Nếu bạn từng bị vướng bận bởi công việc quản lý nhà cung cấp, nhà phân phối và thông tin quan trọng của họ một cách thủ công, hướng dẫn này là dành cho bạn! Chúng tôi sẽ giới thiệu sức mạnh và sự đơn giản của việc sử dụng các mẫu danh sách nhà cung cấp để hợp lý hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả của bạn lên một tầm cao mới.
Trong thế giới kinh doanh nhịp độ nhanh và năng động, việc có một danh sách nhà cung cấp được tổ chức tốt và cập nhật là điều không thể thiếu. Tuy nhiên, việc theo dõi vô số nhà cung cấp, chi tiết liên hệ, danh mục sản phẩm và chỉ số hiệu suất của họ có thể nhanh chóng trở nên quá tải.
Cho dù bạn là một công ty khởi nghiệp nhỏ hay một doanh nghiệp lâu đời, việc quản lý nhà cung cấp hiệu quả là rất quan trọng để hoạt động trơn tru, quản lý chuỗi cung ứng liền mạch và thực hiện dự án thành công!
⏰ Tóm tắt trong 60 giây
Dưới đây là 10 mẫu danh sách nhà cung cấp để đơn giản hóa các thỏa thuận, kiểm toán, liên hệ và quản lý sự kiện:
- Mẫu danh sách nhà cung cấp ClickUp
- Mẫu danh sách kiểm tra quản lý nhà cung cấp ClickUp
- Mẫu Thỏa thuận nhà cung cấp ClickUp
- Mẫu ClickUp Vendor Retro
- Mẫu nhiệm vụ kiểm tra nhà cung cấp ClickUp
- Mẫu không gian mua sắm ClickUp
- Mẫu thư mục ClickUp Run of Show
- Mẫu tài liệu lập kế hoạch sự kiện ClickUp
- Mẫu danh sách liên hệ công ty ClickUp
- Mẫu danh sách nhà cung cấp Excel của Spreadsheet.com
Mẫu danh sách nhà cung cấp là gì?
Mẫu danh sách nhà cung cấp ghi lại và sắp xếp tất cả các công ty mà bạn trả tiền để sản xuất công việc, cung cấp vật tư hoặc cung cấp dịch vụ thay mặt bạn. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, các mẫu nhà cung cấp tốt nhất có thể giúp bạn đạt được các mục tiêu như:
- Đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng theo các danh mục tiêu chuẩn, chẳng hạn như mức giá và khả năng hợp tác với bạn
- Tạo biểu mẫu thỏa thuận chuẩn hóa hơn cho các nhà cung cấp mới và hiện tại
- Đánh giá các nhà cung cấp hiện tại dựa trên công việc đã hoàn thành trước đó cho tổ chức của bạn
- Tiêu chuẩn hóa quy trình kiểm tra nhà cung cấp để tạo ra một môi trường công bằng và dự đoán được cho các nhà cung cấp
- Quản lý thông tin liên hệ của nhà cung cấp trong một bảng tham khảo duy nhất
- Đơn giản hóa việc quản lý sự kiện thông qua một nguồn tài nguyên trung tâm cho cả việc lập kế hoạch sự kiện và quản lý nhà cung cấp
Hãy tưởng tượng công việc thực hiện dự án của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn bao nhiêu khi bạn đã chuẩn hóa tất cả các nguồn lực đó trong một mẫu danh sách nhà cung cấp, đặc biệt là đối với công việc phụ thuộc vào quan hệ đối tác với nhà cung cấp. Giống như các mẫu SOP, mức độ chuẩn hóa này giúp mọi người tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện cho các mối quan hệ đối tác chiến lược hơn.
Tất nhiên, điều đó chỉ đúng nếu bạn tìm được mẫu danh sách nhà cung cấp phù hợp với tổ chức của mình.
Điều gì tạo nên một mẫu danh sách nhà cung cấp tốt?
Các mẫu danh sách nhà cung cấp tốt nhất có một số đặc điểm chung:
- Dễ sử dụng: Thời gian làm quen không cần thiết làm giảm năng suất của bạn, vì vậy bất kỳ ai trong nhóm của bạn cũng có thể tham gia và sử dụng hoặc cập nhật mẫu ngay lập tức
- Tích hợp: Các mẫu không tích hợp với các công cụ quản lý công việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên của bạn có nguy cơ bị cô lập, không ai có thể tìm thấy và khó cập nhật
- Tính linh hoạt: Các mẫu danh sách nhà cung cấp tốt nhất không chỉ là bảng tính và phải đủ linh hoạt để điều chỉnh định dạng cho phù hợp nhất với thông tin mà chúng chứa đựng
- Tùy chỉnh: Tìm các mẫu cho phép bạn cập nhật và tùy chỉnh từng trường và cột để phù hợp với tình huống và tổ chức của bạn
- Tối giản: Mẫu càng ít thông tin không cần thiết, bạn và nhóm của bạn sẽ càng dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết một cách nhanh chóng
Mẫu danh sách nhà cung cấp chỉ tốt khi nó giúp loại bỏ các công việc lặt vặt. Khi đánh giá các mẫu danh sách nhà cung cấp, hãy tìm những đặc điểm này để đảm bảo rằng việc triển khai chúng sẽ cải thiện năng suất của bạn.
10 mẫu danh sách nhà cung cấp
Không có hai mẫu danh sách nhà cung cấp nào giống nhau. Mỗi mẫu danh sách nhà cung cấp dưới đây bao gồm phạm vi thông tin bạn có thể cần, từ thỏa thuận tiêu chuẩn đến các công việc kiểm toán theo mẫu, danh sách liên hệ và mẫu quản lý sự kiện.
Tuy nhiên, chúng có một điểm chung: tập trung vào việc giúp bạn hoàn thành một công việc cụ thể liên quan đến quản lý nhà cung cấp một cách hiệu quả hơn mỗi khi công việc đó xuất hiện. Đó là lý do tại sao chúng tôi yêu thích chúng và chọn chúng cho danh sách này.
1. Mẫu danh sách nhà cung cấp ClickUp
Mặc dù hai mẫu đầu tiên rất cần thiết cho việc mua sắm, bạn cũng cần quản lý các mối quan hệ với nhà cung cấp hiện tại. Đó là lúc Mẫu danh sách nhà cung cấp chính của ClickUP phát huy tác dụng.
Danh sách nhà cung cấp chính bắt đầu với biểu mẫu nhà cung cấp, nơi bạn nhập thông tin chung, chẳng hạn như tên và thông tin liên hệ. Từ đó, danh sách liên hệ nhà cung cấp sẽ tự động điền vào danh sách chính của bạn về các đối tác tiềm năng và tương lai trong chế độ xem Bảng đơn giản. Tất nhiên, bạn vẫn có thể điều chỉnh trong chế độ xem đó khi thông tin nhà cung cấp thay đổi.
Bạn cũng không cần phải đối xử bình đẳng với từng nhà cung cấp trong danh sách nhà cung cấp chính của mình. Nếu bạn có nhà cung cấp đã được phê duyệt hoặc nhà cung cấp ưu tiên, hãy đánh dấu các tổ chức này là ưu tiên và chúng sẽ xuất hiện trong chế độ xem Nhà cung cấp ưu tiên.
Bạn đang tìm kiếm đối tác ở địa điểm cụ thể? Chế độ xem Địa điểm nhà cung cấp có thể giúp bạn dựa trên thông tin địa chỉ gửi thư mà bạn nhập.
Mẫu danh sách nhà cung cấp cũng bao gồm Trường Tùy chỉnh để bạn có thể sắp xếp danh sách nhà cung cấp của mình theo các danh mục như Chất lượng dịch vụ và Loại vật tư. Cuối cùng, bạn có thể chỉ định trạng thái cho từng nhà cung cấp dựa trên mối quan hệ của họ với bạn, bao gồm Nhà cung cấp mới, Đang hoạt động, Đã hoàn thành hoặc Đã ngừng hợp tác.
Giống như bất kỳ tính năng nào của ClickUp, bạn có thể tùy chỉnh mẫu nhà cung cấp này để phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể của mình.
2. Mẫu danh sách kiểm tra quản lý nhà cung cấp ClickUp
Bạn đang muốn đánh giá nhiều nhà cung cấp để xem họ có phù hợp hợp tác với công ty của bạn không? Mẫu danh sách kiểm tra quản lý nhà cung cấp của ClickUp sẽ giúp bạn.
Mẫu danh sách nhà cung cấp này là một bảng tính đơn giản được thiết kế để giúp bạn đánh giá các nhà cung cấp khác nhau dựa trên các tiêu chí tiêu chuẩn, chẳng hạn như cơ cấu tổ chức, khả năng tồn tại, hậu cần, tính kịp thời và khả năng phản hồi. Bạn chấm điểm cho mỗi nhà cung cấp theo các tiêu chí này bằng thang điểm từ 1 đến 5, sau đó chuyển họ qua các giai đoạn đánh giá khác nhau trước khi chốt giao dịch.
Điểm hay của mẫu danh sách nhà cung cấp này là khả năng tùy chỉnh. Ví dụ: bạn có thể thay thế các tiêu chí khác nhau một cách linh hoạt dựa trên những yếu tố quan trọng nhất đối với tổ chức và quy trình riêng của bạn. Mẫu này còn có thể dùng làm mẫu danh sách liên hệ nhà cung cấp, cho phép bạn thêm email, số liên lạc và trang web của từng nhà cung cấp để hợp lý hóa quá trình theo dõi.
Thực tế, nó còn cho phép bạn đi sâu hơn nữa. Bạn có thể yêu cầu từng thành viên trong nhóm gửi ý kiến của họ về một nhà cung cấp cụ thể thông qua biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp. Sau đó, mẫu sẽ tổng hợp các số này để cung cấp một cái nhìn tổng quan về mọi đối tác tiềm năng trong danh sách.
3. Mẫu Thỏa thuận nhà cung cấp ClickUp
Mỗi nhà cung cấp mà bạn làm việc cùng đều cần một thỏa thuận chính thức. Thỏa thuận này phải nêu rõ phạm vi công việc, dòng thời gian, điều khoản thanh toán và các chi tiết quan trọng khác. Điểm hay nhất của Mẫu Thỏa thuận Nhà cung cấp ClickUp là bạn không cần phải tạo bất kỳ yếu tố nào từ đầu.
Thay vào đó, bạn có thể sử dụng biểu mẫu tiêu chuẩn để chỉ định các điều khoản trong mối quan hệ kinh doanh của mình. Thêm một số thông tin thương hiệu riêng của công ty ở phần trên cùng, điều chỉnh mẫu để phù hợp với dịch vụ bạn muốn mua và bạn đã sẵn sàng bắt đầu.
Tính linh hoạt là chìa khóa thành công. Ví dụ: bạn có thể điều chỉnh mẫu danh sách nhà cung cấp để phù hợp với các tình huống cần liên hệ với nhiều nhà cung cấp khác nhau, chẳng hạn như các nhà tài trợ tại một triển lãm thương mại. Từ đó, việc sao chép chỉ cần một vài điều chỉnh nhỏ.
Đừng để sự phức tạp của hợp đồng nhà cung cấp cản trở việc xây dựng mối quan hệ hiệu quả hơn với nhà cung cấp. Sử dụng mẫu thỏa thuận nhà cung cấp để bắt đầu mối quan hệ tốt đẹp với mọi đối tác của bạn.
4. Mẫu ClickUp Vendor Retro
Đánh giá nhà cung cấp quan trọng đối với các mối quan hệ trước đây và hiện tại cũng như đối với việc tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ mới. Mẫu ClickUp Vendor Retro giúp việc đánh giá này trở nên dễ dàng.
Với mẫu danh sách nhà cung cấp này, bạn có thể dễ dàng đánh giá các dịch vụ mà một nhà cung cấp nhất định đã cung cấp cho tổ chức của bạn. Ngoài việc cung cấp tổng quan cơ bản về thỏa thuận, mẫu này còn kết nối bản tuyên bố công việc ban đầu và các kết quả cam kết với kết quả và thành quả thực tế.
Sử dụng mẫu này để:
- Tạo các nghiên cứu điển hình về mối quan hệ với nhà cung cấp để tham khảo trong tương lai
- Đàm phán điều khoản tốt hơn trước khi gia hạn dựa trên kết quả thực tế
- Cho các đối tác tiềm năng mới thấy mối quan hệ thành công với nhà cung cấp trong quá trình mua hàng của họ trông như thế nào
- Lưu giữ hồ sơ công việc mà nhà cung cấp đã thực hiện cho họ
Báo cáo đánh giá nhà cung cấp của bạn có thể trở thành một phần quan trọng trong việc đánh giá nhà cung cấp và sử dụng nguồn lực tổ chức một cách hiệu quả.
5. Mẫu nhiệm vụ kiểm tra nhà cung cấp ClickUp
Đặc biệt hữu ích cho các công ty phụ thuộc vào nhiều nhà cung cấp thường xuyên, Mẫu nhiệm vụ kiểm tra nhà cung cấp ClickUp sẽ trở thành một nguồn tài nguyên vô giá. Nó đảm bảo rằng các nhà cung cấp của bạn đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của tổ chức và xứng đáng có vị trí trong chuỗi cung ứng của bạn.
Sử dụng mẫu danh sách nhà cung cấp này để chuẩn hóa quy trình kiểm toán nhà cung cấp của bạn. Thực hiện và ghi chép kế hoạch kiểm toán để bạn có thể dành ít thời gian hơn cho việc theo dõi tiến độ và nhiều thời gian hơn cho việc đánh giá chất lượng cần thiết để tối ưu hóa mối quan hệ với nhà cung cấp.
Các tổ chức trong các ngành công nghiệp có nhiều quy định có thể tùy chỉnh mẫu để đáp ứng nhu cầu cụ thể của lĩnh vực của họ. Kiểm tra tuân thủ, quy trình và sản phẩm đều có thể được thực hiện như các mục tiêu đang theo dõi sau khi bạn cài đặt mẫu nhiệm vụ này và chỉ định người phụ trách nhiệm vụ phù hợp trong ClickUp.
6. Mẫu không gian mua sắm ClickUp
Mẫu ClickUp Procurement khá phức tạp, nhưng mỗi phần của sự phức tạp đó đều có vị trí riêng và vẫn dễ sử dụng. Các tính năng của mẫu này bao gồm:
- Danh mục danh sách nhà cung cấp chính bao gồm thông tin liên hệ cơ bản trong danh sách liên hệ nhà cung cấp, cùng với các trường tùy chỉnh, chẳng hạn như Rủi ro nhà cung cấp và Cấp nhà cung cấp
- Một trung tâm lưu trữ cho tất cả các quy trình hoạt động tiêu chuẩn về mua sắm mà nhóm có thể dễ dàng tìm thấy và tham khảo
- Chế độ xem tùy chỉnh cho các nhà cung cấp quan trọng, để bạn luôn có thể xem các nhà cung cấp dịch vụ và sản phẩm quan trọng nhất của mình
- Chế độ xem Danh sách cho nhóm mua hàng của bạn để theo dõi các công việc quan trọng liên quan đến quản lý nhà cung cấp
- Trạng thái công việc và nhà cung cấp tùy chỉnh, chẳng hạn như Cần làm rõ, Đang mở, Đang tiến hành và Đang chờ chữ ký
Vì được tích hợp vào ClickUp, mẫu danh sách nhà cung cấp này cũng kết hợp liền mạch với các mẫu đơn đặt hàng và mẫu RFQ của bạn. Nó trở thành trung tâm cho toàn bộ nhóm mua hàng của bạn, giúp đơn giản hóa đáng kể chuỗi quản lý nhà cung cấp và nhà cung cấp.
7. Mẫu thư mục ClickUp Run of Show
Để tổ chức một sự kiện, bạn cần có mối quan hệ đặc biệt với các nhà cung cấp để sự kiện đó thành công. Mẫu ClickUp Run of Show giúp đơn giản hóa quá trình đó.
Mặc dù không hoàn toàn là danh sách nhà cung cấp, mẫu Run of Show giúp bạn tổ chức sự kiện của mình suôn sẻ nhất có thể, bao gồm cả việc hợp tác với các nhà cung cấp cần thiết để sự kiện diễn ra thành công.
Ngoài bản phác thảo sự kiện, mẫu danh sách nhà cung cấp còn có tính năng chế độ xem tùy chỉnh cho các công việc của nhà cung cấp, bao gồm bất kỳ đối tác nào cho sự kiện, cùng với các công việc họ cần hoàn thành. Chế độ xem Vật liệu hậu cần kết nối trực tiếp với nó, dành cho các trường hợp vật liệu đến từ các nguồn bên ngoài.
Các tính năng này sẽ phát huy tác dụng khi bạn sử dụng ClickUp làm phần mềm lập kế hoạch sự kiện. Nhóm của bạn có thể theo dõi công việc và cộng tác trong cùng một không gian, với Mẫu Run of Show cũng kết nối trực tiếp với các mẫu nhà cung cấp khác trong danh sách này.
8. Mẫu tài liệu lập kế hoạch sự kiện ClickUp
Nói về kế hoạch sự kiện, nếu bạn đang tìm kiếm một cái nhìn tổng quan cấp cao hơn về các nhà cung cấp sự kiện của mình, Mẫu kế hoạch sự kiện ClickUp có thể là lựa chọn tốt nhất cho bạn.
Đây là một tài liệu đơn giản bao gồm danh sách nhà cung cấp dưới dạng văn bản, chẳng hạn như nhà cung cấp địa điểm, dịch vụ ăn uống, giải trí và hơn thế nữa.
Mẫu này lưu trữ mọi thứ trong một không gian trung tâm, dễ dàng chia sẻ với bất kỳ ai tham gia vào việc lập kế hoạch sự kiện. Bạn thậm chí có thể tạo danh sách kiểm tra đơn giản để liên hệ và quản lý nhà cung cấp, từ đó hợp lý hóa việc lập kế hoạch và thực hiện sự kiện.
Đây chỉ là một trong nhiều mẫu kế hoạch sự kiện mà bạn có thể sử dụng để tăng hiệu quả. Mẫu này phù hợp nhất cho các sự kiện nhỏ, nơi việc tổng quan dễ dàng hơn hoặc kế hoạch hội nghị ảo, nơi các nhà cung cấp có vai trò ít quan trọng hơn trong luồng sự kiện tổng thể.
9. Mẫu danh sách liên hệ công ty ClickUp
Đôi khi, bạn chỉ cần một mẫu danh sách liên hệ nhà cung cấp cơ bản để cập nhật và đảm bảo tính chính xác của sổ địa chỉ ảo. Đó chính xác là việc mà Mẫu danh sách liên hệ công ty ClickUp thực hiện.
Đây là một giải pháp thay thế mạnh mẽ cho danh sách liên hệ tĩnh. Ngoài việc dễ dàng lưu trữ và truy cập thông tin liên hệ, bạn còn có một nguồn thông tin duy nhất mà mọi thành viên trong nhóm có thể tham khảo. Các tùy chọn tùy chỉnh giúp nâng cao hơn nữa mẫu, bao gồm:
- Các thuộc tính tùy chỉnh cho phép bạn thêm các trường, chẳng hạn như loại nhà cung cấp và đầu mối liên hệ chính
- Các trạng thái, chẳng hạn như nhân viên mới, nhân viên chính thức và nhân viên thử việc, phù hợp với các loại nhà cung cấp mà bạn làm việc cùng
- Các trường ngày tháng giúp bạn theo dõi nguồn gốc và thời lượng của mối quan hệ với nhà cung cấp
Nếu bạn đang thuê ngoài một phần công việc của tổ chức cho các nhà cung cấp, danh sách này có thể thực sự giúp hợp lý hóa các mối quan hệ đối tác của bạn. Nó thậm chí có thể đóng vai trò như danh sách nhà cung cấp ưa thích hoặc danh sách nhà cung cấp được phê duyệt. Sự đơn giản có chủ ý của nó có thể mang lại lợi ích cho tất cả mọi người trong quy trình quản lý nhà cung cấp, từ lãnh đạo cấp cao đến những người làm việc trực tiếp.
10. Mẫu danh sách nhà cung cấp Excel của Spreadsheet.com
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, Mẫu danh sách nhà cung cấp Excel của Spreadsheet.com cung cấp một cách khác để dễ dàng quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp.
Mỗi dòng trong mẫu dành cho một nhà cung cấp cụ thể, với các trường tùy chỉnh, chẳng hạn như Sản phẩm hoặc Dịch vụ mà họ cung cấp, Thông tin liên hệ và Giá trị đơn đặt hàng trung bình, giúp dễ dàng tùy chỉnh và sắp xếp theo loại nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn có thể đính kèm các mục hàng tồn kho và hóa đơn riêng lẻ vào mẫu để kết nối các nhà cung cấp của bạn với các sản phẩm mà họ cung cấp.
Được tạo trong Microsoft Excel, mẫu này tương đối tĩnh và không linh hoạt so với một số lựa chọn thay thế ClickUp được liệt kê dưới đây. Tuy nhiên, đây vẫn là một công cụ quản lý nhà cung cấp hữu ích cho bất kỳ công ty nào đang tìm kiếm mẫu danh sách liên hệ nhà cung cấp cơ bản, mẫu danh sách giá nhà cung cấp hoặc danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt.
Sẵn sàng tối ưu hóa quản lý nhà cung cấp của bạn?
Ngay cả những nhà cung cấp tốt nhất cũng có thể trở thành vấn đề đau đầu nếu bạn không có cách dễ dàng để quản lý mối quan hệ của mình. Đừng để mọi việc đến nước này. Thay vào đó, hãy để mẫu danh sách nhà cung cấp làm công việc nặng nhọc để hợp lý hóa và cải thiện việc quản lý nhà cung cấp của bạn.
Nhưng đừng dừng lại ở đó. Bạn có thể nhận thấy rằng hầu hết các mẫu trên đều được chuyển thẳng vào ClickUp. Có lý do cho điều đó.
Đăng ký ClickUp và bạn sẽ có được một hệ thống quản lý công việc toàn diện được thiết kế để giải quyết nhu cầu của bạn. Quản lý dự án, cộng tác thời gian thực, theo dõi SOP hoặc quản lý nhà cung cấp — bất cứ điều gì bạn cần, ClickUp đều có thể giúp bạn!