Nếu bạn thực hiện một giao dịch bán hàng tuyệt vời mà không ai biết, thì việc đó có thực sự xảy ra không? 👀
Chắc chắn là đã làm rồi! Nhưng sẽ tốt hơn cho nhân viên bán hàng và tất cả mọi người liên quan nếu bạn có một cơ chế phù hợp để theo dõi doanh số bán hàng theo nhịp độ thường xuyên. Không chỉ vì nó giúp bạn theo dõi mục tiêu bán hàng, mà còn vì nó giúp bạn nhìn thấy và phát hiện xu hướng bán hàng và hành vi của khách hàng để bạn có thể sử dụng để tối ưu hóa chiến lược tăng trưởng doanh số.
Nói cách khác, bạn cần một cách hiệu quả không chỉ để báo cáo về các chỉ số KPI bán hàng mà còn để sử dụng các báo cáo đó để phân tích sâu hơn về các chỉ số trong quy trình bán hàng. Và bạn cần một cách để làm cho quy trình đó trở nên lặp lại và tối ưu hóa nhất có thể.
Tất cả bắt đầu với mẫu báo cáo bán hàng phù hợp. Hãy cùng tìm hiểu khái niệm này và cách nó phù hợp với quy trình quản lý dự án bán hàng lớn hơn, trước khi chia sẻ một số mẫu yêu thích của chúng tôi miễn phí cho bạn sử dụng.
Mẫu báo cáo bán hàng là gì?
Mẫu báo cáo bán hàng là báo cáo được tạo sẵn để giúp các nhóm và quản lý lưu trữ và xem lại dữ liệu bán hàng để phân tích, hiểu biết và báo cáo bán hàng. Vì định dạng của mẫu báo cáo bán hàng chất lượng cao có thể tùy chỉnh, linh hoạt và cung cấp các công thức để tính toán nhanh, bạn có thể theo dõi các chỉ số chính và KPI bán hàng hoặc chia sẻ chúng với các bên liên quan mà không cần nỗ lực nhiều.
Các yếu tố của mẫu báo cáo bán hàng tốt nhất
Mẫu báo cáo bán hàng là công cụ bán hàng tuyệt vời vì chúng hợp lý hóa nỗ lực tốn thời gian trong việc lấy và phân tích dữ liệu thủ công. Nhưng điều đó chỉ đúng nếu bạn tìm được mẫu phù hợp, có nghĩa là mẫu đó phải có sức chứa để:
- Theo dõi mục tiêu bán hàng bằng cách tích hợp với các công cụ công việc và mẫu cài đặt mục tiêu khác để kết nối chiến lược với thực thi
- Làm việc với nhịp độ phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Mẫu báo cáo hàng năm rất hữu ích, nhưng có thể không giúp ích cho bạn nếu bạn muốn tạo báo cáo bán hàng hàng ngày
- Tự động hóa quy trình làm việc . Cho dù đó là biến số thô thành thông tin chi tiết hay phân công công việc theo dõi tự động, báo cáo của bạn chỉ tốt khi nó giúp bạn tiết kiệm thời gian so với việc làm thủ công
- Có thể được truy cập bởi các bên liên quan. Biểu đồ tốt hơn số liệu thô, và màu sắc có thể giúp hiểu xu hướng và khái niệm trong nháy mắt
Nhiều báo cáo bán hàng có dạng biểu mẫu Excel hoặc sổ làm việc, nhưng phần mềm quản lý dự án miễn phí phù hợp sẽ cung cấp chế độ xem dự án tương tự và lý tưởng nhất là các chế độ xem công việc bổ sung để đạt được kết quả tốt hơn. Tương tự như việc vượt ra khỏi quản lý dự án bằng bảng tính, bạn có thể ngạc nhiên về lượng thời gian tiết kiệm được khi tận dụng khả năng tương tác và tự động hóa cao hơn của một công cụ như ClickUp.
10 mẫu báo cáo bán hàng miễn phí (hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng)
Thật không may, có quá nhiều mẫu báo cáo bán hàng để thử nghiệm qua quá trình dùng thử và mắc lỗi thông thường. Thay vào đó, hãy thu hẹp danh sách của bạn bằng cách bắt đầu với các mẫu hàng đầu cho ClickUp và Excel.
Điều quan trọng cần lưu ý là không có mẫu nào trong danh sách dưới đây tốt hơn các mẫu khác. Thay vào đó, bạn cần tìm mẫu phù hợp nhất với nhu cầu và tình huống của mình. Hơn nữa, tất cả các mẫu này đều miễn phí! Vì vậy, đừng ngại thử nhiều mẫu trước khi chọn mẫu phù hợp nhất với bạn.
1. Mẫu báo cáo bán hàng của ClickUp
Mẫu Báo cáo Bán hàng của ClickUp áp dụng hướng dẫn chi tiết cho Không gian Làm việc của bạn dưới dạng Danh sách động. Đây là tài nguyên tuyệt vời để đánh giá tổng quan về nỗ lực bán hàng của bạn bằng cách lập danh sách bán hàng hàng năm, hàng quý và hàng tháng — thậm chí còn cho phép bạn so sánh các năm khác nhau với nhau.
Theo dõi doanh số thực tế so với dự báo hoặc phân chia doanh số theo loại dịch vụ. Theo dõi tính mùa vụ bằng biến tháng bán hàng hoặc so sánh hiệu suất của các khu vực khác nhau.
Mẫu thân thiện với người mới bắt đầu này cũng được tích hợp sẵn hai trạng thái tùy chỉnh và năm loại chế độ xem để trực quan hóa các công việc bán hàng và tiến độ của bạn từ cấp cao, nhưng Trường Tùy chỉnh mới là điểm nổi bật của mẫu này. Với 10 Trường Tùy chỉnh để xác định lý do bán hàng, thành tích, năm, dự báo và hơn thế nữa, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp, lọc và truy cập thông tin trực tiếp từ danh sách công việc của mình.
2. Mẫu báo cáo bán hàng hàng tuần của ClickUp
Sẵn sàng phân tích sâu hơn? Đặc biệt trong một doanh nghiệp có nhiều giao dịch bán hàng nhỏ, báo cáo tổng quan hàng năm có thể không đủ, nhưng Mẫu báo cáo bán hàng hàng tuần của ClickUp giúp bạn và nhóm nhanh chóng và dễ dàng đi sâu vào chi tiết báo cáo và dữ liệu bán hàng hàng tuần gần đây.
Kiểm tra các chỉ số như tổng số cuộc gọi lạnh trong một tuần, số cuộc họp đã đặt, số lần thăm hỏi trực tiếp, số cuộc gọi theo dõi và số sản phẩm thực tế đã bán. Thậm chí, bạn còn có thể phân tích các biến số hiệu suất khác như số cuộc gọi chuyển đổi.
Đây là tài nguyên hữu ích để theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu thu nhập, thu nhập thực tế và mức độ chênh lệch giữa hai con số này.
3. Mẫu báo cáo bán hàng hàng ngày của ClickUp
Có, bạn có thể xem chi tiết hơn cả chế độ xem hàng tuần! Trong Mẫu báo cáo bán hàng hàng ngày của ClickUp, bạn có thể xem hiệu suất của nhóm bán hàng mỗi ngày trong tuần.
Mẫu này dễ hoàn thành và tích hợp vào quy trình bán hàng hiện tại của bạn hơn vì nó được thiết kế để cập nhật hàng ngày. Thay vì một số chế độ xem, Trường Tùy chỉnh và nhiệm vụ cần theo dõi, mẫu này áp dụng Tài liệu ClickUp được định dạng để làm việc. Phân tích doanh số hàng ngày của bạn với mô tả chung về hiệu suất tổng thể của nhóm và danh sách chi tiết các sản phẩm có hiệu suất tốt nhất trong ngày.
Ưu điểm lớn nhất của mẫu này là ghi lại những điểm chính của mỗi ngày làm việc để xác định xu hướng tiềm năng. Do tính đơn giản, đây là mẫu báo cáo hoàn hảo cho người mới bắt đầu. Bạn sẽ không nhận được thông tin chi tiết được tạo tự động, nhưng nếu bạn đang tìm kiếm bản tóm tắt nhanh về doanh số hàng ngày? Đừng tìm đâu xa.
4. Mẫu báo cáo bán hàng hàng tháng của ClickUp
Đặc biệt trong các hoạt động bán hàng phụ thuộc nhiều vào các cuộc gọi lạnh và theo dõi, báo cáo cuộc gọi hàng tháng là rất quan trọng. Chúng giúp các bên liên quan trong công ty nhanh chóng hiểu hoạt động cuộc gọi và ảnh hưởng của nó đến chỉ tiêu bán hàng. Mẫu báo cáo bán hàng hàng tháng của ClickUp đơn giản hóa quy trình này cho tất cả mọi người.
Một mẫu khác dành riêng cho ClickUp Docs, báo cáo này giúp các tổ chức lưu giữ danh sách tất cả các cuộc gọi trong tháng cùng với kết quả của chúng. Khi được sử dụng nhất quán, nó hoạt động như bản ghi chính thức của tất cả các cuộc gọi được thực hiện bởi từng thành viên trong nhóm bán hàng trong tháng đó.
Nó còn cho phép bạn tiến xa hơn. Phần Nhân viên bán hàng xuất sắc nhất cung cấp hướng dẫn dễ dàng để liệt kê các nhân viên bán hàng mà bạn cho là xứng đáng được ghi nhận trong một tháng nhất định, từ đó thúc đẩy sự tham gia và tinh thần làm việc trong quá trình này. 🙂
📮ClickUp Insights: Gần 42% nhân viên tri thức thích sử dụng email để giao tiếp trong nhóm. Nhưng điều này có một cái giá phải trả.
Vì hầu hết các email chỉ đến được một số người được chọn, kiến thức vẫn bị phân mảnh, cản trở sự hợp tác và ra quyết định nhanh chóng. Để cải thiện hiển thị và tăng tốc hợp tác trong các hoạt động bán hàng, hãy tận dụng một ứng dụng toàn diện cho công việc như ClickUp, ứng dụng này biến email của bạn thành các nhiệm vụ có thể thực hiện trong vài giây!
5. Mẫu bảng hoa hồng bán hàng của ClickUp
Theo dõi hoa hồng mà nhóm bán hàng của bạn kiếm được là rất quan trọng khi tính toán doanh thu của công ty và phần thưởng cho nhóm. Mẫu Bảng hoa hồng bán hàng của ClickUp được thiết kế để tự động tính toán hoa hồng đó, bất kể cấu trúc mà tổ chức của bạn đã thiết lập.
Mẫu này gần như hoàn chỉnh sau khi được áp dụng cho nền tảng của bạn — tất cả những gì bạn cần là nhập một số dữ liệu bán hàng cụ thể, bao gồm tổng doanh số, hoa hồng kiếm được và tiền thưởng. Từ đó, mẫu sẽ sử dụng thông tin này để tính tổng hoa hồng cùng với các chỉ số và KPI khác như ROI và chi phí của mỗi giao dịch bán hàng.
Bạn cũng có nhiều cách để sắp xếp các công việc trong báo cáo bảng giá. Kiểm tra hoa hồng theo nhóm bán hàng, theo trạng thái hoặc theo lĩnh vực chức năng. Bằng cách đó, bạn luôn có cái nhìn tổng quan cần thiết, từ lập kế hoạch đến thanh toán. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng mẫu này cũng rất chi tiết và chứa nhiều tài nguyên để giúp bạn thành công khi sử dụng, bao gồm:
- Hai trạng thái tùy chỉnh
- Chín trường tùy chỉnh
- Ba chế độ xem dự án
Ngoài ra, còn có nhiều tài liệu trợ giúp và mẹo để sử dụng mẫu này một cách hiệu quả nhất ngay từ đầu.
6. Mẫu theo dõi hoa hồng bán hàng của ClickUp
Đối với người dùng và giám đốc bán hàng cần thông tin nhanh hơn, việc theo dõi hoa hồng có thể yêu cầu nhiều biến số hơn. Tin tốt là Mẫu theo dõi hoa hồng bán hàng của ClickUp chính là thứ bạn cần để theo dõi và tối ưu hóa mọi biến số liên quan đến quy trình.
Giống như mẫu trước, bạn cần nhập một số biến vào khung mẫu hiện có, chẳng hạn như giá trị thực tế, ngày đóng và tỷ lệ hoa hồng cho doanh số bán hàng của bạn. Từ đó, bạn có thể theo dõi mọi thứ, từ hoa hồng kiếm được đến trạng thái thanh toán, trạng thái hóa đơn, loại thanh toán và hơn thế nữa trong một Thư mục được sắp xếp gọn gàng.
Ngoài ra, mọi biến đầu vào và đầu ra đều có thể được sắp xếp và đưa vào báo cáo. Xem hoa hồng của bạn ở chế độ xem danh sách hoặc dòng thời gian, hoặc tạo bảng mã màu để có cái nhìn tổng quan hơn.
7. Mẫu CRM bán hàng của ClickUp
Khách hàng cần biết rằng bạn luôn sẵn sàng phục vụ họ, không chỉ để họ biết trạng thái bán hàng và việc cần làm, mà còn để đáp ứng và vượt qua mong đợi của họ. Chiến lược Quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) đã trở nên rất phổ biến trong ngành bán hàng chính vì nhu cầu đó.
Về cơ bản, CRM là một công cụ bạn có thể sử dụng để theo dõi mối quan hệ của mình với khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại. Nó chứa mọi thứ, từ thông tin nhân khẩu học cơ bản của người dùng đến các điểm tiếp xúc bán hàng và vị trí hiện tại của từng thành viên trong cơ sở dữ liệu của bạn trong kênh bán hàng.
Tuy nhiên, loại cơ sở dữ liệu này không tự xây dựng được. Thay vào đó, hãy dựa vào mẫu CRM được chỉ định để giúp bạn theo dõi chặt chẽ các biến số và kết nối với các công cụ lập kế hoạch khác để chuyển chúng theo hành trình của khách hàng. Mẫu CRM bán hàng của ClickUp là tài nguyên thân thiện với người dùng nhưng toàn diện để tạo CRM lý tưởng cho bạn.
CRM là một trường hợp đặc biệt vì nó phức tạp hơn nhiều so với báo cáo bán hàng. Nhưng đồng thời, bất kỳ cuộc thảo luận nào về mẫu báo cáo bán hàng sẽ không đầy đủ nếu thiếu nó. Trong mẫu này, bạn sẽ có một Không gian được tổ chức trong nền tảng của mình với 20 trạng thái tùy chỉnh sẵn sàng, sáu ClickApp, năm chế độ xem tùy chỉnh và tự động hóa quy trình làm việc để hướng dẫn quá trình phát triển CRM của bạn.
8. Mẫu KPI bán hàng của ClickUp
Không có hoạt động bán hàng nào có thể thành công nếu không có một bộ KPI mạnh mẽ mà mọi người có thể làm việc để đạt được và theo dõi. Với Mẫu KPI bán hàng của ClickUp, bạn có thể theo dõi bất kỳ số lượng KPI bán hàng nào trong một bản tổng quan dễ dàng.
Mẫu này bao gồm 15 Trường Tùy chỉnh bao gồm các KPI bán hàng phổ biến nhất, bao gồm:
- Các nỗ lực bán hàng bổ sung
- Chi phí sản phẩm
- Doanh thu từ đơn hàng lặp lại
- Lợi nhuận ròng
- Số lượng khách hàng tiềm năng mới
- Doanh thu bán hàng tổng cộng
- Tỷ lệ thành công bán thêm
- Doanh thu bán hàng mới
Và hơn thế nữa! Từ đó, bạn có thể theo dõi từng KPI mà bạn chọn tập trung vào trong báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng. Nhưng mẫu này không chỉ có vậy — bằng cách sử dụng chế độ xem Bảng, bạn có thể trực quan hóa doanh thu hàng tháng của mình trên bảng Kanban động chỉ trong nháy mắt.
9. Mẫu theo dõi bán hàng của ClickUp
Nói về một cái nhìn tổng quan toàn diện. Với Mẫu theo dõi bán hàng của ClickUp, bạn có thể dễ dàng theo dõi và phân tích mọi phần thay đổi của toàn bộ quy trình bán hàng. Những thông tin chi tiết bạn thu được sẽ rất quý giá để tối ưu hóa và hợp lý hóa chiến lược bán hàng của bạn theo thời gian.
Trường Tùy chỉnh cho thấy mẫu theo dõi bán hàng này toàn diện như thế nào. Bạn có thể nhập bất kỳ thông tin nào, từ chi phí vận chuyển và đơn giá đến phí, số lượng hàng trả lại và hơn thế nữa. Thêm lợi nhuận mục tiêu và đơn giá cùng với số lượng đơn vị sẽ bán, sau đó tính toán mọi thứ từ tỷ suất lợi nhuận đến doanh thu thực tế.
Trường Trạng thái cho bạn biết mục tiêu của bạn đã đạt được hay chưa, trong khi các danh mục hàng tháng giúp bạn hiểu xu hướng theo thời gian. Điều hướng từ trình theo dõi bán hàng của bạn đến chế độ xem Danh sách Doanh số hàng tháng và Trạng thái bán hàng hàng tháng để phân tích và hiểu sâu hơn.
10. Mẫu báo cáo dữ liệu bán hàng cho Excel
Trong mẫu báo cáo bán hàng Excel của Microsoft này, bạn có thể nhập nhiều sản phẩm cùng với số liệu bán hàng hàng quý. Sau đó, mẫu sẽ chuyển đổi dữ liệu bán hàng thành biểu đồ cột hiện đại, dễ xem và phân tích hơn.
Mẫu báo cáo bao gồm các cột có thể tùy chỉnh để thêm các mục nhập của từng nhân viên bán hàng vào một tổng số cuối cùng. Mẫu này cũng giúp bạn trích xuất các báo cáo bán hàng cụ thể cho từng sản phẩm bạn nhập.
Đây là một công cụ đơn giản nhưng có hiệu quả cao. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng tích hợp tất cả các hiệu ứng động và chuyển tiếp của Excel cùng với đồ họa để báo cáo trở nên hấp dẫn hơn khi xem. Bạn có thể chia sẻ báo cáo với các bên liên quan, cấp trên và các thành viên khác bằng cách xuất báo cáo dưới dạng tệp Excel hoặc PDF bất cứ lúc nào.
Hợp lý hóa báo cáo bán hàng của bạn với mẫu của ClickUp
Hãy đối mặt với thực tế: quản lý nhóm bán hàng của bạn đồng thời theo dõi hiệu suất bán hàng của họ có thể giống như một trò tung hứng. Tuy nhiên, đây là một bước quan trọng nếu bạn thực sự muốn tối ưu hóa hoạt động để đạt doanh thu tối đa.
Điều đó có nghĩa là tạo báo cáo bán hàng hiệu quả, cho thấy chính xác nhóm bán hàng của bạn đã xuất sắc như thế nào, chi phí tăng ở đâu và những lĩnh vực cần cải thiện. Đây là bước hợp lý đầu tiên trong việc quản lý toàn bộ quy trình bán hàng một cách hiệu quả hơn, dựa trên dữ liệu.
Và đó là lúc ClickUp phát huy tác dụng. ClickUp là nền tảng năng suất duy nhất đủ mạnh để kết hợp tất cả công việc của bạn trên các ứng dụng vào một nền tảng cộng tác. Với Thư viện mẫu phong phú, hơn 1.000 tích hợp và hàng trăm tính năng quản lý dự án, ClickUp là tài nguyên tối ưu cho các nhóm bán hàng để quản lý toàn bộ kênh bán hàng.
Bắt đầu tự động hóa quy trình bán hàng và xây dựng mối quan hệ khách hàng bền chặt hơn bằng cách chọn ClickUp ngay hôm nay.