Truyền thống, các nhà quản lý dự án luôn tìm kiếm các phương pháp chiến lược để áp dụng nhằm giúp công việc trở nên dễ dàng hơn. Bất kỳ phương pháp nào giúp giảm thời gian hoàn thành dự án luôn được coi là một yếu tố đáng hoan nghênh.
Mục tiêu cuối cùng của các phương pháp này luôn là hoàn thành dự án đúng thời hạn, giảm chi phí dự án và loại bỏ các chi phí không cần thiết.
Trong số các phương pháp quản lý dự án này, chia công việc thành các công việc nhỏ hơn dường như là một kỹ thuật phổ biến luôn đóng vai trò khóa trong việc thúc đẩy năng suất dự án. Chia công việc thành các công việc nhỏ hơn giúp công việc dễ quản lý và dễ tiếp cận hơn.
Mẫu cấu trúc phân chia công việc (WBS) là gì?
Cấu trúc phân chia công việc là một biểu diễn trực quan các yếu tố phân cấp trong một dự án với mục tiêu cuối cùng là đạt được các kết quả dự án khác nhau. Sơ đồ hữu ích này cho phép các nhà quản lý dự án hình dung các khía cạnh quan trọng nhất của dự án khi họ làm việc để đạt được các mục tiêu mong muốn.
Sự sẵn có của các mẫu cấu trúc phân chia công việc là một khía cạnh đáng hoan nghênh vì nó đảm bảo các nhà quản lý dự án không phải mất thời gian chuẩn bị các mẫu WBS của họ. Là một nhà quản lý dự án, bạn có thể nhanh chóng nhận được một mẫu cấu trúc phân chia công việc miễn phí đáp ứng các yêu cầu của dự án.
Mẫu cấu trúc phân chia công việc là một biểu diễn theo thứ bậc hoặc trực quan của tất cả các bước cần thiết mà bạn cần thực hiện khi làm việc để hoàn thành các công việc đã đặt ra trong dự án của mình. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không cần phải mất thời gian để liệt kê tất cả các cột mốc cơ bản cần thiết cho dự án của mình.
6 mẫu cấu trúc phân chia công việc miễn phí trong Excel, Sheets & ClickUp
Tìm hiểu về các mẫu cấu trúc phân chia công việc là chưa đủ. Bạn cần biết thêm chi tiết về các mẫu phân chia công việc có thể sử dụng và các ví dụ mà bạn có thể xem xét cho dự án của mình. Bằng cách này, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc quyết định các mẫu nên xem xét cho các dự án sắp tới.
Dưới đây là một số mẫu cấu trúc phân chia công việc và ví dụ liên quan mà bạn nên xem xét.
1. Mẫu bảng trắng cấu trúc phân chia công việc của ClickUp
Các nhóm sản phẩm sẽ thích Mẫu bảng trắng cấu trúc phân chia công việc ClickUp này để dễ dàng hình dung phạm vi của một dự án bằng cách chia công việc thành các kết quả nhỏ. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi các kết quả dự án của mình cho từng giai đoạn!
Ngoài ra, tính năng Bảng trắng của chúng tôi rất dễ chỉnh sửa, thêm hoặc xóa các yếu tố trực quan để phù hợp với nhu cầu cụ thể của nhóm bạn. Đừng bao giờ mất dấu tất cả các phần đang chuyển động trong dự án tiếp theo của bạn!
2. Mẫu cấu trúc phân chia công việc của ClickUp
Mẫu cấu trúc phân chia công việc (WBS) của ClickUp là giải pháp hiệu quả để quản lý các dự án phức tạp một cách dễ dàng. Với mẫu này, bạn có thể chia công việc thành các phần cụ thể, hợp lý hóa sự hợp tác trong nhóm và theo dõi tiến độ dự án với các bản cập nhật thời gian thực. Tất cả điều này được thực hiện trong một định dạng trực quan, thân thiện với người dùng, không yêu cầu kỹ năng mã hóa hoặc phần mềm đặc biệt.
Bằng cách sử dụng mẫu WBS, bạn đảm bảo dự án của mình được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Nó giúp bạn xác định và tổ chức các kết quả và mục tiêu của dự án, tăng cường giao tiếp trong nhóm, làm rõ vai trò của từng thành viên và nâng cao hiệu quả tổng thể của dự án.
3. Mẫu ngân sách dự án ClickUp (với cấu trúc phân chia công việc)
Với Mẫu cấu trúc phân chia công việc ngân sách dự án của ClickUp, bạn có thể theo dõi tất cả các phần đang thay đổi của dự án và quan trọng nhất là ngân sách của bạn. Như bạn đã biết, theo dõi một dự án phức tạp là một thách thức.
Ngay cả những nhà quản lý dự án giỏi nhất cũng có thể bỏ sót những phần quan trọng, nhưng với ngân sách đã được thiết lập, những lỗi nhỏ có thể gây ra tổn thất rất lớn. May mắn thay, mẫu Ngân sách dự án (WBS) này giúp bạn theo dõi các kết quả dự án ở mỗi giai đoạn một cách dễ quản lý hơn.
4. Mẫu khối lượng công việc của nhân viên ClickUp
Quản lý khối lượng công việc của nhóm là yếu tố quan trọng để quyết định sự thành công của dự án. Bạn muốn nhóm của mình được phân công nhiệm vụ và trách nhiệm bất cứ lúc nào. Điều này sẽ đảm bảo năng suất tối đa cho tất cả nhân viên, là thành tựu đáng hoan nghênh đối với bất kỳ tổ chức nào.
Với Mẫu khối lượng công việc của nhân viên của ClickUp, bạn có thể quản lý hiệu quả khối lượng công việc của nhóm, phân bổ sức chứa cho nhóm và lập kế hoạch cho các dự án sắp tới. Mẫu này cho phép bạn xem công việc được giao cho từng cá nhân, đây là một khía cạnh được hoan nghênh trong mọi quản lý dự án.
5. Mẫu kế hoạch hành động ClickUp
Khía cạnh quan trọng nhất trong việc quản lý mọi dự án là kế hoạch hành động. Kế hoạch hành động là một kế hoạch chi tiết nêu ra tất cả các bước và hành động cần thiết để đạt được các mục tiêu cụ thể. Điều này có nghĩa là kế hoạch hành động chứa tất cả các bước hoặc hoạt động cần thiết phải thực hiện để đạt được một mục tiêu cụ thể.
Mẫu kế hoạch hành động là một cách hiệu quả để quản lý tất cả các hoạt động và vai trò cần thiết mà bạn nên thực hiện trong dự án của mình. Bạn muốn tập trung vào các mục tiêu của dự án.
Với Mẫu kế hoạch hành động của ClickUp, bạn sẽ dễ dàng hiểu hơn các kết quả dự án và đưa ra quyết định đúng đắn.
6. Mẫu WBS cho Google Trang tính & Excel của Vertex42
Mẫu cấu trúc phân chia công việc Excel từ Vertex42 là một cách tuyệt vời để tổ chức các dự án phức tạp. Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan về dự án, cho phép bạn xác định và quản lý các công việc và sự phụ thuộc một cách hiệu quả hơn.
Mẫu này sử dụng cấu trúc phân cấp, sử dụng các vết lõm cho các công việc phụ để dễ dàng theo dõi những việc cần làm.
3 loại ví dụ về cấu trúc phân chia công việc cho quản lý dự án
Đây là nơi cấu trúc phân chia công việc phát huy tác dụng và hỗ trợ quá trình chia nhỏ các dự án phức tạp thành các công việc dự án đơn giản, có thể thực hiện được. Cụ thể, cấu trúc phân chia công việc là một công cụ được thiết kế để giúp thực hiện công việc dự án bằng cách tích hợp phạm vi dự án, chi phí và các mốc thời gian dự án.
Mục đích cuối cùng của công cụ này là đảm bảo sự thống nhất trong tất cả các kế hoạch dự án. Thông thường, có ba loại cấu trúc phân chia công việc:
1. Cấu trúc phân chia công việc dựa trên kết quả
Trong cấu trúc phân chia công việc dựa trên kết quả, có mối quan hệ rõ ràng giữa kết quả hoặc thành quả của dự án và phạm vi dự án. Điều này có nghĩa là công việc cần hoàn thành đóng vai trò cơ bản trong việc ghi lại kết quả mong muốn.
Ví dụ: trong việc xây dựng một ngôi nhà, có mối quan hệ trực tiếp giữa nền móng và đào móng. Mẫu Bảng trắng phạm vi dự án của ClickUp là một cách tuyệt vời để hiển thị phạm vi toàn bộ dự án cho toàn bộ nhóm.
2. Cấu trúc phân chia công việc theo giai đoạn
Trong cấu trúc phân chia công việc theo giai đoạn, không có mối quan hệ trực tiếp giữa một sản phẩm đầu ra và sản phẩm đầu ra khác. Mặc dù phải hoàn thành nhiều yếu tố để dự án hoạt động như dự kiến, nhưng điều quan trọng là phải nhấn mạnh rằng mỗi yếu tố không ảnh hưởng đến sản phẩm đầu ra khác trong toàn bộ quá trình. Một dự án có thể dễ dàng được xử lý theo các giai đoạn với khoảng thời gian đáng kể giữa mỗi giai đoạn.
3. Cấu trúc phân chia công việc theo thời gian
Trong nhiều năm qua, các nhà quản lý dự án đã sử dụng cấu trúc phân chia công việc theo thời gian trong quản lý dự án. Tuy nhiên, phương pháp này ít được chú ý vì nó không chú trọng đến kết quả đầu ra mà chỉ chú trọng đến yếu tố thời gian.
Tuy nhiên, đây là một cấu trúc phân chia công việc cơ bản. Nhóm dự án có thể sử dụng phương pháp này để lập kế hoạch và chi tiết hóa giai đoạn dự án đang được xem xét.
Điều gì tạo nên một mẫu cấu trúc phân chia công việc tốt?
Như bạn đã biết, các dự án phức tạp đòi hỏi các phương pháp tiếp cận chiến lược để tránh rủi ro có thể xảy ra trong các cài đặt động. Đó là lý do tại sao việc xây dựng hoặc chọn một mẫu cấu trúc phân chia công việc tốt là rất quan trọng để tăng cơ hội hoàn thành các kết quả dự án. Rất khó để tìm được một mẫu WBS tốt trên thị trường. Tuy nhiên, một số khía cạnh tạo nên một mẫu cấu trúc phân chia công việc tốt.
Nó hướng đến kết quả
Là người quản lý dự án, mục tiêu cuối cùng của bạn là ghi nhận kết quả tích cực trong dự án. Thành công của bạn sẽ dựa trên kết quả bạn ghi nhận trong dự án. Do đó, cấu trúc phân chia công việc của bạn về cơ bản phải là một hệ thống hướng đến kết quả.
Điều này có nghĩa là mô tả trực quan về dự án của bạn phải tập trung vào kết quả dự án thay vì các hoạt động cụ thể cần thiết để đạt được kết quả đó. Thông thường, điều cần thiết là mô tả các yếu tố bằng danh từ thay vì động từ trong mẫu WBS của bạn.
Mẫu này có các yếu tố loại trừ lẫn nhau
Điều này luôn là một thách thức, nhưng bạn phải đảm bảo rằng các kết quả dự án của bạn không trùng lặp nhau. Mẫu cấu trúc phân chia công việc của bạn phải đảm bảo rằng mỗi cấp độ là độc lập với nhau.
Bạn không muốn các kết quả dự án khác nhau trùng lặp nhau, vì điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến toàn bộ dự án, đặc biệt là về quản lý rủi ro. Trong bất kỳ quản lý dự án nào, việc thực thi tính độc lập lẫn nhau là rất quan trọng trong việc giảm thiểu sự hiểu lầm và trùng lặp công việc.
Nó thể hiện các yếu tố phân cấp
Mỗi dự án phải tuân theo một phương pháp thời gian xác định, trong đó phân cấp là yếu tố thiết yếu. Mỗi "công việc con" trong sơ đồ luồng dự án cuối cùng phải có mối quan hệ phân cấp với nhiệm vụ "cha" của nó.
Điều này có nghĩa là khi bạn thêm tất cả các yếu tố "con" cần thiết, bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn để có được một bức tranh rõ ràng về "cha" hoặc kết quả cuối cùng của dự án.
Nó tuân theo quy tắc 100%
Thông thường, cấu trúc phân chia công việc có nhiều hình dạng và biểu mẫu khác nhau. Một số được tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của một dự án cụ thể, trong khi một số khác là chung chung.
Tuy nhiên, mặc dù mỗi cấu trúc phân chia công việc có vẻ hơi khác nhau, nhưng điều quan trọng là phải chỉ ra rằng tất cả chúng đều tuân theo quy tắc 100%. Điều này có nghĩa là mỗi cấp độ của cấu trúc phân chia công việc phải chiếm 100% cấp độ cha và đồng thời có ít nhất hai phần tử "con".
Có trách nhiệm rõ ràng của từng thành viên trong nhóm
Phân công công việc dự án là một trong những công việc phức tạp nhất trong quản lý dự án. Các nhà quản lý dự án đã phải vật lộn để phân công các công việc và trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm.
Điều này giải thích tại sao một số nhiệm vụ và trách nhiệm trùng lặp, dẫn đến năng suất thấp. Một mẫu WBS tốt nên phân công nhiệm vụ cho một nhóm hoặc một cá nhân cụ thể, điều này sẽ ngăn ngừa sự trùng lặp và các khía cạnh dự án không mong muốn khác.
Có 3 cấp độ chi tiết
Mẫu WBS chi tiết rất quan trọng vì nó đảm bảo rằng mọi khía cạnh của dự án đã được xử lý kỹ lưỡng. Bạn không muốn có một cấu trúc phân chia công việc chứa thông tin thiếu thốn. Bạn muốn có tất cả các chi tiết cần thiết để hỗ trợ thực hiện các công việc của dự án.
Đó là lý do tại sao bạn sẽ thấy nhiều mẫu cấu trúc phân chia công việc với ba cấp độ chi tiết. Ví dụ, một số nhánh của WBS sẽ được phân chia nhỏ hơn các nhánh khác, điều này có nghĩa là phạm vi dự án của bạn sẽ rất chi tiết.
Khi nào sử dụng mẫu WBS
Mẫu WBS có thể nghe như một thứ xa xỉ đối với hầu hết các chuyên gia quản lý dự án. Những người này có thể cảm thấy rằng một dự án lớn có thể hoạt động mà không cần thêm các khía cạnh không cần thiết vào hoạt động của nó. Tuy nhiên, mẫu cấu trúc phân chia công việc rất hữu ích trong các khía cạnh quản lý dự án khác nhau. Dưới đây là một số lĩnh vực cơ bản mà vai trò của mẫu cấu trúc phân chia công việc là không thể phủ nhận.
1. Thiết lập các phụ thuộc của dự án
Trong quản lý dự án, việc hiểu các phụ thuộc của dự án là rất quan trọng, giúp các nhà quản lý dự án dễ dàng đưa ra quyết định đúng đắn. Thông thường, mỗi dự án có rất nhiều phụ thuộc.
Đó là lý do tại sao việc quản lý một dự án phức tạp là một thách thức, đặc biệt là khi người quản lý dự án cảm thấy khó hiểu các mối phụ thuộc khác nhau và mối quan hệ giữa chúng.
Cấu trúc phân chia công việc thiết lập mối quan hệ giữa các phụ thuộc khác nhau của dự án. Là người quản lý dự án, bạn muốn hiểu rõ mọi yếu tố của dự án, và WBS giúp bạn đạt được điều đó.
2. Ước tính chi phí dự án
Chi phí là một khía cạnh cơ bản của mọi dự án. Là người quản lý dự án, bạn phải có ngân sách chính xác cho những gì dự án có thể tiêu tốn.
Thách thức nảy sinh khi chi phí dự án ước tính vượt quá kế hoạch ban đầu. Đây là vấn đề mà tất cả các nhà quản lý dự án hàng đầu đều muốn tránh. Tuy nhiên, với mẫu cấu trúc phân chia công việc, bạn sẽ có được thông tin chi tiết về chi phí của các dự án khác nhau.
Bạn có thể dễ dàng ước tính tất cả chi phí mà dự án của bạn sẽ cần để đạt được các kết quả dự án. Ước tính chi phí thực tế cho phép bạn hoàn thành dự án từ đầu đến cuối mà không gặp phải những thách thức về chi phí mà các nhà quản lý dự án thường phải đối mặt.
3. Xác định dòng thời gian và lịch trình dự án
Bên cạnh chi phí dự án, việc thiết lập dòng thời gian quản lý dự án luôn là một thách thức lớn đối với các nhà quản lý dự án. Mọi nhà quản lý dự án đều muốn có đủ thời gian để hoàn thành dự án của mình. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng xảy ra. Mọi dự án đều cần được hoàn thành trong một thời gian cụ thể để hỗ trợ các bên liên quan.
Là người quản lý dự án, mẫu cấu trúc phân chia công việc là công cụ hữu ích để xác định dòng thời gian và lịch trình dự án. Với mẫu này, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc xác định thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc trong dự án.
Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng dự án được hoàn thành trong thời gian đã định để mang lại lợi ích cho các bên liên quan đến dự án.
4. Xác định rủi ro dự án
Mỗi dự án được thực hiện trong một môi trường năng động, do đó, các yếu tố cơ bản có thể thay đổi, ảnh hưởng đến kết quả dự án. Là người quản lý dự án, bạn cần nhận thức được các rủi ro và sự không chắc chắn có thể xảy ra trong dự án để giải quyết các thách thức khi chúng xuất hiện.
Mẫu WBS không chỉ bao gồm các yếu tố của dự án và mối quan hệ giữa chúng. Nó còn nêu bật các rủi ro và sự không chắc chắn có thể xảy ra mà các quản lý dự án có thể phải đối mặt. Bạn cần mẫu cơ bản này vì nó sẽ giúp bạn phát hiện các rủi ro có thể xảy ra trong dự án và giải quyết chúng trước khi chúng ảnh hưởng đến kết quả dự án.
5. Đang theo dõi tiến độ dự án của bạn
Là người quản lý dự án, bạn muốn hiểu tiến độ hàng ngày của dự án. Hiểu tiến độ dự án là rất quan trọng, đặc biệt là trong việc phân tích xem dự án có nằm trong dòng thời gian và chi phí dự án đã quy định hay không. Với mẫu WBS, bạn sẽ nhanh chóng hiểu từng bước trong dự án và điều chỉnh để đáp ứng các yêu cầu về dòng thời gian và chi phí khi cần thiết.
Sắp xếp các dự án của bạn trong mẫu cấu trúc phân chia công việc
Là người quản lý dự án, bạn muốn đưa ra quyết định đúng đắn trong dự án tiếp theo. Do đó, bạn phải đảm bảo rằng mình có cấu trúc phân chia công việc rõ ràng và ngắn gọn để hỗ trợ quản lý thời gian, kiểm soát dự án và phân công nhiệm vụ.
Tại ClickUp, bạn có thể nhận được các mẫu cấu trúc phân chia công việc được thiết kế để đáp ứng nhu cầu dự án của bạn. Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay và bắt đầu quản lý dự án của bạn một cách hiệu quả.