Một nghiên cứu gần đây cho thấy các nhà quản lý mất 683 giờ mỗi năm vì bị phân tâm, chiếm 1/3 thời gian làm việc của họ! 42% số người được khảo sát cho biết họ hầu như không thể làm việc hiệu quả trong một giờ liên tục mà không bị gián đoạn, và trung bình, mọi người dành gần 127 giờ mỗi năm để phục hồi sau khi bị phân tâm. Điều này gây thiệt hại 468 tỷ đô la cho nền kinh tế Mỹ mỗi năm.
Các chuyên gia trong các ngành công nghiệp không ngừng nỗ lực cải thiện năng suất của nhân viên. Các tổ chức đang thử nghiệm các công cụ hiện đại, tự động hóa, AI tạo ra nội dung, v.v. để hỗ trợ nhân viên. Tuy nhiên, việc bổ sung thêm công nghệ mà không khắc phục các hành vi cơ bản có thể dẫn đến kết quả không như mong đợi.
Một trong những chiến thuật hành vi được sử dụng phổ biến nhất để đạt được hiệu suất cao nhất là sprint năng suất. Nhưng sprint năng suất là gì? Điều gì làm cho nó hiệu quả? Làm thế nào để thực hiện sprint năng suất?
Chúng tôi có câu trả lời. Bắt đầu ngay bây giờ! ⏱️
Hiểu về Sprint năng suất
Cũng giống như mô hình phát triển nhanh, chia các dự án lớn và phức tạp thành các sprint nhỏ hơn, các sprint năng suất giúp tăng cường sự tập trung và hiệu quả bằng cách chia công việc thành các đợt làm việc ngắn, cường độ cao, sau đó là các khoảng nghỉ ngắn.
Hãy cùng tìm hiểu chi tiết.
Sprint năng suất là gì?
Sprint năng suất là một khoảng thời gian làm việc ngắn, sau đó là một khoảng nghỉ ngắn hơn. Nó tương tự như kỹ thuật Pomodoro, khuyến nghị làm việc 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút.
Sự khác biệt duy nhất là, trong sprint năng suất, bạn chọn thời gian cần tập trung và thời gian nghỉ ngơi dựa trên khả năng tập trung của mình. Không giống như sprint linh hoạt, thường kéo dài hai tuần, sprint năng suất có thể kéo dài bao lâu tùy theo nhu cầu của bạn: một giờ, vài ngày, một tuần hoặc một tháng. Tuy nhiên, tốt nhất là không nên thực hiện sprint quá dài, vì như vậy có thể mang lại tác dụng ngược.
Lợi ích của các sprint năng suất
Các sprint năng suất, giống như các sprint được lên lịch trong các sự kiện Scrum, mang lại những lợi ích bất thường cho công việc đang thực hiện. Hãy cùng xem những lợi ích quan trọng nhất.
Tập trung
Trước khi sprint bắt đầu, các nhóm cùng nhau đưa ra quyết định về các công việc cần thực hiện, kết quả mong đợi, thời gian ước lượng, các yếu tố phụ thuộc, v.v. Do đó, một sprint năng suất được thiết kế tốt sẽ cung cấp một danh sách các kết quả cần hoàn thành rõ ràng, nhỏ gọn và dễ quản lý trong một dòng thời gian hữu hạn.
Sự rõ ràng này tạo ra điều kiện hoàn hảo để mỗi cá nhân tập trung vào một công việc tại một thời điểm. Cho dù họ làm việc riêng lẻ hay hợp tác, họ đều biết khi nào và ở đâu phải có mặt và việc cần làm.
Tốc độ
Sprint thường là một kỳ thời gian làm việc hiệu quả, không bị phân tâm. Điều này có nghĩa là không có cuộc họp, hoạt động xây dựng nhóm, vấn đề khẩn cấp, v.v. có thể làm ảnh hưởng đến lịch trình. Kết quả là, các nhóm hoàn thành công việc của mình với tốc độ nhanh hơn.
Quản lý thời gian
Sprint, bản chất là có giới hạn thời gian. Bản chất này tạo ra cảm giác khẩn trương. Các thành viên trong nhóm hiểu những việc cần làm trong giờ làm việc, từ đó thúc đẩy họ quản lý thời gian trong ngày một cách hiệu quả.
Sử dụng tài nguyên hiệu quả
Đối với một nhóm, sprint năng suất giúp sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn. Nó giúp các cá nhân lập kế hoạch công việc dựa trên các yếu tố phụ thuộc và giai đoạn của họ trong quy trình làm việc.
Ví dụ: một nhà phân tích chất lượng có thể lên lịch công việc của mình trong một sprint hai ngày sau khi nhà phát triển hoàn thành công việc của họ.
Mức độ năng lượng của nhân viên
Một phần quan trọng của mỗi sprint là thời gian nghỉ ngơi. Sau một khoảng thời gian làm việc căng thẳng, các sprint năng suất khuyến khích nhân viên nghỉ ngơi, đôi khi thời gian nghỉ ngơi bằng một nửa thời gian của sprint.
Điều này giúp mỗi thành viên trong nhóm có thời gian để phục hồi sau những công việc căng thẳng. Nó ghi nhận nỗ lực của họ và khuyến khích họ tái tạo năng lượng.
Nếu bạn là kỹ sư phần mềm, bạn có thể đã quen với việc lập kế hoạch sprint và phương pháp Scrum. Tuy nhiên, sprint không nhất thiết phải giới hạn trong agile/Scrum. Chúng có thể được áp dụng cho bất kỳ loại vai trò hoặc công việc nào. Hãy cùng xem cách thực hiện.
Cách lập kế hoạch và thực hiện sprint năng suất
Ý tưởng của sprint năng suất không phải là mang lại kết quả cao một cách vô lý mỗi ngày trong năm. Thay vào đó, một sprint năng suất tốt sẽ giúp bạn lập kế hoạch công việc một cách hiệu quả nhất và không bị kiệt sức.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để bắt đầu với sự hỗ trợ của một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ như ClickUp Sprints.
1. Cài đặt mục tiêu rõ ràng
Trước khi bắt đầu một sprint, bạn cần biết mình muốn đạt được điều gì. Cài đặt các mục tiêu phù hợp sẽ giúp thúc đẩy tất cả công việc được hoàn thành trong sprint theo đúng hướng.
Đặt mục tiêu SMART. Đặt mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn.
Hãy nhớ rằng mặc dù phương pháp hay nhất để cài đặt mục tiêu là hướng đến kết quả, nhưng đối với sprint năng suất thì hơi khác một chút. Ở đây, bạn tập trung vào việc cài đặt mục tiêu cho các công việc cần hoàn thành để đạt được mục tiêu của tổ chức.
Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là khởi động chiến dịch tiếp thị cho một sản phẩm mới, các mục tiêu SMART của bạn có thể là:
- Tạo một khẩu hiệu cho chiến dịch trước ngày thứ 2
- Viết bản tóm tắt sáng tạo cho 20 nội dung mạng xã hội vào ngày thứ 3
- Hoàn thiện ngân sách quảng cáo kỹ thuật số vào ngày thứ 5
Những mục tiêu này cho phép bạn lên lịch công việc hiệu quả. Ví dụ: bạn có thể lên kế hoạch cho một phiên brainstorming với nhóm tiếp thị vào ngày thứ nhất, 2-3 giờ tập trung viết bản tóm tắt vào ngày thứ hai và 2-3 giờ lập ngân sách vào ngày thứ năm. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc cài đặt mục tiêu, Mẫu mục tiêu SMART của ClickUp có thể giúp bạn.
2. Phân chia mục tiêu thành các công việc cụ thể
Khi đã có mục tiêu, hãy thiết lập các nhiệm vụ cần thiết để đạt được mục tiêu đó. Bạn không cần phải bắt đầu lại từ đầu mỗi lần. Hãy thử Mẫu lập kế hoạch sprint Agile của ClickUp để thiết lập nhóm của bạn hướng tới thành công.
Mặc dù mẫu cung cấp cấu trúc, nhưng việc xác định công việc và thiết kế dự án là tùy thuộc vào bạn. Vì vậy, hãy suy nghĩ về cách bạn sẽ phân chia công việc của mình. Ví dụ: các công việc liên quan đến việc tạo khẩu hiệu có thể là:
- Động não với nhóm sáng tạo
- Tạo danh sách tất cả các khẩu hiệu có thể sử dụng
- Lựa chọn những slogan hay nhất
- Thử nghiệm việc áp dụng khẩu hiệu trên các kênh khác nhau
- Hoàn thiện khẩu hiệu
Lên lịch ngày đáo hạn cho từng hoạt động này. Với Nhiệm vụ ClickUp, bạn có tùy chọn thiết lập các nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ phụ riêng biệt nếu muốn. Bạn cũng có thể thêm mô tả, chỉ định người dùng, đặt thời hạn và cộng tác với các thành viên nhóm tham gia vào các bình luận lồng nhau. Còn gì nữa? Liên kết các nhiệm vụ và quản lý các phụ thuộc, tất cả ở một nơi.
Bạn mới làm quen với lập kế hoạch sprint? Đừng lo lắng. Chọn một mẫu lập kế hoạch sprint phù hợp với công việc của bạn và tùy chỉnh theo nhu cầu!
3. Tạo dòng thời gian thực tế
Khi các nhóm nói về sprint như một công việc căng thẳng, họ thường cho rằng đó là một tuần làm việc quá tải với vô số công việc. Ngược lại, một sprint năng suất tốt sẽ đặt ra dòng thời gian thực tế.
Xem lại công việc tồn đọng: Sử dụng Danh sách công việc của ClickUp để tập hợp các mục công việc tồn đọng để xác định những gì có thể phù hợp với sprint. Bạn cũng có thể tùy chỉnh Mẫu công việc tồn đọng Sprint của ClickUp để quá trình này diễn ra nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Ước lượng thời gian: Trong Nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể thêm ước lượng thời gian cho từng nhiệm vụ và sử dụng chúng để lập kế hoạch sprint.
Xem xét khối lượng công việc: Tính đến các kỳ nghỉ của các thành viên trong nhóm, các cam kết hiện có và tốc độ sprint trong quá khứ. Chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp là một điểm khởi đầu tuyệt vời cho việc này.
Xem xét các phụ thuộc: Khi cài đặt thời hạn, hãy xem xét các công việc liên quan với nhau như thế nào. Xem qua quy trình làm việc linh hoạt để biết công việc nào phải hoàn thành trước khi bắt đầu công việc tiếp theo.
Thêm thời gian dự phòng: Dễ dàng lên lịch công việc liên tiếp nhau, nhưng mọi việc có thể xảy ra sai sót. Do đó, hãy lên lịch thời gian dự phòng. Điều này đảm bảo công việc được lên lịch trong sprint có thể hoàn thành bất kể điều gì xảy ra.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cân nhắc sử dụng Mẫu Sprint của ClickUp để bắt đầu.
4. Chuẩn bị không gian làm việc
Mục tiêu chính của sprint năng suất là giảm thiểu các yếu tố gây xao lãng. Quá trình trên giúp loại bỏ các yếu tố gây xao lãng do quá trình lập kế hoạch dự án. Tuy nhiên, các yếu tố gây xao lãng khác, bao gồm cả các yếu tố cá nhân, là trách nhiệm của bạn.
Dọn dẹp không gian vật lý và loại bỏ các mục không cần thiết khỏi bàn làm việc. Đặt điện thoại ở chế độ im lặng hoặc tập trung trong khi làm việc và tắt âm tất cả các thông báo không cần thiết. Sau đó, chuẩn bị không gian làm việc cho sprint.
Chọn chế độ xem quản lý dự án linh hoạt phù hợp với công việc của bạn. ClickUp cho các nhóm Agile cung cấp chế độ xem trang chủ có thể tùy chỉnh, nơi bạn có thể xem mọi thứ cần thiết để bắt đầu sprint. Bạn cũng có thể chọn chế độ xem Lịch hoặc Bảng tùy theo sở thích.
5. Thực hiện sprint năng suất
Sau khi hoàn thành thiết lập, đã đến lúc thực hiện sprint năng suất. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ thực hiện theo kế hoạch đã đề ra.
- Chọn các công việc đã lên lịch
- Đọc qua bản tóm tắt hoặc mô tả của từng công việc để hiểu hoàn toàn bối cảnh
- Làm việc chuyên sâu vào công việc cụ thể đó
- Hãy nhớ ghi lại thời gian bạn đã dành cho nó bằng cách sử dụng ClickUp Time Tracking
- Nghỉ ngơi sau khi kết thúc sprint
Trong trường hợp bạn không thể hoàn thành công việc trong sprint theo kế hoạch, hãy suy nghĩ về cách bạn muốn tiến hành. Bạn có thể thêm công việc đó trở lại danh sách công việc tồn đọng, lên lịch lại cho sprint tiếp theo hoặc di chuyển một công việc khác vào vị trí của nó.
Đưa ra các quyết định một cách cân nhắc dựa trên những thông tin chi tiết bạn thu thập được bằng các công cụ quản lý sản phẩm tồn đọng.
6. Sử dụng các kỹ thuật quản lý thời gian
Để triển khai sprint năng suất thành công, bạn nên dựa vào sự hỗ trợ của một số phương pháp hay nhất đã được thời gian kiểm chứng. Dưới đây là một số kỹ thuật quản lý thời gian đáng xem xét.
Kỹ thuật Pomodoro: Làm việc tập trung trong 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút. Bạn cũng có thể làm việc trong 50 phút và nghỉ 10 phút. Giữ mình đi đúng hướng với bất kỳ ứng dụng Pomodoro nào hiện có.
Phân chia thời gian: Chia ngày của bạn thành các khối thời gian, mỗi khối dành cho các công việc hoặc hoạt động cụ thể. Kết hợp các công việc tương tự nhau để tránh chuyển đổi bối cảnh và nâng cao hiệu quả.
Theo dõi thời gian: Theo dõi cách bạn sử dụng thời gian trong một hoặc hai ngày để xác định những khoảng thời gian lãng phí, những lĩnh vực cần cải thiện và những giờ làm việc hiệu quả nhất của bạn.
7. Đang theo dõi tiến độ và phản ánh
Trong suốt quá trình sprint, hãy theo dõi tiến độ của bạn một cách cẩn thận. Vào cuối sprint, hãy dành thời gian để phản ánh. Dưới đây là một số cách để bạn có thể đạt được điều đó.
Cuộc họp đứng
Sử dụng các cuộc họp hàng ngày để chia sẻ thông tin cập nhật về tiến độ của nhóm, thảo luận về các công việc đã hoàn thành và xác định các trở ngại. Một số nhóm đang làm việc từ xa? Không thành vấn đề! Sử dụng chế độ xem Trò chuyện của ClickUp để tổ chức cuộc họp không đồng bộ.
Bạn cũng có thể tự động hóa ghi chú standup bằng ClickUp Brain, công cụ sẽ sắp xếp tất cả các cập nhật được thực hiện trên nền tảng vào ngày hôm trước.
Báo cáo
Tạo các báo cáo bạn cần với Bảng điều khiển ClickUp. Tùy chỉnh các thẻ và chọn các số bạn muốn xem tất cả ở một nơi. Bạn cũng có thể sử dụng các báo cáo cụ thể như biểu đồ burn up/burn down, báo cáo năng suất cá nhân, nhiệm vụ theo trạng thái, v.v. trong các cuộc họp đánh giá sprint của bạn.
Đánh giá lại
Cuối cùng, tiến hành đánh giá lại với nhóm vào cuối mỗi sprint. Đánh giá cao công việc tốt, ăn mừng thành công và khám phá những thách thức mà bạn đã gặp phải trong sprint. Mẫu Brainstorm Đánh giá lại Sprint của ClickUp cung cấp một khung hình ảnh và tương tác để thực hiện đánh giá lại của bạn.
Tổ chức một cuộc họp tổng kết có thể rất khó khăn. Bởi vì nó liên quan đến việc thảo luận về các khía cạnh cảm xúc trong công việc cũng như các khía cạnh chuyên môn, và không phải tất cả đều là tích cực. Tổ chức các cuộc họp này có thể là một thách thức đối với các nhà quản lý dự án mới vào nghề, nhưng ClickUp sẵn sàng giúp đỡ:
Các ví dụ về tổng kết sprint này sẽ mang đến cho bạn một số nguồn cảm hứng. Và khi bạn cảm thấy sẵn sàng để tự tổ chức các cuộc họp, hãy thử các mẫu tổng kết sprint này để hướng dẫn bạn trong quá trình thực hiện. Cuối cùng, đây là bài đọc bổ sung về sự khác biệt giữa đánh giá sprint và tổng kết.
Với tất cả những điều đó, nếu việc triển khai sprint năng suất vẫn còn khó khăn, hãy sử dụng một trong các mẫu agile này để thiết lập những điều cơ bản.
Các phương pháp hay nhất để thực hiện sprint thành công
Bạn có thể nhìn xa hơn khi đứng trên vai những người khổng lồ. Vì vậy, đây là một số kinh nghiệm quý báu dưới dạng các phương pháp hay nhất đã được thử nghiệm và kiểm chứng để giúp bạn lập kế hoạch sprint năng suất dễ dàng hơn.
Hãy nghỉ ngơi: Hãy rời khỏi bàn làm việc, vươn vai hoặc đi dạo. Tránh sử dụng màn hình hoặc mạng xã hội trong giờ nghỉ để đạt hiệu quả tốt hơn. Đối với các sprint dài hơn, hãy nghỉ một ngày để tinh thần sảng khoái.
Kỷ niệm: Đừng để thành công bị lãng quên. Hãy kỷ niệm thành quả cùng nhóm của bạn.
Ưu tiên chăm sóc bản thân: Duy trì thói quen lành mạnh như ngủ đủ giấc, ăn uống cân bằng và tập thể dục đều đặn.
Giao tiếp: Tìm kiếm sự hỗ trợ nếu bạn gặp khó khăn hoặc cảm thấy quá tải. Tận dụng tất cả các lợi ích và tùy chọn có sẵn cho bạn.
Ngẫm nghĩ và học hỏi: Sử dụng báo cáo và buổi đánh giá để ngẫm nghĩ. Suy ngẫm về những điểm cá nhân có thể cải thiện. Mô phỏng các tối ưu hóa cho quy trình để đạt kết quả tốt hơn.
Chuẩn bị, sẵn sàng, ClickUp!
Hiện nay, mọi người đều đồng ý rằng làm việc tập trung cao độ trong thời gian ngắn, xen kẽ với thời gian nghỉ ngơi, tốt hơn là làm việc không tập trung trong thời gian dài. Dù bạn làm việc cá nhân hay trong nhóm, sprint là cách tuyệt vời để hoàn thành công việc.
Tuy nhiên, để thực hiện sprint thành công, không chỉ cần có ý định tốt. Quá trình này đòi hỏi kế hoạch rõ ràng, lập lịch trình cẩn thận, dự báo, ước tính và quản lý liên tục.
Đây là lúc công cụ lập kế hoạch sprint như ClickUp có thể giúp ích, với các tính năng cho mọi khía cạnh của quản lý sprint, bao gồm nhiệm vụ, dòng thời gian, bảng điều khiển, giao tiếp, tự động hóa và hơn thế nữa.
Điều chỉnh sprint theo phong cách của bạn với ClickUp. Đăng ký miễn phí ngay hôm nay!