Cuộc họp ảo đã trở nên thiết yếu cho sự hợp tác, giao tiếp và ra quyết định.
Các cuộc họp trực tuyến này xóa bỏ rào cản địa lý, cho phép các nhóm làm việc cùng nhau trong thời gian thực. Cùng với sự phát triển của các cuộc họp ảo, câu hỏi khó về camera cũng ngày càng trở nên phổ biến: bạn nên bật hay tắt camera?
Theo báo cáo của Zoom, 84% nhà quản lý cảm thấy họ có đủ khả năng để xây dựng các nhóm mạnh mẽ và hiệu quả khi họ và đồng nghiệp bật video.
Hơn nữa, 82% nhà quản lý tin rằng bật video giúp tập hợp các nhóm làm việc hiệu quả hơn. Những thông tin chi tiết này nhấn mạnh vai trò quan trọng của sự tương tác trực quan trong việc thúc đẩy môi trường làm việc kết nối và năng suất hơn.
Nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn như sở thích cá nhân, chuẩn mực văn hóa, lo ngại về bảo mật và giới hạn công nghệ, có thể ảnh hưởng đến việc bạn nên bật hay tắt camera.
Một trong những tình huống khó xử nhất là khi sếp hoặc trưởng nhóm tắt camera trong khi mong đợi những người khác bật camera của họ. Điều này tạo ra một bầu không khí gượng gạo và khó chịu, vì nói chuyện với màn hình có thể cảm thấy không tự nhiên.
Hãy cùng tìm hiểu vấn đề này để xác định khi nào thì thích hợp để bật và tắt camera trong các cuộc họp ảo. 📸👇
Ưu và nhược điểm của việc bật camera
Bật camera trong các cuộc họp ảo có thể cải thiện đáng kể sự tham gia và thúc đẩy kết nối giữa các thành viên trong nhóm. Sự tương tác trực quan này tạo ra môi trường thân thiện và gắn kết hơn, giúp cải thiện giao tiếp và hiểu biết.
Tuy nhiên, điều này cũng có thể dẫn đến sự tự ti và lo lắng trước camera, khiến nhân viên băn khoăn liệu mình có tuân thủ đúng các quy tắc ứng xử trong cuộc họp ảo hay không.
Các tổ chức cần tạo ra một bầu không khí hỗ trợ và hòa nhập, nơi nhân viên cảm thấy thoải mái khi tham gia với camera bật, đồng thời tôn trọng những người thích tắt camera vì nhiều lý do khác nhau.
Dưới đây là một số ưu và nhược điểm của việc bật camera để giúp nhóm của bạn tập trung hơn vào năng suất:
Chuyên gia
1. Tăng cường trách nhiệm và sự tập trung
Khi camera được bật, người tham gia sẽ tham gia tích cực hơn và hiện diện rõ ràng hơn trong cuộc họp. Sự hiển thị này khuyến khích sự đóng góp, đặt câu hỏi và ý kiến tích cực, từ đó thúc đẩy văn hóa trách nhiệm.
Khi biết mình đang được hiển thị, người tham gia sẽ ít có khả năng làm nhiều việc cùng lúc hoặc bị phân tâm.
2. Thúc đẩy kết nối giữa những người tham dự
Camera cho phép người tham gia nhìn thấy khuôn mặt của nhau, giúp tương tác trở nên cá nhân và chân thực hơn.
Sự hiện diện trực quan này thu hẹp khoảng cách giữa các thành viên nhóm làm việc từ xa và tạo ra cảm giác kết nối.
3. Tăng cường giao tiếp thông qua cử chỉ khuôn mặt
Giao tiếp bằng lời nói truyền tải giọng điệu của thông điệp, nhưng nét mặt cũng quan trọng không kém. Nụ cười, gật đầu, nhăn mày và nhướng mày cung cấp bối cảnh giúp tăng cường sự hiểu biết.
Cân nhắc bật camera nếu thường xuyên xảy ra hiểu lầm trong các cuộc họp trực tuyến của bạn.
4. Xây dựng lòng tin và mối quan hệ
Điều quan trọng là phải có mối quan hệ tốt với đồng nghiệp mà bạn gặp hàng ngày; nụ cười và lời chào của họ có thể giúp bạn bắt đầu một ngày mới tốt đẹp. Điều này cũng áp dụng cho các cuộc họp ảo — bật camera sẽ giúp duy trì kết nối thông qua các tương tác trực quan thường xuyên.
Theo thời gian, điều này sẽ tạo ra cảm giác thân thuộc và gần gũi. Ngay cả những cuộc trò chuyện nhỏ thỉnh thoảng cũng giúp mọi người xích lại gần nhau hơn. Để tăng cường kết nối này, hãy xem xét các hoạt động xây dựng nhóm ảo.
5. Xây dựng sự hiểu biết và nhạy bén văn hóa
Giữ camera bật trong các cuộc họp ảo giúp các nhóm toàn cầu hiểu và đánh giá cao hơn các nền văn hóa khác nhau.
Tương tác trực tiếp, ngay cả trong môi trường ảo, cho phép các thành viên trong nhóm nắm bắt các tín hiệu và biểu hiện không lời, từ đó cải thiện giao tiếp và giảm thiểu hiểu lầm.
Thực hành này tạo ra môi trường làm việc hòa nhập và đồng cảm hơn, nơi các thành viên trong nhóm cảm thấy kết nối và được trân trọng hơn, từ đó cải thiện sự hợp tác và năng suất.
Lưu ý
1. Quản lý vi mô và các vấn đề bảo mật
Làm việc tại nhà cho phép chúng ta tận hưởng sự thoải mái, nhưng cũng có áp lực phải duy trì một vẻ ngoài nhất định trong các cuộc họp ảo. Việc sử dụng camera liên tục có thể xâm phạm không gian cá nhân và bảo mật, đặc biệt là trong môi trường chung.
Điều này có thể dẫn đến sự tự ti và có thể bị coi là quản lý quá chi tiết, phản ánh sự thiếu tin tưởng và tự chủ trong nhóm.
2. Vấn đề kỹ thuật
Việc giữ camera bật trong các cuộc họp ảo thường dẫn đến các sự cố kỹ thuật. Băng thông internet không đủ có thể gây ra chất lượng video kém, buffering hoặc lag.
Một số nhân viên có thể gặp phải những vấn đề này do phần cứng lỗi thời hoặc không tương thích, chẳng hạn như webcam hoặc máy tính hiệu suất thấp.
Việc lựa chọn nền tảng cho các cuộc họp ảo cũng rất quan trọng. Ngay cả các nền tảng phổ biến như Google Meet cũng có thể gặp vấn đề thường xuyên. Nếu bạn thường xuyên gặp phải những khó khăn này, hãy xem xét các lựa chọn thay thế cho Google Meet, vì có nhiều lựa chọn đáng tin cậy khác.
Ngoài ra, sự phức tạp của nền tảng cũng có thể là một trở ngại. Không ai muốn dành hàng giờ để học cách sử dụng phần mềm họp video trước khi thảo luận về các vấn đề quan trọng.
Để tránh những khó khăn này, hãy tìm kiếm phần mềm họp 1-1 đáng tin cậy và dễ sử dụng, giúp bạn tham gia các cuộc họp ảo một cách trơn tru.
3. Lo lắng về camera và sự tự ti
Áp lực phải bật camera trong các cuộc họp ảo có thể kích hoạt lo lắng, dẫn đến lắp bắp và giảm năng suất. Việc liên tục phải xuất hiện theo một cách nhất định làm tăng sự tự giác và ảnh hưởng đến sự tự tin trong các cuộc họp này.
Các vấn đề về bảo mật nảy sinh khi môi trường cá nhân bị hiển thị, gây căng thẳng và mất tập trung. Sử dụng camera trong thời gian dài cũng dẫn đến mệt mỏi về thể chất và tinh thần, ảnh hưởng đến năng suất và sự tham gia.
Cho phép các thành viên trong nhóm, đặc biệt là những người mới sử dụng các nền tảng như Zoom, tự do thoải mái mà không phải chịu áp lực phải bật camera. Các nhà lãnh đạo nên chia sẻ các mẹo sử dụng Zoom để cải thiện trải nghiệm cuộc họp và giúp các thành viên cảm thấy thoải mái.
💬 Câu hỏi thường gặp:
Có thể không bật camera trên Zoom không?
Cân bằng giữa sự tham gia và sự thoải mái là chìa khóa khi quyết định có nên bật camera trong các cuộc họp Zoom hay không. Thông thường, bạn không cần bật camera vì sự thoải mái và sở thích của mỗi người là khác nhau.
Tốt nhất là bật camera trong các cuộc thảo luận quan trọng, nhưng bạn không bắt buộc phải làm vậy trong các cuộc họp thông thường.
Để biết thêm mẹo, hãy xem hướng dẫn chi tiết về nghi thức họp Zoom để đảm bảo bạn đang làm mọi việc đúng!
Tác động đến nhân viên
Việc sử dụng camera trong các cuộc họp ảo ảnh hưởng tích cực và tiêu cực đến nhân viên. Các tín hiệu giao tiếp không lời như nét mặt và cử chỉ giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn.
Điều này cũng giúp tăng tính trách nhiệm và sự tham gia trong các cuộc họp, từ đó nâng cao năng suất.
Tuy nhiên, nhân viên có thể cảm thấy lo lắng về hiệu suất hoặc tự ti khi xuất hiện trước camera.
Việc sử dụng camera liên tục có thể gây lo ngại về bảo mật, dẫn đến sự khó chịu và miễn cưỡng tham gia đầy đủ vào cuộc họp.
Cho phép nhân viên tự quyết định có xuất hiện trước camera hay không là cách tôn trọng nhu cầu của họ và tạo ra môi trường ảo hòa nhập và hỗ trợ hơn. Điều này đặc biệt quan trọng do các yếu tố gây xáo trộn tự nhiên trong môi trường gia đình.
Một ví dụ điển hình là cuộc phỏng vấn của Giáo sư Robert Kelly bị con cái làm gián đoạn, gây ra sự cố nhanh chóng lan truyền trên mạng.
Mặc dù thú vị, nhưng điều này có thể gây ra sự bối rối và căng thẳng. Để tránh những tình huống như vậy, tốt nhất là để các thành viên trong nhóm quyết định khi nào sử dụng camera, chỉ sử dụng video bắt buộc trong các cuộc họp quan trọng.
Cách truyền đạt kỳ vọng về cuộc họp với nhóm của bạn
Mặc dù bạn có thể gửi email qua lại để truyền đạt mong đợi của mình, nhưng đôi khi các chi tiết nhỏ như bật hay tắt camera có thể bị bỏ sót. Một công cụ như ClickUp có thể tự động hóa quá trình này và giúp giao tiếp trở nên dễ dàng hơn nhiều.
ClickUp Meetings và nhiều tính năng khác của nền tảng này có thể giúp bạn truyền đạt kỳ vọng của cuộc họp một cách dễ dàng và thông báo trước cho mọi người.
Ví dụ: bạn có thể tạo danh sách kiểm tra trong các công việc để liệt kê các mong đợi cụ thể, chẳng hạn như hướng dẫn sử dụng camera. Nêu rõ khi nào cần bật camera và khi nào là tùy chọn.
Các thành viên trong nhóm, đặc biệt là những người mới gia nhập tổ chức, nên có một điểm tham chiếu để hiểu các chính sách của tổ chức.
Một tính năng khác, ClickUp Docs, có thể giúp bạn tập trung các hướng dẫn sử dụng camera, giúp nhân viên dễ dàng tìm thấy và tuân thủ.
Cho dù bạn thích bật camera trong các cuộc họp nhóm hay tắt camera trong các cuộc họp cá nhân, việc có sẵn các hướng dẫn này trong các công việc sẽ đảm bảo mọi người đều biết và tuân thủ các quy định.
ClickUp Reminders cũng có thể nhẹ nhàng nhắc nhở các thành viên rằng một cuộc họp cụ thể yêu cầu bật camera. Những lời nhắc nhở như vậy có thể giúp mọi người tránh khỏi căng thẳng khi phải bật camera trong một cuộc họp đột xuất, từ đó thúc đẩy trải nghiệm họp suôn sẻ và tập trung hơn.
Các nhà lãnh đạo hoặc quản lý cũng có thể quay những đoạn video ngắn nêu rõ tầm quan trọng của camera trong việc xây dựng mối quan hệ và tăng cường giao tiếp trong các cuộc họp nhóm để củng cố kết nối. Họ cũng có thể đưa ra những lời khuyên để mọi người cảm thấy thoải mái hơn trước camera.
Cuối cùng, công việc định kỳ có thể được sử dụng cho các cuộc họp thường xuyên để đưa ra hướng dẫn cụ thể về việc sử dụng camera.
Mỗi công việc có thể chỉ định camera phải bật hay tắt trong cuộc họp đó. Điều này giúp nhóm rõ ràng hơn và dễ dàng tham gia hiệu quả vào các cuộc họp ảo.
Cân bằng việc sử dụng camera trong các cuộc họp ảo với ClickUp
Việc bật camera nên là tùy chọn. Cung cấp cho nhóm của bạn không gian cần thiết và tự do bật hoặc tắt camera trong các cuộc họp ảo.
Camera nên là tùy chọn trừ khi cuộc họp yêu cầu sự tham gia và tập trung tối đa.
Sử dụng các công cụ phù hợp và tự động hóa nhắc nhở để truyền đạt kỳ vọng đối với các cuộc họp bắt buộc. Giữ cho nhóm của bạn luôn sẵn sàng và tham gia, đồng thời cung cấp cho họ các mẹo để tự tin trước camera.
Hãy nhớ, điều quan trọng nhất là duy trì một cuộc trò chuyện cởi mở và linh hoạt để thích ứng với nhu cầu của họ.
Nâng cao trải nghiệm cuộc họp ảo và hợp lý hóa quy trình của bạn với ClickUp. Là một công ty ưu tiên làm việc từ xa, ClickUp hiểu tầm quan trọng của giao tiếp và hợp tác hiệu quả. Chúng tôi thấy rằng việc bật camera trong các cuộc họp 1:1, cuộc họp toàn thể và các cuộc họp nhóm giúp tạo ra môi trường làm việc thân thiện và năng suất hơn.
ClickUp tích hợp liền mạch với các công cụ như Zoom. Giúp các nhóm duy trì sự tổ chức, quản lý công việc, theo dõi tiến độ và cộng tác trong thời gian thực, từ đó tăng năng suất và hiệu quả tổng thể.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và khám phá cách nó có thể thay đổi năng suất và sự hợp tác của nhóm bạn.