Ngày nay, mọi nhóm chuyên nghiệp đều hiểu tầm quan trọng của dữ liệu. Cho dù là bảng tính tài chính, tệp đồ họa vector, tài liệu hợp tác hay bản trình bày, hay bất kỳ thứ gì khác, dữ liệu là yếu tố giúp nhóm của bạn hoàn thành công việc hàng ngày. Do đó, việc quản trị dữ liệu cần được nhóm của bạn chú ý ở mọi bước trong quy trình là điều hợp lý.
Việc bảo mật dữ liệu của nhóm không nhất thiết phải phức tạp. Chúng tôi đã tổng hợp danh sách 5 công cụ và chiến lược mà mọi nhóm chuyên nghiệp có thể (và nên!) sử dụng để bảo mật thông tin của mình.
Danh sách công việc bao gồm:
- Sao lưu sớm, sao lưu thường xuyên
- Chọn nền tảng lưu trữ đám mây có tính năng xóa dữ liệu từ xa
- Kiểm soát truy cập tệp và thư mục
- Mật khẩu vẫn là một phần quan trọng của bảo mật dữ liệu
- Không để bất kỳ thiết bị nào không có người trông coi
Sao lưu dữ liệu của nhóm vào máy chủ an toàn của nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây là cách tuyệt vời để bảo vệ dữ liệu khỏi bị mất.
Sao lưu sớm, sao lưu thường xuyên
Khi nói đến việc bảo mật dữ liệu, thế giới ngoài kia thật điên rồ. Rất nhiều điều có thể xảy ra. Điều gì sẽ xảy ra nếu phần cứng của thiết bị của bạn bị hỏng và bạn mất các tệp được lưu trữ cục bộ? Điều gì sẽ xảy ra nếu dữ liệu của bạn bị virus làm hỏng? Điều gì sẽ xảy ra nếu thiết bị của bạn bị đánh cắp hoặc bị phá hủy? Nếu không có bản sao lưu dữ liệu của nhóm, bất kỳ tình huống nào trong số này cũng có thể khiến dữ liệu của bạn mất vĩnh viễn.
Cách dễ nhất để ngăn ngừa mất dữ liệu là sao lưu dữ liệu của bạn lên đám mây. Khi bạn sao lưu dữ liệu lên đám mây, một bản sao thông tin của bạn sẽ được tạo và lưu trữ trên máy chủ an toàn của nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây.
Rõ ràng, bạn sao lưu dữ liệu càng thường xuyên, bạn càng mất ít thông tin trong trường hợp khẩn cấp. Tần suất nhóm của bạn cần sao lưu dữ liệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố, chẳng hạn như bản chất công việc của nhóm.
Chọn nền tảng lưu trữ đám mây có tính năng xóa dữ liệu từ xa
Nếu thiết bị của bạn bị mất hoặc bị đánh cắp, việc sao lưu dữ liệu cập nhật sẽ giúp nhóm của bạn tiếp tục công việc mà không bị gián đoạn. Tuy nhiên, điều gì sẽ xảy ra nếu thiết bị của bạn rơi vào tay kẻ xấu? Mọi dữ liệu nhạy cảm mà nhóm của bạn đang làm việc – số tài khoản, tên khách hàng, v.v. – đều có thể bị xâm phạm.
May mắn thay, một số nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây cung cấp tính năng xóa từ xa như một biện pháp phòng ngừa bảo mật. Điều đó có nghĩa là nếu thiết bị bị mất hoặc bị đánh cắp, bạn có thể xóa các tệp liên quan đến ứng dụng của nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây ngay cả khi bạn không có thiết bị trong tay.
Vì dữ liệu của bạn đã được sao lưu lên đám mây, bạn vẫn có thể truy cập từ các thiết bị khác và không phải lo lắng về rủi ro bảo mật khi nhân viên không được phép truy cập dữ liệu của bạn.
Nếu bạn mất thiết bị, bạn sẽ không bao giờ biết ai có thể truy cập dữ liệu của mình. Tính năng xóa từ xa cho phép bạn bảo vệ dữ liệu của mình trong mọi trường hợp.
Kiểm soát quyền truy cập tệp và thư mục
Nói đến vấn đề này, việc giám sát ai đang truy cập dữ liệu của bạn và họ đang làm gì với dữ liệu đó cũng rất quan trọng. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây đều giúp công việc hợp tác trở nên dễ dàng, từ đó giúp bạn dễ dàng chia sẻ quyền truy cập vào tệp và thư mục, giúp bạn luôn dẫn đầu trong cuộc đua. Các công cụ hợp tác an toàn cũng cấp các quyền truy cập khác nhau tùy theo vai trò của từng thành viên trong nhóm.
Theo nguyên tắc chung, chỉ cấp quyền truy cập tệp và thư mục cho những người thực sự cần thiết. Mặc dù khả năng người khác trong nhóm cố ý làm điều gì đó gây rủi ro cho dữ liệu của bạn là rất thấp, nhưng việc giới hạn quyền truy cập tệp và thư mục sẽ hạn chế khả năng xảy ra tai nạn.
Việc nhiều người cùng tham gia vào một dự án là rất quan trọng, nhưng việc theo dõi ai có quyền truy cập vào dữ liệu nào cũng quan trọng không kém.
Mật khẩu vẫn là một phần quan trọng của bảo mật dữ liệu
Đây là kiến thức cơ bản về bảo mật dữ liệu, nhưng rất nhiều người vẫn chưa hình thành thói quen sử dụng mật khẩu an toàn. Với tất cả các tài khoản cá nhân và công việc mà chúng ta truy cập hàng ngày, thật khó để nhớ một mật khẩu duy nhất cho mỗi tài khoản, và ý nghĩ phải thay đổi tất cả các mật khẩu đó sau mỗi 6 tháng (theo khuyến nghị của hầu hết các chuyên gia an ninh mạng ) thực sự khiến nhiều người cảm thấy nản lòng.
Thêm thông tin: Học cách triển khai khung quản lý rủi ro an ninh mạng
Nhưng đừng lo lắng! Có rất nhiều công cụ mật khẩu an toàn có thể giúp bạn giữ mọi thứ an toàn.
Không để thiết bị nào không có người trông coi
Nếu thiết bị bị mất hoặc bị đánh cắp, chúng ta sẽ ngay lập tức lo lắng về bảo mật dữ liệu. Rốt cuộc, ai biết được ai có thể truy cập dữ liệu của chúng ta từ thiết bị khi nó không ở trong tầm mắt?
Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn để điện thoại di động dùng để truy cập email công việc trên bàn tại quán cà phê khi bạn đứng dậy để lấy thêm kem sữa? Và điều gì sẽ xảy ra nếu bạn rời khỏi máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn tại nơi làm việc mà không đăng xuất khỏi tài khoản của mình?
Bất kể bạn đang ở đâu hay dự kiến sẽ quay lại thiết bị của mình sau bao lâu, cách tốt nhất để duy trì bảo mật dữ liệu là đăng xuất trước khi rời khỏi thiết bị hoặc mang thiết bị theo bên mình, nếu có thể.
Ngoài ra, hãy bật xác thực hai yếu tố để khiến bất kỳ ai cũng khó truy cập thông tin của bạn hơn.
Sử dụng các công cụ bảo mật dữ liệu đơn giản và các phương pháp hay nhất này, nhóm của bạn có thể tiến một bước dài trong việc bảo vệ dữ liệu của bạn.
Bảo mật dữ liệu là điều cực kỳ quan trọng đối với các nhóm chuyên nghiệp ngày nay, nhưng việc áp dụng các phương pháp hay nhất về bảo mật dữ liệu không phải là điều khó khăn. 5 công cụ và chiến lược này là một số cách yêu thích của chúng tôi để bảo mật dữ liệu của bất kỳ nhóm nào và giúp nhóm của bạn hoạt động trơn tru. Nhóm của bạn thực hiện những biện pháp phòng ngừa bảo mật nào? Chúng tôi rất muốn nghe ý kiến của bạn trong phần bình luận!
Đây là bài đăng được tài trợ bởi Dropbox. Tất cả ý kiến đều là của riêng tôi. Dropbox không liên kết với bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào được đề cập và cũng không chứng thực cho bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào.
*
Melissa Pallotti là một nhà văn chuyên nghiệp, chuyên gia máy tính và người hâm mộ môn khúc côn cầu sống tại Pittsburgh, PA. Bạn có thể kết nối với Melissa trên Twitter hoặc LinkedIn.