hơn 20 mẹo của chuyên gia về quản lý dự án Agile

Agile là phương pháp quản lý dự án được ưa chuộng nhất.

Tự tin.野心. Ấn tượng.

Với phương pháp linh hoạt, các nhóm bắt đầu dự án từ chế độ xem 30.000 feet, cuối cùng dẫn đến các cơ hội để phản ứng nhanh với thay đổi, thu thập phản hồi của khách hàng trong suốt quá trình phát triển và ưu tiên hợp tác hơn là các quy trình. 🤩

Cho dù bạn là người có kinh nghiệm hay mới bắt đầu với agile, cả hai nhóm đều gặp phải những vấn đề phổ biến nhất. Có rất nhiều điều cần hiểu về quản lý dự án Agile: nó là gì, cấu trúc của nó và những lợi ích.

Câu hỏi lớn nhất có lẽ là: công việc linh hoạt có thể mang lại lợi ích gì cho nhóm của bạn? 🤔

Chúng tôi đã tổng hợp một số mẹo hay nhất từ các chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực agile để giúp trả lời câu hỏi này.

Hãy bắt đầu bằng việc tìm hiểu ý nghĩa của quản lý dự án Agile.

Quản lý dự án Agile là gì?

Về bản chất, quản lý dự án Agile là một quá trình lặp đi lặp lại và linh hoạt, chia một dự án lớn thành các giai đoạn ngắn có thể đạt được.

Phương pháp Agile tập trung vào:

Ngày nay, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án hiện đại để quản lý và tự động hóa tất cả các quy trình agile của mình. Bằng cách đó, bạn có thể thực hiện các công việc Agile với tốc độ cực nhanh!

Bonus: Xem ngay hướng dẫn về agile epics!

Khi nào bạn nên (và không nên) sử dụng quản lý dự án Agile

Trong môi trường kỹ thuật số ngày càng phát triển hiện nay, các tổ chức trong tất cả các ngành công nghiệp đều có thể hưởng lợi từ quản lý dự án Agile.

Khi được tiếp cận một cách đúng đắn, phương pháp làm việc linh hoạt mang lại cho các nhóm sự tự do sáng tạo và tính minh bạch để chia sẻ ý tưởng và cải tiến trong suốt quá trình phát triển dự án.

Đã hoàn thành sai:

Đã hoàn thành:

Tuy nhiên, điều quan trọng là phải biết dự án nào phù hợp với phương pháp agile. Rốt cuộc, sử dụng phương pháp agile sẽ phản tác dụng nếu nó làm phức tạp và gây nhầm lẫn cho quá trình dự án. 🤷🏻‍♀️

Các đặc điểm của dự án phù hợp với agile:

Các đặc điểm của dự án không phù hợp với agile:

Với ý nghĩ này, đã đến lúc lắng nghe ý kiến của các chuyên gia khác và kinh nghiệm của họ về quản lý dự án agile. 🎙

Mẹo quản lý dự án Agile

Điều quan trọng đối với một nhà quản lý sản phẩm là giải thích giá trị kinh doanh cần thiết để làm hài lòng khách hàng và đạt được mục tiêu của công ty.

Khi có thể, tôi chia sẻ công việc Lean canvas, kết quả khảo sát và phỏng vấn khách hàng để nhóm phát triển cũng có thể hiểu rõ hơn ý kiến của khách hàng.

Về mục tiêu của công ty, tôi giải thích cách giải quyết vấn đề của khách hàng này sẽ giúp chúng tôi tăng doanh thu, lòng trung thành của khách hàng hoặc thị phần, một lần nữa dựa trên dữ liệu thị trường và cạnh tranh mà tôi có.

Lời khuyên tốt nhất mà tôi có thể dành cho những người làm công việc quản lý dự án agile là tập trung vào kết quả hơn là các quy tắc.

Với Agile, thật dễ dàng để dành nhiều thời gian và năng lượng để tranh luận về những gì là Agile và những gì không phải là Agile, và mất đi mục tiêu ban đầu khi sử dụng Agile, đó là cải thiện kết quả.

Khi áp dụng quy trình này, tốt nhất là bạn nên đảm bảo rằng mình đã thấm nhuần tinh thần, giá trị và triết lý của Agile, đồng thời tránh tập trung vào các quy trình cứng nhắc.

Hãy nỗ lực hết sức để mọi người cùng tham gia và tin tưởng vào quy trình làm việc linh hoạt.

Để đạt hiệu quả cao nhất, các thành viên trong nhóm và lãnh đạo phải hiểu lý do tại sao họ làm việc trong môi trường linh hoạt và thực sự tin tưởng vào những lợi ích mà nó mang lại.

Chỉ khi đó, họ mới thực sự chấp nhận phương pháp này và bạn mới có thể tận dụng tối đa những lợi ích mà agile mang lại. Nếu nhân viên của bạn không có tư duy phù hợp, bạn sẽ không bao giờ khai thác được hết tiềm năng của quy trình làm việc agile.

Tổ chức là chìa khóa cho quản lý dự án agile thành công. Mọi người cần biết tất cả các bước để hoàn thành công việc của mỗi sprint.

Vì vậy, mọi người đều cần dễ dàng truy cập vào Quy trình hoạt động tiêu chuẩn của công ty để có thể hoàn thành công việc của mình một cách hiệu quả và đáng tin cậy.

Là một trong những SOP của nhóm, bạn nên tạo ra một quy trình giao tiếp để mọi người biết nơi trò chuyện về các vấn đề hoặc rủi ro mà nhóm đang gặp phải – bạn đang làm việc này trong Slack hay một công cụ năng suất như ClickUp?

Đội ngũ càng có tổ chức, càng dễ dàng hoàn thành công việc trong mỗi sprint.

Nhận được sự ủng hộ từ đội ngũ quản lý sản phẩm và đội ngũ điều hành để thực hiện giao hàng theo từng giai đoạn và hỗ trợ vòng phản hồi chặt chẽ. Thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục và cho phép đội ngũ 'dừng dây chuyền sản xuất' để tập trung vào các điểm nghẽn đã giúp chúng tôi giảm thiểu công việc không có kế hoạch, từ đó đưa ra dự toán chính xác hơn và cung cấp sản phẩm chất lượng cao hơn.

Đừng quản lý quá chi tiết. Mặc dù các cuộc họp hàng ngày là cơ hội tốt để cập nhật nhanh chóng và theo dõi tiến độ dự án, nhưng đừng để chúng biến thành những phiên thẩm vấn.

Hãy ghi nhớ giá trị mà bạn muốn mang lại. Đây là điểm tập trung kết nối tất cả các thành viên trong nhóm.

Agile là một cách tuyệt vời để cung cấp các sản phẩm phức tạp, trong đó phản hồi của khách hàng là một phần quan trọng.

Chúng tôi có rất nhiều khách hàng trung thành, sẵn sàng cung cấp phản hồi trong giai đoạn đầu.

Sự hợp tác trong nhóm là chìa khóa. Mối quan hệ công việc tốt giữa chủ sở hữu sản phẩm, scrum master và quản lý sản phẩm đảm bảo quản lý dự án agile thành công.

Trong bộ ba này, mỗi thành viên đều có vai trò rất quan trọng để thực hiện thành công các phương pháp agile trong tổ chức.

Scrum master gắn kết các nhóm với nhau và đóng vai trò quan trọng trong việc thực thi các phương pháp scrum linh hoạt trong nhóm.

Các trưởng nhóm và thành viên phải hoàn toàn tin tưởng lẫn nhau.

Các nhóm Agile là các nhóm đa chức năng và tự tổ chức, trong đó các thành viên thường làm việc trên các thành phần khác nhau của cùng một sản phẩm có thể sử dụng được.

Nếu không có sự tin tưởng, một nhóm Agile sẽ không thể quản lý công việc của mình như một đơn vị gắn kết, sự minh bạch sẽ bị mất và các quy trình Agile sẽ khó duy trì.

Luôn sẵn sàng cho sự thay đổi.

Đây không chỉ là một phần của bốn giá trị cốt lõi của agile, “Phản ứng với thay đổi hơn là tuân theo kế hoạch”, mà còn là phương châm hướng dẫn của bạn khi thực hiện một dự án có nhiều rủi ro hoặc ẩn số.

Đừng lên kế hoạch cho tất cả công việc của bạn trước – hãy lập kế hoạch và phản hồi trong suốt toàn bộ dự án cho đến khi hoàn thành.

Đừng tự phát minh ra các quy trình agile tùy chỉnh. Hãy tuân theo tuyên ngôn agile, thực hiện cẩn thận tất cả các nghi thức cần thiết và dành thời gian để triển khai.

Nếu bạn cảm thấy phương pháp Agile không giúp giải quyết vấn đề của mình, bạn cần nghiên cứu thêm.

Ví dụ, một số kỹ thuật phân nhánh như Scaled Agile Framework giúp mở rộng quy mô và áp dụng Agile cho các tập đoàn lớn hơn.

Bắt đầu thực hiện phương pháp Agile cho một dự án thí điểm và sau đó, để những cá nhân này trở thành đại sứ Agile trong tổ chức để phổ biến phương pháp này.

Agile đòi hỏi sự giao tiếp hàng ngày và liên tục giữa tất cả các bên liên quan – nhóm phát triển, chủ doanh nghiệp và người dùng – vì vậy, bắt đầu với một dự án thí điểm với các thành viên cam kết tôn trọng các giao diện khóa sẽ chứng minh rằng Agile có thể được áp dụng cho toàn bộ công ty.

Thông qua các cuộc họp đứng, vòng phản hồi liên tục, đánh giá sprint và nhìn lại, các phương pháp agile giúp phá vỡ các rào cản.

Agile nhấn mạnh việc giúp đỡ người khác và xóa bỏ các rào cản, không chỉ trong một nhóm mà trên tất cả các nhóm phát triển.

Thực hành là chìa khóa thành công. Quá trình ban đầu có thể gặp nhiều khó khăn.

Mẹo số một của tôi là đừng bỏ cuộc, ít nhất là trước khi hoàn thành 4 đến 6 kỳ sprint hoặc scrum.

Bản chất của Agile là không ngừng cải tiến, tìm ra cách làm việc hiệu quả nhất thông qua các buổi phản hồi và hợp tác.

Nếu bạn dừng lại quá sớm, bạn sẽ không thu được những lợi ích thực sự.

Bạn muốn có những người định hướng mục tiêu để có thể tin tưởng rằng mọi hành động và quyết định của họ đều hướng tới việc đạt được một mục tiêu cụ thể.

Hơn nữa, bạn muốn các thành viên trong nhóm có khả năng thích ứng, vì công nghệ mới liên tục xuất hiện và nhóm của bạn không nên ngại đón nhận những thay đổi này.

Điều này sẽ đảm bảo rằng nhóm của bạn giảm thiểu sự trùng lặp và loại bỏ các lỗi thường gặp khi sử dụng các phương pháp cũ.

Chỉ lên lịch cuộc họp nếu bạn có thể tận dụng từng phút. Các cuộc họp quá dài và không quan trọng là kẻ thù của việc triển khai Agile thành công.

Chúng làm giảm động lực của nhân viên, cản trở sprint và thường làm người tham gia mất tập trung với những công việc và cuộc thảo luận không cần thiết.

Quy tắc của tôi là nếu tôi không thể làm cho mỗi phút của cuộc họp trở nên quan trọng, tôi sẽ không tổ chức cuộc họp.

Các PM Agile mới thường muốn chứng tỏ bản thân và họ tổ chức nhiều cuộc họp để chứng tỏ rằng họ đang hoàn thành công việc.

Tôi khuyên bạn nên làm ngược lại: thể hiện rằng bạn đang tập trung vào công việc bằng cách chỉ tổ chức cuộc họp khi có vấn đề cần giải quyết để công việc tiếp tục tiến triển.

Kế hoạch chính xác và đầy đủ sẽ mang lại những kết quả sâu rộng: nó ảnh hưởng đến tốc độ và chất lượng của các tính năng mà bạn sẽ giới thiệu đến khách hàng.

Đôi khi, bạn sẽ thu được nhiều lợi ích hơn nếu bước ra khỏi kế hoạch ban đầu và thể hiện sự linh hoạt trong việc thay đổi công việc hoặc mức độ ưu tiên của chúng, hoặc cả hai.

Mục tiêu chính là mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.

Trong khi quyết định quy trình làm việc nhanh nhất (ví dụ: Scrum, Kanban ), đừng quên thiết lập quy trình giao tiếp với các nhóm khác, ví dụ: nhóm thành công của khách hàng và nhóm bán hàng.

Tìm một Scrum master để giúp bạn và nhóm của bạn thiết lập quy trình làm việc. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và cho phép nhóm của bạn tập trung vào những việc thực sự quan trọng — giải quyết các vấn đề thiết yếu.

Xem xét kết hợp Agile và Lean Growth. Khi áp dụng các phương pháp Agile, điều quan trọng là phải nhớ rằng sự linh hoạt thôi là chưa đủ.

Nó hướng dẫn bạn cách xây dựng nhanh chóng và an toàn, nhưng không chỉ ra bạn nên xây dựng gì hoặc tại sao phải xây dựng nó.

Đây là lúc Lean xuất hiện. Tất cả là về việc tìm ra bộ tính năng tốt nhất để đạt được lợi tức đầu tư cao nhất với Lean.

Đảm bảo rằng bạn có phần mềm phù hợp để giúp bạn theo dõi các dự án của mình. Agile đã giúp chúng tôi rất nhiều.

Thành thật mà nói, có lẽ chúng tôi sẽ không thể hoạt động hiệu quả nếu không có nó ở giai đoạn này. Nó giúp quản lý kỳ vọng về việc hoàn thành dự án trên toàn bảng.

Việc có thể đánh giá lại vị trí của mình vào cuối mỗi sprint cũng cực kỳ hữu ích, vì điều đó có nghĩa là chúng ta thường có thể tìm ra những cách làm việc hiệu quả hơn và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nỗ lực của mình một cách tốt hơn.

Xin chân thành cảm ơn tất cả các bạn tham gia đã chia sẻ thời gian và mẹo của mình với chúng tôi! 👏🏼

Tổng quan

Phương pháp quản lý dự án Agile có một mạng lưới những người giao tiếp tốt, các nguyên tắc hướng dẫn và tư duy cải tiến liên tục.

Điều này rất đáng mong đợi vì nó chứng minh sự chuyển đổi nhất quán tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng.

Nếu bạn mong muốn tận dụng quản lý dự án agile để đạt được mục tiêu của tổ chức, ClickUp là một công cụ Agile tuyệt vời để giúp bạn đạt được điều đó.

Đăng ký tài khoản miễn phí ngay hôm nay để bắt đầu tối ưu hóa cách làm việc của bạn. Chúng tôi rất mong được nghe những mẹo của bạn trong tương lai gần! 🚀