Bạn muốn biết quy tắc số một để tiết kiệm thời gian trong ngày làm việc? Đừng tái phát minh bánh xe. Dịch: Đừng làm cùng một công việc hai lần, ngay cả khi lần thứ hai được hoàn thành bởi một người khác.
Khi dự án được chuyển giao giữa hai hoặc nhiều người (chưa kể hai hoặc nhiều bộ phận), luôn có nguy cơ xảy ra trùng lặp công việc. Và khối lượng công việc trùng lặp không mang lại lợi ích gì.
Thay vào đó, cả hai bên đều cảm thấy thất vọng vì thời gian, tài năng và năng lượng của họ có thể được sử dụng vào việc khác. Và nhóm dự án hoặc quản lý dự án sẽ bị lạc trong một mớ công việc trùng lặp.
Vậy, làm thế nào để tránh điều đó?
Đơn giản: Bạn có thể tạo bản bàn giao dự án hoàn hảo giữa các bên, đảm bảo những người làm việc trong dự án trong tương lai biết chính xác những gì đã hoàn thành trong quá khứ. Để thực hiện tất cả những việc trên, bạn cần một mẫu bàn giao dự án.
Mẫu bàn giao dự án là gì?
Mẫu bàn giao dự án nêu tóm tắt tất cả các chi tiết của dự án hoặc vai trò để có thể dễ dàng (như tên gọi) chuyển giao từ bên này sang bên khác.
Mẫu bàn giao dự án phác thảo phạm vi dự án, kết quả mong đợi, thời hạn, quy trình và thủ tục, cũng như các hướng dẫn khác một cách dễ hiểu. Mục tiêu của danh sách kiểm tra bàn giao dự án là hai mặt:
- Nó giúp tránh công việc trùng lặp và phác thảo tất cả các chi tiết dự án chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành để đạt được mục tiêu dự án
- Nó giúp công ty (và người quản lý dự án của bạn) tiết kiệm thời gian và nguồn lực với một tài liệu bàn giao dự án vững chắc. Thay vì phải lên lịch vô số cuộc họp để thảo luận về quy trình bàn giao dự án, các bên liên quan chính có thể chỉ cần tham khảo các ghi chú bàn giao dự án
Các tài liệu bàn giao dự án tốt nhất phải ngắn gọn, chính xác và mang tính hợp tác, giúp quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ. Tất cả các ghi chú bàn giao phải nêu rõ tất cả các chi tiết của dự án, từ đó tránh nhầm lẫn giữa các bên và trùng lặp khối lượng công việc.
Theo một cuộc khảo sát của Zippia, một trang web cập nhật thông tin về văn hóa công ty cho người tìm việc, 50% nhân viên có 1-3 giờ họp mỗi tuần và 20% cho rằng những cuộc họp đó là lãng phí thời gian. Bằng cách lựa chọn mẫu bàn giao dự án phù hợp, hoàn chỉnh với tất cả thông tin, công việc và ưu tiên cần thiết cho dự án, bạn sẽ giảm bớt nhu cầu tổ chức các cuộc họp không cần thiết.
Mẫu bàn giao dự án miễn phí để chuyển giao dễ dàng
Mẫu bàn giao dự án phù hợp giúp ngăn chặn các trở ngại trong dự án, vạch ra các ưu tiên và lập kế hoạch dự phòng cho các thành viên mới hoặc hiện tại trong nhóm. Dưới đây, hãy tìm bảy mẫu mẫu bàn giao dự án mà bạn nhất định phải thử trong tổ chức của mình.
1. Mẫu chuyển giao dự án ClickUp
Bạn đang chuyển giao dự án từ bộ phận này sang bộ phận khác? Đảm bảo không bỏ lỡ cơ hội nào với Mẫu chuyển giao dự án của ClickUp.
Mẫu báo cáo bàn giao dự án này có thể được cá nhân hóa cho công ty của bạn, với không gian để ghi tên công ty, logo, khẩu hiệu và thông tin liên hệ ở phần trên cùng. Để bắt đầu, hãy viết tên dự án và tác giả (tức là người điền báo cáo), sau đó là mô tả ngắn gọn về dự án.
Từ đó, mẫu đi sâu vào tất cả các khía cạnh của dự án, tránh sự nhầm lẫn giữa các bộ phận. Phần "Người tham gia bàn giao" cung cấp không gian để chèn ảnh, tên và mô tả vai trò của từng cộng tác viên trong dự án.
Phần "Yêu cầu" cung cấp một dòng thời gian đặc biệt hữu ích, nơi bạn liệt kê từng công việc, bộ phận chịu trách nhiệm cho công việc đó và thời hạn liên quan cho tất cả các hành động cần thiết trước khi quá trình chuyển giao có thể diễn ra. Cuối cùng, phần "Công việc chuyển giao" cho phép các thành viên nhóm hoặc quản lý dự án ghi lại tất cả các hoạt động đã hoàn thành cho dự án, từ đó tránh được việc làm trùng lặp.
2. Mẫu SOP chuyển giao dự án ClickUp
Hãy đối mặt với thực tế: Những người được giao dự án sẽ không luôn luôn là những người cố định. Sự thay đổi nhân sự là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh. Khi bạn tuyển dụng thành viên mới, bạn muốn họ nhanh chóng hòa nhập và bắt kịp tiến độ công việc.
Sử dụng mẫu quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) đảm bảo nhân viên mới hiểu việc cần làm và cách thực hiện trong bất kỳ vai trò nào. Mẫu SOP chuyển giao dự án của ClickUp cung cấp hướng dẫn rõ ràng và nhất quán để tất cả nhân viên tuân theo phương pháp chuẩn hóa để hoàn thành công việc, từ đó giảm rủi ro lỗi.
Để giúp nhân viên mới hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, hãy điền vào phần "Phạm vi" với các khía cạnh khác nhau của công việc được giao. Sau đó, phác thảo các quy trình chuẩn hóa trong phần "Thủ tục", kèm theo các bước được đánh số và hình ảnh (nếu hữu ích cho nhóm dự án).
Cuối cùng, cung cấp cho đồng nghiệp các công cụ cần thiết để thành công bằng cách liên kết đến các tài nguyên cần thiết (như thư mục, công việc và/hoặc tệp) và điền vào phần câu hỏi thường gặp (FAQ).
Bonus Watch: Kiểm tra cách ClickUp có thể giúp quản lý các tài liệu và tệp dự án quan trọng với các tính năng quản lý kiến thức của mình
3. Mẫu báo cáo thay đổi ca làm việc của ClickUp
Nếu bạn quản lý một nhóm nhân viên làm việc theo ca, mẫu tài liệu bàn giao có thể giúp tiết kiệm vô số giờ mỗi tuần. Để tránh sự sụt giảm năng suất khi một ca kết thúc và ca khác bắt đầu, hãy tận dụng Mẫu báo cáo thay đổi ca của ClickUp.
Kế hoạch chuyển giao dự án thay đổi ca làm việc cung cấp tài khoản chi tiết về những gì đã diễn ra trong ca làm việc trước đó và nêu rõ các ưu tiên cho ca làm việc tiếp theo. Mẫu chuyển giao này có thể rất hữu ích cho hầu hết mọi doanh nghiệp tính theo giờ, từ bệnh viện và viện dưỡng lão đến quán cà phê và dịch vụ rửa xe.
Báo cáo thay đổi ca làm việc nên được sử dụng hàng ngày — xin lỗi, nhiều lần trong ngày — với ngày, thời gian bắt đầu và kết thúc ca làm việc, địa điểm và người giám sát được điền ở phần trên cùng. Nếu cần, phần "Thông tin nhân viên" có thể được điền để mỗi thành viên trong nhóm cung cấp báo cáo của riêng mình.
Từ đó, phần "Chuyển giao nhiệm vụ và trách nhiệm" cung cấp tài khoản chi tiết về tất cả các công việc, công việc con, trách nhiệm của nhân viên và trạng thái của từng công việc, để mỗi đồng nghiệp biết được những ưu tiên hàng đầu của mình khi bắt đầu làm việc. Cuối cùng, sử dụng phần "Thách thức và khuyến nghị" để thảo luận về bất kỳ trở ngại nào đối với các công việc trong ngày.
4. Mẫu kế hoạch quản lý thay đổi của ClickUp
Một nhà quản lý giỏi sẽ giúp toàn bộ tổ chức hoạt động hiệu quả hơn — phân công công việc, ủy thác trách nhiệm và cài đặt ưu tiên cho các thành viên còn lại trong nhóm. Các giám sát viên của công ty giám sát tất cả các khía cạnh của quản lý thay đổi — thích ứng với sự thay đổi ưu tiên, chuyển đổi dự án và thậm chí là sự thay đổi nhân sự.
Giúp các nhà quản lý thành công với Mẫu kế hoạch quản lý thay đổi của ClickUp. Mẫu sẵn sàng sử dụng này chia quá trình chuyển đổi dự án thành ba giai đoạn (tuy nhiên, bạn có thể mở rộng để phù hợp với tổ chức hoặc nhóm dự án của mình).
Trong Giai đoạn 1, các nhà quản lý xác định những thay đổi cần thiết để chuẩn bị cho quá trình chuyển giao dự án. Trong giai đoạn 2, các nhà quản lý chuyển dự án từ bộ phận này sang bộ phận khác, xác định kế hoạch truyền thông, các sự kiện quan trọng và kế hoạch quản lý sự phản kháng. Cuối cùng, Giai đoạn 3 thu thập phản hồi của các bên liên quan, ăn mừng thành công và xác định những lỗ hổng cho các quá trình chuyển giao trong tương lai.
Với hơn 100 tự động hóa được tạo sẵn để lựa chọn, mẫu quản lý thay đổi này giúp tự động phân công công việc, đăng bình luận và chuyển trạng thái, tiết kiệm thời gian quý báu trong tuần làm việc.
Ngoài ra, mẫu này còn trang bị cho các nhà quản lý công cụ để giữ cho mỗi dự án đi đúng hướng với hệ thống mã màu dễ hiểu, chế độ xem Bảng với các cột chứa tất cả thông tin liên quan và thanh tiến độ cho các bước khác nhau.
5. Mẫu giới thiệu nhân viên mới của ClickUp
Khi tuyển dụng nhân viên mới, bạn muốn họ đóng góp vào các dự án của công ty càng sớm càng tốt. Thật không may, việc thiếu kế hoạch có thể làm trì hoãn quá trình nhập việc của họ trong vài tuần (hoặc thậm chí vài tháng).
Để rút ngắn quá trình nhập môn và tăng năng suất của nhân viên mới, hãy tận dụng Mẫu nhập môn nhân viên của ClickUp. Mẫu này cung cấp quy trình làm việc chi tiết bắt đầu từ ngày đầu tiên nhân viên đi làm. Danh sách chi tiết chia nhỏ quá trình nhập môn thành các ưu tiên hàng tuần, cho phép các thành viên mới trong nhóm kiểm tra từng nhiệm vụ khi hoàn thành.
Báo cáo tiến độ của nhân viên mới này có thể dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với công ty hoặc bộ phận của bạn. Cân nhắc mở rộng từng công việc bằng cách thêm các công việc con (ví dụ: công việc "Điền các tài liệu nhân sự" bao gồm các công việc con về phúc lợi y tế, đóng góp 401(k) và khấu trừ thuế). Hoặc thêm tệp đính kèm, chữ ký của người giám sát, thời hạn hoặc ghi chú để quá trình nhập việc diễn ra suôn sẻ nhất có thể.
6. Mẫu Gantt cho quá trình nhập môn nhân viên của ClickUp
Quá trình nhập môn thành công không chỉ phụ thuộc vào việc giúp nhân viên mới nhanh chóng bắt kịp công việc. Quá trình này còn phụ thuộc vào tất cả các thành viên trong nhóm, ngay cả những người đã làm việc cho công ty nhiều năm, phải làm việc cùng nhau như một đơn vị năng suất.
Thực sự cần có sự hợp tác của cả một tập thể để giúp một nhân viên mới thành công, với sự phối hợp giữa các nhân viên từ bộ phận nhân sự, pháp lý và bảo mật. Do đó, quá trình bàn giao và chuyển giao kiến thức tổng thể cho nhân viên mới phải được giám sát ở cấp giám đốc hoặc cấp điều hành — và đó chính là lúc Mẫu Gantt Đào tạo nhân viên mới của ClickUp phát huy tác dụng.
Mẫu này tạo ra một kế hoạch chuyển giao hợp lý cho nhân viên mới ở cấp tổ chức. Với biểu đồ Gantt, mỗi bộ phận (ví dụ: nhân sự, pháp lý, bảo mật và đào tạo) được cấp một thư mục riêng, với các công việc được phân công cho từng nhân viên. Mỗi cá nhân được cấp một thanh tiến độ riêng, cung cấp tổng quan cấp cao về các kết quả dự án đã hoàn thành .
Ví dụ: một giám đốc nhân sự có thể chịu trách nhiệm hoàn thành việc kiểm tra lý lịch, điền biểu mẫu I-9, xác minh ID chính phủ của nhân viên mới và nộp các biểu mẫu phúc lợi cần thiết. Trong khi đó, một nhân viên thuộc bộ phận bảo mật hoặc kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm thiết lập thông tin đăng nhập, ứng dụng theo dõi thời gian và thẻ ra vào của nhân viên mới.
Với mẫu chi tiết sẵn có, bạn có thể tránh công việc trùng lặp đồng thời hỗ trợ tối đa cho các thành viên mới trong nhóm.
Tặng thêm: Mẫu bàn giao dự án xây dựng!
Cách chọn mẫu bàn giao dự án tốt nhất
Mẫu bàn giao dự án thành công giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn, thất vọng và lãng phí tài nguyên xung quanh một dự án nhất định.
Để chọn mẫu bàn giao dự án phù hợp nhất cho tổ chức của bạn, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:
- Ai sẽ sử dụng mẫu này? Mẫu này sẽ được sử dụng bởi một cá nhân, một bộ phận hay nhóm điều hành? Hiểu rõ các bên liên quan là khóa để chọn bố cục phù hợp cho việc chuyển giao dự án
- Bạn cần những công cụ nào? Bạn cần lịch trình giao hàng, cách đính kèm tài liệu quan trọng hay phương tiện để theo dõi tiến độ một cách trực quan? Hiểu rõ các công cụ lập bản đồ quy trình có sẵn và cách sử dụng chúng sẽ giúp bạn lựa chọn mẫu phù hợp
- Bố cục nào dễ hiểu nhất? Bạn cần danh sách kiểm tra, bảng, lịch hay quy trình công việc? Mặc dù nhiều mẫu cung cấp nhiều chế độ xem có thể tùy chỉnh, nhưng biết được bố cục nào sẽ hữu ích nhất sẽ đảm bảo việc thực hiện dự án hiệu quả nhất
Ngăn chặn sự sụt giảm năng suất với các mẫu bàn giao dự án
Để dự án hoạt động hiệu quả, cần có nhiều bộ phận phối hợp nhịp nhàng. Khi ca làm việc kết thúc, nhân viên mới gia nhập, nhân viên cũ rời công ty hoặc ban quản lý thay đổi, bạn muốn mọi việc vẫn diễn ra suôn sẻ.
Mẫu bàn giao dự án phù hợp có thể giúp tăng năng suất của nhóm giữa các bộ phận. Cho dù bạn bắt đầu với một trong nhiều mẫu bàn giao của ClickUp hay xây dựng từ đầu, bạn có thể phân công nhiệm vụ và công việc con, tạo lịch trình thời hạn, theo dõi tiến độ trong thời gian thực và bàn giao các tài liệu quan trọng một cách liền mạch.
Với ClickUp, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh chế độ xem, trường, tiêu đề lớn hoặc văn bản để phù hợp với nhu cầu riêng của công ty. Và với hơn 1.000 tích hợp sẵn sàng phục vụ, bạn có thể quản lý hiệu quả từng dự án.
Sẵn sàng để xem ClickUp có thể giúp tổ chức của bạn hoạt động hiệu quả hơn như thế nào? Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay.