Trường Tùy chỉnh ClickUp: Cách tôi xây dựng hệ thống quản lý bất động sản kết nối cho nhà cung cấp và đơn đặt hàng

Nếu danh sách nhà cung cấp của bạn nằm ở một nơi và các đơn đặt hàng lại nằm ở nơi khác, nhóm của bạn có thể đang mất quá nhiều thời gian để tái tạo bối cảnh.

Đó chính là vấn đề mà tôi muốn giải quyết trong ClickUp.

Tại Project Preservation, chúng tôi quản lý các ngôi nhà và bất động sản phức tạp, điều này có nghĩa là mỗi bất động sản đều có các nhà cung cấp riêng, công việc bảo trì định kỳ, các đơn đặt hàng công việc một lần, yêu cầu bảo hiểm và lịch sử hoạt động. Nếu những chi tiết đó bị phân tán, ngay cả những câu hỏi đơn giản cũng trở nên khó khăn hơn mức cần thiết:

Trong ClickUp, tôi đã xây dựng một hệ thống quản lý bất động sản tích hợp bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh, chế độ xem lọc và Mối quan hệ. Thiết lập bắt đầu với hai Danh sách công việc đơn giản: danh sách nhà cung cấp và danh sách đơn đặt hàng.

Nhưng một khi các danh sách đó chia sẻ các trường dữ liệu phù hợp và kết nối với nhau, chúng không còn chỉ là danh sách nữa. Chúng trở thành một hệ thống vận hành thực sự.

Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tôi xây dựng hệ thống đó và cách bạn có thể áp dụng cấu trúc tương tự cho quản lý nhà cung cấp, CRM, giao hàng cho khách hàng, hoạt động của nhóm hoặc bất kỳ quy trình làm việc nào mà các liên hệ và công việc cần được kết nối với nhau.

Giới thiệu về tôi: Người sáng lập dự án Preservation và Estatewyze

Tôi là Melissa Shymko, Nhà sáng lập của Project Preservation, một công ty có trụ sở tại Vùng Vịnh chuyên hỗ trợ chủ nhà trong việc quản lý và vận hành bất động sản của họ. Nhóm của tôi chuyên xây dựng các hệ thống và quy trình nhằm mang lại sự có tổ chức, nhất quán và hiệu quả cho các ngôi nhà và khu bất động sản phức tạp.

Dự án Bảo tồn đã trở thành môi trường thử nghiệm thực tế của chúng tôi. Đây là nơi chúng tôi tìm hiểu cách các ngôi nhà thực sự hoạt động hàng ngày, những gì bị hỏng, những gì lặp lại và những hệ thống nào vẫn hoạt động tốt trong điều kiện sử dụng thực tế.

Tôi cũng là người tạo Estatewyze, một nền tảng nội dung nơi tôi chia sẻ các khung làm việc thực tiễn, mẫu biểu và những phân tích hữu ích dành cho chủ nhà và các nhà quản lý bất động sản mong muốn quản lý ngôi nhà và quy trình làm việc của mình hiệu quả hơn.

Trong cả hai doanh nghiệp, tôi sử dụng ClickUp làm nền tảng cốt lõi cho hoạt động của chúng tôi. Thay vì coi nó như một công cụ quản lý công việc, tôi xem ClickUp là nguồn thông tin duy nhất đáng tin cậy, một cẩm nang toàn diện về cách chúng tôi làm việc với khách hàng, nhóm, nhà cung cấp, bất động sản và các dự án.

Vấn đề thực sự: Dữ liệu nhà cung cấp không được kết nối gây cản trở hoạt động

Khi dữ liệu nhà cung cấp và công việc vận hành không được kết nối, mỗi lần cập nhật đều mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết.

Nhiều nhóm vô tình tạo ra một phiên bản thu nhỏ của tình trạng "Work Sprawl" ngay trong không gian làm việc của họ. Bạn có thể có danh sách nhà cung cấp, danh sách đơn đặt hàng, ghi chú trong tài liệu và một số chi tiết quan trọng bị "kẹt" trong đầu ai đó.

Về mặt kỹ thuật, thông tin đã có sẵn. Nhưng chúng không được tích hợp với nhau.

Điều đó nhanh chóng gây ra vấn đề:

Tôi muốn một thiết lập cho phép tôi có chế độ xem nhanh chóng và đáng tin cậy về nhiều ngôi nhà, đồng thời vẫn đủ linh hoạt để phản ánh cách công việc thực sự diễn ra.

Đối với tôi, mọi thứ bắt đầu từ hai danh sách công việc đơn giản: nhà cung cấp và đơn đặt hàng.

Bạn mới sử dụng các Trường Tùy chỉnh của ClickUp?

Các trường Tùy chỉnh của ClickUp cho phép bạn thêm dữ liệu có cấu trúc vào các công việc, Danh sách công việc, Thư mục và Không gian, giúp không gian làm việc của bạn theo dõi chính xác thông tin mà quy trình làm việc của bạn cần.

Thay vì chỉ dựa vào tên công việc hoặc bình luận, bạn có thể theo dõi các chi tiết như địa điểm, lĩnh vực dịch vụ, chi phí, ngày gia hạn, trạng thái phê duyệt, loại nhà cung cấp, trạng thái bảo hiểm hoặc danh mục công việc trong các trường mà nhóm của bạn có thể lọc, nhóm và báo cáo.

Đối với quy trình làm việc này, tôi đã sử dụng Trường Tùy chỉnh để biến danh sách nhà cung cấp và danh sách đơn đặt hàng thành một hệ thống vận hành có kết nối.

Khi các trường thông tin phù hợp được thiết lập, ClickUp không còn chỉ là nơi lưu trữ thông tin mà trở thành công cụ giúp việc ra quyết định vận hành trở nên dễ dàng hơn.

Bước 1: Xây dựng danh sách nhà cung cấp có cấu trúc bằng các Trường Tùy chỉnh ClickUp

Danh sách nhà cung cấp sẽ trở nên hữu ích hơn nhiều khi được thiết kế như một cơ sở dữ liệu liên hệ có cấu trúc thay vì chỉ là một danh sách đơn thuần.

Danh sách nhà cung cấp mà tôi đề cập đến cũng có thể là một hệ thống CRM, danh bạ đối tác, trung tâm liên hệ cá nhân hoặc thậm chí là hệ thống liên hệ gia đình. Ý tưởng cốt lõi là giống nhau: tạo ra các trường dữ liệu nhất quán giúp thông tin có thể sắp xếp, lọc và hữu ích trong các hoạt động hàng ngày.

Trong quy trình quản lý bất động sản của tôi, danh sách nhà cung cấp bao gồm các thông tin cơ bản mà bạn mong đợi:

Đây chính là lúc các nhiệm vụ ClickUp bắt đầu làm được nhiều hơn là chỉ đang theo dõi danh sách việc cần làm. Mỗi hồ sơ nhà cung cấp trở thành một hồ sơ hoạt động có cấu trúc.

Thay vì coi thông tin nhà cung cấp như dữ liệu tham chiếu rời rạc, tôi có thể sử dụng nó để đưa ra quyết định tốt hơn.

Sử dụng Trường Địa điểm để tạo hiển thị trên nhiều tài sản

Việc quản lý nhiều bất động sản có nghĩa là cùng một nhà cung cấp có thể thực hiện công việc tại một thị trường, nhiều thị trường hoặc trên toàn bộ danh mục đầu tư.

Trong ví dụ này, hãy tưởng tượng chúng ta đang quản lý ba bất động sản:

Đối với địa điểm, tôi đã chọn nhãn thay vì một menu thả xuống duy nhất. Điều này giúp tôi linh hoạt trong việc gán nhà cung cấp cho Phoenix, Park City, Austin hoặc nhiều bất động sản cùng lúc.

Trên thực tế, điều đó có nghĩa là tôi có thể nhanh chóng lọc danh sách để xem chính xác những nhà cung cấp nào có sẵn tại một thị trường cụ thể mà không cần tạo các bản ghi trùng lặp.

Tuy nhiên, sự linh hoạt đó cũng đi kèm với một nhược điểm. Nếu một nhà cung cấp có nhiều nhãn, việc sắp xếp có thể trở nên hơi lộn xộn.

Ví dụ, một nhà cung cấp như Radiant có thể hỗ trợ cả hệ thống HVAC và hệ thống ống nước. Nếu cả hai nhãn này đều được lựa chọn, ClickUp sẽ phản ánh sự trùng lặp đó. Trong một số trường hợp, một menu thả xuống duy nhất có thể gọn gàng hơn. Nhưng trong quy trình làm việc này, tôi ưa chuộng sự linh hoạt hơn vì nó phản ánh thực tế tốt hơn.

Đó chính là loại lựa chọn thiết kế đáng để cân nhắc kỹ lưỡng.

Hãy tự hỏi bản thân:

Đối với hoạt động quản lý bất động sản, tính linh hoạt là yếu tố quan trọng.

Tiêu chuẩn hóa dữ liệu về lĩnh vực dịch vụ và tuân thủ

Chỉ địa điểm thôi là chưa đủ. Tôi còn cần biết nhà cung cấp đó làm công việc gì và liệu họ đã sẵn sàng về mặt vận hành để triển khai tại hiện trường hay chưa.

Đó là lý do tại sao tôi đã thêm trường dịch vụ.

Điều này giúp tôi sắp xếp các nhà cung cấp theo loại công việc mà họ thực hiện, chẳng hạn như:

Tôi cũng đang theo dõi bảo hiểm vì bất kỳ nhà cung cấp nào đặt chân vào tài sản đều phải có bảo hiểm hiện hành trong hồ sơ.

Để làm điều đó, tôi sử dụng một trường hộp kiểm đơn giản:

Sau đó, tôi kết hợp nó với một trường ngày tháng:

Điều này giúp đảm bảo tính tuân thủ được hiển thị mà không bị chôn vùi trong các bình luận hay tệp tin.

Tùy chỉnh trạng thái dựa trên tình trạng của nhà cung cấp

Tôi cũng tùy chỉnh các trạng thái để phản ánh tình trạng của nhà cung cấp, chứ không phải tiến độ chung của dự án.

Thay vì sử dụng các trạng thái tiêu chuẩn, tôi muốn biết:

Không ai thích danh sách "không nên sử dụng", nhưng nó rất quan trọng. Đôi khi, việc lưu giữ thông tin về một nhà cung cấp như Jerry’s Plumbing trong hồ sơ là cần thiết để nhóm biết rằng chúng ta đã từng hợp tác với họ trước đây và quyết định không sử dụng họ nữa.

Lịch sử đó rất quan trọng.

Một hệ thống nhà cung cấp hiệu quả không chỉ cho bạn biết nên gọi ai. Nó còn cho bạn biết không nên gọi ai.

Bước 2: Tạo các trường đơn đặt hàng phù hợp với loại công việc

Không phải quy trình làm việc nào cũng cần các trường thông tin giống nhau. Đó chính là lý do tại sao các Trường Tùy chỉnh nên được tùy chỉnh theo từng trường hợp cụ thể.

Một trong những sai lầm lớn nhất mà các nhóm thường mắc phải là cố gắng ép buộc mọi danh sách công việc phải chứa cùng một metadata. Điều này thường dẫn đến tình trạng dư thừa thông tin.

Trong trường hợp của tôi, các nhà cung cấp và đơn đặt hàng được kết nối với nhau, nhưng chúng không cần phải có cấu trúc giống hệt nhau.

Danh sách nhà cung cấp tập trung vào thông tin liên hệ và tuân thủ. Danh sách đơn đặt hàng tập trung vào việc thực hiện công việc.

Trong các đơn đặt hàng, tôi quan tâm đến các chi tiết như:

Điều này giúp mỗi danh sách công việc luôn gọn gàng, phù hợp và dễ sử dụng.

Giữ tính nhất quán cho các trường chia sẻ trên các danh sách công việc

Mặc dù các danh sách công việc có mục đích khác nhau, một số trường vẫn cần được giữ nhất quán.

Ví dụ: tôi sử dụng cùng một logic về địa điểm và lĩnh vực dịch vụ cho cả nhà cung cấp và đơn đặt hàng.

Sự nhất quán này rất quan trọng vì nó cho phép tôi phân tích các loại công việc khác nhau thông qua cùng một góc nhìn. Nếu địa điểm và lĩnh vực dịch vụ có cùng ý nghĩa trong cả hai Danh sách công việc, tôi có thể chuyển đổi giữa các liên hệ và công việc mà không cần phải "dịch" các danh mục trong đầu mỗi lần.

Đây chính là yếu tố giúp hệ thống có khả năng mở rộng.

Nếu "Phoenix" có nghĩa là một thứ trong Danh sách nhà cung cấp và một thứ hơi khác trong Danh sách đơn đặt hàng, việc báo cáo sẽ trở nên rối rắm. Nếu hệ thống ống nước được phân loại khác nhau giữa các Danh sách công việc, việc xử lý công việc theo lô sẽ trở nên khó khăn hơn.

Các trường chia sẻ tạo ra một ngôn ngữ chung.

Bảo vệ tính nhất quán của trường dữ liệu bằng quyền truy cập

Việc quyết định mức độ có thể chỉnh sửa của các trường đó cũng rất quan trọng.

Bạn muốn bất kỳ ai trong nhóm của mình đều có thể thêm các giá trị trường mới? Hay bạn muốn cấu trúc được duy trì chặt chẽ và nhất quán?

Nếu bạn muốn sự nhất quán, việc cần làm là đừng để các giá trị cốt lõi mở ra cho những cách hiểu vô tận.

Trong ClickUp, bạn có thể sử dụng quyền truy cập trường để các thành viên trong nhóm có thể lựa chọn từ các tùy chọn đã được phê duyệt mà không cần tự thay đổi giá trị trường. Nhờ đó, nhóm của bạn có thể sử dụng hệ thống mà không vô tình làm thay đổi cấu trúc của nó mỗi khi cần thêm một danh mục mới.

Bước 3: Sử dụng chế độ xem để đưa ra quyết định, không chỉ là dữ liệu

Khi cấu trúc trường đã được thiết lập, các chế độ xem (Views) trong ClickUp sẽ trở nên mạnh mẽ hơn rất nhiều.

Tôi có thể xem tất cả các đơn đặt hàng theo địa điểm và ngay lập tức biết được tình hình tại:

Sau đó, tôi có thể đi sâu hơn một bước và nhóm công việc theo loại.

Điều đó giúp tôi nhận ra cơ hội để nhóm các công việc liên quan lại với nhau thay vì phải xử lý từng yêu cầu một.

Ví dụ, nếu tôi có ba mục sửa ống nước nhỏ trong danh sách công việc cần hoàn thiện, tôi không muốn phải gọi thợ sửa ống nước đến ba lần riêng biệt. Thay vào đó, tôi muốn nhóm các công việc đó với một đợt kiểm tra định kỳ hoặc chuyến thăm bảo trì hàng năm nếu thời gian phù hợp.

Điều này giúp nhóm của tôi làm việc hiệu quả hơn và giúp khách hàng kiểm soát chi phí tốt hơn.

Đây là phần mà nhiều quy trình thường bỏ qua.

Mục tiêu không chỉ là tổ chức thông tin. Mục tiêu là đưa ra các quyết định vận hành tốt hơn vì cấu trúc này giúp các mô hình phù hợp nổi bật lên.

Một chế độ xem tổng quan tốt sẽ giúp bạn trả lời các câu hỏi như:

Nếu một chế độ xem chỉ lưu trữ dữ liệu mà không giúp bạn đưa ra quyết định, có lẽ nó cần được xem xét lại.

Bước 4: Kết nối nhà cung cấp và đơn đặt hàng với các mối quan hệ trong ClickUp

Các mối quan hệ trong ClickUp chính là yếu tố biến các danh sách công việc riêng lẻ thành một hệ thống vận hành thực sự.

Cho đến nay, tôi đã quản lý nhà cung cấp và đang theo dõi công việc khá tốt. Nhưng điều kỳ diệu thực sự xảy ra khi hai hệ thống đó không còn hoạt động độc lập nữa.

Với tính năng Mối quan hệ của ClickUp, tôi có thể liên kết trực tiếp một đơn đặt hàng với nhà cung cấp được chỉ định cho đơn đặt hàng đó.

Giờ đây, một công việc không còn chỉ là một mục độc lập trong Danh sách công việc. Nó được liên kết với người hoặc công ty thực sự chịu trách nhiệm thực hiện công việc.

Từ phía đơn đặt hàng, tôi có thể xem ai đang thực hiện công việc. Từ phía nhà cung cấp, tôi có thể xem các công việc và dự án nào đã được kết nối với nhà cung cấp đó theo thời gian.

Vì mối quan hệ này là hai chiều, tôi không cần phải thiết lập lại bối cảnh đó ở nhiều nơi.

Cách tôi cài đặt trường Mối quan hệ

Trong danh sách công việc, tôi tạo một trường mới và chọn Mối quan hệ.

Sau đó, tôi đặt tên trường là Nhà cung cấp.

Thay vì để nó kết nối với bất kỳ công việc nào trong Không gian Làm việc, tôi giới hạn nó trong một Danh sách công việc cụ thể: Danh sách nhà cung cấp.

Điều này giúp duy trì sự tập trung của mối quan hệ và ngăn chặn việc mọi người vô tình liên kết các công việc không liên quan.

Sau khi trường được tạo, tôi có thể gán nhà cung cấp cho các đơn đặt hàng cụ thể. Ví dụ:

Sau đó, khi tôi quay lại Danh sách công việc, tôi cũng có thể xem các đơn đặt hàng liên quan từ hồ sơ của nhà cung cấp đó.

Đó chính là lúc hệ thống bắt đầu tạo cảm giác kết nối.

Các mối quan hệ nào giúp tôi nhìn thấy

Các mối quan hệ giúp tôi có cái nhìn toàn diện hơn về lịch sử hoạt động.

Tôi có thể thấy:

Điều này biến việc quản lý nhà cung cấp từ một danh sách tĩnh thành một hệ thống hoạt động hiệu quả.

Hệ thống này hoạt động như thế nào trong thực tế

Nhìn lại, những gì chúng ta đã xây dựng ở đây không chỉ là hai danh sách công việc.

Đây là một hệ thống có cấu trúc.

Có ba cấp độ:

Cấu trúc đó giúp tôi có cái nhìn rõ ràng mà không cần phải nhồi nhét mọi thứ vào một cơ sở dữ liệu khổng lồ và lộn xộn.

Một trong những cách tôi yêu thích nhất để mô tả điều này là:

Chúng tôi không coi đây là các danh sách. Chúng tôi coi chúng là các hệ thống được xây dựng thông qua Trường Tùy chỉnh.

Đó mới chính là sự thay đổi thực sự.

Nếu chỉ xem xét riêng lẻ, Danh sách nhà cung cấp và Danh sách đơn đặt hàng chỉ là các kho chứa dữ liệu. Khi tôi chuẩn hóa các trường dữ liệu phù hợp và kết nối chúng bằng các mối quan hệ, chúng sẽ trở thành các lớp trong cùng một hệ thống vận hành.

Và hệ thống đó giúp tôi trả lời các câu hỏi thực tế về hoạt động nhanh hơn.

Tại sao thiết lập này hiệu quả không chỉ trong quản lý bất động sản

Hệ thống này xuất phát từ lĩnh vực vận hành bất động sản, nhưng mô hình này có phạm vi ứng dụng rộng hơn nhiều.

Bạn có thể áp dụng cách tiếp cận tương tự cho:

Chi tiết có thể thay đổi, nhưng cấu trúc vẫn giữ nguyên.

Nếu bạn muốn mở rộng thiết lập này ra ngoài các hoạt động nội bộ, video này sẽ hướng dẫn cách sử dụng các khối cơ bản của ClickUp để tạo ra một bảng điều khiển minh bạch cho khách hàng.

Xác định các trường dữ liệu quan trọng. Đảm bảo tính nhất quán của các trường dữ liệu chung khi báo cáo liên danh sách là cần thiết. Tùy chỉnh phần còn lại dựa trên việc cần làm cụ thể cho mỗi danh sách. Sau đó, kết nối các bản ghi để không gian làm việc của bạn phản ánh chính xác cách công việc thực sự diễn ra.

Đó cũng chính là lý do tại sao mô hình triển khai này là một ví dụ điển hình về việc sử dụng ClickUp như một giải pháp làm việc toàn diện, thay vì chỉ là một ứng dụng nữa trong danh sách các công cụ.

Bạn không chỉ đơn thuần lưu trữ thông tin. Bạn đang tạo ra một môi trường nơi cấu trúc hỗ trợ việc ra quyết định nhanh hơn, chuyển giao công việc hiệu quả hơn và giảm thiểu công việc làm lại.

Cách xây dựng hệ thống kết nối của riêng bạn trong ClickUp

Lợi ích lớn nhất không phải là có danh sách công việc gọn gàng hơn. Đó là sở hữu một không gian làm việc giúp bạn hành động một cách tự tin.

Nếu bạn đang cố gắng quản lý nhà cung cấp, khách hàng, yêu cầu hoặc các công việc vận hành định kỳ, hãy bắt đầu từ những việc nhỏ.

Dưới đây là khung làm việc mà tôi khuyên dùng:

Bạn không cần một thiết lập quá phức tạp để tận dụng hết sức mạnh của ClickUp. Điều bạn cần là một cấu trúc phản ánh đúng bản chất của công việc của bạn.

Nếu tôi phải xây dựng lại hệ thống này từ đầu, tôi vẫn sẽ bắt đầu theo cách tương tự: với một danh sách nhà cung cấp gọn gàng, một danh sách đơn đặt hàng thực tế và một bộ trường chia sẻ nhỏ giúp cả hai hệ thống "nói chung một ngôn ngữ".

Từ đó, mọi thứ trở nên dễ quản lý hơn, dễ mở rộng hơn và đáng tin cậy hơn.

Xây dựng một hệ thống vận hành kết nối trong ClickUp

Một hệ thống kết nối không chỉ giúp tổ chức công việc của bạn. Nó còn giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn.

Đối với tôi, điều này bắt đầu từ một danh sách nhà cung cấp gọn gàng, một danh sách đơn đặt hàng thực tế và một bộ trường chia sẻ nhỏ giúp cả hai hệ thống "nói chung một ngôn ngữ". Từ đó, các mối quan hệ trong ClickUp kết nối những người thực hiện công việc với chính công việc đó, giúp bối cảnh luôn được hiển thị rõ ràng trên toàn bộ không gian làm việc.

Đó chính là lúc ClickUp không chỉ là một công cụ quản lý công việc. Nó trở thành nguồn thông tin duy nhất phản ánh cách công việc thực sự diễn ra.

Nếu bạn muốn xây dựng trên nền tảng tương tự, hãy truy cập Estatewyze để tải xuống mẫu danh sách nhà cung cấp từ hướng dẫn này và đăng ký nhận mẫu đơn đặt hàng khi nó được phát hành.

Và nếu bạn đã sẵn sàng xây dựng không gian làm việc kết nối của riêng mình, hãy bắt đầu với các Trường Tùy chỉnh, chế độ xem và mối quan hệ của ClickUp.