So với các cuộc họp trực tiếp, các cuộc họp ảo giúp việc hợp tác giữa các địa điểm khác nhau trở nên đơn giản hơn và phù hợp với giờ làm việc linh hoạt hơn.
Nhưng thành thật mà nói, tổ chức các cuộc họp từ xa suôn sẻ không phải lúc nào cũng dễ dàng. Từ sự cố kỹ thuật đến sự mất tập trung, mọi thứ rất dễ bị trật bánh.
Với một vài chiến lược thông minh, bạn có thể vượt qua những thách thức này và học cách làm cho các cuộc họp ảo của bạn trở thành những phiên họp tương tác, năng suất và hấp dẫn hơn.
Làm cho các cuộc họp ảo trở nên thú vị
Các cuộc họp ảo không nhất thiết phải khô khan hay đơn điệu. Với sự kết hợp phù hợp giữa các hoạt động và sự hài hước, bạn có thể tạo ra một bầu không khí hấp dẫn và vui vẻ, giúp các thành viên trong nhóm làm việc từ xa luôn duy trì động lực.
Kết hợp các trò chơi hoặc hoạt động xây dựng nhóm
Các trò chơi và hoạt động xây dựng nhóm là cách tuyệt vời để phá vỡ sự đơn điệu. Các câu đố nhanh, trò chơi tìm kiếm ảo hoặc thậm chí một vòng trò chơi "Hai sự thật và một lời nói dối" có thể giúp thúc đẩy sự hợp tác và làm không khí trở nên nhẹ nhàng hơn.
Khi người tham gia cảm thấy cuộc họp thú vị, họ sẽ có xu hướng tham gia tích cực hơn và đóng góp ý kiến nhiều hơn.
Đọc thêm: Hơn 100 hoạt động xây dựng nhóm ảo thú vị để thúc đẩy tinh thần đồng đội
Thêm sự hài hước vào các cuộc họp ảo của bạn
Một chút hài hước sẽ mang lại hiệu quả lớn trong môi trường ảo. Chia sẻ những câu chuyện vui hoặc những giai thoại hài hước có thể làm cho không khí cuộc họp trở nên thoải mái hơn.
Khi mọi người cùng cười, điều đó tạo ra cảm giác kết nối, ngay cả trong không gian kỹ thuật số. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải giữ sự hài hước trong chừng mực, tôn trọng và chuyên nghiệp để tránh sự lúng túng.
Sử dụng các hoạt động khởi động sáng tạo để khơi dậy sự tham gia
Bắt đầu với các hoạt động phá băng sáng tạo sẽ tạo ra không khí cho một phiên tương tác. Các công cụ như Mẫu Bảng trắng Phá băng ClickUp cho phép người tham gia chia sẻ những thông tin thú vị nhanh chóng hoặc hoàn thành các hoạt động hợp tác, tạo ra sự chuyển tiếp suôn sẻ vào cuộc họp. Các hoạt động phá băng giúp mọi người cảm thấy thoải mái và sẵn sàng tham gia vào nội dung.
Các chiến lược này có thể biến các cuộc họp trực tuyến của bạn thành những trải nghiệm năng động, hấp dẫn và thú vị mà mọi người đều mong đợi.
Đọc thêm: 10 phần mềm họp 1-1 hữu ích nhất cho nhà quản lý
Tăng cường sự tham gia trong các cuộc họp ảo
Các cuộc họp nhóm ảo có thể dễ dàng mất đi động lực nếu thiếu sự tham gia. Nhưng với các chiến thuật và công cụ phù hợp, bạn có thể biến chúng thành các phiên họp năng động, tương tác, giúp mọi người tham gia tích cực.
Một công cụ trợ giúp nổi bật nhờ tính linh hoạt là ClickUp , cung cấp một loạt các tính năng giúp quản lý các cuộc họp ảo dễ dàng hơn.
Hãy cùng khám phá một số chiến lược đã được chứng minh để làm cho các cuộc họp ảo của bạn trở nên năng động và có tác động hơn.
Khuyến khích sự tham gia và tương tác
Để giữ cho các cuộc họp ảo tương tác, hãy tập trung vào sự tham gia tích cực. Dưới đây là cách bạn có thể đạt được điều đó:
- Phân công vai trò: Kêu gọi mọi người tham gia bằng cách phân công vai trò như người chấm công hoặc người ghi chú. Điều này giúp tăng trách nhiệm và giữ cho người tham gia tập trung
- Bắt đầu bằng một câu hỏi hoặc câu hỏi phá băng: Bắt đầu bằng một ghi chú vui vẻ, tương tác để làm không khí nhóm thoải mái hơn và khơi gợi cuộc hội thoại
- Sử dụng phòng họp nhỏ cho các cuộc thảo luận nhỏ hơn: Tạo phòng họp nhỏ cho các cuộc họp lớn hơn để cho phép người tham gia kết nối thành các nhóm nhỏ hơn và chia sẻ ý kiến của họ một cách tự do hơn
- Thu hút nhóm của bạn tham gia bằng các cuộc thăm dò ý kiến và phiên hỏi đáp: Sử dụng các cuộc thăm dò ý kiến trực tiếp hoặc phiên hỏi đáp để đảm bảo mọi ý kiến của mọi người đều được lắng nghe và cuộc họp luôn mang tính tương tác
Tạo tài liệu cộng tác
Với ClickUp Docs, nhóm của bạn có thể tạo, chỉnh sửa và cộng tác trên các ghi chú cuộc họp trong thời gian thực. Điều này đảm bảo rằng tất cả các điểm chính được ghi lại chính xác và không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. Ngoài ra, nó giúp mọi người luôn đồng bộ, theo nghĩa đen, vì các ghi chú có thể được chia sẻ ngay lập tức.
Để làm việc hiệu quả hơn nữa, bạn có thể sử dụng Mẫu cuộc họp của ClickUp để sắp xếp các cuộc họp của mình từ đầu đến cuối, đảm bảo chúng được tổ chức tốt, có mục đích và hiệu quả.
Mẫu hợp tác này là một tài liệu ClickUp được thiết kế để cung cấp bản tóm tắt hoàn hảo cho một cuộc họp thành công. Nó cho phép bạn tập trung các ghi chú cuộc họp, phân công nhiệm vụ trong thời gian thực và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ mục hành động nào. Điều này giúp các thành viên tham gia có trách nhiệm và gắn kết ngay cả sau cuộc họp.
Chuẩn bị sẵn danh sách công việc để phân công
Việc chuẩn bị cho một cuộc họp trở nên thật dễ dàng với tính năng Quản lý nhiệm vụ của ClickUp. Bạn có thể sắp xếp và ưu tiên các công việc, đảm bảo các chủ đề quan trọng được nêu bật và sẵn sàng để thảo luận. Trong cuộc họp, bạn có thể chỉ định các mục hành động trong thời gian thực, giúp việc theo dõi và trách nhiệm trở nên dễ quản lý hơn.
Đặt mục tiêu và chương trình cuộc họp rõ ràng
Không ai thích một cuộc họp kéo dài mà không có mục đích. Để đảm bảo cuộc họp của bạn hiệu quả, hãy bắt đầu bằng cách cài đặt các mục tiêu rõ ràng:
- Tạo chương trình nghị sự chi tiết: Gửi chương trình nghị sự cuộc họp trước để mọi người biết nội dung cuộc họp. Bạn có thể sử dụng Mẫu chương trình nghị sự ClickUp để đảm bảo tất cả các điểm quan trọng được đề cập đến
- Tập trung vào các vấn đề ưu tiên: Đảm bảo các chủ đề quan trọng nhất được thảo luận trước tiên. Điều này giúp cuộc họp không bị lạc hướng và đảm bảo các vấn đề quan trọng được giải quyết
- Làm rõ các mục hành động: Trước khi kết thúc, hãy xem lại các bước tiếp theo và trách nhiệm của từng người để mọi người đều hiểu rõ những việc cần làm
Duy trì lãi suất với các yếu tố đa phương tiện
Các yếu tố đa phương tiện — chẳng hạn như video, slide hoặc Bảng trắng ClickUp tương tác — thêm một lớp trực quan, tương tác vào các cuộc họp của bạn. Cho dù bạn đang brainstorming ý tưởng hay vạch ra chiến lược, bảng trắng cho phép hợp tác sáng tạo một cách trực quan và thân thiện với người dùng, giúp các nhóm dễ dàng làm việc cùng nhau trong thời gian thực.
Các công cụ hỗ trợ trực quan có thể đơn giản hóa các khái niệm phức tạp và giữ sự chú ý lâu hơn. Bạn cũng có thể tạo các video quay màn hình ngắn với ClickUp Clips để tạo hướng dẫn nhanh cho nhóm.
Những kỹ thuật này sẽ giúp bạn tổ chức các cuộc họp tương tác, vốn là động lực rất cần thiết cho tất cả các nhóm làm việc từ xa của bạn.
Mẹo tổ chức cuộc họp ảo thành công
Cuộc họp ảo không nhất thiết phải nhàm chán. Với cách tiếp cận phù hợp, bạn có thể làm cho cuộc họp diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và thậm chí còn thú vị! Dưới đây là cách tổ chức một cuộc họp ảo thành công mà nhóm của bạn thực sự mong đợi.
Giữ lịch trình tập trung
Lịch của ClickUp cho phép bạn xem tất cả các cuộc họp sắp tới ở một nơi, đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ một phiên quan trọng. Nó cũng tích hợp liền mạch với Lịch Google và giúp tổ chức các cuộc họp Zoom hiệu quả.
ClickUp Reminders cho phép bạn đặt lời nhắc và theo dõi mọi cuộc họp đã lên lịch một cách dễ dàng.
Chọn nền tảng phù hợp để có trải nghiệm mượt mà
Đầu tiên, hãy chọn nền tảng phù hợp. Điều này giống như chọn một đôi giày phù hợp — chức năng rất quan trọng! Zoom, Microsoft Teams hay Google Meet?
Chọn một tính năng phù hợp với nhu cầu của bạn và có tất cả các tính năng cần thiết, như chia sẻ màn hình, trò chuyện và phòng họp nhỏ, để duy trì tính tương tác. Đừng quên kiểm tra thiết bị của bạn trước. Không có gì tệ hơn là câu "Xin lỗi, bạn có nghe thấy tôi không?" sau 5 phút cuộc họp bắt đầu.
Với SyncUps trong Trò chuyện ClickUp, bạn có thể thực hiện cuộc gọi âm thanh và video trực tiếp từ Không gian Làm việc của riêng mình, không cần nền tảng bên ngoài! Chia sẻ màn hình, liên kết đến các nhiệm vụ trong trò chuyện, gán nhận xét vào cuộc gọi và hơn thế nữa. Ngoài ra, AI có thể tự động đăng tóm tắt và tạo các mục hành động từ cuộc gọi.
Giữ cho giao tiếp rõ ràng và thu hút
Các cuộc họp ảo có thể giống như nói chuyện với hư không, do đó, giao tiếp hiệu quả là điều tuyệt đối cần thiết. Hãy nói rõ ràng và súc tích.
Sử dụng hình ảnh trực quan — slide hoặc tài liệu được chia sẻ — để làm cho mọi thứ rõ ràng. Sau cuộc họp, đảm bảo gửi biên bản cuộc họp cùng với các mục hành động để không mất đà. ClickUp Chat giúp việc này trở nên dễ dàng với FollowUps™.
Luôn đúng giờ và đúng tiến độ như một chuyên gia
Thời gian là tiền bạc, đặc biệt là trong các cuộc họp ảo. Bắt đầu với một chương trình nghị sự vững chắc và tuân thủ nó một cách nghiêm ngặt. Chia cuộc họp thành các phần và đặt giới hạn thời gian cho mỗi phần.
Đặt hẹn giờ nếu cần! Điều này sẽ giúp mọi người tập trung và tránh những tình huống đáng sợ như "chúng ta đang quá giờ".
Tính năng Theo dõi thời gian của ClickUp cho phép bạn theo dõi thời gian dành cho các cuộc họp và tối ưu hóa thời lượng và năng suất của các phiên trong tương lai.
Tóm tắt nhanh các điểm chính giữa các phần sẽ giúp cuộc họp được tổ chức có trật tự và đảm bảo không ai bị lạc đề.
Cũng nên đọc: Khi nào nên bật hoặc tắt camera trong các cuộc họp ảo
Vượt qua những thách thức phổ biến trong các cuộc họp ảo
Cuộc họp ảo có thể mang đến những thách thức riêng, nhưng với cách tiếp cận phù hợp, chúng có thể diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là cách làm cho cuộc họp ảo trở nên tương tác hơn bằng cách giải quyết một số vấn đề phổ biến nhất.
Giải quyết các vấn đề kỹ thuật và kết nối
- Kiểm tra kỹ thuật: Trước cuộc họp, hãy kiểm tra nền tảng và đảm bảo âm thanh, video và mọi tệp tin được chia sẻ đều hoạt động bình thường
- Tối ưu hóa độ ổn định của internet: Khuyến khích các thành viên trong nhóm sử dụng Wi-Fi mạnh hoặc tốt hơn là kết nối có dây để giảm thiểu độ trễ hoặc gián đoạn
- Có kế hoạch dự phòng: Trong trường hợp nền tảng gặp sự cố, sử dụng công cụ họp phụ hoặc tùy chọn quay số đảm bảo cuộc họp tiếp tục diễn ra mà không bị gián đoạn
- Cung cấp hỗ trợ nền tảng: Cung cấp hướng dẫn hoặc chỉ dẫn nhanh để tất cả người tham gia cảm thấy thoải mái khi sử dụng các công cụ họ sẽ sử dụng
Giảm thiểu sự phân tâm và duy trì sự tập trung
- Tạo môi trường không có yếu tố gây xao lãng: Khuyến nghị người tham gia chọn một không gian yên tĩnh và đóng các tab hoặc ứng dụng không cần thiết để duy trì sự tập trung
- Phá vỡ sự đơn điệu: Chuyển đổi giữa nói, hình ảnh và các hoạt động tương tác để giữ cho nhóm tham gia. Sử dụng các công cụ như bảng trắng hợp tác để khơi dậy sự tham gia
- Đặt ra kỳ vọng trước: Đặt ra các quy tắc đơn giản như tắt tiếng khi không nói, giữ camera bật hoặc sử dụng trò chuyện để đặt câu hỏi
💡Mẹo chuyên nghiệp: Khuyến khích mọi người tắt tiếng khi không nói. Thật đáng ngạc nhiên khi mọi việc diễn ra suôn sẻ hơn bao nhiêu khi chúng ta không bị phân tâm bởi tiếng chó sủa hay tiếng gõ phím ồn ào.
Quản lý các nhóm lớn và đa dạng
- Phân công trách nhiệm: Chỉ định một người điều phối để hướng dẫn cuộc thảo luận, đảm bảo sự tham gia công bằng và quản lý thời gian hiệu quả
- Sử dụng các cuộc thảo luận nhỏ hơn: Phòng họp nhỏ hoặc hoạt động nhóm giúp quản lý các nhóm lớn và thúc đẩy các cuộc hội thoại có ý nghĩa hơn
- Điều chỉnh cách tiếp cận: Nếu nhóm của bạn trải rộng trên nhiều bộ phận hoặc múi giờ, hãy điều chỉnh thời gian và định dạng cuộc họp để phù hợp với mọi người. Chia sẻ ghi chú cuộc họp và công việc cần theo dõi để đảm bảo mọi người đều rõ ràng
Bằng cách dự đoán những thách thức này và điều chỉnh chiến lược, bạn sẽ tạo ra một môi trường họp ảo tập trung hơn.
Đo lường thành công và hiệu quả của các cuộc họp ảo
Bạn đang tự hỏi liệu các cuộc họp ảo của mình có đạt được mục tiêu hay chỉ là một sự lãng phí thời gian? Đánh giá mức độ thành công của các cuộc họp là chìa khóa để đảm bảo chúng mang lại hiệu quả và sự tham gia tích cực.
Dưới đây là cách bạn có thể làm điều đó với một chút khéo léo!
Cài đặt các chỉ số thành công rõ ràng (để mọi người đều biết tình hình)
Trước khi nhấn "Bắt đầu cuộc họp", hãy quyết định thành công là như thế nào. Bạn muốn ra quyết định nhanh hơn? Giữ mọi người tham gia? Kết thúc đúng giờ (vâng, xin vui lòng)?
Xác định các chỉ số như tỷ lệ hoàn thành công việc hoặc mức độ tham gia. Các chỉ số thành công này sẽ giúp cuộc họp của bạn diễn ra theo đúng kế hoạch và cho bạn biết liệu bạn đang làm tốt hay cần điều chỉnh một số điều.
Nhận phản hồi chân thực (không che đậy)
Đừng chỉ đoán cuộc họp diễn ra như thế nào — hãy hỏi nhóm của bạn! Ngay sau cuộc họp, hãy gửi khảo sát nhanh hoặc biểu mẫu phản hồi. Hỏi về luồng cuộc họp, sự rõ ràng trong giao tiếp và liệu mọi người có cảm thấy được tham gia hay không.
Sử dụng dữ liệu này để tìm hiểu xem mọi người có mất tập trung hay mọi thứ đã rõ ràng. Phản hồi trung thực giúp bạn thấy được điều gì hiệu quả và điều gì không (và giúp bạn tránh lặp lại những sai lầm tương tự).
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Biểu mẫu ClickUp để thu thập phản hồi một cách hiệu quả và biến chúng thành những thông tin hữu ích có thể hành động được
Luôn cải tiến (vì không ai thích những cuộc họp nhàm chán)
Phản hồi có thể cho bạn biết cách làm cho các cuộc họp ảo trở nên tương tác hơn trong tương lai. Bạn nhận thấy xu hướng như mọi người khó tập trung hoặc một số vấn đề kỹ thuật nhất định? Hãy khắc phục nó!
Việc liên tục cải thiện dựa trên dữ liệu và phản hồi có nghĩa là mỗi cuộc họp sẽ diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Ngoài ra, bạn có thể cập nhật các chỉ số thành công để phù hợp với các mục tiêu mới khi nhóm của bạn phát triển.
Cũng nên đọc: Tổ chức cuộc họp kết hợp — Tối ưu hóa hiệu quả và đảm bảo tính toàn diện
Tạo ra các cuộc họp ảo hiệu quả
Để tạo ra các cuộc họp ảo thành công, điều quan trọng là kết hợp các chiến lược phù hợp với các công cụ tốt nhất. Bằng cách khuyến khích sự tham gia, tận dụng các công nghệ tương tác và cài đặt các mục tiêu rõ ràng, bạn có thể đảm bảo các cuộc họp của mình đạt năng suất cao.
Kết hợp các hoạt động xây dựng nhóm ảo và trò chơi xây dựng nhóm trực tuyến giúp tăng sự tham gia trong các cuộc họp.
Quản lý thời gian hiệu quả, sử dụng phản hồi để cải tiến liên tục và thúc đẩy sự hợp tác giữa những người tham gia cuộc họp thông qua các công cụ thời gian thực là chìa khóa để giữ mọi người đi đúng hướng.
Bằng cách áp dụng các phương pháp này, bạn sẽ nâng cao chất lượng cuộc họp ảo tiếp theo và tăng cường sự tham gia của nhóm. Sẵn sàng hợp lý hóa quy trình của bạn chưa? Đăng ký ClickUp để truy cập các công cụ bạn cần cho sự hợp tác ảo liền mạch.