Cách tổ chức cuộc họp đột xuất hiệu quả

Không phải tất cả các cuộc họp ngẫu hứng đều xấu. Đôi khi, bạn thực sự cần tập hợp những người phù hợp trong một phòng (ảo) càng sớm càng tốt.

Nhưng vấn đề là: hầu hết các cuộc họp đột xuất không được lên kế hoạch trước. Chúng vội vàng, không rõ ràng và làm mất tập trung, khiến mọi người tự hỏi tại sao không gửi email cho nhau.

Hãy thay đổi điều đó. Với định dạng, công cụ và sự chuẩn bị phù hợp, các cuộc họp bất ngờ có thể thực sự thúc đẩy công việc tiến triển.

📌 Sự thật là, các cuộc họp bất ngờ có vai trò của nó — nhưng chỉ khi chúng được lên kế hoạch trước.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học cách:

Hãy cùng tìm hiểu ý nghĩa thực sự của cuộc họp đột xuất và so sánh với cuộc họp thường kỳ.

Cuộc họp đột xuất có nghĩa là gì?

Thuật ngữ "ad hoc" có nguồn gốc từ tiếng Latinh và có nghĩa là dành cho mục đích cụ thể này. Trong bối cảnh công việc, cuộc họp ad hoc là cuộc họp không có kế hoạch trước được triệu tập để xử lý các quyết định khẩn cấp, giải quyết các vấn đề quan trọng hoặc ứng phó với các yếu tố bên ngoài đòi hỏi phải hành động ngay lập tức.

Các cuộc họp này không phải là một phần của các cuộc họp định kỳ thường xuyên hoặc các phiên lập kế hoạch dài hạn của bạn. Thay vào đó, chúng là những cuộc họp ngắn, tập trung vào việc điều chỉnh, thường được tổ chức khi nhóm cần hành động nhanh chóng và cùng nhau giải quyết một vấn đề cụ thể.

📌 Ví dụ: Giả sử một lỗi lớn làm gián đoạn luồng thanh toán ngay trước khi ra mắt. Trưởng nhóm phát triển, bộ phận kiểm tra chất lượng và quản lý sản phẩm nhanh chóng tham gia cuộc gọi Google Meet để khắc phục sự cố. Đó là một cuộc họp bất ngờ, không có chương trình nghị sự chính thức, chỉ cần truy cập thời gian thực đến đúng người để đưa ra quyết định quan trọng.

Điểm khác biệt so với cuộc họp thông thường là gì?

Dưới đây là so sánh giữa cuộc họp đột xuất và cuộc họp định kỳ thông thường:

Khi nào nên sử dụng cuộc họp đột xuất (và khi nào nên xem xét lại)

Các nhà quản lý dự án thông minh biết rằng các cuộc họp bất ngờ chỉ nên là phương án cuối cùng, vì chúng làm giảm năng suất. 🧠

Chúng ta làm việc tốt nhất khi tập trung cao độ. Nhưng ngay cả một cuộc họp bất ngờ ngắn cũng có thể làm chúng ta mất luồng công việc — và nghiên cứu cho thấy cần hơn 23 phút để trở lại công việc sau khi bị phân tâm!

Vì vậy, câu hỏi thực sự là: Cuộc họp này có khẩn cấp hay chỉ là phản xạ?

Có vẻ như một cuộc trò chuyện nhanh sẽ giải quyết vấn đề nhanh chóng, nhưng đôi khi, đó chỉ là phản ứng bốc đồng. Trước khi gọi mọi người đến, hãy tự hỏi: Đây có phải là cách tốt nhất để giải quyết vấn đề hay có phương án thay thế thông minh hơn?

Dưới đây là năm tình huống phổ biến nhất khi cuộc họp đột xuất là phù hợp:

7 bước cần thiết để tổ chức một cuộc họp đột xuất hiệu quả

Nếu bạn không muốn các cuộc họp của mình chỉ là những cuộc họp vô bổ, bạn cần đảm bảo rằng các cuộc họp của bạn tập trung, hiệu quả và mang lại lợi ích cho tất cả những người tham gia.

Trước khi bắt đầu các bước, hãy đảm bảo bạn đã thiết lập các công cụ phù hợp. Các tính năng cuộc họp trực tuyến của ClickUp cho phép bạn lên lịch, cộng tác và theo dõi một cách liền mạch, giúp ngay cả những cuộc đồng bộ hóa ngẫu hứng cũng trở nên có tổ chức.

Hãy cùng khám phá bảy bước cốt lõi để tối ưu hóa hậu cần cho các cuộc họp đột xuất của bạn.

Bước 1: Xác định mục tiêu và chuẩn bị chương trình nghị sự

Nếu không có mục đích chung, ngay cả một cuộc họp ngắn 10 phút cũng có thể biến thành một cuộc thảo luận lạc đề. Bắt đầu với một mục tiêu rõ ràng. Bạn muốn đạt được điều gì vào cuối phiên? Cho dù mục tiêu là thống nhất nhanh chóng hay thu thập thông tin, việc đặt tên cho kết quả mong muốn sẽ giúp bạn điều hướng cuộc hội thoại.

Chương trình họp giúp ưu tiên các chủ đề cụ thể và đặt ra các kết quả rõ ràng cần đạt được. Bạn không cần một chương trình chi tiết cho một cuộc họp đồng bộ hóa 15 phút, nhưng liệt kê 3 mục tiêu hàng đầu sẽ giúp mọi người có điểm tựa. Nếu bạn không có nhiều thời gian, hãy sử dụng mẫu chương trình họp để giữ mọi thứ có tổ chức.

Biết trước chương trình nghị sự giúp người tham gia tập hợp ý kiến, dữ liệu liên quan hoặc tài liệu cần thiết, từ đó dẫn đến một phiên họp tập trung vào mục tiêu. Vào cuối cuộc họp, bạn có thể đánh giá xem các mục tiêu đã đạt được hay cần phải có hành động tiếp theo.

Bạn đang tìm cách nhanh chóng để sắp xếp và chia sẻ chương trình làm việc cho cuộc họp đột xuất? ClickUp — ứng dụng làm việc toàn diện — cho phép bạn tạo và chia sẻ chương trình làm việc trong vài phút, giúp nhóm của bạn luôn đồng bộ ngay cả khi đang di chuyển.

ClickUp cho phép bạn tạo tài liệu trong ClickUp Docs và chia sẻ nội bộ cũng như bên ngoài. Người tham dự có thể sử dụng các tính năng tương tác của ClickUp, như bình luận hoặc danh sách kiểm tra, để thêm ý kiến hoặc câu hỏi trước cuộc họp.

Nền tảng này có một loạt các mẫu chương trình họp và hội nghị miễn phí, cho phép bạn tạo chương trình họp chuyên nghiệp trong vài phút. Ví dụ: bạn có thể thử Mẫu cuộc họp toàn thể ClickUp cho các cuộc họp được lên lịch toàn công ty hoặc Mẫu cuộc họp Scrum ClickUp cho các phiên họp ngẫu hứng với các nhóm nhỏ hơn.

Bước 2: Xác định và thông báo cho những người tham gia phù hợp

Sự kết hợp phù hợp giữa các thành viên quyết định sự thành công hay thất bại của một cuộc họp đột xuất. Nếu bạn mời những người không phù hợp, họ sẽ cảm thấy cuộc họp là một sự lãng phí thời gian. Nếu thiếu một thành viên quan trọng, bạn có nguy cơ đưa ra quyết định vội vàng hoặc phải tổ chức một cuộc họp tiếp theo.

Đảm bảo bao gồm:

Giữ kích thước nhóm ở mức dễ quản lý để đạt năng suất tối ưu, đặc biệt là trong các cuộc họp ảo. Với ClickUp, bạn có thể sử dụng các tính năng cộng tác thời gian thực và xác định đúng người tham dự:

Chế độ xem nhóm & sức chứaSử dụng chế độ xem Nhóm để xem ai được giao công việc nào và kiểm tra khối lượng công việc hiện tại của họ. Điều này giúp bạn dễ dàng mời đúng người, những người có sẵn và cần thiết cho cuộc thảo luận.

Tìm kiếm kết nối & Danh bạ người dùngNhanh chóng tìm thành viên nhóm theo tên, vai trò hoặc khối lượng công việc bằng Tìm kiếm kết nối hoặc Danh bạ người dùng. Điều này đảm bảo bạn liên kết với đúng người đóng góp dựa trên bối cảnh và sức chứa.

Thông báo & Đề cập tùy chỉnhTùy chỉnh cài đặt thông báo để tránh quá tải. Sử dụng @đề cập trong Công việc, Bình luận, Tài liệu và Trò chuyện để thông báo trực tiếp cho cá nhân hoặc nhóm. Bằng cách đó, những người tham gia cuộc họp của bạn sẽ được thông báo trước khi cuộc gọi bắt đầu.

Quản lý hộp thư đến và thông báoHộp thư đến của ClickUp giúp bạn luôn cập nhật thông tin mới nhất bằng cách gộp các thông báo liên quan và cho phép bạn lọc theo đề cập hoặc nhiệm vụ. Bạn cũng có thể tạm dừng các mục hoặc đánh dấu chúng là chưa đọc để kiểm soát các hoạt động theo dõi của mình.

Bước 3: Khuyến khích sự tham gia

Sự tham gia tích cực là yếu tố phân biệt một cuộc họp thành công với một cuộc họp có thể thay thế bằng email. Giá trị chính của các cuộc họp đột xuất nằm ở sự trao đổi ý tưởng tương tác và giải quyết vấn đề hợp tác.

Bạn cần chủ động khuyến khích sự hợp tác, đặc biệt là từ những người ít nói hoặc các thành viên nhóm tham gia từ nhiều địa điểm khác nhau.

Một số cách để thực hiện việc này:

Ngoài ra, các nhóm làm việc từ xa với giờ làm việc trùng nhau có thể gặp khó khăn trong việc tổ chức các cuộc họp đồng bộ. Trong những trường hợp như vậy, phần mềm hợp tác nhóm hoặc phần mềm họp hàng ngày với sự hỗ trợ từ cuộc họp không đồng bộ có thể được sử dụng để tạo điều kiện cho mọi người tham gia. Cuối cùng, mục tiêu là tạo ra một môi trường họp nơi mọi người đều có thể đóng góp hiệu quả bất kể phong cách giao tiếp hoặc địa điểm ưa thích của họ.

Phần thưởng: Khám phá Mẫu cuộc họp hàng ngày của ClickUp để thấy rằng ý kiến của mỗi người tham gia được hiển thị đầy đủ.

Hướng dẫn này được thiết kế để hợp lý hóa việc kiểm tra hàng ngày của nhóm bằng cách cung cấp một trung tâm lập kế hoạch, ghi chú và theo dõi tiến độ tập trung. Hướng dẫn này có các tính năng trạng thái, trường và chế độ xem có thể tùy chỉnh, cho phép các nhóm quản lý công việc và theo dõi cập nhật trong thời gian thực một cách hiệu quả.

Bằng cách thay thế các phương pháp theo dõi thủ công, mẫu này giúp tăng cường tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và sự hợp tác trong các nhóm.

Tải mẫu miễn phí

Bước 4: Quản lý thời gian trong cuộc họp

Đảm bảo cuộc họp đột xuất không bị kéo dài là điều rất quan trọng để duy trì hiệu quả và giữ cho người tham gia tập trung. Hãy chú ý đến bảy lưu ý sau đây để giữ cho phiên họp diễn ra đúng tiến độ:

Với tính năng theo dõi thời gian tích hợp trong ClickUp, bạn có thể tính thời gian cuộc họp trên các nền tảng khác nhau — máy tính để bàn, thiết bị di động hoặc trình duyệt web với phần mở rộng Chrome miễn phí. Điều tuyệt vời nhất là ClickUp tích hợp với các ứng dụng họp hàng đầu, vì vậy bạn có thể thoải mái tính thời gian cho các phiên của mình ngay cả trong cuộc họp Slack hoặc Zoom.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Lịch ClickUp để tìm thời gian thích hợp nhất cho cuộc họp không có kế hoạch mà không làm quá tải nhóm của bạn. Nó cho phép bạn xem lịch trình của nhóm, chặn thời gian tập trung và đặt nhắc nhở dựa trên sự kiện để cuộc họp diễn ra đúng tiến độ. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi phải giải quyết các vấn đề khẩn cấp và thời hạn ở nhiều địa điểm khác nhau.

Bước 5: Ghi chép các quyết định và mục hành động

Các ghi chú trong các cuộc họp đột xuất hiệu quả phải ngắn gọn và tập trung vào các vấn đề quan trọng. Ghi lại tất cả các quyết định quan trọng trong biên bản cuộc họp. Điều này sẽ hỗ trợ các hành động sau cuộc họp và phục vụ như bản tóm tắt cho những người không tham dự.

Ngoài ra, hãy ghi lại các công việc cụ thể cần giao, bao gồm người chịu trách nhiệm cho từng công việc và thời hạn hoàn thành.

ClickUp cung cấp một bộ tính năng toàn diện giúp việc ghi chú trở nên dễ dàng như đi dạo trong công viên. Các mẫu ghi chú cuộc họp miễn phí của ClickUp đảm bảo tính nhất quán giữa các cuộc họp, giúp duy trì định dạng chuẩn hóa để ghi lại thông tin quan trọng.

Với AI Notetaker của ClickUp, bạn không cần lo lắng về việc ghi chép mọi thứ bằng tay. Nó tự động tham gia cuộc họp của bạn, ghi lại cuộc hội thoại, tạo biên bản cuộc họp ngắn gọn và đánh dấu những điểm quan trọng như quyết định, mục hành động và nhiệm vụ được giao. Bạn có thể ngay lập tức biến chúng thành nhiệm vụ — kèm theo thời hạn, người được giao và trạng thái.

Hướng dẫn này đặc biệt hữu ích trong các cuộc họp bất ngờ khi bạn không có kế hoạch ghi chú chi tiết nhưng vẫn cần ghi lại chính xác những gì đã được nói và những việc sẽ diễn ra tiếp theo.

➡️ Tìm hiểu thêm về cách sử dụng AI để ghi chú cuộc họp và cách nó giúp hợp lý hóa quy trình theo dõi của bạn.

Bước 6: Phân công và theo dõi các công việc tiếp theo

Như chúng ta vừa thấy, biên bản cuộc họp có mối liên hệ chặt chẽ với các công việc cần theo dõi. Nếu bạn có công việc cần giao ở cuối phiên, điều đó có nghĩa là cuộc họp không chỉ là một diễn đàn thảo luận thụ động mà còn là chất xúc tác cho hành động và tiến độ.

Sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để giao các mục hành động mới cho một hoặc nhiều người. Các thành viên trong nhóm có thể thêm nhận xét trực tiếp vào nhiệm vụ, tạo điều kiện cho sự hợp tác minh bạch.

Các công việc con và danh sách kiểm tra có thể tùy chỉnh trong nền tảng giúp chia nhỏ các hành động theo dõi phức tạp thành các bước dễ quản lý. Tận dụng Trường Tùy chỉnh để bao gồm thông tin công việc cụ thể (như liên kết web hoặc tệp thiết kế). Theo dõi công việc dễ dàng thông qua:

Đôi khi, một công việc được tạo sau cuộc họp phụ thuộc vào việc hoàn thành một công việc hiện có, hoặc một công việc hiện có hiện phụ thuộc vào một công việc tiếp theo mới được giao. Phụ thuộc ClickUp cho phép bạn cài đặt các phụ thuộc giữa các công việc liên kết với nhau, giúp bạn kết nối các công việc tiếp theo vào quy trình làm việc hiện có.

Bước 7: Xem lại và phản ánh

Cuộc họp đã kết thúc, nhưng liệu nó có thành công không? Suy ngẫm về những gì đã thành công và những gì chưa thành công là điều rất quý giá để cải thiện các cuộc họp gấp rút trong tương lai.

Thu thập phản hồi từ người tham dự có thể giúp bạn hiểu rõ quan điểm của họ và những điều cần điều chỉnh cho lần sau. Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể đặt ra:

Bạn đang tìm kiếm công cụ phù hợp để thu thập phản hồi? Bạn có thể tùy chỉnh biểu mẫu ClickUp để bao gồm các câu hỏi cụ thể liên quan đến cuộc họp đột xuất của mình, sau đó chỉ cần chia sẻ chúng với những người tham gia qua một liên kết.

Các phản hồi trên biểu mẫu phản hồi có thể tự động được chuyển thành nhiệm vụ trong ClickUp. Điều này đặc biệt hữu ích nếu phản hồi đề xuất các mục hành động hoặc lĩnh vực cần cải thiện.

3 thách thức phổ biến với các cuộc họp đột xuất [Cùng giải pháp]

Khả năng thích ứng và phản ứng nhanh của doanh nghiệp trước các tình huống mới có thể định hình tương lai của doanh nghiệp. Các cuộc họp đột xuất mang lại sự linh hoạt cần thiết để phản ứng ngay lập tức khi quản lý các tình huống này. Tuy nhiên, chính sự linh hoạt này lại mang đến những thách thức riêng. Hãy cùng xem xét những thách thức này, không chỉ để hiểu ý nghĩa của chúng mà còn để đối phó với chúng một cách hiệu quả.

1. Rối loạn quy trình làm việc

Chúng tôi đã đề cập đến việc gián đoạn làm ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất và giảm khả năng tập trung vào công việc. Tuy nhiên, gián đoạn còn ảnh hưởng đến tinh thần của nhân viên.

Khi các cuộc họp liên tục làm gián đoạn sự tập trung, nó sẽ tạo ra lo lắng về việc chậm trễ trong các công việc quan trọng, đặc biệt là nếu cuộc họp không mang lại kết quả rõ ràng. Và nếu điều này trở thành thói quen, sự tin tưởng và sự tham gia của nhóm có thể bị ảnh hưởng.

Giải pháp

Chặn thời gian tập trung được bảo vệ trong Lịch ClickUp bằng cách sử dụng trạng thái "Bận" hoặc cài đặt tính khả dụng được chia sẻ. Điều này đảm bảo không có sự gián đoạn không cần thiết nào được lên lịch trong giờ cao điểm năng suất của nhóm bạn. Bạn cũng có thể đặt giờ yên tĩnh cho công việc chỉ đồng bộ hóa ở các địa điểm khác nhau.

2. Thiếu cấu trúc

Không có gì tệ hơn một cuộc họp đột xuất không có định hướng, chỉ là những cuộc trò chuyện dài dòng và kết luận mơ hồ như "chúng ta sẽ bàn lại sau". Nếu không có mục tiêu rõ ràng, ngay cả 15 phút đồng bộ cũng có thể cảm thấy như lãng phí thời gian.

Điều này thường xảy ra khi một cuộc họp nhỏ được kích hoạt bởi các yếu tố bên ngoài như sự cố của khách hàng hoặc sự cản trở nội bộ, nhưng không ai dành thời gian để xác định mục đích của cuộc họp.

Giải pháp

Ngay cả khi đang vội, hãy dành một chút thời gian để phác thảo cấu trúc cơ bản cho cuộc họp. Điều này có thể đơn giản như xác định mục tiêu chính của cuộc họp và một vài điểm thảo luận chính.

Đặt giới hạn thời gian nghiêm ngặt cho cuộc họp và tuân thủ thời gian đó. Cân nhắc yêu cầu người tham dự đứng lên trong suốt cuộc họp — điều này có thể hơi khó xử trong các cuộc họp trực tuyến, nhưng có thể giúp mọi người tôn trọng thời gian hơn. 😏

3. Sử dụng quá mức và phụ thuộc

Các cuộc họp đột xuất mang lại phản hồi tức thì và sức hấp dẫn của việc giải quyết các vấn đề khẩn cấp ngay lập tức, điều này có thể rất hấp dẫn. Các nhà quản lý mới hoặc cấp dưới có thể cảm thấy rằng họ phải tổ chức các cuộc họp thường xuyên để thể hiện khả năng lãnh đạo chủ động và sự tham gia của mình.

Họ có thể tin rằng đó là cách để duy trì kết nối và cập nhật thông tin, đặc biệt nếu họ vẫn đang xây dựng mối quan hệ với nhóm của mình trong môi trường làm việc từ xa hoặc kết hợp.

Giải pháp

Cuộc họp đột xuất không phải là phiên họp xây dựng nhóm. Thiết lập các hướng dẫn rõ ràng về thời điểm nên triệu tập cuộc họp đột xuất và thời điểm nên sử dụng giao tiếp không đồng bộ. Nhóm của bạn có thể sử dụng công cụ quản lý dự án như ClickUp để theo dõi tiến độ và các vấn đề nhỏ. Ví dụ: nếu một câu hỏi có thể được giải quyết thông qua bình luận nhanh hoặc cập nhật dự án trong tài liệu được chia sẻ, thì không cần phải tổ chức cuộc họp.

Đưa cuộc họp đột xuất của bạn đi đúng hướng với ClickUp

Các cuộc họp đột xuất là con dao hai lưỡi — chúng mang lại sự linh hoạt và tập trung, nhưng cũng có thể làm giảm năng suất của nhóm nếu bạn không cẩn thận. Tại sao không biến thách thức này thành cơ hội với ClickUp?

ClickUp giúp bạn chuyển từ "hãy gọi điện cho nhau" sang kết quả được ghi chép, các mục hành động được phân công và theo dõi tiến độ — tất cả ở một nơi. Không bỏ sót ghi chú. Không có thông tin cập nhật rải rác. Chỉ có bối cảnh, sự hợp tác và tiến độ rõ ràng.

ClickUp cung cấp mọi thứ bạn cần để tổ chức các cuộc họp thông minh hơn, từ lập lịch đến tóm tắt. Điều đó có nghĩa là ít chậm trễ hơn, sự phối hợp nhịp nhàng hơn và tiết kiệm thời gian đáng kể.

👉 Đăng ký ClickUp ngay hôm nay — miễn phí vĩnh viễn!

Câu hỏi thường gặp

Cuộc họp đột xuất có nghĩa là gì?

Cuộc họp đột xuất là cuộc họp không có kế hoạch trước để giải quyết một vấn đề cụ thể cần hành động ngay lập tức. Thuật ngữ "ad hoc" có nguồn gốc từ tiếng Latinh và có nghĩa là "vì mục đích này". Các vấn đề khẩn cấp, thông tin cập nhật bất ngờ hoặc cơ hội nhanh chóng thường kích hoạt các cuộc họp này.

📌 Ví dụ về cuộc họp đột xuất là gì?

Một giám đốc sản phẩm gọi một cuộc họp đồng bộ vào phút chót với nhóm phát triển và QA để giải quyết một vấn đề quan trọng được phát hiện ngay trước khi ra mắt. Không có lời mời được lên lịch trước — chỉ là một cuộc thảo luận nhanh, tập trung để thống nhất và quyết định các bước tiếp theo. Đó là một cuộc họp ngẫu hứng, hoặc trong trường hợp này, một cuộc họp đột xuất.

Ad hoc có nghĩa là gì trong công việc?

Trong môi trường làm việc, ad hoc (tạm thời) dùng để mô tả bất kỳ thứ gì được tạo ra cho một sự kiện một lần hoặc nhu cầu tạm thời. Công việc, ủy ban hoặc cuộc họp ad hoc tồn tại để giải quyết một vấn đề cụ thể, không phải là một phần của quy trình thường ngày.

Tại sao lại gọi là "ad hoc"?

Ad hoc là từ tiếng Latinh có nghĩa là "cho việc này". Trong kinh doanh, từ này được sử dụng để mô tả các giải pháp, cuộc họp hoặc quyết định được đưa ra ngay lập tức để xử lý các tình huống bất ngờ hoặc các vấn đề cần giải quyết gấp.

Khi nào tôi không nên lên lịch cuộc họp đột xuất?

Tránh lên lịch nếu:

Sử dụng danh sách kiểm tra nhanh hoặc Ma trận Eisenhower để xác định nhu cầu.

Làm thế nào để ghi chép các cuộc họp đột xuất?

Sử dụng một cấu trúc đơn giản, tập trung bao gồm:

Hãy thử ClickUp AI Notetaker để ghi lại cuộc họp, tạo biên bản cuộc họp và tự động tạo các mục hành động từ bản ghi chép.