Giai đoạn đề xuất dự án đóng vai trò quan trọng trong việc nắm bắt các chi tiết cần thiết. Nếu không có một khung công việc vững chắc, trưởng nhóm sẽ không biết ai chịu trách nhiệm về việc gì, hoặc các thành viên trong nhóm sẽ không biết mình phải làm gì.
Dữ liệu của ResearchGate cho thấy gần 40% dự án thất bại do kế hoạch không đầy đủ. Và nếu có sự cố trong giao tiếp, tỷ lệ thất bại của dự án sẽ tăng vọt lên gần 60%.
Các nhóm đều biết rủi ro này, đó là lý do tại sao bạn thấy nhiều khách hàng tiềm năng sử dụng mẫu đề xuất dự án trước khi nhấn nút khởi chạy . Nếu bạn quản lý một nhóm, mẫu đề xuất dự án sẽ hoạt động như một danh sách kiểm tra chi tiết cho tất cả các bên liên quan.
Các mẫu đề xuất dự án không chỉ cung cấp các chi tiết cụ thể. Một kế hoạch vững chắc sẽ khuyến khích các bên liên quan tham gia. Nó cũng giúp bạn đảm bảo việc phê duyệt ngân sách đồng thời nêu bật tác động của thành công.
Để giúp bạn sắp xếp mọi thứ vào hàng, chúng tôi đã thu thập 10 mẫu đề xuất dự án tốt nhất mà bạn có thể sử dụng hoàn toàn miễn phí. Nhưng trước khi đi sâu vào chi tiết, hãy cùng xem đề xuất dự án là gì trước tiên.
Đề xuất dự án là gì?
Đề xuất dự án là một quy trình được lập thành văn bản, phác thảo và xác định tất cả các yêu cầu cần thiết mà các bên liên quan cần hoàn thành trong một khung thời gian cụ thể. Một đề xuất được lập kế hoạch tốt sẽ cung cấp cho các bên liên quan những thông tin cần thiết như ngân sách, dòng thời gian, mục tiêu và mục đích tổng thể.
Mục tiêu là để mọi người đồng lòng và quan trọng hơn là đồng ý với khung dự án đã đặt ra.
Để dự án thành công, việc nhận được sự ủng hộ từ các bên liên quan và trưởng nhóm là rất quan trọng, vậy tại sao không phác thảo những chi tiết quan trọng nhất để công việc diễn ra suôn sẻ? Hãy coi đề xuất dự án là cơ hội duy nhất để thể hiện với tất cả mọi người liên quan:
- Tại sao đây thực sự là một ý tưởng tuyệt vời
- Cách các bên liên quan có thể sử dụng "phép thuật" của mình để giúp bạn thành công
- Tại sao các bên liên quan của bạn may mắn được tham gia dự án tuyệt vời này
Được rồi, có lẽ "may mắn" không phải là từ thích hợp. Nhưng một đề xuất dự án vững chắc sẽ thu hút sự chú ý của các bên liên quan và khiến họ hào hứng tham gia. Đề xuất cũng nên nêu bật những thành công tiềm năng mà các bên liên quan sẽ thấy khi làm việc với bạn, vì ai lại không thích có thêm thành tích dự án trong tay khi đến thời điểm đánh giá?
10 mẫu đề xuất dự án miễn phí để gây ấn tượng với các bên liên quan
Nếu bạn vẫn chưa bị thuyết phục, chúng tôi sẽ nhắc lại một lần nữa: đề xuất dự án là yếu tố thiết yếu cho sự thành công của dự án và nỗ lực hợp tác của nhóm bạn. Thật không may, không phải tất cả các mẫu đề xuất dự án đều giống nhau.
Một mẫu tuyệt vời không chỉ đáp ứng tất cả các yêu cầu của bạn mà còn giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch, cộng tác và cấu trúc khung đề xuất của mình. Hãy tham khảo 10 mẫu đề xuất dự án hữu ích nhất sau đây để thuyết phục các bên liên quan:
1. Mẫu đề xuất dự án ClickUp
Các loại đề xuất lý tưởng: Được yêu cầu, Không được yêu cầu, Không chính thức, Gia hạn, Tiếp tục và Bổ sung
Việc ghi chép đề xuất dự án của bạn không phải lúc nào cũng có nghĩa là bạn chỉ cần làm việc với văn bản. Trên thực tế, đề xuất trực quan có thể giúp miêu tả ý tưởng và khung công việc của bạn một cách rõ ràng hơn.
Đó là lý do tại sao Mẫu đề xuất dự án ClickUp là một trong những lựa chọn tốt nhất để trình bày kế hoạch của bạn một cách trực quan. Mẫu này sử dụng ClickUp Docs để quảng bá đề xuất của bạn một cách sinh động với định dạng có thể chỉnh sửa hoàn toàn.
Tùy chỉnh là yếu tố quan trọng nhất trong quản lý dự án, đó là lý do tại sao mẫu của ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho các trưởng dự án muốn điều chỉnh đề xuất cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của các bên liên quan.
ClickUp cung cấp các tính năng cộng tác để nhanh chóng chỉ định các bên liên quan vào các bình luận với hướng dẫn và ký hiệu rõ ràng, được thiết kế để giúp các cơ quan trình bày giải pháp, quản lý kỳ vọng và đảm bảo sự đồng thuận của các bên liên quan một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
Phụ lục: Công cụ quản lý đề xuất
2. Mẫu đề xuất của cơ quan sáng tạo ClickUp
Loại đề xuất lý tưởng: Được yêu cầu, Không được yêu cầu, Không chính thức, Gia hạn và Tiếp tục
Nếu bạn quản lý khách hàng cho một công ty sáng tạo, bạn luôn phải quảng bá công ty của mình đến khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng. Các công ty sáng tạo phải nêu bật những điểm khác biệt của mình so với các công ty khác và cuối cùng cho khách hàng thấy họ có thể làm điều đó như thế nào và trong khoảng thời gian nào.
Bạn có biết một cuộc khảo sát của công ty tiếp thị Sprout Social cho thấy hơn 4 trong 5 công ty thực sự tùy chỉnh đề xuất của họ cho từng khách hàng riêng biệt?
Nếu bạn muốn thực sự làm nổi bật và tùy chỉnh đề xuất của mình cho một khách hàng cụ thể, sử dụng Mẫu Đề xuất của Cơ quan Sáng tạo ClickUp là một nơi tuyệt vời để bắt đầu. Mẫu này hợp lý hóa việc giới thiệu với khách hàng của bạn bằng các thẻ có thể tùy chỉnh, trường tùy chỉnh và thanh tiến độ hiển thị.
Dễ dàng tạo danh sách công việc chi tiết, nơi bạn có thể phân công công việc, tạo công việc con quan trọng, gán nhận xét cho các bên liên quan và đặt trạng thái ưu tiên để mọi người biết các bước cần thiết nhất.
3. Mẫu yêu cầu đề xuất ClickUp
Loại đề xuất lý tưởng: Đề xuất được yêu cầu, Đề xuất gia hạn, Đề xuất tiếp tục và Đề xuất bổ sung
Mẫu RFP ClickUp là lựa chọn lý tưởng cho những người làm việc trong lĩnh vực không hoặc ít cạnh tranh khi cần nêu bật chuyên môn của mình trong đề xuất dự án. Loại đề xuất được yêu cầu này cần một mẫu có thể cung cấp thông tin chi tiết hơn để bao quát mọi khía cạnh của dự án.
RFP cần phải chi tiết và đầy đủ thông tin để tất cả mọi người liên quan đều biết rõ trách nhiệm của mình. Mẫu RFP của ClickUp cho phép bạn làm việc dựa trên danh sách kiểm tra lớn được tùy chỉnh bởi các chuyên gia quản lý dự án ClickUp!
Không phải tất cả các RFP đều giống nhau, nhưng có rất nhiều điểm tương đồng và yêu cầu chung mà mẫu ClickUp này bao gồm. Hãy bắt đầu để bắt đầu quá trình đề xuất dự án của bạn hoặc sử dụng nó để thêm chi tiết cụ thể hơn vào khung của bạn.
Hãy xem các mẫu yêu cầu báo giá này!
4. Mẫu yêu cầu phát triển web ClickUp
Loại đề xuất lý tưởng: Được yêu cầu, Không được yêu cầu, Không chính thức, Gia hạn, Tiếp tục và Bổ sung
Các nhóm phát triển nổi tiếng là cần thông tin dự án nhanh chóng và giải pháp hoặc kỳ vọng dự án còn nhanh hơn nữa.
Làm việc trong môi trường thực hiện dự án cao khiến các nhà phát triển web phải làm việc gọn gàng với dòng thời gian dự án của họ vì họ thường làm việc theo các sprint dự án.
Sử dụng mẫu này để giúp tìm kiếm nhà thầu cho dự án phát triển web của bạn. Trên thực tế, Mẫu yêu cầu đề xuất của ClickUp được thiết kế đặc biệt cho các dự án phát triển web và để tạo đề xuất dự án rõ ràng.
Mẫu này bao gồm hướng dẫn Bắt đầu với các cài đặt sẵn của ClickUp Docs để đảm bảo bạn thêm tuyên bố sứ mệnh, tổng quan dự án, tầm nhìn, dòng thời gian và nhiều hơn nữa.
5. Mẫu đề xuất thương mại ClickUp
Loại đề xuất lý tưởng: Được yêu cầu, Không được yêu cầu, Tiếp tục và Bổ sung
Chắc chắn rồi — có rất nhiều mẫu đề xuất dự án và tài liệu đề xuất kinh doanh trên thị trường. Nhưng đối với các doanh nghiệp đặc biệt cần đề xuất thương mại để trình cho nhà đầu tư, chủ đất hoặc công ty xây dựng, bạn phải có tất cả mọi thứ được ghi chép đầy đủ.
Mẫu đề xuất thương mại ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho những ai muốn trình bày đề xuất kinh doanh của mình cho các đối tác hiện tại hoặc tiềm năng và tất cả các vấn đề tiềm ẩn trong phạm vi dự án. Ngoài ra, việc có một đề xuất dự án phù hợp với doanh nghiệp của bạn sẽ tạo ấn tượng tốt hơn rất nhiều.
Điều này đặc biệt đúng với các doanh nghiệp thương mại sử dụng các mẫu đề xuất dự án Tài liệu Google đơn giản, có thể không bao gồm bất kỳ thông tin nào ngoài logo và tuyên bố sứ mệnh của công ty. Đã đến lúc nâng cấp lên ClickUp.
6. Mẫu bản tường thuật dự án ClickUp
Loại đề xuất lý tưởng: Được yêu cầu, Không được yêu cầu, Không chính thức và Gia hạn
Bản mô tả dự án có thể là những tài liệu dài bao gồm tất cả suy nghĩ, ý tưởng và đề xuất của bạn — tập hợp tại một nơi. Chúng giúp tổ chức dòng thời gian tổng thể của dự án và đặt ra các câu hỏi thiết yếu ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao và như thế nào.
Mẫu bản tóm tắt dự án ClickUp là thành phần chính của dự án, bao gồm tổng quan, mục tiêu, mục đích, dòng thời gian dự án, các bên liên quan và nhiều thông tin khác.
Khả năng tùy chỉnh bản mô tả dự án là yếu tố quan trọng để tạo ra một đề xuất kinh doanh vững chắc. Mẫu đề xuất dự án này giúp bạn tránh sử dụng ngôn ngữ quá kỹ thuật khi mô tả dự án mà không làm thiếu sót thông tin hoặc phạm vi dự án.
7. Mẫu đề xuất dịch vụ Microsoft Word
Loại đề xuất lý tưởng: Không được yêu cầu, Không chính thức, Gia hạn, Tiếp tục và Bổ sung
Nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu đề xuất dự án Microsoft Word miễn phí và rất đơn giản để sử dụng cho dự án tiếp theo của mình, thì đây chính là mẫu bạn cần. Mẫu đề xuất dịch vụ của Microsoft giúp bạn chia đề xuất kinh doanh của mình thành các phần riêng biệt.
Ngoài ra, mẫu đề xuất một trang này cho phép bạn trình bày các mục tiêu kinh doanh, kết quả dự án và cách tiếp cận tổng thể về giá cả và lịch trình của dự án. Các bảng được định dạng sẵn cho phép bạn cung cấp thông tin chi tiết chính xác và phù hợp với dự án của mình — tất cả trong một tài liệu Word.
Bạn có thể sử dụng mẫu này như một giải pháp ngắn hạn cho các cuộc đàm phán hợp đồng hoặc gia hạn dự án cũ.
8. Mẫu đề xuất Microsoft Word của Template.net
Loại đề xuất lý tưởng: Không được yêu cầu, Không chính thức và Tiếp tục
Microsoft Word không được biết đến là nền tảng cao cấp cho các mẫu dự án được thiết kế tốt, nhưng Mẫu đề xuất dự án Template.net đã nâng tầm nó lên một bậc. Mẫu đề xuất dự án miễn phí này cho phép bạn trình bày dự án của mình cho các bên liên quan mà không cần họ phải xem một tài liệu Word nhàm chán.
Tuy nhiên, khả năng tùy chỉnh của nó, ngoài chỉnh sửa văn bản, khá giới hạn. Mẫu này cung cấp một bản phân tích chi tiết về tóm tắt điều hành, vấn đề, giải pháp và đối tượng. Đồng thời, mẫu này không để lại nhiều không gian cho sự sáng tạo.
Bạn có thể thêm các phần khác nhau và lập trình chúng trên hầu hết các thiết bị, giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch cho dự án của mình.
9. Mẫu đề xuất dự án cuối cùng của Microsoft Word bởi Template.net
Loại đề xuất lý tưởng: Được yêu cầu, Không được yêu cầu và Bổ sung
Đối với các học giả, giáo viên và sinh viên, đề xuất dự án học thuật này rất hữu ích để đề xuất các dự án nghiên cứu sắp tới với phân tích đơn giản nhưng chuyên nghiệp. Mẫu đề xuất dự án cuối cùng của Template.net University bao gồm một phần để cung cấp cho các tổ chức thêm thông tin về bạn hoặc nhóm của bạn.
Nó cũng có các phần giúp bạn cung cấp dòng thời gian cho chi tiết dự án, giá cả cho nghiên cứu và các điều khoản và điều kiện của dự án. Nếu bạn muốn có một mẫu phù hợp cho đề xuất dự án học tập của mình, đây là mẫu dành cho bạn.
10. Mẫu đề xuất dự án trang web Microsoft Word của Template.net
Loại đề xuất lý tưởng: Không chính thức, Gia hạn, Tiếp tục và Bổ sung
Bạn muốn đề xuất dự án trang web của mình cho một doanh nghiệp hoặc cung cấp chi tiết về quy trình của bạn qua một đề xuất được yêu cầu? Mẫu đề xuất dự án trang web của Template.net có thể phù hợp với bạn.
Trong mẫu đề xuất dự án này, bạn sẽ có được một bản phân tích đơn giản để nêu bật:
- Bạn là ai và công việc của bạn là gì
- Dòng thời gian của dự án và các ngày quan trọng
- Cấu trúc giá đề xuất của bạn để xây dựng trang web
- Các điều khoản và điều kiện của dự án trang web được đề xuất
Các nhà phát triển web chắc chắn đồng ý về một điều: các dự án có thể dễ dàng đi chệch hướng trong thời gian gấp rút. Đó là lý do tại sao bạn nên bao gồm tất cả các chi tiết dự án và các vấn đề tiềm ẩn về phạm vi dự án trực tiếp trong đề xuất dự án của mình.
6 loại đề xuất dự án
Các nhà quản lý dự án và trưởng dự án thường làm việc với sáu loại đề xuất dự án khác nhau, trong đó ghi rõ các mục tiêu dự án riêng của họ. Trước khi áp dụng một bản phác thảo đề xuất dự án mới, bạn nên làm quen với sáu loại đề xuất sau:
1. Đề xuất dự án được yêu cầu
Đúng như tên gọi, loại đề xuất dự án này xuất hiện khi ai đó yêu cầu hoặc đề nghị bạn đưa ra đề xuất. Mục tiêu là để nhận được lời khuyên hoặc hướng dẫn chuyên môn của bạn về một khung dự án cụ thể. Điều này thường được thực hiện thông qua RFP (Yêu cầu đề xuất) hoặc Request for Proposal (Yêu cầu đề xuất) và không cạnh tranh với các đề xuất khác (ví dụ: các doanh nghiệp hoặc cơ quan cạnh tranh).
2. Đề xuất dự án không được yêu cầu
Mặt khác, đề xuất không được yêu cầu thường được gửi mà không có yêu cầu cụ thể hoặc RFP. Mục tiêu của định dạng này là nêu bật lý do tại sao khung của bạn vượt trội, đó là lý do tại sao đề xuất không được yêu cầu thường được sử dụng trong các hồ sơ dự thầu của các nhà thầu.
3. Đề xuất dự án không chính thức
Đề xuất không chính thức được yêu cầu từ khách hàng hoặc doanh nghiệp không nhất thiết tìm kiếm RFP, mà là cách tiếp cận mang tính hội thoại hơn để giới thiệu dự án. Mục tiêu của định dạng này linh hoạt hơn vì yêu cầu ít chi tiết cụ thể hơn.
4. Đề xuất gia hạn dự án
Đề xuất gia hạn dự án được gửi đến khách hàng hiện tại nhằm tiếp tục, mở rộng hoặc nâng cấp dịch vụ theo khung đề xuất của bạn. Thông thường, mục tiêu của đề xuất này là nêu bật kết quả hoặc sản phẩm trước đó để thu hút thêm sự ủng hộ.
5. Đề xuất dự án tiếp tục
Thay vì thuyết phục khách hàng hoặc doanh nghiệp về kế hoạch của bạn, đề xuất dự án tiếp tục sẽ thông báo hoặc nhắc nhở các bên liên quan về ngày bắt đầu hoặc tiến độ hiện tại của dự án. Mục tiêu là giữ cho các bên liên quan được thông báo và cập nhật thông tin, thay vì thuyết phục họ chấp nhận đề xuất.
6. Đề xuất dự án bổ sung
Đề xuất dự án bổ sung hoạt động giống như một đề xuất tiếp theo. Tuy nhiên, loại đề xuất này không chỉ cung cấp thông tin cập nhật mà còn yêu cầu thêm nguồn lực, cho dù đó là nhân lực hay tài chính. Mục tiêu là thuyết phục các bên liên quan rằng cần thêm nguồn lực để hoàn thành kế hoạch ban đầu.
Ai được lợi từ việc sử dụng đề xuất dự án?
Kinh doanh: Đề xuất dự án rất quan trọng để các doanh nghiệp hiểu được phạm vi của dự án và đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn. Tài liệu này giúp họ theo dõi tiến độ và đảm bảo tất cả các bên liên quan đều biết về bất kỳ thay đổi hoặc cập nhật nào cần thiết cho dự án.
Quản lý dự án: Đề xuất dự án là yếu tố cần thiết để quản lý dự án thiết lập kỳ vọng và đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn. Tài liệu này nêu rõ dòng thời gian, ngân sách, phạm vi, mục tiêu, kết quả mong đợi và bất kỳ thông tin cần thiết nào khác liên quan đến dự án.
Những nội dung cần bao gồm trong tài liệu đề xuất dự án?
- Tóm tắt dự án: Mô tả ngắn gọn về dự án, trọng tâm và kết quả mong đợi. Phần này đóng vai trò giới thiệu kế hoạch của bạn và giúp các bên liên quan hiểu được tính phù hợp của kế hoạch.
- Mục tiêu/Mục đích của dự án: Mô tả rõ ràng mục tiêu mong muốn hoặc kết quả cuối cùng của dự án. Phần này nhấn mạnh những gì dự án của bạn dự định đạt được.
- Dòng thời gian dự án: Cung cấp dòng thời gian dự kiến để hoàn thành dự án, bao gồm các cột mốc quan trọng. Điều này giúp các bên liên quan đánh giá tính khả thi của dự án của bạn.
- Dự toán ngân sách: Phác thảo kế hoạch ngân sách chi tiết bao gồm phân bổ nguồn lực, chi phí nhân công và các chi phí dự án khác, giúp các bên liên quan có cái nhìn tổng quan về nhu cầu đầu tư tiềm năng.
- Đánh giá rủi ro: Nêu rõ những rủi ro và thách thức tiềm ẩn có thể phát sinh trong suốt thời gian thực hiện dự án, cho thấy rằng bạn đã chuẩn bị sẵn sàng cho những tình huống không lường trước được.
- Phương pháp luận: Giải thích cách tiếp cận hoặc phương pháp sẽ được sử dụng để đạt được các mục tiêu của dự án. Phần này cho biết kế hoạch của bạn để thực hiện dự án.
- Yêu cầu về nguồn lực: Chi tiết nhân lực, vật liệu và các nguồn lực khác cần thiết cho dự án. Thông tin này sẽ giúp làm rõ các nhu cầu cần thiết của dự án.
- Vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan: Chi tiết vai trò của từng thành viên, nhấn mạnh đóng góp của họ trong việc đạt được mục tiêu của dự án. Điều này giúp tăng cường trách nhiệm và sự rõ ràng cho nhóm.
- Đánh giá dự án: Phần này nêu rõ cách thức đánh giá và đo lường thành công của dự án. Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) sẽ được sử dụng để đánh giá hiệu quả và thành công của dự án.
- Kết luận/Kết thúc dự án: Một kết luận chu đáo tóm tắt mọi thứ từ mục tiêu, công việc, dòng thời gian và kết quả mong đợi của dự án. Phần này kết nối chặt chẽ tất cả các khía cạnh quan trọng của đề xuất.
- Phụ lục bổ sung: Bao gồm bất kỳ tài liệu, nguồn lực hoặc tài liệu bổ sung nào có thể cung cấp thêm thông tin rõ ràng hoặc hỗ trợ cho đề xuất dự án của bạn. Đây có thể là biểu đồ dữ liệu, mô hình, nghiên cứu hiện có, v.v.
Chiến thắng trong kinh doanh với các mẫu đề xuất dự án từ ClickUp
Đề xuất dự án không nhất thiết phải nhàm chán — hay nói cách khác — trong một tài liệu Word tẻ nhạt. May mắn thay, ClickUp có hàng trăm mẫu sẵn sàng giúp bạn khởi động kế hoạch dự án, đề xuất hoặc yêu cầu sắp tới.
Cho dù bạn cần bao gồm các bên liên quan, phân công công việc cho đồng nghiệp hay chỉ muốn cung cấp một bản đề xuất dự án ấn tượng hơn về mặt thị giác, ClickUp là giải pháp dành cho bạn.
Điểm nổi bật?
Tất cả các mẫu của chúng tôi đều hoàn toàn miễn phí. Tạo Không gian Làm việc của riêng bạn, áp dụng mẫu có sẵn và bắt đầu ngay hôm nay!