Quản lý là một hoạt động phức tạp liên quan đến con người, quy trình và giải quyết vấn đề. Trong một ngày, bạn có thể phải lập kế hoạch cho quý tiếp theo, phân bổ công việc hoặc vật liệu, đàm phán để có thêm ngân sách và đối phó với khách hàng hoặc thành viên nhân viên không hài lòng. 🤹
Do đó, một nhà quản lý hiệu quả cần phát triển một phạm vi rộng các kỹ năng. Những kỹ năng này có thể được chia thành các loại được gọi là vai trò quản lý.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu vai trò quản lý là gì và các loại vai trò được phân loại như thế nào. Bạn cũng sẽ khám phá cách sử dụng các định nghĩa về vai trò quản lý này để phát triển kỹ năng quản lý và tăng cơ hội thăng tiến. 🙌
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Vai trò quản lý là yếu tố thiết yếu để quản lý hiệu quả, liên quan đến con người, quy trình và giải quyết vấn đề
- Mô hình của Henry Mintzberg phân loại vai trò quản lý thành ba lĩnh vực: giao tiếp giữa các cá nhân, thông tin và ra quyết định. Vai trò giao tiếp giữa các cá nhân bao gồm vai trò đại diện, lãnh đạo và liên lạc, tập trung vào giao tiếp và xây dựng mối quan hệ
- Vai trò thông tin bao gồm vai trò giám sát, truyền đạt và phát ngôn, tập trung vào việc thu thập, xử lý và chia sẻ thông tin
- Vai trò ra quyết định bao gồm vai trò doanh nhân, người xử lý sự cố, người phân bổ nguồn lực và người đàm phán, tập trung vào việc ra quyết định và giải quyết vấn đề
- Để trở thành một nhà quản lý giỏi, bạn cần đánh giá kỹ năng của mình, lập kế hoạch phát triển, sử dụng các công cụ trực tuyến và duy trì giao tiếp hiệu quả với nhóm của mình
- Một ứng dụng toàn diện cho công việc, như ClickUp, có thể giúp bạn đặt mục tiêu phát triển và theo dõi mọi khía cạnh trong hành trình quản lý của mình
Vai trò quản lý là gì?
Vai trò quản lý là một cách phân loại các hàm khác nhau của quản lý. Các vai trò này được phát triển bởi một học giả và tác giả người Canada, Giáo sư Henry Mintzberg, và được xuất bản vào năm 1989 trong cuốn sách của ông, "Mintzberg on Management: Inside Our Strange World of Organizations. "
Các vai trò quản lý của Mintzberg giúp xác định các kỹ năng cần thiết cho các nhà quản lý ở các cấp khác nhau trong cơ cấu tổ chức.
Cho dù bạn đã ở vị trí quản lý hay đang ứng tuyển vào vị trí này, hãy sử dụng các định nghĩa về vai trò quản lý này để làm rõ mô tả công việc của bạn và xác định các lĩnh vực cần cải thiện để nâng cao bộ công cụ chuyên môn của bạn. 🛠️
Các vai trò và trách nhiệm quản lý phổ biến
Lý thuyết quản lý của Mintzberg mô tả ba loại vai trò quản lý khác nhau: vai trò giao tiếp, vai trò thông tin và vai trò ra quyết định. Mỗi loại được chia thành một số vai trò quản lý cụ thể.
Do bản chất của công việc quản lý, bạn có thể sẽ cần sử dụng một số, nếu không phải tất cả, các kỹ năng này vào các thời điểm khác nhau trong ngày làm việc. 🕜
Vai trò giữa các cá nhân
Trong vai trò liên cá nhân, người quản lý có trách nhiệm cung cấp ý tưởng và thông tin. Họ tương tác với những người khác để đảm bảo mọi việc được hoàn thành phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Điều này bao gồm giao tiếp cả trong nội bộ tổ chức và bên ngoài, ví dụ như với khách hàng và các bên liên quan khác.
Vai trò quản lý giữa các cá nhân: Người đứng đầu, người lãnh đạo và người liên lạc
Vai trò thông tin
Trong danh mục này, người quản lý chịu trách nhiệm tạo hoặc thu thập dữ liệu, sau đó xử lý và chia sẻ thông tin với những người khác. Dữ liệu có thể được thu thập từ bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp và nhiệm vụ của người quản lý là phân tích dữ liệu và đảm bảo dữ liệu được chuyển đến những người cần.
Thông tin vai trò quản lý: Giám sát, Phổ biến, Người phát ngôn
Vai trò ra quyết định
Trong các vai trò quản lý này, người quản lý sử dụng kiến thức thu thập được, cùng với khả năng ra quyết định và giao tiếp, để đưa tổ chức tiến tới các mục tiêu của mình. 🌈
Vai trò quản lý quyết định: Doanh nhân, Người xử lý sự cố, Người phân bổ nguồn lực và Người đàm phán
Vai trò quản lý Theo Henry Mintzberg
Bây giờ bạn đã hiểu các loại vai trò quản lý của Mintzberg, hãy cùng xem xét chi tiết hơn 10 định nghĩa về vai trò quản lý này.
1. Người đứng đầu
Vai trò hình thức gắn liền với cấp quản lý cao và thường được trao quyền hạn và quyền lực nhất định, thường đi kèm với trách nhiệm pháp lý.
Ở cấp độ này, các nhà quản lý đại diện và quảng bá công ty bên ngoài tại các cuộc họp với khách hàng, các thủ tục pháp lý hoặc các sự kiện xã hội. Họ cũng có vai trò nội bộ, là tấm gương và truyền cảm hứng cho các thành viên trong nhóm để tiếp tục hướng tới các mục tiêu kinh doanh. ✨
2. Nhà lãnh đạo
Trong vai trò lãnh đạo, các nhà quản lý giám sát hiệu suất của một tổ chức, bộ phận hoặc nhóm và đảm bảo động lực của nhóm luôn tích cực. Họ đặt ra các mục tiêu, như mục tiêu bán hàng hoặc dự án, và truyền đạt những mục tiêu đó đến tất cả các thành viên trong nhóm. 🎯
Các nhà lãnh đạo phân công công việc, kiểm tra tiến độ và cung cấp phản hồi, hỗ trợ và động viên khi cần thiết. Vai trò của nhà lãnh đạo cũng có thể bao gồm một số hàm nhân sự, như tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân viên.
3. Điều phối
Vai trò liên lạc chịu trách nhiệm phát triển và duy trì các mối quan hệ nội bộ và bên ngoài. Họ đóng vai trò là cầu nối giữa các thành viên trong các nhóm khác nhau hoặc ở các cấp khác nhau trong chuỗi lệnh, truyền đạt và kết nối mọi người để hoàn thành công việc. 🤝
Liên lạc viên cũng có thể phối hợp với các bên liên quan bên ngoài, chẳng hạn như gặp gỡ khách hàng để hiểu nhu cầu của họ hoặc kết nối với các đối tác và nhà cung cấp để thúc đẩy mục tiêu của công ty.
4. Giám sát
Trong vai trò giám sát, các nhà quản lý tích cực tìm kiếm thông tin để đánh giá hiệu quả kinh doanh và xác định các vấn đề và cơ hội. Ví dụ, họ có thể thu thập phản hồi của khách hàng và phát hiện ra một vấn đề lặp đi lặp lại cần phải khắc phục — hoặc tìm được nguồn cảm hứng cho các sản phẩm mới. 💡
Người giám sát cũng theo dõi các xu hướng trong ngành để đảm bảo doanh nghiệp duy trì khả năng cạnh tranh và tuân thủ các thay đổi về quy định.
5. Người truyền đạt
Hàm của vai trò quản lý này là thu thập thông tin chiến lược và kỹ thuật từ các nguồn khác nhau và truyền đạt đến những người thích hợp. Thông tin này có thể bao gồm các vấn đề được nêu ra trong các cuộc họp cá nhân hoặc nhóm hoặc ý tưởng về sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
Thông tin cũng có thể là các đề xuất để tối ưu hóa quy trình bằng cách triển khai phần mềm quản lý hoạt động mới. Các sáng kiến có thể cần được cấp trên phê duyệt hoặc phổ biến đến nhân viên. Việc này có thể được thực hiện bằng miệng hoặc bằng văn bản, trực tiếp với người có liên quan hoặc thông qua chuỗi lệnh từ cấp trên xuống cấp dưới.
6. Người phát ngôn
Trong vai trò người phát ngôn, người quản lý là bộ mặt của nhóm hoặc toàn bộ tổ chức. Ví dụ, họ có thể trình bày kết quả và mục tiêu kinh doanh của nhóm trong năm tới cho nhóm quản lý cấp cao.
Người phát ngôn cũng có thể chia sẻ kết quả của công ty tại cuộc họp cổ đông hoặc phát biểu tại hội nghị để nâng cao uy tín của công ty với khách hàng hiện tại hoặc khách hàng tiềm năng và các nhà đầu tư. 💰
7. Nhà khởi nghiệp
Vai trò của doanh nhân là tạo ra sự thay đổi và đổi mới trong công ty đồng thời quản lý các quy trình kinh doanh và giải quyết vấn đề. Họ đưa ra những ý tưởng mới để duy trì khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, ví dụ như thử nghiệm các sản phẩm mới đang thịnh hành. 📈
Các nhà quản lý kinh doanh quyết định các sáng kiến chiến lược, như sử dụng kênh tiếp thị mới hoặc hình thành quan hệ đối tác kinh doanh. Họ cũng thực hiện bất kỳ điều chỉnh tổ chức nào có thể cần thiết, như tái cấu trúc bộ phận, mua lại doanh nghiệp khác hoặc chuẩn hóa quy trình.
8. Người xử lý sự cố
Trong vai trò quản lý này, người quản lý phải đối phó với các thách thức phát sinh. Người xử lý sự cố quản lý các vấn đề và khắc phục sự cố để duy trì năng suất và giữ cho hoạt động diễn ra suôn sẻ.
Các rối loạn có thể bao gồm các vấn đề nội bộ, chẳng hạn như mất một nhân viên có giá trị hoặc cần giải quyết xung đột giữa các thành viên trong nhóm. Vấn đề cũng có thể đến từ bên ngoài, chẳng hạn như đối phó với khách hàng không hài lòng hoặc nhà cung cấp vi phạm hợp đồng. 🪄
9. Người phân bổ tài nguyên
Trong vai trò phân bổ nguồn lực, người quản lý quyết định cách phân bổ nguồn lực của tổ chức một cách tối ưu để tận dụng thời gian và ngân sách có sẵn. Ví dụ về nguồn lực bao gồm thành viên nhân viên, cơ sở vật chất, vật liệu và thiết bị.
Việc phân bổ có thể yêu cầu lập lịch trình các nguồn lực theo khối lượng công việc của dự án, phân chia kinh phí giữa các bộ phận dựa trên ngân sách hoặc phân bổ thiết bị khi cần thiết.
10. Nhà đàm phán
Vai trò của người đàm phán là đàm phán thay mặt cho một bộ phận hoặc toàn bộ doanh nghiệp để đạt được kết quả tốt nhất cho tất cả các bên liên quan. Ví dụ, người quản lý có thể cần đàm phán với nhân viên về mức lương, với ban giám đốc về ngân sách của bộ phận hoặc với bộ phận khác để có được sự hỗ trợ của các thành viên trong nhóm có kỹ năng cụ thể. Hoặc họ có thể đàm phán với khách hàng hoặc nhà cung cấp về sản phẩm, ngày đáo hạn và chi phí. 💸
Bây giờ bạn đã hiểu các vai trò khác nhau của một nhà quản lý và một số nguyên tắc quản lý, hãy cùng khám phá cách bạn có thể sử dụng kiến thức này để nâng cao kỹ năng của bản thân.
Ứng dụng Mô hình vai trò quản lý trong môi trường làm việc
Để trở thành một nhà quản lý thực sự thành công và hoàn hảo, bạn phải có khả năng đảm nhận bất kỳ vai trò quản lý nào khi cần thiết. Hãy suy nghĩ về mức độ bạn sử dụng từng vai trò trong vị trí hiện tại của mình hoặc tìm hiểu để biết những vai trò nào phù hợp với công việc bạn mong muốn.
Điều đó không có nghĩa là bạn phải giỏi tất cả các khía cạnh—rất ít người làm được điều đó. Nhưng việc phát triển những lĩnh vực mà bạn có thể cải thiện là điều hợp lý. 💪
Một cách để làm điều đó là tận dụng các công cụ có thể giúp bạn cải thiện các quy trình quản lý.
ClickUp là công cụ quản lý dự án và năng suất tất cả trong một, lý tưởng để quản lý nhóm, nâng cao kỹ năng lãnh đạo và hợp lý hóa khối lượng công việc. Sử dụng công cụ này để xác định mục tiêu, lập kế hoạch cho con đường phía trước và theo dõi tiến độ của bạn — đồng thời tiết kiệm thời gian và nỗ lực ở mọi bước. 🏆
Bước 1. Đánh giá kỹ năng hiện tại của bạn
Đối với mỗi định nghĩa về vai trò quản lý, hãy đánh giá mức độ kỹ năng hiện tại của bạn trên thang điểm từ 1 đến 10, trong đó 1 là "không có kỹ năng" và 10 là "cực kỳ có kỹ năng". Bạn có thể dễ dàng thực hiện việc này trong ClickUp Doc để luôn có thể quay lại xem mình đã tiến bộ như thế nào.
Sử dụng đánh giá này để quyết định vai trò nào bạn muốn tập trung cải thiện. Xác định rõ ràng mục tiêu bạn muốn đạt được và thiết lập Mục tiêu ClickUp để phấn đấu. 📌
Bước 2. Lập kế hoạch phát triển
Sử dụng một trong các công cụ lập bản đồ quy trình của ClickUp —như Bảng trắng ClickUp hoặc Bản đồ Tư duy ClickUp —để lập kế hoạch cho con đường phía trước. Đối với mỗi vai trò bạn muốn thực hiện, hãy lập bản đồ các kỹ năng cụ thể bạn cần phát triển.
Ví dụ, nếu bạn đã quyết định muốn cải thiện khả năng lãnh đạo và liên lạc, thì việc rèn luyện trí tuệ cảm xúc và kỹ năng giao tiếp sẽ là một điểm khởi đầu tuyệt vời.
Hoặc nếu bạn tập trung vào vai trò phát ngôn viên, bạn có thể cần học các kỹ năng thuyết trình. Mặt khác, kỹ năng xử lý rối loạn của bạn có thể sẽ được cải thiện nhờ đào tạo giải quyết vấn đề và giải quyết xung đột. 🌻
Bước 3. Xác định cơ hội học tập
Để tìm cách nâng cao kỹ năng hiệu quả nhất, hãy bắt đầu bằng việc hỏi xem nơi làm việc của bạn có cung cấp các khóa đào tạo nội bộ về bất kỳ kỹ năng nào bạn muốn học hay không. Nếu không, bạn có thể cần đăng ký tham gia một chương trình đào tạo bên ngoài. Hỏi đồng nghiệp đã thành thạo những kỹ năng đó về các cuốn sách, podcast và blog mà họ khuyến nghị.
Trong quá trình học, hãy ghi chú vào ClickUp Notepad. Sau đó, sử dụng ClickUp AI để tóm tắt và định dạng ghi chú của bạn để có thể nhanh chóng tham khảo khi cần mà không phải lục lọi các bản ghi chép gốc. 📝
Bước 4. Lập kế hoạch công việc phát triển
Khi bạn dành thời gian cho một việc gì đó, bạn sẽ có nhiều khả năng thực hiện việc đó hơn. Trích xuất các công việc cụ thể từ kế hoạch bạn đã phát triển trong bước trước và lên lịch cho chúng trong lịch của bạn.
Tạo các nhiệm vụ ClickUp có thể theo dõi trực tiếp từ bất kỳ tài liệu ClickUp nào khác và thêm dòng thời gian và ngày đáo hạn. Bạn thậm chí có thể liên kết các nhiệm vụ này với các mục tiêu ClickUp cụ thể.
Ghi các khóa học bạn dự định tham gia vào lịch của mình và chặn thời gian học để đọc hoặc nghe podcast. Sử dụng Chế độ xem Lịch của ClickUp để xem bản trình bày trực quan hữu ích về kế hoạch của bạn. 🗓️
Bước 5. Tận dụng các công cụ trực tuyến
Một phần của việc thành thạo vai trò quản lý là thực hiện công việc của bạn một cách hiệu quả và hiệu quả nhất có thể. Các công cụ trực tuyến đóng vai trò quan trọng trong việc này, giúp tiết kiệm thời gian cho các công việc nhàm chán để bạn có nhiều thời gian hơn cho những việc thực sự quan trọng. ⏱️
📮ClickUp Insight: Chỉ 8% sử dụng công cụ quản lý dự án để theo dõi các mục hành động.
Theo nghiên cứu của ClickUp, khoảng 92% nhân viên có nguy cơ bỏ lỡ các quyết định quan trọng do thông tin bị phân tán trên nhiều nền tảng không kết nối với nhau. Để tránh việc chuyển đổi nền tảng và bối cảnh không cần thiết, hãy thử ClickUp , ứng dụng tất cả trong một cho công việc*.
Các công cụ trực tuyến như phần mềm quản lý nhân viên và mẫu quản lý dự án giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của nhóm, tăng năng suất và hiệu quả toàn diện.
Kết hợp với các mẫu như ClickUp Manager Log, chúng cung cấp cho bạn tất cả thông tin cần thiết để trở thành một nhà lãnh đạo, giám sát, phân bổ nguồn lực và xử lý sự cố tốt hơn.
Bước 6. Giữ liên lạc với nhân viên của bạn
Một công việc quan trọng trong tất cả các định nghĩa về vai trò quản lý là giao tiếp. Giao tiếp đó có thể là với nhóm của bạn, các bộ phận khác, cấp quản lý cao hơn hoặc các bên liên quan bên ngoài như khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ. 💬
ClickUp giúp bạn dễ dàng thực hiện điều này với nhiều công cụ giao tiếp. Để lại nhận xét trong ClickUp Docs bằng cách gắn thẻ cá nhân hoặc nhóm bằng @mentions. Hoặc gửi tin nhắn cho bất kỳ ai trong nhóm của bạn theo thời gian thực bằng chế độ xem ClickUp Chat.
ClickUp cũng tích hợp với các ứng dụng giao tiếp phổ biến như Zoom và Microsoft Teams để bạn có thể bắt đầu một cuộc gọi hội nghị chỉ bằng một nút bấm.
Nắm vững Vai trò quản lý và thúc đẩy sự nghiệp của bạn
Quản lý một nhóm hoặc một doanh nghiệp đòi hỏi một phạm vi kỹ năng rộng. Henry Mintzburg đã phân loại những kỹ năng này thành ba loại: vai trò liên quan đến quan hệ giữa các cá nhân, vai trò liên quan đến thông tin và vai trò liên quan đến ra quyết định. Những vai trò này được chia thành tổng cộng 10 vai trò quản lý, mà các nhà quản lý sử dụng rộng rãi trong suốt ngày làm việc của họ.
Hiểu rõ vai trò của mình sẽ giúp bạn xác định công việc của mình và dễ dàng xác định những lĩnh vực cần phát triển thêm. Phạm vi công cụ trực tuyến của ClickUp cung cấp mọi thứ bạn cần cho quá trình phát triển này, cũng như mọi khía cạnh khác trong công việc của bạn. 🤩
Đăng ký miễn phí với ClickUp ngay hôm nay và chuẩn bị đưa sự nghiệp (và nhóm của bạn) lên một tầm cao mới.