Cách từ chối một cách chuyên nghiệp: Hướng dẫn cài đặt ranh giới với ví dụ

Hãy giơ tay nếu điều này nghe quen thuộc: 🙋🏻‍♀️

Bạn đang kết thúc một ngày làm việc dài thì một yêu cầu vào phút chót xuất hiện trong hộp thư đến. Bạn cảm thấy áp lực phải nói "có" mặc dù bạn đã làm việc quá sức.

Việc nói "không" trong công việc là một điều thực sự khó khăn. Nhiều người trong chúng ta sợ bị coi là người không hữu ích hoặc thiếu động lực, dẫn đến cam kết quá mức và kiệt sức.

Nhưng sự thật là: nói "không" không có nghĩa là từ chối công việc, mà là bảo vệ thời gian, năng suất và sức khỏe của bạn. Nếu bạn luôn nói "có", bạn có nguy cơ bị kiệt sức và giảm chất lượng công việc. Cài đặt ranh giới không phải là điểm yếu, mà là điểm mạnh thúc đẩy thành công lâu dài.

Nếu không cài đặt ranh giới, cam kết quá mức có thể dẫn đến giảm hiệu quả và thậm chí là sự không hài lòng lâu dài với công việc.

Bài đăng này sẽ khám phá cách học cách nói không thực sự là cài đặt ranh giới lành mạnh và sắp xếp ưu tiên hiệu quả. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những mẹo và chiến lược thực tế cần thiết để nói không một cách chuyên nghiệp và tự tin, giúp bạn thành công trong công việc.

Hiểu rõ tầm quan trọng của việc nói "không"

Khi bạn nói "có" với người khác, hãy đảm bảo rằng bạn không đang nói "không" với chính mình

Rất dễ rơi vào thói quen nói "có" với mọi thứ. Dưới đây là lý do tại sao cài đặt ranh giới có thể thực sự có lợi cho bạn:

Ngăn ngừa kiệt sức và cam kết quá mức

Bạn có biết rằng nhân viên kiệt sức có khả năng rời bỏ công ty hiện tại cao gấp 2,6 lần?

Luôn chấp nhận công việc thêm và tham gia quá nhiều cuộc họp và cuộc hội thoại có thể dẫn đến kiệt sức và lo lắng gia tăng, cuối cùng cản trở hiệu suất làm việc. Nói không giúp bạn duy trì sự cân bằng trong công việc và tránh căng thẳng quá mức.

Tập trung vào các công việc ưu tiên cao

Bằng cách chọn lọc công việc, bạn có thể tập trung vào những trách nhiệm phù hợp với mục tiêu và chuyên môn của mình. Sự tập trung chiến lược này giúp nâng cao năng suất và đảm bảo rằng nỗ lực của bạn đóng góp ý nghĩa cho vai trò của mình.

Thể hiện sự tự tin và quyết đoán

Từ chối một cách lịch sự những công việc không phù hợp với ưu tiên của bạn thể hiện sự quyết đoán và tự tin của bạn. Cách tiếp cận này thiết lập ranh giới rõ ràng, lành mạnh và giúp bạn giành được sự tôn trọng từ đồng nghiệp và cấp trên.

Xác định thời điểm nên từ chối

Không phải lúc nào cũng dễ dàng để biết khi nào nên nói "không" trong công việc, nhưng đó là chìa khóa để duy trì sự cân bằng, bảo vệ năng lượng cho những công việc quan trọng và duy trì sự tập trung. Dưới đây là cách xác định thời điểm thích hợp để từ chối một yêu cầu:

1. Điều chỉnh công việc phù hợp với mục tiêu và trách nhiệm của bạn

Trước khi đồng ý nhận một công việc mới, hãy xem xét xem công việc đó có phù hợp với trách nhiệm công việc chính và mục tiêu nghề nghiệp dài hạn của bạn hay không. Nếu yêu cầu đó làm bạn mất tập trung khỏi nhiệm vụ chính, không đóng góp vào sự phát triển nghề nghiệp của bạn hoặc không giúp bạn hoàn thành các công việc cần làm, thì tốt nhất là bạn nên từ chối.

Với tính năng Mục tiêu của ClickUp, bạn có thể đặt ra các mục tiêu cấp cao và chia nhỏ thành các mục tiêu có thể đo lường được, đảm bảo các công việc của bạn góp phần đạt được các mục tiêu này.

Đồng nghiệp và thành viên trong nhóm có thể xem mục tiêu của bạn và các công việc bạn đang tập trung để đạt được mục tiêu đó. Nhờ đó, họ có thể hiểu khi bạn từ chối một cách lịch sự một công việc không thuộc phạm vi công việc của bạn.

2. Đánh giá khối lượng công việc hiện tại của bạn

Đánh giá các cam kết hiện tại của bạn. Nếu bạn đã quá bận rộn, thêm công việc mới có thể làm giảm năng suất và tăng căng thẳng. Điều quan trọng là nhận ra giới hạn của bản thân để duy trì chất lượng công việc.

Phần thưởng: Sử dụng Mẫu quản lý tài nguyên ClickUp này để theo dõi các tài nguyên có sẵn để bạn có thể quản lý khối lượng công việc tốt hơn

3. Đánh giá mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của yêu cầu

Không phải tất cả các công việc đều giống nhau.

Xác định xem yêu cầu đó có khẩn cấp và quan trọng hay không. Nếu không phải, hoặc nếu yêu cầu đó không cần đến chuyên môn cụ thể của bạn, có thể bạn nên từ chối. Việc sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên như vậy đảm bảo bạn dành thời gian cho những việc thực sự quan trọng.

Bằng cách đánh giá cẩn thận các yếu tố này, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt về thời điểm từ chối công việc, đảm bảo khối lượng công việc của bạn vẫn ở mức có thể quản lý được và phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp của bạn.

Chiến lược từ chối một cách chuyên nghiệp

Đôi khi, những điều khó nói nhất lại là những điều đơn giản nhất.

Nói không trong công việc không nhất thiết phải là điều khó chịu. Khóa là phải rõ ràng, tôn trọng và tự tin trong khi vẫn duy trì sự chuyên nghiệp. Dưới đây là một số chiến lược hiệu quả để từ chối yêu cầu mà không làm hỏng mối quan hệ hoặc cơ hội

1. Trực tiếp và thành thật

Khi từ chối một yêu cầu, tốt nhất là nên thẳng thắn. Truyền đạt rõ ràng lý do của bạn mà không cần giải thích quá mức.

Ví dụ, bạn có thể nói: "Tôi rất cảm kích vì bạn đã nghĩ đến tôi cho dự án này, nhưng hiện tại tôi không có sức chứa để đảm nhận công việc này. "

2. Đề xuất các phương án thay thế

Nếu có thể, hãy đề xuất các giải pháp khác. Điều này cho thấy bạn vẫn cam kết với thành công của nhóm. Bạn có thể giới thiệu một đồng nghiệp có đủ năng lực hoặc đề xuất một dòng thời gian khác phù hợp hơn với bạn.

Ví dụ, bạn có thể nói: "Hôm nay tôi không thể giúp bạn công việc này, nhưng tôi có thể giúp vào cuối tuần" hoặc "Có lẽ [Tên đồng nghiệp] có thể giúp bạn. "

3. Đặt ra ranh giới rõ ràng

Việc thiết lập và truyền đạt giới hạn của bạn là rất quan trọng. Hãy cho người khác biết ưu tiên và khối lượng công việc hiện tại của bạn.

Bạn có thể nói: "Hiện tại tôi đang tập trung vào [Dự án X] và nhận thêm công việc sẽ ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành công việc chất lượng của tôi. "

Bạn thậm chí có thể chặn các phần trong lịch của mình để chỉ ra những kỳ bạn không rảnh hoặc tập trung vào công việc/cuộc họp quan trọng. Sử dụng Mẫu chặn thời gian ClickUp này để nâng cao năng suất và quản lý công việc hiệu quả hơn

4. Sử dụng giao tiếp tự tin

Duy trì giọng điệu cương quyết nhưng lịch sự. Sự quyết đoán truyền tải sự tự tin và giúp tránh những hiểu lầm. Ví dụ: "Tôi hiểu tầm quan trọng của công việc này, nhưng tôi phải từ chối để đảm bảo hoàn thành các công việc hiện tại đúng hạn. "

Sử dụng các tính năng giao tiếp của ClickUp, như Trò chuyện và @đề cập, để thảo luận minh bạch về sức chứa và cài đặt ranh giới.

5. Luyện tập cách từ chối

Càng luyện tập nhiều, bạn sẽ càng cảm thấy thoải mái hơn. Diễn tập các tình huống với đồng nghiệp hoặc bạn bè đáng tin cậy có thể giúp bạn tìm ra từ ngữ và giọng điệu phù hợp.

Bằng cách áp dụng các chiến lược này, bạn có thể nói "không" một cách chuyên nghiệp, bảo vệ thời gian và năng lượng của mình, đồng thời duy trì mối quan hệ tích cực tại nơi làm việc và trở thành một thành viên tích cực trong nhóm.

Ví dụ về cách từ chối chuyên nghiệp

Từ chối yêu cầu tại nơi làm việc có thể khó khăn, nhưng có một vài câu trả lời được soạn thảo kỹ lưỡng có thể giúp bạn dễ dàng hơn. Dưới đây là các tình huống khác nhau tại nơi làm việc mà bạn có thể cần phải nói không, cùng với các ví dụ về cách xử lý chúng một cách chuyên nghiệp.

Bạn cũng có thể dùng thử ClickUp Brain để giúp tạo ra những tin nhắn quyết đoán nhưng lịch sự để từ chối bất kỳ yêu cầu vào phút chót nào. Dưới đây là một ví dụ về câu hỏi và câu trả lời của Brain:

Dưới đây là một số cách để nói "không" một cách chuyên nghiệp trong các tình huống khác nhau.

1. Khi bạn đã quá bận rộn

"Tôi rất muốn giúp, nhưng hiện tại tôi đang bận với [dự án X]. Nếu có gì thay đổi, tôi sẽ báo cho bạn biết. "

2. Khi công việc không thuộc vai trò của bạn

"Đây có vẻ là một dự án quan trọng, nhưng nó nằm ngoài lĩnh vực chuyên môn của tôi. Tôi không muốn cho bạn hy vọng sai lầm về khả năng đóng góp hiệu quả của mình. Bạn có thể tham khảo ý kiến của [Tên đồng nghiệp] để có cái nhìn sâu sắc hơn. "

3. Khi bạn cần ưu tiên công việc có tác động lớn

"Tôi rất cảm ơn cơ hội này, nhưng tôi cần tập trung vào các công việc ưu tiên hiện tại để hoàn thành đúng hạn. Chúng ta có thể thảo luận lại vào cuối tháng này được không?"

4. Khi thời hạn không thực tế

"Với khối lượng công việc hiện tại, tôi sẽ không thể hoàn thành công việc này trước [ngày yêu cầu]. Có thể gia hạn thời gian không, hay bạn muốn giao công việc này cho thành viên khác trong nhóm?"

5. Khi ai đó yêu cầu bạn giúp đỡ và làm gián đoạn công việc của bạn

Bạn có thể đặt trạng thái của mình trên Trò chuyện ClickUp để cho biết kỳ bạn không rảnh. Ngoài ra, bạn có thể nói: "Tôi đang bận công việc quan trọng, nhưng tôi sẽ liên lạc lại với bạn sau. "

6. Khi từ chối một cuộc họp vào phút chót

"Tôi có những cam kết khác trong giờ làm việc, nhưng tôi sẽ sẵn lòng xem lại ghi chú cuộc họp và theo dõi nếu cần. "

7. Khi bạn cần từ chối sếp (một cách khéo léo)

"Tôi muốn đảm bảo rằng mình đang hoàn thành công việc hiện tại với chất lượng cao. Chúng ta có thể thảo luận về các ưu tiên và xem công việc này phù hợp với ưu tiên nào không?"

8. Khi một yêu cầu mâu thuẫn với sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của bạn

"Tôi rất cảm kích lời đề nghị của bạn, nhưng tôi đã cam kết thực hiện một số việc cá nhân sau giờ làm việc. Hãy cho tôi biết nếu có cách nào khác để tôi có thể hỗ trợ bạn trong giờ làm việc. "

9. Khi bạn được yêu cầu làm công việc miễn phí ngoài phạm vi công việc của mình

"Tôi rất cảm ơn bạn đã nghĩ đến tôi, nhưng tôi cần tập trung vào các nhiệm vụ chính của mình. Tôi không muốn tạo ra hy vọng sai lầm về khả năng đóng góp hiệu quả của mình. Tôi sẵn lòng giới thiệu một người chuyên môn trong lĩnh vực này."

10. Khi đồng nghiệp liên tục yêu cầu giúp đỡ quá thường xuyên

"Tôi rất sẵn lòng giúp đỡ khi có thể, nhưng tôi khuyên bạn nên thử giải quyết vấn đề trước. Nếu bạn gặp vấn đề cụ thể, tôi sẽ rất vui lòng giúp đỡ. "

Nếu bạn cần một câu trả lời chung có thể áp dụng trong nhiều tình huống, đây là một số cách lịch sự nhưng cương quyết để nói không:

Chuẩn bị sẵn những câu trả lời này sẽ giúp bạn dễ dàng nói không hơn mà vẫn giữ được sự chuyên nghiệp và mối quan hệ công việc tốt đẹp.

Mẫu email để nói "Không"

Nói không qua email có thể khó khăn — bạn muốn thể hiện sự cương quyết nhưng vẫn chuyên nghiệp, đồng thời duy trì mối quan hệ tốt đẹp. Điều này đặc biệt đúng khi giao tiếp với các bên liên quan bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhà đầu tư.

Dưới đây là các mẫu email phù hợp với các tình huống khác nhau để giúp bạn từ chối yêu cầu một cách lịch sự.

1. Từ chối công việc của đồng nghiệp

📌 Tình huống: Một đồng nghiệp yêu cầu bạn đảm nhận thêm công việc khi bạn đã quá tải.

📧 Chủ đề: Re: Yêu cầu hỗ trợ

Chào [Tên đồng nghiệp],

Cảm ơn bạn đã liên hệ! Tôi rất cảm kích vì bạn đã nghĩ đến tôi, nhưng hiện tại tôi đang bận rộn với các dự án hiện tại. Tôi sẽ không thể dành sự chú ý cần thiết cho việc này vào lúc này.

Nếu bạn cần giúp đỡ để tìm người khác, tôi sẵn lòng giới thiệu một đồng nghiệp có thể giúp bạn. Hãy cho tôi biết tôi có thể hỗ trợ bạn như thế nào!

Thân mến, [Tên của bạn]

2. Từ chối cuộc họp

📌 Tình huống: Bạn được mời tham dự một cuộc họp không cần thiết.

📧 Chủ đề: Re: Lời mời tham dự cuộc họp

Chào [Tên người tổ chức],

Cảm ơn lời mời! Tôi đã xem qua chương trình và tôi nghĩ rằng sự hiện diện của tôi không cần thiết cho cuộc thảo luận này. Nếu có bất kỳ yêu cầu cụ thể nào từ bạn, tôi sẵn lòng cung cấp thông tin qua email hoặc trò chuyện nhanh trước đó.

Hãy cho tôi biết tôi có thể giúp gì!

Thân mến, [Tên của bạn]

3. Từ chối yêu cầu khẩn cấp của khách hàng

📌 Tình huống: Một khách hàng yêu cầu bạn hoàn thành dự án sớm hơn thời hạn đã thỏa thuận, nhưng điều đó là không khả thi.

📧 Chủ đề: Re: Yêu cầu về dòng thời gian dự án

Kính gửi [Tên khách hàng],

Cảm ơn email của bạn và tôi hiểu sự khẩn cấp của yêu cầu này. Hiện tại, nhóm của chúng tôi đang nỗ lực hết sức để hoàn thành công việc với chất lượng cao trong dòng thời gian đã thỏa thuận. Việc đẩy nhanh quá trình có thể ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng, điều mà chúng tôi muốn tránh.

Nếu điều đó thực sự quan trọng, chúng ta có thể xem xét các phương án như điều chỉnh phạm vi công việc hoặc phân bổ lại nguồn lực, tuy nhiên điều này có thể ảnh hưởng đến chi phí hoặc thời hạn. Hãy cho tôi biết bạn muốn tiến hành như thế nào.

Chúng tôi mong chờ ý kiến của bạn.

Thân mến, [Tên của bạn]

4. Từ chối công việc do thiếu chuyên môn

📌 Tình huống: Bạn được yêu cầu thực hiện một công việc không thuộc phạm vi kỹ năng của mình.

📧 Chủ đề: Re: Phân công công việc

Chào [Tên Quản lý/Đồng nghiệp],

Cảm ơn bạn đã xem xét đề nghị của tôi. Mặc dù tôi rất muốn đóng góp, nhưng sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi tin rằng việc này cần có chuyên môn về [kỹ năng cụ thể] để thực hiện hiệu quả, và đó không phải là lĩnh vực thế mạnh của tôi.

Tôi khuyên bạn nên liên hệ với [Người/Bộ phận khác] có kinh nghiệm hơn trong lĩnh vực này. Nếu bạn muốn, tôi có thể hỗ trợ theo cách khác, chẳng hạn như [đề xuất cách đóng góp khác]. Hãy cho tôi biết bạn muốn tiến hành như thế nào!

Thân mến, [Tên của bạn]

Để đơn giản hóa giao tiếp hơn nữa, hãy sử dụng Email ClickApp của ClickUp để quản lý email trực tiếp trong các nhiệm vụ, đảm bảo tất cả các cuộc hội thoại được sắp xếp gọn gàng ở một nơi. Bạn có thể gửi và nhận email từ các nhà cung cấp như Outlook, Gmail và Microsoft Teams, với các email hiển thị dưới dạng bình luận theo chủ đề.

Vượt qua nỗi sợ nói "không"

Dưới đây là cách vượt qua nỗi sợ nói "không" và cảm thấy tự tin hơn khi thể hiện quan điểm của mình:

1. Thay đổi cách suy nghĩ: Nói "không" không phải là điều xấu

Nhiều người liên kết việc nói không với sự tiêu cực, nhưng trên thực tế, đó là một phần thiết yếu của thành công trong công việc. Nó cho thấy rằng bạn:✔ Tôn trọng thời gian và năng lượng của mình ✔ Tập trung vào các ưu tiên phù hợp với mục tiêu của mình ✔ Đánh giá cao chất lượng hơn số lượng

2. Nhận thức rằng mọi người tôn trọng ranh giới

Bạn có thể lo sợ rằng nói không sẽ làm người khác khó chịu, nhưng trên thực tế, hầu hết các chuyên gia đều hiểu và tôn trọng ranh giới. Các chuyên gia quyết đoán thường được coi là đáng tin cậy và có năng lực hơn vì họ biết giới hạn của mình.

3. Chuẩn bị và luyện tập các phản hồi của bạn

Một trong những nỗi sợ lớn nhất khi nói "không" là không biết cách nói ra. Càng chuẩn bị kỹ lưỡng và cải thiện kỹ năng giao tiếp, việc này sẽ càng trở nên dễ dàng hơn. ✔ Hãy chuẩn bị sẵn một vài cụm từ hữu ích (ví dụ: "Tôi rất muốn giúp, nhưng hiện tại tôi đã có lịch rồi.") và luyện tập giải thích ngắn gọn về quyết định của bạn✔ Luyện tập từ chối trong tình huống ít áp lực trước tiên, chẳng hạn như từ chối một yêu cầu bình thường từ đồng nghiệp

4. Chuyển trọng tâm vào giải pháp, không chỉ là từ chối

Nói không không nhất thiết phải là một lời từ chối dứt khoát. Đưa ra các lựa chọn thay thế sẽ khiến câu trả lời của bạn trở nên mang tính xây dựng hơn:✔ Đề xuất người khác: "Tôi không thể nhận việc này, nhưng bạn đã hỏi [Tên đồng nghiệp] hoặc các thành viên khác trong nhóm chưa?" ✔ Đề xuất một dòng thời gian khác: "Tôi không thể làm việc này hôm nay, nhưng tôi có thể xem xét vào tuần sau. "

5. Ngừng xin lỗi quá mức

Cảm thấy có lỗi khi từ chối ai đó là điều tự nhiên, nhưng việc xin lỗi quá mức có thể khiến bạn trông thiếu tự tin hoặc thậm chí kích thích phản ứng tiêu cực.

Thay vì:❌ "Tôi rất xin lỗi, nhưng tôi thực sự không thể làm việc này. Tôi cảm thấy rất tệ, nhưng tôi không có thời gian. "

Thử ngay:✅ "Tôi rất cảm ơn bạn đã hỏi, nhưng hiện tại tôi không thể nhận nhiệm vụ này."

6. Tin rằng việc nói "không" sẽ trở nên dễ dàng hơn theo thời gian

Giống như bất kỳ kỹ năng nào, học cách nói không sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn luyện tập. Theo thời gian, bạn sẽ tự tin hơn trong việc cài đặt ranh giới mà không cảm thấy tội lỗi hay lo lắng.

✔ Bạn sẽ nhận thấy đồng nghiệp tôn trọng bạn hơn vì sự trung thực của bạn✔ Bạn sẽ cảm thấy bớt áp lực và kiểm soát khối lượng công việc tốt hơn✔ Bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những việc thực sự quan trọng trong sự nghiệp của mình

Những điều nên làm và không nên làm khi nói "Không"

Vai trò của các công cụ trong việc quản lý khối lượng công việc và cài đặt ranh giới

Việc nói không trở nên dễ dàng hơn khi bạn có dữ liệu rõ ràng về quy trình làm việc và công việc của mình. Tại đây, việc truy cập vào các công cụ phù hợp có thể giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt về những việc bạn có thể và không thể đảm nhận.

ClickUp là ứng dụng công việc toàn diện, kết hợp quản lý dự án, quản lý kiến thức và cuộc hội thoại, tất cả trong một nền tảng — được hỗ trợ bởi AI công việc hoàn chỉnh nhất thế giới , giúp các nhóm hoàn thành công việc nhanh hơn.

Dưới đây là cách ClickUp có thể giúp bạn và các thành viên trong nhóm thực hành sự minh bạch triệt để và giao tiếp rõ ràng tại nơi làm việc.

1. Sắp xếp công việc và đặt ưu tiên để có cái nhìn tổng quan rõ ràng

Một trong những lý do chính khiến mọi người khó nói không là vì họ không có hình dung rõ ràng về các cam kết của mình. Các tính năng quản lý nhiệm vụ của ClickUp giúp bạn:

✔ Tạo và phân loại công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng. ✔ Sử dụng mức độ ưu tiên để phân biệt giữa công việc phải làm và yêu cầu có mức độ ưu tiên thấp hơn. ✔ Chia nhỏ các dự án lớn thành các công việc con dễ quản lý để tránh cảm giác quá tải.

Với ClickUp, bạn có thể đặt ưu tiên cho công việc, cho phép bạn sắp xếp, lọc và nhóm công việc theo mức độ ưu tiên trong cả chế độ xem Danh sách và Bảng. Ngoài ra, các tùy chọn lọc của ClickUp cho phép bạn tìm kiếm công việc theo mức độ ưu tiên, ngày đáo hạn, người được giao và hơn thế nữa, giúp bạn dễ dàng tìm thấy và tập trung vào các công việc có mức độ ưu tiên cao.

Với danh sách công việc được sắp xếp hợp lý, bạn có thể tự tin đánh giá khi nào cần từ chối công việc thêm.

2. Sử dụng chế độ xem khối lượng công việc và theo dõi thời gian để đánh giá sức chứa

Việc cam kết quá mức thường xảy ra khi bạn không hiển thị được khối lượng công việc hiện có. Bạn có thể sử dụng các tính năng của ClickUp để quản lý khối lượng công việc tốt hơn

✔ Chế độ xem khối lượng công việc để hình dung lượng công việc được giao cho từng thành viên trong nhóm trong một kỳ nhất định. Chế độ xem này cho phép bạn so sánh khối lượng công việc của từng người với sức chứa đã đặt, giúp bạn xác định thành viên nào đang quá tải và phân bổ lại công việc khi cần thiết. Khi có yêu cầu mới, bạn có thể nhanh chóng kiểm tra khối lượng công việc của mình và tự tin trả lời: "Tôi rất muốn giúp, nhưng hiện tại tôi đã làm việc hết công suất. "

Phần thưởng: Sử dụng mẫu Quản lý khối lượng công việc của nhân viên của ClickUp để đánh giá sức chứa của nhóm và phân công công việc phù hợp.

Mẫu này sẽ giúp bạn đạt được điều đó

✔ Theo dõi thời gian : Đo lường thời gian thực tế để hoàn thành công việc để bạn có thể đưa ra cam kết thực tế trong tương lai. ✔ Lập kế hoạch sức chứa: Tránh kiệt sức bằng cách đảm bảo khối lượng công việc của bạn luôn cân bằng.

Bằng cách sử dụng các công cụ này, bạn có thể duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống và tránh cam kết quá mức.

3. Cải thiện giao tiếp với tính năng trò chuyện và bình luận tích hợp

Nói không không nhất thiết phải cảm thấy đột ngột — cách bạn giao tiếp rất quan trọng. Chế độ xem trò chuyện và bình luận nhiệm vụ của ClickUp cho phép bạn:

✔ Giữ tất cả các cuộc hội thoại liên quan đến công việc ở một nơi, đảm bảo sự rõ ràng. ✔ Cung cấp thông tin cập nhật rõ ràng về tiến độ công việc, để quản lý kỳ vọng một cách chủ động. ✔ Cộng tác với nhóm của bạn mà không cảm thấy áp lực phải đồng ý với mọi thứ.

Thay vì cảm thấy cần phải giải thích quá nhiều, bạn có thể tham khảo lại các cuộc thảo luận đã được ghi lại để củng cố ranh giới của mình. Giao tiếp hiệu quả giúp duy trì mối quan hệ tốt với nhóm của bạn bằng cách đảm bảo sự rõ ràng và minh bạch.

4. Sử dụng chế độ xem lịch để lên lịch và phân chia thời gian

Một cách tuyệt vời để từ chối một cách chuyên nghiệp là có một lịch trình được phân chia theo thời gian phản ánh các ưu tiên của bạn. Chế độ xem Lịch của ClickUp rất tuyệt vời để hình dung và điều chỉnh các khối này khi tuần của bạn diễn ra.

Với Chế độ xem Lịch của ClickUp, bạn có thể tích hợp tất cả lịch của mình vào một nơi. Bằng cách này, mọi người có thể biết khi nào bạn bận rộn với các cam kết cá nhân và công việc, từ đó lên kế hoạch công việc phù hợp. Cũng có thể sử dụng cho:

Nếu đồng nghiệp yêu cầu bạn làm việc gấp, bạn có thể kiểm tra lịch làm việc của mình và trả lời: "Tôi rất muốn giúp, nhưng hôm nay tôi đã có lịch làm việc đầy rồi. Hãy để tuần sau chúng ta bàn lại nhé. "

5. Tận dụng các mẫu để sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và quản lý khối lượng công việc

Nếu bạn thường xuyên gặp khó khăn trong việc cài đặt ranh giới, ClickUp cung cấp các mẫu sẵn có để giúp bạn:

✔ Phân công và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc bằng mẫu danh sách công việc. ✔ Quản lý khối lượng công việc của nhóm hiệu quả với mẫu Kế hoạch sức chứa của nhóm. ✔ Lập kế hoạch cho ngày của bạn với mẫu Lịch làm việc.

Bằng cách sử dụng các mẫu có cấu trúc, bạn có thể giảm bớt sự mệt mỏi khi ra quyết định và tự tin quản lý khối lượng công việc của mình mà không phải cam kết quá mức.

Cài đặt ranh giới mà không cảm thấy tội lỗi

Nói không không có nghĩa là khó tính, mà là giữ cho tinh thần của bạn luôn ổn định! Khi bạn đặt ra ranh giới, sắp xếp ưu tiên như một chuyên gia và giao tiếp một cách tự tin, bạn không chỉ bảo vệ thời gian của mình mà còn xây dựng sự nghiệp (và cuộc sống) không bị kiệt sức.

Vì vậy, lần tới khi bạn cảm thấy muốn nói đồng ý vì cảm giác tội lỗi, hãy nhớ: "Tôi rất muốn, nhưng sự kiệt sức trong tương lai của tôi nói không." 😉 Hãy tự tin nói không, lấy lại thời gian của bạn và chứng kiến năng suất (và sự tôn trọng) của bạn tăng vọt! 🚀

Bạn muốn thiết lập ranh giới như một chuyên gia mà không căng thẳng? Hãy dùng ClickUp để quản lý công việc, theo dõi khối lượng công việc và duy trì giao tiếp nhóm trơn tru — tất cả chỉ trong một nơi. Đăng ký miễn phí ngay hôm nay!