Cấp bách vs. Quan trọng: Sự khác biệt là gì?

Khoảng sáu hoặc tám tuổi, chúng ta bắt đầu nhận thức được khái niệm "thời gian".

Chúng ta bắt đầu hiểu về giây, phút, giờ và cách chúng ta nhận thức về thời gian trôi qua.

Sau đó không lâu, chúng ta bắt đầu hình thành thói quen và đưa ra quyết định về cách sử dụng thời gian của mình.

Trong giai đoạn phát triển ban đầu, người khác thường quyết định cách chúng ta nên sử dụng thời gian của mình. Tuy nhiên, khi trưởng thành và trở thành những chuyên gia, chúng ta ngày càng có nhiều quyền tự chủ hơn trong việc quản lý thời gian của mình.

Chúng ta phát triển hệ thống cá nhân để sử dụng thời gian của mình – đôi khi thành công, đôi khi không.

Và mỗi chúng ta phải tự quyết định: Làm thế nào để tôi sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả nhất?

Trong quá trình ra quyết định này, chúng ta có thể bị lừa rằng những công việc không quan trọng lại trở nên quan trọng. Hoặc chúng ta trì hoãn những mục quan trọng nhất trong danh sách công việc vì chúng thường là những việc khó nhất.

Và rồi chúng ta nhầm lẫn giữa những việc cấp bách và những việc quan trọng.

Đó là một sự khác biệt quan trọng có thể thay đổi các ưu tiên và danh sách việc cần làm của chúng ta.

Trước khi tiếp tục, đây là cách chúng ta sẽ định nghĩa các thuật ngữ sau:

Các mục cần được xử lý ngay lập tức.

Các mục ảnh hưởng đến mục tiêu và chiến lược dài hạn của bạn

Một cách để suy nghĩ về những việc bạn phải làm và những việc bạn muốn làm là sắp xếp các công việc của bạn vào một ma trận quản lý thời gian, thường được gọi là Ma trận Eisenhower.

Được đặt theo tên của cựu Tổng thống Hoa Kỳ, phương pháp này đã trở nên phổ biến nhờ Stephen Covey trong cuốn sách 7 Thói quen của những người cực kỳ hiệu quả.

Dưới đây là hình ảnh của góc phần tư với một số ví dụ liên quan đến công việc:

Khẩn cấp

Không gấp

Quan trọng

Không quan trọng

Quadrant 1: Cấp bách & Quan trọng

Đây là những việc bạn phải làm ngay lập tức, nếu không sẽ sớm dẫn đến hậu quả tiêu cực. Đó có thể là những đánh giá và thay đổi ngay lập tức mà bạn cần thực hiện trước thời hạn và có thể có những tác động khác liên quan đến thời gian.

Những hoạt động có giá trị cao này sẽ mang lại lợi nhuận cho công ty của bạn và cũng phải được thực hiện ngay lập tức.

Ví dụ về các vấn đề khẩn cấp và quan trọng thuộc quý 1:

Trừ khi bạn là bác sĩ phẫu thuật chấn thương hoặc một người anh hùng, đây không phải là nơi bạn nên dành phần lớn thời gian cho công việc.

Quadrant 2: Không khẩn cấp, nhưng quan trọng

Đây là điểm lý tưởng để sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên.

Công việc hiệu quả nhất của bạn có thể diễn ra tại đây. Đây là mục tiêu mà bạn đang hướng tới. Các dự án, công việc và các mục hành động khác là những viên gạch giúp bạn đạt được các sáng kiến dài hạn của mình.

Đây không phải là những việc khẩn cấp, nhưng sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu thành công.

Đôi khi, những công việc này bao gồm giải quyết những vấn đề khẩn cấp không thuộc trách nhiệm của bạn hoặc lẽ ra không nên xảy ra.

Quadrant 2 Quan trọng/Không khẩn cấp Ví dụ:

Đây là những gì hầu hết công việc hàng ngày của bạn nên trông như thế.

Nếu bạn đang dành quá nhiều thời gian ở khu vực 1 và 3 để xử lý các tình huống khẩn cấp, thì bạn cần phải xem xét lại, ưu tiên lại hoặc tìm kiếm thêm nguồn lực để hỗ trợ.

Quadrant 3: Cấp bách, nhưng không quan trọng

Đây là khu vực nguy hiểm nhất.

Đây là nơi nhiều người trong chúng ta sống và thở mà không hề mong muốn.

Người khác dễ dàng yêu cầu chúng ta dành thời gian cho họ mà không nhận ra việc họ đang làm là gì.

Vấn đề của họ không nhất thiết là trường hợp khẩn cấp của bạn. Nếu họ đang cố gắng tìm giải pháp hoặc phản hồi nhanh chóng cho một vấn đề không giúp kinh doanh tiến triển, thì giao tiếp rõ ràng là vô cùng quan trọng.

Một nền tảng năng suất như ClickUp giải quyết vấn đề này.

Người dùng đặt các mức ưu tiên khác nhau cho các công việc, cung cấp ước lượng thời gian để đảm bảo người được giao biết phạm vi công việc, gửi thông báo nhắc nhở và truyền tải bất kỳ thông tin quan trọng nào trong toàn bộ nhóm. Điều này giúp công việc và kỳ vọng luôn phù hợp và cho phép bạn trở thành một nhóm hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, chúng ta phải cẩn thận. Điện thoại và các công cụ liên lạc của chúng ta được thiết kế để làm chúng ta mất tập trung từng giây từng phút. Quá tải thông báo là một vấn đề thực sự.

Các thông báo đẩy trên điện thoại của chúng ta cho các ứng dụng mạng xã hội khiến chúng ta nghĩ rằng có việc gì đó khẩn cấp, nhưng thực ra không phải vậy – đặc biệt là khi đó chỉ là bạn bè của bạn đang khoe họ đang có một kỳ nghỉ tuyệt vời.

Thú vị chứ?

Có thể. Gấp không? Không đời nào.

Quadrant 4: Không quan trọng, Không khẩn cấp

Còn được gọi là "bốn góc trì hoãn".

Đây là những việc bạn thấy mình đang làm, mặc dù chúng không quan trọng và không khẩn cấp. Về cơ bản, đó là những việc bạn đang làm khi bạn nên làm công việc của mình.

Điều này không có nghĩa là bạn không bao giờ nên nghỉ ngơi, giải trí hay thư giãn. Nhưng đôi khi những điều tốt đẹp có thể được nâng lên thành điều tối thượng. Và bạn không muốn những điều này trở thành điều tối thượng đối với bạn.

Chúng có thể bao gồm các nội dung như:

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều ứng dụng năng suất tuyệt vời có thể giúp bạn tập trung. Một trong những ứng dụng yêu thích của tôi là Forest. Mỗi khi bạn làm việc hiệu quả và không chạm vào điện thoại trong một khoảng thời gian nhất định, một cây sẽ mọc lên.

Bạn thậm chí có thể bắt đầu xây dựng một khu rừng và chia sẻ tiến độ của mình với bạn bè. Đây là một trò chơi giúp bạn rời xa điện thoại.

Phân biệt giữa khẩn cấp và quan trọng

Một tiếng chuông khác trong hộp thư đến email.

Các cuộc gọi điện thoại tiếp tục đổ về.

Và bạn biết điều đó có nghĩa là gì không? Đã đến lúc phải đưa ra quyết định.

Đúng vậy, mỗi email có thể quyết định thành công hay thất bại của vài phút, vài giờ, cả ngày hoặc thậm chí cả tuần của bạn.

Nếu bạn quyết định mở email (có thể đợi đến thời gian chỉ định!), thì bạn sẽ cần phải đưa ra quyết định.

Yêu cầu/đề nghị này thuộc loại nào trong Ma trận Eisenhower? Mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của công việc này là gì?

Mạng xã hội và chu kỳ tin tức khiến chúng ta nghĩ rằng mọi mục tin nóng hổi đều khẩn cấp và đòi hỏi chúng ta phải chú ý ngay lập tức.

Chúng ta phải lọc bỏ các tín hiệu nhiễu để tìm ra tín hiệu thực sự.

Công việc khẩn cấp tạo ra phản ứng.

Chúng tôi muốn bắt tay ngay vào công việc và nghĩ ra câu trả lời. Đúng, một số vị trí đòi hỏi phải ra quyết định khẩn cấp hơn những vị trí khác (chào các nhân viên tổng đài khẩn cấp!). Nhưng nếu không có quy trình phù hợp, chúng ta sẽ lo lắng và không thể làm việc với khả năng tốt nhất của mình.

Việc vội vàng đưa ra câu trả lời có thể dẫn đến quyết định sai lầm, ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất trong tương lai, khiến khối lượng công việc của chúng ta thêm nặng nề.

Các công việc quan trọng cho chúng ta thời gian để lập chiến lược. Các dự án và công việc này là những gì chúng ta muốn hoàn thành và hy vọng sẽ đóng góp được. Đây là các công việc liên quan đến thông số kỹ thuật của sản phẩm mới, đề xuất gói doanh nghiệp mới hoặc suy nghĩ về mục tiêu tài chính cho nhóm bán hàng trong quý tiếp theo.

Các công việc quan trọng là những mục hành động có chủ ý cần được chú ý. Với sự chú ý thêm đó, hy vọng số lượng sai sót sẽ được giới hạn.

Công việc có thể khẩn cấp và quan trọng khi cần phải đưa ra quyết định quan trọng ngay lập tức. Nhưng không phải mọi công việc khẩn cấp đều quan trọng.

Email mới nhất từ nhà cung cấp bán hàng đang rất muốn bạn chú ý. Họ làm cho nó có vẻ khẩn cấp, nhưng nó không quan trọng đối với bạn. Đây là công việc cần giao cho người khác.

Các công việc khác trở nên cấp bách. Chẳng hạn như một đồng nghiệp phàn nàn rằng họ cần giúp đỡ ngay lập tức. Có thể họ có thể tự giải quyết vấn đề. Có thể công việc cấp bách/quan trọng của họ không phải là trường hợp khẩn cấp của bạn.

Vấn đề của việc cho rằng mọi công việc đều khẩn cấp và quan trọng là bạn sẽ không có đủ thời gian để suy nghĩ chiến lược.

Điều quan trọng là bạn phải xây dựng một chiến lược bán hàng. Có thể bạn sẽ cảm thấy hơi gấp gáp. Nhưng nếu bạn dành vài ngày hoặc vài tuần để lên kế hoạch cẩn thận, bạn sẽ ít mắc sai lầm hơn trong quá trình thực hiện. Không thể hoàn thành tất cả các công việc quan trọng ngay lập tức – chúng quá quan trọng và đòi hỏi sự chú ý đặc biệt.

Nhưng sự cấp bách khiến chúng ta cảm thấy quan trọng. Sự bận rộn có thể che lấp sự thiếu chú ý chiến lược. Những vấn đề tổ chức nghiêm trọng có thể bị bỏ qua vì sự bận rộn.

Bạn có thể đang bỏ lỡ những cơ hội tiềm năng chưa được khai thác vì chưa có thời gian để suy nghĩ về những thay đổi chiến lược quan trọng.

Hãy nghĩ đến một công ty như Blockbuster hoặc Borders.

Họ là những công ty lớn – cho thuê phim và bán sách. Họ đã bỏ lỡ xu hướng thay đổi.

Điều này có thể chỉ là do họ bỏ sót những công việc quan trọng?

Tất nhiên là không. Nhưng bạn có thể hiểu tại sao thời gian dành cho công việc chiến lược không phải lúc nào cũng là "khẩn cấp" nhất

Công việc nào thuộc về mỗi góc?

Làm thế nào để quyết định thứ gì nên đặt ở đâu?

Điều này rất đơn giản và kết hợp tốt với các quadrant. Chúng sẽ giúp:

Làm thế nào để sắp xếp thời gian theo ma trận Eisenhower / quản lý thời gian?

Không phải mọi công việc đều có trọng lượng như nhau. Và một công việc mà bạn cho là khẩn cấp/quan trọng có thể được người khác coi là quan trọng/không khẩn cấp.

Tuy nhiên, bạn nên lên kế hoạch cụ thể cho từng loại công việc khác nhau. Khi kế hoạch đã hoàn thành và được lên lịch, bạn có thể dành năng lượng và tâm trí phù hợp cho từng công việc.

Thay vì chỉ làm những việc tiếp theo trong danh sách công việc cần làm, hãy dành thời gian mỗi ngày hoặc mỗi tuần cho những việc khẩn cấp/quan trọng, sau đó là những việc quan trọng/không khẩn cấp.

Điều này đòi hỏi sự kỷ luật. Ví dụ, buổi sáng của bạn có thể bận rộn với những công việc quan trọng, khẩn cấp và cấp bách. Sau đó, bạn có thể dành vài phút để phân công những công việc khẩn cấp/không quan trọng khác.

Vào buổi chiều hoặc tối muộn, khi mọi việc đã ổn định, bạn có thể tập trung vào những công việc chiến lược hơn – những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp.

Điều đó chỉ còn lại những công việc không khẩn cấp/không quan trọng. Phạm vi của những công việc này rất rộng, từ kiểm tra mạng xã hội đến suy nghĩ về kế hoạch nghỉ phép năm sau. Cuối cùng, chúng thậm chí có thể chiếm chỗ của những công việc khẩn cấp hoặc quan trọng của bạn.

Một điều quan trọng khác cần xem xét: Bạn có thể làm việc này trong vòng 2 phút hoặc ít hơn không?

Quy tắc này xuất phát từ phương pháp Get Things Done của David Allen.

Ông nói nếu bạn có thể hoàn thành công việc trong vòng hai phút, thì bạn có thể tự làm. Nếu không, hãy giao cho người khác hoặc xem xét lại sau.

Phần thưởng: Phần mềm Get Things Done!

ClickUp có thể giúp bạn sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên như thế nào

ClickUp là một nền tảng năng suất có thể thay đổi hoàn toàn cách bạn tiếp cận công việc.

Bạn có thể sắp xếp các dự án của mình bằng Thư mục và Danh sách công việc, sau đó giao cho nhóm của bạn hoặc cho chính mình để thực hiện. Các tính năng này sẽ giúp bạn phân biệt được sự khác biệt giữa công việc khẩn cấp và công việc quan trọng, không chỉ cho bản thân mà còn cho cả nhóm của bạn.

Kết luận: Sự khác biệt giữa khẩn cấp và quan trọng ảnh hưởng đến thời gian của bạn

Suy nghĩ về sự khác biệt giữa "gấp" và "quan trọng" có thể có tác động rộng rãi đến những gì bạn đạt được với thời gian của mình. Những chiến lược quản lý thời gian chung này có thể giúp bạn tập trung hơn.

Với những mẹo này, bạn sẽ sẵn sàng giải quyết các vấn đề khẩn cấp và quan trọng. Dưới đây là các tài nguyên khác trong ClickUp để giúp bạn sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên: