Cách tính thời gian chờ để tối ưu hóa quy trình làm việc

"Sẽ mất bao lâu?" và "Chi phí sẽ là bao nhiêu?" là hai câu hỏi mà mọi người mua hàng đều đặt ra, dù đó là một bộ vest may đo hay việc triển khai phần mềm.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu những yếu tố cần thiết để trả lời câu hỏi đầu tiên, bằng cách sử dụng khái niệm thời gian chờ.

Thời gian chờ là gì?

Thời gian dẫn là tổng thời gian cần thiết để hoàn thành một quy trình từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Đây là khoảng thời gian trễ giữa khi khách hàng đặt hàng và nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ.

Khái niệm thời gian dẫn xuất phát từ thời kỳ công nghiệp hóa ban đầu, trở nên phổ biến với sự phát triển của sản xuất và các hoạt động quản lý chuỗi cung ứng. Trong sản xuất, đây là thời gian mà đơn vị sản xuất cần để sản xuất một sản phẩm. Thời gian này có thể kéo dài vài tuần.

Từ sản xuất, giờ đây nó đã trở thành một chỉ số phổ biến trong nhiều ngành công nghiệp. Khi bạn đến một nhà hàng và đặt bữa tối, họ có thể nói: "Xin vui lòng đợi 20 phút để chúng tôi chuẩn bị món ăn cho bạn. " 20 phút đó chính là thời gian dẫn.

Trong phát triển phần mềm nhanh, các nhà quản lý dự án sử dụng thời gian dẫn để lập kế hoạch sprint, lên lịch triển khai, phân bổ nguồn lực, quản lý kỳ vọng của các bên liên quan và hơn thế nữa.

Các loại thời gian chờ khác nhau

Tùy thuộc vào mục tiêu của bạn, bạn có thể đo lường thời gian dẫn cho toàn bộ quy trình hoặc chỉ một số phần. Một số loại thời gian dẫn khác nhau như sau.

Thời gian sản xuất

Tổng thời gian cần thiết để sản xuất một sản phẩm từ khi bắt đầu quá trình sản xuất vật lý đến khi hoàn thành được gọi là thời gian sản xuất.

Hãy xem xét một công ty sản xuất đồ nội thất chuyên sản xuất bàn tùy chỉnh. Nếu cần:

Thời gian sản xuất tổng cộng là chín ngày. Nếu có bất kỳ khoảng trống hoặc thời gian chờ đợi nào do dây chuyền lắp ráp/thành viên nhóm không có mặt, thì cũng cần phải tính vào.

Thời gian chờ nguyên vật liệu

Thời gian từ khi đặt hàng vật liệu cho đến khi nhận được vật liệu, sẵn sàng để sử dụng trong sản xuất được gọi là thời gian dẫn đầu vật liệu.

Điều này bao gồm thời gian nhà cung cấp xử lý đơn đặt hàng, chuẩn bị/sản xuất nguyên liệu, đóng gói và vận chuyển đến dây chuyền lắp ráp của bạn.

Thời gian dẫn đầu của vật liệu thường là phần đầu tiên của thời gian dẫn đầu sản xuất. Cho dù đó là nhà sản xuất ô tô mua nhôm hay thợ làm bánh mua đường, thời gian dẫn đầu của vật liệu quyết định thời điểm bạn có thể bắt đầu công việc.

Thời gian sản xuất

Tổng thời gian cần thiết để sản xuất một sản phẩm, từ khi bắt đầu sản xuất đến khi hoàn thành sản phẩm cuối cùng, được gọi là thời gian sản xuất. Nó bao gồm tất cả các giai đoạn của quá trình sản xuất, bao gồm thiết lập, thực hiện dự án và lắp ráp.

Trong khi thời gian sản xuất bao gồm thời gian nhận nguyên vật liệu, kiểm tra, v.v., thời gian sản xuất chỉ là thời gian cần thiết để tạo ra sản phẩm.

Theo ví dụ trước, thời gian sản xuất sẽ là sáu ngày, không bao gồm hai ngày nhận nguyên liệu và một ngày kiểm tra.

Thời gian đặt hàng

Thời lượng từ khi đặt hàng mua hàng hóa hoặc dịch vụ cho đến khi giao hàng được gọi là thời gian dẫn đầu mua hàng.

Nó bao gồm xử lý yêu cầu, tạo/lập đơn đặt hàng, lựa chọn nhà cung cấp, sản xuất và giao hàng. Thời gian dẫn đầu mua sắm bắt đầu trước thời gian dẫn đầu vật liệu nhưng cũng bao gồm thời gian này.

Thời gian dẫn đầu mua sắm giúp các nhóm dự án đánh giá độ trễ do các quy trình ngoài phạm vi trách nhiệm trực tiếp của họ.

Thời gian dẫn đầu của khách hàng

Thời lượng từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi họ nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ được gọi là thời gian dẫn đầu của khách hàng.

Trong một nhà hàng thức ăn nhanh như McDonald's, thời gian dẫn được giảm thiểu bằng cách xử lý trước các mục trước khi đặt hàng - điều này có thể thực hiện được nhờ tiêu chuẩn hóa dịch vụ. Điều này cũng áp dụng cho các công cụ SaaS. Khách hàng có thể truy cập phần mềm ngay lập tức vì sản phẩm đã được tạo sẵn và sẵn sàng để giao.

Tuy nhiên, nếu bạn đang thiết kế logo tùy chỉnh cho thương hiệu của mình, thời gian dẫn của khách hàng sẽ bao gồm toàn bộ quá trình sản xuất.

Thời gian giao hàng

Thời gian từ khi sản phẩm sẵn sàng xuất xưởng tại cơ sở cho đến khi được giao đến điểm đến cuối cùng được gọi là thời gian giao hàng. Kỳ này bao gồm chuẩn bị sản phẩm để xuất xưởng, xử lý, vận chuyển và giao hàng đến khách hàng hoặc địa điểm dự án.

Trong quản lý chuỗi cung ứng hiện đại, thời gian giao hàng là một chỉ số quan trọng. Ví dụ: nếu điện thoại thông minh của bạn được lắp ráp ở Trung Quốc hoặc Ấn Độ, khả năng bán sản phẩm này ở Mỹ phụ thuộc vào thời gian nhà cung cấp giao hàng cho bạn. Do đó, kế hoạch đưa sản phẩm ra thị trường của bạn phải tính đến thời gian giao hàng.

Thời gian chờ tích lũy

Tổng thời gian dẫn đầu của các quy trình khác nhau được gọi là thời gian dẫn đầu tích lũy hoặc thời gian dẫn đầu chuỗi cung ứng. Nó bao gồm thời gian dẫn đầu của tất cả các thành phần và quy trình, từ đơn đặt hàng nguyên liệu ban đầu đến việc giao sản phẩm hoàn chỉnh cho khách hàng cuối cùng.

Với rất nhiều loại thời gian dẫn áp dụng cho các tình huống và môi trường khác nhau, việc tính toán thời gian dẫn có thể là một thách thức. Vì vậy, chúng tôi đã mang đến sự trợ giúp. Dưới đây là công thức tính thời gian dẫn và quy trình từng bước để tính toán.

Cách tính thời gian chờ?

Cách đơn giản nhất để tính thời gian dẫn là xem dữ liệu trong quá khứ và tính thời gian từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc.

Ví dụ: nếu quá trình bắt đầu vào ngày 01/01/2024 và kết thúc vào ngày 31/01/2024, thời gian thực hiện là 31 ngày. Trên một công cụ quản lý dự án như ClickUp, bạn có thể tự động tính toán thời gian thực hiện trung bình dựa trên dữ liệu lịch sử.

Mặc dù cung cấp chế độ xem tổng hợp tuyệt vời, công thức thời gian dẫn này không cung cấp cho bạn thông tin chi tiết cần thiết để cải thiện hiệu quả. Vì vậy, một cách khác để giải quyết vấn đề này là làm việc theo hướng tiến lên. Dưới đây là cách thực hiện.

1. Xác định các thành phần của thời gian chờ

Bắt đầu bằng cách phân chia quy trình thành các thành phần chính, chẳng hạn như:

Không phải tất cả các quy trình đều ảnh hưởng đến thời gian chờ. Trong một số trường hợp, chúng có thể được gọi hoặc thực hiện theo cách khác.

Ví dụ: trong kỹ thuật phần mềm, đóng gói có thể bao gồm container hóa và vận chuyển có thể là triển khai. Đối với các dự án như vậy, tính năng theo dõi thời gian dự án của ClickUp là một công cụ tuyệt vời để đo lường chính xác. Để theo dõi thời gian trên ClickUp, các thành viên trong nhóm có thể bắt đầu và dừng đồng hồ bấm giờ, thêm phạm vi hoặc chỉ cần nhập thời gian đã sử dụng theo giờ/phút một cách hồi tố!

Vì vậy, hãy chọn tất cả các thành phần phù hợp với kinh doanh của bạn.

2. Đo lường thời gian chờ của từng công đoạn

Dựa trên các thành phần áp dụng cho bạn, tính toán thời gian chờ riêng lẻ.

Công thức tính thời gian dẫn đầu mua hàng: Ngày nhận đơn đặt hàng – ngày yêu cầu từ nhóm dự án.

Nếu bạn sử dụng biểu mẫu ClickUp để thu thập yêu cầu, bạn sẽ thấy việc nhập ngày nhận và xem thời gian dẫn trên bảng điều khiển trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Mặc dù nhóm dự án không thể kiểm soát tốc độ công việc của nhóm mua hàng, nhưng thời gian thực hiện này rất quan trọng đối với hiệu quả tổng thể của quy trình.

Công thức tính thời gian sản xuất/chế tạo: Ngày sản xuất cuối cùng – ngày nhận nguyên liệu thô. Sử dụng chỉ số này để xác định thời gian cần thiết để biến nguyên liệu thô hoặc linh kiện thành sản phẩm cuối cùng, bao gồm thời gian thiết lập, chế biến, lắp ráp, đảm bảo chất lượng hoặc kiểm tra.

Công thức tính thời gian giao hàng: Thời gian giao hàng đến khách hàng – thời gian vận chuyển từ kho. Một số doanh nghiệp bao gồm đóng gói trong thời gian sản xuất, trong khi những doanh nghiệp khác coi đó là quá trình liên quan đến vận chuyển. Chọn phương án phù hợp với bạn.

3. Thêm chúng vào!

Tổng hợp các thời gian dẫn đầu riêng lẻ (mua sắm, sản xuất và vận chuyển) để có được thời gian dẫn đầu tổng thể hoặc thời gian dẫn đầu đơn đặt hàng thực tế. Các trường Công thức ClickUp có thể giúp việc này trở nên đơn giản hơn nhiều với các hàm ngày và giờ, hàm chuỗi, hàm logic và hàm toán học.

Trong khi thực hiện việc đó, đây là một số điều cần nhớ.

Cân nhắc thời gian dự phòng: Nếu bạn sử dụng thời gian dẫn để làm chuẩn mực cho việc quyết định ngày giao hàng đã hứa với khách hàng, hãy thêm một khoảng thời gian dự phòng để đề phòng những sự chậm trễ hoặc thay đổi không lường trước trong quá trình thực hiện.

Ví dụ: một sự chậm trễ nhỏ trong một bước có thể gây ra tác động tích lũy đến các bước tiếp theo. Sử dụng biểu đồ Gantt của ClickUp để trực quan hóa các mối phụ thuộc và tác động tổng thể đến dòng thời gian giao hàng.

Phân tích thời gian dẫn chi tiết đến từng chi tiết nhỏ: Hầu hết các doanh nghiệp tính toán thời gian dẫn để cải thiện hiệu quả. Nếu vậy, bạn cần lưu giữ tất cả các chi tiết nhỏ. Ví dụ, bạn cần biết liệu thủ tục hải quan có chiếm phần lớn thời gian dẫn vận chuyển hay không.

Ví dụ về thời gian dẫn

Thời gian thực hiện đơn giản là khoảng thời gian từ khi bắt đầu đến khi kết thúc một quy trình. Trong các ngành công nghiệp, kinh doanh, dự án và nhóm, có hàng trăm ví dụ về thời gian thực hiện.

Thời gian sản xuất trong sản xuất

Giả sử bạn là nhà sản xuất áo thun cotton bán qua các cửa hàng bán lẻ. Thời gian sản xuất của bạn sẽ là tổng của:

Thời gian dẫn đầu tổng cộng = 35 ngày

Thời gian thực hiện trong quản lý dự án phần mềm

Các dự án phát triển phần mềm có thể hơi khác một chút. Giai đoạn lập kế hoạch và kiến trúc có thể dài hơn nhiều, nhưng phần còn lại có thể diễn ra trong các sprint ngắn, phát triển theo từng bước.

Do đó, thời gian dẫn thường được tính từ khi câu chuyện người dùng sẵn sàng cho đến khi tính năng được triển khai.

Lợi ích của việc giảm thời gian chờ

Thời gian dẫn trước cho bạn biết bạn cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc. Nói rộng ra, bạn có thể biết được mình có thể sản xuất bao nhiêu trong một thời gian nhất định. Ví dụ: nếu một người có thể phát triển một tính năng trong một tuần (tức là thời gian dẫn trước của bạn), bạn có thể lập kế hoạch phân bổ nguồn lực và sức chứa dựa trên số lượng tính năng bạn cần phát triển mỗi tuần.

Với thời gian dẫn đầu giảm, tức là nếu một người có thể phát triển hai tính năng mỗi tuần, bạn có thể tăng doanh thu, hiệu quả, sự hài lòng của khách hàng, lợi thế cạnh tranh và hơn thế nữa!

Sự hài lòng của khách hàng: Khi bạn có thể giao sản phẩm sớm hơn cho khách hàng, họ sẽ có xu hướng hài lòng hơn. Đó là lý do tại sao việc giảm thời gian giao hàng, tức là đáp ứng thời hạn, là một chỉ số quan trọng đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử như Amazon, những doanh nghiệp đầu tư rất nhiều vào kho bãi, logistics và tự động hóa để thực hiện đơn đặt hàng.

Hiệu quả: Thời gian dẫn đầu ngắn hơn có nghĩa là bạn có thể làm được nhiều việc hơn trong cùng một thời lượng, từ đó cải thiện hiệu quả quy trình. Hiệu quả cao hơn cũng giúp tăng tốc độ sản xuất và giảm chi phí lưu trữ và bảo quản.

Tính linh hoạt: Giảm thời gian thực hiện dự án giúp tăng khả năng phản ứng nhanh của công ty trước những thay đổi của thị trường hoặc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Trong thời kỳ COVID-19, các tổ chức có thể làm việc từ xa và tạo ra trải nghiệm kỹ thuật số nhanh chóng — trong thời gian thực hiện ngắn hơn — đã giành được lợi thế cạnh tranh to lớn.

Quản lý hàng tồn kho: Thời gian sản xuất ngắn hơn dẫn đến giảm mức hàng tồn kho — lợi thế cơ bản mà các nhà sản xuất ô tô Nhật Bản nhận thấy đầu tiên khi áp dụng sản xuất tinh gọn. Điều này giúp giải phóng không gian kho, giảm hàng tồn kho lỗi thời và giảm vốn đầu tư vào hàng tồn kho, từ đó cải thiện tình hình tài chính chung của công ty.

Lợi ích của việc giảm thời gian chờ có thể thấy rõ trong suốt quá trình. Nhưng làm thế nào để đạt được điều đó? Dưới đây là một số gợi ý.

Chiến lược giảm thời gian chờ

Để tối ưu hóa bất kỳ điều gì, bạn cần hiểu rõ tình trạng hiện tại. Vì vậy, hãy bắt đầu từ đó.

Sử dụng các ứng dụng quản lý thời gian để tính toán thời gian thực hiện chính xác cho tất cả các quy trình và giai đoạn. Sau đó, xác định các cơ hội tối ưu hóa. Khi đã có dữ liệu cơ bản trong tay, câu hỏi tiếp theo là: Làm thế nào để tiết kiệm thời gian?

Tự động hóa

Tự động hóa các quy trình không cần sự tương tác hoặc can thiệp của con người. Điều này có thể đơn giản như cài đặt quy trình làm việc if-this-then-that trên phần mềm quản lý dự án của bạn. Ví dụ: nếu một công việc quá hạn, mọi người sẽ tự động được thông báo trên ma trận leo thang. Hoặc, nếu nhà thiết kế đã hoàn thành một công việc, tự động giao công việc đó cho nhà phát triển.

ClickUp Automations có hơn 100 mẫu để hợp lý hóa quy trình làm việc, công việc thường ngày, chuyển giao dự án và hơn thế nữa.

Lập lịch trình tốt hơn

Lập lịch tài nguyên để loại bỏ thời gian chờ đợi không cần thiết. Sử dụng chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp để xem ai đang làm việc gì và phân công công việc. Khuyến khích các thành viên trong nhóm xem báo cáo năng suất của bản thân để đạt được mục tiêu quản lý thời gian!

Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu, các mẫu quản lý thời gian của ClickUp sẵn sàng trợ giúp. Chọn từ mười mẫu và tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn!

Dự báo chính xác

Giảm thời gian dẫn đầu quản lý hàng tồn kho bằng các kỹ thuật như hàng tồn kho an toàn, điểm đặt hàng lại và số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) để tối ưu hóa mức hàng tồn kho. Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho mạnh mẽ để kiểm kê hàng tồn kho!

Chia sẻ kiến thức

Ngăn chặn sự thiếu hụt kiến thức bằng tài liệu chi tiết và chia sẻ kiến thức. ClickUp Docs được thiết kế để giúp bạn viết và chia sẻ mọi thứ trong tổ chức. Còn gì nữa? ClickUp AI có thể hiệu đính, tóm tắt và làm cho thông tin dễ tiếp cận hơn.

Giảm thời gian dẫn và tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn với ClickUp

Trả lời chính xác và ngay lập tức câu hỏi "Sẽ mất bao lâu?" là một công việc quan trọng của người quản lý dự án.

Nó giúp ích trong suốt vòng đời quản lý dự án trong việc lập kế hoạch, lên lịch, phân bổ nguồn lực, xây dựng kế hoạch dự phòng, khắc phục thảm họa, quản lý các bên liên quan, chiến lược tiếp thị, v.v.

Tính toán chính xác thời gian dẫn là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để dự đoán tương lai. Trong thế giới phát triển nhanh chóng ngày nay, giảm thiểu thời gian dẫn có thể là yếu tố khác biệt lớn nhất của doanh nghiệp bạn.

Khi bạn đầu tư nhiều hơn vào việc giảm thời gian dẫn, bạn cũng xây dựng hiệu quả và năng suất trong hệ thống của mình. Ví dụ, ngay cả tự động hóa đơn giản nhất cũng giảm thời gian dẫn không chỉ cho quy trình đó mà còn cho toàn bộ quy trình làm việc của tổ chức.

Tối ưu hóa thời gian dẫn có tác động tổng hợp, vì vậy ClickUp được thiết kế để cung cấp cho bạn khả năng xem, đo lường và giảm thiểu thời gian dẫn.

Phần mềm quản lý dự án miễn phí tất cả trong một của ClickUp cho phép bạn theo dõi thời gian thực hiện công việc, giám sát thời gian dẫn, đo lường hiệu suất, tối ưu hóa các chỉ số và tự động hóa các quy trình, tất cả chỉ trong một nơi.

Từ các công ty sáng tạo đến quản lý bất động sản, các tổ chức trong mọi lĩnh vực đều cung cấp sản phẩm và dịch vụ nhanh chóng với ClickUp. Hãy tự mình trải nghiệm.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Công thức tính thời gian dẫn là gì?

Thời gian thực hiện = Thời gian hoàn thành – thời gian bắt đầu

Mặc dù đây là công thức tính thời gian dẫn đơn giản nhất, nhưng nó không giải thích tại sao thời gian dẫn lại là con số đó. Vì vậy, các tổ chức đôi khi làm việc theo hướng ngược lại. Trong những trường hợp như vậy, việc tính toán thời gian dẫn được thực hiện như sau.

Thời gian dẫn đầu = Thời gian dẫn đầu mua hàng + thời gian dẫn đầu sản xuất + thời gian dẫn đầu giao hàng

2. Thời gian dẫn đầu là gì so với thời gian chu kỳ?

Mặc dù có phần giống nhau, hai chỉ số này phục vụ các mục đích và nhu cầu khác nhau. Dưới đây là tổng quan về thời gian chu kỳ và thời gian dẫn.

3. Thời gian giao hàng là gì?

Thời gian giao hàng là tổng thời gian từ khi khách hàng đặt hàng đến khi hàng được giao đến cửa nhà họ.