Đại dịch đã làm gián đoạn thế giới nghề nghiệp và cách thức làm việc. Phòng hội nghị truyền thống không còn là nơi duy nhất để tổ chức các cuộc họp.
Cuộc họp kết hợp, một mô hình năng động kết hợp năng lượng trực tiếp của không gian chung với khả năng truy cập ảo của sự tham gia từ xa, sẽ tiếp tục tồn tại.
Định dạng này giúp các nhóm hợp tác vượt qua rào cản địa lý, thúc đẩy tính bao gồm và tăng năng suất. 💫
Tuy nhiên, tổ chức các cuộc họp kết hợp là một trải nghiệm tương đối mới mẻ đối với hầu hết các chuyên gia và đòi hỏi sự khéo léo.
Một điều rõ ràng là: Các nhà lãnh đạo và chuyên gia phải hiểu rõ những đặc điểm riêng biệt của bối cảnh mới này, sử dụng công nghệ để tối ưu hóa các tương tác và xây dựng một văn hóa bao trùm khuyến khích sự tham gia từ cả hai phía màn hình.
Cuộc họp kết hợp là gì?
Cuộc họp kết hợp là những cuộc họp chuyên nghiệp mà người tham gia tham gia từ cả địa điểm thực tế và ảo. Các nhóm người tham gia tập trung tại phòng hội nghị được chỉ định, trong khi một số người tham gia tham gia từ xa thông qua nền tảng hội nghị truyền hình.
Kể từ khi nơi làm việc kết hợp trở nên phổ biến, các cuộc họp kết hợp cũng ngày càng trở nên phổ biến.
Định dạng tương tác kép này thúc đẩy sự hợp tác hơn bao giờ hết. Nó thúc đẩy sự gắn kết của nhóm và chia sẻ kiến thức mà không cần phải ở gần nhau hoặc họp trực tiếp.
Ưu và nhược điểm của cuộc họp kết hợp
Mặc dù các cuộc họp kết hợp kết hợp những điểm tốt nhất của tương tác từ xa và tại chỗ, nhưng chúng cũng mang theo một loạt thách thức cố hữu. Người điều phối và cộng tác viên phải cân nhắc những ưu và nhược điểm, đồng thời đưa ra các giải pháp để giảm thiểu những thách thức.
Trước tiên, hãy xem xét những điểm thành công và không thành công của các cuộc họp kết hợp.
Ưu điểm: Lợi ích của các cuộc họp kết hợp
- Tăng khả năng tiếp cận: Cuộc họp kết hợp loại bỏ rào cản địa lý trong hợp tác. Kết quả là, nhân viên làm việc từ xa và các nhóm toàn cầu có thể tham gia vào mọi cuộc thảo luận quan trọng và cần thiết trong thời gian thực
- Tính bao gồm được nâng cao: Những người khuyết tật hoặc những người gặp khó khăn trong việc chăm sóc con cái hoặc đi lại cũng có thể đóng góp bằng cách tham gia cuộc họp ảo
- Năng suất được cải thiện: Thời gian di chuyển giảm và các tùy chọn tham gia linh hoạt giúp giải phóng lịch trình để tập trung vào công việc
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giảm sự phụ thuộc vào không gian họp thực tế có thể giảm chi phí quản lý và tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, với các cuộc họp kết hợp, các nhóm phân phối có thể đồng bộ và đạt kết quả nhanh hơn
- Các quan điểm đa dạng: Kết nối các nhóm phân tán về mặt địa lý giúp trao đổi ý tưởng và kinh nghiệm phong phú hơn, điều khó đạt được trong thiết lập truyền thống
Ngoài định dạng cuộc họp kết hợp thời gian thực, một phương thức làm việc mới đang trở nên phổ biến: hợp tác không đồng bộ .
Hãy nghĩ về nó như một cuộc họp không bao giờ kết thúc, hoặc một cuộc họp mà mọi người — cả những người tham gia từ xa và những người tham gia trực tiếp — đều đến vào thời gian của riêng mình. Đó là việc loại bỏ lịch trình cứng nhắc và áp lực thời gian thực của các cuộc họp truyền thống và làm việc cùng nhau theo nhịp độ của riêng bạn.
Hợp tác này mang lại nhiều lợi ích, chẳng hạn như
- Không còn phải lo lắng tìm thời gian phù hợp với tất cả mọi người. Thay vào đó, mọi người có thể đóng góp ý kiến và đánh giá ở giai đoạn sau, ngay cả khi cuộc họp đã kết thúc, đồng thời xem lại bản ghi âm, bản ghi màn hình, bản ghi chép hoặc ghi chú cuộc họp
- Cho phép phản hồi chu đáo và đối số tinh tế. Bạn có thể nghiên cứu, suy ngẫm và soạn thảo câu trả lời hoàn hảo mà không phải chịu áp lực trả lời ngay lập tức
- Mở ra cơ hội hợp tác toàn cầu khi múi giờ không còn là rào cản. Không bị giới hạn bởi khoảng cách và công việc đồng bộ, các doanh nghiệp có thể tiếp cận nguồn nhân lực dồi dào hơn
Nhược điểm: Những thách thức của cuộc họp kết hợp
- Thách thức kỹ thuật: Các vấn đề về âm thanh và video có thể làm gián đoạn quy trình làm việc và cản trở giao tiếp
- Tham gia không đồng đều: Người tham gia trực tuyến có thể cảm thấy bị边缘化 nếu không được tích cực tham gia
- Yếu tố gây xao nhãng: Cả môi trường trực tiếp và trực tuyến đều có thể gây ra các yếu tố gây xao nhãng, ảnh hưởng đến sự tập trung
- Mất đi sự tương tác thân mật: Sự tự nhiên và cuộc hội thoại tự phát trong không gian thực tế khó có thể tái tạo trong môi trường ảo
- Quản lý hậu cần: Việc lên lịch và phối hợp với nhiều thành viên trong nhóm ở các múi giờ và công nghệ khác nhau có thể rất phức tạp
- Rủi ro mất dữ liệu: Các sự cố kỹ thuật như không ghi lại cuộc họp hoặc gặp khó khăn trong việc lưu tài liệu có thể gây ra vấn đề nếu không có bản sao lưu. Nếu tài liệu dự án không được chia sẻ đúng cách giữa những người tham gia cuộc họp, tiến độ có thể bị ảnh hưởng
Cách tổ chức cuộc họp kết hợp hiệu quả
Một cuộc họp kết hợp thành công đòi hỏi mức độ chính xác và kế hoạch cao hơn để đảm bảo cả những người tham gia tại văn phòng và ảo đều được kết nối tốt. Có công nghệ phù hợp là điều không thể thiếu trong thiết lập kết hợp.
Các phương pháp hay nhất về cuộc họp kết hợp sau đây sẽ giúp bạn đảm bảo trải nghiệm cuộc họp tuyệt vời cho tất cả người tham gia.
Bước 1: Lập kế hoạch chính xác
Lập kế hoạch cẩn thận trước sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi tổ chức các cuộc họp kết hợp.
Xem xét chương trình nghị sự, số lượng người dự kiến tham gia, hậu cần của địa điểm thực tế và các chi tiết kỹ thuật.
Tìm hiểu mọi thứ và thực hiện các biện pháp để đảm bảo có kế hoạch dự phòng và hỗ trợ thêm trong trường hợp xảy ra sự cố không lường trước.
Dưới đây là một số mẹo chuyên nghiệp:
- Xác định mục tiêu: Phác thảo rõ mục đích và kết quả mong muốn của cuộc họp để định hướng cuộc thảo luận và đảm bảo mọi người luôn đồng bộ
- Chọn địa điểm thực tế cẩn thận: Mặc dù phòng họp truyền thống vẫn hoạt động tốt, nhưng bạn phải xem xét các tiện nghi có sẵn. Phòng phải yên tĩnh và không có yếu tố gây xao lãng. Phòng cũng phải có các thiết bị cơ bản để cắm thiết bị, kết nối với màn hình lớn hơn, ghế ngồi thoải mái cho số lượng người tham dự, v.v
- Chọn nền tảng ảo phù hợp: Chọn công cụ hội nghị truyền hình phù hợp với kích thước, nhu cầu và ngân sách của nhóm bạn. Tích hợp hội nghị truyền hình của ClickUp ngay trong Không gian Làm việc ClickUp cho phép chuyển đổi liền mạch từ các cuộc họp truyền thống tại chỗ sang thiết lập từ xa hoặc kết hợp.
Ghi chú, quản lý chương trình làm việc và đặt các mục hành động để nhóm của bạn chịu trách nhiệm, tất cả ở một nơi
- Mời người tham gia một cách chiến lược: Cân nhắc múi giờ và lịch trình của từng người để tối đa hóa sự tham gia. Chế độ xem Lịch của ClickUp hiển thị rõ ràng để lên lịch cuộc họp kết hợp giữa các nhóm.
Bạn có thể quản lý dòng thời gian và chia sẻ công khai để hợp tác và theo dõi tiến độ trong thời gian thực
- Chuẩn bị không gian vật lý: Đảm bảo ánh sáng, âm thanh và thiết bị trong phòng họp phù hợp. Kiểm tra mọi thứ nhiều lần trước khi cuộc họp bắt đầu để tiết kiệm thời gian (và tránh những tình huống lúng túng!)
Bước 2: Thúc đẩy sự hòa nhập và tham gia
Trải nghiệm cuộc họp có thể rất khác nhau giữa những người tham dự từ xa và những người tham dự trực tiếp. Điều quan trọng là làm cho mọi người cảm thấy được trân trọng và thoải mái khi bày tỏ ý kiến của mình.
Đánh giá những việc cần làm để tạo sân chơi bình đẳng cho những người tham gia từ xa, những người có thể có nhiệm vụ chăm sóc, hạn chế về sức khỏe tinh thần hoặc thể chất, hoặc rào cản ngôn ngữ.
Ngoài ra, hãy xem xét các điểm sau:
- Sử dụng các hoạt động phá băng: Xóa bỏ rào cản ảo thông qua các hoạt động tương tác để xây dựng mối quan hệ và khuyến khích sự tham gia
- Tích cực thu thập ý kiến: Sử dụng ClickUp Chat để mời cả hai bên đặt câu hỏi và đưa ra ý kiến
- Luân phiên cuộc hội thoại: Chú ý đến người đang nói và chủ động khuyến khích những người ít nói tham gia
- Chia sẻ màn hình và tài liệu: Bảng trắng ClickUp và Tài liệu ClickUp đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang. Sử dụng các công cụ cộng tác từ xa này để mang lại trải nghiệm hiệu quả và suôn sẻ cho tất cả người tham gia
Bước 3: Áp dụng hiệu quả nhờ công nghệ
Ngoài các công cụ và giải pháp hợp tác đã đề cập ở trên, còn có một số lĩnh vực khác mà công nghệ có thể giúp người điều hành, người tổ chức và người tham gia cuộc họp trực tuyến dễ dàng hơn trong việc tổ chức các cuộc họp kết hợp.
Dưới đây là một số ví dụ về cách công nghệ nâng cao chất lượng cuộc họp cho tất cả mọi người tham gia:
- Ghi âm và ghi chép cuộc họp: Tính năng Clip của ClickUp cung cấp tính năng ghi âm tiện lợi và ghi chép bằng AI để dễ dàng tham khảo và thu thập kiến thức.
Chụp toàn bộ màn hình, cửa sổ ứng dụng hoặc tab trình duyệt ngay lập tức, hoặc thêm giọng nói từ micrô để chia sẻ hướng dẫn bằng âm thanh rõ ràng. Với trợ lý AI của ClickUp, bạn cũng có thể tóm tắt bản ghi cuộc họp và phân phối cho tất cả người tham gia
- Ghi chú rõ ràng và phân công nhiệm vụ: Sử dụng chế độ xem Danh sách và Bản đồ Tư duy của ClickUp để ghi lại các điểm chính và mục hành động với quyền sở hữu rõ ràng
- Chia sẻ ghi chú sau cuộc họp và các mục hành động trên Nhiệm vụ ClickUp và đặt nhắc nhở về thời hạn, giúp mọi người có trách nhiệm và thống nhất với nhau
Bước 4: Nuôi dưỡng văn hóa hợp tác
Các quy tắc hợp tác và hội nghị ảo nên trở thành thói quen trong không gian làm việc chuyên nghiệp.
Bạn có thể thực hiện các biện pháp sau để thúc đẩy hợp tác.
- Đặt ra các quy tắc cơ bản: Thiết lập các kỳ vọng về giao tiếp, sự tham gia và sử dụng công nghệ trong các cuộc hội thoại ảo và kết hợp
- Khuyến khích tương tác thân mật: Tạo điều kiện cho các cuộc trò chuyện cà phê ảo và thực tế hoặc các phiên thảo luận nhỏ để xây dựng tinh thần đồng đội trong suốt cả năm
- Chấp nhận phản hồi: Tiến hành khảo sát hoặc thu thập phản hồi ẩn danh để liên tục cải thiện các phương pháp tổ chức cuộc họp kết hợp
Vai trò của công nghệ trong các cuộc họp kết hợp
Hãy tưởng tượng bạn đang tham gia một cuộc brainstorming với một nhóm toàn cầu, phân bố ở nhiều múi giờ khác nhau, nhưng vẫn cảm thấy như đang quây quần xung quanh một bảng trắng. Đó chính là điều kỳ diệu của công nghệ trong các cuộc họp kết hợp. Công nghệ hoạt động như một cây cầu kỹ thuật số, cho phép tất cả các bên liên quan trao đổi ý tưởng một cách liền mạch.
Và quên đi việc phải sử dụng hàng tá ứng dụng khác nhau. Các nền tảng như ClickUp trở thành trụ sở chính cho các cuộc họp của bạn, với mọi thứ từ hội nghị video đến các công cụ hợp tác trong một nền tảng duy nhất.
Việc tiếp cận công nghệ và phần mềm được thiết kế chuyên dụng mang đến một bộ tính năng toàn diện giúp
- Xóa bỏ rào cản vật lý và ảo bằng cách tích hợp hội nghị truyền hình với các tính năng trò chuyện và chia sẻ màn hình
- Tăng cường hợp tác và giao tiếp với các công cụ để cùng tạo/lập và động não trong thời gian thực
- Hợp lý hóa hậu cần cuộc họp bằng cách giúp quản lý lời mời, lên lịch cuộc họp và phân công công việc dễ dàng hơn từ một nền tảng trung tâm
- Tăng cường thu thập và khả năng tiếp cận kiến thức bằng cách cho phép bạn ghi âm và ghi chép cuộc họp, chia sẻ ghi chú và tài liệu, đồng thời đảm bảo mọi người luôn được cập nhật thông tin
- Thúc đẩy sự tham gia không đồng bộ khi các thành viên trong nhóm xem xét tài liệu, đóng góp ý kiến và cập nhật thông tin ngay cả khi không thể tham dự cuộc họp trực tiếp
Tương lai của các cuộc họp: Áp dụng phương pháp kết hợp
Mô hình kết hợp là tương lai của các cuộc họp hiệu quả và toàn diện. 🤝🏼
Cùng với sự phát triển của công nghệ, khả năng kết nối và hợp tác vượt qua rào cản vật lý và ảo của chúng ta cũng sẽ ngày càng được cải thiện. Dưới đây là một số dự đoán về tương lai:
- Tích hợp AI (Trí tuệ nhân tạo) tiên tiến: AI sẽ bắt đầu đóng vai trò quan trọng hơn, ghi chép cuộc họp theo thời gian thực, tóm tắt các điểm chính và thậm chí đưa ra các đề xuất hành động được cá nhân hóa cho các mục hành động
- Trải nghiệm ảo đắm chìm: Không gian ảo 3D và thực tế tăng cường sẽ xóa nhòa ranh giới giữa thế giới thực và ảo, tạo ra trải nghiệm họp đắm chìm và hấp dẫn hơn
- Định dạng cuộc họp siêu cá nhân hóa: Các cuộc họp sẽ được điều chỉnh theo sở thích và nhu cầu của từng cá nhân, với các tùy chọn tham gia không đồng bộ, chương trình nghị sự được cá nhân hóa và nội dung được truyền tải một cách linh hoạt
- Tập trung vào thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu: Phân tích cuộc họp sẽ cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về động lực của nhóm, mức độ tham gia và hiệu quả tổng thể, cho phép cải tiến liên tục
- Chuyển sang các cuộc họp hướng đến kết quả: Trọng tâm sẽ chuyển từ việc chỉ tham dự cuộc họp sang đo lường tác động của cuộc họp đối với các mục tiêu và mục đích
Môi trường làm việc kết hợp không phải là một xu hướng nhất thời. Đó là tương lai của hợp tác.
Khi các tổ chức áp dụng mô hình làm việc linh hoạt và các nhóm toàn cầu trở thành tiêu chuẩn, việc thành thạo các cuộc họp kết hợp sẽ là một kỹ năng lãnh đạo thiết yếu.
Bằng cách kết hợp những lợi thế của tương tác trực tiếp với tính dễ tiếp cận và tính bao quát của sự tham gia ảo, các cuộc họp kết hợp mang lại tiềm năng vô song cho
- Đẩy mạnh đổi mới: Sự đa dạng về quan điểm và kinh nghiệm, được thúc đẩy bởi phương pháp hybrid, khơi dậy sự sáng tạo và dẫn đến những ý tưởng đột phá
- Xây dựng các nhóm mạnh mẽ hơn: Các mục tiêu chung và sự hợp tác hiệu quả trong cài đặt kết hợp giúp phá vỡ rào cản địa lý và củng cố mối quan hệ trong nhóm
- Nâng cao sự hài lòng của nhân viên: Tính linh hoạt và tính bao gồm của các cuộc họp kết hợp giúp mỗi cá nhân làm việc hiệu quả và cảm thấy được trân trọng, từ đó nâng cao sức khỏe và sự gắn kết chung
- Tối ưu hóa tài nguyên: Giảm thiểu việc đi lại và sự phụ thuộc vào không gian vật lý giúp tiết kiệm chi phí và thực hành kinh doanh bền vững
Trao quyền cho các nhóm của bạn bằng các công cụ để tổ chức các cuộc họp hiệu quả, có tác động và kết nối
Cuộc họp kết hợp mang đến cơ hội thú vị để định nghĩa lại giao tiếp và hợp tác tại nơi làm việc.
Các nhà lãnh đạo và nhóm có thể khai phá toàn bộ tiềm năng của phương pháp hiệu quả này bằng cách hiểu rõ những lợi thế và thách thức của nó, áp dụng công nghệ như nền tảng ClickUp và xây dựng văn hóa hòa nhập tại nơi làm việc.
Khi chúng ta tiến lên trong bối cảnh công việc không ngừng thay đổi, việc áp dụng mô hình kết hợp sẽ là chìa khóa để xây dựng các nhóm làm việc sôi nổi, năng suất và thành công, bất kể sự khác biệt về múi giờ và địa điểm.
Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để đảm bảo mọi người đều tham gia vào cuộc họp kết hợp?
Tích cực thu thập ý kiến bằng cách khuyến khích các thành viên tham gia trực tiếp và từ xa đặt câu hỏi và đưa ra ý kiến. Sử dụng các công cụ như ClickUp Chat và các phiên thảo luận nhỏ để làm cho cuộc họp trở nên tương tác. Ngoài ra, hãy chú ý đến những người không tham gia tích cực và khuyến khích họ tham gia bằng cách họ thấy thú vị. Bạn có thể gọi tên họ và hỏi những câu như "Bạn nghĩ gì về chiến lược này?" hoặc "Bạn có ý tưởng nào khác mà chúng ta có thể xem xét không?"
Làm thế nào để tổ chức một cuộc họp kết hợp mang tính bao quát?
Hãy chú ý đến múi giờ. Lên lịch cuộc họp vào thời gian thuận tiện cho hầu hết người tham gia và chọn nền tảng có các tính năng như phụ đề và tương thích với trình đọc màn hình. Sẽ rất hữu ích nếu bạn khuyến khích mọi người tham gia theo tốc độ của riêng mình. Cho phép đóng góp không đồng bộ thông qua ghi chú và bình luận trên ClickUp.
Công nghệ nào là cần thiết để tổ chức thành công các cuộc họp kết hợp?
Ưu tiên hàng đầu là một nền tảng hội nghị truyền hình mạnh mẽ với các tính năng như chia sẻ màn hình và phòng họp nhỏ. Khám phá các công cụ cộng tác như Bảng trắng, Tài liệu và Xem dạng danh sách của ClickUp có thể hữu ích cho việc chia sẻ kiến thức theo thời gian thực.
Đảm bảo mọi người đều có thể truy cập nội dung cuộc họp, bất kể họ có tham dự hay không. Đó là lý do tại sao ghi âm và phiên âm là những yếu tố thiết yếu trong một cuộc họp kết hợp.