Quản lý nhiều dự án đôi khi có thể giống như một công việc vô tận. Là một quản lý dự án, bạn làm việc chăm chỉ để giữ mọi thứ có tổ chức, đáp ứng thời hạn, phân công công việc và giao tiếp với các bên liên quan, nhưng mọi thứ dường như vẫn không theo ý bạn.
Đây là lúc các mẫu quản lý dự án Google Trang tính phát huy tác dụng. Với giao diện cho phép bạn quản lý nhiều dự án tại một nơi, các mẫu Google Trang tính được thiết kế sẵn này được xây dựng đặc biệt cho các nhà quản lý dự án nhằm mục đích quản lý dự án suôn sẻ. Nếu được sử dụng đúng cách, chúng có thể giúp tăng năng suất cho bạn và nhóm của bạn.
Trong blog này, chúng tôi sẽ chia sẻ các mẫu quản lý dự án miễn phí, rất phù hợp cho người mới bắt đầu và người có kinh nghiệm, để bạn có thể bắt đầu ngay lập tức.
Điều gì tạo nên một mẫu quản lý dự án Google Trang tính tốt?
Mẫu quản lý dự án Google Trang tính là công cụ quan trọng cho các nhà quản lý dự án — đa năng, thân thiện với người dùng và sẵn sàng xử lý mọi công việc.
Các mẫu này cung cấp dòng thời gian dự án rõ ràng, tính năng phân công công việc dễ dàng và cách theo dõi tiến độ công việc hiệu quả.
Nhưng làm thế nào để phân biệt giữa một mẫu quản lý dự án Google Trang tính tốt và một mẫu quản lý dự án Google Trang tính tuyệt vời? Dưới đây là một số hướng dẫn cần lưu ý:
- Các mẫu tốt nhất bao gồm không gian phân đoạn cho chi tiết dự án, kết quả đầu ra và ngân sách, đồng thời giữ cho mọi thứ trông hấp dẫn về mặt thị giác (thực tế là không ai muốn nhìn chằm chằm vào một biển ô màu xám cả ngày)
- Chúng phải có thể tùy chỉnh đủ để phù hợp với nhiều dự án nhưng cũng đủ cấu trúc để nhóm của bạn không bị rơi vào tình trạng lộn xộn trong bảng tính
- Bạn sẽ được điểm thưởng nếu mẫu đó có phần điều lệ dự án, công cụ phân bổ tài nguyên và mẫu biểu đồ Gantt đơn giản để hiển thị dòng thời gian. Các mẫu tốt nhất giúp dễ dàng theo dõi dự án, phụ thuộc công việc và cập nhật trạng thái mà không làm người dùng cảm thấy quá tải
Đọc thêm: 10 lựa chọn thay thế và đối thủ cạnh tranh hàng đầu của Google Trang tính
Mẫu quản lý dự án Google Trang tính
Bây giờ bạn đã biết những gì sẽ có, hãy khám phá một loạt các mẫu quản lý dự án Google Trang tính miễn phí sẽ giúp bạn bắt đầu.
Từ biểu đồ Gantt đến báo cáo tiến độ, chúng tôi có mẫu cho mọi giấc mơ của các nhà quản lý dự án.
Đã đến lúc đơn giản hóa việc lập kế hoạch dự án của bạn — hãy bắt tay vào việc ngay!
1. Mẫu lịch trình dự án của Hubspot
Khi nghĩ đến quản lý dự án, bạn có thể sẽ nghĩ đến dòng thời gian và thời lượng — và mẫu này thực sự hiểu điều đó.
Mẫu Lịch trình dự án của HubSpot là lựa chọn hoàn hảo cho các nhà quản lý dự án muốn hợp lý hóa quy trình lập kế hoạch dự án.
Với các phần có thể tùy chỉnh cho chi tiết công việc, người được giao và thời hạn, mẫu quản lý dự án Google Trang tính này giúp tiến độ dự án của bạn trở nên minh bạch. Mẫu này cung cấp nhiều chế độ xem để trực quan hóa công việc của bạn, bao gồm chế độ xem biểu đồ Gantt của Google Trang tính để hiển thị dòng thời gian dự án rõ ràng.
Mẫu này sắp xếp các công việc của dự án theo chế độ xem dạng danh sách thân thiện với người dùng và có chức năng kéo và thả. Mẫu này phân tách các công việc đã hoàn thành và đang tiến hành, đồng thời cung cấp một phần dành riêng cho điều lệ dự án, giúp bạn luôn chịu trách nhiệm về các mục tiêu và kết quả dự án.
Đọc thêm: 10 mẫu lịch trình dự án miễn phí trong Excel và ClickUp
2. Mẫu báo cáo tiến độ Mẫu của HubSpot
Quản lý dự án thường xoay quanh các báo cáo tiến độ, và Mẫu báo cáo tiến độ của HubSpot đáp ứng nhu cầu đó một cách hoàn hảo.
Mẫu này phù hợp nhất với các nhà quản lý dự án muốn giữ cho các bên liên quan được thông báo và dự án đi đúng hướng. Các phần có thể tùy chỉnh cho chi tiết dự án, tiến độ công việc và các chỉ số chính mang lại sự minh bạch cho trạng thái dự án của bạn.
Giống như một phần mềm quản lý dự án phổ biến, mẫu này cung cấp bố cục chuyên nghiệp, dễ điều hướng, cho dù bạn đang theo dõi nhiều dự án hay tập trung vào một sáng kiến duy nhất.
Mẫu này bao gồm không gian cho các cột mốc, thách thức và bước tiếp theo của dự án, không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào. Mẫu được thiết kế để hoạt động liền mạch với các công cụ quản lý dự án khác, trở thành một bổ sung đa năng cho bộ công cụ của bạn.
3. Mẫu kế hoạch dự án của eFinancialModels
Quản lý dự án và Google Trang tính đi đôi với nhau — giống như cà phê và thời hạn. Mẫu kế hoạch dự án miễn phí của eFinancialModels giúp cải thiện điều này bằng cách giúp việc tổ chức công việc trở nên dễ dàng.
Mẫu động này cho phép bạn nhanh chóng phát triển và trực quan hóa kế hoạch dự án bằng biểu đồ Gantt. Mẫu này hoàn hảo cho các nhà quản lý dự án phải xử lý các dòng thời gian phức tạp và nhiều dự án.
Mẫu này được cài đặt sẵn danh sách công việc có thể tùy chỉnh hoàn toàn, vẽ dòng thời gian tự động và liên kết dễ dàng giữa ngày bắt đầu, thời lượng và ngày kết thúc.
Bạn có thể nhập không giới hạn số lượng công việc, nhóm chúng thành các công việc con và xem biểu đồ Gantt tự động cập nhật. Khả năng chia sẻ và cập nhật tài liệu đồng thời với các thành viên trong nhóm giúp mọi người luôn đồng bộ.
Mặc dù có thể mất một chút thời gian để làm quen, đặc biệt nếu bạn không quen thuộc với tất cả các hàm của Google Trang tính, nhưng mẫu này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian nhờ các tính năng trực quan.
Cũng nên đọc: Tài liệu dự án: Các loại tài liệu dự án, ví dụ và mẫu
4. Mẫu quản lý dự án của Template.net
Thông qua Template.net
Mẫu quản lý dự án Google Trang tính này là điểm khởi đầu tuyệt vời cho các nhà quản lý dự án. Mẫu Quản lý dự án là mẫu đa năng để theo dõi nhiều dự án, phân công công việc và giám sát tiến độ.
Với các phần dành riêng cho điều lệ dự án, dòng thời gian và phân bổ tài nguyên, nó giúp các thành viên trong nhóm luôn thống nhất và dự án diễn ra suôn sẻ.
Mẫu này còn bao gồm:
- Biểu đồ Gantt để trực quan hóa lịch trình dự án
- Bảng công việc để mô tả chi tiết công việc
- Tính năng báo cáo trạng thái dự án để giữ cho các bên liên quan luôn được cập nhật thông tin
- Các giai đoạn được mã hóa bằng màu sắc và các khóa trạng thái giúp bạn dễ dàng đánh giá tình trạng dự án trong nháy mắt
5. Mẫu lịch quản lý dự án của Template.net
Thông qua Template.net
Nếu bạn là người quản lý dự án và đang tìm kiếm một công cụ tiện dụng để theo dõi tiến độ dự án của mình một cách chi tiết, Mẫu Lịch quản lý dự án là một lựa chọn tuyệt vời.
Mẫu đa năng này cung cấp dòng thời gian trực quan cho các công việc trong dự án của bạn, cho phép bạn dễ dàng lập bản đồ các kết quả và thời hạn của dự án. Với giao diện thân thiện với người dùng, bạn có thể nhanh chóng phân công công việc cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ của nhóm.
Định dạng lịch cho phép bạn xem tổng quan về lịch trình dự án, giúp bạn xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn và điều chỉnh dòng thời gian khi cần thiết.
Mẫu quản lý dự án này đặc biệt hữu ích để tạo báo cáo khối lượng công việc, theo dõi các công việc phụ thuộc lẫn nhau và đảm bảo các cột mốc dự án được hoàn thành đúng thời hạn.
Bằng cách tập trung thông tin dự án, mẫu lịch quản lý dự án này giúp các bên liên quan luôn được cập nhật thông tin và dự án diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối.
6. Mẫu theo dõi dự án của Template.net
Thông qua Template.net
Đôi khi, quản lý dự án có thể là một công việc rất khó khăn, nhưng không có lý do gì để biến nó thành một cuộc biểu diễn bằng cách để công việc của bạn trở nên lộn xộn! Mẫu theo dõi dự án là vũ khí bí mật của bạn để giữ nhiều dự án đi đúng hướng.
Mẫu này bao gồm dòng thời gian dự án sẵn sàng sử dụng, công cụ phân công công việc và theo dõi tiến độ mà ngay cả người mới sử dụng bảng tính cũng có thể thành thạo.
Bạn sẽ tìm thấy không gian dành riêng cho chi tiết dự án, kết quả đầu ra và ngân sách, tất cả được gói gọn trong một gói hấp dẫn về mặt thị giác.
Với các trạng thái có thể tùy chỉnh và nhiều chế độ xem để trực quan hóa thông tin dự án, bạn sẽ không bao giờ mất dấu mục tiêu của mình. Mẫu này thậm chí còn bao gồm biểu đồ Gantt đơn giản để trực quan hóa lịch trình dự án và các công việc phụ thuộc lẫn nhau.
Cũng nên đọc: Cách tạo lịch trình tổng thể để quản lý dự án & các mẫu theo dõi mục tiêu trong Google Trang tính
Hạn chế của việc sử dụng Google Trang tính để quản lý dự án
Mặc dù Google Trang tính và Tài liệu cung cấp giải pháp miễn phí hấp dẫn cho quản lý dự án, nhưng chúng thường có những nhược điểm đáng kể.
Những điều này có thể cản trở hiệu quả của nhóm và thành công của dự án trong dài hạn.
Hãy cùng tìm hiểu những giới hạn phổ biến nhất khi sử dụng Google Trang tính/Tài liệu Google để quản lý dự án:
- Tính năng cộng tác hạn chế: Chỉnh sửa thời gian thực rất tuyệt vời, nhưng Google Trang tính thiếu tính năng phân công công việc, theo dõi phụ thuộc và thông báo tự động, những tính năng rất quan trọng cho sự phối hợp trong nhóm
- Hình ảnh hóa không đầy đủ: Việc tạo biểu đồ Gantt và dòng thời gian dự án trong Google Trang tính rất rườm rà và tốn thời gian. Điều này khiến bạn khó có thể nắm được tiến độ dự án một cách rõ ràng
- Thiếu tính năng quản lý dự án nâng cao: Google Trang tính không cung cấp các công cụ chuyên dụng để phân bổ tài nguyên, quản lý rủi ro và cân bằng khối lượng công việc giữa nhiều dự án
- Vấn đề về khả năng mở rộng: Khi dự án ngày càng phức tạp, Google Trang tính có thể không đáng tin cậy đối với các nhà quản lý dự án, đặc biệt là khi rủi ro hỏng dữ liệu ngày càng tăng
- Báo cáo không hiệu quả: Việc tạo báo cáo trạng thái dự án chi tiết và phân tích là một quá trình thủ công, dễ xảy ra lỗi trong Google Trang tính. Chúng thường thiếu các thông tin chi tiết tự động được cung cấp bởi các công cụ quản lý dự án chuyên dụng
- Vấn đề bảo mật: Mặc dù Google cung cấp bảo mật cơ bản, nhưng nó có thể không đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt đối với dữ liệu dự án nhạy cảm, đặc biệt là trong các ngành được quản lý chặt chẽ như tài chính
Mẫu quản lý dự án Google Trang tính thay thế
Mặc dù Google Trang tính có những ưu điểm riêng, đôi khi bạn cần một công cụ mạnh mẽ hơn.
Chúng tôi đang nói về một giải pháp quản lý dự án chuyên dụng được xây dựng với một tầm nhìn duy nhất — thay thế tất cả các ứng dụng của bạn bằng một công cụ duy nhất giàu tính năng.
Và điều tuyệt vời nhất?
Nó được cài sẵn các mẫu tuyệt vời cho tất cả các nhu cầu quản lý dự án của bạn.
Hãy chào mừng ClickUp, cứu tinh của bạn khỏi sự hỗn loạn của bảng tính!
📮ClickUp Insight: 83% nhân viên tri thức chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp trong nhóm. Tuy nhiên, gần 60% thời gian làm việc của họ bị mất vào việc chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin. Với một ứng dụng làm việc toàn diện như ClickUp, quản lý dự án, nhắn tin, email và trò chuyện của bạn đều tập trung ở một nơi! Đã đến lúc tập trung và tăng cường năng lượng!
1. Mẫu quản lý dự án ClickUp
Điều phối các dự án phức tạp, liên chức năng có thể giống như một bộ phim kinh dị, nhưng Mẫu quản lý dự án ClickUp giúp bạn thực hiện việc này một cách dễ dàng.
Mẫu miễn phí này chứa đầy các tính năng giúp bạn giữ cho nhóm của mình đi đúng hướng và các dự án của bạn chạy trơn tru. Bạn sẽ tìm thấy mọi thứ, từ dòng thời gian có thể tùy chỉnh đến các công cụ phụ thuộc công việc, tất cả được gói gọn trong một gói dễ sử dụng.
Mẫu này cung cấp nhiều cách để xem dự án của bạn.
Bạn muốn biểu đồ Gantt? Bạn có thể có ngay.
Bạn thích bảng Kanban hơn? Không vấn đề gì!
Ngoài ra, với các tính năng cộng tác thời gian thực, nhóm của bạn có thể làm việc cùng nhau một cách dễ dàng mà không bị lạc trong mê cung email.
2. Mẫu Sổ tay quản lý dự án ClickUp
Mẫu Sổ tay quản lý dự án ClickUp cung cấp cho các nhà quản lý dự án một lộ trình chi tiết để tổ chức công việc, đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ trong thời gian thực. Nó giúp mọi người luôn đồng bộ với các mục tiêu của dự án.
Mẫu này cung cấp các trạng thái tùy chỉnh như Đã bị chặn, Đang xem xét nội bộ và Đang tiến hành, cho phép bạn theo dõi chặt chẽ tiến độ của từng công việc. Bạn có thể dễ dàng hình dung dữ liệu quan trọng của dự án với các trường tùy chỉnh cho Ngân sách, Kết quả mong đợi và Nhóm thực hiện.
Nó cũng bao gồm năm chế độ xem khác nhau, chẳng hạn như Tóm tắt và Dòng thời gian dự án — có thể giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn.
Cho dù bạn thích biểu đồ Gantt cho dòng thời gian hay chế độ xem ưu tiên để giải quyết các công việc quan trọng nhất trước tiên, mẫu này có mọi thứ bạn cần.
3. Mẫu kế hoạch nhiệm vụ quản lý dự án ClickUp
Mẫu kế hoạch nhiệm vụ quản lý dự án ClickUp là công cụ tối ưu để giữ cho các dự án đi đúng hướng và trong phạm vi ngân sách.
Mẫu này được thiết kế để giúp các nhà quản lý dự án sắp xếp công việc, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ một cách hiệu quả. Các tính năng như trạng thái và trường tùy chỉnh cho phép bạn phân loại và quản lý dự án bằng các thuộc tính như Nhóm dự án và Trạng thái hoàn thành.
Mẫu này bao gồm các chế độ xem khác nhau, chẳng hạn như Danh sách, Gantt và Lịch, giúp bạn dễ dàng hình dung dòng thời gian dự án và theo dõi các công việc phụ thuộc lẫn nhau.
Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm, đặt thời hạn rõ ràng và sử dụng chế độ xem biểu đồ Gantt để theo dõi tiến độ và thực hiện các điều chỉnh cần thiết. Mẫu này đảm bảo rằng tất cả thông tin dự án được tập trung ở một nơi, giúp các nhóm luôn thống nhất và đạt năng suất cao.
4. Mẫu danh mục đầu tư quản lý dự án ClickUp
Các nhà quản lý dự án sử dụng danh mục đầu tư để giám sát nhiều dự án, và có một hệ thống quản lý hàng đầu là rất quan trọng để thành công! Quản lý danh mục đầu tư xuất sắc cũng đòi hỏi tổ chức xuất sắc và Mẫu danh mục đầu tư quản lý dự án ClickUp được thiết kế để xử lý mọi dự án, dòng thời gian và kết quả đầu ra — tất cả ở một nơi!
Bạn có thể truy cập sáu trạng thái tùy chỉnh cho tình trạng dự án, năm chế độ xem, bao gồm biểu đồ Gantt và báo cáo khối lượng công việc, cũng như tự động hóa để theo dõi dự án của bạn từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.
Mẫu này cũng giúp bạn theo dõi tiến độ dự án, quản lý tài nguyên và giữ cho các bên liên quan trong tất cả các bộ phận và chương trình được cập nhật thông tin.
5. Mẫu báo cáo quản lý dự án ClickUp
Bạn còn nhớ khi chúng tôi nói rằng các công cụ quản lý dự án có thể thay đổi hoàn toàn quy trình làm việc của bạn không? Đây là một ví dụ điển hình! Mẫu báo cáo quản lý dự án ClickUp sẽ giúp bạn luôn cập nhật thông tin liên lạc trong khi quản lý nhiều dự án và thời hạn.
Theo dõi tiến độ dự án, phân bổ tài nguyên và các chỉ số quan trọng trong bảng điều khiển có thể tùy chỉnh, dễ chia sẻ và được tổ chức hợp lý với mẫu này.
Bạn sẽ có tất cả các công cụ và tính năng để tạo báo cáo trạng thái dự án chi tiết với nhiều tùy chọn trạng thái và Trường Tùy chỉnh.
Với Mẫu báo cáo quản lý dự án của ClickUp, bạn sẽ có thể cung cấp thông tin cập nhật cho các bên liên quan nhanh hơn nhiều so với phương pháp gắn thẻ email truyền thống của Google Trang tính.
Cũng nên đọc: 10 mẫu quản lý dự án Microsoft Word miễn phí để lập kế hoạch dự án
6. Mẫu yêu cầu quản lý dự án ClickUp
Không thể kết thúc danh sách này mà không đề cập đến Mẫu yêu cầu quản lý dự án ClickUp.
Mẫu mạnh mẽ này đi kèm với bốn chế độ xem tùy chỉnh để bạn bắt đầu:
- Danh sách công việc
- Giai đoạn phê duyệt
- Gantt
- Hướng dẫn bắt đầu
Sau khi nhập dữ liệu dự án, bạn có thể tùy chỉnh không gian làm việc bằng các trường tùy chỉnh như Giai đoạn phê duyệt, Kết quả đầu ra và Phân loại. Đặt trạng thái tùy chỉnh — tương tự như các giai đoạn được mã hóa bằng màu sắc trong Google Trang tính — để hiển thị tiến độ của các công việc trong dự án.
Trong Danh sách yêu cầu, bạn cũng có thể lưu trữ mô tả công việc, người được giao, ngày đáo hạn và hơn thế nữa. Thậm chí, bạn còn có thể thiết lập tự động hóa để gửi nhắc nhở và giữ cho dòng thời gian dự án của bạn đi đúng hướng.
Với các tính năng như theo dõi thời gian, cảnh báo phụ thuộc và tích hợp email, mẫu này là giấc mơ của mọi nhà quản lý dự án.
Bất kể bạn đang xử lý nhiều dự án cùng lúc hay tập trung vào một dự án mới phức tạp, Mẫu Yêu cầu Quản lý Dự án của ClickUp sẽ giúp bạn giải quyết mọi vấn đề.
7. Mẫu khung quản lý dự án ClickUp
Nếu bạn phụ trách quản lý các dự án có kích thước bất kỳ, Mẫu khung quản lý dự án ClickUp là giải pháp tuyệt vời để sắp xếp mọi thứ.
Trạng thái tùy chỉnh như Mở và Hoàn thành cho phép bạn dễ dàng theo dõi tiến độ của từng công việc. Trường tùy chỉnh giúp bạn phân loại công việc và hình dung các bước của dự án, trong khi chế độ xem tùy chỉnh, chẳng hạn như Khung và Hướng dẫn Bắt đầu, giúp quản lý quy trình làm việc của bạn tốt hơn.
Bạn có thể theo dõi dòng thời gian dự án và các công việc phụ thuộc bằng chế độ xem Biểu đồ Gantt.
Ngay cả khi bạn có nguồn lực hạn chế (hoặc đang thực hiện các dự án lớn), mẫu này cung cấp cho bạn tất cả các công cụ cần thiết để quản lý dòng thời gian dự án.
8. Mẫu đánh giá quản lý dự án ClickUp
Khi cần đánh giá thành công của dự án và xác định các lĩnh vực cần cải thiện, Mẫu đánh giá quản lý dự án ClickUp là mẫu bạn nên sử dụng.
Mẫu này được thiết kế để đơn giản hóa quy trình đánh giá, giúp thu thập phản hồi từ các bên liên quan và tổ chức dự án hiệu quả hơn.
Với trạng thái và trường tùy chỉnh, bạn có thể theo dõi tiến độ dự án và trực quan hóa dữ liệu một cách dễ dàng. Mẫu này bao gồm nhiều chế độ xem như Danh sách, Gantt và Lịch, giúp bạn quản lý công việc và dòng thời gian một cách hiệu quả.
Để bắt đầu, hãy thêm mẫu vào Không gian Làm việc ClickUp, mời các thành viên trong nhóm và bắt đầu cộng tác.
Tạo công việc để theo dõi tiến độ, tổ chức các cuộc họp thường xuyên để thảo luận về các cập nhật và sử dụng thông báo để luôn cập nhật thông tin.
Tại sao phải dùng Sheets? Nâng cấp lên mẫu ClickUp
Chúng ta đều đã từng trải qua tình huống này: làm việc trên những dự án hơi quá sức, mong chờ một phép màu để mọi thứ trở nên suôn sẻ. Mặc dù phép màu không thể giúp bạn quản lý dự án, nhưng các mẫu là công cụ hữu ích nhất mà bạn có thể dựa vào.
Mặc dù các mẫu Google Trang tính mang lại nhiều giá trị cho người dùng lần đầu, nhưng chúng thường giới hạn tiến độ của người dùng quản lý nhiều dự án với các nhóm khác nhau.
Một phần mềm quản lý dự án chuyên dụng như ClickUp có thể giúp cải thiện sự hợp tác trong nhóm, quản lý công việc hiệu quả và theo dõi dòng thời gian dự án thông qua giao diện dễ sử dụng.
Nếu bạn đã sẵn sàng nâng cấp quản lý dự án của mình lên một tầm cao mới, đã đến lúc thử ClickUp.
Đăng ký ClickUp, dùng thử các mẫu miễn phí và chứng kiến năng suất của bạn tăng vọt!