Báo cáo khách hàng là một công cụ không thể thiếu trong bộ công cụ của nhiều chuyên gia. 🧰
Mặc dù đôi khi có vẻ như là một công việc nhàm chán, nhưng báo cáo đòi hỏi sự cẩn thận không kém công việc bạn đang làm cho khách hàng. Ngoài việc cập nhật thông tin cho khách hàng, báo cáo còn giúp họ hiểu được nỗ lực của bạn và giá trị mà nó mang lại cho kinh doanh của họ. Báo cáo giúp bạn và khách hàng có trách nhiệm với công việc của mình, đồng thời duy trì mối quan hệ giữa hai bên.
Để đảm bảo báo cáo của bạn đạt được những lợi ích này, bạn phải tuân theo các phương pháp báo cáo khách hàng tốt nhất. Bài viết này sẽ phân tích các yếu tố chính của báo cáo khách hàng, giải quyết các thách thức phổ biến và cung cấp các mẹo để hỗ trợ quá trình báo cáo của bạn. Cuối cùng, bạn sẽ biết tất cả bí quyết để tạo báo cáo khách hàng hiệu quả và thực hiện việc này với nỗ lực tối thiểu.
Hiểu về báo cáo khách hàng
Báo cáo khách hàng là quá trình cập nhật cho khách hàng về tiến độ của bạn trong việc đạt được các mục tiêu đã định trước. Báo cáo khách hàng cung cấp chi tiết về các dịch vụ của bạn và tác động của chúng đối với hoạt động kinh doanh của khách hàng. Chúng thường bao gồm các chỉ số làm bằng chứng cho giá trị đã cung cấp.
Tuy nhiên, việc làm cho khách hàng chỉ là một phần của công việc. Bạn cũng cần giữ liên lạc với họ để duy trì mối quan hệ và đảm bảo rằng cả hai bên luôn đồng nhất với nhau.
Nói chung, tần suất báo cáo cho khách hàng khác nhau giữa các doanh nghiệp. Việc này có thể diễn ra trong quá trình thực hiện công việc cũng như sau khi hoàn thành để đánh giá và phân tích kết quả cuối cùng.
Trong lĩnh vực tiếp thị kỹ thuật số, báo cáo khách hàng có chức năng thông báo cho khách hàng về:
- Các phương pháp bạn đã sử dụng
- Hiệu suất chiến dịch mới nhất
- Chiến lược trong tương lai
Tùy thuộc vào phạm vi của dự án, báo cáo khách hàng có thể rộng hoặc cụ thể. Báo cáo có thể bao gồm thông tin chi tiết từ Google Analytics như lưu lượng truy cập từ tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO), tỷ lệ chuyển đổi email, thống kê tương tác trên mạng xã hội và chi tiêu quảng cáo trả tiền cho mỗi lần nhấp chuột (PPC).
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng công cụ quản lý dự án và tự động hóa hàng đầu như ClickUp có thể đơn giản hóa việc báo cáo cho khách hàng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực. 🤖
ClickUp có thể giúp bạn lập kế hoạch thực hiện bất kỳ dự án nào, theo dõi tiến độ, quản lý mối quan hệ với khách hàng và quan trọng nhất là lập báo cáo khách hàng hiệu quả một cách dễ dàng.
Tầm quan trọng của báo cáo khách hàng
Báo cáo khách hàng đầy đủ và thường xuyên là lợi ích của tất cả mọi người. Những lợi ích chính của báo cáo này bao gồm:
- Minh bạch: Bí mật chỉ hấp dẫn nếu bạn là James Bond. Khi làm việc với khách hàng trong đời thực, minh bạch là điều bắt buộc để hợp tác suôn sẻ. Khách hàng cần rõ ràng về nhu cầu và mong đợi của họ, bạn cũng cần rõ ràng về khả năng, thực tiễn và kết quả của mình. Với báo cáo khách hàng, không còn nghi ngờ gì về ai chịu trách nhiệm cho việc gì và các bước tiếp theo là gì
- Giáo dục khách hàng: Vì họ thuê bạn làm nhà cung cấp dịch vụ, nên rất có thể khách hàng không quá quen thuộc với lĩnh vực công việc của bạn. Báo cáo khách hàng giúp họ hiểu công việc bạn làm và lợi ích mà họ nhận được. Nó cũng giúp họ chứng minh sự hợp lý của khoản đầu tư vào dịch vụ của bạn. Bằng cách cung cấp tất cả dữ liệu liên quan, báo cáo giúp giảm thiểu nhu cầu gọi điện, gửi email và tổ chức cuộc họp
- Giữ chân khách hàng: Bằng cách kiểm tra thường xuyên, hiển thị công việc và kết quả của bạn, đồng thời giáo dục khách hàng, bạn sẽ tạo được niềm tin. Các báo cáo thường xuyên giúp mối quan hệ của bạn phát triển, mở đường cho sự hợp tác trong tương lai. Khi mối quan hệ giữa công ty và khách hàng của bạn bền chặt, bạn có thể sử dụng báo cáo như một cơ hội để bán thêm, chỉ ra các lĩnh vực cần cải thiện và cung cấp các dịch vụ có thể giải quyết chúng
Mẹo chuyên nghiệp: Cần một phím tắt để giữ chân khách hàng? Mẫu thành công khách hàng ClickUp cho phép bạn theo dõi tình trạng mối quan hệ với khách hàng một cách chi tiết. Bạn có thể đánh giá tiến độ và hiệu suất của mình trên mỗi dự án khách hàng trong nháy mắt. Sử dụng dữ liệu của mẫu để tạo báo cáo hàng tháng cho mỗi khách hàng và giảm tỷ lệ khách hàng rời bỏ.
Các thành phần bắt buộc của báo cáo khách hàng ảnh hưởng đến phương pháp báo cáo của bạn
Phương pháp báo cáo cho khách hàng của bạn phụ thuộc vào thông tin bạn muốn báo cáo bao gồm. Dưới đây, chúng tôi sẽ liệt kê các yếu tố chính của báo cáo khách hàng và cung cấp một số ví dụ trong bối cảnh tiếp thị kỹ thuật số.
Thêm tổng quan về dự án
Báo cáo khách hàng thường bắt đầu với tổng quan về dự án. Phần này tóm tắt tất cả dữ liệu và nêu bật các điểm chính trong báo cáo để giúp người đọc xử lý thông tin sâu hơn.
Bao gồm các điểm chuẩn và mục tiêu
Điểm chuẩn là các giá trị cơ bản để bạn so sánh kết quả của mình. Chúng có thể là các tiêu chuẩn ngành hoặc kết quả trước đây mà bạn hoặc các công ty đối thủ đã đạt được.
Mục đích không chỉ là vượt qua các tiêu chuẩn này — bạn còn phải có mục tiêu để phấn đấu. Nhiều báo cáo bao gồm các cột mốc để xác định các sự kiện quan trọng cho thấy bạn đang tiến gần hơn đến mục tiêu.
Để hình dung rõ hơn, hãy xem lại ví dụ về tiếp thị của chúng tôi. Nếu bạn đã đạt được mức tăng 10% lưu lượng truy cập trang web tự nhiên, đó sẽ là mức chuẩn cho báo cáo tiếp theo. Mục tiêu của chiến lược của bạn có thể là tăng lưu lượng truy cập lên 30% trong quý tiếp theo. Cột mốc có thể là đạt mức tăng 15% vào cuối tháng thứ hai.
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mục tiêu ClickUp để thúc đẩy kế hoạch của bạn trong bất kỳ ngành nào. Xác định các Mục tiêu hàng đầu cho quý, đặt các Mục tiêu và Cột mốc cụ thể, và để ClickUp tự động tính toán tiến độ cho bạn. 🧮
Xác định rõ các chỉ số KPI và các chỉ số khác
Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) là nội dung chính của báo cáo khách hàng. Chúng cần được thống nhất trước khi bạn bắt đầu công việc trong dự án của khách hàng. Bạn sẽ sử dụng KPI để xác định mức độ hoàn thành mục tiêu của khách hàng.
Ngoài KPI, bạn có thể muốn bao gồm các chỉ số bổ sung có giá trị đối với khách hàng nhưng không cụ thể cho các mục tiêu đã định trước.
Khi nói đến tiếp thị kỹ thuật số, các công cụ như Google Analytics, Semrush và Heap cho phép bạn thu thập dữ liệu và nhận được những thông tin chi tiết có thể hành động để đánh giá nỗ lực tiếp thị của mình. Các chỉ số KPI và thước đo tiếp thị kỹ thuật số phổ biến bao gồm:
- Khách hàng tiềm năng đã được xác định bởi bộ phận marketing hoặc bán hàng
- Tỷ lệ chuyển đổi
- Chi phí trên mỗi khách hàng tiềm năng
- Xếp hạng SEO
- Lưu lượng truy cập tự nhiên
- Các phiên tự nhiên
- Liên kết ngược
- Người đăng ký và người theo dõi
- Tỷ lệ tương tác trung bình
- Tỷ lệ mở email
- Tỷ lệ nhấp chuột
Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn muốn đơn giản hóa quy trình báo cáo, bạn nên có một khung công tác vững chắc để theo dõi các chỉ số và sắp xếp tất cả dữ liệu. Mẫu KPI ClickUp là công cụ hoàn hảo cho mục đích này. Nó giúp bạn dễ dàng truy cập, phân tích và báo cáo kết quả của mình trên một trang duy nhất. 😊
Tổng hợp việc sử dụng ngân sách
Trong hầu hết các trường hợp, khách hàng có ngân sách nhất định mà bạn cần tuân thủ. Báo cáo khách hàng nên thể hiện cách bạn sử dụng ngân sách này để đạt được mục tiêu của họ. 💰
Để chứng minh giá trị mà khách hàng nhận được từ khoản đầu tư của họ, hãy thêm các chỉ số KPI tài chính vào báo cáo.
Nếu bạn điều hành một công ty marketing, các chỉ số của bạn có thể bao gồm:
- Lợi nhuận trên đầu tư marketing
- Hiệu quả chi tiêu quảng cáo
- Chi phí trên mỗi lần nhấp chuột, mỗi khách hàng tiềm năng hoặc mỗi lần thu hút khách hàng
- Tổng chi phí quảng cáo
Mẹo chuyên nghiệp: Mẫu Ngân sách Tiếp thị ClickUp giúp bạn theo dõi tiền được sử dụng vào đâu. Mẫu này giúp bạn dễ dàng tuân thủ ngân sách và báo cáo chi tiêu cho chiến dịch của mình.
Kết luận với các phát hiện và bước tiếp theo
Phần cuối cùng trong báo cáo khách hàng của bạn nên tóm tắt những gì bạn đã học được từ báo cáo trước. Đây cũng là cơ hội để bạn xác định kế hoạch trong tương lai. Giải thích những việc bạn sẽ làm tiếp theo để giúp khách hàng tiến gần hơn đến mục tiêu của họ và giải quyết bất kỳ vấn đề nào bạn gặp phải. Trong trường hợp có sai sót, hãy chia sẻ những việc bạn sẽ làm để tránh lặp lại trong tương lai.
Mẹo chuyên nghiệp: Để tóm tắt nghiên cứu hoặc báo cáo của bạn, hãy tận dụng công cụ AI mạnh mẽ của ClickUp có tên ClickUp Brain. Công cụ này có thể viết văn bản cho bạn, hiệu đính, cải thiện ngữ pháp và độ rõ ràng, tạo bảng và thậm chí ghi chép cuộc họp bằng các lệnh và lời nhắc đơn giản.
Vượt qua những thách thức trong báo cáo khách hàng
Khi tạo báo cáo khách hàng, bạn cần vượt qua một số trở ngại sau:
- Dữ liệu không sử dụng được: Dữ liệu bạn sử dụng để tạo báo cáo phải chính xác, đầy đủ, thống nhất và cập nhật. Bạn nên kiểm tra dữ liệu của mình thường xuyên và xóa các mục có thể khiến báo cáo của bạn không hợp lệ hoặc không nhất quán
- Mối quan tâm về bảo mật dữ liệu : Vi phạm bảo mật là điều không thể chấp nhận được khi làm việc với dữ liệu bí mật của khách hàng. Vi phạm bảo mật gây tốn kém và gây tổn hại cho cả bạn và hoạt động kinh doanh của khách hàng. Bạn có thể tránh vi phạm bảo mật bằng cách triển khai các biện pháp bảo mật mạnh mẽ như mã hóa, quản lý quyền truy cập và giám sát chặt chẽ
- Định dạng báo cáo không nhất quán: Mỗi khách hàng có sở thích riêng về nội dung và hình thức báo cáo. Bạn nên hiểu rõ các yêu cầu này trước khi viết báo cáo. Bằng cách đó, bạn sẽ không phải làm đi làm lại nhiều lần, kéo dài quá trình báo cáo cho khách hàng và gây căng thẳng hơn. Khi đã tìm ra phương pháp hiệu quả, hãy đảm bảo cung cấp tài liệu đào tạo và quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) để mọi thành viên trong nhóm có thể tạo báo cáo với chất lượng như nhau
- Giải thích và khả năng tiếp cận: Nếu bạn cung cấp quá nhiều dữ liệu thô cho khách hàng, họ sẽ khó hiểu ý nghĩa của dữ liệu và đưa ra quyết định. Để tránh vấn đề này, chỉ cung cấp dữ liệu có liên quan trong báo cáo và sắp xếp dữ liệu để dễ truy cập và phân tích hơn
- Báo cáo khách hàng thủ công: Ngoài việc chậm hơn và tốn nhiều công sức, báo cáo thủ công còn dễ xảy ra lỗi. Điều này cũng không cần thiết, vì hiện nay có rất nhiều công cụ báo cáo khách hàng tự động
Các công cụ báo cáo khách hàng hiệu quả để tận dụng
Nhiều công cụ có thể hỗ trợ bạn trong quá trình báo cáo cho khách hàng. 🛠️
Ví dụ, các nhà tiếp thị kỹ thuật số thường sử dụng Google Analytics, Google Search Console và các công cụ phân tích dữ liệu khác. Các công cụ này cho phép họ thu thập dữ liệu liên quan, chẳng hạn như sở thích của đối tượng mục tiêu, lưu lượng truy cập trang web và hiệu suất tìm kiếm. Trong trường hợp dự án yêu cầu tiếp thị qua mạng xã hội hoặc email, công ty quảng cáo cũng có thể sử dụng các công cụ phân tích dành riêng cho các kênh tiếp thị này.
Sau đó, các nhà tiếp thị tận dụng các công cụ báo cáo, thông tin kinh doanh và trực quan hóa dữ liệu . Các công cụ này cho phép họ hợp nhất tất cả dữ liệu, trình bày các chỉ số khóa một cách dễ hiểu và tạo báo cáo tiếp thị tương tác. Ví dụ, Google Data Studio tích hợp liền mạch với các công cụ Google khác, khiến nó trở thành lựa chọn phổ biến của nhiều nhà tiếp thị.
Một số phần mềm báo cáo khách hàng cung cấp các chức năng báo cáo đa dạng hơn trong một nền tảng tập trung. Các công cụ này cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn bằng cách nhập dữ liệu phân tích từ các nền tảng quản lý khách hàng khác, đảm bảo bạn không phải gián đoạn công việc để chuyển đổi giữa các ứng dụng trong khi soạn thảo báo cáo. Chúng tôi sẽ tiết lộ cho bạn một bí mật nhỏ — ClickUp là một trong số đó!
Cách ClickUp hỗ trợ quá trình báo cáo khách hàng của bạn
Khi soạn thảo báo cáo khách hàng, hãy tận dụng các tính năng mạnh mẽ của ClickUp trong từng bước của quá trình.
Bảng điều khiển ClickUp hoạt động như trung tâm điều khiển nhiệm vụ của bạn, cho phép bạn theo dõi tiến độ và hiệu suất thời gian thực trên tất cả các dự án của khách hàng. Bạn có thể xây dựng Bảng điều khiển tùy chỉnh lý tưởng của mình bằng hơn 50 thẻ (báo cáo), bao gồm:
- Biểu đồ tùy chỉnh, chẳng hạn như biểu đồ cột, biểu đồ đường và biểu đồ tròn
- Tiến độ công việc
- Khối lượng công việc của nhóm
- Tổng quan về trạng thái dự án
- Tiện ích bên ngoài được nhúng
Sử dụng Bộ lọc Bảng điều khiển và thẻ để chọn chính xác loại thông tin cần hiển thị. Bộ lọc giúp bạn nhanh chóng lấy dữ liệu cho các báo cáo hàng tháng, hàng tuần hoặc hàng ngày.
Bạn có thể quản lý tất cả công việc và dữ liệu của mình trong Nhiệm vụ ClickUp. Tạo nhiệm vụ, phân công, lên lịch và thêm công việc con và danh sách kiểm tra để quản lý dễ dàng hơn.
Thay đổi cách hiển thị công việc của bạn bằng cách chọn giữa các chế độ xem ClickUp khác nhau, chẳng hạn như chế độ xem Lịch và chế độ xem Bảng. Để phân phối nhiệm vụ hiệu quả, hãy đánh giá sức chứa của nhóm bằng chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp. Mỗi thành viên cũng có thể theo dõi thời gian của mình trong ClickUp và đóng góp vào báo cáo thực tế. ⏱️
Hơn nữa, ClickUp có thể tự động hóa nhiều hành động lặp đi lặp lại, như cập nhật trạng thái khách hàng hoặc gửi báo cáo qua email, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực. Bạn có thể chọn giữa 100 tự động hóa có sẵn hoặc tạo tự động hóa của riêng bạn.
Nền tảng này còn đóng vai trò như một công cụ quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM), cho phép bạn thu thập và sắp xếp tất cả dữ liệu khách hàng. ClickUp có thể là nguồn thông tin duy nhất của bạn, cung cấp tất cả dữ liệu và công cụ cần thiết để điều hành kinh doanh và đảm bảo thành công cho khách hàng.
Các phương pháp hay nhất về báo cáo khách hàng
Thực hiện theo các phương pháp báo cáo khách hàng tốt nhất dưới đây để chuẩn bị cho sự thành công của bạn:
1. Giao tiếp mở cửa ngay từ đầu
Không có phương pháp báo cáo khách hàng nào là phổ biến. Mỗi khách hàng là khác nhau và có nhu cầu riêng.
Trước khi hoàn thành bất kỳ công việc nào, bạn nên thảo luận kỹ lưỡng với khách hàng về nhu cầu của họ. Bạn có thể có chuyên môn, nhưng khách hàng hiểu rõ nhất về kinh doanh của họ. Bạn nên kết hợp kiến thức này và hợp tác để xác định các mục tiêu và KPI quan trọng nhất. Bằng cách đó, bạn sẽ biết cần tập trung vào công việc và báo cáo nào. 🎯
2. Giữ cho báo cáo ngắn gọn và đơn giản
Bạn có thể muốn đưa càng nhiều thông tin càng tốt vào báo cáo. Thông tin càng nhiều thì giá trị cho khách hàng càng cao, phải không?
Không hẳn vậy. Mặc dù báo cáo khách hàng phải toàn diện, nhưng không được dài, phức tạp và quá tải. 😫
Thay vào đó, chúng phải sạch sẽ, súc tích và dễ đọc. Chúng phải cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn về công việc bạn đã hoàn thành, kết quả bạn đã đạt được và kế hoạch của bạn trong tương lai. Đó là lý do tại sao những cuộc hội thoại ban đầu với khách hàng là rất quan trọng. Chúng cho phép bạn ưu tiên những phát hiện quan trọng nhất và tạo báo cáo khách hàng tùy chỉnh.
3. Làm cho thông tin dễ hiểu
Bạn nên tránh sử dụng ngôn ngữ quá kỹ thuật trong báo cáo, trừ khi khách hàng yêu cầu cụ thể. Một số từ và khái niệm có thể quá khó hiểu đối với khách hàng, ngay cả khi chúng có vẻ rõ ràng đối với bạn.
Báo cáo của bạn phải truyền tải thông tin một cách rõ ràng và dễ hiểu. Chỉ trình bày dữ liệu và kết thúc là không đủ — bạn phải sử dụng các giải thích theo ngữ cảnh để tạo ra một câu chuyện hấp dẫn, dễ nhớ đối với khách hàng.
Các công cụ hỗ trợ trực quan như biểu đồ giúp bạn truyền đạt ý kiến một cách hiệu quả. Chúng giúp khách hàng dễ dàng hiểu dữ liệu và tận dụng dữ liệu để ra quyết định. 📊
4. Áp dụng phương pháp chủ động
Báo cáo không nên phức tạp, nhưng vẫn phải toàn diện. Ngoài việc giải quyết các mối quan tâm chính của khách hàng, bạn nên dự đoán và trả lời các câu hỏi của khách hàng, đồng thời chỉ ra các vấn đề tiềm ẩn. ☝️
Nếu bạn nghĩ rằng cần có một số thay đổi, đừng ngại đề xuất trong báo cáo, đồng thời đảm bảo rằng những thay đổi đó được hỗ trợ bằng dữ liệu. Hầu hết khách hàng sẽ đánh giá cao nỗ lực của bạn, ngay cả khi họ quyết định không thực hiện theo khuyến nghị của bạn.
5. Tự động hóa càng nhiều quy trình càng tốt
Khi công ty tiếp thị của bạn mới bắt đầu, bảng tính Excel có thể giúp bạn hoàn thành công việc. Khi công ty phát triển và bạn có nhiều khách hàng hơn, nhiều giới hạn của báo cáo khách hàng thủ công sẽ bộc lộ. 🌊
Để báo cáo đa kênh hiệu quả, bạn phải sử dụng tự động hóa và các công cụ báo cáo khách hàng. Bạn càng tự động hóa được nhiều quy trình báo cáo khách hàng, bạn càng tiết kiệm được nhiều thời gian cho các công việc quan trọng, chẳng hạn như phân tích chiến lược và tối ưu hóa chiến dịch.
Sử dụng ClickUp để báo cáo khách hàng tự động và hiệu quả
Báo cáo khách hàng là một khía cạnh quan trọng trong công việc với khách hàng, đó là lý do tại sao bạn phải thực hiện việc này một cách cẩn thận. Tìm hiểu chính xác những gì khách hàng cần để tạo ra các báo cáo ngắn gọn và hiệu quả. Ngoài ra, bạn có thể phân tích thông tin một cách đơn giản và rõ ràng để tránh hiểu lầm và đảm bảo rằng khách hàng nhận được giá trị mong muốn từ báo cáo.
Các công cụ tự động hóa và báo cáo như ClickUp có thể giúp quá trình báo cáo khách hàng nhanh chóng và suôn sẻ hơn. Đăng ký miễn phí và bắt đầu hợp lý hóa tất cả các khía cạnh của công việc khách hàng, bao gồm báo cáo khách hàng. 🌸