{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Mẫu nhật ký cuộc gọi là gì?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Mẫu nhật ký cuộc gọi là một tài liệu có thể tùy chỉnh cho phép bạn ghi lại và theo dõi các hình thức liên lạc khác nhau, chẳng hạn như cuộc gọi điện thoại, cuộc hội thoại trực tiếp và email. " } } ] }
Hãy tưởng tượng bạn vừa nhận được cuộc gọi từ một khách hàng tiềm năng, người này bày tỏ sự quan tâm đến dịch vụ của bạn. Sau đó, bạn đọc một email từ một khách hàng khác có thắc mắc và muốn biết thêm thông tin.
Một tuần trôi qua, bạn vẫn cố gắng nhớ lại chi tiết cuộc hội thoại đó. Và bạn cuộn qua hộp thư đến liên tục, tìm kiếm email đó. Thật là bực bội! ?
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có một cách đơn giản, có tổ chức để ghi lại mọi điểm tiếp xúc giao tiếp bên ngoài? Đây là lúc các mẫu nhật ký cuộc gọi trở nên hữu ích. Chúng giúp bạn duy trì nhật ký rõ ràng và toàn diện về các cuộc gọi điện thoại, email và các tương tác khác.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ 10 mẫu nhật ký cuộc gọi miễn phí và có thể in trong Excel và ClickUp, để bạn có thể hợp lý hóa giao tiếp, tăng năng suất và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào. Hãy bắt đầu ngay! ?
⏰ Tóm tắt 60 giây
Dưới đây là 10 mẫu nhật ký cuộc gọi tốt nhất để theo dõi giao tiếp một cách có cấu trúc:
- Mẫu nhật ký cuộc gọi bán hàng ClickUp
- Mẫu đường ống bán hàng ClickUp
- Mẫu biểu mẫu liên hệ khách hàng ClickUp
- Mẫu nâng cấp dịch vụ khách hàng của ClickUp
- Mẫu quản lý dịch vụ khách hàng ClickUp
- Mẫu Khám phá khách hàng của ClickUp
- Mẫu nhật ký cuộc hội thoại ClickUp
- Mẫu nhật ký cuộc gọi khách hàng Excel của Template Lab
- Mẫu nhật ký điện thoại Docs Media của Template. Net
- Mẫu nhật ký cuộc gọi hàng ngày của Word bởi Template. Net
Mẫu nhật ký cuộc gọi là gì?
Mẫu nhật ký cuộc gọi là tài liệu có thể tùy chỉnh cho phép bạn ghi lại và theo dõi các hình thức liên lạc khác nhau, chẳng hạn như cuộc gọi điện thoại, cuộc hội thoại trực tiếp và email. Mặc dù bất kỳ ai cũng có thể sử dụng, nhưng mẫu này thường được các nhân viên tiếp thị qua điện thoại, bán hàng và đội ngũ hỗ trợ khách hàng sử dụng để theo dõi các cuộc liên lạc của họ một cách có cấu trúc và có tổ chức.
Mẫu nhật ký cuộc gọi ghi lại thông tin như ngày và giờ tương tác, tên người gọi hoặc người gửi, chi tiết liên hệ của họ, mục đích tương tác và bất kỳ ghi chú hoặc hành động theo dõi có liên quan. Việc lưu trữ hồ sơ kỹ lưỡng này giúp bạn dễ dàng tham khảo các cuộc thảo luận trong quá khứ, xây dựng mối quan hệ khách hàng bền chặt hơn và luôn cập nhật các công việc và cam kết quan trọng. ?
Điều gì tạo nên một mẫu nhật ký cuộc gọi tốt?
Khi nói đến việc ghi lại và quản lý các tương tác bên ngoài, có một mẫu nhật ký cuộc gọi tốt sẽ giúp thực hiện các dự án và cải thiện luồng giao tiếp. Nhưng chính xác thì điều gì làm cho một mẫu nhật ký cuộc gọi trở nên "tốt"? Hãy cùng khám phá những phẩm chất khóa cần lưu ý:
- Bố cục có cấu trúc tốt: Mẫu phải có bố cục đơn giản và có tổ chức với các phần được dán nhãn rõ ràng, cho phép bạn dễ dàng nhập và tìm kiếm thông tin cần thiết
- Thu thập dữ liệu rộng rãi: Mẫu phải thu thập các chi tiết liên quan như thông tin liên hệ, thời lượng cuộc gọi, ghi chú và bất kỳ hành động theo dõi nào cần thiết
- Thiết kế thân thiện với người dùng: Tìm các mẫu ưu tiên sự đơn giản, rõ ràng và điều hướng mượt mà. Bằng cách này, bạn có thể tập trung vào việc theo dõi các tương tác của mình đồng thời tránh được sự thất vọng và lãng phí thời gian
- Tính linh hoạt và tùy chỉnh: Cho dù là thêm trường bổ sung hay điều chỉnh để phù hợp với thương hiệu của bạn, một mẫu tốt sẽ cho bạn sự tự do và linh hoạt để tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của bạn
- Truy cập thuận tiện: Một mẫu nhật ký cuộc gọi tốt phải dễ dàng truy cập bất cứ khi nào bạn cần. Cho dù là trên máy tính, máy tính bảng hay điện thoại, bạn chỉ cần một cú nhấp chuột là có thể truy cập ngay
10 mẫu nhật ký cuộc gọi để sử dụng
Cho dù bạn muốn theo dõi các cuộc gọi đến và đi, yêu cầu của khách hàng hay chỉ đơn giản là lưu giữ bản ghi các cuộc hội thoại, mẫu nhật ký cuộc gọi phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt.
May mắn thay, bạn không cần phải tạo một mẫu từ đầu hoặc mất hàng giờ để tìm kiếm mẫu phù hợp. Chúng tôi đã hoàn thành công việc này để bạn không phải làm! Dưới đây là danh sách 10 mẫu nhật ký cuộc gọi hàng đầu do chúng tôi tuyển chọn để sử dụng trong năm nay và những năm tiếp theo! ✨
1. Mẫu nhật ký cuộc gọi bán hàng ClickUp
Bạn cảm thấy đau đầu khi nghĩ đến việc quản lý các cuộc gọi bán hàng với một đống bảng tính, ghi chú dán lung tung và các kịch bản bị thất lạc? Nếu vậy, mẫu nhật ký cuộc gọi bán hàng này là dành cho bạn.
Mẫu Cuộc gọi bán hàng của ClickUp được cung cấp trong một Thư mục với mọi thứ bạn cần để hợp lý hóa các cuộc gọi bán hàng của mình. Bên trong, bạn sẽ tìm thấy hai danh sách: trình theo dõi cuộc gọi bán hàng và kịch bản cuộc gọi. Trình theo dõi cuộc gọi bán hàng cho phép bạn ghi lại thông tin khách hàng quan trọng như tên, địa chỉ, email, trang web và loại cuộc gọi bán hàng.
Ngoài ra, còn có chế độ xem Lịch để đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào. Lên lịch các cuộc gọi bán hàng, đề xuất và theo dõi sắp tới một cách liền mạch và nhận thông báo kịp thời khi đến hạn. ⏰
À, chúng tôi đã đề cập đến chế độ xem Bản đồ chưa? Chế độ này cho bạn cái nhìn tổng quan về các cuộc gọi bán hàng của bạn ở các địa điểm khác nhau. Đây là công cụ hoàn hảo nếu bạn đang muốn tối ưu hóa kế hoạch lãnh thổ, phân bổ nguồn lực hiệu quả hoặc xác định các khu vực tiềm năng để mở rộng thị trường.
Bây giờ, chúng ta hãy nói về tự động hóa, được chứ? Mỗi mục nhập mới hoặc thay đổi trạng thái sẽ kích hoạt việc áp dụng một tập lệnh tương ứng từ danh sách tập lệnh cuộc gọi, loại bỏ việc phải tìm kiếm tập lệnh thủ công.
Giống như tất cả các mẫu ClickUp, mẫu này đi kèm với hướng dẫn sử dụng và có thể tùy chỉnh hoàn toàn, cho phép bạn thêm, chỉnh sửa hoặc xóa các tính năng để phù hợp với nhu cầu của mình. ?️
2. Mẫu đường ống bán hàng ClickUp
Mẫu Ứng dụng bán hàng ClickUp là phiên bản toàn diện hơn của mẫu trước đó. Bạn có thể quản lý ứng dụng bán hàng và tài khoản của mình tại một nơi!
Phần quản lý đường ống cho phép bạn thu thập khách hàng tiềm năng mới bằng cách sử dụng Biểu mẫu ClickUp và thu thập phản hồi ngay ở đầu đường ống bán hàng của bạn. Từ đây, bạn có thể di chuyển khách hàng tiềm năng mới dọc theo các giai đoạn khác nhau của đường ống. Và nếu bạn muốn tối ưu hóa quy trình này, bạn có thể chuyển sang chế độ xem Nhóm để hình dung sức chứa công việc của nhóm và phân phối lại khối lượng công việc một cách chiến lược.
Khi khách hàng đã được chốt, họ sẽ tự động được chuyển đến phần quản lý tài khoản, nơi họ được ghép nối với các thành viên trong nhóm tài khoản.
Nhóm tài khoản có thể nhóm và hiển thị khách hàng hiện tại theo mức độ ưu tiên (Thấp, Trung bình và Cao), trạng thái (Đang tiếp nhận, Đang chăm sóc, Cần chú ý và Đã gia hạn) và mức độ tương tác (Hoạt động, Không hoạt động và Có rủi ro). Điều này cho phép họ sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nỗ lực của mình một cách chiến lược và cung cấp dịch vụ xuất sắc cho từng khách hàng, theo nhu cầu cụ thể của họ. ?
Và khi khách hàng không gia hạn dịch vụ, họ sẽ tự động được chuyển sang phần khách hàng cũ.
Nhưng đó chưa phải là tất cả! Bạn có thể sử dụng chế độ xem Tài liệu để tạo, chia sẻ và cộng tác trong thời gian thực về các quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) với nhóm của mình. Điều này đảm bảo tài liệu được tập trung và chia sẻ kiến thức liền mạch trong doanh nghiệp của bạn.
Tìm nhịp độ cuộc họp phù hợp cho nhóm của bạn!
3. Mẫu biểu mẫu liên hệ khách hàng ClickUp
Xử lý các yêu cầu của khách hàng từ trang web, email và quản lý các nền tảng mạng xã hội có thể giống như cố gắng chăn mèo. Việc liên tục qua lại, các tin nhắn rải rác và nỗ lực không ngừng để theo kịp tiến độ có thể khiến bạn cảm thấy quá tải và kiệt sức.
May mắn thay, Mẫu biểu mẫu liên hệ khách hàng của ClickUp được thiết kế để sắp xếp đơn đặt hàng trong tình trạng hỗn loạn này. Bạn sẽ có biểu mẫu liên hệ khách hàng để nhúng vào trang web, chia sẻ qua email hoặc thậm chí quảng bá trên mạng xã hội.
Khi khách hàng điền vào biểu mẫu liên hệ, thông tin chi tiết của họ sẽ được lưu trữ trong Danh sách tóm tắt liên hệ và được gán trạng thái Yêu cầu mới. Từ đây, bạn có thể gán yêu cầu đến một thành viên trong nhóm và đặt ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên. Ngoài ra, bạn có thể quản lý và theo dõi trạng thái của từng yêu cầu (Yêu cầu mới, Đang xem xét, Đã bị chặn và Hoàn thành) bằng chế độ xem Bảng.
Sử dụng mẫu này để lấy lại quyền kiểm soát các yêu cầu của khách hàng. Tập trung tất cả các chi tiết quan trọng về người dùng, giải quyết các vấn đề, cải thiện chất lượng dịch vụ và tăng cường quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM). ?
4. Mẫu nâng cấp dịch vụ khách hàng của ClickUp
Nếu doanh nghiệp của bạn nhận được lượng lớn yêu cầu của khách hàng thường yêu cầu các mức độ hỗ trợ khác nhau, thì một mẫu biểu mẫu liên hệ đơn giản có thể không đủ.
Đó là lúc Mẫu Escalation Dịch vụ Khách hàng của ClickUp phát huy tác dụng. Cốt lõi của mẫu này là biểu mẫu nhật ký có thể tùy chỉnh hoàn toàn, cho phép khách hàng của bạn nêu vấn đề và mối quan tâm của họ.
Các phản hồi của họ sẽ tự động được ghi lại dưới dạng phiếu yêu cầu ở Cấp 1. Bạn có thể giải quyết các vấn đề ở cấp này hoặc chuyển lên Cấp 2 để liên hệ với đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên dụng. Đối với các vấn đề phức tạp hơn, Cấp 3 cho phép bạn liên hệ với đội ngũ sản phẩm, nhà phát triển hoặc kỹ thuật để đảm bảo các bản cập nhật trong tương lai sẽ giải quyết các vấn đề này.
Khi các vấn đề được giải quyết, chúng có thể được lưu trữ trong Danh sách vé đã đóng để tham khảo trong tương lai. Bằng cách bật tự động hóa, bạn có thể hợp lý hóa việc chuyển các yêu cầu qua các cấp độ khác nhau, đảm bảo quy trình làm việc trơn tru và hiệu quả.
Để quản lý hiệu quả khối lượng công việc của nhóm, mẫu này có chế độ xem Sức chứa của nhóm. Chỉ cần nhìn lướt qua, bạn có thể xác định thành viên nào trong nhóm có thể cần trợ giúp và ai có thể xử lý các phiếu yêu cầu của khách hàng, từ đó cân bằng khối lượng công việc một cách hiệu quả.
Việc soạn thảo phản hồi cho khách hàng có thể tốn nhiều thời gian, nhưng với tính năng Phản hồi sẵn có, bạn có thể tiết kiệm thời gian và công sức. Mẫu này bao gồm 11 mẫu email được soạn sẵn để đáp ứng các tình huống khác nhau, từ giải quyết vấn đề của khách hàng không hài lòng đến thông báo về việc giải quyết yêu cầu. Các mẫu này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu và đảm bảo giao tiếp nhất quán và chuyên nghiệp với khách hàng.
Không có yêu cầu nào của khách hàng là quá nhỏ hay quá lớn, và bất kể khối lượng công việc là bao nhiêu, mẫu này sẽ giúp bạn luôn làm việc hiệu quả và cung cấp dịch vụ xuất sắc, cá nhân hóa cho từng khách hàng.
5. Mẫu quản lý dịch vụ khách hàng ClickUp
Với Mẫu quản lý dịch vụ khách hàng ClickUp, bạn sẽ có được cả hai lợi ích: sự đơn giản của mẫu biểu mẫu liên hệ và một số tính năng nâng cao của mẫu chuyển cấp dịch vụ.
Tương tự như các mẫu trước, mẫu này cũng có biểu mẫu có thể tùy chỉnh để ghi lại các yêu cầu của khách hàng và lưu trữ chúng trong một không gian trung tâm. Điểm khác biệt là mẫu này cung cấp nhiều chế độ xem để quản lý hiệu quả. Bạn có thể nhanh chóng điều hướng qua các yêu cầu liên quan bằng cách chuyển sang chế độ xem Danh mục.
Mẫu này giới thiệu một biến thể độc đáo của chế độ xem Bảng, với tính năng lọc đặc biệt "Giao cho tôi". Khi thành viên nhóm chuyển sang chế độ xem này, họ sẽ chỉ thấy các công việc được giao cho họ trong quy trình làm việc, giúp loại bỏ các yếu tố gây xao lãng và tập trung vào công việc.
Ngoài ra, thiết lập tự động hóa theo dõi ngày đáo hạn được gán cho mỗi phiếu yêu cầu và nhắc thành viên nhóm được chỉ định thực hiện các hành động cần thiết để giải quyết phiếu yêu cầu. Điều này đảm bảo việc theo dõi kịp thời và xử lý chủ động các yêu cầu của khách hàng.
Sử dụng mẫu này để tăng cường tổ chức, cải thiện khả năng theo dõi và thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm.
6. Mẫu Khám phá Khách hàng của ClickUp
Khi sử dụng bất kỳ mẫu đường ống bán hàng nào, một bước quan trọng là đánh giá khách hàng tiềm năng mới đã điền vào biểu mẫu hoặc bày tỏ lãi suất. Quá trình đánh giá này thường bao gồm một cuộc gọi với khách hàng.
Nhưng chính xác thì bạn nên nói gì? Làm thế nào để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào? Và làm thế nào để nhớ tất cả sau này? Đừng lo lắng. Mẫu Khám phá Khách hàng của ClickUp giải quyết những lo lắng này và hợp lý hóa quy trình đánh giá của bạn.
Nói lời tạm biệt với những khoảng lặng khó xử vì mẫu này có kịch bản cuộc gọi cho bạn biết chính xác những gì cần nói, từng từ một. Điều này được bổ sung bởi một ngân hàng câu hỏi giúp bạn hiểu rõ hơn về khách hàng tiềm năng: Họ cần gì, điều gì thúc đẩy họ, điều gì cản trở họ và cách họ đưa ra quyết định. Ngoài ra, bạn có thể sao chép phần cuộc gọi khám phá cho từng khách hàng tiềm năng và ghi chú trong khi gọi.
Sử dụng mẫu này làm điểm khởi đầu để gây ấn tượng với khách hàng tiềm năng và không bao giờ quên bất cứ điều gì. Vì mẫu này được tích hợp sẵn trong ClickUp Docs, bạn có thể liên tục cập nhật dựa trên những gì hiệu quả và những gì không hiệu quả, đồng thời tùy chỉnh cấu trúc theo sở thích hoặc hướng dẫn của công ty.
7. Mẫu nhật ký cuộc hội thoại ClickUp
Mẫu nhật ký cuộc hội thoại ClickUp bổ sung cho mẫu khám phá khách hàng bằng cách đóng vai trò là công cụ lưu trữ hồ sơ cho tất cả các cuộc gọi của bạn.
Khi bạn tham gia vào các cuộc hội thoại đủ điều kiện bằng cách sử dụng mẫu khám phá khách hàng, bạn có thể sử dụng mẫu nhật ký cuộc hội thoại để ghi lại các chi tiết quan trọng về mỗi cuộc gọi. Các chi tiết này bao gồm thời gian cuộc gọi, người bạn đã nói chuyện, số điện thoại của họ, thời lượng cuộc gọi, các hành động cần hoàn thành và các ghi chú quan trọng từ cuộc hội thoại.
Bằng cách tận dụng cả hai mẫu trong ClickUp, bạn có thể chuyển đổi liền mạch từ việc sử dụng Mẫu Khám phá Khách hàng trong cuộc gọi sang điền vào Mẫu Nhật ký Cuộc hội thoại sau đó.
Kết quả là, bạn có thể đảm bảo rằng mình có các bản ghi chi tiết và chính xác để tham khảo trong tương lai và thực hiện các hành động tiếp theo.
8. Mẫu nhật ký cuộc gọi khách hàng Excel của Template Lab
Mẫu nhật ký cuộc gọi khách hàng Excel này là một công cụ theo dõi nhật ký cuộc gọi đơn giản, tập trung vào việc lưu giữ thông tin liên quan đến cuộc gọi với khách hàng.
Với mẫu Excel này, bạn có thể dễ dàng theo dõi và sắp xếp các chi tiết cuộc gọi quan trọng của khách hàng — ngày, thời gian bắt đầu và kết thúc, tổng thời gian, tên khách hàng, số liên lạc, mục hành động và ghi chú.
Ngoài ra, bảng tính này cho phép bạn tận dụng các hàm và tính năng của Excel để phân tích sâu hơn và lập báo cáo bán hàng. Bạn có thể thực hiện tính toán dữ liệu và tạo biểu đồ từ dữ liệu nhật ký cuộc gọi, giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt và tối ưu hóa chiến lược truyền thông.
9. Tài liệu Mẫu nhật ký điện thoại của Template. Net
Mặc dù các mẫu nhật ký cuộc gọi được thiết kế để theo dõi tương tác với khách hàng, nhưng Mẫu nhật ký cuộc gọi truyền thông của Docs từ Template. Net được thiết kế đặc biệt để theo dõi và sắp xếp các thông tin liên lạc liên quan đến truyền thông.
Bạn có thể tải xuống và chỉnh sửa tài liệu này ở các định dạng khác nhau, chẳng hạn như Tài liệu Google, Google Trang tính, Microsoft Word, Microsoft Excel và PDF. Nó giúp bạn quản lý các tương tác với các liên hệ như nhà báo và các phương tiện truyền thông. Mẫu này bao gồm các trường để ghi lại thông tin như phóng viên, phương tiện truyền thông, số điện thoại, email, ngày và giờ gọi, tính chất cuộc gọi và nhận xét.
Bảng ghi chép này đảm bảo tất cả các tương tác truyền thông của bạn được ghi lại và sắp xếp. Nó cũng góp phần tinh chỉnh các chiến lược tương tác truyền thông, cải thiện mối quan hệ với các liên hệ truyền thông và tối ưu hóa các chiến dịch truyền thông của bạn.
10. Mẫu nhật ký cuộc gọi hàng ngày của Word bởi Template. Net
Mẫu Nhật ký cuộc gọi hàng ngày là mẫu bảng tính đa năng có thể được sử dụng để theo dõi và ghi lại bất kỳ loại cuộc gọi đến và cuộc gọi đi nào.
Nhật ký cuộc gọi bao gồm các trường cho ngày và giờ, số điện thoại, người liên hệ, mục đích, thời lượng cuộc gọi và liệu mục tiêu của cuộc gọi có đạt được hay không. Sử dụng mẫu nhật ký liên hệ này để sắp xếp công việc, theo dõi số lượng cuộc gọi và phân tích các chỉ số cuộc gọi.
Hợp lý hóa các cuộc hội thoại của bạn với các mẫu nhật ký cuộc gọi miễn phí
Với 10 mẫu nhật ký cuộc gọi miễn phí và có thể in trong Excel và ClickUp, bạn có thể hợp lý hóa giao tiếp và sắp xếp công việc một cách hiệu quả hơn bao giờ hết. Hãy tưởng tượng sự yên tâm khi biết rằng bạn có một trung tâm để lưu trữ và truy xuất tất cả các bản ghi cuộc gọi của mình. ?
Cho dù bạn là thành viên của đội ngũ hỗ trợ khách hàng hay bán hàng, nhân viên tiếp thị qua điện thoại, trung tâm cuộc gọi hay chủ doanh nghiệp nhỏ, hoặc là người muốn giữ mọi thứ ngăn nắp, các mẫu nhật ký cuộc gọi này sẽ thay đổi hoàn toàn cách làm việc của bạn. Tải xuống mẫu ClickUp miễn phí, tùy chỉnh theo ý thích và bắt đầu ghi lại các cuộc hội thoại và tương tác của bạn một cách dễ dàng!