Cách tối ưu hóa bảng điều khiển quản lý dự án để lãnh đạo nhóm và quản lý công việc

{"@context":"https://schema. org","@type":"FAQPage","mainEntity":[{"@type":"Question","name":"Bảng điều khiển dự án là gì?\n","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Bảng điều khiển dự án nêu bật các thông tin quan trọng về dự án, mô tả tiến độ tổng thể của một dự án cụ thể. Nó cũng có thể hiển thị Chỉ số hiệu suất chính (KPI) của dự án hoặc hiệu suất dự án bằng các giá trị có thể đo lường được. "}},{"@type":"Question","name":"Phần mềm bảng điều khiển dự án là gì?\n","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Phần mềm bảng điều khiển quản lý dự án có thể giúp bạn xây dựng bảng điều khiển tùy chỉnh để theo dõi tất cả các dự án đang hoạt động của bạn. "}},{"@type":"Question","name":"Nên đặt gì trên bảng điều khiển quản lý dự án?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Bảng điều khiển quản lý dự án phải có khả năng báo cáo về:\n\nHoạt động và công việc của dự án\nThời gian sử dụng\nCác mốc quan trọng\nPhân bổ nguồn lực"}}]}

Bảng điều khiển quản lý dự án mang lại giá trị gia tăng cho các nhóm bằng cách cung cấp thông tin chi tiết và cập nhật 24 giờ một ngày, bảy ngày một tuần. 🕐

Các nhóm phân tán gặp phải những trở ngại trong việc quản lý dự án hiệu quả. Giao tiếp trở nên phức tạp hơn khi các nhóm có thời gian tương tác đồng bộ giới hạn hoặc dữ liệu dự án ngày càng tăng.

Với khả năng hiển thị dữ liệu thời gian thực và báo cáo tự động, bảng điều khiển quản lý dự án đảm bảo thông tin quan trọng của dự án có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi.

Việc xây dựng bảng điều khiển dự án có thể khiến bạn cảm thấy khó khăn vì nó liên quan đến việc lập kế hoạch và một số công việc thiết kế. Nếu bạn không chắc chắn về lợi tức đầu tư (ROI) tiềm năng cho thời gian và nỗ lực dành cho việc tạo bảng điều khiển, có thể bạn lo ngại rằng nó sẽ quá phức tạp.

Phần mềm bảng điều khiển dự án hiện đại đã đơn giản hóa quy trình, vì vậy chúng tôi chia sẻ những ví dụ, mẫu và mẹo hay nhất để tạo bảng điều khiển năng động! 📊

Bảng điều khiển quản lý dự án là gì?

Bảng điều khiển quản lý dự án là một công cụ trực quan được thiết kế để giúp các nhóm xem hiệu suất dự án tại một địa điểm trung tâm. Bảng điều khiển này trình bày thông tin liên quan đến dự án thông qua biểu đồ và số liệu, cho phép người xem nhanh chóng nắm bắt trạng thái, tiến độ và rủi ro tiềm ẩn của dự án.

Nhiều dự án trong thị trường hiện đại ngày nay thường phụ thuộc lẫn nhau, có nghĩa là kết quả và thành công của chúng gắn bó chặt chẽ với nhau. Sự liên kết này có thể xảy ra trong một tổ chức, nơi nhiều dự án phụ thuộc vào các nguồn lực, sản phẩm hoặc dòng thời gian được chia sẻ. 🌐

Việc phối hợp các công việc giữa các múi giờ khác nhau đôi khi dẫn đến sự chậm trễ và làm chậm quá trình ra quyết định. Những thách thức này dẫn đến sự hiểu lầm, bỏ lỡ thời hạn và giảm năng suất.

Và với phần mềm bảng điều khiển như ClickUp, Google Trang tính hoặc Excel, bạn sẽ có một phạm vi các tùy chọn trực quan hóa để phục vụ cho các dự án cụ thể!

Dưới đây là những lợi ích của bảng điều khiển dự án để tối ưu hóa hiệu suất dự án:

Là một con người trước tiên và một nhà quản lý dự án sau đó, sự độc đáo của bạn là một tài sản có thể dẫn đến quản lý dự án sáng tạo và thành công. Hãy tự tin khám phá các phần mềm bảng điều khiển quản lý dự án khác nhau để tìm ra phần mềm phù hợp nhất với bạn, nhóm của bạn và các dự án của bạn! ⚡️

Cách tạo bảng điều khiển dự án với ví dụ

Bảng điều khiển ClickUp hoạt động như một khung có thể tùy chỉnh, nơi bạn có thể tương tác với dữ liệu từ các nhiệm vụ, dự án khác nhau và hơn thế nữa tại một nơi. Bảng điều khiển giúp quản lý tài nguyên (chẳng hạn như các bộ phận, ngân sách và thiết bị riêng lẻ) được phân bổ cho các công việc khác nhau trở nên dễ dàng hơn.

Dưới đây là cách tạo bảng điều khiển quản lý dự án:

Bước 1: Xác định mục tiêu và KPI của bảng điều khiển

Những khó khăn hoặc thách thức cụ thể mà nhóm đang gặp phải là gì? Bạn muốn đo lường và theo dõi điều gì? Khi mục tiêu đã rõ ràng, bạn có thể tập trung vào loại bảng điều khiển nên sử dụng.

Chọn các chỉ số có thể theo dõi dễ dàng và mang lại giá trị ngay lập tức. Điều quan trọng là chọn các chỉ số phù hợp mà mọi thành viên trong nhóm quan tâm và hiểu rõ. Sử dụng mẫu sẽ giúp bạn nhanh chóng xây dựng các yếu tố trực quan của bảng điều khiển. (Nhưng chúng ta sẽ nói thêm về điều này sau!)

Bước 2: Chọn phần mềm bảng điều khiển

Với nhiều công cụ quản lý dự án khác nhau, bạn có thể cần dùng thử một vài tùy chọn. Hãy xem xét kỹ tính thân thiện với người dùng, khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có, khả năng mở rộng và các biện pháp bảo mật dữ liệu của công cụ. Việc ưu tiên một công cụ quản lý dự án phù hợp và tối ưu hóa quy trình làm việc của nhóm cũng rất hữu ích. ⚙️

Và bạn không cần phải thực hiện quá trình này một mình! Yêu cầu các thành viên quan trọng trong nhóm dự án chia sẻ quan điểm của họ về cách bảng điều khiển sẽ mang lại giá trị cho công việc của họ. Bạn sẽ có ý tưởng rõ hơn về các tính năng quan trọng cần chú ý trên bảng điều khiển.

Bước 3: Thiết kế bố cục bảng điều khiển

Phác thảo bố cục bảng điều khiển của bạn, lưu ý nhu cầu của đối tượng sử dụng bảng điều khiển (nhóm, các bên liên quan hoặc khách hàng). Tận dụng biểu đồ, đồ thị và các hình ảnh trực quan khác để trình bày dữ liệu một cách tốt nhất có thể. 🎨

Cố gắng giới hạn số lượng yếu tố trên bảng điều khiển của bạn, đảm bảo rằng bạn nhấn mạnh các chỉ số quan trọng nhất. Điều này sẽ giúp người dùng nhanh chóng xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và đưa ra quyết định sáng suốt nhanh hơn.

Ở giai đoạn này, điều quan trọng là phải quyết định ai có quyền truy cập bảng điều khiển quản lý dự án và họ có thể tương tác với dữ liệu ở cấp độ nào. Ví dụ: bạn có thể cho phép thành viên nhóm xem bảng điều khiển nhưng hạn chế họ chỉnh sửa hoặc thay đổi.

Tìm hiểu cách xây dựng Bảng điều khiển ClickUp đáp ứng các yêu cầu về thiết kế và hàm của bạn!

Bước 4: Xây dựng các thành phần bảng điều khiển

Bắt đầu xây dựng các thành phần bảng điều khiển dựa trên các chỉ số KPI và cấu trúc dữ liệu đã xác định. Sử dụng tính năng kéo và thả của phần mềm bảng điều khiển để sắp xếp bảng điều khiển và điều chỉnh theo ý muốn.

Khi các thành phần đã sẵn sàng, đã đến lúc tùy chỉnh bảng điều khiển. Sử dụng màu sắc và các dấu hiệu trực quan khác để làm nổi bật các yếu tố hoặc xu hướng quan trọng trong dữ liệu. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất đối với nhóm và mục tiêu dự án của bạn. 🏆

Bạn cũng có thể thêm các yếu tố tương tác như nút và menu thả xuống để người dùng lọc và phân đoạn dữ liệu của họ trong thời gian thực. Các tính năng này sẽ giúp người dùng kiểm soát dữ liệu tốt hơn và cho phép họ khám phá thêm thông tin chi tiết và xu hướng.

Tặng thêm: Bảng điều khiển KPI Excel!

Bước 5: Chia sẻ và thu thập phản hồi

Trước khi triển khai bảng điều khiển cho toàn bộ nhóm, hãy thu thập phản hồi từ các bên liên quan và thành viên nhóm để xác định bất kỳ cải tiến hoặc tính năng bổ sung nào có thể nâng cao tính hữu ích của bảng điều khiển. Bạn sẽ muốn biết liệu có thông tin dự án bị thiếu, dữ liệu lộn xộn hoặc các thành phần không rõ ràng hay không.

Sau khi nhận và tổng hợp phản hồi, hãy chia sẻ bảng điều khiển với toàn bộ nhóm để theo dõi tiến độ dự án. Đảm bảo mọi người đều biết cách đọc và hiểu bảng điều khiển để có thể nhanh chóng xác định xu hướng và hành động phù hợp. ✍️

Cuối cùng, lập kế hoạch đánh giá bảng điều khiển dự án thường xuyên. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan được cập nhật về tiến độ và bất kỳ thay đổi nào đã được thực hiện. Nó cũng cho phép bạn nắm bắt những hiểu biết mới hoặc điều chỉnh bảng điều khiển nếu cần.

3 mẫu bảng điều khiển dự án cho đối tượng chính của bạn

Một trong những lợi thế của việc sử dụng mẫu bảng điều khiển dự án là tính linh hoạt và khả năng thích ứng để đáp ứng các nhu cầu và trường hợp sử dụng dự án đa dạng.

Mẫu bảng điều khiển được thiết kế tốt là nền tảng mà các nhà quản lý dự án có thể tùy chỉnh dựa trên các yêu cầu cụ thể của từng chiến dịch hoặc danh mục đầu tư dự án. 👩‍💻

1. Mẫu bảng điều khiển quản lý dự án ClickUp

Tốt nhất để theo dõi hiệu suất trên tất cả các dự án của bạn

Mẫu Bảng điều khiển quản lý dự án ClickUp là một công cụ mạnh mẽ để khởi động bảng điều khiển tùy chỉnh. Nó cung cấp các loại chế độ xem khác nhau, bao gồm biểu đồ Gantt, để duy trì sự tổ chức trong suốt dự án. Với các tính năng cộng tác trực quan, theo dõi công việc và tùy chỉnh, nó giúp hợp lý hóa việc quản lý dự án và ra quyết định.

Các nhà quản lý dự án có thể phân bổ nguồn lực hiệu quả, theo dõi tiến độ và điều chỉnh bảng điều khiển để phù hợp với các loại dự án khác nhau. Mẫu này đóng vai trò là trung tâm tập trung dữ liệu dự án, thúc đẩy tổ chức và hợp tác tốt hơn ở mọi giai đoạn của dự án! 🤝

2. Mẫu kế hoạch quản lý dự án cấp cao của ClickUp

Tốt nhất để theo dõi các kết quả công việc của toàn bộ nhóm

Các kế hoạch cấp cao là cần thiết để khởi động dự án, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định phạm vi dự án, giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan và giành được sự ủng hộ. Chúng giúp các nhóm thích ứng với những thay đổi và ưu tiên các quyết định chiến lược mà không bị choáng ngợp bởi các chi tiết phức tạp. 📃

Mẫu Kế hoạch Dự án Cấp Cao của ClickUp là công cụ quản lý dự án trực quan hoàn hảo để xác định mục tiêu dự án, phân bổ nguồn lực và thiết lập các ưu tiên rõ ràng cho nhóm. Chế độ xem Danh sách cho phép người quản lý dự án tạo danh sách công việc và kết quả cần đạt được một cách có tổ chức, giúp dễ dàng phác thảo mục tiêu và mục đích của dự án!

3. Mẫu báo cáo trạng thái dự án dành cho giám đốc điều hành ClickUp

Tốt nhất để chia sẻ tiến độ công việc với các bên liên quan và lãnh đạo quan trọng

Các nhà quản lý cần bảng điều khiển dự án để hiển thị thông tin về các dự án của tổ chức theo thời gian thực. Với tổng quan tập trung và dễ truy cập về tiến độ dự án, các chỉ số hiệu suất chính và các điểm nghẽn tiềm ẩn, các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định sáng suốt và kịp thời. ⏳

Mẫu Báo cáo Trạng thái Dự án Điều hành của ClickUp thay thế các email trạng thái hàng tuần của bạn, vốn sẽ chồng chất trong suốt quá trình thực hiện dự án. Họ có thể có được cái nhìn toàn diện về tiến độ dự án, các chỉ số chính và rủi ro tiềm ẩn. Với các Trường Tùy chỉnh ClickUp được tạo sẵn và các chế độ xem nhiệm vụ khác nhau, mẫu này đơn giản hóa quá trình giám sát nhiều dự án trong một danh mục đầu tư cùng một lúc.

Xem thêm mẫu tóm tắt điều hành !

7 loại bảng điều khiển cho các dự án thành công

Với nhiều loại bảng điều khiển khác nhau, thách thức thường nằm ở việc lựa chọn loại phù hợp với nhu cầu và mục tiêu riêng của dự án.

Các bảng điều khiển quản lý dự án tốt nhất có mục tiêu rõ ràng. Cố gắng bao quát quá nhiều thứ có thể cản trở năng suất, quá trình ra quyết định và thành công của dự án.

Dưới đây là bảy loại bảng điều khiển khác để bổ sung vào bộ công cụ năng suất của bạn!

1. Bảng điều khiển tiến độ công việc

Bảng điều khiển tiến độ công việc là một công cụ quan trọng để theo dõi trạng thái hiện tại của dự án. Bảng điều khiển này thường có biểu đồ công việc và tiến độ của chúng, cho phép người quản lý dự án theo dõi lượng công việc đã hoàn thành và các bước tiếp theo cần thực hiện. Bảng điều khiển này có thể bao gồm dữ liệu về ngày hoàn thành dự kiến và ngày hoàn thành thực tế để hiển thị rõ hơn hiệu suất của nhóm.

2. Bảng điều khiển theo dõi ngân sách

Bảng điều khiển theo dõi ngân sách là công cụ không thể thiếu để kiểm soát chi tiêu dự án. Loại bảng điều khiển này thường có các điểm dữ liệu như tổng chi phí, chi phí dự kiến và quỹ hiện có. Ngoài ra, nó còn cung cấp thông tin về chi phí cho mỗi công việc hoặc tài nguyên để giúp xác định bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào liên quan đến ngân sách và/hoặc chi tiêu. 💰

3. Bảng điều khiển quản lý rủi ro

Bảng điều khiển quản lý rủi ro là công cụ thiết yếu để chuẩn bị và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn trong quá trình thực hiện dự án. Loại bảng điều khiển này cung cấp tổng quan về tất cả các rủi ro đã được xác định và các kế hoạch giảm thiểu rủi ro liên quan, cho phép các nhà quản lý dự án nhanh chóng điều chỉnh chiến lược nếu có bất kỳ mối đe dọa mới nào phát sinh. Ngoài ra, nó còn giúp nhóm tập trung vào các vấn đề ưu tiên cao nhất đang cản trở tiến độ.

4. Bảng điều khiển hiệu suất nhóm

Bảng điều khiển hiệu suất nhóm giám sát tiến độ của từng thành viên trong nhóm, cho phép người quản lý dự án xác định các vấn đề tiềm ẩn hoặc các lĩnh vực cần cải thiện. Loại bảng điều khiển này có thể bao gồm dữ liệu về thời gian hoàn thành công việc, độ chính xác của công việc và các chỉ số khác liên quan đến năng suất của nhóm.

5. Bảng điều khiển giao tiếp với khách hàng

Bảng điều khiển giao tiếp với khách hàng là công cụ thiết yếu để theo dõi mọi câu hỏi hoặc phản hồi từ khách hàng. Sự hợp nhất này đơn giản hóa quá trình truy cập thông tin liên quan, loại bỏ sự cần thiết phải sử dụng các kênh giao tiếp khác nhau, như email, cuộc gọi điện thoại và thậm chí là tin nhắn trên mạng xã hội! 👥

6. Bảng điều khiển phân bổ tài nguyên

Không giống như bảng điều khiển hiệu suất nhóm, bảng điều khiển phân bổ tài nguyên rất cần thiết để đánh giá việc phân phối tài nguyên giữa các dự án hoặc công việc khác nhau. Do đó, việc phân bổ sẽ công bằng và cân bằng, phù hợp với các ưu tiên của dự án và mục tiêu của tổ chức. Loại bảng điều khiển này cung cấp chế độ xem cấp cao về nơi tài nguyên đang được sử dụng, cho phép các quản lý dự án nhanh chóng xác định bất kỳ sự kém hiệu quả tiềm ẩn nào.

7. Bảng điều khiển theo dõi vấn đề và lỗi

Bảng điều khiển theo dõi vấn đề và lỗi là một công cụ vô giá để xác định, giám sát và giải quyết bất kỳ vấn đề hoặc lỗi nào gặp phải trong quá trình thực hiện dự án. Loại bảng điều khiển này cung cấp chế độ xem tập trung về các vấn đề hiện tại và cung cấp dữ liệu về tiến độ của từng công việc liên quan đến chúng. 📈

Quan trọng hơn, nó có thể giúp ngăn ngừa sự chậm trễ tốn kém bằng cách cảnh báo các quản lý dự án khi thời hạn sắp đến mà công việc vẫn chưa được bắt đầu.

Thúc đẩy thành công dự án với bảng điều khiển ClickUp

Với giao diện thân thiện với người dùng và các tính năng kéo và thả trực quan, bạn có toàn quyền kiểm soát để thiết lập bảng điều khiển dự án trong ClickUp theo sở thích của mình. Không cần lo lắng về việc đào tạo chuyên sâu hay thiết lập phức tạp! ClickUp cung cấp các mẫu sẵn có và các bước tùy chỉnh dễ thực hiện.

Tạo tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay và mời cộng tác viên của bạn khám phá nền tảng này! 🔍