Để duy trì tính phù hợp và năng suất trong bất kỳ ngành nghề nào, các chuyên gia cần luôn cập nhật những thay đổi và phát triển cùng với ngành khi ngành đó đạt đến những đỉnh cao mới. Lĩnh vực quản lý dự án đòi hỏi điều này và hơn thế nữa, và đó là lý do tại sao chúng tôi cung cấp cho bạn danh sách các thuật ngữ quản lý dự án đầy ý nghĩa này để hỗ trợ bạn trên con đường phát triển!
A-E: Từ Agile đến Quản lý Giá trị Đạt được
Agile
Đừng chấp nhận bất kỳ phương pháp nào khác nếu bạn cần một phương pháp quản lý dự án cho phép thu thập phản hồi từ khách hàng theo thời gian thực ở mọi giai đoạn phát triển dự án. Phương pháp Agile hỗ trợ sự hợp tác, tổ chức cá nhân và khả năng mở rộng tùy theo nhu cầu của dự án và các bên liên quan. Phương pháp này chia các sản phẩm phức tạp và quy mô lớn thành các phần nhỏ, dễ quản lý được gọi là các đợt sprint.
Quản lý dự án Agile
Quản lý dự án Agile là một phương pháp quản lý dự án dễ dàng thích ứng, được các nhà phát triển phần mềm và quản lý sản phẩm sử dụng. Phương pháp này chia dự án thành các giai đoạn, trong đó các công việc cần được rà soát định kỳ dựa trên phản hồi của khách hàng. Phương pháp này mang lại phong cách lặp lại và tính linh hoạt cho công tác quản lý dự án của bạn, tập trung vào sự hài lòng của khách hàng và sự hợp tác.
Lập kế hoạch dự án theo phương pháp Agile
“Đây không phải là điều tôi mong đợi!” Để tránh những phản hồi như vậy từ khách hàng, hãy cân nhắc áp dụng phương pháp luận dự án có khả năng mở rộng, chia dự án thành các đợt sprint kéo dài hai tuần. Ai lại không cần thời gian hoàn thành kỷ lục, kết hợp với phản hồi kịp thời, tính minh bạch, quản lý thời gian hiệu quả và đảm bảo trong phạm vi ngân sách?
Bản thiết kế
Khi nảy sinh sự nhầm lẫn trong việc giải thích các thuật ngữ lập trình, hãy đổ lỗi cho "bản thiết kế". Bản thiết kế là tập hợp các ý tưởng có liên quan nhưng lại có những điểm khác biệt tinh tế. Thuật ngữ này trong quản lý dự án cũng đề cập đến biểu diễn đồ họa của thiết kế phần mềm. Nó cung cấp một bản trình bày trực quan tóm tắt về một dự án hoặc khái niệm phức tạp.
Nghiên cứu điển hình
Một nghiên cứu điển hình là một câu chuyện phân tích sâu sắc về các vấn đề thực tế và việc áp dụng các khái niệm vào xã hội. Bạn sẽ thấy nhiều ví dụ thực tế giúp làm rõ khía cạnh thực tiễn của các khái niệm lý thuyết liên quan đến thuật ngữ quản lý dự án này.
Chỉ mục hiệu quả chi phí
Khi đánh giá hiệu quả của một dự án liên quan đến ngân sách, chỉ mục Hiệu suất Chi phí (CPI) cho biết dự án có hiệu quả về chi phí hay không. Dự án có nằm trong, dưới hay vượt quá ngân sách? Công thức tính là CPI = giá trị thu được (EV) / chi phí thực tế (AC).
Quản lý dự án theo chuỗi quan trọng
Một phương pháp quản lý tích hợp các công việc, dòng thời gian và nguồn lực cần thiết để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn và trong phạm vi ngân sách. Phương pháp này đánh giá sức chứa của nhóm trong việc hoàn thành dự án dựa trên nhu cầu và các nguồn lực sẵn có.
Phương pháp Đường dẫn quan trọng
Đường dẫn quan trọng xác định các yếu tố thiết yếu cần thiết để hoàn thành một công việc. Mục đích của nó là nâng cao hiệu quả bằng cách loại bỏ các hoạt động không liên quan và lãng phí thời gian. Nếu cần thiết, có thể phân bổ thêm nguồn lực cho các công việc quan trọng để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành dự án.
Yếu tố quyết định thành công
67% dự án thất bại do quản lý thời gian hoặc ngân sách không hiệu quả. Các nhà quản lý dự án thông minh tránh được rủi ro bằng cách xây dựng một kế hoạch chiến lược. Các yếu tố quyết định thành công chính là những thành phần cấu thành nên kế hoạch chiến lược hoặc kế hoạch công việc, đảm bảo dự án đạt được thành công.
Các nhà quản lý dự án cần xác định các yếu tố quan trọng cụ thể như yêu cầu, cột mốc, sản phẩm đầu ra, phần mềm và kế hoạch giao tiếp cởi mở.
Các mối phụ thuộc
Mối quan hệ tương tác trong quản lý dự án xảy ra khi một công việc, một điều kiện hoặc một sự kiện phụ thuộc vào việc hoàn thành một công việc trước đó hoặc một công việc tiếp theo. Các mối phụ thuộc xác định thứ tự ưu tiên giữa các công việc và thứ tự thực hiện của chúng nhằm duy trì một quy trình làm việc ổn định.
Quản lý giá trị thu được
Quản lý dự án đòi hỏi một phương pháp định lượng để đánh giá liên tục tiến độ của dự án. Quản lý Giá trị Đạt được (Earned Value Management) cung cấp các tham số để đánh giá tiến độ dự án so với tiến độ và ngân sách được phân bổ. Các nhà quản lý dự án sử dụng các tham số này để dự báo tiến độ dự án và điều chỉnh khi có sự chênh lệch phát sinh.
F-L: Tăng tốc tiến độ đến thời gian hoàn thành
Thúc đẩy tiến độ
Đôi khi một dự án bị chậm tiến độ. Có thể đổ lỗi cho tình trạng kiệt sức, thiếu nguồn lực, mục tiêu không rõ ràng và giao tiếp kém, nhưng điều đó không thể phủ nhận sự cần thiết phải đạt được các cột mốc quan trọng. Làm sao khác được, ngoài việc đẩy nhanh tiến độ dự án bằng cách áp dụng các thủ thuật nén tiến độ! Do đó, việc đẩy nhanh tiến độ bao gồm các chiến thuật như chồng chéo các công việc hoặc thực hiện chúng song song để hoàn thành dự án đúng hạn giao ban đầu.
Sơ đồ luồng
Là một công cụ giải quyết vấn đề, nó kết nối các phần của dự án và cải thiện luồng thông tin cũng như quá trình xử lý thông tin. Ngoài ra, phần mềm sơ đồ luồng còn có thể thực hiện các hàm khác, chẳng hạn như đơn giản hóa các khái niệm phức tạp để giúp người dùng dễ hình dung và hiểu rõ hơn.
Quy trình/Phát triển lặp đi lặp lại và tăng dần
Mô hình phát triển phần mềm lặp lại bao gồm việc lặp lại các hoạt động theo chu kỳ hoặc các lần lặp. Quá trình này dẫn đến việc tạo ra các phiên bản mới của phần mềm cho đến khi phiên bản mong muốn hoặc tốt nhất được phát triển.
Phương pháp tăng dần chia nhỏ công việc phát triển phần mềm thành các phần nhỏ. Việc phát triển mỗi phần sẽ cải thiện phần trước đó, nhờ đó dự án có tiến độ theo từng giai đoạn. Quá trình lặp lại và tăng dần, đúng như bạn nói, kết hợp hai phương pháp bổ sung cho nhau này để các cải tiến trong dự án diễn ra ở mọi giai đoạn phát triển chứ không theo kiểu tuyến tính.
Bảng Kanban
Bảng Kanban cho phép bạn theo dõi các công việc đang chờ xử lý, đang tiến độ và đã hoàn thành theo thời gian thực. Phương pháp Kanban chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ. Trong phương pháp này, bạn sử dụng giấy ghi chú dán hoặc thẻ Kanban để thể hiện trực quan các công việc.
Bảng Kanban cung cấp thông tin giúp các nhà quản lý loại bỏ các công việc không liên quan và lãng phí. Nó giúp các nhóm làm việc với năng suất cao hơn bằng cách tăng cường sự tập trung vào các yếu tố then chốt của quy trình phát triển.
Các chỉ số hiệu suất chính
Quản lý dự án hiệu quả đòi hỏi phải có một khung mục tiêu hoặc chỉ tiêu rõ ràng. Vậy làm thế nào để sắp xếp và đánh giá chúng theo mức độ ưu tiên? Đó chính là lúc các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) phát huy tác dụng bằng cách cung cấp các chỉ số đo lường để đánh giá hiệu quả của bạn trong việc đạt được các mục tiêu hoặc chỉ tiêu chính.
Chỉ số này đang theo dõi hiệu suất trong các mục tiêu chính. Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) thay đổi tùy thuộc vào việc kinh doanh coi yếu tố nào là chỉ số chính để đo lường thành công của mình.
Thời gian thực hiện
Thời gian thực hiện (Lead time) là khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành một đơn đặt hàng sau khi khách hàng đặt hàng. Chỉ số này đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp vì nó phản ánh trực tiếp vào năng suất công việc và sự hài lòng của khách hàng, bất kể giai đoạn hay bản chất của dự án. Chỉ số này xoay quanh:
- Tạo/lập hoặc phát triển sản phẩm: thời lượng cần thiết để một sản phẩm theo yêu cầu được đưa ra thị trường
- Quản lý chuỗi cung ứng: khoảng thời gian từ khi đặt đơn đặt hàng cho đến khi sản phẩm đến tay khách hàng
- Quản lý dự án: tổng thời lượng cần thiết để hoàn thành tất cả các công việc theo yêu cầu của dự án
M-P: Từ Chương trình cuộc họp đến Dòng thời gian dự án
Chương trình cuộc họp
Giao tiếp cởi mở và hiệu quả trong các cuộc họp nhóm giúp các thành viên tập trung vào mục tiêu và mục tiêu. Để tận dụng tối đa một cuộc họp, cần có chương trình họp – tức là bản tóm tắt các vấn đề dự kiến thảo luận trong phiên họp. Dù là chương trình họp đơn giản hay chính thức, điều này đều giúp tránh lãng phí thời gian vào những vấn đề vụn vặt, đi chệch khỏi chủ đề và bỏ sót các vấn đề then chốt của dự án.
Bạn nên tham khảo ý kiến của các thành viên khác trong nhóm khi lập chương trình làm việc cho cuộc họp để họ có thời gian chuẩn bị. Ngoài ra, họ cần biết những việc cần làm trước và sau cuộc họp cũng như vai trò của mình trong cuộc họp.
Biên bản cuộc họp
Sau khi tham dự một cuộc họp, bạn có thể ghi lại danh sách những điểm chính mà bạn rút ra được từ cuộc thảo luận và các bài trình bày. Đó là những ghi chú không chính thức hoặc ghi chú cuộc họp. Chúng không phải là biên bản cuộc họp. Biên bản cuộc họp là phiên bản chính thức của ghi chú cuộc họp và được tất cả những người tham dự nhất trí thông qua như một bản ghi chép chính xác về tất cả những gì đã được thảo luận hoặc diễn ra trong cuộc họp.
Cột mốc
Mỗi dự án đều có những thành tựu chính hoặc các mốc kiểm tra được sử dụng để xác định các giai đoạn quan trọng trong quá trình phát triển dự án. Do đó, một cột mốc (milestone) chỉ ra một sự kiện quan trọng trong quá trình phát triển dự án. Nó giúp nhóm theo dõi tiến độ so với các mục tiêu đã đề ra.
Nếu thiếu những thuật ngữ này, sẽ không thể có cái nhìn tổng quan về các cột mốc thời gian hoặc cấu trúc dự án. Các nhà quản lý khác nhau sử dụng các yếu tố như ngày đáo hạn cụ thể theo lịch trình dự án hoặc việc đạt được sự chấp thuận từ các bên liên quan của dự án để xác định các cột mốc quan trọng.
Bản đồ Tư duy
Nếu bạn hình dung một cái cây có nhiều nhánh, bạn đang trên đường nắm bắt khái niệm Bản đồ Tư duy này. Bản đồ Tư duy định nghĩa một khái niệm chính với các ý tưởng hoặc khái niệm phụ liên quan phát triển từ đó. Chúng rất hữu ích trong việc lập kế hoạch và quản lý dự án từ xa cũng như tại chỗ.
Mỗi nhánh của Bản đồ Tư duy đều có một từ khóa hoặc hình ảnh phát triển từ đó. Toàn bộ Bản đồ trở nên sinh động với các màu sắc khác nhau để phân biệt từng phần. Nó kết nối các ý tưởng với khái niệm chính nhằm giải quyết vấn đề, tổ chức công việc, động não và lập kế hoạch.
Tuyên bố sứ mệnh
Nếu được yêu cầu mô tả công ty của bạn, bạn sẽ có rất nhiều điều để nói: tầm quan trọng của công ty đối với ngành hoặc xã hội, địa điểm, hoạt động kinh doanh, mục tiêu, bản chất của dịch vụ hoặc sản phẩm, khách hàng, và còn nhiều điều khác nữa. Tóm tắt tất cả những điều đó thành một câu, và bạn sẽ có tuyên bố sứ mệnh của công ty! Một tuyên bố sứ mệnh tốt sẽ là điểm thu hút khi nó nhận diện được nhu cầu của khách hàng hoặc các giải pháp mà công ty cung cấp.
Mục tiêu
Việc phát triển kinh doanh hoặc triển khai dự án sẽ không còn phức tạp nếu bạn có một mục tiêu rõ ràng. Mục tiêu hoặc mục đích bao gồm các mục tiêu mà bạn đặt ra để định hướng cho các công việc hoặc hoạt động của mình. Thông qua đó, bạn có thể tăng cường trách nhiệm giải trình, xác định và giải quyết vấn đề, đồng thời tập trung vào những lĩnh vực cần cải thiện. Mục tiêu này hỗ trợ tầm nhìn của công ty bạn như đã được nêu trong tuyên bố sứ mệnh. Hoàn thành mục tiêu cụ thể sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu tổng thể.
Các hoạt động của dự án
Hoạt động dự án là một công việc bao gồm các công việc con. Việc hoàn thành các công việc con sẽ dẫn đến việc đạt được cột mốc hoặc nhiệm vụ chính đó. Ví dụ, trong trường hợp nhiệm vụ chính là tạo bản trình bày, các công việc con sẽ bao gồm: thu thập nội dung, thiết kế bộ slide, xem xét với các bên liên quan chính và hoàn thiện sản phẩm cuối cùng.
Ngân sách dự án
Ngân sách dự án cung cấp tổng ước tính hoặc dự báo chi tiêu hoặc chi phí cần thiết để hoàn thành dự án trong một kỳ cụ thể. Ngân sách này nêu rõ các chi phí ở từng giai đoạn trong chu kỳ của dự án. Việc tính toán sai các yêu cầu ngân sách có thể dẫn đến thâm hụt hoặc sử dụng sai mục đích nguồn vốn, từ đó cản trở việc hoàn thành các sản phẩm đầu ra. Ngân sách dự án là một yếu tố trong quá trình phê duyệt dự án nhằm đánh giá hiệu quả thực hiện.
Các sản phẩm đầu ra của dự án
Kết quả đầu ra là những thành quả của các hoạt động cấu thành nên một dự án. Điều này có nghĩa là kết quả đầu ra của dự án không phải là kết quả cuối cùng của dự án. Kết quả đầu ra của dự án là các dịch vụ hoặc sản phẩm thu được từ dự án và được bàn giao cho khách hàng. Một kết quả đầu ra phải được các bên liên quan phê duyệt và đóng một vai trò cụ thể trong các mục tiêu của dự án.
Mục tiêu dự án
Mỗi khi một dự án đi vào thực hiện, nó đều bắt đầu bằng một tuyên bố rõ ràng về kết quả mong muốn. Những tuyên bố này xác định mục tiêu dự án bằng cách nêu rõ dự báo tổng thể về những gì dự án sẽ đạt được. Nếu mục tiêu dự án chỉ xác định kết quả, chúng sẽ trở nên mơ hồ.
Bạn có thể khắc phục sự mơ hồ này bằng cách thu hẹp phạm vi xuống các khía cạnh cụ thể của dự án như mục tiêu về thời gian, mục tiêu về hiệu suất và mục tiêu về nguồn lực. Vì vậy, nếu bạn có kế hoạch có 20 khách hàng mới trong năm tới, bạn phải đánh giá và xem liệu mục tiêu của mình có khả thi, có thời hạn, có thể đo lường được, thực tế và cụ thể hay không, để được coi là một mục tiêu dự án hợp lệ.
Chu kỳ dự án
Chúng ta thường nghe nói rằng hầu như mọi thứ đều có khởi đầu và kết thúc. Điều này cũng áp dụng cho dự án của bạn. Chu kỳ dự án là quá trình mà một dự án trải qua từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Đây thực sự là một khái niệm đáng e ngại, nếu bạn nghĩ rằng nó bao hàm việc quản lý tất cả các khía cạnh cấu thành chu kỳ dự án: các sản phẩm đầu ra, nhóm, quy trình và nhu cầu của khách hàng.
Viện Quản lý Dự án (PMI)
Hiệp hội phi lợi nhuận này cấp tư cách thành viên chuyên nghiệp cho các nhà quản lý chương trình và nhà quản lý dự án. Ngoài ra, PMI còn cấp cho các thành viên chứng chỉ Chuyên gia Quản lý Dự án (PMP) được công nhận trên toàn thế giới. Chứng chỉ này giúp các nhà tuyển dụng và khách hàng tin tưởng vào năng lực chuyên môn của các chuyên gia trong việc quản lý dự án. Xét đến số nguồn lực được đầu tư vào các dự án, việc đảm bảo rằng nhóm của bạn có một chuyên gia được chứng nhận đứng đầu là điều rất đáng giá.
Quản lý dự án
Đây là người được giao trách nhiệm lập kế hoạch và chỉ đạo dự án đến khi hoàn thành bằng cách đảm bảo các mốc thời gian, ngân sách và sản phẩm đầu ra luôn được chú trọng. Họ định hướng chu kỳ đời sống của dự án bằng cách khai thác nguồn lực để tối đa hóa hiệu quả, giảm chi phí đồng thời tăng doanh thu, và định hình sứ mệnh và mục tiêu tổng thể của tổ chức. Các nhiệm vụ cụ thể của một nhà quản lý dự án (PM) phụ thuộc vào đặc thù của ngành nghề và loại hình dự án liên quan.
Mục tiêu của dự án
"Mục tiêu" và "mục đích" là hai thuật ngữ khác nhau trong quản lý dự án. Mục đích dự án là những tuyên bố cụ thể về những gì nhóm của bạn phải đạt được, và kết quả mong đợi khi hoàn thành các mục đích đó chính là mục tiêu. Mục đích dự án đòi hỏi một chiến lược ngắn gọn và các phương tiện hoặc công cụ để định lượng chúng, chẳng hạn như bảng điều khiển theo dõi tiến độ nhằm đảm bảo dự án đi đúng hướng.
Quản lý dự án danh mục đầu tư
Quản lý danh mục dự án là một công việc trong quản lý dự án, bao gồm việc lựa chọn, sắp xếp thứ tự và kiểm soát các dự án hoặc chương trình dựa trên năng lực và mục tiêu của tổ chức. Hoạt động này mang lại giá trị thông qua việc lựa chọn các dự án, điều chỉnh chúng cho phù hợp với kế hoạch chiến lược của công ty và tối ưu hóa các nguồn lực hạn chế để tạo ra sự phối hợp hiệu quả giữa các dự án.
Nhờ những biện pháp này, tổ chức sẽ không tham gia vào các dự án không liên quan hoặc quá nhiều dự án, dẫn đến thất bại do thiếu sự quản lý và phối hợp hợp lý.
Lịch trình dự án
Bất cứ lúc nào, bạn cũng muốn nắm bắt kịp thời tiến độ dự án, đặc biệt là về mặt quản lý thời gian. Các công cụ quản lý thời gian phù hợp sẽ giúp bạn tập trung vào các mốc thời hạn và truyền đạt thông tin về trạng thái dự án cho các thành viên khác trong nhóm cũng như khách hàng. Các công cụ lập lịch trình dự án không chỉ dừng lại ở bút, giấy và lịch truyền thống. Bạn có thể tạo các công việc, sắp xếp chúng vào các ngày cụ thể và đánh dấu thời gian bắt đầu và kết thúc dự kiến bằng lịch trực tuyến.
Phạm vi dự án
Trước khi một dự án bắt đầu, cần phải có một bản mô tả chi tiết về tất cả các khía cạnh của dự án. Bản mô tả đó chính là phạm vi dự án, bao gồm các khía cạnh như nguồn lực cần thiết, sản phẩm đầu ra, tất cả các công việc hoặc giai đoạn liên quan đến dự án, các giới hạn và dòng thời gian. Đây là cơ sở lý luận cho dự án, đồng thời ghi nhận các mục tiêu cụ thể và các tiêu chí đánh giá thành công của dự án.
Các bên liên quan đến dự án
Các bên liên quan của dự án là cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có lợi ích liên quan đến các hoạt động của dự án hoặc tham gia vào các hoạt động đó ở bất kỳ cấp độ nào. Các bên này có thể chịu thiệt hại hoặc thu được lợi ích trực tiếp từ dự án. Các nhà quản lý giỏi phải xác định các bên liên quan cùng vai trò và nhu cầu của họ, đồng thời truyền đạt phạm vi dự án cho họ.
Dòng thời gian dự án
Một dự án phải có dòng thời gian. Tuy nhiên, mọi việc không phải lúc nào cũng diễn ra theo kế hoạch, và các tình huống như các cột mốc bị trì hoãn hay công việc tồn đọng thường gây khó khăn cho dự án. Dòng thời gian dự án là thứ tự thời gian của các sự kiện và công việc chính trong dự án nhằm đảm bảo chúng diễn ra đúng tiến độ. Nó ghi nhận và truyền đạt các cột mốc thời hạn, mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc, các công việc cụ thể và thời lượng dự kiến thực hiện các công việc đó đến các bên liên quan.
Q-W: Đảm bảo chất lượng đến Quản lý dự án theo mô hình thác nước
Đảm bảo chất lượng
Một trong những thuật ngữ quản lý dự án cần biết là Đảm bảo chất lượng, đây là nguyên tắc quản lý dự án giúp doanh nghiệp tránh làm trầm trọng thêm các sai sót và giảm thiểu rủi ro. Nguyên tắc này hướng dẫn các nhà quản lý trong việc phát triển các sản phẩm đầu ra chất lượng, thiết lập tiêu chuẩn xuất sắc và loại bỏ các rủi ro tiềm ẩn. Do đó, đảm bảo chất lượng không chỉ tập trung vào việc cung cấp một gói sản phẩm hoàn chỉnh mà còn hướng đến việc mang lại kết quả tốt nhất trong ngành, nhằm duy trì và mở rộng cơ sở khách hàng.
Quản lý chất lượng
Các nhà quản lý dự án không coi sự xuất sắc là một thành công nhất thời mà là một nỗ lực bền bỉ. Quản lý chất lượng đảm bảo việc cung cấp các dịch vụ, sản phẩm hoặc các kết quả đầu ra khác với chất lượng ổn định trong suốt chu kỳ của dự án. Các đặc điểm dễ nhận biết của chất lượng bao gồm tính năng, hiệu suất, tính phù hợp, tính nhất quán và độ tin cậy. Mỗi tổ chức sẽ đưa ra các tiêu chuẩn riêng để đánh giá các mức độ này tùy theo từng dự án.
Lập kế hoạch chất lượng
Khía cạnh này của quá trình lập kế hoạch dự án giúp xác định các ưu tiên của dự án. Nó diễn ra ở giai đoạn lập kế hoạch và giúp nhóm cùng người quản lý thống nhất về các vấn đề then chốt dẫn đến thành công của dự án. Giai đoạn này liệt kê các nguồn lực cần thiết, các công việc liên quan và các mục tiêu. Ngoài ra, bước này còn nêu rõ các tiêu chuẩn chất lượng mà dự án phải đáp ứng.
Biểu đồ RACI
Biểu đồ RACI là một biểu đồ thể hiện mức độ tham gia của mỗi cá nhân trong dự án, giúp mọi người hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. RACI là từ viết tắt của Responsible (Chịu trách nhiệm), Accountable (Chịu trách nhiệm giải trình), Consulted (Được tham khảo ý kiến) và Informed (Được thông báo). Biểu đồ này khuyến khích giao tiếp và xác định rõ quyền sở hữu, nhờ đó các hoạt động trong dòng thời gian dự án diễn ra suôn sẻ mà không gây nhầm lẫn.
Phân bổ nguồn lực
Quản lý hiệu quả và chất lượng đòi hỏi phải phân bổ nguồn lực, tức là việc bố trí chiến lược các nguồn lực sẵn có để hỗ trợ các công việc được giao. Điều này giúp dự án vận hành trơn tru, duy trì năng suất và đảm bảo hiệu quả chi phí cho dự án. Tuy nhiên, tính sẵn có của nguồn lực và yêu cầu của khách hàng có thể ảnh hưởng đến việc phân bổ nguồn lực.
Cân bằng nguồn lực
Cân bằng nguồn lực là một kỹ thuật quản lý giúp tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực, đảm bảo sự đồng bộ với tiến độ dự án và cuối cùng loại bỏ tình trạng phân bổ quá nhiều hoặc không đủ nguồn lực cho dự án. Tuy nhiên, nếu không được hoàn thành đúng cách, nguồn lực có thể không mang lại hiệu quả tối ưu cho dự án hoặc không đạt được mức sử dụng tối ưu, dẫn đến lãng phí. Do đó, bạn cần xác định các khoảng trống trong nguồn lực dự án, đưa ra các ước tính thực tế về nguồn lực cần thiết và lập danh sách ưu tiên cho việc quản lý nguồn lực và các công việc.
Quản lý nguồn lực
Nguồn lực là yếu tố sống còn của các tổ chức và dự án; nếu thiếu chúng, các tổ chức và dự án sẽ chắc chắn thất bại. Quản lý nguồn lực giúp ngăn chặn những kết cục tồi tệ như vậy. Nó xác định các chiến lược liên quan đến việc lập kế hoạch, sắp xếp và phân phối nguồn lực. Đây là một phần của quản lý dự án và nó kiểm soát cả nguồn lực hữu hình lẫn vô hình.
Quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro là quá trình xác định, đánh giá và giảm thiểu các mối đe dọa tiềm ẩn đối với dự án. Quá trình này phân tích cách thức mà mục tiêu và kết quả của dự án có thể thay đổi do ảnh hưởng của các rủi ro. Quá trình này cũng ghi nhận các điểm nghẽn dự kiến và các phương án để khắc phục chúng.
Sự mở rộng phạm vi
"Scope creep" là hiện tượng trong đó các sản phẩm đầu ra và yêu cầu của dự án tăng lên theo tiến độ thực hiện dự án. Hiện tượng này gây áp lực lên nguồn lực vì nó liên quan đến các hoạt động nằm ngoài phạm vi dự án. Với áp lực gia tăng này lên nhóm, nguồn lực và thời gian, dự án sẽ mất phương hướng và gặp khó khăn hoặc thất bại.
Scrum
Scrum là một phương pháp quản lý dự án linh hoạt, chia dự án thành các giai đoạn nhỏ gọi là sprint. Các sprint lặp lại này kéo dài từ hai tuần đến một tháng. Phương pháp này thu thập phản hồi từ khách hàng ở mỗi sprint và sử dụng bảng Scrum để ghi chép các mục tiêu và công việc của sprint nhằm duy trì hoặc cải thiện tốc độ triển khai dự án.
Quản lý dự án theo phương pháp Scrum
Quản lý dự án Scrum là một sự thay đổi so với phương pháp quản lý dự án truyền thống, trong đó khách hàng chỉ được xem sản phẩm của dự án sau khi dự án hoàn thành. Điều này khiến khách hàng không có cơ hội đưa ra phản hồi trước khi dự án hoàn thành. Quản lý dự án Scrum ra đời, chia dự án thành các vai trò, sản phẩm đầu ra và các sự kiện.
Ba yếu tố này là các công cụ và vai trò giúp chương trình chia một dự án phức tạp thành các giai đoạn gọi là "sprint", mỗi giai đoạn kéo dài từ hai đến bốn tuần. Vào cuối mỗi sprint, khách hàng sẽ đưa ra phản hồi để hướng dẫn nhóm quản lý phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ tốt nhất và phù hợp nhất với mong muốn của khách hàng.
Sprint
Sprint là một kỳ cụ thể hoặc cố định, kéo dài từ một đến bốn tuần. Đây là một chu kỳ phát triển trong vòng đời của một dự án. Do đó, sprint trong phương pháp Scrum được hình thành thông qua việc chia nhỏ dự án thành các Box nhỏ hoặc công việc, mỗi Box đều phải được hoàn thành và phê duyệt bởi các bên liên quan trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
Điểm câu chuyện
Vào cuối mỗi sprint, nhóm sẽ chỉ định các thành viên đưa ra phản hồi về mức độ nỗ lực cần thiết để triển khai các công việc tồn đọng (backlog) cho một công việc hoặc mục trong dự án. Chỉ số này định lượng khía cạnh trừu tượng của việc triển khai câu chuyện người dùng (customer story), liên quan đến các rủi ro, độ phức tạp và mức độ nỗ lực cần thiết. Quá trình này diễn ra tại danh sách công việc tồn đọng (backlog) của sản phẩm.
Quản lý dự án theo mô hình thác nước
Phương pháp quản lý dự án tuyến tính này đưa ra một quy trình tuần tự để hoàn thành dự án. Phương pháp này yêu cầu phải hoàn thành một giai đoạn trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo, và các bước hoặc giai đoạn nối tiếp hoặc đổ dồn vào nhau như nước chảy xuống thác. Phương pháp này có thể không linh hoạt như các giải pháp quản lý gần đây, nhưng vẫn tuân theo các giai đoạn thông thường của quản lý dự án.
Với những thuật ngữ quản lý dự án này trong tay, bạn sẽ dễ dàng hiểu rõ và tận dụng tối đa các nguồn lực để phát huy hiệu quả cao nhất trong các công việc quản lý dự án của mình. Đăng ký nhận bản tin blog của ClickUp để có thêm những thông tin chuyên sâu về quản lý dự án và nhận ngay những mẹo thực tiễn trực tiếp vào hộp thư đến của bạn! 📧