Công việc hội nghị, đám cưới và tiệc sinh nhật cho chú chó của bạn có điểm gì chung?
Họ bắt đầu với một mẫu kế hoạch sự kiện linh hoạt…có thể!
Lập kế hoạch sự kiện không phải là việc dễ dàng. Giống như quản lý bất kỳ dự án phức tạp nào, có rất nhiều yếu tố phải kết hợp hoàn hảo để sự kiện thành công, ngay cả những sự kiện ảo!
Cho dù là đảm bảo địa điểm, phục vụ ăn uống, quản lý ngân sách, lập danh sách khách mời hay gửi thư mời, bạn sẽ cần nhiều hơn một danh sách kiểm tra thông thường để sắp xếp mọi thứ mà không phải lo lắng trong quá trình chuẩn bị.
Các mẫu tốt nhất sẽ giúp bạn thực hiện tất cả các yếu tố này và hơn thế nữa. Với nhiều chế độ xem, trạng thái công việc và các tính năng có thể tùy chỉnh được tích hợp sẵn, mẫu hoàn hảo của bạn sẽ giúp giảm bớt khó khăn trong quá trình lập kế hoạch để bạn có thể tận hưởng sự kiện khi nó đến!
Và chúng tôi sẵn sàng giúp bạn! Với 11 mẫu kế hoạch sự kiện chi tiết cho mọi thứ, từ giờ hạnh phúc ảo đến hội nghị toàn công ty tiếp theo của bạn.
Tại sao lập kế hoạch sự kiện lại quan trọng?
Các sự kiện được lên kế hoạch tốt có thể mang lại những điều kỳ diệu cho danh tiếng, tinh thần công ty, sự tham gia của cộng đồng* và hơn thế nữa!
Và một sự kiện được lên kế hoạch kém? Điều đó có thể gây hại nhiều hơn lợi cho tất cả mọi người liên quan.
Sự kiện là một cách tuyệt vời để kết nối với cộng đồng, tri ân nhân viên, khuyến khích kết nối và thu hút thêm kinh doanh. Chúng là phần mở rộng của công ty bạn và từng chi tiết nhỏ nhất cũng phản ánh giá trị cốt lõi và triết lý của thương hiệu bạn nói chung.
Không áp lực, đúng không?
Tuy nhiên, điều này không nhằm mục đích làm bạn sợ! Mà là để nhắc nhở bạn rằng những sự kiện tốt nhất đến từ trái tim, và dù quá trình lập kế hoạch có căng thẳng đến đâu, sự kiện phải là niềm vui. Thể hiện rằng bạn đã dành thời gian và nỗ lực để tạo ra trải nghiệm ý nghĩa cho một nhóm người mà bạn trân trọng là một cử chỉ thực sự có tác động mạnh mẽ.
Dù quy mô lớn như hội nghị ảo hay nhỏ như bữa trưa cho nhóm, sự kiện tiếp theo của bạn sẽ cần một quy trình quản lý dự án sự kiện cụ thể và kỹ lưỡng.
11 mẫu kế hoạch sự kiện miễn phí
Với danh sách khách, nhà cung cấp, vé, diễn giả và sắp xếp chỗ ngồi cần giám sát, bạn sẽ cần phần mềm lập kế hoạch sự kiện mạnh mẽ để quản lý tiến độ, theo dõi các công việc và hiển thị các ngày quan trọng trên lịch có thể tùy chỉnh.
Mẫu hoàn hảo sẽ nâng cao các tính năng của công cụ lập kế hoạch sự kiện của bạn với các yếu tố được tạo sẵn và có thể tùy chỉnh như lịch, danh sách, trạng thái công việc và chế độ xem quy trình công việc. Chưa kể, mẫu lý tưởng của bạn cũng sẽ miễn phí 100%.
Dưới đây là 11 mẫu kế hoạch sự kiện yêu thích của chúng tôi cho ClickUp, Microsoft Office và Excel, đáp ứng mọi yêu cầu.
1. Mẫu tài liệu lập kế hoạch sự kiện của ClickUp
Hãy lặp lại theo tôi: Đây là danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện hoàn hảo của bạn.
Bạn đã hoàn thành công việc, chốt hóa đơn, gửi thư mời và bây giờ, bạn đã sẵn sàng tham dự sự kiện mà bạn đã làm việc chăm chỉ để chuẩn bị! Mẫu tài liệu lập kế hoạch sự kiện của ClickUp là danh sách kiểm tra cho ngày diễn ra sự kiện, bao gồm mọi thứ — thật sự là mọi thứ.
Trong tài liệu của bạn, bạn sẽ tìm thấy các trang được phân chia theo các danh mục bao gồm Thông tin chung, Chi tiết thiết lập, Danh sách mời và Danh sách nhà cung cấp . Cần thêm trang? Không vấn đề gì! Dễ dàng sao chép trang, thêm trang mới hoặc tạo trang con để tùy chỉnh mẫu của bạn hơn nữa theo phân cấp trực quan có tổ chức.
Trên mỗi trang, định dạng được tạo tự động để giúp bạn phân phối và truy cập thông tin cần thiết càng nhanh càng tốt. Với danh sách kiểm tra mà bạn có thể gạch bỏ khi hoàn thành (ngay cả từ thiết bị di động), bảng sẵn có cho danh sách khách mời và các mẹo Slash Command, ClickUp Doc là hướng dẫn tuyệt vời để giúp bạn lên kế hoạch sự kiện một cách bình tĩnh.
2. Mẫu kế hoạch sự kiện của ClickUp
Mẫu lập kế hoạch sự kiện của ClickUp giúp hợp lý hóa quy trình của bạn, từ tổ chức thông tin địa điểm và ngân sách cho đến sắp xếp danh sách khách và theo dõi sự tham dự! Trong mẫu này, bạn cũng có các Danh sách công việc, Cơ sở vật chất, Trước sự kiện và Thanh toán được lưu sẵn, giúp bạn tổ chức công việc và có cái nhìn tổng quan về tất cả các khía cạnh của mỗi dự án!
Sử dụng Mẫu lập kế hoạch sự kiện của ClickUp để:
- Lập kế hoạch và hình dung mọi thứ, từ tìm kiếm địa điểm đến đảm bảo đấu thầu
- Điều phối nhóm và nguồn lực để hợp tác suôn sẻ và hoàn thành công việc
- Theo dõi tiến độ và mục tiêu để đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra đúng thời gian và trong phạm vi ngân sách
3. Mẫu tóm tắt sự kiện của ClickUp
Mẫu tóm tắt dự án sự kiện của ClickUp giúp các nhóm tổ chức sự kiện lập kế hoạch, theo dõi và sắp xếp các dự án. Với mẫu này, nhóm tổ chức sự kiện của bạn có thể tạo bản phác thảo dự án một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Mẫu này bao gồm các công việc cho từng giai đoạn của sự kiện, từ lập kế hoạch trước đến đánh giá sau sự kiện. Mỗi công việc và công việc con được cấu trúc với người được giao, ngày đáo hạn và số giờ ước tính để theo dõi nỗ lực. Mẫu này đảm bảo rằng từng giai đoạn của sự kiện được lên kế hoạch kỹ lưỡng, không bỏ sót các bước quan trọng hoặc điểm liên lạc.
Ngoài ra, bạn có thể phân công trách nhiệm và đặt thời hạn cho từng công việc. Đây là cách hoàn hảo để đảm bảo tất cả các công việc
4. Mẫu kế hoạch sự kiện lớn của ClickUp
Trong khi mẫu trước là một tài nguyên tuyệt vời cho những người lập kế hoạch sự kiện phải xoay xở nhiều sự kiện, Mẫu lập kế hoạch sự kiện lớn của ClickUp được tạo ra cho những người lập kế hoạch các sự kiện độc lập quy mô lớn như sự kiện thể thao, lễ hội âm nhạc, hội nghị, v.v.
Với 16 trạng thái công việc tùy chỉnh và bốn loại chế độ xem dự án, mẫu Thư mục này có mọi thứ bạn cần để thực hiện các sự kiện quy mô vừa với các Danh sách riêng biệt để quản lý các nhà cung cấp, danh sách kiểm tra, RSVP và ngân sách tổng thể.
Ngoài ra, theo phong cách ClickUp, mẫu này tự động áp dụng Hướng dẫn bắt đầu để bao gồm các thông tin chi tiết và những việc cần làm để mẫu này thực sự phát huy tác dụng.
5. Mẫu ngân sách sự kiện của ClickUp
Thật đáng sợ khi thấy việc chi tiêu vượt quá ngân sách sự kiện dễ dàng đến thế.
Đặc biệt khi bạn mong muốn đền đáp nhóm của mình hoặc lên kế hoạch cho nhiều sự kiện cùng một lúc, hóa đơn sẽ bắt đầu ùn ùn kéo đến! Mẫu ngân sách sự kiện của ClickUp nghe có vẻ nhàm chán, nhưng thực tế đây là một phần thiết yếu (và mang lại sự hài lòng sâu sắc) để tổ chức thành công sự kiện tiếp theo của bạn.
Mẫu này giúp bạn kiểm soát chi tiêu bằng cách thiết lập ngày đáo hạn, đặt ra các mục hành động chính và quản lý quá trình lựa chọn địa điểm trong Danh sách công việc được tạo sẵn.
Bạn cũng có thể theo dõi các chi phí sắp tới với ba trạng thái tùy chỉnh cho các giao dịch mua còn lại: Việc cần làm, Đang tiến hành hoặc Hoàn thành.
Mẹo chuyên nghiệp: Bạn đang muốn tổ chức một sự kiện lớn? Dưới đây là cách bạn có thể làm điều đó với ClickUp.
6. Mẫu quản lý sự kiện của ClickUp
Mẫu Quản lý sự kiện của ClickUp là bước đệm cho mẫu Lập kế hoạch sự kiện (xem đề xuất số 1).
Với Danh sách sự kiện riêng biệt, ba trạng thái tùy chỉnh, Thẻ và sáu chế độ xem quy trình công việc có trong Thư mục này, bạn có thể tổ chức nhiều sự kiện cùng một lúc và thực hiện chúng trong phạm vi ngân sách!
Trường Tùy chỉnh là nơi mẫu này thực sự phát huy tác dụng với tám danh mục để lọc, sắp xếp và nhóm các công việc theo các mục liên quan đến ngân sách khác nhau. Bạn thậm chí có thể thêm dữ liệu như tỷ lệ phần trăm tiến độ, trạng thái thanh toán và địa điểm vào chế độ xem quy trình làm việc để có thêm thông tin trong nháy mắt.
7. Mẫu tiếp thị sự kiện của ClickUp
Mẫu Tiếp thị Sự kiện từ ClickUp cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng về mục tiêu và mục đích của sự kiện, cũng như cấu trúc có tổ chức để theo dõi các chi tiết sự kiện như đối tượng mục tiêu, dòng thời gian sự kiện, quản lý ngân sách và hơn thế nữa. Bạn có thể giao nhiệm vụ cho các thành viên nhóm cụ thể và theo dõi tiến độ trong một giao diện dễ điều hướng.
Ngoài ra, mẫu lập kế hoạch sự kiện của ClickUp còn đi kèm các tính năng như nhắc nhở, thẻ và trường tùy chỉnh để đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ. Với tất cả các chi tiết cần thiết cho việc lập kế hoạch sự kiện ở một nơi, bạn có thể yên tâm rằng sự kiện của bạn sẽ thành công.
8. Mẫu theo dõi kế hoạch sự kiện của Microsoft Office
Mẫu sự kiện này giúp bạn cập nhật thông tin sự kiện trong sổ làm việc Excel với các trang tính khác nhau cho các tham số dự án, chi tiết dự án và tổng dự án. Mỗi trang tính có bảng hoặc biểu đồ có thể sửa đổi để xác định số lượng tài nguyên hoặc ngân sách bạn đã sử dụng cho mỗi sự kiện.
Đây là mẫu tuyệt vời để so sánh kết quả cuối cùng của nhiều dự án trong trường hợp bạn cần trình bày kết quả cho các bên liên quan hoặc đánh giá lại ngân sách. Đây không phải là công cụ quản lý công việc mà là một phím tắt để nhanh chóng so sánh tổng chi phí với chi phí ban đầu đã lên kế hoạch, bao gồm thời gian, nhân sự, ngân sách tổng thể và hậu cần.
📮 ClickUp Insight: 37% nhân viên gửi ghi chú theo dõi hoặc biên bản cuộc họp để theo dõi các mục hành động, nhưng 36% vẫn dựa vào các phương pháp khác, không thống nhất.
Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi lại các quyết định, những thông tin quan trọng mà bạn cần có thể bị chôn vùi trong các cuộc trò chuyện, email hoặc bảng tính. Với ClickUp, bạn có thể ngay lập tức biến các cuộc hội thoại thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được trong tất cả các nhiệm vụ, cuộc trò chuyện và tài liệu của mình, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
9. Mẫu lập kế hoạch sự kiện & tiệc tùng cho Excel
Nếu bạn thích xem tất cả thông tin sự kiện của mình được sắp xếp theo định dạng bảng tính, Mẫu lập kế hoạch sự kiện và tiệc tùng cho Excel này là lựa chọn phù hợp với bạn. Phù hợp hơn cho các sự kiện quy mô nhỏ đến trung bình, mẫu bảng tính duy nhất này được chia thành các phần để thêm thông tin khách, sắp xếp âm nhạc, trang trí, vật tư, ghi chú và hơn thế nữa. Mỗi phần có một số cột liên quan để cho biết mục đã hoàn thành hay chưa, cũng như phân tích chi tiết tổng hợp ngân sách và chi phí dự kiến của bạn.
10. Mẫu Lập kế hoạch sự kiện Word của Microsoft Office
Bạn không thích bảng tính? Không sao! Mẫu Lập kế hoạch sự kiện cho Microsoft Word sẽ giúp bạn đạt được cùng mức độ cấu trúc trong một tài liệu được định dạng. Đây là mẫu dễ thiết lập và chỉnh sửa cho từng sự kiện trong lịch của bạn và được sử dụng tốt nhất để theo dõi các cột mốc hoặc cập nhật quan trọng trong quá trình lập kế hoạch sự kiện. Khi trình bày tiến độ sự kiện cho quản lý hoặc các bên liên quan, bạn có thể sử dụng mẫu này để thể hiện vị trí của bạn trong dòng thời gian dự án và các công việc chính vẫn còn phải hoàn thành.
11. Mẫu lịch sự kiện năm ngày trong Excel
Mẫu lịch sự kiện năm ngày của Microsoft rất hữu ích cho cả khách và người tổ chức sự kiện. Các hội nghị và sự kiện kết nối thường kéo dài vài ngày và có thể có hàng chục diễn giả, bữa trưa theo lịch trình, các hoạt động và thời gian nghỉ tối thiểu.
Mẫu kế hoạch sự kiện miễn phí này có thể được giữ sẵn trong suốt sự kiện và được ban tổ chức sự kiện sử dụng để đảm bảo mọi yếu tố bắt đầu và kết thúc như dự kiến. Đối với khách, mẫu này có thể được chỉnh sửa trong suốt sự kiện hoặc sử dụng trước để lên kế hoạch cho mỗi ngày xung quanh các diễn giả hoặc phiên mà họ mong đợi nhất.
Điều gì cần tìm trong một mẫu kế hoạch sự kiện?
Trong quá trình lập kế hoạch sự kiện, mẫu kế hoạch sự kiện có thể là yếu tố thay đổi cuộc chơi. Nó giúp hợp lý hóa quy trình làm việc, giữ mọi thứ được tổ chức và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. Tuy nhiên, không phải tất cả các mẫu đều giống nhau. Dưới đây là những điều cần lưu ý khi chọn mẫu kế hoạch sự kiện:
Tính toàn diện: Một mẫu kế hoạch sự kiện tốt phải bao gồm tất cả các khía cạnh của việc tổ chức sự kiện. Điều này bao gồm các chi tiết sự kiện như lập ngân sách, lên lịch, lựa chọn địa điểm, quản lý danh sách khách, tiếp thị và phân tích sau sự kiện. Nếu mẫu không đề cập đến một lĩnh vực quan trọng trong kế hoạch sự kiện, bạn có thể sẽ phải vội vàng chuẩn bị vào phút chót.
Khả năng tùy chỉnh: Mỗi sự kiện là duy nhất, vì vậy mẫu kế hoạch sự kiện của bạn phải đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn. Tìm các mẫu cho phép bạn thêm, xóa hoặc sửa đổi các phần theo nhu cầu.
Dễ sử dụng: Mẫu kế hoạch sự kiện nên đơn giản hóa công việc của bạn, không làm phức tạp thêm. Mẫu phải dễ hiểu và dễ điều hướng, với bố cục rõ ràng, trực quan. Nếu bạn dành nhiều thời gian để tìm hiểu cách sử dụng mẫu hơn là thực sự lên kế hoạch cho sự kiện, thì đó không phải là công cụ phù hợp với bạn.
Tính năng cộng tác: Nếu bạn đang làm việc với một nhóm, bạn sẽ cần một mẫu hỗ trợ cộng tác. Điều này có nghĩa là nhiều người có thể xem và chỉnh sửa mẫu đồng thời, giúp dễ dàng hơn trong việc phối hợp nỗ lực và giữ mọi người cùng nhau trên cùng một trang.
Khả năng truy cập: Mẫu kế hoạch sự kiện của bạn phải có thể truy cập từ mọi nơi, mọi lúc. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn hoặc các thành viên trong nhóm của bạn thường xuyên di chuyển. Hãy tìm các mẫu dựa trên đám mây có thể truy cập từ mọi thiết bị có kết nối internet.
Khả năng mở rộng: Cuối cùng, hãy xem xét liệu mẫu có thể xử lý kích thước và độ phức tạp của sự kiện của bạn hay không. Ví dụ: nếu bạn đang lên kế hoạch cho một hội nghị lớn kéo dài nhiều ngày, bạn sẽ cần một mẫu mạnh mẽ hơn so với khi tổ chức một buổi họp nhỏ, không chính thức.
Lập kế hoạch sự kiện thành công với các mẫu kế hoạch sự kiện miễn phí
Lập kế hoạch sự kiện hiệu quả bắt đầu với phần mềm quản lý dự án miễn phí có thể theo kịp quá trình của bạn, thiết lập các chi tiết quan trọng của sự kiện và giúp bạn truyền đạt thông tin cập nhật đến tất cả mọi người có liên quan.
Hãy nghĩ về mẫu kế hoạch sự kiện lý tưởng của bạn như một cấu trúc để phủ lên trên công cụ quản lý dự án của bạn, giúp bạn và nhóm có một điểm khởi đầu rõ ràng ngay từ đầu.
Các mẫu không chỉ là tài nguyên sẵn sàng sử dụng để kiểm tra lại công việc của bạn. Để tận dụng tối đa các mẫu này, các mẫu lập kế hoạch sự kiện của bạn nên cung cấp hỗ trợ trong mọi công việc liên quan đến sự kiện với các tính năng động như tự động hóa quy trình công việc, trạng thái công việc có thể tùy chỉnh và chế độ xem dự án linh hoạt.
Ngoài ra, lập kế hoạch sự kiện là một công việc hợp tác. Do đó, một mẫu không thể đồng bộ trên nhiều thiết bị hoặc chia sẻ với những người đóng góp bên ngoài không gian làm việc của bạn sẽ gây ra một số trở ngại trong quá trình thực hiện.
TL;DR, lập kế hoạch sự kiện có thể gây căng thẳng. Nhưng với mẫu phù hợp? Có hy vọng.
Các mẫu tốt nhất có thể tùy chỉnh, hoàn toàn miễn phí và được đính kèm với phần mềm quản lý sự kiện được thiết kế để tập trung công việc, kết nối nhóm và duy trì tiến độ công việc.
Bạn thích ClickUp?
ClickUp là nền tảng năng suất tất cả trong một dành cho các nhà tổ chức sự kiện, nhóm và các bên liên quan để brainstorming, thực hiện ý tưởng và biến sự kiện thành hiện thực bằng một Không gian Làm việc hợp tác duy nhất. Với bộ tính năng phong phú có thể tùy chỉnh hoàn toàn, 15 chế độ xem quy trình làm việc độc đáo và hơn 1.000 tích hợp, ClickUp giúp các nhóm truy cập công việc trên các ứng dụng và hợp lý hóa mọi quy trình.
Đăng ký Gói Miễn phí vĩnh viễn của ClickUp ngay hôm nay để truy cập hàng trăm mẫu sẵn có cho mọi trường hợp sử dụng, bao gồm hàng chục mẫu được tạo riêng để lập kế hoạch cho sự kiện tiếp theo của bạn!