Thành công của tổ chức tỷ lệ thuận với năng suất của nhân viên và hiệu quả của các quy trình.
Thật không may, duy trì năng suất cao của nhân viên là một cuộc chiến liên tục đối với hầu hết các nơi làm việc. Một trong những lý do là không có cẩm nang để thúc đẩy nhân viên hoặc tăng hiệu quả làm việc của họ.
Mọi khía cạnh nhỏ đều đóng vai trò rất lớn trong năng suất của nhân viên, từ các phương pháp giao tiếp chiến lược đến việc lựa chọn công nghệ phù hợp và kết hợp sức khỏe và thể chất.
Đồng thời, việc thực hiện các chiến lược năng suất hoặc sự tham gia của nhân viên không phải là vai trò của một bộ phận duy nhất, cụ thể là bộ phận nhân sự. Các nhân viên lãnh đạo, quản lý, thành viên nhóm và cộng tác viên đóng vai trò quan trọng trong việc này.
Hãy cùng xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất, chẳng hạn như giao tiếp, lãnh đạo, sức khỏe và hạnh phúc, đào tạo và phát triển.
Đọc tiếp để tìm hiểu cách tạo ra môi trường làm việc tích cực, tối đa hóa tiềm năng của nhân viên và thúc đẩy tăng trưởng lâu dài.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Năng suất không phải là điều ngẫu nhiên, mà được định hình bởi các yếu tố khóa ảnh hưởng đến cách nhân viên làm việc. Dưới đây là những yếu tố tạo ra sự khác biệt lớn nhất:
- Giao tiếp & Lãnh đạo – Kỳ vọng rõ ràng và hướng dẫn mạnh mẽ giúp các nhóm thống nhất với nhau.
- Công nghệ – Công cụ phù hợp giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu thời gian lãng phí.
- Sức khỏe & Hạnh phúc – Cân bằng giữa công việc và cuộc sống giúp ngăn ngừa tình trạng kiệt sức.
- Đào tạo & Phát triển – Cơ hội phát triển giúp nhân viên luôn hào hứng.
- Môi trường làm việc – Văn hóa hỗ trợ thúc đẩy sự tập trung và hợp tác.
- Động lực & Phần thưởng – Sự công nhận và phần thưởng thúc đẩy hiệu suất.
- Đặt mục tiêu – Mục tiêu rõ ràng giúp nhân viên có định hướng.
- Khối lượng công việc & Quản lý thời gian – Quản lý các ưu tiên giúp tránh căng thẳng.
- Cơ cấu lương – Lương thưởng công bằng đảm bảo sự hài lòng trong công việc.
ClickUp giúp các nhóm duy trì năng suất với các công cụ mạnh mẽ để quản lý công việc, cộng tác và tự động hóa — tất cả trong một nơi.
Giá trị của sự gắn kết và năng suất của nhân viên
Sự gắn bó của nhân viên là sự cống hiến và nhiệt tình của nhân viên đối với công việc của họ. Nhân viên gắn bó sẽ đầu tư vào sự thành công của công ty và có nhiều khả năng vượt qua các yêu cầu công việc. Điều này dẫn đến tăng năng suất tại nơi làm việc.
Mặt khác, nhân viên thiếu gắn kết — những người im lặng từ bỏ — không có kết nối cảm xúc với nơi làm việc. Họ có thể không chủ động, không đầu tư vào công ty hoặc sự phát triển của bản thân, thậm chí có thể từ chối giao tiếp hoặc thường xuyên phàn nàn về công việc.
Dưới đây là một số dữ liệu thú vị từ báo cáo về sự gắn bó của nhân viên của Gallup. Các doanh nghiệp có tỷ lệ nhân viên gắn bó cao hơn
- năng suất tăng 18
- đầu tư thêm 10% vào tương tác với khách hàng
- tăng 23% lợi nhuận
Báo cáo này cho thấy mối tương quan trực tiếp giữa sự gắn bó của nhân viên và năng suất tại nơi làm việc, cũng như cách thức điều đó mang lại kết quả tích cực như lợi nhuận và sự gắn bó của khách hàng.
Tuy nhiên, báo cáo này cũng cho biết gần một nửa số nhân viên ở Hoa Kỳ đã mất động lực làm việc vào năm 2023. Một số lý do khiến nhân viên mất động lực làm việc có thể bao gồm:
- Quản lý kém: Quản lý quá chi tiết, thiếu kỳ vọng rõ ràng và không cung cấp phản hồi mang tính xây dựng
- Thiếu sự công nhận: Nhân viên cảm thấy công việc của mình không được công nhận sẽ ít có khả năng gắn bó với công ty.
- Quá tải hoặc thiếu việc làm: Cảm giác liên tục bị quá tải hoặc không có đủ công việc thách thức đều có thể dẫn đến sự thờ ơ (và kiệt sức)
- Thiếu cơ hội thăng tiến: Nhân viên cảm thấy bị kẹt trong một công việc không có triển vọng thăng tiến sẽ dễ dàng mất động lực và không còn cam kết với công việc
Giải quyết những vấn đề này có thể giúp doanh nghiệp tạo ra môi trường làm việc tích cực, dẫn đến nhân viên gắn bó và năng suất cao.
10 yếu tố ảnh hưởng đến năng suất
Có một số yếu tố ảnh hưởng đến năng suất của nhân viên, cả bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn. Dưới đây là một số khía cạnh tổ chức quan trọng ảnh hưởng đến năng suất của nhân viên.
1. Giao tiếp
Văn hóa giao tiếp tại tổ chức của bạn có thể ảnh hưởng đáng kể đến mức năng suất của nhân viên. Ví dụ, các nhóm có nhiều cuộc họp hoặc được yêu cầu trả lời tin nhắn ngay lập tức có thể dành nhiều thời gian hơn để giao tiếp với nhiều người thay vì làm công việc của mình.
Đồng thời, việc không giao tiếp đủ cũng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất của nhóm. Họ có thể không có thông tin chính xác để tiến hành công việc hoặc phải chờ đợi lâu để nhận được câu trả lời từ các thành viên khác trong nhóm.
Đó là lý do tại sao bạn phải cân bằng giữa giao tiếp thời gian thực và giao tiếp không đồng bộ cho nhóm của mình để tăng năng suất.
Dưới đây là những việc cần làm:
Tạo tài liệu "cách chúng ta làm việc"
Sách văn hóa công ty nên nêu chi tiết các hướng dẫn giao tiếp tại nơi làm việc và bao gồm các thông tin như tần suất các cuộc họp cập nhật dự án, ngày không có cuộc họp, khi nào nên đặt lịch gọi điện và khi nào nên giao tiếp không đồng bộ.
Bạn có thể sử dụng một công cụ như ClickUp Docs để tạo và lưu trữ các tài liệu này hoặc thậm chí thêm chúng vào phần wiki dành cho nhân viên mới để họ biết cách giao tiếp.
Chọn công cụ phù hợp
Chọn công cụ phù hợp để hỗ trợ các yêu cầu đa dạng của nhóm là điều quan trọng không kém việc xây dựng chiến lược truyền thông.
Sử dụng các công cụ đồng bộ và không đồng bộ như phần mềm hội nghị truyền hình, trò chuyện nội bộ và ghi video.
Đồng thời, điều quan trọng là không nên áp đặt quá nhiều công cụ lên nhân viên. Chúng tôi khuyến nghị giới hạn bộ công cụ công nghệ của bạn tối đa 3–4 công cụ hoặc, tốt hơn nữa, sử dụng một công cụ tất cả trong một.
Một cách để làm điều này là chọn một công cụ cung cấp nhiều phương thức giao tiếp.
Ví dụ, với ClickUp, bạn có thể:
- Sử dụng tính năng thẻ và bình luận trong Nhiệm vụ ClickUp để theo dõi tiến độ dự án hoặc giải quyết các vấn đề tắc nghẽn
- Bắt đầu trò chuyện trực tiếp và nhóm với các bên liên quan quan trọng để có những cuộc hội thoại theo ngữ cảnh hoặc sâu sắc nhưng không đồng bộ với chế độ xem Trò chuyện của ClickUp
- Cộng tác trên tài liệu thông qua bình luận, chỉnh sửa thời gian thực và [@]đề cập
- Quay video ngắn bằng ClickUp Clips và chia sẻ với đồng nghiệp để giải thích quan điểm của bạn
- Sử dụng Bảng trắng ClickUp để trực quan hóa các cuộc họp và làm cho các cuộc họp ảo trở nên tương tác hơn
2. Lãnh đạo
Hãy nhớ câu nói: Nhân viên nghỉ việc vì sếp tồi, không phải vì công ty.
Một trong những khía cạnh quan trọng ảnh hưởng đến năng suất của nhân viên là mối quan hệ giữa trưởng nhóm, quản lý và cấp dưới trực tiếp của họ.
Dưới đây là cách một nhà lãnh đạo mạnh mẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn:
- Họ đặt ra một tầm nhìn rõ ràng cho nhóm của mình, giúp mọi người hiểu những việc cần làm và công việc của họ đóng góp như thế nào vào bức tranh tổng thể
- Họ công nhận thành tích, khuyến khích và tạo ra môi trường làm việc tích cực, từ đó đảm bảo văn hóa hiệu suất cao
- Họ giao tiếp hiệu quả, giữ cho nhóm của mình luôn được cập nhật thông tin và tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, nơi nhân viên cảm thấy thoải mái khi đặt câu hỏi và nêu lên các vấn đề quan tâm
Một cách để giúp nhân viên cấp cao trở thành những nhà lãnh đạo giỏi hơn là đầu tư vào đào tạo và phát triển kỹ năng lãnh đạo. Bạn cũng có thể tài trợ các phiên huấn luyện cá nhân với những người cố vấn giỏi cho họ.
3. Công nghệ
Mặc dù công nghệ giúp tăng hiệu quả làm việc của nhân viên, nhưng những vấn đề liên quan đến công nghệ có thể làm họ mất thời gian, dẫn đến sự thất vọng và giảm năng suất.
Một số cách phổ biến mà công nghệ có thể làm mất thời gian của nhóm bạn là
- Quy trình onboarding dài và phức tạp
- Giao diện người dùng (UI) cồng kềnh và khó sử dụng
- Lỗi và sự cố liên tục
Tuy nhiên, không chỉ công cụ bạn sử dụng mới quan trọng. Cách bạn sử dụng công nghệ cũng rất quan trọng và có thể ảnh hưởng đến năng suất tại nơi làm việc.
Nhân viên của bạn có bị ngập trong hàng loạt thông báo hàng ngày hoặc phải sử dụng hàng tá phần mềm khác nhau không?
Dưới đây là cách bạn có thể giảm thiểu tác động tiêu cực của công nghệ:
- Đầu tư vào các công cụ thân thiện với người dùng: Chọn công nghệ trực quan và dễ học cho nhân viên, giảm thiểu thời gian học và sự thất vọng
- Cung cấp đào tạo và hỗ trợ: Đào tạo nhân viên để họ có thể sử dụng công nghệ một cách hiệu quả và mang lại lợi ích cho công ty
- Sử dụng các công cụ tất cả trong một: Chọn một nền tảng cung cấp nhiều giải pháp thay vì sử dụng một công cụ riêng lẻ cho từng yêu cầu để giảm thiểu việc chuyển đổi giữa các tab
4. Sức khỏe và phúc lợi
Hỗ trợ sức khỏe và hạnh phúc của nhân viên là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để thu hút họ. Nhân viên cảm thấy khỏe mạnh về thể chất và tinh thần sẽ có khả năng tập trung, tập trung và sức bền tốt hơn. Điều này giúp giảm đáng kể sự gián đoạn và cho phép nhân viên duy trì năng suất.
Dưới đây là một số cách mà các công ty có thể ưu tiên sức khỏe và hạnh phúc của nhân viên để tăng năng suất và tạo ra môi trường làm việc nhịp độ nhanh nhưng vẫn phát triển mạnh mẽ:
- Đầu tư vào các lợi ích sức khỏe toàn diện: Cung cấp các kế hoạch bảo hiểm y tế bao gồm phạm vi rộng các dịch vụ sức khỏe thể chất và tinh thần
- Thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Khuyến khích nhân viên nghỉ ngơi, tách biệt công việc ngoài giờ làm việc và cung cấp các thỏa thuận làm việc linh hoạt như làm việc từ xa hoặc làm việc theo tuần rút gọn
- Tạo văn hóa sống khỏe mạnh: Tổ chức các hội thảo về quản lý căng thẳng, thực hành chánh niệm và thói quen ăn uống lành mạnh. Bạn cũng có thể cung cấp quyền sử dụng các cơ sở thể dục thể thao hoặc hoàn trả chi phí cho nhân viên tham gia các lớp học thể dục thể thao
- Chi trả chi phí trị liệu cho họ: Cung cấp quyền truy cập vào Chương trình Hỗ trợ Nhân viên (EAP) với các dịch vụ tư vấn bí mật và các nguồn lực về sức khỏe tâm thần
5. Đào tạo và phát triển
Một cách khác để thể hiện sự quan tâm của bạn đối với nhân viên và cải thiện năng suất của họ là cung cấp cho họ các cơ hội nâng cao kỹ năng.
Điều này có thể bao gồm
- Cài đặt ngân sách phát triển bản thân hàng năm để họ có thể đăng ký các khóa học chuyên nghiệp
- Hợp tác với các nền tảng trực tuyến để cung cấp các khóa học chuyên nghiệp với giá giảm
- Tổ chức các buổi webinar hoặc hội thảo thường xuyên về phát triển sự nghiệp
- Cung cấp cơ hội hướng dẫn trong các giai đoạn khác nhau của quá trình làm việc của nhân viên, chẳng hạn như khi họ sắp được thăng chức
Nếu bạn là một công ty có chương trình đào tạo đa dạng, mẫu Kế hoạch triển khai đào tạo ClickUp có thể giúp bạn tổ chức và theo dõi các chương trình khác nhau.
Mẫu sẵn sàng sử dụng này cho phép bộ phận nhân sự
- Đặt mục tiêu cho từng chương trình đào tạo và theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu đó
- Lập kế hoạch ngân sách và phân bổ nguồn lực cho từng giai đoạn của chương trình đào tạo
- Xây dựng một cấu trúc nhất quán để triển khai tất cả các chương trình đào tạo trong tương lai
Bằng cách ưu tiên đào tạo và phát triển, bạn có thể đảm bảo nhân viên của mình có thể xử lý các thách thức, không trì trệ trong sự nghiệp và đạt được mức năng suất cao hơn.
6. Môi trường làm việc
Văn phòng thực tế của bạn (hoặc văn phòng tại nhà đối với các nhóm làm việc từ xa ) ảnh hưởng rất lớn đến năng suất của nhân viên. Ví dụ, không gian làm việc không thoải mái với ánh sáng kém và đồ đạc chất lượng thấp có thể gây ra sự khó chịu và giảm sự tập trung.
Các công ty làm việc tại văn phòng có thể đầu tư vào trang trí đẹp mắt, nội thất ergonomics và văn phòng sạch sẽ, được bảo trì tốt. Họ cũng nên chú trọng đến các tiện nghi khác như điều hòa nhiệt độ, phòng họp đủ rộng và hệ thống kiểm soát tiếng ồn để nhân viên có thể tập trung làm việc trong thời gian dài.
Mặt khác, các doanh nghiệp có nhân viên làm việc từ xa có thể cấp cho nhân viên của mình một khoản ngân sách cố định để duy trì không gian làm việc thoải mái tại nhà, trợ cấp làm việc chung hoặc thậm chí là các thiết bị như tai nghe chống ồn.
7. Động lực và các biện pháp khuyến khích
Nhân viên có động lực sẽ có xu hướng tiếp cận thách thức một cách tích cực và tìm kiếm giải pháp sáng tạo cho các vấn đề. Họ cũng hạnh phúc và hài lòng hơn với vai trò của mình.
Nhưng làm thế nào để thúc đẩy nhân viên? Chúng tôi đề xuất sử dụng kết hợp các chiến lược thúc đẩy nội tại và ngoại tại.
Động lực bên ngoài có thể bao gồm phần thưởng, sự công nhận hoặc tiền thưởng. Ví dụ: hoa hồng cao hơn cho nhân viên bán hàng hoặc lễ trao giải thưởng hàng năm của công ty.
Mặt khác, động lực nội tại lại có chút khác biệt. Đó là mong muốn làm việc vì công việc đó thú vị, mang lại sự hài lòng hoặc thỏa mãn.
Tạo môi trường làm việc thúc đẩy ý thức mục đích, sự phát triển và tự chủ. Quản lý nhân viên quá chi tiết và chất vấn từng hành động của họ là cách nhanh nhất để giết chết năng suất của họ.
Một cách khác để thúc đẩy nhân viên là thể hiện sự tin tưởng và giá trị của họ. Giao cho họ những dự án đầy thách thức, đồng thời cung cấp cho họ các khóa đào tạo và nguồn lực để hoàn thành dự án.
Tập trung vào việc tạo ra một môi trường làm việc khen thưởng nhân viên và mang lại cho họ ý thức về mục đích có thể thúc đẩy lực lượng lao động có động lực và năng suất cao.
8. Cài đặt mục tiêu
Một yếu tố quan trọng khác của năng suất nhân viên là cài đặt mục tiêu hiệu quả. Khi nhân viên có mục tiêu rõ ràng, họ hiểu được mong đợi của nhà tuyển dụng và có thể sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả. Điều này giúp họ tập trung hơn và giảm bớt công việc không cần thiết.
Ngoài ra, chỉ đặt mục tiêu là không đủ; bạn phải thu hút nhân viên tham gia vào quá trình đặt mục tiêu. Điều này có thể tạo ra ý thức về quyền sở hữu và trách nhiệm.
Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng khung mục tiêu và kết quả chính (OKR) như một mẹo tăng năng suất để đặt mục tiêu. OKR cung cấp một bức tranh rõ ràng về các mục tiêu của tổ chức và cách các mục tiêu cá nhân và nhóm đóng góp vào bức tranh tổng thể.
Tập trung vào một số mục tiêu giới hạn có thể giúp các nhóm sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và tránh bị phân tâm.
9. Khối lượng công việc và quản lý thời gian
Một yếu tố quan trọng khác liên quan trực tiếp đến năng suất của nhân viên là khối lượng công việc họ phải hoàn thành và khả năng lập kế hoạch công việc trong ngày của họ.
Một hệ thống quản lý khối lượng công việc hiệu quả đảm bảo nhân viên được phân công khối lượng công việc phù hợp và không bị quá tải.
Các công cụ như mẫu Khối lượng công việc của nhân viên ClickUp có thể cung cấp cho bạn chế độ xem toàn diện về khối lượng công việc hiện tại của bất kỳ thành viên nào trong nhóm, giúp bạn dễ dàng phân bổ dự án dựa trên năng lực của họ.
Bạn cũng có thể biết ai đang làm việc gì để đặt ra thời hạn thực tế và xem họ có đang trên bờ vực kiệt sức hay không.
Mẫu này hoạt động như sau:
- Khi bạn thêm một nhiệm vụ vào ClickUp, hãy nhập thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ đó
- Tùy thuộc vào thời gian cần thiết, bạn có thể thêm thời hạn
- Có cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc của nhóm trong 'chế độ xem khối lượng công việc của nhóm'
- Phân công công việc cho nhân viên có sẵn
Cho phép nhóm của bạn quản lý thời gian hiệu quả cũng quan trọng như quản lý khối lượng công việc của họ. Khuyến khích các thành viên trong nhóm theo dõi năng suất của họ để bạn có thể ước lượng thực tế thời gian họ cần để hoàn thành một công việc.
Các nhà quản lý cũng có thể gặp gỡ nhân viên trực thuộc hàng tuần hoặc hai tháng một lần để đánh giá cách họ quản lý thời gian và xác định xem họ có cần hỗ trợ gì không.
10. Cấu trúc lương
Cuối cùng, công việc là một giao dịch. Nhân viên dành thời gian và đầu tư kỹ năng của họ để đổi lấy tiền. Cảm thấy được trả công công bằng có thể tăng sự hài lòng của nhân viên, từ đó có thể dẫn đến tăng động lực và sự gắn bó.
Ngoài ra, nhân viên có tài chính ổn định sẽ ít có khả năng làm thêm hoặc chuyển công việc. Đồng thời, tiềm năng kiếm thêm thu nhập có thể khuyến khích nhân viên đạt được kết quả tốt hơn và đóng góp nhiều hơn.
Ngoài mức lương cạnh tranh, thanh toán kịp thời và quản lý lương hiệu quả, chính xác cũng rất quan trọng. Không có gì làm nhân viên mất động lực bằng việc chậm thanh toán.
Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng công cụ theo dõi trực tuyến như mẫu Báo cáo lương của ClickUp.
Mẫu này cho phép các nhóm nhân sự
- Tạo báo cáo tổng hợp về lương của nhân viên, lịch thanh toán và hơn thế nữa
- Thiết lập cơ sở dữ liệu trung tâm chứa tất cả thông tin chi tiết về nhân viên và thông tin thanh toán
- Thiết lập thanh toán chuyển khoản trực tiếp với tự động hóa
Tạo môi trường làm việc hiệu quả cho nhân viên của bạn với ClickUp
Các công ty có thể tạo ra một môi trường làm việc thúc đẩy lực lượng lao động hạnh phúc, khỏe mạnh và có năng suất cao bằng cách áp dụng một phương pháp toàn diện. Điều này bao gồm môi trường vật lý, công nghệ, đào tạo, sức khỏe, động lực, quản lý khối lượng công việc và chiến lược đãi ngộ.
Nếu bạn đang tìm kiếm một bộ công cụ năng suất tất cả trong một để giúp từng nhân viên và các bộ phận khác nhau trong nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn, chúng tôi khuyên bạn nên thử ClickUp.
Là một nền tảng duy nhất, ClickUp kết hợp theo dõi dự án, giao tiếp, quản lý cơ sở dữ liệu và quản lý tài liệu trong một công cụ toàn diện.
Vậy tại sao không thử ClickUp và xem nó có thể giúp bạn tạo ra một nơi làm việc hiệu quả như thế nào?