Cũng giống như cơ thể bạn cần các cơ quan khác nhau để hoạt động tối ưu, một dự án cũng cần các vai trò như quản lý dự án, nhà tài trợ dự án và các bên liên quan để đạt được mục tiêu. 🏁
Vai trò dự án được xác định rõ ràng thúc đẩy trách nhiệm giải trình. Mỗi thành viên trong nhóm biết rõ trách nhiệm của mình, từ đó có thể chủ động thực hiện công việc của mình.
Khi vai trò không rõ ràng, sự hỗn loạn sẽ xảy ra. Nhiều thành viên trong nhóm có thể vô tình cố gắng thực hiện cùng một công việc cùng một lúc, và việc xác định ai chịu trách nhiệm cho kết quả dự án sẽ trở thành một thách thức.
Cho dù bạn đang xây dựng một nhóm quản lý dự án từ đầu hay mở rộng một nhóm hiện có, chúng tôi sẽ phác thảo 20 vai trò khóa quan trọng cần thiết cho việc thực hiện dự án thành công.
20 vai trò khóa trong quản lý dự án
Hãy nhớ rằng các dự án và tổ chức khác nhau sẽ có các vai trò dự án khác nhau. Ví dụ: nếu bạn đang áp dụng các vai trò Scrum, bạn có thể không có một quản lý dự án truyền thống vì trách nhiệm của họ sẽ được chia cho nhiều thành viên trong nhóm. Mặt khác, sự đa dạng của các vai trò quản lý dự án cũng phụ thuộc vào kích thước và ngành của tổ chức bạn.
Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn 20 vai trò điển hình của nhóm dự án và phân tích trách nhiệm của từng vai trò. Hãy bắt đầu!
1. Quản lý dự án
Các nhà quản lý dự án giỏi là kiến trúc sư của thành công dự án vì họ giám sát mọi giai đoạn trong vòng đời dự án, từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Họ lập kế hoạch, tổ chức và truyền đạt các hoạt động dự án đến các bên liên quan, đảm bảo thực hiện suôn sẻ và giao hàng đúng hạn.
Quản lý dự án chịu trách nhiệm:
- Phát triển kế hoạch dự án toàn diện, nêu rõ mục tiêu, phạm vi và lịch trình của dự án
- Phân công công việc và điều phối nhóm dự án để đảm bảo thực hiện thành công các mục tiêu dự án
- Cung cấp tất cả các cập nhật trạng thái dự án có liên quan cho các bên liên quan đến dự án
- Đảm bảo mọi giai đoạn trong vòng đời dự án đều đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng
- Giám sát dòng thời gian dự án và đảm bảo các bước được thực hiện để giảm thiểu mọi sự chậm trễ có thể xảy ra
- Dẫn dắt các cuộc họp nhóm dự án và điều chỉnh dự án khi cần thiết
2. Thành viên nhóm dự án
Tùy thuộc vào kích thước dự án, các thành viên nhóm dự án là những chuyên gia được phân công các vai trò khác nhau dưới sự hướng dẫn của quản lý dự án.
Họ hợp tác để đảm bảo dự án được thực hiện thành công bằng cách:
- Hoàn thành các công việc được quản lý dự án giao cho họ
- Báo cáo tiến độ công việc của mình cho người quản lý dự án
- Cộng tác với các thành viên khác trong nhóm để giải quyết những thách thức phát sinh trong suốt vòng đời của dự án ♻️
- Ghi chép các quy trình dự án mà họ tham gia
3. Các bên liên quan đến dự án
Các bên liên quan đến dự án là một nhóm đa dạng gồm các cá nhân, bao gồm cả thành viên nhóm nội bộ và đối tác bên ngoài, những người có lãi suất bị ảnh hưởng bởi kết quả dự án ở các mức độ khác nhau.
Từ nhà đầu tư và nhà cung cấp đến khách hàng và nhân viên, các bên liên quan có những trách nhiệm quan trọng đối với sự thành công của dự án. Một số trong số đó bao gồm:
- Cung cấp tài nguyên để thực hiện dự án
- Tham gia vào quá trình ra quyết định của dự án
- Xác định phạm vi và mục tiêu của dự án
- Cung cấp hỗ trợ để đảm bảo thực hiện thành công dự án
- Xác định các rủi ro tiềm ẩn có thể cản trở việc thực hiện dự án và phát triển các chiến lược giảm thiểu rủi ro
4. Nhà tài trợ dự án
Là một bên liên quan quan trọng, nhà tài trợ dự án thường cung cấp sự hỗ trợ và nguồn lực cần thiết để đảm bảo dự án được thực hiện đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
Các trách nhiệm của nhà tài trợ dự án bao gồm:
- Đảm bảo các dự án có đủ nguồn nhân lực, vật lực và tài chính cần thiết để thực hiện thành công
- Đánh giá tiến độ và trạng thái của dự án
- Điều chỉnh và phê duyệt tất cả các thay đổi cần thiết đối với ngân sách dự án
- Cung cấp hỗ trợ trong suốt vòng đời của dự án
5. Chủ dự án
Thông thường, chủ dự án là một giám đốc điều hành chịu trách nhiệm cuối cùng về thành công hay thất bại của dự án.
Không giống như các nhà quản lý dự án, những người chịu trách nhiệm giám sát và điều phối các hoạt động của dự án, chủ dự án tập trung vào việc điều chỉnh kết quả kinh doanh của dự án cho phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
Ví dụ, nếu có sự thay đổi trong sở thích của người tiêu dùng có thể ảnh hưởng đến cách dự án phù hợp với xu hướng thị trường, chủ dự án sẽ có trách nhiệm xác định và truyền đạt sự phát triển này.
Chủ dự án hợp tác với quản lý dự án để giám sát các sáng kiến như điều chỉnh chiến lược truyền thông tiếp thị để giảm thiểu các mối đe dọa tiềm ẩn. Ngoài ra, họ còn làm việc với nhà tài trợ dự án để đảm bảo các nguồn lực cần thiết để thực hiện các sáng kiến này.
Một số trách nhiệm của chủ dự án bao gồm:
- Phối hợp với quản lý dự án để đảm bảo các mục tiêu và mục đích quản lý dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách
- Hợp tác với nhà tài trợ dự án để đảm bảo tất cả các nguồn lực sẵn sàng cho việc thực hiện dự án
- Có được sự hỗ trợ và chấp thuận từ các bên liên quan
6. Nhà tài trợ cấp cao
Không giống như nhà tài trợ dự án, người tập trung vào một dự án riêng lẻ, nhà tài trợ điều hành thường là quản lý cấp cao hoặc giám đốc điều hành cấp cao của tổ chức, giám sát nhiều dự án. Các trách nhiệm chính của họ bao gồm:
- Ra quyết định cuối cùng về các thay đổi phạm vi
- Giám sát việc phân bổ nguồn lực cho nhiều dự án trong tổ chức
- Theo dõi tất cả các hoạt động trong vòng đời dự án và hướng dẫn người quản lý dự án
- Đảm bảo các dự án của tổ chức phù hợp với mục tiêu và sứ mệnh tổng thể
7. Trưởng dự án
Các nhà lãnh đạo dự án được giao nhiệm vụ lãnh đạo và truyền cảm hứng cho nhóm dự án. Bằng cách tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và phát triển các chiến lược truyền thông, họ đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều tham gia và cam kết đạt được các mục tiêu của dự án.
Họ chịu trách nhiệm về:
- Phát triển các chiến lược giúp tăng hiệu quả tổng thể của nhóm dự án
- Đảm bảo giao tiếp và hợp tác hiệu quả trong nhóm dự án
- Giải quyết xung đột và thách thức có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện dự án
- Cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cho các thành viên nhóm dự án
- Thông báo cho nhà tài trợ dự án về những thách thức mà nhóm phải đối mặt và cần hướng dẫn hoặc nguồn lực bổ sung
8. Chuyên viên phân tích kinh doanh
Phạm vi dự án có thể thay đổi do yêu cầu phát triển, phản hồi của các bên liên quan hoặc các yếu tố bên ngoài. Nhà phân tích kinh doanh có trách nhiệm xem xét những thay đổi này, đánh giá tác động của chúng đối với thành công của dự án và xác định tính khả thi trước khi triển khai.
Các trách nhiệm chính của họ trong một tổ chức bao gồm:
- Hỗ trợ xác định phạm vi và mục tiêu dự án
- Đảm bảo sự phù hợp giữa kết quả dự án với nhu cầu kinh doanh
- Thực hiện các nghiên cứu khả thi cho tất cả các thay đổi được đề xuất
- Phân tích và ghi chép các yêu cầu của dự án 📄
9. Ban chỉ đạo
Bao gồm các giám đốc điều hành từ các nhóm đa chức năng, ban chỉ đạo đóng vai trò là hội đồng tư vấn giám sát vòng đời của dự án. Là các bên liên quan chính, họ nhằm mục đích định hình dự án để thành công bằng cách cung cấp hướng dẫn và định hướng chiến lược.
Một số trách nhiệm chính của họ bao gồm:
- Cung cấp tư vấn cho nhóm dự án về cách quản lý các nguồn lực dự án bị giới hạn
- Đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến phạm vi và mục tiêu dự án
- Xác định các chỉ số hiệu suất chính của dự án, có thể được sử dụng để đo lường thành công của dự án 📊
- Cung cấp những hiểu biết sâu sắc và đề xuất để cải thiện dự án trong tương lai
- Cung cấp thông tin chi tiết và chuyên môn để hướng dẫn các quyết định quan trọng trong quá trình thực hiện dự án
10. Điều phối viên dự án
Thay vì xử lý các vấn đề tổng thể như các nhà quản lý dự án, các điều phối viên dự án chủ yếu tập trung vào các công việc hành chính, chẳng hạn như giám sát các hoạt động hàng ngày của dự án.
Các điều phối viên dự án thường yêu cầu ít kinh nghiệm thực tế hơn trong việc lập kế hoạch và thực hiện dự án và thường tham gia ít khóa học quản lý dự án hơn so với các quản lý dự án.
Một số trách nhiệm chính của họ bao gồm:
- Đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm dự án đang đi đúng hướng về các kết quả công việc của mình
- Giám sát dòng thời gian của dự án ⏲️
- Đảm bảo tất cả các tài liệu dự án, bao gồm biên bản cuộc họp và báo cáo, có thể dễ dàng truy cập để tham khảo trong tương lai
11. Chuyên gia về chủ đề (SME)
Các chuyên gia về chủ đề có kiến thức hoặc kỹ năng chuyên môn liên quan đến dự án. Họ cung cấp những hiểu biết sâu sắc và hướng dẫn để đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của dự án.
Họ chịu trách nhiệm về:
- Cung cấp kiến thức và hiểu biết chuyên sâu về lĩnh vực cho nhóm dự án
- Xác định các vấn đề kỹ thuật tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện dự án
- Đảm bảo dự án tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định của ngành
- Cung cấp lời khuyên về các chiến lược có thể áp dụng để đảm bảo dự án được thực hiện đúng đắn
12. Quản lý tài nguyên
Các nhà quản lý tài nguyên lập kế hoạch và phân bổ tài nguyên của dự án một cách tỉ mỉ trong phạm vi ngân sách.
Họ chịu trách nhiệm về:
- Ước tính nhu cầu tài nguyên của dự án
- Lập kế hoạch chiến lược về cách phân bổ các nguồn lực có hạn của dự án
- Hỗ trợ lập ngân sách dự án
- Giám sát chi tiêu dự án và thực hiện các biện pháp tiết kiệm chi phí để tránh vượt ngân sách
- Đánh giá việc sử dụng tài nguyên để đảm bảo hiệu quả tối ưu
13. Giám đốc dự án
Không giống như các nhà quản lý dự án tập trung vào một dự án, giám đốc dự án quản lý nhiều dự án trong một tổ chức đồng thời và đưa ra các quyết định quan trọng để thúc đẩy chúng tiến lên.
Một số trách nhiệm chính của họ bao gồm:
- Đảm bảo phân bổ nguồn lực phù hợp cho các dự án khác nhau
- Phát triển các chiến lược quản lý dự án để giữ cho các dự án của công ty đi đúng hướng
- Đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách 💸
- Xác định các rủi ro có thể cản trở việc thực hiện dự án
- Tham gia với các bên liên quan có liên quan đến các dự án thuộc phạm vi quyền hạn của họ
14. Tư vấn quản lý dự án
Các chuyên gia tư vấn quản lý dự án là tài sản bên ngoài vô giá, cung cấp hỗ trợ chuyên môn cho các tổ chức trong một kỳ nhất định. Họ tư vấn về các cách tốt nhất để tối ưu hóa quy trình và xây dựng chiến lược để đảm bảo thực hiện dự án thành công.
Các trách nhiệm chính của họ bao gồm:
- Xác định những điểm không hiệu quả trong quy trình quản lý dự án
- Đề xuất các phương pháp hay nhất để đảm bảo dự án được thực hiện đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách
- Hỗ trợ tổ chức trong việc xây dựng các chiến lược dự án phù hợp với mục tiêu kinh doanh của họ
15. Quản lý rủi ro
Các nhà quản lý rủi ro chủ động xác định và giảm thiểu các mối đe dọa tiềm ẩn trước khi chúng có thể ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
Họ chịu trách nhiệm về:
- Xác định rủi ro, đánh giá tác động của chúng và ưu tiên dựa trên mức độ nghiêm trọng
- Phát triển kế hoạch và chiến lược quản lý rủi ro
- Giám sát và kiểm soát rủi ro trong suốt vòng đời dự án
- Thực hiện các hành động ứng phó rủi ro để giảm thiểu mối đe dọa và tận dụng cơ hội
- Thông báo cho các bên liên quan về các rủi ro tiềm ẩn, tác động của chúng và các kế hoạch giảm thiểu rủi ro đã được triển khai
16. Giám đốc văn phòng quản lý dự án (PMO)
Văn phòng quản lý dự án đảm bảo tính nhất quán trong các hoạt động quản lý dự án. Văn phòng này thực hiện nhiệm vụ này bằng cách phát triển và hoàn thiện các phương pháp quản lý dự án, đồng thời đào tạo các quản lý dự án và các thành viên khác trong nhóm. PMO đóng vai trò quan trọng trong quản lý dự án doanh nghiệp bằng cách giám sát việc phân bổ nguồn lực giữa các dự án khác nhau.
Giám đốc PMO là một giám đốc điều hành đảm nhận vai trò quản lý khóa trong tổ chức bằng cách tối ưu hóa hoạt động và hiệu suất của PMO. Các trách nhiệm chính của họ bao gồm:
- Giám sát việc thực hiện tất cả các dự án trong tổ chức
- Phân bổ nguồn lực để hỗ trợ thực hiện các dự án của công ty
- Thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPI) của dự án để theo dõi hiệu suất và tiến độ dự án
- Đảm bảo tất cả các dự án phù hợp với mục tiêu và ưu tiên của tổ chức
- Theo dõi các hoạt động quản lý rủi ro với PMO
17. Quản lý chức năng
Một quản lý chức năng đứng đầu một đơn vị hoặc bộ phận cụ thể, phụ trách tất cả các hoạt động trong đơn vị đó. Họ tập trung vào việc quản lý các hoạt động hàng ngày, cung cấp nguồn lực và tối ưu hóa các quy trình trong lĩnh vực chức năng của mình.
Họ chịu trách nhiệm về:
- Đảm bảo các hoạt động trong lĩnh vực chức năng của họ tuân thủ các chính sách và tiêu chuẩn của tổ chức
- Cài đặt KPI cho từng lĩnh vực chức năng tương ứng
- Đảm bảo nguồn lực được phân bổ hiệu quả trong bộ phận của mình
- Xác định các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện dự án trong lĩnh vực chức năng của họ
18. Quản lý chất lượng dự án
Các nhà quản lý chất lượng dự án duy trì các tiêu chuẩn kiểm soát và đảm bảo chất lượng nghiêm ngặt trong tất cả các dự án của tổ chức.
Họ chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ sau:
- Phát triển các mẫu, biện pháp và tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng để thực hiện dự án
- Đảm bảo tất cả các kiểm tra cần thiết được thực hiện đúng thời hạn
- Xác định các rủi ro chất lượng và xây dựng chiến lược để giảm thiểu chúng
- Xác định và giải quyết các vấn đề về chất lượng và sự không tuân thủ
- Tương tác với các bên liên quan để hiểu rõ kỳ vọng về chất lượng của họ
19. Quản lý mua sắm
Giám đốc mua sắm là trung gian kết nối nhóm dự án với các nhà cung cấp hoặc nhà phân phối của công ty.
Họ đóng góp cho nhóm dự án bằng cách:
- Hợp tác với các quản lý dự án để hiểu các yêu cầu của dự án và xác định các vật liệu, dịch vụ và chuyên môn cần thiết
- Nghiên cứu và xác định các nhà cung cấp tiềm năng, đánh giá năng lực, danh tiếng và thành tích của họ
- Phát triển và triển khai quy trình đánh giá nhà cung cấp minh bạch, lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp để tiếp tục hợp tác
- Đàm phán hợp đồng với các nhà cung cấp đã chọn, đảm bảo các điều khoản tối ưu về giá cả, chất lượng, lịch trình giao hàng và điều kiện thanh toán
- Quản lý hợp đồng trong suốt dự án, đảm bảo tuân thủ các điều khoản đã thỏa thuận 📃
20. Bảng kiểm soát thay đổi (CCB)
Bảng kiểm soát thay đổi bao gồm các chuyên gia quản lý những thách thức và cơ hội bất ngờ trong suốt vòng đời của dự án.
Họ chịu trách nhiệm về:
- Đánh giá và quản lý tất cả các thay đổi được đề xuất để xác định tác động của chúng đối với việc thực hiện dự án
- Đánh giá tính khả thi của việc triển khai các thay đổi đề xuất
- Phê duyệt hoặc từ chối các thay đổi được đề xuất cho dự án
- Ghi chép các yêu cầu thay đổi, đánh giá và các hoạt động liên quan đến bất kỳ đề xuất thay đổi nào
Cách triển khai vai trò dự án trong 4 bước
Bây giờ chúng ta đã xác định được các vai trò khóa của dự án, bước tiếp theo là đảm bảo thực hiện thành công các vai trò đó trong tổ chức của bạn. Đây là lúc phần mềm quản lý dự án phát huy tác dụng.
ClickUp là một trong những giải pháp phần mềm quản lý dự án hàng đầu hiện nay. Nó có một bộ tính năng toàn diện để hợp lý hóa việc quản lý dự án và thực hiện các vai trò trong dự án.
Một số lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý dự án như ClickUp bao gồm:
- Các vai trò, quyền truy cập và cấp độ truy cập có thể tùy chỉnh tùy thuộc vào vai trò và trách nhiệm của thành viên nhóm dự án
- Các tính năng hợp tác giúp dễ dàng làm việc với tất cả các bên liên quan trong thời gian thực
- Các mẫu quản lý dự án với quy trình công việc được thiết kế sẵn để đảm bảo tiến độ dự án suôn sẻ từ đầu đến cuối
Với các tính năng phong phú của ClickUp, bạn có thể triển khai và quản lý các vai trò dự án một cách liền mạch bằng bốn bước sau:
Bước 1: Xác định vai trò và trách nhiệm của dự án
Bước đầu tiên trong việc triển khai vai trò dự án là xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân dựa trên phạm vi và mục tiêu của dự án. Sự rõ ràng này thúc đẩy trách nhiệm giải trình vì mỗi thành viên trong nhóm dự án sẽ nhận thức được lĩnh vực quyền sở hữu của mình.
Để thực hiện bước này dễ dàng hơn, hãy cân nhắc sử dụng mẫu vai trò và trách nhiệm sẵn có. Mặc dù có nhiều lựa chọn trên thị trường, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Mẫu vai trò và trách nhiệm quản lý dự án ClickUp.
Tài liệu có thể tùy chỉnh này cho phép bạn phác thảo rõ ràng các yếu tố như mục tiêu và mục tiêu, vai trò dự án và trách nhiệm bằng cách sử dụng bốn tiểu mục chính:
- Tên dự án: Tại đây, người dùng có thể chỉ định tiêu đề, mục tiêu và mục tiêu tổng thể của dự án. Phần này đặc biệt hữu ích cho các bên liên quan như giám đốc dự án, người giám sát nhiều dự án
- Gặp gỡ nhóm: Trong phần này, người dùng có thể liệt kê tất cả các vai trò trong tổ chức, từ chủ dự án đến quản lý mua sắm, và phác thảo các trách nhiệm và công việc của từng người
- Dòng thời gian dự án: Người dùng, đặc biệt là quản lý dự án, có thể sử dụng phần này để xác định chính xác dòng thời gian cho các cột mốc của dự án. Điều này đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều được cập nhật về các thời hạn dự kiến của dự án
- Ngân sách và nguồn lực: Phần này tập trung vào chi tiết các nhu cầu tài chính và nguồn lực quan trọng cho việc triển khai dự án
Sau khi điều chỉnh mẫu cho phù hợp với nhu cầu của dự án, bạn có thể cấp quyền truy cập cho tất cả các bên liên quan và tạo liên kết có thể chia sẻ đến tài liệu. Bạn có thể gửi liên kết này qua nền tảng giao tiếp thời gian thực gốc của ClickUp — ClickUp Chat.
Bước 2: Phân công vai trò cho các thành viên trong nhóm
Bước quan trọng thứ hai trong việc triển khai vai trò dự án là phân công vai trò và nhiệm vụ cho các thành viên nhóm phù hợp. Để bắt đầu quá trình này, tạo một Không gian Làm việc mới trên ClickUp và kết nối tất cả các bên liên quan.
Sau đó, bạn có thể chỉ định vai trò người dùng cho từng bên liên quan, cấp cho họ các quyền và quyền truy cập cụ thể dựa trên trách nhiệm của họ. Một số vai trò có sẵn trên ClickUp bao gồm:
- Chủ sở hữu: Chủ sở hữu là cá nhân thiết lập và cấu hình Không gian Làm việc. Trong hầu hết các trường hợp, chủ sở hữu là người quản lý dự án hoặc một giám đốc cấp cao như nhà tài trợ dự án
- Quản trị viên: Quản trị viên là những người dùng giám sát và quản lý Không gian Làm việc do chủ sở hữu tạo. Họ có thể cấp quyền truy cập cho những người dùng khác để cộng tác trên các tài liệu và công việc của dự án trong Không gian Làm việc. Thông thường, vai trò này được giao cho các bên liên quan như trưởng dự án hoặc quản lý chức năng
- Thành viên: Thành viên là các bên liên quan nội bộ trong tổ chức. Họ có quyền truy cập để tạo thư mục, danh sách và tài liệu trong Không gian Làm việc. Họ cũng có thể chia sẻ tài liệu với người dùng khác, thúc đẩy sự hợp tác liền mạch
- Khách: Khách thường là các bên liên quan bên ngoài như nhà thầu, những người được cấp quyền truy cập hạn chế. Họ chỉ có thể xem các mục công việc được chủ sở hữu, quản trị viên hoặc thành viên chia sẻ với họ, đảm bảo họ có quyền truy cập vào thông tin dự án có liên quan mà không ảnh hưởng đến bảo mật
Bước 3: Thiết lập mối quan hệ giữa các vai trò
Giao tiếp không hiệu quả là một thách thức lớn trong quản lý dự án. Hãy xem xét một tình huống trong đó một quản lý chức năng cần tài nguyên từ quản lý tài nguyên cho lĩnh vực chức năng của mình. Nếu không rõ ràng về người cần liên hệ (và mối quan hệ vai trò đã thiết lập), sẽ phát sinh những sự chậm trễ không cần thiết, làm gián đoạn việc thực hiện dự án.
Để giảm thiểu những vấn đề như vậy, các công ty thường sử dụng các mẫu biểu đồ tổ chức để đảm bảo mọi người đều biết phải liên hệ với ai trong các tình huống cụ thể. ClickUp hợp lý hóa quy trình này với Mẫu biểu đồ tổ chức ClickUp.
Để bắt đầu, chỉ cần thêm mẫu vào Không gian Làm việc của bạn và thu thập thông tin về tất cả các vai trò và trách nhiệm trong tổ chức.
Nếu bạn đã tạo và tùy chỉnh Mẫu vai trò và trách nhiệm quản lý dự án ClickUp, quá trình thu thập thông tin sẽ dễ dàng hơn nhiều vì tài liệu này đã chứa tất cả dữ liệu bạn cần.
Tiếp theo, bạn sẽ cần tùy chỉnh mẫu sơ đồ tổ chức. Mẫu này cung cấp Bảng trắng ClickUp, nơi bạn có thể chèn các hình dạng như hình chữ nhật. Các hình dạng này bao gồm tên thành viên nhóm dự án, chức danh, thông tin liên hệ và trách nhiệm cụ thể.
Sử dụng các đường kết nối để liên kết các hình và minh họa mối quan hệ báo cáo giữa các vai trò này. Khi thời gian tiến độ và thay đổi xảy ra, bạn có thể cập nhật biểu đồ bằng cách thêm hoặc xóa các hình để phản ánh những thay đổi về vị trí hoặc nhân sự.
Bước 4: Giám sát các vai trò trong dự án
Để thực hiện thành công các vai trò trong dự án, cần phải theo dõi chặt chẽ các trách nhiệm và công việc. Thông thường, người quản lý dự án dẫn đầu nỗ lực này bằng cách sử dụng các công cụ và kỹ thuật khác nhau.
Một cách tuyệt vời để đạt được điều này là tận dụng hơn 15 chế độ xem của ClickUp. Ví dụ: chế độ xem Biểu đồ Gantt cho phép người quản lý dự án phác thảo dòng thời gian của dự án và các hoạt động cần thiết để triển khai. Biểu đồ này giúp theo dõi tiến độ của từng bên liên quan với các nhiệm vụ tương ứng của họ dễ dàng hơn.
Một số chế độ xem khác của ClickUp bao gồm:
- Chế độ xem danh sách: Định dạng xem đơn giản nhất cho phép bạn dễ dàng thêm, xóa và sắp xếp lại các công việc trong một danh sách đơn giản
- Chế độ xem Bảng: Nếu bạn thích hình thức hiển thị công việc trực quan hơn, chế độ xem này là lựa chọn hoàn hảo vì nó hiển thị các công việc dưới dạng thẻ trên bảng kiểu Kanban
- Chế độ xem lịch: Chế độ xem dòng thời gian của các công việc, hiển thị thời gian bắt đầu và kết thúc cùng với ngày đáo hạn, lý tưởng để quản lý thời hạn và lên lịch nội dung
Chuyển đổi quản lý vai trò dự án với ClickUp
Thành công của dự án phụ thuộc vào nỗ lực phối hợp của các cá nhân đảm nhận các vai trò và trách nhiệm khác nhau. Vai trò được xác định rõ ràng giúp giảm thiểu rủi ro nhầm lẫn, làm rõ các kênh truyền thông và thúc đẩy trách nhiệm giải trình.
ClickUp là một công cụ tuyệt vời để hợp lý hóa quá trình này bằng cách sử dụng sơ đồ tổ chức có thể tùy chỉnh, mẫu đặc tả vai trò, Biểu đồ Gantt và hơn thế nữa. Đăng ký ngay hôm nay để tối ưu hóa quy trình quản lý vai trò của bạn và đảm bảo thực hiện dự án suôn sẻ! ⭐