Cách lập kế hoạch cho sự kiện hội nghị ảo

Vậy, bạn muốn tổ chức một hội nghị trực tuyến. Tuyệt vời!

Các sự kiện ảo đang trải qua một sự bùng nổ lớn và bạn có thể đã tham dự ít nhất một chục sự kiện như vậy — vâng, những giờ hạnh phúc khi làm việc tại nhà và các lớp yoga trực tuyến vẫn được tính.

Các sự kiện trực tuyến tạo ra một giải pháp tiết kiệm chi phí và mang tính bao trùm cho những người phải đối mặt với các hạn chế đi lại, và có khả năng sẽ tiếp tục tồn tại lâu dài sau khi thế giới trở lại thời kỳ "bình thường mới".

Nhưng bạn nên bắt đầu từ đâu? Và làm thế nào để cuộc họp ảo của bạn thành công?

Chúng tôi hiểu bạn, và chúng tôi cũng đã từng trải qua điều đó!

ClickUp gần đây đã tổ chức hội nghị web quy mô lớn của riêng mình, LevelUp, được quản lý hoàn toàn bằng ClickUp! Nhưng cho dù bạn đang lên kế hoạch cho hội nghị năng suất tối ưu hay tiệc chào đón em bé của em gái bạn trên Zoom, có 5 bước thiết yếu để lên kế hoạch cho sự kiện ảo trong mơ của bạn.

5 bước để thành công trong hội nghị ảo

Khi bạn tổng hợp danh sách kiểm tra cho bất kỳ sự kiện ảo nào, có một số bước chung mà nhiều kế hoạch thành công đều có.

Vì vậy, hãy chuẩn bị sẵn sàng và cài đặt phần mở rộng ClickUp cho Chrome để ghi chú, vì chúng tôi sẽ chia sẻ các bước này với bạn ngay... ngay bây giờ!

Bước 1: Chọn sự kiện của bạn

Trước khi bắt đầu lập kế hoạch, bạn cần xác định loại sự kiện ảo mà bạn sẽ tổ chức. Có thể là hội nghị hay hội thảo trực tuyến? Và sự khác biệt giữa hai loại này là gì? Có bốn loại sự kiện ảo chính mà sự kiện của bạn có thể thuộc về.

Hội nghị ảo là lựa chọn lý tưởng cho các sự kiện ảo quy mô lớn, kéo dài với chương trình hội nghị chi tiết mà mỗi người tham dự có thể lựa chọn để lên kế hoạch cho ngày của mình. Hội nghị ảo thường được tổ chức theo thời gian thực và là loại sự kiện hoàn hảo để tạo khách hàng tiềm năng và kết nối trực tuyến.

Hội thảo trên web ngắn hơn hội nghị và là một sự kiện ảo độc lập, phục vụ mục đích giảng dạy hoặc hướng dẫn. Hội thảo trên web không mang lại nhiều cơ hội kết nối vì loại sự kiện này thường được ghi lại để phát lại bất cứ khi nào người tham dự muốn, nhưng chúng thường bao gồm phiên hỏi đáp nếu sự kiện được tổ chức trực tiếp.

Sự kiện kết hợp nội bộ và bên ngoài là sự kiện diễn ra trực tuyến và trực tiếp cùng một lúc.

Tham gia: Lễ cưới và tiệc đính hôn trực tuyến.

Nhiều cuộc họp, tiệc lễ và sự kiện nhóm cũng diễn ra theo định dạng này! Nếu sự kiện chỉ giới hạn cho các thành viên trong nhóm của một công ty, thì đó là sự kiện kết hợp nội bộ. Nhưng nếu khách hàng tiềm năng, người dùng hoặc các doanh nghiệp khác được mời tham dự, thì đó được coi là sự kiện kết hợp bên ngoài — và là cơ hội tuyệt vời để kết nối!

Bước 2: Chọn nền tảng hội nghị ảo của bạn

Khi bạn đã quyết định loại sự kiện ảo nào phù hợp nhất với mục đích của mình, hãy xem xét cách bạn sẽ phát trực tiếp sự kiện đó.

Có rất nhiều nền tảng phát trực tuyến cho mọi ngân sách, vì vậy trước khi commit vào một lựa chọn chỉ dựa trên giá cả, hãy xem xét mục tiêu và phạm vi của sự kiện của bạn trước.

Hãy tự hỏi mình:

Đặt ra những câu hỏi này cho bản thân có thể sẽ nảy sinh một số câu hỏi mới không có trong danh sách này. Và đó là điều tốt! Ít nhất, ba câu hỏi này sẽ giúp bạn suy nghĩ theo hướng đúng đắn để chọn nền tảng phát trực tuyến phù hợp nhất.

Một số nền tảng phát trực tuyến hàng đầu của chúng tôi:

Cùng với sự phát triển của thế giới sự kiện ảo, số lượng nền tảng phát trực tuyến để bạn lựa chọn cũng ngày càng tăng! Hãy lựa chọn cẩn thận, vì đây sẽ là địa điểm ảo của bạn — và hãy nhớ, không cần phải quyết định vội vàng! Một số nền tảng yêu thích của chúng tôi bao gồm:

Bước 3: Giữ sự tham gia của khán giả

Một thách thức lớn của hội nghị ảo là sự kiện này thực tế là ảo.

Có một nguồn năng lượng đặc biệt được tạo ra trong phòng khi một hội nghị trực tiếp được tổ chức một cách chu đáo—khi mọi thứ diễn ra chính xác như bạn mong đợi và mọi người đều hào hứng.

Nhưng đừng lo lắng, cảm giác này vẫn có thể có được với các sự kiện trực tuyến.

Bạn chỉ cần sáng tạo hơn một chút trong cách giữ chân người tham dự tập trung vào nội dung của bạn.

Khi cấu trúc sự kiện, hãy chia nhỏ cách truyền tải thông tin và cân nhắc sử dụng kết hợp nội dung trực tiếp và nội dung được ghi sẵn.

Đặc biệt đối với các sự kiện dài như hội nghị hoặc hội nghị thượng đỉnh, nội dung hỗn hợp giúp người thuyết trình có thời gian nghỉ ngơi ngắn và có thể đóng vai trò như một kế hoạch dự phòng trong trường hợp xảy ra lỗi kỹ thuật hoặc sai sót về thời gian.

Nội dung đa dạng cũng thay đổi cách người tham dự tiếp thu thông tin và giúp họ ghi nhớ những ý tưởng quan trọng và những khoảnh khắc quan trọng trong ngày!

Điều này có thể bao gồm việc kết hợp các video do công ty bạn thực hiện, có liên quan đến chủ đề sự kiện của bạn, hoặc thậm chí là một gif tuyệt vời. Ai lại không thích một gif hay chứ?

Mẹo chuyên nghiệp: Chia sẻ và thảo luận ý tưởng nội dung với nhóm của bạn trong suốt quá trình lập kế hoạch bằng cách lưu trữ chúng trong ClickUp! Nhúng video YouTube, URL Vimeo, tệp Google Drive và bản ghi màn hình trực tiếp vào mô tả nhiệm vụ và nhận xét để bạn luôn có thể truy cập nội dung cần thiết chỉ trong vài giây.

Một cách khác để giữ sự chú ý của mọi người? Chọn người chủ trì hoặc diễn giả phù hợp có thể điều phối chương trình một cách hiệu quả.

Một diễn giả xuất sắc có thể giúp thu hút nhiều khách mua vé tham dự sự kiện của bạn và giữ cho khách của bạn luôn hào hứng! Đặc biệt là những khách mời nổi tiếng chuyên về chủ đề sự kiện của bạn hoặc các chuyên gia trong ngành, những người có tên tuổi trong công ty hoặc là những diễn giả chuyên nghiệp biết cách lấp đầy khoảng trống bất ngờ.

Giống như cách Amy Poehler và Tina Fey đã dẫn chương trình Golden Globes bốn lần và cách ClickUp mời nhà tâm lý học tổ chức nổi tiếng thế giới, Adam Grant, làm diễn giả chính của LevelUp 2021. 😉

Ngay cả khi có diễn giả hoặc người dẫn chương trình xuất sắc, hãy xem xét các tùy chọn sau để làm phong phú chương trình với những cơ hội ý nghĩa để thể hiện kiến thức của bạn:

Bước 4: Quản lý tất cả các phần chuyển động ở một nơi

Không cần phải nói, một hội nghị ảo với bất kỳ kích thước nào cũng cần rất nhiều kế hoạch và nếu bạn đã đến giai đoạn này, bạn có thể đã cảm nhận được điều đó. Theo dõi tiến độ của bạn trong dòng thời gian sự kiện ảo bằng cách sắp xếp các việc cần làm trong nền tảng quản lý dự án trực tuyến.

Nói cách khác, bạn nên sử dụng ClickUp.

ClickUp là chất kết dính giúp gắn kết kế hoạch sự kiện ảo của bạn và một trong những tài sản quan trọng nhất của nó là khả năng tùy chỉnh. Điều đó có nghĩa là mọi thành viên trong nhóm đều có thể làm việc theo cách họ muốn.

Chúng tôi đã sử dụng nền tảng của mình như thế nào để lên kế hoạch cho LevelUp? Dưới đây là một số việc nhỏ cần làm nhưng mang lại hiệu quả lớn:

Bước 5: Tiếp thị rầm rộ

Bạn đã gần hoàn tất! Bạn đã có:

✅ Loại sự kiện

✅ Dịch vụ phát trực tuyến

✅ Lịch trình

✅ Công cụ quản lý dự án tối ưu. Cough, cough, ClickUp.

Bây giờ, đã đến lúc thu hút người dùng ảo đến những chỗ ngồi ảo bằng cách triển khai chiến lược tiếp thị toàn diện để đạt được mục tiêu của bạn.

Hội nghị ảo mang đến cho bạn sự linh hoạt trong việc thu hút khán giả từ khắp nơi trên thế giới, miễn là bạn biết cách tiếp cận họ! ClickUp có thể giúp bạn quản lý các bài đăng trên mạng xã hội, video trên kênh YouTube của công ty, tiếp thị qua email, chiến lược PR và hơn thế nữa.

Sử dụng Trường Tùy chỉnh để nhanh chóng truy cập bài đăng, Biểu mẫu, Tài liệu, URL và thậm chí cả thông tin cơ bản để xem lại hoặc tham khảo. Chúng sẽ luôn hiển thị cùng với công việc và công việc con của bạn trong mọi giai đoạn của quá trình lập kế hoạch và không có giới hạn nào đối với tất cả những gì Trường Tùy chỉnh có thể chứa! Vì vậy, hãy tận hưởng nó. 🤓

Nếu chiến lược tiếp thị của bạn bao gồm thêm trạng thái VIP vào danh sách khách mời, thỏa thuận với người có ảnh hưởng để quảng bá sự kiện hoặc tài trợ, thì đã đến lúc sử dụng Trung tâm mẫu của ClickUp.

Tạo hoặc áp dụng mẫu kế hoạch sự kiện được tạo sẵn từ Trung tâm mẫu của ClickUp

Chọn một trong các mẫu có sẵn của ClickUp được thiết kế để lập kế hoạch sự kiện hoặc tạo mẫu của riêng bạn để nhanh chóng bao quát tất cả các công việc cần thiết cho các nhiệm vụ định kỳ.

Sẵn sàng, chuẩn bị, bắt đầu!

Hãy nhớ, đây chỉ là bước đầu tiên!

Đây có thể là năm bước thiết yếu để lên kế hoạch cho sự kiện hội nghị ảo tiếp theo của bạn, nhưng khả năng là vô hạn và thị trường sự kiện trực tuyến chỉ ngày càng phát triển! Vì vậy, hãy để ClickUp lo việc tổ chức, sau đó thỏa sức sáng tạo!