Bạn có biết cảm giác hoảng loạn khi tất cả năm người trong nhóm của bạn đặt món ăn kết hợp phức tạp tại nhà hàng, và thay vì ghi lại, máy chủ nói: "Đừng lo, tôi đã ghi hết rồi. " 🧠🫠
Đó là cảm giác khi phải trải qua một ngày bận rộn mà không có lịch trình cố định.
Bằng cách ghi lại tất cả các cuộc họp, công việc, nhắc nhở và cuộc hẹn của bạn vào lịch, danh sách hoặc bảng, bạn có thể hiểu rõ hơn về cách phân bổ thời gian trong ngày. Điều này cuối cùng có thể là yếu tố quyết định liệu bạn có thể nhận yêu cầu gấp vào phút chót hay không, hoặc liệu bạn có thể đến nha sĩ trước 2:30 hay không. 😳
Nói một cách đơn giản, lập kế hoạch cho ngày của bạn sẽ giúp bạn tận dụng tối đa thời gian trong và ngoài công việc. Đó là cửa ngõ để hình thành thói quen làm việc hiệu quả và kết hợp nhiều chiến lược quản lý thời gian hơn vào tuần làm việc của bạn. À, và chúng tôi có đề cập rằng nó còn giúp bạn thoát khỏi chứng lo lắng ngày Chủ nhật không?
Tuy nhiên, cho dù bạn là người giỏi sắp xếp thời gian theo mùa hay đang lập lịch trình chào mừng nhân viên mới của nhóm, bắt đầu với một mẫu lịch trình luôn là bước đầu tiên. Tuy nhiên, không cần phải suy nghĩ quá nhiều về mẫu của bạn!
Bạn có thể dễ dàng cảm thấy choáng ngợp trước số lượng cách thức và phần mềm lập lịch trình có sẵn để sắp xếp ngày của bạn, nhưng thay vì đầu tư thời gian vào bất kỳ mẫu cũ nào, hãy bắt đầu với một mẫu đã được chứng minh là giúp quá trình này dễ dàng hơn.
Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm điều đó bằng cách phân tích lý do tại sao bạn cần mẫu lịch trình trong cuộc sống, các tính năng hàng đầu cần tìm kiếm và 10 mẫu lịch trình miễn phí đảm bảo cải thiện khả năng quản lý thời gian của bạn.
Tại sao mẫu lịch trình lại quan trọng?
Lịch trình của bạn không nên chỉ là một tờ giấy dán ghi chú hoặc tài liệu với tên và thời gian chạy dọc trang — và nếu ví dụ đó quá gần với thực tế của bạn, chúng tôi sẽ cầu nguyện cho bạn.
Thay vào đó, lịch trình của bạn nên gia tăng giá trị cho các quy trình hàng ngày bằng cách tích hợp với các ứng dụng công việc, lịch và quy trình hiện tại để quản lý mọi khía cạnh trong ngày của bạn.
Đó là lúc mẫu thực sự phát huy tác dụng. 🙂
Các mẫu lịch trình tốt nhất được đính kèm vào phần mềm quản lý dự án với các tính năng nâng cao kỹ thuật lập lịch trình cũ mà chúng ta đã quen thuộc. Giao diện và chức năng của mẫu lịch trình ưa thích của bạn sẽ phụ thuộc vào nhóm, ngành và dự án của bạn, nhưng lợi ích là như nhau cho tất cả mọi người!
Dưới đây là một số lợi ích quan trọng nhất của việc sử dụng mẫu lịch trình, cho mục đích cá nhân hoặc với nhóm:
- Tính minh bạch: Mẫu lịch trình không chỉ dành cho sử dụng cá nhân mà còn dành cho toàn bộ nhóm. Khi toàn bộ nhóm sử dụng mẫu lịch trình, các thành viên có thể xem đồng nghiệp của mình đang làm việc gì và người quản lý có thể biết công việc được phân phối đồng đều hay một người đang làm việc quá sức trong tuần.
- Tổ chức: Chuẩn hóa định dạng và mức độ chi tiết mà các thành viên đưa vào lịch trình của họ giúp mọi người luôn cập nhật trạng thái và ưu tiên của dự án. Đặc biệt nếu mẫu của bạn bổ sung cho phần mềm quản lý dự án với khả năng cộng tác, mẫu lịch trình của bạn sẽ giúp nhóm tránh được các tắc nghẽn mỗi tuần.
- Tăng năng suất: Hình dung lịch trình của bạn giúp bạn lập kế hoạch cho các công việc trong tương lai và cho phép bạn áp dụng các chiến lược mới để tối đa hóa thời gian trong ngày. Các mẫu lịch trình được thiết kế để giúp bạn xác định các cơ hội mỗi ngày để tạo ra các quy trình mới, tái cấu trúc quy trình làm việc và theo dõi thời gian dành cho các công việc hoặc dự án.
- Cải thiện khả năng quản lý thời gian: Bạn đã bao giờ rời khỏi bàn làm việc vào cuối ngày và tự hỏi thời gian đã trôi đi đâu? Mẫu lịch trình cung cấp câu trả lời cho câu hỏi đó. Với các tính năng theo dõi thời gian, lịch sử phiên bản, cuộc họp và cập nhật trạng thái, bạn sẽ luôn biết công việc nào đang làm bạn mất thời gian và có thể điều chỉnh quy trình làm việc cho phù hợp.
10 mẫu lịch trình miễn phí cho năm 2025
Bây giờ đến phần hay nhất — ví dụ!
Chúng tôi đã dùng thử và kiểm tra các mẫu lịch trình hàng đầu để mang đến cho bạn những mẫu tốt nhất và yêu thích nhất của chúng tôi!
Mỗi mẫu trong số 10 mẫu miễn phí và có thể tùy chỉnh này đều cung cấp các tính năng trực quan và hiệu quả cao để giúp bạn và nhóm của bạn hợp lý hóa quy trình lập lịch trình hiện tại. Ngoài ra, bạn có thể truy cập tất cả các mẫu này trực tiếp từ bài viết này!
1. Mẫu lịch trình nhóm ClickUp
Tổ chức lịch trình nhóm là điều cần thiết cho bất kỳ nhóm nào để đảm bảo sử dụng thời gian hiệu quả nhất. Mẫu Lịch trình Nhóm ClickUp là công cụ hoàn hảo để lập kế hoạch, lên lịch và thậm chí quản lý tài nguyên!
Ví dụ: lịch trình của nhóm có thể bao gồm các cuộc họp, thời hạn hoàn thành dự án, mục tiêu cá nhân của các thành viên trong nhóm, các buổi thuyết trình hoặc đào tạo cho nhân viên, mục tiêu dịch vụ khách hàng và bất kỳ mục tiêu tổ chức nào khác cần thiết.
Khả năng hiển thị này giúp đảm bảo mọi người luôn tuân thủ các cam kết của mình mà vẫn có thời gian để tập trung vào công việc và các hoạt động khác.
Mẫu này đi kèm với bốn chế độ xem được tạo sẵn mà bạn có thể bắt đầu sử dụng ngay hôm nay để trực quan hóa công việc:
- Chế độ xem Danh sách hoạt động dự án: Hợp nhất tất cả các công việc được giao cho mỗi nhóm theo mặc định
- Chế độ xem Bảng lịch hàng tuần: Sắp xếp tất cả các công việc được giao cho từng nhóm theo ngày đáo hạn
- Chế độ xem khối lượng công việc: Cung cấp tổng quan về số lượng công việc được giao cho một nhóm trong một kỳ nhất định
2. Mẫu lịch trình 24 giờ của ClickUp
Lịch trình 24 giờ là một công cụ quan trọng để đạt được mục tiêu hàng ngày và duy trì sự tổ chức. Nó có thể giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và tránh trì hoãn. Để xây dựng một lịch trình thành công theo định dạng này, bạn cần có kế hoạch, chiến lược và công cụ phù hợp như Mẫu lịch trình 24 giờ của ClickUp.
Tất cả các công việc, hoạt động, cuộc họp và giờ nghỉ mà bạn tạo sẽ hiển thị trong chế độ xem Lịch hàng ngày. Bạn có tùy chọn cài đặt công việc lặp lại theo ngày và giờ, vì vậy bạn chỉ cần cài đặt một lần!
Khi ưu tiên thay đổi hoặc có sự cố làm gián đoạn lịch trình của bạn, bạn có thể dễ dàng nhấp vào một công việc và kéo nó lên hoặc xuống một khoảng thời gian khác.
Mẹo chuyên nghiệp: Kết nối ClickUp với Outlook, Apple hoặc bất kỳ lịch nào cho phép bạn đăng ký bằng nguồn cấp dữ liệu URL để theo dõi ngày đáo hạn của nhiệm vụ!
3. Mẫu lịch làm việc theo giờ của ClickUp
Lịch trình của nhóm cũng là một cách để theo dõi thời gian của từng người được giao nhiệm vụ trong suốt dự án. Có lịch trình cập nhật giúp các nhóm dự đoán trước các vấn đề tiềm ẩn và giải quyết chúng nhanh chóng trước khi cần thêm thời gian để khắc phục vấn đề.
Mẫu Lịch làm việc theo giờ của ClickUp cung cấp ba chế độ xem khác nhau để theo dõi nhân viên hoặc freelancer được trả lương theo giờ:
- Danh sách thanh toán cho mỗi người được giao: Chế độ xem tất cả các công việc được nhóm theo Người được giao
- danh sách Thanh toán* thực tế: Sắp xếp, nhóm và lọc công việc để hiển thị đầy đủ
- Lịch tuần: Xem trước các sự kiện sắp tới và điều chỉnh ngay lập tức
Mẫu này bao gồm hướng dẫn Bắt đầu với các mẹo tùy chỉnh để chuẩn bị lịch trình của bạn sẵn sàng chia sẻ với nhóm của bạn!
Hãy xem các ứng dụng lịch làm việc này!
4. Mẫu ma trận lập lịch ClickUp
Ma trận lập lịch là một công cụ mạnh mẽ giúp các tổ chức sắp xếp và ưu tiên các công việc. Bằng cách vẽ các công việc trên ma trận với các trục thời gian, nguồn lực và mức độ quan trọng, việc ra quyết định về dòng thời gian của dự án và phân bổ nguồn lực trở nên dễ dàng hơn.
Ý tưởng của ma trận lập lịch là tạo ra một cấu trúc có tổ chức để phân công công việc, có tính đến các nguồn lực sẵn có, thời gian cần thiết để hoàn thành công việc và tầm quan trọng tổng thể của công việc đó trong dự án lớn hơn.
Phân bổ nguồn lực theo cách này giúp các nhà quản lý ưu tiên những việc cần làm trước tiên để hoàn thành các công việc quan trọng nhất.
Với Mẫu Ma trận Lập lịch ClickUp, bạn có các công cụ để cung cấp càng nhiều thông tin cần thiết càng tốt để giúp các nhóm và dự án tiến triển: mô tả công việc, danh sách kiểm tra, nhận xét được chỉ định và hơn thế nữa!
5. Mẫu chặn lịch ClickUp
Chặn lịch là một chiến lược được sử dụng để lập kế hoạch và quản lý thời gian hiệu quả. Nó bao gồm việc chia nhỏ một mục tiêu hoặc công việc lớn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn để dễ hoàn thành hơn.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tuân thủ lịch trình, hãy thử Mẫu chặn lịch trình ClickUp. Mẫu này rất linh hoạt, giúp mọi người tuân thủ lịch trình và giảm thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng để bắt đầu công việc.
Bạn có thể dễ dàng thiết lập nhắc nhở cho các công việc sắp tới, đính kèm tệp tin trong công việc và lưu giữ các cuộc hội thoại ở một nơi.
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng tính năng Hồ sơ và Công việc của tôi trong ClickUp để xem lịch trình của bất kỳ ai trong Không gian Làm việc của bạn! Hồ sơ cho bạn cái nhìn tổng quan về trách nhiệm của mỗi người, để bạn có thể thêm nhắc nhở, điều chỉnh hoặc xem họ đang làm gì tiếp theo.
6. Mẫu lịch quản lý dự án ClickUp
Lịch quản lý dự án của bạn nên bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc hoàn thành dự án. Điều này bao gồm các công việc như lập kế hoạch, thiết kế, phát triển, triển khai và thử nghiệm. Tất cả các hoạt động này phải được theo dõi để giám sát tiến độ và đảm bảo rằng tất cả các nhóm, khách hàng và các bên liên quan được thông báo về các kết quả cần đạt được.
Mẫu Lịch trình Quản lý Dự án của ClickUp có năm chế độ xem được tạo sẵn để xem lịch trình dự án của bạn từ các góc độ khác nhau:
- Chế độ xem danh sách: Các công việc được nhóm theo giai đoạn dự án (Khởi động, Lập kế hoạch, Thực hiện, Giám sát và Hoàn thành)
- Chế độ xem dòng thời gian: Lịch trình được vạch ra cho tất cả các công việc và hoạt động được nhóm theo giai đoạn dự án
- Chế độ xem bảng: Trạng thái hiện tại của từng công việc trong quy trình làm việc
- Chế độ xem bảng: Rủi ro và vấn đề công việc
- Chế độ xem Gantt: Các phụ thuộc và cột mốc trong lịch trình dự án
7. Mẫu lập lịch khối ClickUp
Sắp xếp lịch trình của nhóm thành các khối có thể là một cách hiệu quả để đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm được phân công công việc phù hợp và các công việc đó phù hợp với dòng thời gian lớn hơn.
Một cách để làm việc này là chia nhỏ dòng thời gian của dự án thành các giai đoạn riêng biệt, với mỗi giai đoạn có các yêu cầu, mục tiêu và nguồn lực riêng. Ngoài ra, việc dành thêm thời gian cũng cho phép các nhóm có không gian để thử nghiệm hoặc động não ý tưởng mới mà không cảm thấy vội vàng hoặc chậm trễ so với tiến độ.
Điều này giúp nhóm xác định những việc cần làm ở mỗi giai đoạn, thời gian hoàn thành và số lượng nguồn lực cần thiết. Sau khi xác định được những công việc cấp cao này, nhóm có thể bắt đầu chia nhỏ chúng thành các khối công việc cụ thể hơn.
Ví dụ: nếu một giai đoạn bao gồm việc tạo một trang web mới cho công ty, các thành viên trong nhóm có thể chia nhỏ công việc này thành phát triển front-end, phát triển back-end, thiết kế mô hình và thử nghiệm người dùng.
Mẫu Lập lịch khối ClickUp là một Thư mục hoàn chỉnh với các chế độ xem Danh sách, Dòng thời gian, Lịch và Khối lượng công việc được định dạng sẵn, có thể điều chỉnh theo nhu cầu công việc của bạn!
Hãy khám phá những lợi ích của việc phân chia thời gian trong ClickUp!
8. Mẫu lịch trình Tài liệu Google & Microsoft Word
Mẫu lịch trình theo giờ có sẵn trong Tài liệu Google hoặc Microsoft Word. Bạn có thể tạo lịch làm việc theo ca tùy chỉnh cho công việc, sự kiện, chuyến đi hoặc các hoạt động giải trí. Sau khi thêm thông tin chi tiết, hãy tải xuống và chia sẻ tài liệu của bạn.
Tùy chỉnh giao diện mẫu của bạn và hợp nhất bất kỳ ô nào để lịch trình của bạn trông đẹp mắt hơn. Hoặc, tìm hiểu cách tạo lịch của riêng bạn trong Microsoft Word!
9. Mẫu lịch Google Trang tính
Mẫu lịch Google Trang tính là lựa chọn hoàn hảo cho những học sinh thích xem lịch của mình theo khoảng thời gian 30 phút. Điều làm cho mẫu này trở nên độc đáo là định dạng ba cột:
- Hoạt động được lên lịch
- Công việc của khóa học
- Cá nhân/Chăm sóc bản thân
Tìm hiểu cách lập lịch trong Google Trang tính!
10. Mẫu lịch trình hàng ngày trong Excel
Nếu định dạng ba cột quá hạn chế, hãy thử mẫu lịch 30 phút trong Excel. Các cột được sắp xếp theo từng ngày trong tuần (từ Chủ nhật đến Thứ bảy).
Ở đầu mẫu, bạn có thể điều chỉnh thời gian bắt đầu từ 5:00 sáng thành bất kỳ thời gian nào bạn muốn. Các khoảng thời gian còn lại sẽ tự động điền vào dựa trên lựa chọn của bạn để bạn có thể bắt đầu lập lịch theo cách của mình!
Tìm hiểu cách tạo lịch trình tùy chỉnh trong Excel!
Các mẫu khác:
- Mẫu phân chia thời gian
- Mẫu lịch nội dung
- Mẫu kế hoạch sự kiện
- Mẫu bảng chấm công
- Mẫu quản lý dự án
Các tính năng cần tìm trong mẫu lịch trình tiếp theo của bạn
Không phải tất cả các mẫu lịch trình đều giống nhau, nhưng chúng tôi sẽ giúp bạn đảm bảo rằng mẫu bạn chọn sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn mà không vượt quá ngân sách.
Tất cả các mẫu lịch trình tốt nhất đều có chung các tính năng thiết yếu sau:
- Có thể tùy chỉnh: Mặc dù các mẫu tạo ra một bản thiết kế cho lịch trình của bạn, nhưng bạn nên có thể điều chỉnh và chỉnh sửa khi cần thiết để phù hợp hơn với quy trình hiện tại của mình. Và việc này không nên là một thách thức!
- Hình ảnh: Có nhiều cách để cấu trúc lịch trình của bạn ngoài việc chỉ sử dụng lịch. Đặc biệt đối với các nhóm lớn làm việc không đồng bộ, việc có mẫu lịch trình trực quan hoặc khả năng chọn từ nhiều chế độ xem dự án sẽ nâng cao trải nghiệm của từng thành viên khi sử dụng mẫu.
- Cộng tác: Đối với riêng lĩnh vực hậu cần, đây là một yếu tố rất quan trọng. Nếu mẫu của bạn không có yếu tố cộng tác, các nhóm sẽ gặp khó khăn trong việc lên lịch cuộc họp, làm việc cùng nhau và hoàn thành công việc mà không bị trùng lặp.
- Theo dõi thời gian và tiến độ: Mẫu lịch trình của bạn không phải là thứ chỉ sử dụng một lần. Nó cần phát triển cùng với sự phức tạp của dự án và cung cấp thông tin chi tiết và giải pháp để giúp cải thiện năng suất của bạn. Theo dõi thời gian và bảng điều khiển là hai tính năng cơ bản nhất để xác định tiến độ của bạn.
- Tích hợp: Càng nhiều công cụ làm việc tích hợp với mẫu lịch trình của bạn thì càng tốt! Điều này giúp bạn có ý tưởng rõ ràng hơn về các công việc đã lên kế hoạch cho mỗi ngày và cung cấp thêm bối cảnh dưới dạng liên kết hoặc dữ liệu nhúng. Ngoài ra, tích hợp còn mở rộng chức năng của bất kỳ phần mềm nào và giảm số lượng tab tràn ngập trình duyệt của bạn.
Và một tính năng đáng được đề cập... các mẫu tốt nhất là miễn phí. 💸
Hiện nay có rất nhiều mẫu lịch làm sẵn rất hữu ích, vì vậy bạn không cần phải tốn một xu nào để tạo lịch cho mình!
Lập lịch trình trong ngày với ClickUp
Không bao giờ là quá muộn để bắt đầu tổ chức quy trình làm việc, dự án hoặc ngày của bạn với mẫu lịch trình linh hoạt. Bất kỳ tùy chọn nào trong 10 tùy chọn này sẽ giúp bạn tối đa hóa thời gian và đẩy nhanh quá trình lập lịch trình, nhưng chỉ ClickUp mới giúp bạn tiến thêm một bước nữa trong nỗ lực của mình.
Bất kể phong cách làm việc, ngành nghề hay nhóm của bạn là gì, ClickUp là giải pháp duy nhất đủ mạnh mẽ để cung cấp các giải pháp toàn diện với các mẫu có thể tùy chỉnh cho mọi trường hợp sử dụng. ClickUp cung cấp các tính năng quản lý thời gian nâng cao, nhiều chế độ xem dự án, hơn 1.000 tích hợp và hơn thế nữa — tất cả hoàn toàn miễn phí. 🤓
Không có thời điểm nào tốt hơn bây giờ để tăng năng suất — đăng ký ClickUp và xem ngày của bạn trôi qua thật suôn sẻ. 📆