Việc duy trì liên lạc với đồng nghiệp và khách hàng đôi khi có thể gặp khó khăn, đặc biệt khi số người làm việc từ xa ngày càng tăng. May mắn thay, hiện nay có số lượng ngày càng tăng của các ứng dụng nhắn tin kinh doanh được thiết kế để giúp bạn duy trì liên lạc, theo dõi tiến độ dự án và hợp tác hiệu quả, bất kể bạn đang ở đâu.
Chúng tôi sẽ điểm qua 10 ứng dụng nhắn tin nhóm nổi bật nhất hiện nay và giải thích lý do tại sao chúng có thể phù hợp với kinh doanh của bạn.
Ứng dụng nhắn tin kinh doanh là gì?
Ứng dụng nhắn tin doanh nghiệp cho phép trao đổi tin nhắn văn bản tức thì trong môi trường kinh doanh. Ứng dụng này giúp nhân viên có thể liên lạc nhanh chóng và thuận tiện với khách hàng tiềm năng, khách hàng hiện tại và các đồng nghiệp khác.
Các ứng dụng này mang lại nhiều lợi ích tương tự như các nền tảng nhắn tin tức thời tiêu chuẩn, chẳng hạn như cho phép giao tiếp thời gian thực và cung cấp các cảnh báo, thông báo và xác nhận đã đọc.
Bên cạnh chức năng nhắn tin tức thời, các ứng dụng nhắn tin kinh doanh thường được trang bị một phạm vi tính năng khác giúp tăng cường sự hợp tác và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Lợi ích của ứng dụng nhắn tin kinh doanh
1. Tăng năng suất làm việc của nhân viên
Các ứng dụng nhắn tin cung cấp một phương thức hiệu quả giúp nhân viên tương tác với nhau và với khách hàng. Phần lớn nhân viên tin rằng các nền tảng trò chuyện trong công việc giúp họ tăng năng suất làm việc.
Với ứng dụng nhắn tin doanh nghiệp, bạn không cần phải lên lịch cuộc gọi khi cả hai bên đều rảnh rỗi; bạn chỉ cần gửi tin nhắn, và tất cả thông tin quan trọng trong đó sẽ sẵn sàng chờ đợi khi người kia có thời gian truy cập.
Điều này được gọi là giao tiếp không đồng bộ, có nghĩa là cả hai bên đều có thể tự do tiếp tục thực hiện các công việc quan trọng khác trong thời gian đó, từ đó nâng cao năng suất làm việc.
2. Đảm bảo tính bảo mật cho tin nhắn
Nhiều ứng dụng nhắn tin doanh nghiệp được bảo mật bằng mã hóa đầu cuối và các tính năng bảo mật cấp doanh nghiệp khác. Điều này đảm bảo rằng mọi tin nhắn hoặc tệp đính kèm được gửi qua các ứng dụng này đều an toàn và chỉ những người nhận dự định mới có thể truy cập.
3. Giảm chi phí liên lạc
Nhiều ứng dụng nhắn tin doanh nghiệp cung cấp phương thức liên lạc tiết kiệm chi phí, mang đến một giải pháp thay thế với chi phí thấp hơn so với các kế hoạch gọi quốc tế.
Điều gì tạo nên một ứng dụng nhắn tin kinh doanh tốt?
Lựa chọn ứng dụng nhắn tin tức thời của bạn nên phụ thuộc chủ yếu vào nhu cầu của kinh doanh, nhưng có một số yếu tố bạn cần xem xét:
Giao diện thân thiện với người dùng
Điều này đảm bảo việc triển khai dễ dàng trên toàn tổ chức và tăng khả năng các nhóm của bạn chấp nhận sử dụng. Một công cụ quá phức tạp có thể trở thành rào cản hơn là sự hỗ trợ khi nói đến việc giao tiếp.
Nhắn tin bảo mật
Điều quan trọng là ứng dụng nhắn tin dành cho nhóm mà bạn chọn phải đảm bảo tính bảo mật và bí mật cho các tin nhắn. Chi phí do các vụ rò rỉ dữ liệu gây ra có thể cực kỳ cao đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt khi yếu tố làm việc từ xa được tính đến.
Nếu bạn đang chia sẻ thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như dữ liệu khách hàng hoặc chiến lược tiếp thị, qua ứng dụng nhắn tin của nhóm, thì việc sử dụng một giải pháp có các tính năng bảo mật mạnh mẽ sẽ giúp bạn tránh rò rỉ dữ liệu và đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu. Một ứng dụng nhắn tin an toàn có thể giúp bảo mật thông tin này.
Dễ dàng tích hợp với các công cụ hiện có của bạn
Một ứng dụng nhắn tin kinh doanh mới có thể giúp gắn kết nhân viên và tăng cường hiệu quả hợp tác, nhưng chỉ khi ứng dụng đó tích hợp tốt với các công cụ mà họ đang sử dụng. Nếu không, việc cố gắng đồng bộ hóa mọi thứ có thể khiến bạn tốn thêm thời gian và chi phí.
Bạn cũng nên tìm kiếm các giải pháp có thể hoạt động trong phạm vi rộng trên nhiều loại thiết bị và hệ điều hành khác nhau. Nhờ đó, nhân viên, khách hàng và khách hàng tiềm năng của bạn có thể duy trì kết nối bất kể họ đang sử dụng iOS, Android, Mac hay PC.
10 ứng dụng nhắn tin kinh doanh tốt nhất
Chúng tôi đã tổng hợp danh sách 10 công cụ giao tiếp không đồng bộ tốt nhất để bạn tham khảo.
1. ClickUp
Phù hợp nhất cho quản lý dự án, hợp tác nhóm và nhắn tin tức thời
ClickUp là một công cụ quản lý dự án và năng suất " tất cả trong một ", cung cấp một nền tảng hoàn toàn có thể tùy chỉnh để hỗ trợ mọi loại hình đội nhóm và doanh nghiệp trong mọi ngành nghề, cùng hàng trăm tính năng nâng cao, bao gồm các tính năng hợp tác, giúp tối ưu hóa toàn bộ công việc và giao tiếp của bạn trên cùng một nền tảng.
Ứng dụng này hỗ trợ hợp tác thời gian thực và không đồng bộ, giúp việc liên lạc với bất kỳ ai vào bất kỳ lúc nào trở nên dễ dàng hơn — bao gồm nhân viên làm việc kết hợp và từ xa, khách hàng, các đội ngũ bên ngoài và nhiều đối tượng khác. Bạn có thể truy cập tính năng nhắn tin tức thời tích hợp sẵn, Chế độ xem trò chuyện (Chat view), để trao đổi tin nhắn ngay lập tức trong cuộc trò chuyện nhóm hoặc trực tiếp với một người, đồng thời giao tiếp trong các công việc thông qua bình luận và gán bình luận cho thành viên trong nhóm, khách hàng và nhiều đối tượng khác.
Nếu bạn đang tìm kiếm một cách hiệu quả hơn để quản lý email, ClickUp cung cấp tính năng " Email trong ClickUp " cho phép bạn gửi và nhận email một cách liền mạch mà không cần rời khỏi nền tảng.
Với tính năng này, bạn có thể dễ dàng tích hợp các ứng dụng email thường dùng nhất như Gmail, Outlook hoặc Front, và bắt đầu trả lời email trực tiếp ngay trong các nhiệm vụ ClickUp của mình. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không còn phải chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng khác nhau hay bỏ sót các email quan trọng nữa. 📧
Ngoài các tính năng nhắn tin tức thời và quản lý email, ClickUp còn cung cấp tính năng ghi màn hình để giúp giao tiếp nội bộ diễn ra suôn sẻ và rõ ràng nhất có thể. Clip by ClickUp cho phép bạn tạo và gửi tin nhắn video ngay trong ClickUp để đảm bảo thông điệp của bạn rõ ràng và súc tích — một tính năng cực kỳ hữu ích khi giải thích các chủ đề và hướng dẫn phức tạp, đồng thời rất hữu ích cho những người học bằng hình ảnh.
Và nếu bạn đang tìm cách nâng cao năng suất trong việc viết lách, ClickUp AI chính là tính năng dành cho bạn. Dù bạn đảm nhận vai trò hay chức năng công việc nào, ClickUp AI cũng có thể thay đổi cách bạn làm việc. Các công cụ dựa trên nghiên cứu của nó đảm bảo nội dung chất lượng cao thông qua các gợi ý được tùy chỉnh cho từng vai trò cụ thể — hãy sử dụng ClickUp AI cho các công việc hàng ngày như tạo email ngay lập tức, viết bài blog và còn nhiều hơn thế nữa.
Điều tuyệt vời nhất là ClickUp đã đạt chứng nhận ISO 27001:2013, tiêu chuẩn bảo mật cao nhất dành cho dữ liệu khách hàng trong lĩnh vực phần mềm, đảm bảo rằng các cuộc hội thoại, công việc và thông tin quan trọng của bạn được bảo vệ ở mức độ cao nhất.
Những tính năng chính về giao tiếp và hợp tác này, cùng với hàng trăm tính năng có thể tùy chỉnh, giúp ClickUp trở thành một trong những ứng dụng nhắn tin kinh doanh tốt nhất hiện nay.
Các tính năng nổi bật
- Nền tảng có thể tùy chỉnh hoàn toàn: Tùy chỉnh mọi phần của ClickUp để phù hợp với nhu cầu của nhóm và kinh doanh của bạn
- Hơn 15 chế độ xem tùy chỉnh : Lựa chọn từ hơn 15 cách để xem công việc của bạn, bao gồm chế độ xem Trò chuyện
- Chế độ xem trò chuyện: Gửi tin nhắn tức thì cho nhóm của bạn và theo dõi các cuộc hội thoại song song với công việc
- Email trong ClickUp: Quản lý tất cả các hoạt động trao đổi email của bạn tại một nơi mà không cần đến các chương trình hay phần mềm bổ sung. Gửi tin tức công ty, nhiệm vụ, công việc, thông tin và các tin nhắn quan trọng trong ClickUp mà không cần phải chuyển tab
- Bảng trắng: Tạo các tài liệu trực quan cho các cuộc họp trực tuyến, vạch ra các dự án và ý tưởng để truyền đạt kế hoạch cho nhóm của bạn
- Người theo dõi: Khi ai đó được chỉ định làm người theo dõi, họ sẽ tự động nhận được thông báo khi có cập nhật về một công việc — giúp loại bỏ việc phải theo dõi thủ công
- Ghi chú và đề cập được chỉ định: Tạo các nhiệm vụ cụ thể trong một công việc và chỉ định chúng cho người khác hoặc thậm chí cho chính bạn, đồng thời sử dụng tính năng đề cập để thu hút sự chú ý của họ đến các mục trong công việc hoặc trong chế độ xem trò chuyện
- Bảo mật, quyền truy cập và khách mời: Mời các thành viên bên ngoài tham gia Không gian Làm việc của bạn và toàn quyền kiểm soát những gì họ có thể xem và truy cập
- Khả năng tích hợp: Kết nối ClickUp với hơn 1.000 ứng dụng công việc để hợp nhất các ứng dụng của bạn và tập trung mọi công việc vào một nơi duy nhất
- Ứng dụng di động: Truy cập công việc và các cuộc hội thoại của bạn mọi lúc, mọi nơi với ứng dụng di động ClickUp
Giới hạn
- Một số người dùng có thể gặp khó khăn trong quá trình làm quen do số lượng tính năng phong phú. ClickUp cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 cùng nhiều tài nguyên hữu ích để giúp giải quyết vấn đề này.
Giá cả
- Miễn phí vĩnh viễn: Gói miễn phí với nhiều tính năng
- Không giới hạn: 7 USD/người dùng/tháng
- Kinh doanh: 12 USD/người dùng/tháng
- Doanh nghiệp: Liên hệ để biết giá tùy chỉnh
Đánh giá và xếp hạng của khách hàng
- G2: 4,7 trên 5 (hơn 6.500 đánh giá)
- Capterra: 4,7 trên 5 (hơn 3.500 đánh giá)
2. Dialpad
Giải pháp tốt nhất cho giao tiếp kinh doanh và trải nghiệm khách hàng
Dialpad là một giải pháp truyền thông tích hợp, cung cấp cho bạn mọi tính năng từ nhắn tin kinh doanh đến phần mềm trung tâm cuộc gọi, tất cả đều được thiết kế để tập trung các hoạt động giao tiếp của bạn trên một nền tảng dễ sử dụng duy nhất.
Dialpad cung cấp các tính năng gọi thoại và video, trò chuyện nhóm, cùng khả năng giao tiếp nội bộ và bên ngoài được tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI). Ứng dụng này cũng tích hợp với phần mềm quản lý nhân sự như Rippling và phần mềm dịch vụ khách hàng. Bạn có thể sử dụng Dialpad cho việc nhắn tin kinh doanh với các tính năng như SMS, MMS và nhắn tin nhóm. Ngoài ra, các kênh có thể được tổ chức theo nhóm, dự án hoặc chủ đề, và bạn có thể đăng cập nhật trạng thái để thông báo cho đồng nghiệp về tình trạng sẵn sàng của mình.
Dialpad có thể truy cập dễ dàng trên nhiều thiết bị. Đăng cập nhật trạng thái để thông báo cho đồng nghiệp biết khi bạn không thể liên lạc và dễ dàng chuyển sang sử dụng Dialpad trên thiết bị khác khi bạn vắng mặt tại văn phòng.
Các tính năng nổi bật
- Chia sẻ tệp: Gửi phạm vi các loại tệp khác nhau thông qua tính năng trò chuyện của Dialpad, bao gồm ảnh, video và các tệp tin. Vì vậy, nếu bạn muốn chia sẻ tệp bản ghi âm thư thoại, được Dialpad AI tự động chuyển thành văn bản, bạn có thể thực hiện việc cần làm này một cách nhanh chóng và dễ dàng
- Một ứng dụng, nhiều thiết bị: Dialpad tập hợp tất cả các kênh liên lạc của bạn vào một nơi duy nhất, giúp bạn không cần phải chuyển đổi liên tục giữa các ứng dụng. Điều tuyệt vời hơn nữa là bạn có thể truy cập nền tảng này từ hầu hết mọi nơi. Ứng dụng dành cho Android và iOS đều có sẵn, cùng với các phiên bản dành cho Mac và PC, cũng như khả năng truy cập qua trình duyệt.
- Tích hợp AI: Dialpad AI giúp bạn đơn giản hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian trên tất cả các kênh giao tiếp. Chức năng dự đoán CSAT giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng tại trung tâm liên lạc, còn tính năng huấn luyện trực tiếp giúp bạn khai thác tối đa tiềm năng của nhóm bán hàng trước, trong và sau các cuộc gọi
- Hỗ trợ 24/7: Truy cập dịch vụ hỗ trợ để được giúp đỡ trong quá trình làm quen với ứng dụng hoặc giải quyết bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh. Điều này cực kỳ hữu ích khi nhóm của bạn được phân phối trên khắp thế giới. Bạn biết rằng luôn có người sẵn sàng hỗ trợ
- Phân tích thời gian thực: Cung cấp cho các nhà quản lý và quản trị viên khả năng phân tích khối lượng cuộc gọi, mức độ sử dụng và tỷ lệ áp dụng, bất kể công việc của họ là gì trên thế giới
Giới hạn
- Do Dialpad có rất nhiều tính năng, nên quá trình làm quen với ứng dụng này có thể khá khó khăn. Trung tâm trợ giúp toàn diện và dịch vụ hỗ trợ trò chuyện trực tuyến 24/7 luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.
Giá cả
- Gói Tiêu chuẩn: 15 USD/người dùng/tháng
- Pro: 25 USD/người dùng/tháng
- Doanh nghiệp: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và xếp hạng của khách hàng
- G2: 4,4 trên 5 (hơn 1.500 đánh giá)
- Capterra: 4,3 trên 5 (hơn 450 đánh giá)
3. Slack
Lựa chọn tốt nhất cho nhắn tin tức thời với các nhóm nội bộ và bên ngoài
Slack cung cấp một nền tảng giúp kết nối các nhóm. Được xây dựng dựa trên các kênh và không gian tổ chức để thảo luận về dự án và chia sẻ tài nguyên, Slack hướng đến việc mang lại sự linh hoạt để bạn có thể thực hiện công việc bất cứ khi nào và theo cách nào bạn muốn, khiến nó trở thành một trong những ứng dụng nhắn tin tức thời được sử dụng rộng rãi và phổ biến nhất hiện nay.
Các tính năng nổi bật
- Tích hợp: Slack hỗ trợ tính năng tích hợp với số lượng lớn công cụ năng suất phổ biến của bên thứ ba, giúp bạn thực hiện nhiều tác vụ hơn chỉ trong một nền tảng duy nhất. Các nền tảng như Google Drive, Lịch Outlook và ClickUp đều được hỗ trợ. Ngoài ra, Slack còn cung cấp tích hợp với các ứng dụng khác, chẳng hạn như phần mềm tiếp thị qua email như Mailchimp
- Kênh: Các kênh giúp bạn dễ dàng tổ chức nhiều dự án, đảm bảo mọi người luôn cập nhật tiến độ và đồng bộ hóa thông tin, từ đó nâng cao năng suất làm việc
- Huddles: Các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng chuyển từ nhắn tin sang gọi điện. Không làm giảm năng suất, và họ thậm chí có thể chia sẻ màn hình để tăng cường hiệu quả hợp tác
- Bảo mật: Slack cung cấp khả năng bảo vệ dữ liệu cấp doanh nghiệp, đảm bảo rằng chỉ những người và thiết bị được phê duyệt mới có thể truy cập vào các cuộc trao đổi của bạn. Bạn cũng có thể hoàn toàn yên tâm rằng mình đang tuân thủ đầy đủ các quy định về bảo vệ dữ liệu.
- Canvases: Nâng cao hiệu quả hợp tác và cung cấp một không gian chuyên dụng để tổng hợp và chia sẻ thông tin, từ danh sách việc cần làm đến bản tóm tắt dự án
Giới hạn
- Một số người dùng đã ghi chú rằng các kế hoạch của Slack khá đắt đỏ, đặc biệt khi so sánh với các nền tảng khác có số lượng tính năng tương tự
Giá cả
- Miễn phí: $0
- Pro: 7,25 USD mỗi người dùng/tháng
- Kinh doanh+: 12,50 USD mỗi người dùng/tháng
- Doanh nghiệp: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và xếp hạng của khách hàng
- G2: 4,5 trên 5 (hơn 31.000 đánh giá)
- Capterra: 4,7 trên 5 (hơn 22.000 đánh giá)
4. Microsoft Teams
Tốt nhất cho hợp tác nhóm
Microsoft Teams là một ứng dụng tất cả trong một được thiết kế để giúp bạn kết nối với mọi người trực tuyến. Bên cạnh chức năng nhắn tin tức thời, ứng dụng này còn cung cấp tính năng gọi video, khả năng chia sẻ tệp từ toàn bộ bộ công cụ Microsoft Office, cùng với một công cụ người tạo cộng đồng giúp kết nối những người có cùng sở thích để hợp tác.
Các tính năng nổi bật
- Giao tiếp mọi lúc mọi nơi: Microsoft Teams cung cấp phạm vi ứng dụng di động giúp bạn luôn kết nối dù đang ở bất kỳ đâu. Bạn có thể nhận thông báo tin nhắn tức thì trên điện thoại di động và trả lời bằng ghi âm giọng nói nếu không có thời gian gõ chữ
- Lên lịch gửi: Lên lịch gửi tin nhắn vào một ngày trong tương lai, giúp bạn tôn trọng giờ công việc của nhân viên làm việc từ xa, ngay cả khi họ ở múi giờ khác. Tin nhắn có thể được chỉnh sửa bất cứ lúc nào trước khi được gửi đi. Đây là những tính năng còn thiếu ở nhiều ứng dụng thay thế Microsoft Teams
- Tích hợp: Đồng bộ với phạm vi rộng của các công cụ khác nhau. Điều này có nghĩa là bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và nhập dữ liệu từ các ứng dụng khác.
- Dịch thuật tức thì: Giúp việc giao tiếp với đồng nghiệp và khách hàng quốc tế trở nên dễ dàng hơn. Với tính năng dịch thuật của các ứng dụng này, bạn có thể dịch tin nhắn sang hơn 100 ngôn ngữ khác nhau
- Truy cập từ bên ngoài: Mời người dùng bên ngoài tổ chức Teams của bạn tham gia trò chuyện. Điều này giúp cải thiện sự hợp tác và giúp bạn tập trung tất cả các cuộc trao đổi tại một nơi duy nhất
Giới hạn
- Một số người dùng đã ghi chú rằng Microsoft Teams có thể gặp lỗi và không ổn định, với kết nối không ổn định khi trò chuyện video, và các liên kết trong cuộc trò chuyện bị biến mất
Giá cả
- Essentials: 4 USD/người dùng/tháng
- Kinh doanh Basic: 6 USD/người dùng/tháng
- Business Standard: 12,50 USD mỗi người dùng/tháng
Đánh giá và xếp hạng của khách hàng
- G2: 4,3 trên 5 (hơn 13.000 đánh giá)
- Capterra: 4,5 trên 5 (hơn 9.000 đánh giá)
So sánh nhóm Teams với Slack!
5. Chanty
Tốt nhất cho nhắn tin nhóm và công nghệ video tích hợp
Chanty là một lựa chọn tiết kiệm chi phí trong số các ứng dụng nhắn tin dành cho nhóm, với gói miễn phí hứa hẹn cung cấp tính năng nhắn tin bảo mật và không giới hạn vĩnh viễn. Đây cũng là một công cụ hợp tác nhóm, cung cấp các tính năng như gọi video, quản lý công việc, bảng Kanban và chia sẻ tệp tin.
Các tính năng nổi bật
- Quản lý công việc: Bất kỳ tin nhắn nào cũng có thể được chuyển thành công việc, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc trong quản lý công việc, đồng thời đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều được cập nhật tiến độ của các dự án
- Dễ dàng chia sẻ mã nguồn: Nhanh chóng chia sẻ các khối mã để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ. Đây là tính năng lý tưởng dành cho các nhà phát triển phần mềm muốn trao đổi các khối mã một cách nhanh chóng
- Tin nhắn thoại: Duy trì liên lạc ngay cả khi bạn không có mặt tại bàn làm việc bằng cách gửi tin nhắn thoại chất lượng cao đến toàn bộ nhóm của bạn
- Chế độ xem bảng Kanban: Tối ưu hóa quy trình làm việc nhờ tính linh hoạt khi chuyển sang chế độ xem bảng Kanban để quản lý các công việc từ một nơi duy nhất
- Tiết kiệm chi phí: Gói miễn phí của Chanty cho phép tối đa 10 thành viên trong nhóm thực hiện các cuộc hội thoại không giới hạn, gửi tin nhắn thoại và thực hiện cuộc gọi âm thanh một-một. Gói dịch vụ đầy đủ tính năng, bao gồm cuộc gọi nhóm và chia sẻ màn hình, chỉ có giá 3 USD
Giới hạn
- Một số đánh giá đã báo cáo về các vấn đề kết nối
Giá cả
- Miễn phí: $0
- Kinh doanh: 3 USD/người dùng/tháng
Đánh giá và xếp hạng của khách hàng
- G2: 4,5 trên 5 (hơn 30 đánh giá)
- Capterra: 4,7 trên 5 (hơn 30 đánh giá)
6. Zoho Cliq
Lựa chọn hàng đầu cho giao tiếp và hợp tác nhóm có tổ chức
Zoho Cliq là công cụ giao tiếp nhóm giúp bạn tổ chức các cuộc hội thoại, kết nối với các công cụ hiện có và tự động hóa các công việc thường ngày. Ứng dụng này đơn giản hóa việc hợp tác giữa các nhóm làm việc từ xa nhờ các tính năng như cập nhật tình trạng và hiển thị trạng thái sẵn sàng, chẳng hạn như khi đang tham gia cuộc họp. Bạn có thể tạo các phím tắt và bot tùy chỉnh để tiết kiệm thời gian cho nhóm của mình.
Các tính năng nổi bật
- Cuộc hội thoại có thể tìm kiếm: Dễ dàng tìm kiếm văn bản hoặc tệp đã được chia sẻ trong các cuộc hội thoại của bạn, để bạn luôn có thể xem lại bất kỳ thông tin quan trọng nào ngay khi cần nhất
- Lịch trình công việc: Các công việc hàng ngày, lịch và lịch trình đều dễ dàng xem được, giúp bạn luôn nắm bắt kịp thời các hạn chót sắp tới. Bạn có thể cài đặt nhắc nhở cho các sự kiện và dự án sắp tới ngay từ trong các cuộc trò chuyện
- Bot có thể tùy chỉnh: Bạn có thể tạo bot của riêng mình để tự động hóa quy trình làm việc, kết nối với các công cụ hiện có và đóng vai trò như một trợ lý ảo
- Bảo mật hàng đầu: Với tính năng mã hóa dữ liệu, bảo mật dữ liệu cho các tích hợp và tính năng trò chuyện bí mật, bạn có thể yên tâm rằng dữ liệu của công ty luôn được bảo vệ an toàn
- Bảng trắng: Tính năng này giúp việc hợp tác với các thành viên trong nhóm trở nên dễ dàng hơn ngay trong cửa sổ trò chuyện. Bảng đã hoàn thành sau đó có thể được chia sẻ trong cuộc trò chuyện dưới dạng hình ảnh
Giới hạn
- Một số người đánh giá đã ghi chú rằng ứng dụng này có giới hạn về các tích hợp với các dịch vụ của bên thứ ba so với các đối thủ cạnh tranh. Ví dụ, ứng dụng này có giới hạn về tích hợp với các giải pháp truy cập từ xa như VNC Connect (xem bài so sánh giữa TeamViewer và VNC để hiểu rõ hơn về những gì các giải pháp truy cập từ xa có thể mang lại)
Giá cả
- Miễn phí: 0 USD
- Không giới hạn: 1 USD/người dùng/tháng
Đánh giá và xếp hạng của khách hàng
- G2: 4,4 trên 5 (hơn 140 đánh giá)
- Capterra: 4,6 trên 5 (hơn 70 đánh giá)
7. Google Chat
Phù hợp nhất cho trò chuyện văn bản, hội nghị video và chia sẻ tệp
Google Chat là công cụ giao tiếp nhóm trong Google Không gian Làm việc. Ứng dụng này có các tính năng nhắn tin trực tiếp và nhắn tin nhóm, có thể truy cập qua Gmail hoặc ứng dụng độc lập. Tính năng tìm kiếm được tích hợp sẵn giúp dễ dàng truy cập các cuộc hội thoại trước đây, và nền tảng này có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để mã hóa dữ liệu và bảo vệ quyền riêng tư.
Các tính năng nổi bật
- Spaces: Spaces cung cấp các không gian chuyên dụng để các nhóm tham gia thảo luận, chia sẻ kiến thức, hợp tác trong các dự án và xây dựng cộng đồng
- Một phần của Google Workspace: Sử dụng Chat và Spaces để hợp tác liền mạch với các thành viên trong nhóm và khách hàng trong Tài liệu Google, Slides và Trang tính Google. Tích hợp với các ứng dụng khác cũng có sẵn, chẳng hạn như phần mềm CRM như Salesforce
- Nhiều kế hoạch đa dạng để lựa chọn: Google Chat cung cấp nhiều kế hoạch khác nhau với phạm vi tính năng phong phú, giúp bạn chọn được kế hoạch phù hợp nhất cho kinh doanh của mình. Ứng dụng này cũng dễ dàng mở rộng quy mô khi kinh doanh của bạn phát triển
- Quyền truy cập khách: Cho phép bạn cấp quyền truy cập tạm thời cho khách để dễ dàng hợp tác với những người bên ngoài tổ chức của bạn
- Tích hợp: Tích hợp Google Chat với các ứng dụng của bên thứ ba và sử dụng bot để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn nhờ tự động hóa
Giới hạn
- Một số người đánh giá đã ghi chú rằng Google Chat còn thiếu một số tính năng so với các sản phẩm tương tự, chẳng hạn như khả năng chia sẻ màn hình hoặc ghi lại cuộc họp
Giá cả
- Kinh doanh Starter: 6 USD/người dùng/tháng
- Business Standard: 12 USD/người dùng/tháng
- Business Plus: 18 USD/người dùng/tháng
- Doanh nghiệp: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và xếp hạng của khách hàng
- Capterra: 4,5 trên 5 (hơn 2.100 đánh giá)
8. Twist
Ứng dụng nhắn tin không đồng bộ tốt nhất
Twist là một ứng dụng nhắn tin tập trung vào giao tiếp không đồng bộ dành cho các nhóm làm việc từ xa. Ứng dụng này kết hợp email, trò chuyện và diễn đàn mà không có bất kỳ nhược điểm nào, nhằm tạo ra các kênh có cấu trúc giúp sắp xếp thông tin theo chủ đề. Ngoài ra, ứng dụng còn cung cấp tính năng nhắn tin riêng tư để xây dựng tinh thần đồng đội và trao đổi phản hồi.
Các tính năng nổi bật
- Chuỗi tin nhắn: Twist giúp bạn dễ dàng loại bỏ những cuộc trò chuyện không cần thiết và đi thẳng vào vấn đề quan trọng nhờ các chủ đề chuyên dụng, đảm bảo thông tin quan trọng không bị chìm nghỉm. Việc giúp nhân viên mới nhanh chóng bắt nhịp công việc trong quá trình đào tạo trở nên dễ dàng hơn, đồng thời hộp thư đến có thể được sắp xếp theo mức độ ưu tiên riêng cho từng người.
- Tích hợp: Hỗ trợ tích hợp với các nền tảng như Asana, Google Drive và Trello. Bạn thậm chí có thể tạo các quy trình tự động hóa tùy chỉnh của riêng mình để tối ưu hóa quy trình làm việc hơn nữa
- Các kênh được tổ chức một cách dễ dàng: Bạn có thể sắp xếp các kênh theo chủ đề, dự án hoặc khách hàng để đảm bảo mọi thông tin liên lạc đều rõ ràng và dễ tiếp cận
- Quá trình làm quen dễ dàng: Twist cung cấp các chủ đề cuộc hội thoại dễ truy cập, giúp nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt được các cuộc hội thoại và quyết định trước đó
- Thông báo thông minh: Tất cả các thông báo đều được tập trung tại một nơi, giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và tin nhắn
Giới hạn
- Khác với một số đối thủ cạnh tranh và các giải pháp thay thế cho Trello, chức năng tìm kiếm của Twist có phần giới hạn, nghĩa là nếu bạn bỏ lỡ một chủ đề quan trọng, việc tìm lại nó có thể gặp khó khăn
Giá cả
- Dùng thử miễn phí: 0 USD trong một tháng
- Không giới hạn: 6 USD/người dùng/tháng
Đánh giá và xếp hạng của khách hàng
- G2: 3,9 trên 5 (19 đánh giá)
- Capterra: 4,3 trên 5 (hơn 30 đánh giá)
9. Workplace by Facebook
Tốt nhất cho nhắn tin tức thời một đối một và theo nhóm
Workplace by Meta (trước đây là Facebook) là giải pháp giao tiếp nội bộ tất cả trong một, cung cấp các tính năng như Sự kiện, Nhóm, Thăm dò ý kiến, Khảo sát và Hồ sơ để tăng cường sự tham gia của nhân viên và củng cố văn hóa doanh nghiệp. Ứng dụng này hoạt động như một phiên bản kinh doanh của Facebook, cung cấp một mạng nội bộ cho công ty với các tính năng giao tiếp nhóm.
Các tính năng nổi bật
- Thư viện Kiến thức: Khám phá và truy cập thông tin quan trọng từ bất kỳ thiết bị nào nhờ tính năng Thư viện Kiến thức trên Workplace. Quyền truy cập linh hoạt cho phép bạn quyết định ai có quyền truy cập vào nội dung nào, và chức năng tìm kiếm trực quan giúp bạn nhanh chóng tìm thấy chính xác những gì bạn đang tìm kiếm
- Kết nối: Được thiết kế dành riêng cho thiết bị di động, nghĩa là bạn có thể dễ dàng truy cập từ hầu hết mọi thiết bị di động. Phạm vi kết nối với nhiều ứng dụng khác nhau giúp bạn dễ dàng duy trì kết nối mà không cần phải chuyển đổi giữa nhiều cửa sổ khác nhau
- Thông tin chi tiết về Không gian Làm việc: Phân tích cách nhân viên của bạn sử dụng Không gian Làm việc để tìm ra những phương pháp hiệu quả hơn nhằm kết nối tổ chức của bạn
- Nhóm trên Workplace: Dễ dàng liên lạc với đúng đối tượng và đăng thông báo đến các nhóm hoặc khu vực cụ thể. Bạn thậm chí có thể sử dụng tính năng này để ghi nhận thành tích xuất sắc bằng cách đăng bài chia sẻ thành tựu
- Trung tâm an toàn nơi làm việc: Chia sẻ thông tin an toàn quan trọng và luôn nắm bắt tình hình bảo mật trong các sự kiện khẩn cấp
Giới hạn
- Với rất nhiều tính năng trên Workplace, một số người dùng cảm thấy khó khăn trong việc tìm chính xác những gì họ cần khi cần. Điều này có thể gây bối rối đặc biệt cho người dùng mới, và một số người đã đề nghị có hướng dẫn chi tiết hơn về cách sử dụng nền tảng này một cách hiệu quả nhất.
Giá cả
- Kế hoạch Core: 4 USD/người dùng/tháng
- Tiện ích bổ sung: Tiện ích quản trị viên và hỗ trợ nâng cao với giá 2 USD/người dùng/tháng, và Enterprise Live với giá 2 USD/người dùng/tháng
Đánh giá và xếp hạng của khách hàng
- G2: 4,0 trên 5 (hơn 1.600 đánh giá)
- Capterra: 4,4 trên 5 (hơn 1.200 đánh giá)
10. Zoom Trò Chuyện
Phù hợp nhất cho các cuộc họp video, trò chuyện nhóm, điện thoại VoIP và hội thảo trực tuyến
Team Chat là tính năng trò chuyện của Zoom One. Mặc dù được biết đến nhiều nhất với tính năng gọi video, Zoom thực tế cung cấp một loạt công cụ hợp tác và các tính năng khác được thiết kế để giúp kinh doanh hoạt động hiệu quả hơn, chẳng hạn như Zoom Phone – dịch vụ VoIP của Zoom – và là một trong nhiều giải pháp thay thế cho Vonage hiện có.
Các tính năng nổi bật
- Dễ sử dụng: Giúp các nhóm dễ dàng làm quen với công nghệ và bắt đầu công việc nhanh chóng. Cả đối tượng nội bộ lẫn bên ngoài đều có thể truy cập vào phạm vi lớn các tính năng thông minh giúp họ hợp tác hiệu quả hơn
- Bảo mật: Các tính năng như mã hóa nâng cao và xác thực đa yếu tố giúp đảm bảo rằng tất cả các cuộc trao đổi của bạn luôn được bảo mật và giữ bí mật
- Tính năng tìm kiếm: Dễ dàng tìm kiếm tin nhắn, danh bạ và tệp tin thông qua tính năng tìm kiếm. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian khi phải cuộn lại các cuộc trò chuyện, vì tất cả thông tin đều có thể được truy cập một cách dễ dàng
- Các tính năng quản trị viên nâng cao: Tùy chỉnh cài đặt bảo mật, phong cách giao tiếp và quyền truy cập sao cho phù hợp chính xác với nhu cầu của công ty bạn
- Lưu trữ đám mây: Lưu trữ tệp, tài liệu và nội dung từ các kênh trò chuyện của bạn, để bạn không bao giờ phải lo lắng về việc mất thông tin quan trọng
Giới hạn
- Một số người dùng cho rằng giao diện của Zoom khá cồng kềnh. Một số khác ghi chú rằng mức giá của Zoom không hấp dẫn bằng một số đối thủ cạnh tranh và các giải pháp thay thế khác, khiến đây có thể là một lựa chọn tốn kém đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Giá cả
- Cơ bản: Miễn phí
- Pro: 149 USD/người dùng/năm
- Kinh doanh: 199 USD/người dùng/năm
- Business Plus: 250 USD/người dùng/năm
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và xếp hạng của khách hàng
- G2: 4,5 trên 5 (hơn 50.000 đánh giá)
Luôn kết nối với các ứng dụng nhắn tin kinh doanh
Các ứng dụng nhắn tin tức thời dành cho doanh nghiệp có thể mang lại một giải pháp tiết kiệm chi phí giúp các nhóm của bạn duy trì liên lạc, từ đó thúc đẩy sự hợp tác, năng suất và sự tham gia hiệu quả hơn. Chúng nên là một phần quan trọng trong bất kỳ chiến lược giao tiếp nào tại nơi làm việc hiện đại.
Có rất nhiều ứng dụng khác nhau để lựa chọn, mỗi ứng dụng đều có những điểm mạnh riêng, từ ứng dụng nhắn tin tức thời, chia sẻ màn hình, đến các công cụ hội nghị truyền hình, v.v. Hãy cân nhắc nhu cầu và ngân sách của bạn khi lựa chọn trong số các ứng dụng đa dạng hiện có, mỗi ứng dụng đều có các tính năng độc đáo như chia sẻ màn hình, hội nghị truyền hình, kênh trò chuyện và tích hợp ứng dụng của bên thứ ba, đồng thời tìm hiểu xem ứng dụng nào tích hợp được với các công cụ hiện tại của bạn và dễ dàng cho nhân viên sử dụng.
Đã đến lúc hiện đại hóa các công cụ giao tiếp của bạn — hãy sử dụng một ứng dụng nhắn tin hiện đại để hỗ trợ kinh doanh đang phát triển của bạn!
Tác giả khách:
Austin Guanzon là Quản lý Hỗ trợ Cấp 1 tại Dialpad, nền tảng thông tin khách hàng hàng đầu được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) với các tính năng như fax doanh nghiệp ảo của Dialpad. Ông là chuyên gia về giữ chân khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật, từng làm việc tại một số công ty dịch vụ công nghệ lớn nhất tại Mỹ.
Austin cũng là đồng sáng lập của Infinity Martial Arts có trụ sở tại California và từng đảm nhiệm vai trò huấn luyện viên trong môn thể thao này. Anh cũng đã viết bài cho các trang web khác, chẳng hạn như VMblog.