Bạn muốn tìm hiểu về quản lý dự án qua email?
Quản lý dự án qua email giúp các nhà quản lý dự án và nhóm làm việc hiệu quả hơn bằng cách cho phép họ giao tiếp và làm việc trong hộp thư đến email của mình.
Tuy nhiên, việc sắp xếp hàng tấn email để quản lý dự án nghe có vẻ như là một công việc khiến bạn muốn nhổ tóc. 🤯
Nếu chỉ có một công cụ có thể giúp bạn thoát khỏi tình trạng hỗn loạn…
Đó là chim? Đó là máy bay? Không, đó là công cụ quản lý dự án email!
Các công cụ quản lý dự án qua email biến hộp thư đến thành không gian làm việc hợp tác, tiết kiệm thời gian quý báu và tăng hiệu quả làm việc của nhóm.
Nhưng công cụ quản lý dự án qua email nào là tốt nhất cho bạn?
Đừng lo lắng, chúng tôi sẽ giúp bạn. 🦸
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu quản lý dự án qua email là gì, công cụ tốt nhất để quản lý dự án trong Gmail và Outlook, cũng như những lợi ích của quản lý dự án qua email.
Hãy bắt đầu.
Quản lý dự án qua email là gì?
Quản lý dự án qua email bao gồm việc sử dụng hộp thư đến email của bạn để quản lý các dự án. Điều này bao gồm sử dụng email để tạo và phân công công việc, quản lý thời hạn và giao tiếp liên quan đến công việc cụ thể.
Nhưng các ứng dụng email như Gmail và Outlook không được thiết kế để quản lý dự án, phải không?
Không, không phải vậy. Đó là lý do tại sao bạn có công cụ quản lý dự án dựa trên email!
Với phần mềm quản lý dự án dựa trên email, bạn có thể theo dõi công việc, liên lạc với các thành viên trong nhóm và các bên liên quan bên ngoài, thậm chí thêm danh sách việc cần làm vào email của mình.
Cuối cùng, thư tay có thể đưa bạn đi được bao xa?
Và mặc dù Gmail và Outlook của chúng ta không thực sự được thiết kế để quản lý dự án, phần mềm quản lý dự án qua email sẽ giúp lấp đầy khoảng trống đó.
Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện…
A. Quản lý dự án bằng Gmail
Gmail cho phép bạn chuyển email thành công việc, nhưng chỉ khi có sự trợ giúp của một công cụ quản lý dự án chuyên dụng tích hợp với Google Apps.
Dưới đây là những việc khác bạn có thể làm với quản lý dự án Gmail :
- Thêm thành viên nhóm vào danh sách email Nhóm để mọi người trong nhóm nhận được thông tin cập nhật qua một địa chỉ email duy nhất
- Sử dụng lịch chia sẻ để cập nhật dự án và lịch họp
- Lưu trữ tài liệu của bạn trong ổ đĩa dùng chung an toàn
- Tự động phân loại email quan trọng bằng hộp thư đến ưu tiên của Google
- Sử dụng tính năng chia sẻ màn hình tích hợp của Google Meet
- Sử dụng Tài liệu Google và Google Trang tính để cộng tác trong thời gian thực và trò chuyện trong tệp
- Sử dụng Google Forms để tạo và chia sẻ khảo sát và biểu mẫu trực tuyến
- Sử dụng kiểm soát phiên bản để quay lại các phiên bản tài liệu trước đó mà không mất thông tin
- Theo dõi và cộng tác trong các công việc bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt trong Google Trang tính
- Bạn thậm chí có thể kết nối Alexa & Google Assistant và đọc danh sách việc cần làm của mình!
B. Quản lý dự án Outlook
Với các công cụ quản lý dự án tích hợp sẵn trong Outlook, nhóm của bạn sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về trách nhiệm của mình. Microsoft Outlook cho phép bạn tạo công việc kèm theo nhắc nhở, ngày đáo hạn và danh sách việc cần làm mà không cần phần mềm bổ sung.
Tuy nhiên, với công cụ quản lý dự án Outlook chuyên dụng, bạn còn có thể:
- Thêm công việc dự án vào lịch chia sẻ để theo dõi công việc
- Sử dụng tính năng hợp nhất để sắp xếp email, thông tin liên hệ và cuộc hẹn
- Tự động nhóm các email theo dự án mà chúng thuộc về
- Sử dụng nhật ký để lập kế hoạch dự án
- Phân công công việc cho các thành viên nhóm dự án
- Theo dõi thời gian có thể tính phí và tổng thời gian dành cho một dự án
- Xuất dữ liệu sang các định dạng tệp khác nhau
- Tổ chức cuộc họp dự án với Microsoft Teams
Tóm lại, với tư cách là một công cụ quản lý dự án độc lập, Outlook hầu như không đáp ứng được yêu cầu.
Điều đó sẽ giống như nướng bánh bằng lò nướng bánh mì. Bạn có thể thử, nhưng đó không phải là cách tốt nhất, đúng không?
Tốt nhất là bạn nên sử dụng công cụ quản lý dự án được Outlook hỗ trợ để có thể cung cấp cho bạn nhiều chức năng hơn.
Bonus: Các lựa chọn thay thế email!
Điều gì cần tìm kiếm trong một công cụ quản lý dự án email?
Có nhiều công cụ quản lý dự án qua email để lựa chọn, nhưng để tìm ra công cụ phù hợp nhất cho nhóm của bạn, hãy xem xét những tính năng bạn cần và các chỉ số KPI tiếp thị qua email bạn muốn theo dõi.
Một số tính năng thiết yếu của ứng dụng quản lý dự án qua email bao gồm:
Hãy cùng xem nhanh các tính năng này:
1. Tích hợp email
Bạn không thể có công cụ quản lý dự án email mà không có tích hợp email, phải không?
Công cụ bạn chọn phải tích hợp với các nền tảng phổ biến, như Gmail hoặc Outlook.
Tích hợp hai chiều cũng đảm bảo rằng các cập nhật trên công cụ quản lý dự án của bạn sẽ hiển thị trên tài khoản email cá nhân của bạn.
Nó sẽ giúp nhóm của bạn trở nên NSYNC (đồng bộ, hiểu chứ?)
2. Lập kế hoạch và lên lịch
Quản lý dự án qua email chủ yếu liên quan đến việc lập kế hoạch dự án. Vì vậy, không cần phải nói rằng công cụ bạn chọn phải có các tính năng lập kế hoạch và lập lịch .
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách phân công công việc cho các thành viên trong nhóm, đặt thời hạn và sắp xếp các công việc của dự án qua email.
Hãy xem các công cụ năng suất email này!
3. Cộng tác nhóm
Phần mềm quản lý dự án qua email lý tưởng nên cho phép bạn thêm bình luận qua email vào một công việc. Bất cứ nội dung nào bạn nhập hoặc đính kèm trong email sẽ tự động được thêm vào dưới dạng bình luận cho công việc cụ thể đó.
Ngoài ra, phòng trò chuyện tích hợp cung cấp cho nhóm của bạn một không gian cá nhân hóa để thảo luận về các công việc cụ thể. @đề cập cũng là một tính năng không thể thiếu trong bất kỳ công cụ quản lý dự án email nào vì nó giúp bạn nhanh chóng thông báo cho các thành viên cụ thể trong nhóm để họ thực hiện hành động.
Đừng lo lắng, bạn sẽ nhận được thông báo qua email về tất cả các cập nhật này và hơn thế nữa!
Để biết một số mẹo hữu ích về cộng tác nhóm, hãy xem bài viết này !
4. Tạo/lập công việc
Ứng dụng quản lý dự án email phải cho phép bạn tạo công việc qua email. Bạn phải có thể thêm tệp đính kèm, ngày đáo hạn và mô tả công việc cùng một lúc.
Đúng vậy, hãy nói lời tạm biệt với những câu trả lời như "Tôi không nhận được email của bạn" và "Tôi quên email của bạn"!
Công cụ quản lý dự án qua email tốt nhất: ClickUp
Hầu hết các nhóm đều bắt đầu và kết thúc một ngày làm việc bằng email, vì vậy không có gì ngạc nhiên khi các nhà quản lý dự án cần một giải pháp quản lý dự án dựa trên email hiệu quả.
Và đó là lý do tại sao bạn nên sử dụng ClickUp, phần mềm quản lý dự án qua email hoàn hảo cho mọi nhóm.
ClickUp là công cụ quản lý dự án hàng đầu thế giới.
Từ tạo dự án không giới hạn đến theo dõi năng suất của nhóm nội bộ hoặc từ xa, ClickUp cung cấp cho các nhóm mọi thứ họ cần để quản lý ngay cả những dự án phức tạp nhất.
Dưới đây là lý do tại sao ClickUp là phần mềm quản lý dự án qua email tốt nhất
Hãy tưởng tượng ClickUp là Robin và email của bạn là Batman.
Robin, hay còn gọi là ClickUp, giúp email của bạn không bị lạc vào vùng tối:
(giọng Batman)
"không bị mất email và nhóm bối rối. "
Và đây là cách thực hiện:
1. Gửi và nhận email trực tiếp từ các công việc
Bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu thời gian nếu có thể gửi hoặc trả lời email ngay bên cạnh công việc liên quan mà không cần phải chuyển tab?
Với Email trong ClickUp, bạn có thể làm chính xác điều đó!
- Gửi và nhận email trực tiếp từ nhiệm vụ ClickUp
- Thêm tệp đính kèm, biểu mẫu, phản hồi theo mẫu và hơn thế nữa
- Sắp xếp các cuộc hội thoại email của bạn thành Bình luận hoặc Bình luận theo chủ đề
- Thiết lập tự động hóa email cho các chiến dịch nhỏ giọt và bản tin dựa trên các sự kiện trong ClickUp
Ví dụ: bạn có thể chỉ định email cho các thành viên trong nhóm, cộng tác gửi và trả lời email, kích hoạt tự động hóa dựa trên Trường Tùy chỉnh, sự kiện của khách hàng và thậm chí theo dõi lỗi. Khả năng là gần như vô hạn!
Tích hợp email của bạn với ClickUp giúp bạn:
- Tiết kiệm thời gian (không còn phải chuyển tab qua lại)
- Giữ cho các cuộc trao đổi luôn gọn gàng và có tổ chức
- Duy trì hiển thị trong các cuộc hội thoại email
ClickUp hiện hỗ trợ Outlook, IMAP, Office 365 và Gmail. Tất cả email bạn gửi từ ClickUp sẽ trông như được gửi trực tiếp từ email của bạn — không có địa chỉ chuyển tiếp lạ!
2. Tạo công việc từ email
Các tính năng quản lý dự án qua email của ClickUp cho phép bạn tạo nhiệm vụ bằng cách gửi hoặc chuyển tiếp email đến Danh sách công việc trong ClickUp.
Công việc sẽ được tạo với các chi tiết như:
- Tên công việc sẽ được thêm vào dòng tiêu đề email của bạn
- Nội dung email sẽ được thêm vào mô tả công việc
- Giao công việc bằng cách sử dụng các thẻ như
, trong dòng tiêu đề. Thêm bao nhiêu người được giao hoặc thẻ tùy thích!, - Các tệp đính kèm trong email (bao gồm cả hình ảnh) sẽ tự động được thêm vào dưới dạng tệp đính kèm công việc
- Sử dụng thẻ
trong dòng chủ đề để thêm công việc hạn chót
3. Bình luận và đính kèm tệp
Muốn thêm thông tin hoặc tệp đính kèm vào công việc hiện có?
Gửi hoặc chuyển tiếp email đến công việc đó và bình luận sẽ xuất hiện trong công việc cùng với tệp đính kèm.
Nếu bạn băn khoăn về hình ảnh và thiết kế, ClickUp sẽ chụp toàn bộ email HTML, nên nội dung của bạn sẽ trông như mới.
Đừng lo lắng, các nhà thiết kế đồ họa, chúng tôi luôn hỗ trợ bạn!
4. Trả lời thông báo
Phần mềm quản lý dự án qua email của ClickUp cho phép bạn trả lời thông báo về các nhiệm vụ ClickUp.
Chỉ cần trả lời email thông báo bằng ID email được liên kết với tài khoản ClickUp của bạn và câu trả lời sẽ được thêm vào dưới dạng bình luận cùng với bất kỳ tệp đính kèm nào.
Thế nào, tiện lợi phải không? 😉
5. Tự động hóa chuyển tiếp email
Nếu bạn là Mr. Popular và nhận được rất nhiều email, bạn có thể quản lý nhiều dự án bằng cách tạo quy tắc tự động hóa chuyển tiếp email.
Tính năng này sẽ tự động tạo công việc cho bạn khi có email mới xuất hiện trong hộp thư đến.
Rốt cuộc, Batman còn có việc cần làm quan trọng hơn là xử lý vô số email, phải không?
6. Tích hợp Gmail và Outlook
Hãy nhớ rằng, nếu không tích hợp Gmail và Outlook, ứng dụng quản lý dự án email sẽ trở nên vô dụng.
Giống như cách Batman và Robin không thể chiến đấu với kẻ xấu mà không có các thiết bị công nghệ (và bộ trang phục biểu tượng, tất nhiên).
Đó là lý do tại sao ClickUp cung cấp tích hợp Gmail và Outlook mạnh mẽ, giúp quản lý dự án qua email trở nên dễ dàng.
Bạn có thể:
- Tạo công việc từ tài khoản Gmail hoặc Outlook của bạn một cách thuận tiện
- Chuyển email thành công việc ngay lập tức
- Đính kèm email vào công việc
- Tự động tải tệp đính kèm email lên công việc
7. Thêm công việc khi đang di chuyển
ClickUp cho phép bạn lưu nhiệm vụ và danh sách địa chỉ vào danh bạ một cách dễ dàng. Bằng cách này, bạn có thể thêm nhiệm vụ và nhận xét từ email vào danh sách công việc của mình chỉ với một cú nhấp chuột trong giờ nghỉ uống cà phê. 🍵
8. Phần mở rộng Chrome mạnh mẽ
Muốn kiểm soát hộp thư đến của bạn?
Sử dụng phần mở rộng Chrome mạnh mẽ của ClickUp!
Phần mở rộng này cho phép bạn tạo công việc từ email và thậm chí đính kèm toàn bộ email vào công việc.
Chế độ xem, quay lại hoặc tải xuống email của bạn một cách dễ dàng!
Để quản lý dự án và công việc hiệu quả, phần mở rộng ClickUp cho Chrome còn cho phép bạn:
- Theo dõi thời gian thực hiện công việc
- Chụp, chỉnh sửa và đính kèm ảnh chụp màn hình
- Clip các trang web và thêm chúng vào nhiệm vụ hoặc tài liệu ClickUp
Nhưng đó không phải là tất cả những gì ClickUp có thể mang đến cho bạn!
Ngoài kế hoạch miễn phí tuyệt vời, phần mềm quản lý dự án email này còn cung cấp một số tính năng khác như:
- Hơn 50 tự động hóa công việc: tự động hóa các công việc lặp lại và hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn
- Bảng điều khiển: xây dựng bảng điều khiển dự án của riêng bạn với các tùy chỉnh như biểu đồ Velocity, Burnup, Burndown và Cumulative Flow, đồng thời chia sẻ với toàn bộ nhóm của bạn
- Bản đồ Tư duy: hình dung công việc và lập kế hoạch dự án và ý tưởng một cách dễ dàng
- Trường Tùy chỉnh: tạo trường tùy chỉnh để tạo/lập nội dung, tuyển dụng, bán hàng và hơn thế nữa
- Mẫu: sử dụng mẫu sẵn có để tiến hành bất kỳ dự án cụ thể nào
- Nhiều chế độ xem: chọn cách bạn muốn xem dự án bằng các chế độ xem như Dòng thời gian, Khối lượng công việc, Bảng Kanban và hơn thế nữa
- Trạng thái Công việc tùy chỉnh: tạo trạng thái dự án theo nhu cầu của bạn
- Công việc Ưu tiên: tạo thứ tự ưu tiên công việc dựa trên mức độ khẩn cấp
- Phụ thuộc công việc: giúp nhóm của bạn hoàn thành công việc theo đúng thứ tự
- Quyền truy cập tùy chỉnh: chia sẻ không gian làm việc ClickUp của bạn với các bên liên quan mà không ảnh hưởng đến bảo mật
Nó giống như một đứa trẻ trong cửa hàng kẹo; có rất nhiều tính năng thú vị để thử!
Lợi ích của quản lý dự án qua email là gì?
Ngoài việc giúp các nhóm giao tiếp và làm việc trong một không gian tập trung, các lợi ích khác của phần mềm quản lý dự án qua email là:
1. Trung tâm thông tin tập trung
Các công cụ quản lý dự án qua email cung cấp cho các nhóm một không gian nơi họ có thể dễ dàng truy cập và lưu trữ thông tin dự án. Thành viên nhóm, công việc dự án và tiến độ... tất cả được lưu trữ trong một khu vực tập trung.
Bạn có hiểu điều này không?
Bạn không còn phải chuyển đổi giữa hàng tá tab chỉ để tìm thứ mình cần! 😍
2. Thời gian học tập ngắn
Các công cụ quản lý dự án dựa trên email rất dễ sử dụng vì chúng cơ bản chỉ thêm một lớp bổ sung vào hộp thư đến ban đầu của bạn.
Các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng thích nghi và không mất nhiều thời gian để tích hợp công cụ này vào quy trình làm việc thông thường của bạn.
Muốn học cách quản lý quy trình làm việc hiệu quả hơn? Đọc hướng dẫn chi tiết của chúng tôi tại đây .
3. Tối ưu hóa giao tiếp
Với phần mềm quản lý dự án qua email, mọi thành viên trong nhóm và quản lý dự án sẽ có một cách thức giao tiếp hiệu quả với nhau.
Hơn nữa, hầu hết các công cụ quản lý dự án đều có phòng trò chuyện, cung cấp cho các nhóm một không gian cá nhân hóa hơn để giao tiếp hiệu quả.
Các thành viên trong nhóm sẽ có xu hướng tham gia và phản hồi nhiều hơn trong môi trường này, và ai lại không thích những biểu tượng cảm xúc vui nhộn để truyền đạt ý kiến của mình? 😁
4. Phân công công việc hiệu quả
Bạn nhận được một công việc, bạn nhận được một công việc, mọi người đều nhận được một công việc!
Với việc tạo/lập và phân công công việc qua email, sẽ ít xảy ra nhầm lẫn trong nhóm vì công việc của mọi người được phân công hoàn hảo cho từng người.
Không cần gửi email cho thành viên nhóm và CC cho nửa công ty để cập nhật công việc.
Chỉ cần mở ứng dụng quản lý dự án để xem tiến độ dự án!
5. Tiết kiệm thời gian
Với phần mềm quản lý dự án qua email, bạn không còn phải vận dụng tài năng của Dr. Evil để tìm cách phá hủy chuỗi email dài dằng dặc nữa!
Làm thế nào?
Các công cụ quản lý dự án giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ các chuỗi email dài, các bản sao giấy và việc sắp xếp tài liệu.
Vì tất cả các tài liệu liên quan đến công ty và dự án đều được lưu trữ ở một nơi, nhóm dự án của bạn sẽ không còn phải mất hàng giờ để hoàn thành các công việc quản trị viên nữa; thật tuyệt vời! 🥳
Kết luận
Mặc dù bạn luôn có thể sử dụng hộp thư đến truyền thống, nhưng nó không cung cấp cho bạn một trung tâm dữ liệu tập trung hoặc khả năng theo dõi công việc, tiến độ và thời hạn.
Tuy nhiên, với công cụ quản lý dự án qua email phù hợp, bạn sẽ có thể làm được điều đó và hơn thế nữa.
Nếu bạn đang tìm kiếm công cụ quản lý dự án qua email tối ưu để nâng cao hiệu quả quản lý công việc, thì ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho bạn.
Với các tính năng trong phạm vi từ tích hợp email đến tạo/lập nhiệm vụ tự động, ClickUp giúp các nhóm quản lý dễ dàng ngay cả những dự án khó nhất.
Tải xuống ClickUp miễn phí ngay hôm nay và tận dụng sức mạnh của quản lý dự án qua email!
