Cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại: Hướng dẫn 5 bước để tự động hóa

Cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại: Hướng dẫn 5 bước để tự động hóa

Bạn đã bao giờ trải qua những khoảnh khắc mệt mỏi khi nhận ra mình đang dành quá nhiều thời gian để sao chép dữ liệu giữa các hệ thống và định dạng ô trong bảng tính thay vì lập chiến lược và đổi mới? Bạn không đơn độc.

Khoảng 60% tổ chức báo cáo rằng nhóm của họ mất 5 giờ mỗi tuần cho các công việc thủ công và quy trình lặp đi lặp lại, tương đương khoảng 1,5 tháng mỗi năm! Và nhiều người trong số họ là nhân viên tri thức có khả năng tự động hóa công việc; hãy tưởng tượng những công việc lặp đi lặp lại này sẽ gây ra sự lãng phí như thế nào cho các nhóm khác.

Tin tốt là bạn có thể lấy lại thời gian quý báu này bằng cách tự động hóa các công việc thường ngày và lặp đi lặp lại. Điều này giúp bạn có thời gian để theo đuổi những khía cạnh khó khăn hơn trong công việc và tăng hiệu quả.

Để giúp bạn thực hiện điều này, đây là hướng dẫn 5 bước nhanh chóng và dễ dàng về tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại.

Hiểu về tự động hóa công việc

Tự động hóa tùy chỉnh trong ClickUp
Thiết lập các công thức tự động hóa trên ClickUp để tự động hóa các công việc

Tự động hóa công việc tận dụng công nghệ để hợp lý hóa và hoàn thành công việc với sự can thiệp tối thiểu hoặc không cần sự can thiệp của con người. Điều này bao gồm việc sử dụng phần mềm, nền tảng và công cụ để:

  • Sao chép các hành động của con người, từ những hành động đơn giản như sao chép dữ liệu đến những hành động phức tạp như thực hiện các hành động dựa trên logic điều kiện
  • Thực hiện một công việc bằng cách làm theo một loạt các bước và hướng dẫn được định sẵn
  • Phản hồi các tình huống hoặc sự kiện cụ thể và kích hoạt hành động tiếp theo

Mục tiêu là phân công công việc cho các giải pháp kỹ thuật số phù hợp để đạt được độ chính xác, năng suất và hiệu quả cao hơn. Các phần tiếp theo sẽ thảo luận chi tiết về những lợi ích này.

Tại sao bạn nên tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại?

Tự động hóa quy trình làm việc mang lại lợi ích cho cá nhân và doanh nghiệp theo những cách sau:

  • Tiết kiệm thời gian và nỗ lực bằng cách xử lý các quy trình nhàm chán. Thời gian này có thể được sử dụng cho các hoạt động sáng tạo, đổi mới hoặc chiến lược hơn
  • Loại bỏ công việc lặp đi lặp lại hoặc dư thừa và hợp lý hóa quy trình làm việc, cho phép mỗi cá nhân làm việc hiệu quả hơn, hoàn thành công việc nhanh hơn và mang lại kết quả tốt hơn
  • Giảm thiểu lỗi của con người bằng cách tuân theo các quy tắc định sẵn để đảm bảo tính chính xác của các quy trình kinh doanh
  • Xây dựng thương hiệu dựa trên tính nhất quán và độ tin cậy vì các quy trình tự động hóa mang lại kết quả đồng nhất
  • Tăng tinh thần làm việc và sự hài lòng trong công việc của nhân viên vì họ không còn phải tham gia vào các công việc nhàm chán hoặc tẻ nhạt nữa
  • Giảm chi phí bằng cách giảm chi phí nhân công liên quan đến các công việc thủ công. Nó cũng giúp tiết kiệm chi phí bằng cách giảm các lỗi tốn kém có thể gây ra sự gia tăng chi phí hoạt động
  • Duy trì khả năng mở rộng, cho phép các doanh nghiệp tăng khối lượng công việc hoặc sức chứa mà không cần tăng thêm nhân lực đáng kể. Điều này giúp các doanh nghiệp theo kịp nhu cầu biến động và tốc độ tăng trưởng khác nhau
  • Cho phép các nhóm tổng hợp, duy trì và cập nhật dữ liệu trong thời gian thực, giúp ra quyết định sáng suốt và đạt kết quả tốt hơn
  • Tăng sự hài lòng của khách hàng bằng cách mang đến trải nghiệm khách hàng mượt mà
  • Giải phóng tiềm năng thực sự bằng cách giải phóng nguồn nhân lực cho các công việc đòi hỏi cao hơn hoặc phức tạp hơn, chẳng hạn như xây dựng mối quan hệ với khách hàng và đổi mới sản phẩm
  • Đảm bảo bảo mật và tính toàn vẹn của dữ liệu vì không cần nỗ lực thủ công để nhập và xử lý dữ liệu

Cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại: Hướng dẫn 5 bước

Như đã hứa, đây là hướng dẫn từng bước về cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại:

Bước 1: Xác định công việc lặp đi lặp lại

Đầu tiên, bạn phải xác định các công việc lặp đi lặp lại tốn thời gian và nỗ lực.

Dưới đây là cách thực hiện:

  1. Tạo danh sách công việc. Danh sách này nên bao gồm tất cả các công việc của bạn, cùng với mức độ ưu tiên, tần suất và mục đích của từng công việc
  2. Triển khai công cụ theo dõi thời gian để định lượng thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc
  3. Tham khảo ý kiến của các chuyên gia hoặc hợp tác với nhóm của bạn để thu thập tất cả các chi tiết liên quan đến các công việc lặp đi lặp lại

Công việc lặp đi lặp lại là những công việc xảy ra thường xuyên, tốn nhiều thời gian và có thể gây ra lỗi. Tuy nhiên, bạn cũng có thể phát hiện ra một số công việc khác phù hợp để tự động hóa. Đó có thể là:

  • Công việc dựa trên quy tắc tuân theo các quy tắc hoặc logic được xác định rõ ràng. Ví dụ: tự động hóa email để gửi thư trả lời tự động cho các email đến
  • Công việc phần mềm có thể tự động hóa bằng phần mềm hiện có với tính năng tự động hóa tích hợp sẵn. Ví dụ: bạn có thể tự động hóa Excel để thực hiện các phép tính
  • Công việc tốn thời gian là những công việc yêu cầu sự giám sát tối thiểu của con người nhưng lại tốn rất nhiều thời gian. Ví dụ: tự động hóa DevOps để giám sát hệ thống tìm kiếm nhật ký lỗi và báo cáo sự cố
  • Công việc nhập và xử lý dữ liệu trong đó bạn phải thu thập, quản lý, sắp xếp, cập nhật và khai thác dữ liệu để đạt được mục tiêu kinh doanh. Ví dụ: bạn có thể sử dụng công cụ tự động hóa bán hàng kết hợp với CRM để cá nhân hóa trải nghiệm bán hàng

Xác định các công việc đó một cách có hệ thống khi bạn chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo — ưu tiên các lĩnh vực mục tiêu sẽ mang lại lợi ích tự động hóa cao nhất.

Bước 2: Đánh giá tiềm năng tự động hóa

Mặc dù bạn có thể có một danh sách dài các công việc phù hợp để tự động hóa, nhưng hãy tập trung vào những công việc lặp đi lặp lại.

Trong giai đoạn này, bạn đo lường tiềm năng tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại. Để tính toán điều này, bạn cần phân tích các tham số sau:

Các công việc thường thích hợp để tự động hóa dựa trên tham số
Thời gian cần thiết để hoàn thành công việcCông việc dài dòng
Tần suất xuất hiện của công việc đóCác công việc thường xuyên xảy ra
Độ phức tạp trong việc hoàn thành công việcCác công việc có thể dự đoán và dựa trên quy tắc với độ phức tạp thấp hơn
Cần nỗ lực thủ công để thực hiện công việcCác công việc đòi hỏi nhiều lao động thủ công
Tỷ lệ lỗi trung bình, đặc biệt là trong công việc thủ côngCác công việc dễ xảy ra lỗi
Tác động đến quy trình làm việcCông việc ưu tiên cao, tác động lớn

Phân tích này tuân theo một phương pháp chiến lược trong khi tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại. Bạn có thể sử dụng công thức có trọng số để chuẩn bị danh sách dựa trên mức độ ưu tiên cho các nỗ lực tự động hóa công việc của mình.

Bước 3: Khám phá các giải pháp tự động hóa

Bây giờ bạn đã có danh sách công việc thường ngày, đã đến lúc lựa chọn công cụ tự động hóa công việc phù hợp.

Điều này bao gồm nghiên cứu thị trường phần mềm tự động hóa quy trình làm việc để xác định các giải pháp tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại.

Dưới đây là cách bạn có thể thực hiện:

  1. Xác định rõ nhu cầu của bạn và lập bản đồ các yêu cầu tương ứng từ các công cụ tự động hóa. Phân loại các yêu cầu của bạn thành nhu cầu, mong muốn và kế hoạch trong tương lai để tập trung vào các công việc lặp lại có ưu tiên cao
  2. Xác định mục tiêu của công cụ tự động hóa. Tốt nhất, hãy chỉ định các mục tiêu này theo các tham số SMART để thể hiện và định lượng tác động của các quy trình tự động hóa đối với kết quả kinh doanh
  3. Khi đã có ý tưởng cơ bản, hãy tìm kiếm trực tuyến các công cụ tự động hóa phổ biến phù hợp với nhu cầu của bạn. Khám phá các tùy chọn bằng cách truy cập các trang web chính thức, diễn đàn chuyên ngành, bảng thảo luận, v.v.
  4. Lập danh sách các giải pháp khả thi, so sánh và đánh giá các tính năng của công cụ. Cân nhắc các yếu tố như chi phí, khả năng mở rộng, khả năng tích hợp, dễ sử dụng, khả năng tương thích với công nghệ hiện có, v.v.
  5. Bây giờ bạn đã có một danh sách các lựa chọn ít hơn, hãy xem xét kỹ các đánh giá của người dùng, lời chứng thực của khách hàng và các nghiên cứu điển hình để có được ý tưởng thực tế về những gì bạn có thể mong đợi từ công cụ tự động hóa công việc. Ghi chú bất kỳ lỗ hổng hoặc thiếu sót nào để hiểu chúng ảnh hưởng như thế nào đến mục tiêu tự động hóa công việc của bạn
  6. Lúc này, bạn sẽ có khoảng hai đến ba tùy chọn. Liên hệ với các nhà cung cấp và đăng ký bản demo sản phẩm, dùng thử miễn phí và hướng dẫn sử dụng sản phẩm để có cái nhìn trực tiếp về khả năng của từng công cụ tự động hóa
  7. Sau giai đoạn dùng thử và thử nghiệm, hãy chọn công cụ tự động hóa phù hợp với nhu cầu của tổ chức, ngân sách và khả năng của nhóm. Bạn muốn một giải pháp có thể mở rộng để phù hợp với các mục tiêu dài hạn, ngay cả khi nó có giá cao hơn một chút. Vì lý do này, một công cụ cung cấp tự động hóa quy trình làm việc dựa trên AI sẽ vượt trội hơn một công cụ thiếu tính năng này

Bước 4: Tự động hóa công việc

Giờ đây, phần mềm tự động hóa công việc đã trở thành một phần của công nghệ, đã đến lúc tự động hóa các công việc.

Dưới đây là cách tự động hóa công việc một cách hoàn hảo:

  • Bắt đầu bằng cách chuẩn bị một lộ trình chi tiết cho kế hoạch triển khai. Lập danh sách các công việc bạn sẽ tự động hóa và chỉ định dòng thời gian thích hợp cho chúng. Bạn thậm chí có thể bắt đầu tự động hóa công việc ở quy mô nhỏ và sau đó mở rộng
  • Tiếp theo, xác định mục tiêu và mục đích rõ ràng cho việc tự động hóa công việc. Xác định các chỉ số KPI và số liệu mà bạn sẽ sử dụng để đánh giá hiệu suất của các công việc tự động hóa và nhập chúng vào công cụ tự động hóa
  • Bắt đầu dự án tự động hóa quy trình làm việc thử nghiệm của bạn, lý tưởng nhất là một dự án đơn giản mang lại những lợi ích đáng kể. Đây là một cách tuyệt vời để thử nghiệm tự động hóa quy trình làm việc trong một môi trường có kiểm soát trước khi chuyển sang các quy trình làm việc phức tạp hơn
  • Đánh giá hiệu suất và tác động của giai đoạn đầu tiên của quá trình tự động hóa công việc. Cải tiến các quy trình tự động hóa dựa trên phản hồi, kết quả ban đầu và chỉ số hiệu suất. Tinh chỉnh quy trình làm việc, tối ưu hóa cài đặt và sửa lỗi để điều phối hoạt động trơn tru
  • Khi đã vượt qua giai đoạn lặp lại và cải tiến trong quá trình tự động hóa các công việc thường ngày, hãy tiến hành triển khai toàn diện bằng cách mở rộng dần sang các công việc, quy trình làm việc và bộ phận khác. Việc thực hiện theo từng giai đoạn sẽ đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh và giảm thiểu sự gián đoạn

Quá trình triển khai tự động hóa cần đi kèm với đào tạo và hỗ trợ liên tục. Bạn cũng phải nâng cao nhận thức của nhân viên về lợi ích và các phương pháp hay nhất của tự động hóa công việc.

Bước 5: Đo lường tác động của tự động hóa

Giai đoạn cuối cùng là đo lường tác động của các nỗ lực tự động hóa của bạn. Bạn còn nhớ cách xác định KPI và chỉ số để tìm ra điều này không? KPI của bạn có thể đo lường thời gian tiết kiệm được, năng suất tăng, chi phí tiết kiệm hoặc giảm lỗi. Dù là gì đi chăng nữa, đây là nơi bạn theo dõi các chỉ số này để đánh giá hiệu quả, hiệu suất và lợi ích tổng thể.

Để làm được điều này, bạn cần:

  1. Thu thập dữ liệu trong giai đoạn trước tự động hóa. Đo lường các giá trị như thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc, tỷ lệ lỗi trung bình, v.v
  2. Sử dụng phần mềm tự động hóa để có được những hiểu biết sâu sắc về các quy trình và hoạt động kinh doanh sau khi tự động hóa các quy trình. Thu thập dữ liệu có thể so sánh
  3. Đo lường sự khác biệt để định lượng mức độ cải thiện và tác động đến quy trình làm việc. Đặt chúng làm tiêu chuẩn để đo lường trong tương lai

Ngoài ra, hãy tham khảo ý kiến của tất cả các bên liên quan và thu thập phản hồi từ họ. Những hiểu biết của họ có thể làm sáng tỏ một số khía cạnh vô hình của tự động hóa công việc mà dữ liệu có thể bỏ sót, chẳng hạn như tinh thần làm việc được nâng cao hoặc sự hợp tác trong nhóm.

Lên lịch đánh giá định kỳ và theo dõi hiệu suất để tối ưu hóa liên tục.

Ví dụ thực tế về tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại

Dưới đây là một số ví dụ về tự động hóa quy trình kinh doanh dựa trên năm bước nêu trên:

Marketing: Tối ưu hóa lịch trình mạng xã hội

  1. Xác định công việc: Lên lịch đăng bài trên các nền tảng mạng xã hội khác nhau rất tốn thời gian
  2. Đánh giá tiềm năng: Công việc thường xuyên, liên quan đến việc tuân theo lịch trình và quy trình đăng tải đã định sẵn, và yêu cầu sự giám sát tối thiểu
  3. Khám phá các giải pháp: Các công cụ như Hootsuite hoặc Buffer có thể giúp tự động hóa việc lên lịch trên mạng xã hội
  4. Tự động hóa: Chuẩn bị lịch nội dung, thiết kế tài liệu tiếp thị, tạo bài đăng và sử dụng công cụ để tự động hóa việc xuất bản theo lịch trình
  5. Đo lường tác động: Theo dõi sự gia tăng hiệu quả, tính nhất quán trong đăng tải và sự tăng trưởng tương tác bằng cách sử dụng phân tích

Tài chính: Nâng cao độ chính xác của hóa đơn

  1. Xác định công việc: Nhập dữ liệu hóa đơn thủ công tốn thời gian và nỗ lực, đồng thời dễ xảy ra lỗi
  2. Đánh giá tiềm năng: Công việc thường xuyên, dựa trên quy tắc và dễ xảy ra lỗi do con người
  3. Khám phá các giải pháp: OCR có thể trích xuất dữ liệu từ hóa đơn và tự động điền vào hệ thống kế toán
  4. Tự động hóa: Tích hợp phần mềm OCR vào hệ thống kế toán và thiết lập các quy tắc để trích xuất và xác thực dữ liệu
  5. Đo lường tác động: Theo dõi thời gian xử lý giảm, lỗi giảm và độ chính xác trong hồ sơ tài chính được cải thiện

Dịch vụ khách hàng: Làm nhiều hơn với cùng một nguồn lực

  1. Xác định công việc: Trả lời các câu hỏi thường gặp (FAQ) chiếm quá nhiều thời gian của nhân viên hỗ trợ khách hàng
  2. Đánh giá tiềm năng: Trả lời câu hỏi thường gặp là công việc lặp đi lặp lại, theo một khuôn mẫu có thể dự đoán trước và không liên quan đến việc giải quyết vấn đề phức tạp
  3. Khám phá các giải pháp: Chatbot có thể được huấn luyện để trả lời các câu hỏi thường gặp và chuyển các vấn đề phức tạp lên nhân viên trực tiếp
  4. Tự động hóa: Thiết kế chatbot với luồng quyết định và cây câu trả lời để giải quyết các thắc mắc phổ biến và tích hợp chatbot vào nền tảng dịch vụ khách hàng
  5. Đo lường tác động: Theo dõi các chỉ số như NPS (Chỉ số khuyến nghị ròng), CSAT (Chỉ số hài lòng của khách hàng), FRT (Thời gian phản hồi đầu tiên), Truy vấn lặp lại, v.v.

Lý do sử dụng ClickUp để tự động hóa công việc

Cho dù bạn đang tìm kiếm tự động hóa công việc hay quản lý dự án tự động hóa toàn diện, ClickUp đều là lựa chọn tuyệt vời.

Để thực sự đánh giá cao cách bạn có thể sử dụng ClickUp để tự động hóa các công việc, hãy xem xét các tính năng sau:

Tự động hóa ClickUp

ClickUp 3.0 Quản lý tự động hóa Danh sách công việc
Tạo danh sách tự động hóa và quản lý chúng hiệu quả với ClickUp

ClickUp Automations cho phép người dùng tạo quy tắc tùy chỉnh hoặc chọn từ thư viện các công thức tự động hóa có sẵn để tự động hóa các công việc lặp lại. Ví dụ: bạn có thể thiết lập tự động hóa để tự động phân công công việc cho thành viên nhóm đủ điều kiện sau khi công việc được tạo.

Tương tự, bạn có thể cài đặt tự động hóa để cập nhật mức độ ưu tiên của công việc dựa trên các tiêu chí định sẵn hoặc gửi thông báo khi công việc hoàn thành. Tự động hóa dựa trên kích hoạt này hoạt động như một trợ lý kỹ thuật số, đồng thời đảm bảo bạn luôn cập nhật tất cả các hoạt động.

ClickUp Brain

Ví dụ về tài liệu yêu cầu sản phẩm AI của ClickUp
Tự động hóa các công việc như tạo tài liệu liên quan đến dự án bằng ClickUp Brain

ClickUp Brain là một công cụ mạnh mẽ giúp giảm bớt các rào cản kỹ thuật trong việc tận dụng công nghệ như AI. Trợ lý AI này chấp nhận các lệnh bằng ngôn ngữ tự nhiên và dịch chúng thành các quy tắc tự động hóa tùy chỉnh! Điều này có nghĩa là bạn có thể tự động hóa bất kỳ công việc hoặc quy trình công việc nào bằng cách mô tả quy trình công việc mong muốn bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, trong khi ClickUp Brain sẽ thực hiện tất cả công việc cho bạn.

Cài đặt tự động hóa cũng đơn giản như ra lệnh cho Brain: "Khi một nhiệm vụ được đánh dấu là ưu tiên cao, hãy giao nhiệm vụ đó cho Jane và đặt ngày đáo hạn là ngày hôm sau. " ClickUp Brain sẽ thiết lập tự động hóa. Tương tự, nó có thể tự động hóa các công việc như chuẩn bị yêu cầu sản phẩm, soạn thảo email, tóm tắt ghi chú cuộc họp và nhiều hơn nữa! Điều này giúp tất cả thành viên trong nhóm có thể sử dụng các tính năng tự động hóa, bất kể họ có chuyên môn kỹ thuật hay không.

Biểu mẫu ClickUp

Logic điều kiện trong biểu mẫu ClickUp Ví dụ về phản hồi sản phẩm
Đặt logic điều kiện trong Biểu mẫu ClickUp để tự động hóa việc thu thập dữ liệu

Chế độ xem biểu mẫu ClickUp giúp loại bỏ công việc ghi chép dữ liệu thủ công tốn thời gian. Sử dụng nó để tạo các biểu mẫu trực tuyến tùy chỉnh chi tiết để thu thập dữ liệu và chuyển đổi chúng trực tiếp thành nhiệm vụ. Nó mang lại lợi ích kép.

Đầu tiên, bạn không cần phải dành riêng một nguồn lực để nhập dữ liệu.

Thứ hai, nó đảm bảo tính chính xác của dữ liệu mà không có điểm mất dữ liệu và can thiệp thủ công. Các biểu mẫu thân thiện với người dùng, chính xác và có thể hành động được tạo ra từ đó đặc biệt hữu ích cho các hoạt động kinh doanh như thu thập khách hàng tiềm năng, tiếp nhận khách hàng và yêu cầu dịch vụ.

Nhiệm vụ lặp lại ClickUp

Nhiệm vụ lặp lại để hợp lý hóa công việc lặp đi lặp lại trong ClickUp
Đặt tần suất cho các công việc lặp lại với tính năng Công việc lặp lại

Sử dụng Nhiệm vụ lặp lại của ClickUp để tự động hóa các công việc lặp lại — thật đơn giản. Lên lịch các nhiệm vụ lặp lại hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm. Cho dù đó là tạo báo cáo, lập hóa đơn hay theo dõi, hãy tùy chỉnh các mẫu lặp lại với các tùy chọn như 'mỗi tuần một lần' hoặc 'vào ngày cuối cùng của tháng' để điều chỉnh quy trình làm việc của bạn phù hợp với nhiệm vụ định kỳ. Khi kết hợp với Tự động hóa ClickUp, tính năng này đảm bảo không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào để bạn và nhóm của bạn có thể tập trung vào các hoạt động cấp cao hơn.

Mẫu ClickUp

Với thư viện phong phú các mẫu tự động hóa tùy chỉnh, bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng năng suất và tiết kiệm thời gian. Các giải pháp sẵn sàng này là điểm khởi đầu tuyệt vời để tự động hóa các quy trình làm việc phổ biến.

Dưới đây là một số ví dụ bạn có thể áp dụng để bắt đầu:

Tự động hóa email gửi đi với Mẫu tự động hóa email từ ClickUp

Mẫu ClickUp cho tự động hóa email

Loại bỏ công việc thủ công khỏi email tiếp cận và gửi email được cá nhân hóa dựa trên giá trị trường tùy chỉnh hoặc kích hoạt nhiệm vụ. Hãy tưởng tượng bạn tự động gửi email chào mừng đến khách hàng mới đăng ký hoặc gửi bộ email giới thiệu đến nhân viên mới! Điều này cho phép bạn gửi email phù hợp vào đúng thời điểm, đồng thời giải phóng thời gian của nhóm cho các công việc khác. Bạn có thể tạo nhiệm vụ cho mỗi email tự động và thiết lập quy tắc trong ClickUp để xác định kích hoạt.

Tạo đề xuất dự án thành công với Mẫu đề xuất dự án tự động hóa từ ClickUp

Mẫu ClickUp cho tự động hóa đề xuất dự án

Hợp lý hóa quy trình lập đề xuất dự án. Mẫu này cho phép bạn tự động hóa các công việc như phân công các hoạt động tạo/lập đề xuất cho các thành viên trong nhóm, gửi nhắc nhở và thông báo về thời hạn, và tham khảo ý kiến của các bên liên quan khi đề xuất hoàn thành. Chế độ xem Đề xuất dự án cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về tất cả các đề xuất

Theo dõi tất cả các KPI tự động hóa với Mẫu theo dõi KPI tự động hóa từ ClickUp

Mẫu theo dõi KPI tự động hóa ClickUp

Đừng chỉ tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại; hãy đo lường tác động của hành động này. Sử dụng mẫu này để kiểm tra hiệu quả của tự động hóa. Nó cung cấp một khung để đo lường các chỉ số KPI quan trọng mà bạn có thể theo dõi để đánh giá liệu các quy trình công việc tự động hóa có phát huy hết tiềm năng của mình hay không. Nó bao gồm các trường tùy chỉnh như Bộ phận, Giá trị mục tiêu, Sai lệch, v.v. Hình dung dòng thời gian và các cột mốc của các sáng kiến tự động hóa của bạn với Chế độ xem Dòng thời gian và theo dõi tiến độ của từng công việc với Chế độ xem Tiến độ.

Đừng lặp lại, chỉ cần tự động hóa với ClickUp

Từ tất cả những gì chúng ta đã thảo luận cho đến nay, rõ ràng tự động hóa không còn là một tính năng xa xỉ hay "tốt để có". Bạn phải tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại ở mức tối đa để đạt được một tầm cao mới về hiệu quả, năng suất và sử dụng tài nguyên. Hy vọng rằng hướng dẫn 5 bước đơn giản của chúng tôi sẽ vạch ra một lộ trình rõ ràng để triển khai tự động hóa.

Một giải pháp quản lý dự án dựa trên AI như ClickUp có thể biến đổi các quy trình hàng ngày của bạn bằng sức mạnh của tự động hóa thông minh.

Đăng ký miễn phí trên ClickUp để tối đa hóa tiềm năng kinh doanh của bạn!

ClickUp Logo

Một ứng dụng thay thế tất cả