Bảng xoay là phiên bản hiệu suất cao của bảng thông thường.
Hãy nghĩ về bảng xoay như một đèn chiếu sáng — nó chiếu sáng những chi tiết quan trọng nhất trong dữ liệu của bạn, giúp bạn dễ dàng phát hiện xu hướng và mẫu. 💡
Do tính chất động của chúng, bạn có thể tạo bảng xoay để dễ dàng sắp xếp lại, tóm tắt và phân tích dữ liệu tổng hợp.
Google Trang tính giúp bạn dễ dàng tạo bảng xoay chỉ với vài cú nhấp chuột và bạn có thể tự động hóa các công việc trên Google Trang tính mà nếu không có nó sẽ mất hàng giờ đồng hồ. Các tùy chọn tùy chỉnh là vô hạn. Bạn có thể thay đổi màu sắc, thay đổi phông chữ, thêm menu thả xuống hoặc thậm chí bao gồm các yếu tố trực quan hóa dữ liệu nâng cao — tất cả đều không cần mã phức tạp hay các bước phức tạp.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước tạo bảng xoay Google Trang tính và sau đó xem xét một công cụ thay thế có nhiều tính năng hơn (Gợi ý: Đó là ClickUp ). 🚀
Các bước tạo bảng xoay trong Google Trang tính
Hãy tưởng tượng bạn đang xử lý một bảng tính khổng lồ chứa đầy dữ liệu bán hàng. Cuộn qua các hàng và cột vô tận để tìm kiếm các điểm dữ liệu cụ thể nhanh chóng trở thành một công việc khó khăn và tốn thời gian.
Đó là khi bạn cần bảng xoay Google Trang tính!
Mặc dù các tập dữ liệu nhỏ có thể được quản lý thủ công, nhưng bảng xoay sẽ trở thành công cụ hữu ích nhất khi Google Trang tính của bạn trở nên quá tải. Thay vì mất thời gian với các công thức phức tạp, bạn có thể thu thập thông tin chi tiết chỉ với vài cú nhấp chuột, lưu các mẫu bảng tính có thể tùy chỉnh hoàn toàn (và tránh được đau đầu).
Dưới đây là cách bắt đầu:
1. Mở Google Trang tính của bạn
Đầu tiên, hãy mở Google Trang tính. Bạn có thể sử dụng trang tính hiện có với dữ liệu nguồn hoặc thêm một số dữ liệu thô. Chỉ cần đảm bảo rằng dữ liệu được sắp xếp gọn gàng, với tiêu đề ở trên cùng!
2. Chọn phạm vi dữ liệu của bạn
Đánh dấu tất cả các ô có dữ liệu nguồn mong muốn trong bảng xoay của bạn. Đừng quên các tiêu đề cột — chúng rất quan trọng.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng phím tắt Ctrl + A trên Windows hoặc Command + A trên Mac để chọn tất cả dữ liệu của bạn cùng một lúc. Nó hoạt động như phép thuật vậy. ✨
Đọc thêm: 10 mẫu cơ sở dữ liệu miễn phí trong Word, ClickUp và Access
3. Nhấp vào Chèn và chọn Bảng xoay
Đã đến lúc để sức mạnh của bảng pivot bắt đầu! 🎯
Điều hướng đến menu trên cùng, nhấp vào Chèn và chọn Bảng xoay từ menu thả xuống.
4. Chọn vị trí đặt bảng xoay
Một bảng mới sẽ xuất hiện hỏi bạn muốn tạo bảng xoay ở đâu. Bạn có thể thả nó vào một trang tính mới hoặc đặt nó vào một trang tính hiện có.
Chọn vị trí của bạn, sau đó nhấp vào Tạo—bạn đã hoàn thành một nửa công việc.
5. Thêm hàng và cột
Bây giờ là phần thú vị! Trong bảng chỉnh sửa bảng xoay, bạn sẽ thấy các tùy chọn cho hàng và cột.
Nhấp vào 'Thêm' bên cạnh mỗi mục để xác định dữ liệu bạn muốn phân tích. Hãy coi đây là việc quyết định cách sắp xếp tập dữ liệu của bạn.
Muốn xem doanh số theo khu vực? Thêm 'Khu vực' vào hàng và 'Doanh số' vào cột.
Đọc thêm: Quản lý dự án bằng Google Trang tính 2023 (10 mẫu miễn phí)
6. Thêm giá trị
Trong phần 'Giá trị' của trình chỉnh sửa bảng xoay, nhấp vào 'Thêm' để chọn dữ liệu bạn muốn hiển thị. Bạn có thể tính tổng, trung bình hoặc số lượng — về cơ bản, bất cứ điều gì bạn (hoặc sếp của bạn) muốn.
Đảm bảo cài đặt là SUM trừ khi bạn muốn trường trung bình hoặc tính toán.
Đọc thêm: 14 giải pháp phần mềm bảng tính tốt nhất (miễn phí và trả phí)
7. Áp dụng bộ lọc (tùy chọn nhưng hữu ích)
Bộ lọc cho phép bạn phân tích dữ liệu bảng xoay chi tiết hơn nữa.
Nếu bạn chỉ muốn xem dữ liệu từ một năm cụ thể hoặc lọc ra các hàng trống, hãy nhấp vào 'Thêm' trong phần 'Bộ lọc' .
Chọn tiêu chí lọc của bạn và báo cáo của bạn sẽ được tùy chỉnh hoàn hảo!
8. Cập nhật tự động khi có thay đổi dữ liệu
Bảng xoay của bạn sẽ tự động cập nhật khi có dữ liệu mới. Nếu các thay đổi không hiển thị ngay lập tức, chỉ cần nhấn làm mới.
Tùy thuộc vào kích thước tập dữ liệu của bạn, quá trình này có thể mất vài giây, nhưng sẽ hoàn tất.
Đọc thêm: 10 mẹo sử dụng Google Trang tính giúp công việc của bạn dễ dàng hơn
Cách tùy chỉnh bảng xoay Google Trang tính
Có một số cách để tùy chỉnh bảng xoay trong Google Trang tính:
- Sắp xếp lại hàng và cột: Kéo và thả hàng và cột để thay đổi thứ tự hoặc nhóm chúng theo cách khác
- Thêm hoặc xóa trường: Sử dụng các phần "Hàng", "Cột" và "Giá trị" trong Trình chỉnh sửa bảng xoay để thêm hoặc xóa trường khỏi bảng xoay
- Lọc dữ liệu: Áp dụng bộ lọc cho các hàng hoặc cột cụ thể để chỉ hiển thị dữ liệu bạn quan tâm
- Sắp xếp dữ liệu: Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần bằng cách nhấp vào biểu tượng sắp xếp trong tiêu đề cột
- Định dạng giá trị: Thay đổi định dạng giá trị trong bảng xoay, chẳng hạn như tiền tệ, tỷ lệ phần trăm hoặc ngày tháng
- Thay đổi tên trường: Cập nhật tên tiêu đề hàng hoặc cột bằng cách sử dụng tùy chọn Chỉnh sửa
- Thêm trường tính toán: Tạo trường tính toán để thực hiện các phép tính trên dữ liệu trong bảng xoay
- Tạo biểu đồ xoay: Chuyển đổi bảng xoay của bạn thành biểu đồ để hiển thị dữ liệu một cách trực quan.
- Sử dụng bộ lọc: Thêm bộ lọc vào bảng xoay để lọc dữ liệu một cách tương tác
- Áp dụng định dạng có điều kiện: Sử dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật dữ liệu hoặc xu hướng quan trọng trong bảng xoay
- Bảo vệ bảng xoay: Khóa bảng xoay để ngăn chặn các thay đổi trái phép
Đọc thêm: Cách tạo bảng trong Google Trang tính
Sự khác biệt giữa bảng xoay trong Excel và Google Trang tính
Cả Microsoft Excel và Google Trang tính đều cung cấp chức năng bảng xoay, nhưng chúng khác nhau đáng kể về giao diện người dùng, tính năng và tùy chọn tùy chỉnh. Dưới đây là tóm tắt nhanh về các tính năng của Excel và Google Trang tính cho bảng xoay.
| Aspect | Bảng xoay trong Google Trang tính | Bảng xoay trong Excel |
| Giao diện người dùng và dễ sử dụng | Quá trình tạo/lập bảng xoay trong Google Trang tính rất đơn giản. Người dùng có thể tạo bảng xoay bằng cách chuyển đến menu "Chèn" và chọn "Bảng xoay", sau đó phạm vi dữ liệu sẽ được tự động phát hiện. Giao diện được thiết kế thân thiện với người dùng và đặc biệt dễ sử dụng cho người mới bắt đầu hoặc người dùng không thường xuyên. | Ngược lại, để tạo bảng xoay trong Excel, bạn phải chọn phạm vi dữ liệu và sử dụng tab "Chèn" để chọn "Bảng xoay". Giao diện phức tạp hơn, có thể gây khó khăn cho người dùng mới. Tuy nhiên, nó cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh nâng cao hơn thông qua Danh sách trường bảng xoay, cho phép điều chỉnh chi tiết. |
| Đề xuất và tự động hóa | Google Trang tính có bảng Đề xuất, giúp người dùng nhanh chóng tạo hình ảnh trực quan hoặc tóm tắt với nỗ lực tối thiểu. | Excel không có tính năng này nhưng bù lại có các tính năng lọc và nhóm nâng cao |
| Khả năng tạo biểu đồ | Google Trang tính cho phép người dùng tạo biểu đồ trực tiếp từ dữ liệu bảng xoay dễ dàng | Excel cung cấp phạm vi loại biểu đồ và tùy chọn tùy chỉnh rộng hơn, phù hợp hơn cho báo cáo chi tiết |
| Hợp tác | Google Trang tính hỗ trợ cộng tác thời gian thực, cho phép nhiều người dùng làm việc trên cùng một bảng tính cùng lúc. | Trong Excel, việc cộng tác thường yêu cầu chia sẻ toàn bộ sổ làm việc, điều này có thể rất rắc rối |
| Trường tính toán | Google Trang tính có khả năng giới hạn trong lĩnh vực này | Excel cung cấp các tùy chọn mạnh mẽ để tạo trường tính toán và thước đo trong bảng xoay, tạo điều kiện thuận lợi cho các phân tích phức tạp |
| Định dạng | Google Trang tính có các tính năng định dạng cơ bản so với các tính năng nâng cao của Excel | Excel cung cấp nhiều tùy chọn định dạng, bao gồm bộ cắt và dòng thời gian cho các yếu tố tương tác. |
| Tích hợp với các công cụ khác | Mặc dù có khả năng tích hợp giới hạn so với Excel, nhưng nó hoạt động tốt với các ứng dụng Google Workspace khác | Excel tích hợp hoàn hảo với các ứng dụng Microsoft Office khác, giúp dễ dàng kết hợp dữ liệu bảng xoay vào các báo cáo và bản trình bày khác nhau. |
Mặc dù cả hai nền tảng đều cung cấp các chức năng bảng xoay cần thiết, Google Trang tính hướng nhiều hơn đến sự hợp tác, khiến nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho người dùng thông thường. Ngược lại, Excel cung cấp khả năng tùy chỉnh sâu hơn và các tính năng phân tích nâng cao phù hợp với người dùng cao cấp hoặc những người cần xử lý dữ liệu phức tạp.
Đọc thêm: Cách tạo bảng điều khiển Google Trang tính (với mẫu)
Nhược điểm của việc sử dụng Google Trang tính để tạo bảng
Mặc dù Google Trang tính là một công cụ hữu ích cho hầu hết các công việc dữ liệu hàng ngày, nhưng nó vẫn có những hạn chế.
- Khó khăn với dữ liệu lớn: Chậm lại với hàng ngàn hàng, dẫn đến chậm trễ và có nguy cơ gặp sự cố trong các hoạt động phức tạp
- Khả năng xử lý dữ liệu giới hạn: Thiếu các tính năng nâng cao để phân tích phức tạp, không xử lý được các trường tính toán và có thể không hiệu quả để phân tích dữ liệu sâu
- Cập nhật bảng xoay không nhất quán: Không thể làm mới theo thời gian thực, gây nhầm lẫn khi dữ liệu thay đổi và dẫn đến lo lắng về tính chính xác của dữ liệu
- Giới hạn ô và công thức: Áp đặt giới hạn tối đa 10 triệu ô, hạn chế các tập dữ liệu nặng trên các trang tính và gây ra vấn đề về hiệu suất khi đạt đến giới hạn
Đọc thêm: Làm thế nào để kết hợp dữ liệu từ nhiều trang tính trong Google Trang tính?
Các công cụ khác để tạo bảng xoay
Mặc dù tính năng Bảng xoay trong Sheets rất hữu ích trong việc xử lý các công việc cơ bản, nhưng nó có thể gặp khó khăn trong việc tóm tắt thông tin và phân tích dữ liệu với khối lượng lớn.
Nếu bạn đang muốn thay đổi, có lẽ đã đến lúc khám phá một số lựa chọn thay thế cho Google Trang tính — những lựa chọn giàu tính năng và linh hoạt hơn, như ClickUp!
Với ClickUp, bạn có thể trực quan hóa dữ liệu bảng xoay bằng các tiện ích như thanh tiến độ, tóm tắt khối lượng công việc và biểu đồ, cho phép bạn theo dõi tiến độ dự án của mình trong thời gian thực.
Một ưu điểm lớn khác của ClickUp là Chế độ xem bảng, mô phỏng chức năng của bảng tính, giúp quá trình chuyển đổi từ Google Trang tính trở nên liền mạch.
Bạn sẽ có trải nghiệm quen thuộc khi sử dụng hàng và cột, nhưng với thêm khả năng phân công công việc, theo dõi thời hạn và giám sát khối lượng công việc.
Mọi thứ trở nên dễ dàng hơn với các tiện ích kéo và thả như biểu đồ tiến độ, bảng Kanban và tóm tắt khối lượng công việc, biến dữ liệu thô thành thông tin chi tiết hấp dẫn và có thể hành động.
Và điều tuyệt vời nhất?
Bạn có quyền truy cập vào hơn 1000 mẫu có thể tùy chỉnh cao, giúp bạn bắt đầu công việc một cách thuận lợi.
🏆 Phần thưởng: ClickUp được trang bị AI riêng, ClickUp Brain, giúp tự động hóa quy trình làm việc của bạn để bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng.
Các bước để di chuyển từ Google Trang tính sang ClickUp
Bạn đang nghĩ đến việc chuyển từ bảng xoay Google Trang tính sang ClickUp? Dưới đây là hướng dẫn từng bước để giúp bạn thực hiện việc này:
- Xuất bảng xoay Google Trang tính: Đầu tiên, mở bảng xoay Google Trang tính. Nhấp vào 'Tệp', sau đó 'Tải xuống' và chọn 'Định dạng CSV'
- Mở ClickUp và bắt đầu quá trình nhập: Trong ClickUp, điều hướng đến Không gian Làm việc của bạn và chuyển đến 'Nhập Nhiệm vụ. ' Chọn 'CSV' làm định dạng nhập và tải lên tệp CSV chứa dữ liệu bảng xoay của bạn
- Ánh xạ dữ liệu của bạn vào các trường ClickUp: ClickUp sẽ nhắc bạn ánh xạ các cột từ CSV vào các trường của nó. Ví dụ: trường 'Thể loại' từ Google Trang tính có thể được ánh xạ vào một trường tương tự trong ClickUp
- Tùy chỉnh bảng của bạn: Sau khi dữ liệu được nhập, bạn có thể tạo các cột tùy chỉnh và áp dụng công thức để phân tích dữ liệu theo nhiều cách khác nhau, tương tự như cách bạn sử dụng các trường tính toán trong Google Trang tính
- Hoàn tất và sử dụng Chế độ xem bảng của ClickUp: Sau khi lập bản đồ và tùy chỉnh bảng xoay, nhấp vào 'Nhập' để hoàn tất quá trình. Bảng xoay của bạn sẽ hoạt động đầy đủ trong Chế độ xem bảng của ClickUp, nơi bạn có thể tiếp tục sắp xếp và quản lý dữ liệu của mình giống như trong bảng tính
Tạo và quản lý bảng xoay trong ClickUp
ClickUp cung cấp trải nghiệm giống như bảng tính, có thể sánh ngang với các công cụ truyền thống như Google Trang tính hoặc Excel, nhưng với thêm nhiều chức năng và tính linh hoạt.
Hãy cùng xem qua quy trình từng bước ngắn gọn về cách sử dụng bảng tính trong ClickUp:
1. Khởi chạy ClickUp
Đầu tiên, khởi chạy ClickUp thông qua phiên bản đám mây hoặc bằng cách tải xuống phần mềm dưới dạng ứng dụng máy tính hoặc ứng dụng di động.
2. Chọn chế độ xem bảng
Khi vào Không gian Làm việc, hãy chuyển đến Thanh Chế độ xem trên màn hình.
Nhấp vào 'Chế độ xem bảng' để có giao diện dạng bảng tính mạnh mẽ, giúp bạn sắp xếp công việc và dữ liệu thành hàng và cột, tương tự như cách bạn tạo bảng xoay trong Google Trang tính.
Đọc thêm: 10 công cụ AI miễn phí tốt nhất cho Google Trang tính để tối ưu hóa bảng tính của bạn
3. Tùy chỉnh bố cục bảng
ClickUp cho phép bạn thêm cột dễ dàng bằng cách nhấn biểu tượng +. Mỗi cột có thể được tùy chỉnh bằng Trường Tùy chỉnh để phù hợp với loại dữ liệu bạn đang xử lý.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng trường Tiền để theo dõi thông tin tài chính. Nếu dữ liệu của bạn bao gồm thời hạn, hãy sử dụng trường Ngày.
4. Liên kết các công việc
Một trong những tính năng nổi bật của ClickUp là khả năng tạo cơ sở dữ liệu quan hệ mà không cần mã hóa.
Sử dụng Trường Tùy chỉnh Mối quan hệ, bạn có thể liên kết các công việc từ các danh sách hoặc Không gian Làm việc khác nhau, tạo ra các cơ sở dữ liệu liên kết với nhau.
Ví dụ: bạn có thể liên kết lịch sử đơn đặt hàng của khách hàng với một dự án hoặc công việc cụ thể, giúp bảng xoay của bạn trở nên động và có giá trị hơn.
Đọc thêm: Cách tạo cơ sở dữ liệu Google Trang tính: Hướng dẫn từng bước
5. Sắp xếp và lọc dữ liệu của bạn
Bây giờ bảng của bạn đã được tạo, đã đến lúc sử dụng các công cụ quản lý dữ liệu mạnh mẽ của ClickUp. Bạn có thể lọc, nhóm và sắp xếp dữ liệu để có cái nhìn tổng quan về dự án của mình.
Cần sắp xếp lại công việc của bạn? Chỉ cần kéo và thả để sắp xếp lại các cột hoặc hàng theo nhu cầu.
6. Chỉnh sửa hàng loạt
Hiệu quả là yếu tố quan trọng, và Chế độ xem bảng của ClickUp giúp chỉnh sửa hàng loạt trở nên dễ dàng. Nếu bạn cần cập nhật nhiều mục nhập cùng lúc, hãy chọn các hàng và áp dụng thay đổi chỉ với vài cú nhấp chuột.
Tính năng này rất phù hợp cho các nhóm quản lý tập dữ liệu lớn và cần một cách nhanh chóng để cập nhật mọi thứ.
7. Chia sẻ và xuất
Sau khi bảng xoay hoặc Chế độ xem bảng của bạn đã hoàn tất, bạn có thể chia sẻ với khách hàng hoặc thành viên trong nhóm.
ClickUp cung cấp các liên kết có thể chia sẻ công khai, giúp mọi người dễ dàng cập nhật thông tin trên cùng một trang.
Cần xuất bảng của bạn?
Bạn có thể xuất tất cả dữ liệu Chế độ xem bảng dưới dạng tệp CSV, có thể sử dụng trong các công cụ bảng tính khác.
Đọc thêm: 10 tiện ích bổ sung và phần mở rộng tốt nhất cho Google Trang tính để tăng năng suất
Mẫu bảng tính của ClickUp
Nếu bạn không chắc chắn về việc chuyển sang ClickUp vì không thích chuyển đổi công cụ, bạn sẽ thích Mẫu bảng tính ClickUp.
Bạn có thể sử dụng mẫu này để theo dõi dữ liệu khách hàng, quản lý ngân sách hoặc theo dõi hàng tồn kho.
Nó giàu tính năng nhưng dễ thích ứng, cho phép bạn thêm Trường Tùy chỉnh và điều chỉnh chúng theo sự phát triển của dự án.
Bạn có thể bắt đầu trong vài giây với thiết lập tối thiểu, dù là người dùng mới hay người dùng cao cấp.
Mặt khác, nếu bạn đang xử lý các báo cáo tài chính phức tạp hoặc cần hợp lý hóa việc quản lý dữ liệu, Mẫu bảng tính có thể chỉnh sửa của ClickUp sẽ phù hợp hơn với bạn.
Mẫu này cũng có thể tùy chỉnh hoàn toàn và đơn giản hóa nhiều công việc thủ công với các tính năng như nhập tự động và công thức tùy chỉnh.
Đọc thêm: 20 mẫu bảng tính miễn phí trong Excel & ClickUp
Chuyển sang bảng tốt hơn với ClickUp
Google Trang tính là công cụ không thể thiếu cho bất kỳ ai muốn tạo và quản lý bảng xoay khi đang di chuyển.
Tuy nhiên, đối với các yêu cầu bổ sung như quản lý công việc và cộng tác nhóm, bạn sẽ cần nhiều hơn một công cụ bảng tính.
Bạn sẽ cần một công cụ quản lý dự án như ClickUp. Chế độ xem bảng của nó mang lại trải nghiệm giống như bảng tính, vì vậy việc chuyển từ Microsoft Excel hoặc Google Trang tính sẽ rất dễ dàng. Bạn có thể trực quan hóa dữ liệu bảng xoay bằng các tiện ích như thanh tiến độ, tóm tắt khối lượng công việc và biểu đồ.
Hãy hỏi RevPartners, công ty đã tiết kiệm 50% chi phí bằng cách hợp nhất ba công cụ thành một nền tảng mạnh mẽ (ClickUp) — với giá chỉ bằng một nửa và các tính năng còn tốt hơn!
Sẵn sàng chuyển sang một công cụ giàu tính năng hơn? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và tự mình cảm nhận sự khác biệt! 🌟
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Bảng xoay được sử dụng tốt nhất cho mục đích gì?
Bảng xoay là công cụ mạnh mẽ được sử dụng chủ yếu trong các ứng dụng bảng tính như Excel và Google Trang tính để tóm tắt, phân tích và trình bày các tập dữ liệu lớn. Chúng cho phép người dùng nhanh chóng tóm tắt dữ liệu bằng cách tính toán các thông số như tổng, trung bình, số lượng và các thống kê khác. Bảng xoay tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo báo cáo động, có thể điều chỉnh theo thời gian thực khi dữ liệu thay đổi. Tính tương tác này cho phép người dùng lọc và sắp xếp dữ liệu mà không làm thay đổi tập dữ liệu gốc.
2. Chúng ta có thể thêm bao nhiêu bảng xoay trong một trang tính?
Bạn có thể thêm nhiều bảng xoay vào một trang tính. Chỉ cần chọn 'Trang tính hiện có' làm đích khi tạo bảng xoay trong Google Trang tính.
3. Chúng ta có thể hợp nhất hai bảng xoay trong Google Trang tính không?
Không thể hợp nhất các bảng xoay trong Google Trang tính. Bạn có thể kết hợp các nguồn dữ liệu gốc của chúng thành một tập dữ liệu và tạo một bảng xoay mới. Hoặc, chỉ cần chuyển sang Chế độ xem bảng trong ClickUp!
4. Làm thế nào để làm mới bảng xoay trong Google Trang tính?
Bảng xoay trong Google Trang tính sẽ tự động làm mới mỗi khi dữ liệu trong cơ sở dữ liệu nguồn được cập nhật. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đảm bảo điều này bằng cách thủ công, chỉ cần nhấp vào nút Làm mới.
Tuy nhiên, nếu bạn thêm hàng và/hoặc cột mới vào cơ sở dữ liệu, hãy nhớ cập nhật phạm vi dữ liệu của bảng xoay để nó có thể bao gồm những phần mới được thêm vào.