Bạn có tổ chức các cuộc họp OKR (mục tiêu và kết quả chính) hàng tuần để theo dõi nhóm của mình và tiến độ của họ không? Các thành viên trong nhóm của bạn có được khuyến khích tìm kiếm hỗ trợ để đạt được OKR độc lập của họ khi gặp trở ngại không?
Nếu câu trả lời cho cả hai hoặc bất kỳ câu hỏi nào ở trên là 'Không', bạn cần phải coi trọng OKR của mình hơn.
Các cuộc họp OKR đảm bảo rằng các mục tiêu của nhóm bạn đang đi đúng hướng. Các cuộc họp này cung cấp một diễn đàn để giữ liên lạc với từng thành viên trong nhóm và kiểm tra tiến độ của họ thông qua các cuộc họp OKR hàng tuần. Việc này sẽ góp phần vào sự phát triển chung của tổ chức bạn.
Hãy cùng tìm hiểu OKR catch-in là gì, tại sao chúng lại quan trọng và cách tổ chức các cuộc họp OKR hiệu quả bằng các mẫu OKR đã được thử nghiệm và kiểm chứng.
Cuộc họp OKR là gì?
Cuộc họp OKR là các phiên họp hàng tuần, trong đó nhóm thảo luận về tiến độ đạt được các mục tiêu và kết quả khóa của họ.
Trong các phiên này, quản lý nhóm hoặc trưởng nhóm kết nối với các thành viên trong nhóm trong 15 đến 30 phút để theo dõi các mục tiêu và kết quả chính, đặt ưu tiên và có cái nhìn tổng quan hơn về sự phối hợp của nhóm trong một dự án.
Dựa trên những thành tựu được chia sẻ bởi các thành viên trong nhóm trong các cuộc họp OKR, các nhà quản lý sẽ đặt ra các mục tiêu và mục mới cho tuần tới và thảo luận về lộ trình để đạt được các mục tiêu đó.
Từ quan điểm của người quản lý, mục tiêu của cuộc họp OKR là đánh giá xem các thành viên trong nhóm đã đạt được các mục tiêu được giao trong một khoảng thời gian nhất định hay chưa. Nếu họ không thành công, hãy tìm hiểu sâu hơn để tìm ra nguyên nhân gốc rễ và xem xét lại các mục tiêu đã đặt ra để đảm bảo tính khả thi của chúng.
Vào cuối dự án, chu kỳ OKR hoặc mỗi quý, cuộc họp tổng kết OKR sẽ đánh giá tiến độ. Cuộc họp này xác định các lĩnh vực thành công, bài học kinh nghiệm và cơ hội cải tiến cho các chu kỳ OKR trong tương lai.
Tại sao các cuộc họp kiểm tra OKR lại quan trọng?
OKR là về việc cài đặt các mục tiêu thực tế, lập kế hoạch các kết quả chính để đạt được chúng và tạo ra một quy trình vững chắc để theo dõi tiến độ. Các cuộc họp OKR giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan thực tế về vị trí của nhóm trong việc đạt được các mục tiêu và mục đích.
Kiểm tra OKR giúp nhân viên chịu trách nhiệm về hành động của mình
Giả sử bạn giao cho nhóm sản phẩm một mục tiêu: Tạo năm video giải thích cho mỗi tính năng bạn ra mắt trong quý này. Không có cuộc họp OKR nào để theo dõi tiến độ trong cả quý.
Vào cuối quý hoặc vài tháng sau, trong cuộc họp OKR, nhóm đã quên tạo video vì phải xoay xở nhiều công việc và ưu tiên mới.
Điều này có nghĩa là bạn và nhóm sản phẩm sẽ phải gấp rút thực hiện các video, vì nhóm tiếp thị của bạn mong muốn chúng trở thành một phần của trang đích của sản phẩm.
Điều gì đã xảy ra ở đây, ngay cả khi bạn đã truyền đạt các yêu cầu trong cuộc họp nhóm?
Không có khung tiêu chuẩn để theo dõi trạng thái OKR hiện tại hoặc các cuộc kiểm tra hàng tuần để theo dõi OKR.
Kết quả là, nhóm sản phẩm đã ưu tiên hàng đầu các mục tiêu khác được giao cho họ.
Mặt khác, các cuộc họp OKR thường xuyên hoặc hàng tuần giúp nhân viên có trách nhiệm và nhận ra tầm quan trọng của các mục tiêu được giao. Kết quả là, họ sẽ ưu tiên các mục tiêu của mình, tìm kiếm sự hỗ trợ từ quản lý để đảm bảo tiến độ đúng hướng và hoàn thành mục tiêu trong thời gian quy định.
Cho dù xem xét một OKR hay OKR tập thể của nhóm, các cuộc họp cá nhân thường xuyên sẽ giúp mọi người cùng hiểu về tiến độ và tăng tính trách nhiệm trong nhóm.
Cuộc họp OKR là liều thuốc động lực hàng tuần cho nhân viên
Cấu trúc OKR giúp nhân viên của bạn duy trì động lực. Các cuộc họp OKR cho phép các nhóm kết nối trực tiếp với quản lý của họ và thảo luận về những yếu tố cản trở họ đạt được mục tiêu.
Bạn có thể tận dụng cơ hội này để thảo luận về những ý tưởng mới, bài học kinh nghiệm của nhóm, những thay đổi trong kế hoạch ưu tiên (nếu có) và theo dõi tiến độ của các mục tiêu khó khăn.
Lắng nghe những khó khăn của nhóm, tạo cơ hội ghi nhận những thành viên vượt trội và khuyến khích họ làm việc tốt hơn.
Kiểm tra OKR hàng tuần hướng dẫn nhân viên tập trung vào các công việc ưu tiên cao
Rất dễ bị phân tâm khi không có ai hướng dẫn bạn. Nhân viên thường không ưu tiên các kết quả quan trọng để đạt được mục tiêu nhanh hơn và tập trung vào các công việc không cần thiết, không mang lại hiệu quả hoặc không được ưu tiên.
Các cuộc họp OKR tạo sự minh bạch trong quá trình theo dõi OKR và giúp nhân viên tập trung vào các hoạt động quan trọng nhất để đạt được mục tiêu của họ.
Khi một nhân viên lạc khỏi mục tiêu của mình hoặc được giao một mục tiêu phức tạp không thể đạt được, việc đánh giá OKR cho phép chúng ta hiểu được những khó khăn của họ và giúp họ tiến lên phía trước.
Làm thế nào để tổ chức một cuộc họp OKR hiệu quả? 4 bước đơn giản
Sau khi OKR được xác định và cài đặt, bước tiếp theo là truyền đạt chúng cho toàn bộ nhóm trong cuộc họp lập kế hoạch OKR.
Dưới đây là các bước để tổ chức các cuộc họp OKR hiệu quả trong khung thời gian đã định.
Bước 1: Chuẩn bị chương trình nghị sự cho cuộc họp kiểm tra OKR
Một cuộc họp OKR thành công phải có chương trình nghị sự rõ ràng.
Nếu không có chương trình nghị sự được quyết định trước, cuộc họp sẽ không hiệu quả, nhân viên sẽ không biết phải thảo luận về gì và bạn có thể không đạt được mục tiêu quý của mình.
Chương trình họp tạo sự minh bạch và đặt ra kỳ vọng cho cấu trúc cuộc họp. Mẫu cuộc họp OKR được định sẵn giúp mọi người đồng nhất quan điểm và đơn giản hóa việc chia sẻ thông tin cập nhật.
Dưới đây là khung cài đặt mục tiêu đề xuất cho các cuộc họp OKR của bạn để thử:
10 phút đầu tiên: Chia sẻ trạng thái các mục hành động của tuần trước, bao gồm các kế hoạch đã hoàn thành. Phần mềm OKR sẽ cho phép bạn cá nhân hóa các trạng thái này. Một số trạng thái đơn giản để thử là 'Việc cần làm', 'Đang tiến hành', 'Đang xem xét' và 'Đã hoàn thành'
10 phút tiếp theo: Lập kế hoạch cho các kết quả khóa, việc cần làm và ưu tiên cho tuần tới. Điều chỉnh mục tiêu nếu cần và loại bỏ các mục tiêu đã đạt được hoặc không còn phù hợp khỏi danh sách.
5-10 phút cuối: Sử dụng phần cuối của cuộc họp để phản ánh những điều đã học được. Ví dụ: tại sao một mục tiêu cụ thể không đạt được? Liệu nội dung chương trình họp có rõ ràng hay các thành viên trong nhóm mong đợi sự hỗ trợ nhiều hơn từ người quản lý về một mục cụ thể trong chương trình họp?
Một phương pháp hay là ghi chú và trả lời các câu hỏi tổng kết trong cuộc họp tiếp theo.
Một cuộc họp hiệu quả sẽ cung cấp cho bạn câu trả lời về những gì đã làm đúng, những gì cần cải thiện và những bài học kinh nghiệm, đồng thời ghi lại những ý tưởng hay.
Bước 2: Mời người tham gia và thông báo chương trình cuộc họp trước
Khi bạn đã có chương trình họp OKR minh bạch và khung OKR, đã đến lúc chia sẻ thông tin với những người tham gia cuộc họp trước khi cuộc họp bắt đầu.
Chia sẻ chương trình cuộc họp trước sẽ đảm bảo rằng nhóm chuẩn bị tốt với các thông tin cập nhật và kiến thức mới.
Mời người tham gia thông qua các công cụ họp trực tuyến như Zoom, Google Meet hoặc Microsoft Teams cùng với chương trình họp OKR.
Hãy rõ ràng về những người nên tham gia các cuộc họp OKR hàng tuần này. Ví dụ, mời các quản lý cấp cao tham gia các cuộc họp OKR hàng tuần có thể mang lại nhiều tác hại hơn là lợi ích. Các thành viên trong nhóm có thể ngần ngại chia sẻ về những trở ngại khi có sự hiện diện của các bên liên quan.
Mặc dù việc mời các bên liên quan hoặc lãnh đạo tham gia các cuộc họp OKR hàng quý là hợp lý, nhưng các cuộc họp OKR hàng tuần nên chỉ diễn ra giữa các quản lý và nhóm của họ.
Bước 3: Thảo luận về OKR (trạng thái của tuần hiện tại, tiến độ OKR của tuần trước và kế hoạch của tuần tới)
Có nhiều quan niệm sai lầm phổ biến về OKR, và bạn phải đảm bảo rằng nhóm của mình hiểu rõ OKR là gì và họ cần cung cấp những loại cập nhật nào.
Khi bắt đầu với khung thực tiễn tốt nhất OKR, hãy cung cấp cho nhóm của bạn một số ví dụ về OKR. Đối với nhóm tiếp thị nội dung, mục tiêu OKR hàng quý có thể là:
| Mục tiêu | Tạo bài đăng trên mạng xã hội tập trung vào người dẫn dắt |
| KR 1 | Kết nối với 50 khách hàng hiện tại để tìm hiểu cách sản phẩm của chúng tôi đã giúp họ |
| KR 2 | Tăng lưu lượng truy cập tự nhiên trên mạng xã hội lên 50% |
| KR 3 | Đạt được 10 lượt đặt lịch demo mỗi tháng từ LinkedIn và Twitter |
Chia nhỏ các kết quả quan trọng này thành các công việc nhỏ hơn và có thể thực hiện được, sau đó giao cho các thành viên trong nhóm để họ biết mục tiêu của mình và chuẩn bị cập nhật công việc cho cuộc họp OKR hàng tuần.
Nếu thành viên trong nhóm cần làm rõ hơn về kết quả khóa của họ, hãy khuyến khích họ tổ chức một cuộc họp riêng thay vì làm mất thời gian của mọi người trong cuộc họp nhóm.
Sử dụng Mẫu OKR của ClickUp để quản lý OKR, phân chia và giao mục tiêu cho các thành viên trong nhóm, đồng thời theo dõi tiến độ OKR.
Bước 4: Ghi chép biên bản cuộc họp (MOM)
Ghi chú tất cả các nội dung thảo luận trong cuộc họp bằng tay hoặc bằng công cụ họp AI. Bằng cách này, bạn sẽ truyền đạt nội dung thảo luận trong cuộc họp một cách hiệu quả đến nhóm và giảm khả năng xảy ra nhầm lẫn.
Điều này có nghĩa là ghi chép MOM hàng tuần để người quản lý có thể xem lại MOM vào cuối mỗi tháng để theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất của nhóm.
Các phương pháp hay nhất cho các cuộc họp kiểm tra OKR
Có nhiều loại cuộc họp khác nhau và mỗi loại cuộc họp cần có những phương pháp hay nhất riêng biệt. OKR cũng không ngoại lệ.
Để tổ chức các cuộc họp OKR thành công, hãy tập trung vào các phương pháp hay nhất sau đây:
Sử dụng khung làm việc OKR chuyên dụng
Một khung OKR chuyên dụng giúp bạn đặt mục tiêu thực tế, theo dõi tiến độ OKR và xác định các trở ngại để vượt qua chúng nhanh hơn.
Mẫu Khung OKR của ClickUp cung cấp tất cả các tính năng cần thiết để quản lý các cuộc họp OKR.
Dưới đây là cách mẫu này giúp các nhà quản lý và nhóm của họ:
- Tạo không gian hợp tác cho toàn bộ nhóm cùng nhau động não để tham gia vào quá trình cài đặt mục tiêu và xác định các mục tiêu chính
- Xác định kết quả khóa (KR) của từng công việc và chuyển đổi chúng thành nhiệm vụ ClickUp. Các nhà quản lý giao các nhiệm vụ này cho các thành viên nhóm có liên quan và thêm ngày đáo hạn để hoàn thành các nhiệm vụ đó nhằm theo kịp các mục tiêu OKR của toàn tổ chức
- Mẫu được mã hóa bằng màu sắc với trạng thái được cá nhân hóa cho phép nhân viên cung cấp thông tin cập nhật hàng tuần trong các cuộc họp OKR. Khung cấu trúc giúp các nhà quản lý xác định các trở ngại và hỗ trợ nhân viên quyết định các bước tiếp theo
Ngoài ra, hãy cân nhắc sử dụng các mẫu kế hoạch truyền thông để ghi lại các chiến lược và mục tiêu OKR cho truyền thông nội bộ và bên ngoài, đồng thời cập nhật thường xuyên.
Mẫu này chỉ định đối tượng mục tiêu, loại tin nhắn cần gửi, kênh liên lạc và tần suất liên lạc.
Khi tất cả các OKR của bạn đã được truyền đạt và ghi chép lại, mọi người sẽ biết chi tiết chính xác và các mục hành động.
Tổ chức các cuộc họp OKR của bạn trên ClickUp
Tổ chức các cuộc họp OKR trên ClickUp dễ dàng hơn bạn nghĩ. Đây là lý do tại sao.
Với các tính năng chỉnh sửa mạnh mẽ và chức năng cộng tác, quản lý tất cả tài liệu cuộc họp của bạn trên ClickUp Docs. Thêm bảng, bản trình bày, tệp PDF và nhúng dấu trang để phù hợp với phong cách làm việc của bạn.
Là một công cụ quản lý dự án, ClickUp cho phép bạn tạo danh sách kiểm tra cuộc họp OKR phù hợp với chương trình họp. Khi bạn hoàn thành từng mục thảo luận, hãy gạch bỏ chúng khỏi danh sách kiểm tra để tất cả người tham gia cuộc họp đều có cùng thông tin.
Thêm các nhiệm vụ định kỳ vào ClickUp và cập nhật trạng thái của chúng dựa trên tiến độ được thảo luận trong các cuộc họp OKR. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không cần phải tạo nhiệm vụ từ đầu mỗi lần và có bản ghi các mục thảo luận cho tuần tới.
Với ClickUp quản lý tất cả các yếu tố cần thiết cho cuộc họp, bạn không cần phải chuyển đổi giữa Tài liệu Google và Zoom. Chế độ xem Lịch của ClickUp đồng bộ hóa Lịch Google của bạn, cho phép bạn gửi lời mời họp từ trong ClickUp.
Đưa việc cài đặt mục tiêu lên một bước cao hơn với ClickUp Goals
Sử dụng ClickUp Goals để chia nhỏ mục tiêu của bạn thành các mục tiêu nhỏ hơn, có thể đo lường được và đạt được mục tiêu của bạn với dòng thời gian rõ ràng và tính năng theo dõi tự động.
Sắp xếp các mục tiêu vào các thư mục để theo dõi OKR và chu kỳ sprint, đồng thời chia sẻ công khai với nhóm của bạn.
Điều khiến ClickUp khác biệt so với các phần mềm OKR khác là nó kết hợp OKR với quản lý dự án và khuyến khích các nhóm tự chịu trách nhiệm về tiến độ của mình để đạt được các mục tiêu chung.
Sử dụng trợ lý viết AI để tự động tạo ghi chú cuộc họp OKR
Thêm ClickUp AI vào các cuộc họp OKR của bạn và ghi chú MOM như một chuyên gia. Cách thực hiện như sau:
- Tóm tắt bản ghi cuộc họp và chuyển chúng thành các công việc có thể thực hiện được cho nhóm của bạn
- Tránh các lỗi thủ công như lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp trong ghi chú cuộc họp và nâng cao kỹ năng viết của bạn
- Truy cập ClickUp AI từ mọi nơi và giúp các nhóm làm việc từ xa của bạn tham dự các cuộc họp OKR một cách dễ dàng
Sẵn sàng tổ chức các cuộc họp OKR hiệu quả?
Bây giờ, bạn đã biết OKR giúp điều chỉnh các chiến lược của công ty phù hợp với mục tiêu như thế nào, và việc kiểm tra OKR là rất quan trọng để đảm bảo mọi người đều đi đúng hướng với mục tiêu và kết quả khóa của mình.
Một phần mềm OKR như ClickUp giúp bạn đặt mục tiêu tham vọng, theo dõi tiến độ và đo lường kết quả vì việc viết OKR trên bảng tính hoặc giấy không thể hoàn thành công việc.
Để giúp bạn đạt được kết quả tốt nhất, ClickUp có các tính năng đa dạng, từ cài đặt mục tiêu và theo dõi đến các mẫu sẵn sàng sử dụng.
Tạo OKR có thể thực hiện được và cải thiện việc quản lý mục tiêu của bạn.
Để có kết quả tốt nhất, hãy đăng ký ClickUp miễn phí.