Nếu bạn làm việc trong một nhóm linh hoạt, bạn sẽ hiểu rõ việc hiển thị tiến độ dự án và hiệu suất của nhóm theo thời gian thực là điều khó khăn như thế nào.
Cuộc chiến chống lại thông tin phân tán trong email, bảng tính và các cuộc họp là có thật! Với sự thiếu thống nhất và phải làm lại công việc thường xuyên, việc đồng bộ hóa nỗ lực của bạn với mục tiêu của nhóm có thể là một thách thức.
Bảng điều khiển Agile cung cấp một biểu đồ trực quan và tập trung các chỉ số quan trọng liên quan đến phương pháp Agile, chẳng hạn như biểu đồ sprint burndown, tốc độ và trạng thái công việc tồn đọng.
Chúng giúp bạn nhanh chóng đánh giá trạng thái của các công việc đang tiến hành, xác định các điểm nghẽn và đưa ra quyết định sáng suốt. Hầu hết các nhóm agile thành công đều sử dụng nhiều bảng điều khiển khác nhau để tổ chức dự án và duy trì tính cạnh tranh. Hôm nay, chúng tôi sẽ tóm tắt cách bạn có thể xây dựng bảng điều khiển agile tốt nhất cho nhóm phần mềm của mình.
Bảng điều khiển Agile là gì?
Bảng điều khiển Agile giống như trung tâm điều khiển trực quan cho các nhà quản lý dự án và nhóm phát triển phần mềm sử dụng phương pháp Agile. Chúng đi sâu vào quy trình phát triển phần mềm của bạn và cung cấp chế độ xem chi tiết theo thời gian thực về các chỉ số chính, tiến độ, vấn đề ưu tiên cao và các điểm nghẽn tiềm ẩn trong một định dạng dễ hiểu, trực quan và có thể hành động.
Bảng điều khiển agile mang lại sự minh bạch cho tình trạng dự án của bạn. Nó cho phép bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu tốt hơn bằng cách tăng cường hiển thị hiệu suất của nhóm và tiến độ sprint.
Bảng điều khiển nhóm Agile có thể sử dụng các yếu tố phân tích và trực quan hóa để trình bày dữ liệu lộn xộn của bạn theo định dạng dễ hiểu. Ngay cả những thành viên trong nhóm của bạn không am hiểu về dữ liệu cũng có thể nhanh chóng nắm bắt thông tin.
Bạn cũng có thể sử dụng bảng điều khiển agile để theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) phù hợp với các nguyên tắc agile như tốc độ, tỷ lệ hoàn thành và thời gian dẫn đầu để luôn cập nhật tiến độ của nhóm.
Hơn nữa, bảng điều khiển agile có thể dễ dàng điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu và quy trình làm việc cụ thể của nhóm. Bạn chỉ cần tích hợp chúng vào các công cụ quản lý dự án hiện có và các nguồn dữ liệu khác để truy cập thông tin và cập nhật thời gian thực.
Sử dụng bảng điều khiển với các mẫu linh hoạt để quản lý các dự án phát triển phần mềm mang lại những lợi ích thiết thực, chẳng hạn như:
- Tổng quan toàn diện về toàn bộ dự án phát triển
- Các yếu tố trực quan hóa dữ liệu dễ hiểu
- Thông tin chi tiết về tiến độ phát triển và hiệu suất của nhóm theo thời gian thực
- Một nguồn thông tin duy nhất cho toàn bộ nhóm
Hơn nữa, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng xác định và giải quyết các hạn chế về nguồn lực, thay đổi phạm vi và các trở ngại trong quy trình làm việc trước khi chúng làm ảnh hưởng đến tiến độ của các thành viên khác trong nhóm. Nó cung cấp cho bạn thông tin chi tiết theo thời gian thực để chủ động giải quyết các vấn đề và ngăn ngừa sự chậm trễ tốn kém.
Hiểu các tính năng chính của bảng điều khiển Agile
Bảng điều khiển Agile có thể giúp phân chia công việc của các nhóm scrum theo nhiều cách khác nhau. Ví dụ: theo dõi tốc độ đơn giản hóa cách bạn giám sát khả năng hoàn thành công việc của nhóm trong các sprint. Tương tự, mục tiêu sprint giúp hình dung tiến độ thực hiện sprint hiện tại và mục tiêu so với thời gian còn lại trong sprint hiện tại. Và còn nhiều yếu tố khác nữa.
Kiểm tra phân tích chi tiết về cách các yếu tố chính của Scrum thường được thể hiện trong bảng điều khiển linh hoạt, cùng với các lợi ích của chúng:
- Sprint backlog: Thường được hiển thị dưới dạng danh sách hoặc bảng Kanban, hiển thị các mục công việc còn lại, trạng thái của chúng (ví dụ: Chưa làm, Đang tiến hành, Đã hoàn thành) và nỗ lực ước tính. Nó cung cấp sự minh bạch về khối lượng công việc sprint, tạo điều kiện thuận lợi cho việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và cũng nêu bật tiến độ thực hiện các mục tiêu sprint của bạn
- Biểu đồ Burn-down: Đồ thị đường này hiển thị công việc còn lại (thường là điểm câu chuyện) được vẽ theo thời gian còn lại trong sprint. Biểu đồ này theo dõi tiến độ sprint của bạn một cách trực quan, xác định các trở ngại tiềm ẩn và cho phép điều chỉnh chủ động để đảm bảo hoàn thành sprint
- Tốc độ: Điều này có thể được hiển thị dưới dạng số hoặc biểu đồ cho biết lượng công việc trung bình đã hoàn thành cho mỗi sprint (ví dụ: điểm câu chuyện mỗi ngày). Nó giúp đánh giá sức chứa của nhóm, dự đoán hiệu suất trong tương lai và xác định các lĩnh vực cần cải thiện hiệu quả
- Thời gian chu kỳ: Thường được hiển thị dưới dạng biểu đồ hoặc biểu đồ cột, cho biết thời gian trung bình để hoàn thành một mục công việc (ví dụ: câu chuyện). Nó giúp xác định các điểm nghẽn trong quy trình làm việc, tối ưu hóa quản lý công việc và cải thiện hiệu quả tổng thể của nhóm
- Thời gian dẫn: Hiển thị tổng thời gian từ khi bắt đầu một mục công việc đến khi hoàn thành và phát hành. Điều này rất quan trọng để xác định sự chậm trễ trong giao hàng, tối ưu hóa quy trình phát hành và cải thiện thời gian đưa sản phẩm ra thị trường
- Các trở ngại: Thường được trình bày dưới dạng danh sách hoặc bảng Kanban, giúp theo dõi các vấn đề đã được xác định cản trở tiến độ, các nhóm chịu trách nhiệm và trạng thái giải quyết. Nó thúc đẩy sự minh bạch về các trở ngại, tạo điều kiện cho việc can thiệp và giải quyết kịp thời, đồng thời đảm bảo việc thực hiện sprint diễn ra suôn sẻ
- Thông tin chi tiết về quá trình nhìn lại: Bao gồm các điểm chính, mục hành động và cập nhật tiến độ từ các quá trình nhìn lại sprint trước đó. Quá trình nhìn lại khuyến khích học tập liên tục, thúc đẩy sự phản ánh và giúp bạn thực hiện các cải tiến dựa trên kinh nghiệm trong quá khứ. Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu như Mẫu Brainstorm Sprint Retrospective của ClickUp để tổng hợp thông tin chi tiết từ sprint đã hoàn thành.
Bảng điều khiển Agile nâng cao năng suất và hiệu suất của bạn với thông tin chi tiết theo thời gian thực và dữ liệu có thể hành động để tối ưu hóa hành trình Agile của bạn. Trong khi theo dõi các chỉ số cốt lõi như tốc độ, thời gian chu kỳ, thời gian dẫn đầu và thời gian hoàn thành, đừng quên tùy chỉnh các chỉ số của bạn để phản ánh quy trình làm việc hoặc động lực nhóm độc đáo của bạn.
Ngoài ra, bảng điều khiển giúp bạn theo dõi xu hướng về tình trạng sprint và các chỉ số chính theo thời gian, đồng thời nêu bật các lĩnh vực cần cải thiện. Bạn có thể phân tích dữ liệu về tình trạng sprint và mức độ hoàn thành để điều chỉnh phạm vi và phân bổ tài nguyên trong tương lai nhằm đạt được hiệu suất tối ưu.
Cách tạo bảng điều khiển Agile
Sử dụng hướng dẫn bảy bước này bất cứ khi nào bạn muốn xây dựng bảng điều khiển linh hoạt với văn hóa dựa trên dữ liệu:
Giai đoạn 1: Xác định mục tiêu của bạn
- Bạn muốn theo dõi thông tin cụ thể nào và tại sao? (ví dụ: cải thiện tỷ lệ hoàn thành sprint, xác định các điểm nghẽn)
- Điều chỉnh mục tiêu của bạn với các yếu tố quan trọng của Scrum (ví dụ: biểu đồ burn-down cho tiến độ sprint)
- Xem xét nhu cầu của các vai trò khác nhau trong nhóm (ví dụ: nhà phát triển tập trung vào các công việc cá nhân, chủ sở hữu sản phẩm theo dõi tầm nhìn tổng thể)
Giai đoạn 2: Chọn công cụ phù hợp
- Chọn một công cụ bảng điều khiển với các mẫu scrum tương thích với hệ thống quản lý dự án và nguồn dữ liệu hiện có của bạn. ClickUp là một lựa chọn phù hợp; bạn cũng có thể sử dụng Mẫu quản lý Agile Scrum của ClickUp để giúp các nhóm hợp tác tốt hơn trong suốt quá trình sprint.
- Xem xét các tính năng như khả năng tùy chỉnh, cập nhật thời gian thực và tích hợp với các công cụ khác
- Đánh giá mức độ dễ sử dụng cho cả người dùng kỹ thuật và không kỹ thuật
Giai đoạn 3: Lựa chọn các chỉ số phù hợp
- Bắt đầu với các chỉ số linh hoạt cốt lõi như tốc độ, thời gian chu kỳ, thời gian dẫn đầu và tỷ lệ hoàn thành
- Thêm các chỉ số tùy chỉnh cụ thể cho bảng điều khiển dự án của bạn (ví dụ: tỷ lệ lỗi, phạm vi kiểm tra)
- Đảm bảo các chỉ số có thể đo lường, dễ hiểu và phù hợp với mục tiêu của bạn
Giai đoạn 4: Thiết kế cho sự rõ ràng
- Ưu tiên các chỉ số quan trọng để hiển thị ngay lập tức
- Sử dụng các yếu tố trực quan hóa dữ liệu rõ ràng như biểu đồ, đồ thị và thước đo
- Tránh quá tải thông tin — giữ cho thông tin ngắn gọn và có thể hành động
- Cho phép tùy chỉnh dựa trên sở thích cá nhân
Giai đoạn 5: Tích hợp với dữ liệu hiện có
- Kết nối bảng điều khiển với các công cụ quản lý dự án, hệ thống theo dõi lỗi và nền tảng kiểm soát phiên bản của bạn
- Đảm bảo dữ liệu được cập nhật tự động để có được thông tin thời gian thực
- Giảm thiểu việc nhập dữ liệu thủ công để giảm lỗi và tiết kiệm thời gian
Giai đoạn 6: Đào tạo nhóm của bạn
- Giải thích mục đích của bảng điều khiển và lợi ích của nó đối với nhóm
- Cung cấp đào tạo về cách giải thích các chỉ số và sử dụng các tính năng của bảng điều khiển
- Khuyến khích sự tham gia tích cực và phản hồi để cải thiện liên tục
Giai đoạn 7: Theo dõi, tinh chỉnh và lặp lại
- Thường xuyên theo dõi bảng điều khiển và phân tích xu hướng
- Xác định các lĩnh vực cần cải thiện và điều chỉnh các chỉ số hoặc biểu đồ tương ứng
- Khuyến khích thảo luận trong nhóm và sử dụng dữ liệu để thúc đẩy quá trình ra quyết định sáng suốt
Mẹo quản lý bảng điều khiển Agile
Dưới đây là một số mẹo của chúng tôi để quản lý bảng điều khiển linh hoạt một cách hiệu quả:
1. Khuyến khích tư duy chia sẻ quyền sở hữu
Hãy coi bảng điều khiển như một công cụ của nhóm, không phải là dự án cá nhân. Kêu gọi mọi người tham gia thảo luận, đóng góp ý kiến và nỗ lực cải tiến.
Luân phiên quyền sở hữu bảng điều khiển giữa các quản lý dự án và các bên liên quan đến dự án theo kỳ để thúc đẩy các quan điểm đa dạng về các hoạt động dự án và ngăn chặn sự cô lập thông tin.
2. Làm sáng tỏ dữ liệu của nhóm bạn
Tổ chức các hội thảo hoặc phiên đào tạo thường xuyên để giải thích mục đích của bảng điều khiển, tầm quan trọng của các chỉ số và cách giải thích chúng một cách hiệu quả.
Xây dựng văn hóa dựa trên dữ liệu nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi sử dụng và thảo luận về thông tin.
3. Tùy chỉnh trải nghiệm
Cho phép các thành viên trong nhóm tùy chỉnh bảng điều khiển của nhóm bằng thông tin, số liệu và hình ảnh trực quan phù hợp với vai trò và trách nhiệm của họ. Điều này giúp tăng cường quyền sở hữu và sự tham gia vào dữ liệu.
4. Khởi động cuộc hội thoại
Lên lịch thời gian dành riêng cho các cuộc thảo luận của nhóm xung quanh bảng điều khiển.
Phân tích xu hướng, xác định rào cản và brainstorm các giải pháp cùng nhau. Khuyến khích giao tiếp mở và đa dạng hóa góc nhìn.
5. Hành động, không chỉ quan sát
Đừng để dữ liệu nằm im. Thay vào đó, hãy chuyển những kiến thức học được thành các bước hành động cụ thể.
Sử dụng những hiểu biết sâu sắc để lập kế hoạch sprint, phân bổ công việc và xác định các lĩnh vực cần cải thiện trong quy trình phát triển của bạn.
6. Kỷ niệm những quyết định dựa trên dữ liệu
Công nhận và khen thưởng các thành viên trong nhóm đã tận dụng bảng điều khiển để đưa ra quyết định sáng suốt, mang lại lợi ích cho dự án. Điều này củng cố giá trị của việc sử dụng dữ liệu và khuyến khích sự tham gia liên tục.
7. Chấp nhận phản hồi
Thường xuyên thu thập phản hồi từ nhóm của bạn về hiệu quả của bảng điều khiển.
Ví dụ: hỏi họ thông tin nào còn thiếu và tính năng nào cần cải thiện
Sau đó, sử dụng phản hồi này để liên tục lặp lại và tinh chỉnh bảng điều khiển để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của nhóm bạn.
8. Giữ cho mọi thứ luôn mới mẻ
Đảm bảo dữ liệu chính xác và cập nhật thông qua nguồn cấp dữ liệu tự động và cập nhật thường xuyên.
Đừng để dữ liệu thời gian thực bị chậm trễ làm chậm quá trình ra quyết định dựa trên thông tin.
9. Suy nghĩ vượt ra ngoài bảng điều khiển
Tích hợp bảng điều khiển với các công cụ quản lý dự án và nguồn dữ liệu khác để tạo chế độ xem toàn diện về tình trạng và hiệu suất của dự án.
Điều này giúp tránh tình trạng thông tin bị cô lập và thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận.
10. Làm cho nó trở nên thú vị
Gamify trải nghiệm! Giới thiệu hệ thống cạnh tranh thân thiện hoặc hệ thống phần thưởng dựa trên việc sử dụng bảng điều khiển hoặc thành tích dựa trên dữ liệu. Điều này có thể làm cho việc đi sâu vào các chỉ số thực tế và dự kiến trở nên hấp dẫn và thú vị hơn.
ClickUp giúp tăng hiệu quả của nhóm Agile của bạn
Quản lý các dự án linh hoạt đòi hỏi một nền tảng có thể thích ứng với phương pháp của bạn, chứ không phải ngược lại. ClickUp là nền tảng quản lý dự án lý tưởng giúp tăng năng suất của nhóm bạn với bảng điều khiển linh hoạt.
Sử dụng bộ công cụ và tính năng mạnh mẽ của ClickUp để hỗ trợ các phương pháp và quy trình agile khác nhau một cách liền mạch. Đây là cách phần mềm quản lý dự án agile ClickUp hoạt động:
Chế độ xem có thể điều chỉnh
Bảng Kanban: Hình dung quy trình công việc bằng thẻ công việc kéo và thả, lý tưởng cho phương pháp Scrum và Kanban
Chế độ xem Sprint: Sắp xếp công việc thành các lần lặp lại theo thời gian, theo dõi tiến độ bằng biểu đồ và sprint burndown, đồng thời quản lý hiệu quả các công việc tồn đọng trong sprint burndown
Chế độ xem danh sách: Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên với ClickUp Views ' thời hạn và phụ thuộc rõ ràng, phù hợp với phương pháp agile và waterfall
Tùy chỉnh linh hoạt
Quy trình công việc có thể tùy chỉnh: Thiết kế quy trình công việc tùy chỉnh phù hợp với các phương pháp agile cụ thể và nhu cầu của nhóm
Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh: Tạo Bảng điều khiển ClickUp được cá nhân hóa với các chỉ số và yếu tố trực quan hóa dữ liệu có liên quan bằng cách thêm các tiện ích để trực quan hóa trạng thái nhiệm vụ, dữ liệu sprint, mục tiêu của nhóm, v.v.
Trường tùy chỉnh: Ghi lại các điểm dữ liệu cụ thể riêng cho dự án, quản lý sản phẩm và quy trình làm việc của bạn với Phần mềm Quản lý Sản phẩm ClickUp
Tích hợp mạnh mẽ
Bạn cũng có thể tích hợp ClickUp với các công cụ agile phổ biến và phần mềm nhắn tin và cộng tác yêu thích của bạn. Kết nối ClickUp với phần mềm Jira hoặc các phần mềm thay thế, hoặc tích hợp GitHub và GitLab để tích hợp liên tục, luồng dữ liệu liền mạch và quản lý thống nhất
Nâng cao năng suất
Tự động hóa công việc và quy trình làm việc: Giảm công việc thủ công bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại được kích hoạt bởi các sự kiện hoặc điều kiện cụ thể
Tập trung giao tiếp: Cộng tác trong ClickUp bằng cách sử dụng bình luận, đề cập và trò chuyện thời gian thực, từ đó loại bỏ sự cần thiết của nhiều nền tảng giao tiếp
Tính năng cộng tác
Cộng tác thời gian thực: Chỉnh sửa công việc, để lại nhận xét và chia sẻ cập nhật ngay lập tức, thúc đẩy sự thống nhất và minh bạch trong nhóm
Vai trò và quyền truy cập của nhóm: Gán vai trò và quyền truy cập cụ thể cho các thành viên trong nhóm dựa trên nhu cầu và trách nhiệm của họ
Đặt mục tiêu và theo dõi: Đặt mục tiêu rõ ràng cho các sprint và dự án, theo dõi tiến độ một cách trực quan và cùng nhau ăn mừng thành quả đạt được thông qua ClickUp Sprints
Báo cáo và phân tích nâng cao
Tạo báo cáo: Theo dõi tiến độ dự án, hiệu suất của nhóm và các chỉ số quan trọng bằng báo cáo và bảng điều khiển có thể tùy chỉnh
Xác định xu hướng và điểm nghẽn: Nhận được những thông tin quý giá từ các biểu đồ trực quan để xác định các khu vực cần cải thiện
Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Sử dụng dữ liệu để cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch sprint, phân bổ nguồn lực và tối ưu hóa quy trình tổng thể
Chuyển đổi quy trình Agile của bạn với ClickUp
Biết được tình trạng dự án của bạn và hướng đi của bạn thông qua bảng điều khiển linh hoạt sẽ giúp bạn làm rõ mục tiêu của mình. Đảm bảo bạn điều hành dự án bằng những hiểu biết sâu sắc, không phải bằng phỏng đoán!
Bạn cần hiển thị thời gian thực để thúc đẩy việc ra quyết định dựa trên dữ liệu trong các nhóm. Bảng điều khiển Agile là trung tâm điều khiển nhiệm vụ của bạn cho các chỉ số hiệu suất, bộ nhận dạng tắc nghẽn và thiết bị theo dõi dự án. Dự đoán thách thức, tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện liên tục các quy trình khi bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn.
Trong tương lai, bảng điều khiển agile có triển vọng rất hứa hẹn. Các khả năng AI và máy học tiên tiến sẽ cho phép phân tích dự đoán để có được những thông tin chi tiết chủ động. Ngoài ra, việc tích hợp với các công cụ phát triển thế hệ mới và nền tảng tự động hóa sẽ hợp lý hóa việc thu thập và phân tích dữ liệu, giảm nỗ lực thủ công.
Quan trọng hơn, sự tập trung vào các phương pháp linh hoạt sẽ chuyển sang bảng điều khiển được cá nhân hóa cho từng vai trò và sở thích riêng. Khi các phương pháp linh hoạt phát triển, các công cụ đi kèm là bảng điều khiển linh hoạt cũng sẽ phát triển theo.
Nhưng hãy nhớ rằng, bảng điều khiển agile là công cụ và đối tác trong hành trình agile của bạn. Đầu tư nhất quán, đầy đủ vào các chiến lược kiểm tra tự động hóa của nhóm kỹ thuật sẽ giúp bạn đạt được sự linh hoạt. Hãy thử ClickUp và chứng kiến quy trình làm việc agile của bạn đạt đến những đỉnh cao mới của thành công.
Dùng thử ClickUp miễn phí ngay bây giờ!
Câu hỏi thường gặp
1. Bảng điều khiển linh hoạt là gì?
Bảng điều khiển linh hoạt sử dụng các yếu tố trực quan hóa dữ liệu để thể hiện các chỉ số và điểm dữ liệu quan trọng, cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về tiến độ, tình trạng và hiệu suất của các dự án phát triển phần mềm linh hoạt.
Nó hoạt động như một trung tâm điều khiển cho nhóm của bạn, mang lại sự minh bạch, tạo điều kiện hợp tác và hướng dẫn ra quyết định dựa trên dữ liệu.
2. Bảng điều khiển Scrum là gì?
Mặc dù có liên quan chặt chẽ với bảng điều khiển linh hoạt, bảng điều khiển Scrum cung cấp thông tin chi tiết và dữ liệu thời gian thực có liên quan đến khung Scrum.
Đây là công cụ hỗ trợ trực quan cho các nhóm Scrum theo dõi tiến độ trong các sprint, giúp họ luôn cập nhật thông tin, hợp tác hiệu quả và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
3. Bảng điều khiển sprint là gì?
Bảng điều khiển sprint là một loại bảng điều khiển agile cụ thể được thiết kế để cung cấp thông tin chi tiết và dữ liệu thời gian thực liên quan đến tiến độ của một sprint cụ thể trong khung quản lý dự án agile.
Nó hoạt động như một trung tâm chỉ huy trực quan cho nhóm sprint, cho phép họ theo dõi tiến độ, xác định các trở ngại tiềm ẩn và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để đạt được mục tiêu sprint.