ký kết hợp đồng.
Mẫu bắt đầu với thông tin liên hệ của cả hai bên. Trong hai phần tiếp theo, Mô tả dự án và Thông tin công ty, bạn có thể viết tất cả những gì bạn muốn, mô tả về kinh doanh và dự án của bạn cũng như quá trình hình thành của chúng. ✍️
Phần sau đây liên quan đến các mục tiêu đã thỏa thuận trước, các dịch vụ đề xuất và ước lượng thời gian sơ bộ cho từng mục. Sau đó, bạn có thể xác định phạm vi công việc, ví dụ:
Dưới đây, bạn có thể liệt kê các khoản phí và giá của tất cả các dịch vụ được đề xuất và thu thập chữ ký để hoàn tất tài liệu.
Giống như các mẫu ClickUp trước đó, mẫu này cho phép bạn thêm nét cá nhân bằng cách nhúng hình ảnh và thay đổi phông chữ.
8. Mẫu yêu cầu dự án ClickUp
Trong khi các mẫu trước đây thân thiện với người mới bắt đầu, mẫu này đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn để thành thạo do tính phức tạp của nó. Xét cho cùng, khi nói đến tính năng, Mẫu Yêu cầu Dự án của ClickUp giống như một bữa tiệc tự chọn. 🍽️
Khi đã thành thạo, bạn có thể thực hiện tất cả các công việc lập kế hoạch dự án trong một nền tảng duy nhất. Nền tảng này cho phép bạn thu thập và quản lý các yêu cầu, phân công chúng thành các công việc và giám sát tiến độ thực hiện.
Mẫu này là một thư mục bao gồm hai danh sách: Biểu mẫu yêu cầu & Công việc tồn đọng và Dự án đã được phê duyệt. Trong danh sách đầu tiên, bạn có thể tìm thấy nhiều chế độ xem:
- Gửi biểu mẫu yêu cầu dự án: Cho phép bạn thu thập phản hồi của khách hàng một cách thống nhất
- Danh sách yêu cầu: Cung cấp cho bạn bản tóm tắt tất cả các yêu cầu/công việc, được nhóm theo trạng thái
- Bảng yêu cầu: Cho phép bạn trực quan hóa và sắp xếp công việc theo phong cách linh hoạt
- Gantt: Tạo dòng thời gian cho các công việc để quản lý thời gian hiệu quả hơn
- Khối lượng công việc: Hiển thị các công việc từ quan điểm của người được giao để phân bổ nguồn lực hiệu quả
- Trò chuyện: Tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm
Trong Danh sách dự án đã được phê duyệt, bạn có thể chọn và tập trung vào yêu cầu ban đầu (hoặc các yêu cầu) đã sẵn sàng để sản xuất và theo dõi các dự án của bạn phát triển khi chúng thành hiện thực. 🌼
9. Mẫu RFQ Word của Template.net
Nếu Word là công cụ bạn ưa thích, tùy chọn này có thể phù hợp với bạn. Mẫu RFQ của Template.net trong Word rất tối giản và đi thẳng vào vấn đề, không đòi hỏi nhiều nỗ lực từ cả phía công ty và nhà cung cấp.
Mẫu này chỉ bao gồm 3 phần: thông tin liên hệ của người gửi và người nhận, thông tin cơ bản và chi tiết yêu cầu. Thông tin cơ bản là mô tả về tài liệu, đề cập ngắn gọn về sản phẩm được yêu cầu và thời hạn.
Bảng chi tiết yêu cầu cho phép bạn đi vào chi tiết cụ thể và cho đối tác biết chính xác những gì bạn cần. Bảng này chứa các thông tin như:
- Số RFQ
- Người hướng dẫn
- Kỳ hạn nộp bài
- Các cột mốc
- Số lượng nhân viên ưu tiên
- Yêu cầu về bảo mật và pháp lý
- Yêu cầu bổ sung
Ngoài Word, mẫu này còn hoạt động trên Tài liệu Google và Apple Pages. Lưu ý rằng bạn phải là người đăng ký trả phí của Template.net để tải xuống.
10. Mẫu RFQ Excel của Vertex42
Sử dụng mẫu RFQ miễn phí của Vertex42 trong Excel hoặc Google Trang tính và chứng kiến sự chuyển đổi của quy trình mua sắm từ tầm thường sang xuất sắc.
Ngoài định dạng, mẫu này không khác nhiều so với các mẫu chúng tôi đã liệt kê trước đó. Mẫu này chứa các phần thông tin liên hệ của khách hàng và nhà cung cấp, cũng như chi tiết báo giá và yêu cầu.
Phần mô tả cho phép bạn liệt kê tất cả các mục hoặc dịch vụ bạn cần cùng giá của chúng và thêm dấu để biểu thị rằng số tiền đó phải chịu thuế. Một trong những lợi ích đáng kể nhất của Excel là nó có thể thực hiện các phép tính cho bạn, giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro lỗi. Bạn cũng có thể nhanh chóng tạo báo cáo chi tiết.
Phần cuối cùng của mẫu là Điều khoản và Điều kiện. Sử dụng phần này để nêu rõ các chi tiết kỹ thuật và ưu tiên. Bạn cũng có thể thêm chữ ký. Theo khuyến nghị của Vertex42, bạn nên xuất tệp dưới dạng PDF trước khi phân phối cho các nhà cung cấp.
10 mẫu RFQ hàng đầu — Tổng quan
Để biết tóm tắt về tất cả các mẫu và những gì chúng cung cấp, hãy tham khảo bảng dưới đây:
| Mẫu | Lợi ích |
| Mẫu yêu cầu báo giá ClickUp | Cung cấp cơ sở kiến thức vững chắc cho các nhà cung cấp và nhà cung ứng muốn hợp tác với bạn |
| Mẫu biểu mẫu báo giá ClickUp | Cho phép bạn thu thập RFQ, chuyển chúng thành công việc và dễ dàng lập kế hoạch thực hiện |
| Mẫu biểu mẫu báo giá dịch vụ ClickUp | Đảm bảo bạn nhận được tất cả thông tin cần thiết để cung cấp báo giá chính xác cho dịch vụ của mình |
| Mẫu đề xuất ngân sách ClickUp | Tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch tài chính của các dự án và hợp lý hóa giao tiếp với các bên liên quan |
| Mẫu đề xuất tài trợ ClickUp | Giúp bạn viết yêu cầu hiệu quả để tăng cơ hội nhận được tài trợ cho dự án của mình |
| Mẫu đề xuất kinh doanh ClickUp | Hoạt động như một hướng dẫn từng bước để tạo/lập đề xuất kinh doanh, giúp quản lý dễ dàng hơn |
| Mẫu đề xuất dịch vụ ClickUp | Tạo không gian để bạn mô tả chi tiết về dịch vụ của mình và giành được sự tin tưởng của khách hàng tiềm năng |
| Mẫu yêu cầu dự án ClickUp | Cung cấp cho bạn tất cả các công cụ cần thiết để quản lý yêu cầu, tức là thu thập, sắp xếp theo mức độ ưu tiên và theo dõi tiến độ |
| Mẫu RFQ Word của Template.net | Cung cấp yêu cầu báo giá đơn giản, có thể tùy chỉnh trong Microsoft Word |
| Mẫu RFQ Excel của Vertex42 | Cho phép bạn tạo các RFQ chuyên nghiệp trong Excel và tính toán giá cả một cách dễ dàng |
Nâng cao quy trình RFQ bằng các mẫu — Suy nghĩ cuối cùng
Đừng để yêu cầu báo giá của bạn trở thành việc làm sau cùng. Hãy dành thời gian chăm chút cho chúng, và bạn sẽ mở ra nhiều cơ hội hợp tác với nhà cung cấp. 🚪
May mắn thay, với các mẫu RFQ tiện dụng này, bạn không cần phải tốn nhiều thời gian và nỗ lực để làm cho chúng trông chuyên nghiệp. Bạn chỉ cần điền vào các ô trống và tùy chỉnh nếu cần, thế là xong — bạn có thể tận hưởng quá trình mua sắm được tối ưu hóa và thành công!