Bạn đang cố gắng làm nhiều việc hơn nhưng không đạt được kết quả? Danh sách công việc cần làm của bạn nhiều hơn nỗ lực của bạn? Rất dễ để bị tụt hậu và cảm thấy quá tải, nhưng nếu mục tiêu của bạn trong năm 2024 là hoàn thành mọi việc trong danh sách công việc cần làm, các hệ thống năng suất có thể giúp bạn.
Hệ thống năng suất tốt nhất sẽ tự nhiên phù hợp với quy trình làm việc của bạn, cho dù bạn đang cố gắng tổ chức cuộc sống của mình hay cải thiện năng suất tại nơi làm việc. Chúng có thể giúp bạn vượt qua những phiền nhiễu, duy trì sự tập trung và hoàn thành danh sách công việc.
Hệ thống năng suất nào phù hợp với bạn?
Hãy sẵn sàng để nâng cao năng suất của bạn! Hãy tham khảo 15 hệ thống năng suất mang tính cách mạng này để giúp bạn đạt được mục tiêu trong năm nay.
Hệ thống năng suất là gì?
Hệ thống năng suất có thể là một khung, phương pháp hoặc công cụ được thiết kế để giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả hơn.
Các hệ thống năng suất khác nhau tập trung vào việc giúp bạn vượt qua các trở ngại khác nhau. Bạn có thể gặp khó khăn với việc trì hoãn, sắp xếp công việc hoặc cảm thấy quá tải với danh sách việc cần làm. Dù điều gì đang cản trở bạn, luôn có một hệ thống năng suất có thể giúp bạn vượt qua.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng không có hệ thống năng suất hoàn hảo! Bạn có thể cần kết hợp và điều chỉnh các khung, phương pháp và công cụ khác nhau để tạo ra một hệ thống giúp bạn đạt được mục tiêu. Thử một vài hệ thống sẽ giúp bạn biết được phương pháp nào hiệu quả với mình (và phương pháp nào không!).
15 hệ thống năng suất giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn
1. Kỹ thuật Pomodoro
Nếu bạn khó tập trung trong khi làm việc, kỹ thuật Pomodoro có thể giúp ích. Hệ thống quản lý thời gian phổ biến này chia lịch trình của bạn thành các khoảng thời gian tập trung, sau đó là 5 phút nghỉ ngơi. Sau khi hoàn thành bốn chu kỳ Pomodoro, bạn nghỉ ngơi lâu hơn để trở lại công việc với tinh thần tập trung và sảng khoái.
Thông tin thú vị: Pomodoro trong tiếng Ý có nghĩa là cà chua. Tại sao lại đặt tên cho một hệ thống quản lý thời gian theo một thứ thường dùng trong sốt marinara? Theo truyền thuyết, một chiếc đồng hồ bấm giờ hình cà chua đã truyền cảm hứng cho người sáng tạo ra hệ thống này.
2. Phương pháp Hoàn thành công việc (GTD)
Được tạo ra bởi David Allen, phương pháp Getting Things Done là một hệ thống năng suất phổ biến giúp bạn dọn dẹp tâm trí và tập trung vào công việc. Cách thức hoạt động như sau:
- Ghi lại mọi việc bạn cần và muốn làm ngay khi chúng xuất hiện trong đầu
- Làm rõ bằng cách phân loại các mục đó thành một trong ba loại: Hành động tiếp theo (công việc có thể thực hiện ngay lập tức) Dự án sẽ mất thời gian Tài liệu tham khảo để sử dụng sau
- Hành động tiếp theo (công việc có thể thực hiện ngay lập tức)
- Một dự án sẽ mất nhiều thời gian
- Tài liệu tham khảo để tham khảo sau này
- Sắp xếp danh sách công việc của bạn và nhóm các công việc tương tự lại với nhau dựa trên loại và mức độ quan trọng
- Xem lại danh sách công việc của bạn để thêm mục mới hoặc điều chỉnh khi mục tiêu của bạn thay đổi
- Tập trung vào danh sách công việc của bạn, bắt đầu với những công việc quan trọng nhất trước tiên
- Hành động tiếp theo (công việc có thể thực hiện ngay lập tức)
- Một dự án sẽ mất nhiều thời gian
- Tài liệu tham khảo để tham khảo sau này
Bạn có thể tùy chỉnh hệ thống năng suất linh hoạt này để đáp ứng nhu cầu của mình và thích ứng với các ưu tiên thay đổi.
Bạn muốn thử không? Hãy xem mẫu phương pháp GTD miễn phí này và tìm hiểu cách thức hoạt động của nó.
3. Phân chia thời gian thành các khối
Phân chia thời gian là một kỹ thuật quản lý thời gian khác, trong đó bạn tạo các khối thời gian trong lịch trình của mình dành riêng cho các dự án hoặc công việc cụ thể. Bạn coi lịch trình của mình như một danh sách việc cần làm.
Là một hệ thống năng suất, đây là một phương pháp tốt nếu bạn gặp vấn đề trong việc duy trì sự tập trung, vì bạn chỉ có một công việc trong lịch trình của mình tại một thời điểm. Phương pháp này cũng rất linh hoạt vì cho phép bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên của các công việc theo mục tiêu và năng lượng của bạn. Bạn có thể thử ngay bây giờ với mẫu chặn lịch trình miễn phí này.
4. Hãy bắt đầu bằng việc làm việc quan trọng nhất trước
Một câu nói của Mark Twain đã truyền cảm hứng cho phương pháp năng suất này:
"Nếu công việc của bạn là ăn một con ếch, tốt nhất là làm việc đó ngay khi bắt đầu ngày mới. Và nếu công việc của bạn là ăn hai con ếch, tốt nhất là ăn con lớn nhất trước. "
Phương pháp này khuyến khích bạn "ăn con ếch" trước, tức là làm công việc khó nhất hoặc quan trọng nhất trong ngày trước tiên. Đây là một hệ thống năng suất hiệu quả cho những người hay trì hoãn hoặc có năng lượng cao nhất vào buổi sáng. Bằng cách hoàn thành công việc lớn trước tiên, bạn sẽ có cảm giác thành tựu và tạo ra nhịp điệu cho cả ngày.
5. Hệ thống Zen to Done (ZTD)
Hệ thống Zen to Done hoạt động thông qua cách tiếp cận tối giản để tăng năng suất. Thay vì áp dụng ngay một hệ thống năng suất phức tạp, bạn từ từ xây dựng thói quen làm việc hiệu quả theo thời gian.
Phương pháp này sử dụng một số ý tưởng tương tự trong phương pháp GTD bằng cách bắt đầu với việc ghi chép, làm rõ và xem xét danh sách công việc. Nhưng nó còn tiến thêm một bước nữa, khuyến khích sự tỉnh táo và giúp bạn tập trung vào một công việc tại một thời điểm mà không lo lắng về những việc tiếp theo. Phương pháp này có thể không hiệu quả với những công việc cụ thể, nhưng là một cách tuyệt vời để mang lại sự bình tĩnh cho cuộc sống hỗn loạn của bạn.
6. Ma trận quyết định Eisenhower
Ma trận quyết định Eisenhower, còn được gọi là Ma trận khẩn cấp-quan trọng, là một ma trận ra quyết định có thể giúp bạn xác định các công việc quan trọng nhất trong ngày. Ma trận được chia thành bốn phần:
- Công việc khẩn cấp và quan trọng: thực hiện trước
- Công việc không khẩn cấp và quan trọng: lên lịch thời gian cho những công việc này sau
- Công việc khẩn cấp và không quan trọng: nếu có thể, hãy giao cho người khác
- Công việc không khẩn cấp, không quan trọng: xóa chúng khỏi danh sách việc cần làm
Phương pháp năng suất này giúp bạn tập trung vào các công việc quan trọng và loại bỏ các công việc làm lộn xộn trong ngày của bạn. Xem danh sách công việc của bạn đạt được mức nào với mẫu Ma trận Eisenhower miễn phí này.
7. Gộp công việc
Gộp công việc là một phương pháp năng suất trong đó bạn nhóm các công việc tương tự nhau và hoàn thành chúng trong một phiên tập trung.
Thay vì chuyển từ cuộc gọi điện thoại sang email rồi viết báo cáo, bạn chỉ cần tập trung vào một loại công việc. Đây là cách tuyệt vời để giảm thiểu việc chuyển đổi bối cảnh và giúp bạn tập trung hơn. Sử dụng ứng dụng quản lý công việc để theo dõi danh sách công việc cần làm và sắp xếp các công việc tương tự với nhau.
8. Làm một việc tại một thời điểm
Đa nhiệm có thể gây hại cho bạn nhiều hơn là giúp ích. Thay vào đó, hãy thử làm một việc tại một thời điểm. Làm một việc tại một thời điểm là phương pháp tập trung vào và hoàn thành một công việc tại một thời điểm. Bạn dành toàn bộ sự chú ý cho công việc đang làm, điều này có thể dẫn đến ít lỗi hơn và chất lượng công việc cao hơn. Nó cũng có thể giúp giảm mệt mỏi tinh thần và căng thẳng.
9. Phương pháp Ivy Lee
Phương pháp Ivy Lee là một trong những hệ thống năng suất lâu đời nhất trong danh sách này, nhưng vẫn là một kỹ thuật quản lý thời gian tuyệt vời. Để sử dụng phương pháp Ivy Lee, bạn sẽ:
- Viết ra sáu công việc
- Xếp hạng chúng theo thứ tự quan trọng
- Bắt đầu ngày mới bằng cách tập trung hoàn toàn vào công việc đầu tiên
- Chỉ chuyển sang công việc tiếp theo trong danh sách khi bạn đã hoàn thành công việc trước đó
- Chuyển các công việc chưa hoàn thành sang ngày hôm sau
Tập trung vào chỉ sáu công việc hàng ngày có thể là một cách tuyệt vời để sắp xếp thứ tự ưu tiên trong danh sách công việc cần làm và giảm cảm giác quá tải. Đây là một hệ thống đơn giản và dễ thích ứng, có thể giúp bạn ý thức hơn về các công việc của mình.
10. Phương pháp Kanban
Phương pháp Kanban có thể là hệ thống năng suất tốt nhất cho những người có tư duy trực quan. Phương pháp này sử dụng bảng và thẻ (hoặc ghi chú dán) để sắp xếp và quản lý công việc. Các công việc được chuyển qua các danh mục trên bảng Kanban, thể hiện trực quan quy trình làm việc của bạn.
Đây là một công cụ năng suất tiện dụng, hiệu quả cho các dự án cá nhân và công việc, đồng thời giúp bạn xác định các điểm nghẽn trong quy trình của mình. Đây cũng là một cách tuyệt vời để hợp tác với các nhóm vì mọi người đều có thể xem các công việc trên bảng và di chuyển chúng qua các danh mục trong khi làm việc. Đây cũng là một hệ thống năng suất dễ dàng thích ứng với môi trường ảo.
11. Phương pháp Inbox Zero
Bị quá tải bởi email? Phương pháp Inbox Zero sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này!
Chiến lược năng suất này khuyến khích bạn giữ hộp thư đến email của mình trống (hoặc gần như trống) càng nhiều càng tốt. Thay vì chỉ dọn dẹp hộp thư đến thỉnh thoảng, bạn xử lý các email đến ngay khi chúng đến để ngăn chúng chồng chất.
Công việc này có vẻ khó khăn không? Sẽ dễ dàng hơn nếu bạn coi hộp thư đến như một trạm dừng chân thay vì một nơi chứa đồ.
Bạn sẽ quyết định cách xử lý từng email đến bằng cách trả lời, phân công, lên lịch, lưu trữ hoặc xóa. Lên lịch thời gian để kiểm tra email thay vì trả lời từng thông báo để email không làm gián đoạn công việc của bạn.
12. Công việc quan trọng nhất (MIT)
Hệ thống năng suất Công việc quan trọng nhất khuyến khích bạn xác định và tập trung vào những công việc có tác động lớn nhất trong ngày. Thay vì cố gắng hoàn thành nhiều mục, bạn tập trung vào việc hoàn thành những mục có tác động lớn nhất.
Nói một cách đơn giản, đây là chất lượng hơn số lượng. Để sử dụng hệ thống năng suất này, bạn sẽ chọn một vài công việc thiết yếu có ảnh hưởng đáng kể đến các mục tiêu lớn hơn của bạn, sau đó tập trung thời gian vào việc hoàn thành những công việc đó và loại bỏ các yếu tố gây xao lãng.
Sau đó, bạn có thể xem lại MIT của mình vào cuối ngày và quyết định việc cần làm vào ngày hôm sau. Đây có thể là một cách tuyệt vời để tập trung thời gian và có tác động lớn hơn đến các trách nhiệm cá nhân của bạn.
13. Bullet journal
Nếu bạn thích kết hợp hệ thống năng suất với một chút sáng tạo, bạn có thể sẽ yêu thích bullet journaling. Thay vì làm mọi thứ bằng kỹ thuật số, hãy sử dụng giấy và bút để theo dõi tất cả danh sách việc cần làm, lập danh sách các ý tưởng, kế hoạch và công việc của bạn.
Hệ thống năng suất này có thể tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể bao gồm ghi chép nhanh, quản lý công việc và ghi nhật ký trong một sổ tay duy nhất. Bạn cũng có thể sử dụng nó để lập kế hoạch mục tiêu dài hạn, theo dõi thói quen hoặc như một hệ thống lịch độc đáo. Có rất nhiều nguồn cảm hứng tuyệt vời trên mạng về việc sử dụng sổ tay bullet journal như một hệ thống năng suất mạnh mẽ.
14. Hệ thống lịch Seinfeld
Hệ thống Lịch Seinfeld còn được gọi là phương pháp năng suất "Đừng phá vỡ chuỗi". Lấy cảm hứng từ bộ phim sitcom kinh điển, hệ thống năng suất này tập trung vào việc xây dựng tính nhất quán và động lực bằng cách theo dõi tiến độ của bạn một cách trực quan.
Bạn sẽ chọn một công việc, thói quen hoặc mục tiêu muốn hoàn thành mỗi ngày, sau đó đánh dấu ngày hoàn thành bằng một chữ X lớn trên lịch. Ý tưởng đằng sau phương pháp này là bạn không muốn phá vỡ chuỗi chữ X trên lịch, do đó bạn sẽ có động lực hơn để hoàn thành công việc. Đây là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để thúc đẩy bản thân trở nên kiên định hơn.
15. Hệ thống Daily Trifecta
Hệ thống Daily Trifecta tương tự như phương pháp MIT. Sử dụng hệ thống năng suất này, bạn chọn ba việc quan trọng nhất mà bạn muốn hoàn thành hàng ngày.
Các công việc bạn chọn phải có tác động đáng kể đến mục tiêu của bạn, nhưng hãy thực tế về những gì bạn có thể đạt được. Viết ra ba công việc quan trọng nhất của bạn, sau đó phân chia thời gian trong lịch trình để thực hiện từng công việc một. Hệ thống quản lý công việc đơn giản này có thể giúp bạn tập trung và sắp xếp thứ tự ưu tiên trong danh sách công việc cần làm một cách hiệu quả.
Duy trì năng suất với ClickUp
Có rất nhiều hệ thống năng suất để lựa chọn, nhưng hệ thống phù hợp sẽ giúp bạn cảm thấy có tổ chức, tập trung và kiểm soát danh sách công việc cần làm hơn. Hãy suy nghĩ về phong cách làm việc và mục tiêu của bạn, rồi sử dụng những hiểu biết đó để tìm ra hệ thống có thể giúp bạn trở thành một người có năng suất cao.
Nền tảng quản lý dự án ClickUp có thể giúp bạn triển khai liền mạch các hệ thống năng suất phổ biến nhất. Cho dù bạn muốn sử dụng phương pháp phân chia thời gian, phương pháp Kanban hay tạo hệ thống của riêng mình, bạn đều có thể thực hiện trong ClickUp.
Sử dụng thư viện mẫu miễn phí để tạo không gian làm việc phù hợp với nhu cầu của bạn, bao gồm các công cụ năng suất cần thiết để hoàn thành mọi việc. Thảo luận ý tưởng trên Bảng trắng của ClickUp, cộng tác trong Tài liệu và theo dõi nghiên cứu của bạn trong Ghi chú. Tất cả đều có trong nền tảng ClickUp, vì vậy bạn có thể tạm biệt việc chuyển đổi bối cảnh và chào đón năng suất cá nhân.
Bạn cũng có thể thêm ClickUp AI vào tài khoản của mình! Sử dụng AI như một trợ lý cá nhân, yêu cầu nó tạo bản nháp email, tóm tắt ghi chú cuộc họp hoặc thậm chí tạo kế hoạch tiếp thị. Những việc trước đây mất hàng giờ giờ chỉ còn vài giây, và đột nhiên, các công việc hàng ngày của bạn trông dễ quản lý hơn rất nhiều.
Hãy loại bỏ sự hỗn loạn và tận hưởng hiệu quả có tổ chức với ClickUp.