Từ trước đến nay, các nhà quản lý dự án luôn tìm kiếm những phương pháp tiếp cận chiến lược để áp dụng nhằm giúp công việc trở nên dễ dàng hơn. Bất kỳ phương pháp nào giúp giảm thời gian cần thiết để hoàn thành dự án đều luôn được coi là một yếu tố tích cực.
Mục tiêu cuối cùng của các phương pháp này luôn là hoàn thành dự án đúng hạn, giảm chi phí dự án và loại bỏ các chi phí không cần thiết.
Trong số các phương pháp quản lý dự án này, việc chia công việc thành các công việc nhỏ hơn dường như là một kỹ thuật phổ biến luôn đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất dự án. Việc chia công việc thành các công việc nhỏ hơn giúp công việc trở nên dễ quản lý và dễ tiếp cận hơn.
Bạn đã chán việc phải cập nhật các mẫu này liên tục chưa?
Vào năm 2026, sẽ có một cách chủ động để hoàn thành việc cần làm!
Hãy cho chúng tôi biết bạn đang làm gì và nhận các trợ lý AI được thiết kế riêng cho công việc đó, sẵn sàng để cài đặt ngay lập tức.
Mẫu cấu trúc phân chia công việc (WBS) là gì?
Cấu trúc phân chia công việc là biểu diễn trực quan các yếu tố phân cấp trong một dự án, với mục tiêu cuối cùng là đạt được các sản phẩm đầu ra của dự án. Sơ đồ hữu ích này giúp các nhà quản lý dự án hình dung được những khía cạnh quan trọng nhất của dự án khi họ nỗ lực hướng tới việc đạt được các mục tiêu mong muốn.
Sự sẵn có của các mẫu cấu trúc phân chia công việc là một tính năng hữu ích, vì nó giúp các nhà quản lý dự án không phải tốn thời gian tự chuẩn bị các mẫu WBS của riêng mình. Với tư cách là nhà quản lý dự án, bạn có thể nhanh chóng tải về một mẫu cấu trúc phân chia công việc miễn phí phù hợp với yêu cầu của dự án.
Mẫu cấu trúc phân chia công việc là biểu diễn theo thứ bậc hoặc trực quan về các bước bạn cần thực hiện để hoàn thành các công việc được nêu trong dự án của mình. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không phải mất thời gian liệt kê tất cả các cột mốc quan trọng cơ bản cho dự án của mình.
❗️Không phải dự án mới nào cũng cần phải xây dựng một WBS mới từ đầu.
Các nhóm đang phát triển mà phải xây dựng WBS cho từng dự án thực chất đang tái tạo lại một cấu trúc vốn dĩ đã phải tồn tại sẵn. Cẩm nang này trình bày các hệ thống vận hành có thể lặp lại, có khả năng mở rộng trên mọi dự án khi nhóm của bạn phát triển. 👇🏼
6 mẫu cấu trúc phân chia công việc (WBS) miễn phí trên Excel, Sheets và ClickUp
Chỉ tìm hiểu về các mẫu WBS là chưa đủ. Bạn cần nắm rõ thêm chi tiết về các mẫu WBS có thể áp dụng và các ví dụ mà bạn có thể tham khảo cho dự án của mình. Nhờ đó, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn các mẫu phù hợp cho các dự án sắp tới.
Dưới đây là một số mẫu và ví dụ về cấu trúc phân chia công việc (WBS) liên quan mà bạn nên tham khảo.
1. Mẫu bảng trắng cấu trúc phân chia công việc (WBS) của ClickUp
Các nhóm sản phẩm sẽ rất thích Mẫu bảng trắng Cấu trúc phân chia công việc (WBS) của ClickUp này, giúp dễ dàng hình dung phạm vi của dự án bằng cách chia nhỏ công việc thành các đầu ra nhỏ. Điều này giúp việc theo dõi các đầu ra của dự án ở từng giai đoạn trở nên dễ dàng hơn!
Ngoài ra, tính năng Bảng trắng của chúng tôi cho phép bạn dễ dàng chỉnh sửa, thêm hoặc xóa các yếu tố trực quan để phù hợp với nhu cầu cụ thể của nhóm. Đừng bao giờ để mất dấu các yếu tố đang diễn biến trong dự án tiếp theo của bạn!
2. Mẫu cấu trúc phân chia công việc (WBS) của ClickUp
Mẫu Cấu trúc Phân chia Công việc (WBS) của ClickUp là giải pháp hiệu quả giúp bạn quản lý các dự án phức tạp một cách dễ dàng. Với mẫu này, bạn có thể chia các công việc thành các phần cụ thể, tối ưu hóa sự hợp tác trong nhóm và theo dõi tiến độ dự án thông qua các cập nhật theo thời gian thực. Tất cả đều được trình bày trong một định dạng trực quan, thân thiện với người dùng, không yêu cầu kỹ năng lập trình hay phần mềm chuyên dụng.
Việc sử dụng mẫu WBS giúp đảm bảo dự án của bạn được hoàn thành đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách. Mẫu này hỗ trợ bạn xác định và tổ chức các sản phẩm đầu ra và mục tiêu của dự án, nâng cao sự phối hợp trong nhóm, làm rõ vai trò của từng thành viên, đồng thời tăng cường hiệu quả tổng thể của dự án.
Mẫu ngân sách dự án ClickUp (kèm cấu trúc phân chia công việc)
Với Mẫu Cấu trúc Phân chia Công việc Ngân sách Dự án của ClickUp, bạn có thể theo dõi sát sao mọi khía cạnh của dự án — và quan trọng nhất — ngân sách của bạn. Như bạn đã biết, việc theo dõi một dự án phức tạp là một thách thức.
Ngay cả những nhà quản lý dự án giỏi nhất cũng có thể bỏ sót những phần quan trọng, nhưng khi ngân sách đã được xác định, những lỗi nhỏ cũng có thể gây ra chi phí rất lớn. May mắn thay, mẫu Ngân sách Dự án (WBS) này giúp bạn theo dõi các sản phẩm đầu ra của dự án ở từng giai đoạn một cách dễ quản lý hơn.
4. Mẫu tải khối lượng công việc cho nhân viên ClickUp
Việc quản lý khối lượng công việc của nhóm là yếu tố then chốt quyết định thành công của dự án. Bạn cần đảm bảo rằng nhóm luôn được phân công nhiệm vụ và trách nhiệm rõ ràng. Điều này sẽ đảm bảo năng suất tối đa cho toàn bộ nhân viên, đây là thành tựu đáng hoan nghênh đối với bất kỳ tổ chức nào.
Với Mẫu Quản lý Khối lượng công việc Nhân viên của ClickUp, bạn có thể quản lý hiệu quả khối lượng công việc của nhóm, phân bổ công việc cho nhóm sao cho phù hợp với năng lực và lập kế hoạch cho các dự án sắp tới. Mẫu này cho phép bạn theo dõi công việc được giao cho từng cá nhân, đây là một tính năng hữu ích trong mọi quy trình quản lý dự án.
5. Mẫu Kế hoạch Hành động ClickUp
Yếu tố quan trọng nhất trong việc quản lý mọi dự án là kế hoạch hành động. Kế hoạch hành động là một kế hoạch chi tiết nêu rõ tất cả các bước và hành động cần thiết để đạt được các mục tiêu cụ thể. Điều này có nghĩa là kế hoạch hành động bao gồm tất cả các bước hoặc hoạt động cần thiết phải được thực hiện để đạt được một mục tiêu cụ thể.
Mẫu Kế hoạch Hành động là một phương pháp hiệu quả để quản lý tất cả các hoạt động và vai trò cần thiết mà bạn cần thực hiện trong dự án của mình. Bạn cần duy trì sự tập trung vào các mục tiêu của dự án.
Với Mẫu Kế hoạch Hành động của ClickUp, bạn sẽ dễ dàng nắm bắt các kết quả đầu ra của dự án và đưa ra những quyết định đúng đắn hơn.
❗️Việc chọn sai mẫu có thể phá hỏng dự án ngay từ trước khi khởi động
Hãy đánh dấu trang hướng dẫn này nếu công việc của bạn vẫn còn thay đổi liên tục, mang tính chính trị hoặc chứa đầy các mối phụ thuộc. Hướng dẫn này sẽ chỉ ra khi nào WBS giúp các nhóm làm việc đồng bộ — và khi nào nó lại khiến họ đi chệch hướng.
6. Mẫu WBS trên Google Trang tính và Excel của Vertex42
Mẫu cấu trúc phân chia công việc (WBS) trên Excel từ Vertex42 là một công cụ tuyệt vời để tổ chức các dự án phức tạp. Mẫu này cung cấp cái nhìn tổng quan về dự án, giúp bạn xác định và quản lý các công việc cũng như mối quan hệ phụ thuộc một cách hiệu quả hơn.
Mẫu này sử dụng cấu trúc phân cấp, với các mức thụt lề cho các công việc con để giúp bạn dễ dàng theo dõi những việc cần làm.
3 loại ví dụ về cấu trúc phân chia công việc (WBS) trong quản lý dự án
Đây chính là lúc cấu trúc phân chia công việc phát huy tác dụng, giúp quá trình chia nhỏ các dự án phức tạp thành các công việc dự án đơn giản và khả thi. Cụ thể, cấu trúc phân chia công việc là một công cụ được thiết kế để hỗ trợ triển khai các công việc dự án bằng cách tích hợp phạm vi dự án, chi phí và các mốc thời gian cơ sở của dự án.
Mục đích cuối cùng của công cụ này là đảm bảo sự thống nhất trong tất cả các kế hoạch dự án. Theo truyền thống, có ba loại cấu trúc phân chia công việc:
1. Cấu trúc phân chia công việc dựa trên sản phẩm đầu ra
Trong cấu trúc phân chia công việc dựa trên sản phẩm đầu ra, có mối quan hệ rõ ràng giữa các sản phẩm đầu ra hoặc kết quả của dự án và phạm vi dự án. Điều này có nghĩa là công việc cần làm đóng vai trò cơ bản trong việc ghi nhận kết quả mong muốn.
Ví dụ, trong quá trình xây dựng một ngôi nhà, có mối quan hệ trực tiếp giữa việc đổ móng và đào móng. Mẫu Bảng trắng Phạm Vi Dự Án của ClickUp là một cách tuyệt vời để hiển thị phạm vi của toàn bộ dự án cho toàn bộ nhóm.
2. Cấu trúc phân chia công việc theo giai đoạn
Trong cấu trúc phân chia công việc theo giai đoạn, không có mối quan hệ trực tiếp giữa các sản phẩm đầu ra với nhau. Mặc dù nhiều yếu tố phải được hoàn thành để dự án diễn ra như dự kiến, nhưng điều quan trọng cần nhấn mạnh là mỗi yếu tố không ảnh hưởng đến các sản phẩm đầu ra khác trong toàn bộ quy trình. Một dự án có thể dễ dàng được triển khai theo các giai đoạn với khoảng thời gian đáng kể giữa mỗi giai đoạn.
3. Cấu trúc phân chia công việc theo thời gian
Trong nhiều năm qua, các nhà quản lý dự án đã sử dụng các cấu trúc phân chia công việc dựa trên thời gian trong quản lý dự án. Tuy nhiên, phương pháp này ít được chú ý vì nó tập trung vào yếu tố thời gian thay vì các sản phẩm đầu ra.
Tuy nhiên, đây là một cấu trúc phân chia công việc thiết yếu. Nhóm dự án có thể sử dụng phương pháp này để lập kế hoạch và chi tiết hóa giai đoạn dự án đang được xem xét.
Điều gì tạo nên một mẫu cấu trúc phân chia công việc tốt?
Như bạn đã biết, các dự án phức tạp đòi hỏi những phương pháp tiếp cận chiến lược để tránh các rủi ro tiềm ẩn trong môi trường thay đổi liên tục. Đó là lý do tại sao việc xây dựng hoặc lựa chọn một mẫu WBS tốt là điều thiết yếu để nâng cao khả năng hoàn thành các sản phẩm đầu ra của dự án. Việc tìm được một mẫu WBS tốt trên thị trường không hề dễ dàng. Tuy nhiên, có một số yếu tố tạo nên một mẫu WBS tốt.
Nó hướng đến kết quả
Với tư cách là người quản lý dự án, mục tiêu cuối cùng của bạn là đạt được kết quả tích cực trong dự án. Thành công của bạn sẽ phụ thuộc vào các kết quả mà bạn ghi nhận được trong dự án. Do đó, cấu trúc phân chia công việc của bạn về cơ bản phải là một hệ thống định hướng vào sản phẩm đầu ra.
Điều này có nghĩa là biểu diễn trực quan về dự án của bạn phải tập trung vào kết quả dự án thay vì các hoạt động cụ thể cần thiết để đạt được những kết quả đó. Thông thường, việc mô tả các yếu tố bằng danh từ thay vì động từ trong mẫu WBS của bạn là rất quan trọng.
Mẫu này bao gồm các thành phần loại trừ lẫn nhau
Điều này luôn là một thách thức, nhưng bạn phải đảm bảo rằng các sản phẩm đầu ra của dự án không trùng lặp. Mẫu cấu trúc phân chia công việc của bạn phải đảm bảo rằng mỗi cấp độ là độc lập với nhau.
Bạn không muốn các sản phẩm đầu ra của dự án chồng chéo lên nhau, vì điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến toàn bộ dự án, đặc biệt là trong khía cạnh quản lý rủi ro. Trong bất kỳ hoạt động quản lý dự án nào, việc đảm bảo tính độc lập lẫn nhau giữa các công việc là yếu tố then chốt để giảm thiểu sự hiểu lầm và việc làm trùng lặp.
Nó trình bày các yếu tố theo thứ bậc
Mỗi dự án phải tuân theo một phương pháp tiếp cận theo trình tự thời gian đã được xác định, trong đó tính phân cấp là yếu tố thiết yếu. Mỗi “công việc con” trên sơ đồ luồng công việc cuối cùng của dự án phải có mối quan hệ phân cấp với “nhiệm vụ cha” của nó.
Điều này có nghĩa là khi bạn thêm tất cả các phần tử “con” cần thiết, bạn sẽ có nhiều khả năng hơn để hình dung rõ ràng về phần tử “cha” hoặc kết quả cuối cùng của dự án.
Nó tuân theo quy tắc 100%
Theo truyền thống, cấu trúc phân chia công việc có nhiều hình thức và dạng thức khác nhau. Một số được tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của một dự án nhất định, trong khi một số khác mang tính chung chung.
Tuy nhiên, mặc dù mỗi cấu trúc phân chia công việc có vẻ hơi khác nhau, nhưng điều quan trọng cần lưu ý là tất cả đều tuân theo “quy tắc 100%”. Điều này có nghĩa là mỗi cấp độ trong cấu trúc phân chia công việc phải chiếm 100% của cấp độ cha, đồng thời phải có ít nhất hai phần tử “con”.
Các trách nhiệm của nhóm được phân định rõ ràng
Việc phân công công việc dự án là một trong những công việc phức tạp nhất trong quản lý dự án. Các nhà quản lý dự án đã gặp nhiều khó khăn trong việc phân công công việc và trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm.
Điều này giải thích tại sao một số nhiệm vụ và trách nhiệm lại trùng lặp, dẫn đến năng suất thấp. Một mẫu WBS tốt nên phân công nhiệm vụ cho một nhóm cụ thể hoặc một cá nhân, điều này sẽ ngăn chặn sự trùng lặp và các vấn đề không mong muốn khác trong dự án.
Có 3 cấp độ chi tiết
Một mẫu WBS chi tiết là rất quan trọng vì nó đảm bảo rằng mọi khía cạnh của dự án đều đã được xem xét kỹ lưỡng. Bạn không muốn có một cấu trúc phân chia công việc chỉ chứa thông tin sơ sài. Bạn cần tất cả các chi tiết cần thiết để hỗ trợ việc thực hiện các công việc của dự án.
Đó là lý do tại sao bạn sẽ gặp nhiều mẫu cấu trúc phân chia công việc (WBS) với ba mức độ chi tiết. Ví dụ, một số nhánh của WBS sẽ được chia nhỏ hơn so với các nhánh khác, điều này có nghĩa là phạm vi dự án của bạn sẽ được mô tả rất chi tiết.
Khi nào nên sử dụng mẫu WBS
Mẫu WBS có thể nghe có vẻ như là một thứ xa xỉ đối với phần lớn các chuyên gia quản lý dự án. Những người này có thể cho rằng một dự án lớn vẫn có thể vận hành mà không cần thêm các yếu tố không cần thiết vào quy trình hoạt động của nó. Tuy nhiên, mẫu cấu trúc phân chia công việc lại rất hữu ích trong nhiều khía cạnh của quản lý dự án. Dưới đây là một số lĩnh vực cơ bản mà vai trò của mẫu cấu trúc phân chia công việc là không thể phủ nhận.
1. Xác định các mối quan hệ phụ thuộc trong dự án
Trong quản lý dự án, việc hiểu rõ các mối phụ thuộc trong dự án là điều thiết yếu, giúp các nhà quản lý dự án dễ dàng đưa ra các quyết định đúng đắn hơn. Thông thường, mỗi dự án đều có rất nhiều mối phụ thuộc.
Đó là lý do tại sao việc quản lý một dự án phức tạp lại đầy thách thức, đặc biệt là khi người quản lý dự án gặp khó khăn trong việc nắm bắt các mối quan hệ phụ thuộc khác nhau và cách chúng liên kết với nhau.
Cấu trúc phân chia công việc (WBS) thiết lập mối quan hệ giữa các yếu tố phụ thuộc khác nhau trong dự án. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn cần hiểu rõ từng yếu tố của dự án, và WBS sẽ giúp bạn đạt được điều đó.
2. Ước tính chi phí dự án
Chi phí là một khía cạnh cơ bản của mọi dự án. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn phải có một ngân sách chính xác cho những khoản chi phí mà dự án có thể phát sinh.
Những thách thức nảy sinh khi chi phí dự án ước tính vượt quá mức bạn đã có kế hoạch. Đây là vấn đề mà tất cả các nhà quản lý dự án hàng đầu đều muốn tránh. Tuy nhiên, với mẫu cấu trúc phân chia công việc, bạn sẽ có được thông tin chi tiết về chi phí của các dự án khác nhau.
Bạn có thể dễ dàng ước tính toàn bộ chi phí mà dự án sẽ cần để đạt được các sản phẩm đầu ra của dự án. Các ước tính chi phí thực tế giúp bạn hoàn thành dự án từ đầu đến cuối mà không gặp phải những thách thức về chi phí thường gặp mà các nhà quản lý dự án phải đối mặt.
3. Xác định dòng thời gian thực hiện và lịch trình dự án
Bên cạnh chi phí dự án, việc thiết lập dòng thời gian quản lý dự án luôn là một thách thức lớn đối với các nhà quản lý dự án. Mọi nhà quản lý dự án đều mong muốn có đủ thời gian để hoàn thành dự án của mình. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng xảy ra. Mỗi dự án đều cần phải được hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể để hỗ trợ các bên liên quan khác nhau.
Với tư cách là người quản lý dự án, mẫu cấu trúc phân chia công việc là công cụ không thể thiếu để xác định dòng thời gian và lịch trình dự án. Nhờ có mẫu này, việc xác định thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc trong dự án sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Điều này sẽ giúp đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn đã định, mang lại lợi ích cho các bên liên quan của dự án.
4. Xác định rủi ro của dự án
Mỗi dự án đều được triển khai trong một môi trường năng động, do đó các yếu tố cơ bản có thể thay đổi, ảnh hưởng đến các sản phẩm đầu ra của dự án. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn cần nhận thức được các rủi ro và yếu tố không chắc chắn có thể xảy ra để giải quyết những thách thức này ngay khi chúng xuất hiện.
Mẫu WBS không chỉ bao gồm các thành phần của dự án và mối quan hệ giữa chúng, mà còn nêu bật các rủi ro và yếu tố không chắc chắn tiềm ẩn mà các nhà quản lý dự án có thể phải đối mặt. Bạn cần mẫu cơ bản này vì nó sẽ giúp bạn phát hiện các rủi ro tiềm ẩn của dự án và xử lý chúng trước khi chúng ảnh hưởng tiêu cực đến các sản phẩm đầu ra của dự án.
5. Đang theo dõi tiến độ dự án
Với tư cách là người quản lý dự án, bạn cần nắm rõ tiến độ hàng ngày của dự án. Việc nắm bắt tiến độ dự án là vô cùng quan trọng, đặc biệt trong việc phân tích xem dự án có nằm trong dòng thời gian và ngân sách đã định hay không. Với mẫu WBS, bạn sẽ nhanh chóng nắm rõ từng bước trong dự án và điều chỉnh để đáp ứng các yêu cầu về thời gian và chi phí khi cần thiết.
Sắp xếp các dự án của bạn trong mẫu cấu trúc phân chia công việc
Với tư cách là người quản lý dự án, bạn muốn đưa ra những quyết định đúng đắn trong dự án tiếp theo. Do đó, bạn phải đảm bảo rằng mình có một cấu trúc phân chia công việc rõ ràng và súc tích, giúp hỗ trợ việc quản lý thời gian, kiểm soát dự án và phân công nhiệm vụ.
Tại ClickUp, bạn có thể tìm thấy các mẫu cấu trúc phân chia công việc được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của dự án. Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay và bắt đầu quản lý dự án của bạn một cách hiệu quả.