Một nghiên cứu gần đây cho thấy các nhà quản lý mất 683 giờ mỗi năm do bị phân tâm—chiếm tới 1/3 thời gian công việc của họ!
42% số người được khảo sát cho biết họ hầu như không thể duy trì một giờ công việc năng suất liên tục mà không bị gián đoạn, và trung bình, mọi người dành gần 127 giờ mỗi năm để khắc phục hậu quả của sự xao nhãng. Điều này gây thiệt hại cho nền kinh tế Mỹ $468 tỷ mỗi năm.
Các chuyên gia trong nhiều ngành nghề đang không ngừng nỗ lực để nâng cao năng suất làm việc của nhân viên. Các tổ chức đang thử nghiệm các công cụ hiện đại, tự động hóa, trí tuệ nhân tạo tạo sinh (generative AI), v.v., nhằm hỗ trợ nhân viên. Tuy nhiên, việc áp dụng thêm công nghệ mà không khắc phục các vấn đề về hành vi cơ bản có thể dẫn đến kết quả không như mong đợi.
Một trong những chiến thuật hành vi được sử dụng phổ biến nhất để đạt được hiệu suất tối đa là các đợt sprint năng suất. Nhưng sprint năng suất là gì? Điều gì làm nên sự thành công của nó? Làm thế nào để triển khai một đợt sprint năng suất?
Chúng tôi có câu trả lời. Hãy bắt đầu ngay bây giờ! ⏱️
Hiểu về các đợt sprint năng suất
Giống như mô hình phát triển linh hoạt (Agile) chia các dự án lớn và phức tạp thành các sprint nhỏ hơn, các sprint năng suất giúp nâng cao sự tập trung và hiệu quả bằng cách chia các công việc thành những khoảng thời gian làm việc ngắn và tập trung cao độ, xen kẽ với những khoảng nghỉ ngắn.
Hãy cùng đi vào chi tiết.
Các đợt sprint năng suất là gì?
Một sprint năng suất là một khoảng thời gian công việc ngắn, sau đó là một khoảng nghỉ ngắn hơn. Phương pháp này tương tự như kỹ thuật Pomodoro, khuyến nghị làm việc trong 25 phút rồi nghỉ 5 phút.
Sự khác biệt duy nhất là, trong một đợt tăng cường năng suất, bạn tự quyết định thời gian cần tập trung và thời gian nghỉ ngơi dựa trên khả năng tập trung của bản thân. Khác với sprint Agile thường kéo dài hai tuần, đợt tăng cường năng suất có thể kéo dài bao lâu tùy ý: một giờ, vài ngày, một tuần hoặc một tháng. Tuy nhiên, tốt nhất không nên kéo dài các đợt này quá lâu, vì điều đó có thể dẫn đến hiệu quả ngược lại.
Lợi ích của các đợt sprint năng suất
Các đợt tăng cường năng suất, giống như các đợt được lên lịch trong các sự kiện Scrum, mang lại những lợi ích vượt trội cho công việc hiện tại. Hãy cùng xem xét những lợi ích quan trọng nhất.
Tập trung
Trước khi đợt làm việc bắt đầu, các nhóm cùng nhau đưa ra quyết định về các công việc cần thực hiện, kết quả mong đợi, ước lượng thời gian, các yếu tố phụ thuộc, v.v. Do đó, một đợt làm việc năng suất được thiết kế tốt sẽ cung cấp một danh sách công việc rõ ràng, nhỏ gọn và dễ quản lý, cần hoàn thành trong một dòng thời gian cụ thể.
Sự rõ ràng này tạo ra điều kiện lý tưởng để mỗi cá nhân tập trung vào một công việc tại một thời điểm. Dù thực hiện công việc độc lập hay hợp tác, họ đều biết khi nào, ở đâu cần có mặt và việc cần làm.
Tốc độ
Một sprint thường là khoảng thời gian năng suất mà không bị gián đoạn. Điều này có nghĩa là không có các cuộc họp, hoạt động xây dựng nhóm, các vấn đề khẩn cấp, v.v., có thể làm ảnh hưởng đến lịch trình. Kết quả là, các nhóm hoàn thành công việc của mình với tốc độ nhanh hơn.
Quản lý thời gian
Bản chất của các đợt sprint là có giới hạn thời gian. Chính đặc điểm này tạo ra cảm giác cấp bách. Các thành viên trong nhóm hiểu rõ những việc cần làm trong công việc, từ đó thúc đẩy họ quản lý thời gian hiệu quả.
Sử dụng tài nguyên
Đối với một nhóm, các đợt sprint năng suất giúp tận dụng nguồn lực hiệu quả hơn. Điều này giúp các thành viên lập kế hoạch công việc dựa trên các mối phụ thuộc và giai đoạn công việc của họ trong quy trình.
Ví dụ, một chuyên viên kiểm thử chất lượng có thể lên lịch công việc của mình trong một sprint diễn ra hai ngày sau khi nhà phát triển đã hoàn thành công việc của họ.
Mức độ năng lượng của nhân viên
Một phần quan trọng của mỗi sprint là thời gian nghỉ ngơi. Sau một giai đoạn công việc căng thẳng, các sprint năng suất khuyến khích việc nghỉ ngơi, đôi khi thời gian nghỉ ngơi bằng một nửa thời gian của chính sprint đó.
Điều này giúp mỗi thành viên trong nhóm có thời gian phục hồi sau cường độ công việc hiện tại. Nó ghi nhận nỗ lực của họ và khuyến khích sự tái tạo năng lượng.
Nếu bạn là một kỹ sư phần mềm, có lẽ bạn đã quen với việc lập kế hoạch sprint và phương pháp Scrum. Tuy nhiên, các đợt sprint không nhất thiết phải giới hạn trong agile/Scrum. Chúng có thể được áp dụng cho bất kỳ vai trò hay công việc nào. Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện.
Cách lập kế hoạch và triển khai một đợt sprint tăng cường năng suất
Ý tưởng của một đợt sprint năng suất không phải là tạo ra sản lượng quá cao một cách phi lý cho mỗi ngày trong năm. Thay vào đó, một đợt sprint năng suất hiệu quả sẽ giúp bạn lập kế hoạch công việc một cách hiệu quả nhất và tránh tình trạng kiệt sức.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để bắt đầu với sự hỗ trợ của một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ như ClickUp Sprints.
1. Đặt ra các mục tiêu rõ ràng
Trước khi bắt đầu một sprint, bạn cần xác định rõ mục tiêu muốn đạt được. Việc đặt ra các mục tiêu phù hợp sẽ giúp định hướng mọi công việc được thực hiện trong sprint theo đúng hướng.
Hãy đặt ra các mục tiêu theo nguyên tắc SMART. Đặt ra các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, khả thi, phù hợp và có thời hạn.
Hãy nhớ rằng mặc dù phương pháp tốt nhất để đặt mục tiêu là hướng đến kết quả, nhưng đối với các đợt sprint năng suất thì lại hơi khác một chút. Ở đây, bạn tập trung vào việc đặt mục tiêu cho các công việc cần hoàn thành để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Ví dụ, nếu mục tiêu của bạn là triển khai một chiến dịch tiếp thị cho việc ra mắt sản phẩm mới, các mục tiêu SMART của bạn có thể là:
- Tạo khẩu hiệu cho chiến dịch trước ngày thứ 2
- Viết bản tóm tắt sáng tạo cho 20 nội dung trên mạng xã hội trước ngày thứ 3
- Hoàn tất ngân sách quảng cáo kỹ thuật số trước ngày thứ 5
Những mục tiêu này giúp bạn lên lịch công việc một cách hiệu quả. Ví dụ, bạn có thể lập kế hoạch cho một phiên brainstorming với nhóm marketing vào ngày đầu tiên, dành 2-3 giờ tập trung để viết bản tóm tắt vào ngày thứ hai, và 2-3 giờ lập ngân sách vào ngày thứ năm. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc đặt mục tiêu, Mẫu Mục tiêu SMART của ClickUp có thể giúp bạn.
2. Phân chia mục tiêu thành các công việc cụ thể
Khi đã xác định được mục tiêu, hãy thiết lập các công việc cần thiết để đạt được chúng. Bạn không cần phải bắt đầu từ đầu mỗi lần. Hãy thử Mẫu Kế Hoạch Sprint Agile của ClickUp để chuẩn bị cho nhóm của bạn hướng tới thành công.
Mặc dù mẫu này cung cấp một cấu trúc, việc xác định các công việc và thiết kế dự án là trách nhiệm của bạn. Vì vậy, hãy suy nghĩ về cách bạn sẽ chia nhỏ các công việc của mình. Ví dụ, các công việc liên quan đến việc tạo ra một khẩu hiệu có thể bao gồm:
- Thảo luận ý tưởng cùng nhóm sáng tạo
- Lập danh sách tất cả các khẩu hiệu tiềm năng
- Lựa chọn những khẩu hiệu hay nhất
- Thử nghiệm việc áp dụng khẩu hiệu trên các kênh khác nhau
- Hoàn thiện khẩu hiệu
Lên lịch ngày đáo hạn cho từng hoạt động này. Với nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể cài đặt các công việc riêng lẻ hoặc các công việc con nếu muốn. Bạn cũng có thể thêm mô tả, chỉ định người dùng, đặt ngày đáo hạn và hợp tác với các thành viên trong nhóm thông qua các bình luận lồng nhau. Hơn thế nữa? Kết nối các công việc và quản lý các mối quan hệ phụ thuộc, tất cả tại một nơi duy nhất.
Bạn mới bắt đầu lập kế hoạch sprint? Đừng lo lắng. Hãy chọn một mẫu kế hoạch sprint phù hợp với bạn và tùy chỉnh theo nhu cầu của mình!
3. Xây dựng dòng thời gian thực tế
Khi các nhóm nhắc đến các đợt công việc (sprint) như một giai đoạn công việc căng thẳng, họ thường cho rằng điều đó có nghĩa là chất đầy tuần làm việc với vô số công việc. Ngược lại, một đợt công việc có năng suất sẽ đặt ra các dòng thời gian thực tế.
Xem lại danh sách công việc tồn đọng: Sử dụng Danh sách ClickUp để tập hợp các mục công việc tồn đọng nhằm xác định những gì có thể phù hợp với sprint. Bạn cũng có thể tùy chỉnh Mẫu Danh sách Công việc Tồn đọng cho Sprint của ClickUp để quá trình này diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Ước lượng thời gian: Trong các nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể thêm ước lượng thời gian cho từng nhiệm vụ và sử dụng chúng để lập kế hoạch cho sprint.
Xem xét khối lượng công việc: Hãy tính đến các kỳ nghỉ của các thành viên trong nhóm, các cam kết hiện tại và tốc độ sprint trong quá khứ. Chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp là một điểm khởi đầu tuyệt vời cho việc này.
Xem xét các mối phụ thuộc: Khi đặt thời hạn, hãy xem xét cách các công việc liên kết với nhau. Xem xét quy trình làm việc linh hoạt để xác định những công việc nào phải hoàn thành trước khi công việc tiếp theo bắt đầu.
Thêm thời gian dự phòng: Việc lên lịch công việc liên tiếp nhau rất dễ dàng, nhưng sự cố có thể xảy ra và thực tế là chúng thường xảy ra. Vì vậy, hãy lên lịch thời gian dự phòng. Điều này đảm bảo rằng công việc được lên lịch trong sprint có thể hoàn thành bất kể tình huống nào.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy cân nhắc sử dụng Mẫu Sprint của ClickUp để bắt đầu.
4. Chuẩn bị không gian làm việc
Mục tiêu chính của một sprint năng suất là giảm thiểu các yếu tố gây xao nhãng. Quy trình trên giúp loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng do quá trình lập kế hoạch dự án gây ra. Tuy nhiên, các yếu tố gây xao nhãng khác, bao gồm cả những yếu tố cá nhân của bạn, là trách nhiệm của chính bạn.
Dọn dẹp không gian làm việc và loại bỏ những mục không cần thiết khỏi bàn làm việc. Đặt điện thoại ở chế độ im lặng hoặc chế độ tập trung khi làm việc và tắt các thông báo không cần thiết. Sau đó, chuẩn bị không gian làm việc cho đợt sprint.
Chọn chế độ xem quản lý dự án Agile phù hợp với bạn. ClickUp dành cho các nhóm Agile cung cấp chế độ xem trang chủ có thể tùy chỉnh, nơi bạn có thể xem mọi thứ cần thiết để bắt đầu sprint. Bạn cũng có thể chọn chế độ xem Lịch hoặc chế độ xem Bảng tùy theo sở thích của mình.
5. Thực hiện một đợt sprint tăng cường năng suất
Sau khi đã hoàn thành việc thiết lập, đã đến lúc thực hiện đợt sprint tăng cường năng suất. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ bắt đầu thực hiện theo kế hoạch đã đề ra.
- Hoàn thành các công việc đã lên lịch
- Hãy xem qua bản tóm tắt hoặc mô tả của từng công việc để hiểu rõ bối cảnh
- Tập trung thực hiện công việc sâu vào công việc cụ thể đó
- Hãy nhớ ghi lại thời gian bạn dành cho công việc này bằng tính năng Theo dõi thời gian của ClickUp
- Hãy nghỉ ngơi một chút vào cuối sprint
Nếu bạn không thể hoàn thành một công việc trong sprint đó theo kế hoạch, hãy suy nghĩ về cách bạn muốn tiến hành tiếp theo. Bạn có thể đưa công việc đó trở lại danh sách công việc tồn đọng, dời lịch sang sprint tiếp theo, hoặc chuyển một công việc khác vào vị trí đó.
Hãy đưa ra những quyết định này một cách cân nhắc dựa trên những thông tin chi tiết mà bạn thu thập được thông qua các công cụ quản lý danh sách công việc sản phẩm.
6. Áp dụng các kỹ thuật quản lý thời gian
Để triển khai một sprint tăng cường năng suất thành công, bạn nên dựa vào sự hỗ trợ của một số phương pháp hay đã được kiểm chứng qua thời gian. Dưới đây là một số kỹ thuật quản lý thời gian đáng xem xét.
Kỹ thuật Pomodoro: Thực hiện công việc tập trung trong 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút. Bạn cũng có thể thực hiện công việc trong 50 phút và nghỉ 10 phút. Hãy duy trì tiến độ công việc với bất kỳ ứng dụng Pomodoro nào hiện có trên thị trường.
Phân chia thời gian: Chia ngày làm việc của bạn thành các khối thời gian, mỗi khối dành riêng cho các công việc hoặc hoạt động cụ thể. Kết hợp các công việc tương tự để tránh phải chuyển đổi ngữ cảnh và nâng cao hiệu quả.
Theo dõi thời gian: Theo dõi cách bạn sử dụng thời gian trong một hoặc hai ngày để xác định những hoạt động làm mất thời gian, những lĩnh vực cần cải thiện và những giờ có năng suất cao nhất của bạn.
7. Theo dõi tiến độ và đánh giá
Trong suốt quá trình diễn ra sprint, hãy theo dõi tiến độ của bạn một cách cẩn thận. Khi kết thúc sprint, hãy dành thời gian để nhìn lại. Dưới đây là một số cách bạn có thể thực hiện điều đó.
Cuộc họp đứng
Sử dụng các cuộc họp đứng hàng ngày để chia sẻ cập nhật về tiến độ của nhóm, thảo luận về các công việc đã hoàn thành và xác định các rào cản. Có một số nhóm đang làm việc từ xa? Không vấn đề gì! Sử dụng chế độ xem ClickUp Chat để tổ chức cuộc họp đứng không đồng bộ.
Bạn cũng có thể tự động hóa ghi chú cuộc họp hàng ngày bằng ClickUp Brain, công cụ này sẽ tổng hợp tất cả các cập nhật được thực hiện trên nền tảng vào ngày hôm trước.
Báo cáo
Tạo các báo cáo bạn cần với ClickUp Dashboards. Tùy chỉnh các thẻ và chọn các số liệu bạn muốn xem tất cả tại một nơi. Bạn cũng có thể sử dụng các báo cáo cụ thể như biểu đồ burn up/burn down, báo cáo năng suất cá nhân, công việc theo trạng thái, v.v., trong các cuộc họp đánh giá sprint của mình.
Buổi tổng kết
Cuối cùng, hãy tổ chức các buổi tổng kết với nhóm vào cuối mỗi đợt sprint. Ghi nhận những công việc tốt, ăn mừng những thành công và phân tích những thách thức mà bạn đã gặp phải trong suốt đợt sprint. Mẫu Brainstorm cho Buổi Tổng Kết Sprint của ClickUp cung cấp một khung làm việc trực quan và tương tác để tổ chức các buổi tổng kết của bạn.
Tổ chức một cuộc họp tổng kết có thể là một thách thức. Bởi vì nó liên quan đến việc thảo luận về các khía cạnh cảm xúc cũng như chuyên môn trong công việc, và không phải tất cả đều mang tính tích cực. Việc tổ chức các cuộc họp này có thể là một thách thức đối với các nhà quản lý dự án mới vào nghề, nhưng ClickUp luôn sẵn sàng hỗ trợ:
Những ví dụ về buổi tổng kết sprint này sẽ mang đến cho bạn nguồn cảm hứng. Và khi bạn cảm thấy sẵn sàng tự tổ chức các cuộc họp của mình, hãy thử các mẫu tổng kết sprint này để hướng dẫn hành trình của bạn. Cuối cùng, đây là bài đọc bổ sung về sự khác biệt giữa buổi đánh giá sprint và buổi tổng kết.
Nếu việc triển khai một sprint năng suất vẫn còn khiến bạn cảm thấy khó khăn, hãy sử dụng một trong những mẫu Agile này để cài đặt các bước cơ bản.
Các phương pháp hay nhất để có các sprint thành công
Đứng trên vai những người khổng lồ, bạn có thể nhìn xa hơn. Vì vậy, đây là những lời khuyên quý báu dưới dạng các phương pháp hay đã được kiểm chứng để giúp bạn lập kế hoạch cho các đợt sprint tăng cường năng suất một cách dễ dàng hơn.
Hãy dành thời gian nghỉ ngơi: Hãy bước ra khỏi bàn làm việc, vươn vai hoặc đi dạo. Tránh sử dụng màn hình hoặc mạng xã hội trong thời gian nghỉ ngơi để đạt hiệu quả tốt hơn. Đối với các sprint kéo dài, hãy dành một ngày nghỉ để thư giãn tinh thần.
Kỷ niệm: Đừng để thành công bị lãng quên. Hãy cùng nhóm của bạn kỷ niệm những thành tựu đạt được.
Ưu tiên chăm sóc bản thân: Duy trì các thói quen lành mạnh như ngủ đủ giấc, ăn uống đầy đủ dinh dưỡng và tập thể dục đều đặn.
Giao tiếp: Hãy tìm kiếm hỗ trợ nếu bạn gặp khó khăn hoặc cảm thấy quá tải. Hãy tận dụng tất cả các lợi ích và lựa chọn có sẵn dành cho bạn.
Tự đánh giá và học hỏi: Sử dụng các báo cáo và buổi tổng kết để tự đánh giá. Suy ngẫm về những điểm bạn có thể cải thiện cá nhân. Thử nghiệm các phương án tối ưu hóa quy trình để đạt được kết quả tốt hơn.
Chuẩn bị, sẵn sàng, bắt đầu với ClickUp
Ngày nay, người ta đã công nhận rằng việc làm việc trong những khoảng thời gian ngắn nhưng tập trung cao độ, xen kẽ với các khoảng nghỉ, sẽ hiệu quả hơn so với việc làm việc trong thời gian dài nhưng chỉ tập trung một phần. Dù bạn làm việc một mình hay trong một nhóm, các sprint là một cách tuyệt vời để hoàn thành công việc.
Tuy nhiên, việc triển khai một sprint thành công không chỉ cần ý định tốt. Nó đòi hỏi kế hoạch rõ ràng, lịch trình được cân nhắc kỹ lưỡng, dự báo, ước tính và quản lý liên tục.
Đây chính là lúc một công cụ lập kế hoạch sprint như ClickUp có thể hỗ trợ bạn, với các tính năng dành cho mọi khía cạnh của quản lý sprint, bao gồm công việc, dòng thời gian, bảng điều khiển, giao tiếp, tự động hóa và nhiều hơn nữa.
Tùy chỉnh sprint theo phong cách của bạn với ClickUp. Đăng ký miễn phí ngay hôm nay!