Sự phù hợp và năng suất đối với một chuyên gia trong bất kỳ ngành nào đòi hỏi phải luôn bắt kịp với những thay đổi và phát triển cùng với ngành khi nó đạt đến những đỉnh cao mới. Lĩnh vực quản lý dự án đòi hỏi điều này và hơn thế nữa, và đó là lý do tại sao chúng tôi cung cấp cho bạn danh sách các thuật ngữ quản lý dự án sâu sắc này để giúp bạn trong công việc!
A-E: Quản lý giá trị thu được theo phương pháp Agile
Agile
Đừng chấp nhận bất cứ điều gì khác nếu bạn cần một phương pháp quản lý dự án cho phép phản hồi khách hàng theo thời gian thực ở mọi giai đoạn phát triển dự án. Agile hỗ trợ sự hợp tác, tổ chức cá nhân và khả năng mở rộng tùy theo nhu cầu của dự án và các bên liên quan. Nó chia nhỏ các sản phẩm phức tạp và lớn thành các phần nhỏ ngắn và dễ quản lý gọi là sprint scrums.
Quản lý dự án Agile
Quản lý dự án Agile là một phương pháp quản lý dự án dễ thích ứng được sử dụng bởi các nhà phát triển phần mềm và quản lý sản phẩm. Phương pháp này chia dự án thành các giai đoạn yêu cầu xem xét công việc định kỳ tùy thuộc vào phản hồi của khách hàng. Phương pháp này mang lại phong cách lặp đi lặp lại và tính linh hoạt cho các hoạt động quản lý dự án của bạn, tập trung vào sự hài lòng của khách hàng và sự hợp tác.
Lập kế hoạch dự án Agile
"Đây không phải là những gì tôi mong muốn!" Để tránh những phản hồi như vậy từ khách hàng, hãy cân nhắc sử dụng phương pháp quản lý dự án có thể mở rộng, chia dự án thành các sprint kéo dài hai tuần. Ai lại không cần thời gian hoàn thành công việc nhanh chóng với phản hồi, sự minh bạch, quản lý thời gian và trong phạm vi ngân sách?
Bản thiết kế
Khi có sự nhầm lẫn trong việc giải thích các thuật ngữ trong lập trình, hãy đổ lỗi cho bản thiết kế. Bản thiết kế là một tập hợp các ý tưởng có liên quan nhưng khác nhau một cách tinh tế. Thuật ngữ quản lý dự án cũng đề cập đến một biểu diễn đồ họa của thiết kế phần mềm. Nó cung cấp một bản trình bày trực quan tóm tắt về một dự án hoặc khái niệm phức tạp.
Nghiên cứu trường hợp
Một nghiên cứu điển hình là một câu chuyện sâu sắc về các vấn đề trong cuộc sống thực tế và việc áp dụng các khái niệm trong xã hội. Bạn sẽ tìm thấy nhiều câu chuyện thú vị mang lại khía cạnh thực tiễn cho các khái niệm lý thuyết về thuật ngữ quản lý dự án này.
Chỉ số hiệu suất chi phí
Khi đánh giá hiệu suất của một dự án liên quan đến ngân sách, tỷ lệ Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI) cho biết dự án có hiệu quả về chi phí hay không. Nó nằm trong, dưới hay vượt quá ngân sách? Công thức là CPI = giá trị thu được (EV) / chi phí thực tế (AC).
Quản lý dự án chuỗi quan trọng
Một phương pháp quản lý tích hợp các công việc, dòng thời gian và nguồn lực cần thiết để đảm bảo hoàn thành dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Phương pháp này đánh giá sức chứa của một nhóm để hoàn thành dự án dựa trên nhu cầu và nguồn lực mà họ có.
Phương pháp đường dẫn quan trọng
Đường dẫn quan trọng xác định những yếu tố cần thiết để hoàn thành một công việc. Tất cả đều nhằm mục đích cải thiện hiệu quả bằng cách loại bỏ các hoạt động không liên quan và lãng phí thời gian. Nếu cần, có thể dành nhiều nguồn lực hơn cho các công việc quan trọng để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành dự án.
Yếu tố quan trọng dẫn đến thành công
67% dự án thất bại do quản lý thời gian hoặc tiền bạc không hiệu quả. Các nhà quản lý dự án thông minh tránh được rắc rối bằng cách lập kế hoạch chiến lược. Các yếu tố quan trọng dẫn đến thành công bao gồm kế hoạch chiến lược hoặc kế hoạch công việc đảm bảo dự án thành công.
Các nhà quản lý dự án nên xác định các yếu tố quan trọng riêng biệt như yêu cầu, cột mốc, kết quả đầu ra, phần mềm và kế hoạch giao tiếp cởi mở.
Phụ thuộc
Mối quan hệ trong quản lý dự án xuất hiện khi một công việc, điều kiện hoặc sự xuất hiện phụ thuộc vào việc hoàn thành công việc trước đó hoặc công việc tiếp theo. Sự phụ thuộc cho ưu tiên hướng mối quan hệ giữa các công việc và thứ tự của chúng để duy trì quy trình làm việc ổn định.
Quản lý giá trị thu được
Quản lý dự án đòi hỏi một phương pháp định lượng để đánh giá liên tục tiến độ của dự án. Quản lý giá trị thu được cung cấp các tham số để đánh giá tiến độ của dự án so với lịch trình và phân bổ ngân sách. Các nhà quản lý dự án sử dụng các chỉ số này để dự báo dự án và điều chỉnh các sai lệch phát sinh.
F-L: Theo dõi nhanh để dẫn đầu thời gian
Đang theo dõi nhanh
Đôi khi, một dự án bị chậm tiến độ. Có thể đổ lỗi cho sự kiệt sức, thiếu nguồn lực, mục tiêu không rõ ràng và giao tiếp kém, nhưng điều đó không thể phủ nhận sự cần thiết phải đạt được các cột mốc quan trọng. Làm thế nào khác, nếu không phải là đẩy nhanh tiến độ dự án bằng cách sử dụng các thủ thuật nén lịch trình! Do đó, đẩy nhanh tiến độ bao gồm các chiến thuật như chồng chéo các công việc hoặc thực hiện chúng song song để hoàn thành dự án trước ngày giao hàng ban đầu.
Sơ đồ luồng
Là một công cụ giải quyết vấn đề, nó kết nối các phân đoạn của một dự án và cải thiện luồng và quá trình xử lý thông tin. Ngoài ra, phần mềm sơ đồ luồng có thể phục vụ các hàm khác, chẳng hạn như đơn giản hóa các khái niệm phức tạp để giúp chúng dễ hình dung và hiểu hơn.
Quy trình/Phát triển lặp đi lặp lại và tăng dần
Mô hình phát triển phần mềm lặp đi lặp lại bao gồm các hoạt động lặp lại theo chu kỳ hoặc các lần lặp lại. Nó dẫn đến việc sản xuất một phiên bản phần mềm mới cho đến khi phiên bản mong muốn hoặc tốt nhất được phát triển.
Phương pháp tăng dần chia nhỏ công việc phát triển phần mềm thành nhiều phần nhỏ. Mỗi phần được phát triển sẽ cải thiện phần trước đó để dự án tiến độ theo từng giai đoạn. Quá trình tăng dần lặp đi lặp lại, đúng như tên gọi, kết hợp hai phương pháp bổ sung này để cải tiến dự án diễn ra ở mọi giai đoạn phát triển chứ không theo kiểu tuyến tính.
Bảng Kanban
Bảng Kanban cho phép bạn xem các công việc đang chờ xử lý, đang tiến hành và đã hoàn thành theo thời gian thực. Phương pháp Kanban chia nhỏ một dự án thành các công việc nhỏ. Trong phương pháp này, bạn sử dụng ghi chú dán hoặc thẻ Kanban để thể hiện các công việc một cách trực quan.
Bảng Kanban cung cấp thông tin giúp các nhà quản lý loại bỏ các công việc không liên quan và lãng phí. Nó giúp các nhóm làm việc hiệu quả cao bằng cách tăng sự tập trung vào các yếu tố quan trọng của quá trình phát triển.
Các chỉ số hiệu suất chính
Quản lý dự án hiệu quả đòi hỏi phải có mục tiêu hoặc mục tiêu rõ ràng. Vậy làm thế nào để sắp xếp và đánh giá chúng theo mức độ ưu tiên? Đó là lúc các chỉ số hiệu suất chính phát huy tác dụng bằng cách cung cấp các thước đo để đánh giá hiệu suất của bạn trong việc đạt được các mục tiêu hoặc mục tiêu chính.
Chỉ số này chỉ theo dõi hiệu suất trong các mục tiêu chính. Các chỉ số hiệu suất chính thay đổi tùy thuộc vào chỉ số đo lường thành công quan trọng nhất mà doanh nghiệp xem xét.
Thời gian chuẩn bị
Thời gian thực hiện là thời gian cần thiết để hoàn thành đơn đặt hàng sau khi khách hàng đặt hàng. Thời gian thực hiện đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh vì nó phản ánh trực tiếp kết quả công việc và sự hài lòng của khách hàng, bất kể giai đoạn hoặc bản chất của dự án. Thời gian thực hiện xoay quanh:
- Tạo/lập sản phẩm: thời lượng cần thiết để một sản phẩm được yêu cầu đưa ra thị trường
- Quản lý chuỗi cung ứng: thời gian từ khi đặt đơn hàng đến khi sản phẩm đến tay khách hàng
- Quản lý dự án: tổng thời lượng hoàn thành tất cả các công việc theo yêu cầu của dự án
M-P: Chương trình cuộc họp đến dòng thời gian dự án
Chương trình cuộc họp
Giao tiếp cởi mở và hiệu quả trong các cuộc họp nhóm giúp các thành viên tập trung vào mục tiêu và mục tiêu. Để tận dụng tối đa cuộc họp, cần có chương trình họp, là bản tóm tắt các vấn đề dự kiến thảo luận trong phiên họp. Chương trình họp đơn giản hoặc chính thức giúp tránh lãng phí thời gian cho những vấn đề tầm thường, lạc đề và không giải quyết được các vấn đề quan trọng của dự án.
Bạn nên tham khảo ý kiến của các thành viên khác trong nhóm khi cài đặt chương trình cuộc họp để họ có thời gian chuẩn bị. Ngoài ra, họ cũng cần biết những việc cần làm trước và sau cuộc họp cũng như vai trò của mình trong cuộc họp.
Biên bản cuộc họp
Sau khi tham dự một cuộc họp, bạn có thể ghi lại danh sách những điều rút ra được từ cuộc thảo luận và các bài thuyết trình. Đó là những ghi chú thông thường hoặc ghi chú cuộc họp. Chúng không phải là biên bản cuộc họp. Biên bản cuộc họp là phiên bản chính thức của ghi chú cuộc họp và được tất cả những người tham dự nhất trí thông qua như một bản ghi chép trung thực về tất cả những gì đã được thảo luận hoặc xảy ra trong cuộc họp.
Cột mốc
Mỗi dự án đều có những thành tựu hoặc điểm kiểm tra quan trọng được sử dụng để xác định các giai đoạn chính trong quá trình phát triển dự án. Do đó, cột mốc là sự kiện quan trọng trong quá trình phát triển dự án. Cột mốc giúp nhóm theo dõi tiến độ so với mục tiêu đã đề ra.
Nếu không có những thuật ngữ này, bạn sẽ không thể có cái nhìn tổng quan về thời hạn hoặc cấu trúc dự án. Các nhà quản lý khác nhau sử dụng các yếu tố như ngày đáo hạn cụ thể theo lịch trình dự án hoặc việc đạt được sự chấp thuận của các bên liên quan đến dự án để phát triển các cột mốc.
Bản đồ Tư duy
Nếu bạn hình dung một cái cây với nhiều nhánh, bạn đang trên đường nắm bắt khái niệm bản đồ tư duy này. Bản đồ tư duy định nghĩa một khái niệm khóa với các ý tưởng hoặc khái niệm phụ liên quan phát triển từ nó. Chúng rất hữu ích trong việc lập kế hoạch và quản lý dự án từ xa và nội bộ.
Mỗi nhánh của bản đồ tư duy có một từ khóa hoặc hình ảnh phát ra từ nó. Toàn bộ hình ảnh trở nên sống động với các màu sắc khác nhau để phân định từng phần. Nó liên kết các ý tưởng với khái niệm chính để giải quyết vấn đề, tổ chức, động não và lập kế hoạch.
Tuyên bố sứ mệnh
Nếu được yêu cầu mô tả công ty của bạn, bạn sẽ có rất nhiều điều để nói: sự liên quan của công ty với ngành hoặc xã hội, địa điểm, hoạt động, mục tiêu, bản chất dịch vụ hoặc sản phẩm, khách hàng và nhiều hơn nữa. Tóm tắt tất cả những điều đó thành một câu, và bạn sẽ có tuyên bố sứ mệnh của công ty! Một tuyên bố sứ mệnh tốt là điểm bán hàng khi nó nhận ra nhu cầu của khách hàng hoặc các giải pháp mà công ty cung cấp.
Mục tiêu
Phát triển kinh doanh hoặc thực hiện dự án không cần phải phức tạp nếu bạn có mục tiêu rõ ràng. Mục tiêu hoặc mục đích bao gồm các mục tiêu bạn đặt ra để hướng dẫn công việc hoặc hoạt động của mình. Thông qua đó, bạn có thể nâng cao trách nhiệm giải trình, xác định và giải quyết vấn đề, đồng thời tập trung vào các lĩnh vực cần cải thiện. Nó hỗ trợ tầm nhìn của công ty bạn như được nêu trong tuyên bố sứ mệnh. Hoàn thành mục tiêu của bạn là hoàn thành mục đích của bạn.
Hoạt động dự án
Hoạt động dự án là một công việc có các công việc con bên trong. Việc hoàn thành các công việc con sẽ dẫn đến việc hoàn thành cột mốc hoặc công việc chính đó. Ví dụ: trong trường hợp công việc chính là tạo bản trình bày, các công việc con sẽ bao gồm: thu thập nội dung, thiết kế bản trình chiếu, xem xét với các bên liên quan chính và xây dựng sản phẩm cuối cùng.
Ngân sách dự án
Ngân sách dự án cung cấp tổng chi phí ước tính hoặc chi phí dự kiến cần thiết để hoàn thành dự án trong một kỳ nhất định. Ngân sách dự án nêu rõ chi phí ở mỗi giai đoạn trong chu kỳ của dự án. Sai sót trong tính toán yêu cầu ngân sách có thể dẫn đến thâm hụt hoặc sử dụng sai mục đích quỹ, từ đó cản trở việc hoàn thành dự án. Ngân sách dự án là một yếu tố trong quá trình phê duyệt dự án, dùng để đánh giá hiệu quả thực hiện dự án.
Kết quả dự án
Kết quả là thành quả của các hoạt động tạo nên một dự án. Điều này có nghĩa là kết quả dự án không phải là kết quả cuối cùng của một dự án. Kết quả dự án là các dịch vụ hoặc sản phẩm đạt được từ một dự án và được giao cho khách hàng. Kết quả phải được sự chấp thuận của các bên liên quan và đóng vai trò cụ thể trong các mục tiêu của dự án.
Mục tiêu dự án
Bất cứ khi nào một dự án được thực hiện, nó đều bắt đầu bằng một tuyên bố rõ ràng về kết quả mong muốn. Những tuyên bố này xác định mục tiêu của dự án bằng cách nêu rõ dự đoán tổng thể về những gì dự án sẽ đạt được. Nếu mục tiêu của dự án chỉ xác định kết quả, chúng sẽ trở nên mơ hồ.
Bạn có thể khắc phục sự mơ hồ bằng cách thu hẹp phạm vi xuống các khía cạnh cụ thể của dự án như mục tiêu thời gian, mục tiêu hiệu suất và mục tiêu nguồn lực. Vì vậy, nếu bạn có kế hoạch có 20 khách hàng mới trong năm tới, bạn phải đánh giá và xem liệu mục tiêu của bạn có thể đạt được, có thời hạn, có thể định lượng, thực tế và cụ thể hay không, để đủ điều kiện là mục tiêu dự án hợp lệ.
Chu kỳ dự án
Chúng ta thường nghe nói rằng mọi thứ đều có khởi đầu và kết thúc. Dự án của bạn cũng vậy. Chu kỳ dự án là quá trình mà một dự án trải qua từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Thật là một ý nghĩ đáng sợ nếu bạn nghĩ rằng điều đó có nghĩa là quản lý tất cả các khía cạnh cấu thành chu kỳ dự án: kết quả đầu ra, nhóm, quy trình và nhu cầu của khách hàng.
Viện Quản lý Dự án
Hiệp hội phi lợi nhuận này cấp tư cách thành viên chuyên nghiệp cho các nhà quản lý chương trình và quản lý dự án. Ngoài ra, PMI còn cấp cho các thành viên của mình chứng chỉ Chuyên gia Quản lý Dự án được công nhận trên toàn thế giới. Chứng chỉ này giúp nhà tuyển dụng và khách hàng tin tưởng vào trình độ chuyên môn của các chuyên gia trong việc quản lý dự án. Xem xét số lượng tài nguyên được đầu tư vào các dự án, sẽ rất đáng giá nếu bạn đảm bảo rằng nhóm của mình có một chuyên gia được chứng nhận đứng đầu.
Quản lý dự án
Đây là cá nhân được giao trách nhiệm lập kế hoạch và chỉ đạo dự án đến khi hoàn thành bằng cách đảm bảo thời hạn, ngân sách và kết quả đầu ra được tập trung. Họ cung cấp định hướng cho chu kỳ sống của dự án bằng cách khai thác các nguồn lực để tối đa hóa hiệu quả, giảm chi phí đồng thời tăng doanh thu, và định hình sứ mệnh và mục tiêu chung của tổ chức. Nhiệm vụ cụ thể của một PM phụ thuộc vào bản chất ngành nghề và loại dự án liên quan.
Mục tiêu dự án
Mục tiêu và mục đích là hai thuật ngữ quản lý dự án khác nhau. Mục đích dự án là những tuyên bố cụ thể về những gì nhóm của bạn phải đạt được, và kết quả mong muốn của việc đạt được mục đích là mục tiêu. Mục đích dự án đòi hỏi một chiến lược ngắn gọn và một phương tiện hoặc công cụ để định lượng chúng, chẳng hạn như bảng điều khiển theo dõi tiến độ để giữ dự án đi đúng hướng.
Quản lý danh mục đầu tư dự án
Quản lý danh mục đầu tư dự án là một công việc trong quản lý dự án liên quan đến việc lựa chọn, đặt hàng và kiểm soát một dự án hoặc chương trình theo hướng dẫn của sức chứa và mục tiêu của dự án. Công việc này mang lại giá trị bằng cách lựa chọn các dự án, điều chỉnh chúng cho phù hợp với kế hoạch chiến lược của công ty và tối ưu hóa các nguồn lực hạn chế để tạo ra sự hợp lực giữa các dự án.
Thông qua các biện pháp này, tổ chức sẽ không tham gia vào các dự án không liên quan hoặc quá nhiều dự án, dẫn đến thất bại do thiếu quản lý và phối hợp thích hợp.
Lịch trình dự án
Bất cứ lúc nào, bạn cũng muốn cập nhật tiến độ dự án của mình, đặc biệt là về thời gian. Các tài nguyên quản lý thời gian phù hợp sẽ giúp bạn tập trung vào thời hạn và truyền đạt thông tin về trạng thái dự án cho các thành viên khác trong nhóm và khách hàng. Các công cụ lập lịch dự án đã vượt xa bút, giấy và lịch truyền thống. Bạn có thể tạo công việc, sắp xếp chúng vào các ngày cụ thể và đánh dấu thời gian bắt đầu và kết thúc dự kiến bằng lịch trực tuyến.
Phạm vi dự án
Trước khi bắt đầu một dự án, phải có một bản tường trình chi tiết về tất cả các khía cạnh của dự án. Bản tường trình đó là phạm vi dự án, bao gồm các khía cạnh như nguồn lực cần thiết, kết quả mong đợi, tất cả các công việc hoặc giai đoạn liên quan đến dự án, giới hạn và dòng thời gian. Đây là cơ sở lý luận của dự án, ghi lại các mục tiêu cụ thể và các thước đo thành công.
Các bên liên quan đến dự án
Các bên liên quan đến dự án là những cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có lợi ích trong các hoạt động của dự án hoặc tham gia vào các hoạt động đó ở bất kỳ cấp độ nào. Các thực thể này có thể bị mất mát hoặc thu được lợi ích trực tiếp từ dự án. Các nhà quản lý giỏi phải xác định các bên liên quan, vai trò và nhu cầu của họ, đồng thời truyền đạt phạm vi dự án cho họ.
Dòng thời gian dự án
Một dự án phải có lịch trình. Tuy nhiên, mọi thứ không phải lúc nào cũng diễn ra theo kế hoạch, và các tình huống như cột mốc bị trì hoãn và công việc tồn đọng thường gây khó khăn cho các dự án. Dòng thời gian dự án là thứ tự thời gian của các sự kiện và công việc quan trọng của dự án để đảm bảo chúng diễn ra theo lịch trình. Nó ghi lại và truyền đạt thời hạn, sự phụ thuộc giữa các công việc, công việc cụ thể và thời lượng dự kiến của công việc cho các bên liên quan.
Q-W: Đảm bảo chất lượng đến Quản lý dự án Waterfall
Kiểm soát chất lượng
Một trong những thuật ngữ quản lý dự án cần biết là Đảm bảo chất lượng, là nguyên tắc quản lý dự án giúp công ty tránh phóng đại sai lầm và tránh rủi ro. Nguyên tắc này hướng dẫn các nhà quản lý phát triển các sản phẩm chất lượng, cài đặt các tiêu chuẩn xuất sắc và loại bỏ các rủi ro. Do đó, đảm bảo chất lượng tập trung vào việc cung cấp không chỉ một gói sản phẩm hoàn chỉnh mà còn là kết quả tốt nhất trong ngành để duy trì và phát triển cơ sở khách hàng.
Quản lý chất lượng
Các nhà quản lý dự án không tìm kiếm sự xuất sắc như một thành công nhất thời mà là nỗ lực bền bỉ. Quản lý chất lượng đảm bảo cung cấp dịch vụ, sản phẩm hoặc các kết quả khác chất lượng ổn định trong suốt chu kỳ của dự án. Các đặc điểm dễ nhận biết của quản lý chất lượng bao gồm chức năng, hiệu suất, tính phù hợp, tính nhất quán và độ tin cậy. Một tổ chức đưa ra các tiêu chuẩn để đo lường các mức độ này theo dự án.
Kế hoạch chất lượng
Khía cạnh này của lập kế hoạch dự án giúp quyết định các ưu tiên của dự án. Nó xảy ra ở giai đoạn lập kế hoạch và giúp nhóm và người quản lý giải quyết các vấn đề quan trọng dẫn đến thành công của dự án. Nó liệt kê các nguồn lực cần thiết, các công việc liên quan và các mục tiêu. Ngoài ra, bước này nêu rõ các tiêu chuẩn chất lượng mà dự án phải đáp ứng.
Biểu đồ RACI
Biểu đồ RACI là một sơ đồ bản đồ mức độ tham gia của một người trong một dự án, để mọi người hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. RACI là từ viết tắt của Responsible (Chịu trách nhiệm), Accountable (Chịu trách nhiệm giải trình), Consulted (Được tham khảo ý kiến) và Informed (Được thông báo). Biểu đồ này khuyến khích giao tiếp và xác định quyền sở hữu, để các hoạt động trong dòng thời gian của dự án diễn ra theo đúng kế hoạch mà không có sự nhầm lẫn.
Phân bổ tài nguyên
Quản lý hiệu quả và chất lượng đòi hỏi sự phân bổ nguồn lực, tức là định vị chiến lược các nguồn lực sẵn có để hỗ trợ các công việc được giao. Điều này giúp dự án diễn ra suôn sẻ, duy trì năng suất và giữ cho dự án hiệu quả về chi phí. Tuy nhiên, sự sẵn có của nguồn lực và nhu cầu của khách hàng có thể ảnh hưởng đến việc phân bổ nguồn lực.
Cân bằng tài nguyên
Cân bằng nguồn lực là một kỹ thuật quản lý giúp hợp lý hóa việc phân bổ nguồn lực, điều chỉnh cho phù hợp với lịch trình dự án và cuối cùng là loại bỏ việc phân bổ quá nhiều hoặc quá ít nguồn lực cho dự án. Tuy nhiên, nếu không được thực hiện đúng cách, nguồn lực sẽ không thể cung cấp dịch vụ tối ưu cho dự án hoặc không đạt được hiệu quả sử dụng tối ưu, dẫn đến lãng phí. Do đó, bạn nên nhận ra những lỗ hổng trong nguồn lực của dự án, đưa ra ước tính thực tế về nguồn lực cần thiết và lập danh sách các ưu tiên trong việc xử lý nguồn lực và công việc.
Quản lý tài nguyên
Nguồn lực mang lại sức sống cho các tổ chức và dự án, nếu không có nguồn lực, họ sẽ phải đối mặt với những thất bại nhất định. Quản lý nguồn lực giúp tránh những kết quả tồi tệ như vậy. Nó xác định các chiến lược liên quan đến việc lập kế hoạch, sắp xếp và phân phối nguồn lực. Nó là một phần của quản lý dự án và kiểm soát các nguồn lực vô hình và hữu hình.
Quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro xác định, đánh giá và giảm thiểu các mối đe dọa có thể xảy ra đối với dự án. Quá trình này xem xét cách một dự án có thể thay đổi mục tiêu và kết quả do tiếp xúc với rủi ro. Quá trình này ghi lại các khó khăn dự kiến và cách khắc phục chúng.
Sự mở rộng phạm vi
Phạm vi mở rộng là hiện tượng các kết quả và yêu cầu của dự án tăng lên theo tiến độ dự án. Điều này gây áp lực lên các nguồn lực vì liên quan đến các hoạt động ngoài phạm vi dự án. Với áp lực bổ sung này lên nhóm, nguồn lực và thời gian, dự án sẽ mất phương hướng và gặp khó khăn hoặc thất bại.
Scrum
Scrum là một giải pháp quản lý dự án linh hoạt, chia dự án thành các phân đoạn nhỏ gọi là sprint. Các sprint lặp lại kéo dài từ hai tuần đến một tháng. Giải pháp này thu thập phản hồi của khách hàng ở mỗi sprint và sử dụng bảng scrum để ghi lại các mục tiêu và công việc của sprint nhằm duy trì hoặc cải thiện tốc độ thực hiện dự án.
Quản lý dự án Scrum
Quản lý dự án Scrum là một sự thay đổi so với phương pháp quản lý dự án truyền thống, trong đó khách hàng xem sản phẩm của dự án sau khi hoàn thành. Điều này khiến khách hàng không có cơ hội đưa ra phản hồi trước khi dự án hoàn thành. Quản lý dự án Scrum chia dự án thành các vai trò, sản phẩm và sự kiện.
Ba thuật ngữ này là các công cụ và vai trò mà chương trình sử dụng để chia một dự án phức tạp thành các phân đoạn gọi là sprint, kéo dài từ hai đến bốn tuần. Vào cuối mỗi sprint, khách hàng sẽ đưa ra phản hồi để hướng dẫn nhóm quản lý phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ tốt nhất có thể và mong muốn cho khách hàng.
Sprint
Sprint là một kỳ hạn cụ thể hoặc cố định kéo dài từ một đến bốn tuần. Đây là một chu kỳ phát triển trong vòng đời của một dự án. Do đó, scrum sprint xuất phát từ việc chia nhỏ một dự án thành các box hoặc công việc nhỏ cần hoàn thành và được các bên liên quan phê duyệt trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
Điểm câu chuyện
Vào cuối một sprint, nhóm sẽ chỉ định các đơn vị để đưa ra phản hồi về nỗ lực cần thiết để thực hiện một công việc tồn đọng cho một nhiệm vụ hoặc mục trong dự án. Chỉ số này định lượng khía cạnh trừu tượng của việc thực hiện câu chuyện của khách hàng, liên quan đến rủi ro, độ phức tạp và nỗ lực liên quan. Nó diễn ra tại công việc tồn đọng của sản phẩm.
Quản lý dự án theo mô hình thác nước
Phương pháp quản lý dự án tuyến tính này cung cấp một quy trình tuần tự để hoàn thành một dự án. Phương pháp này yêu cầu hoàn thành một giai đoạn trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo, và các bước hoặc giai đoạn luồng hoặc nối tiếp nhau như nước chảy xuống thác. Phương pháp này có thể không linh hoạt như các giải pháp quản lý gần đây, nhưng vẫn tuân theo các giai đoạn thông thường của quản lý dự án.
Với những thuật ngữ quản lý dự án này, bạn sẽ dễ dàng hiểu và tối đa hóa các nguồn lực để phát huy hết khả năng của mình trong các nhiệm vụ quản lý dự án. Đăng ký nhận bản tin blog của ClickUp để biết thêm thông tin chi tiết về quản lý dự án và nhận các mẹo hữu ích trực tiếp vào hộp thư đến của bạn! 📧