Cách tối ưu hóa quản lý nhà cung cấp SaaS để nâng cao hiệu quả

Cách tối ưu hóa quản lý nhà cung cấp SaaS để nâng cao hiệu quả

Các công cụ SaaS là động lực thúc đẩy kinh doanh của bạn. 73% tổ chức coi SaaS là yếu tố thiết yếu để đạt được mục tiêu kinh doanh, với 38% cho rằng SaaS "rất quan trọng" và 35% cho rằng "khá quan trọng".

Nhưng làm thế nào để quản lý các nhà cung cấp SaaS? Sử dụng công cụ nào? Các phương pháp hay nhất là gì?

Chúng tôi sẽ đề cập đến tất cả những nội dung này và nhiều hơn nữa trong bài viết blog này. Hãy bắt đầu!

⏰ Tóm tắt 60 giây

  • Quản lý nhà cung cấp SaaS bao gồm việc lựa chọn, giới thiệu, giám sát và quản lý các nhà cung cấp phần mềm như một dịch vụ (SaaS)
  • Nó giúp quản lý chi phí, đảm bảo bảo mật và tuân thủ SaaS, đồng thời cải thiện hiệu quả kinh doanh
  • Các bước khóa để quản lý nhà cung cấp SaaS bao gồm xác định và lựa chọn nhà cung cấp SaaS, đàm phán hợp đồng và giám sát hiệu suất của các công cụ SaaS
  • Một số mẹo hay nhất để quản lý nhà cung cấp SaaS thành công là tập trung hóa việc mua sắm SaaS, thiết lập nhắc nhở tự động gia hạn và xác định các công cụ SaaS trùng lặp
  • ClickUp giúp quá trình quản lý nhà cung cấp SaaS hiệu quả hơn bằng cách thiết lập các nhắc nhở tự động để xem xét hợp đồng SaaS và trực quan hóa hiệu suất và mức độ sử dụng công cụ

Quản lý nhà cung cấp SaaS là gì?

Quản lý nhà cung cấp SaaS là quá trình lựa chọn, giới thiệu, giám sát và quản lý các nhà cung cấp phần mềm như một dịch vụ (SaaS) để đảm bảo họ phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Quá trình này bao gồm:

  • Theo dõi các đăng ký SaaS tại một nơi tập trung
  • Kiểm tra nhà cung cấp về chứng nhận bảo mật (như SOC 2 hoặc ISO 27001) và tuân thủ quy định (GDPR, HIPAA, CCPA)
  • Theo dõi thời gian hoạt động, thời gian phản hồi và chất lượng dịch vụ
  • Đạt được thỏa thuận tốt nhất, các thỏa thuận mức dịch vụ (SLAs) rõ ràng
  • Kiểm tra tính tương thích với các hệ thống hiện có để tránh tình trạng phân mảnh công nghệ

Với việc ngày càng có nhiều ứng dụng SaaS được sử dụng, việc quản lý nhà cung cấp hiệu quả sẽ giúp hoạt động SaaS diễn ra hiệu quả, tránh lãng phí chi phí, rủi ro bảo mật và sự dư thừa công cụ.

Tại sao quản lý nhà cung cấp SaaS hiệu quả lại quan trọng?

Trước khi đi sâu vào quy trình quản lý nhà cung cấp SaaS, hãy cùng tìm hiểu tại sao quản lý nhà cung cấp SaaS hiệu quả lại quan trọng:

Kiểm soát chi phí và tối ưu hóa ngân sách

Quản lý nhà cung cấp SaaS hiệu quả giúp tiết kiệm 16,49% chi phí cho các giao dịch hoàn thành thông qua đàm phán, với tổng số tiền tiết kiệm được là 349 triệu đô la. Và điều này không có gì đáng ngạc nhiên. Các lĩnh vực mà bạn nghĩ không thể cắt giảm chi phí thường là nơi có thể tiết kiệm chi phí nhiều nhất. Hệ thống SaaS của bạn là một ví dụ điển hình.

Với hệ thống quản lý nhà cung cấp phần mềm SaaS vững chắc, bạn có thể luôn theo dõi ROI và hiệu quả của các công cụ của mình.

🌟 Kiểm tra định kỳ bằng giải pháp quản lý nhà cung cấp SaaS giúp bạn loại bỏ phần mềm không cần thiết:

  • Không còn là thứ bạn ban đầu mong muốn
  • Các khoản phí ẩn đang âm thầm làm hao hụt ngân sách của bạn?
  • Không được sử dụng vì nhóm của bạn đã chuyển sang một giải pháp tốt hơn

Bất kể lý do là gì, người quản lý nhà cung cấp SaaS sẽ xem xét các đăng ký của bạn và xác định những đăng ký nào cần hủy, giải phóng ngân sách cho các giao dịch mua SaaS có giá trị hơn.

💡Mẹo chuyên nghiệp: Thiết lập đánh giá hiệu suất SaaS hàng quý với các trưởng bộ phận để xác định các điểm nghẽn, loại bỏ các công cụ không sử dụng và đảm bảo tất cả phần mềm phù hợp với mục tiêu kinh doanh.

Bảo mật, tuân thủ và giảm thiểu rủi ro

Với các ứng dụng SaaS xử lý dữ liệu kinh doanh nhạy cảm, bảo mật và tuân thủ không phải là tùy chọn mà là điều bắt buộc. Thiếu giám sát có thể dẫn đến những rủi ro lớn, từ vi phạm dữ liệu đến phạt tiền theo quy định. Quản lý nhà cung cấp SaaS đảm bảo mọi công cụ đều đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật và yêu cầu tuân thủ cần thiết.

🌟 Bằng cách theo dõi liên tục hệ thống SaaS của bạn, bạn có thể xác định và giảm thiểu các rủi ro như:

  • Các nhà cung cấp thiếu chứng nhận bảo mật thích hợp (SOC 2, ISO 27001, tuân thủ GDPR)
  • Các công cụ không được ủy quyền lưu trữ dữ liệu nhạy cảm mà không có sự phê duyệt của bộ phận CNTT
  • Hệ thống CNTT ngầm (Shadow IT) khiến tổ chức của bạn dễ bị tấn công mạng

Chiến lược quản lý nhà cung cấp SaaS mạnh mẽ đảm bảo mọi công cụ trong hệ sinh thái của bạn đều đáp ứng các yêu cầu về bảo mật, tuân thủ và rủi ro, giúp bảo vệ kinh doanh của bạn mọi lúc.

🧠 Bạn có biết? Một báo cáo gần đây cho thấy 31% tổ chức đã trải qua sự cố vi phạm dữ liệu SaaS trong năm qua, nhấn mạnh sự cần thiết của các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt.

Cải thiện hiệu suất và hiệu quả hoạt động

Kinh doanh của bạn về cơ bản chạy trên SaaS. Dịch vụ khách hàng cần SaaS; mua hàng cần SaaS; tiếp thị cần SaaS — hầu như mọi bộ phận đều phụ thuộc vào nó. Làm thế nào bạn có thể mong đợi đạt được hiệu quả hoạt động nếu không quản lý các công cụ này đúng cách?

Với quản lý nhà cung cấp SaaS, bạn đảm bảo rằng mọi công cụ trong hệ thống của mình đều cải thiện quy trình làm việc thay vì làm chậm tiến độ.

🌟 Bằng cách tối ưu hóa hệ sinh thái SaaS của bạn một cách thường xuyên, bạn có thể loại bỏ:

  • Các công cụ trùng lặp nhau, thực hiện cùng một công việc nhưng gây ra sự nhầm lẫn và kém hiệu quả
  • Phần mềm chậm chạp hoặc không đáng tin cậy gây gián đoạn hoạt động hàng ngày
  • Các quy trình phức tạp do các công cụ không tích hợp tốt với nhau

📌 Ví dụ: Metropolitan Memorial Parks (MMP) ở New South Wales phải đối mặt với những thách thức do hệ thống tài chính lỗi thời và bị phân tán sau khi hợp nhất nhiều đơn vị. Bằng cách chuyển sang nền tảng quản lý SaaS thống nhất, họ đã hợp lý hóa các quy trình, nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí đáng kể.

Loại bỏ các công cụ trùng lặp

Hầu hết các công ty thậm chí không nhận ra rằng họ đang chi trả cho bao nhiêu công cụ SaaS trùng lặp. Một báo cáo gần đây của Zylo cho thấy, trung bình 44% giấy phép SaaS của các doanh nghiệp bị lãng phí hoặc không được sử dụng hết, dẫn đến chi phí không cần thiết đáng kể.

Bộ phận tiếp thị có một công cụ tự động hóa, bộ phận bán hàng có một công cụ khác, và bộ phận hỗ trợ khách hàng có thể sử dụng một công cụ hoàn toàn khác, nhưng tất cả đều làm cùng một việc.

🌟 Với nền tảng quản lý nhà cung cấp SaaS, bạn có thể:

  • Loại bỏ các công cụ trùng lặp đang thực hiện cùng một công việc
  • Phân bổ lại giấy phép từ người dùng không hoạt động thay vì mua thêm
  • Đảm bảo các nhóm thực sự sử dụng các công cụ mà bạn đã trả tiền

Kiểm tra hoạt động đăng nhập trên các ứng dụng SaaS — nếu mọi người không sử dụng công cụ thường xuyên, đã đến lúc cắt giảm hoặc phân bổ lại giấy phép.

📖 Đọc thêm: Ví dụ và ứng dụng SaaS

Các bước quan trọng trong quản lý nhà cung cấp SaaS

Một phương pháp có cấu trúc sẽ giúp bạn tránh các bước và trở ngại không cần thiết trong quá trình lựa chọn và quản lý nhà cung cấp SaaS. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để quản lý nhà cung cấp hiệu quả.

Bước 1: Xác định nhu cầu kinh doanh và yêu cầu của nhà cung cấp

Tất cả bắt đầu từ việc biết bạn cần những công cụ nào và kế hoạch nào phù hợp nhất. Nếu không có một bức tranh rõ ràng, bạn sẽ kết thúc với quá nhiều công cụ, các tính năng trùng lặp hoặc phải trả tiền cho các gói đắt đỏ với các tiện ích bổ sung không cần thiết.

🌟 Hãy cân nhắc:

  • Những công cụ nào là cần thiết? Bạn cần CRM, nền tảng quản lý dự án hay công cụ tự động hóa?
  • Bạn cần bao nhiêu giấy phép hoặc người dùng được cấp phép? Bạn đang trả tiền cho 100 người dùng trong khi thực tế chỉ có 50 người sử dụng công cụ này?
  • Gói giá nào phù hợp nhất? Bạn đang bị ràng buộc bởi gói Enterprise trong khi gói cấp thấp hơn cũng có thể đáp ứng công việc của bạn?
  • Những tích hợp nào là bắt buộc? Công cụ này có thể kết nối với phần mềm hiện có của bạn để tránh gián đoạn quy trình làm việc không?

Mỗi yếu tố này giúp bạn xác định nhà cung cấp nào thực sự phù hợp. Bộ phận tiếp thị có thể cần tự động hóa, trong khi bộ phận CNTT quan tâm hơn đến bảo mật và tuân thủ. Thách thức là gì? Tìm một giải pháp đáp ứng tất cả các yêu cầu mà không vượt quá ngân sách.

ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc, giúp bạn hợp lý hóa quy trình này. Ứng dụng này cách mạng hóa cách bạn quản lý dự án, tài liệu và giao tiếp — tất cả trong một hệ thống quản lý nhà cung cấp thống nhất.

Bạn có thể sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để lập bản đồ các yêu cầu. Tạo danh sách kiểm tra các tính năng SaaS bắt buộc phải có, phân công nhiệm vụ nghiên cứu cho các thành viên nhóm có liên quan và đặt thời hạn để công việc được tiến hành. Nếu việc tuân thủ cần được bộ phận CNTT xem xét hoặc bộ phận tài chính phê duyệt ngân sách, hãy phân công trực tiếp để mọi thứ được sắp xếp gọn gàng ở một nơi.

Quản lý nhà cung cấp SaaS: sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để giao nhiệm vụ đánh giá nhà cung cấp cho các thành viên trong nhóm
Tạo các mục cần xem xét trước khi lựa chọn nhà cung cấp thành nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm với ClickUp Tasks

Bước 2: Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp

Khi bạn đã biết mình cần gì, bước tiếp theo là tìm kiếm các nhà cung cấp phù hợp. Tuy nhiên, với vô số lựa chọn SaaS, việc thu hẹp phạm vi tìm kiếm có thể rất khó khăn. Thay vì nhảy vào một cách mù quáng, hãy tập trung vào những lựa chọn thực sự phù hợp với nhu cầu của bạn.

🌟 Dưới đây là cách lọc các tùy chọn nhà cung cấp SaaS bằng phần mềm quản lý nhà cung cấp:

  • So sánh các kế hoạch giá cả: Nhà cung cấp có cung cấp giá cả linh hoạt hay bạn bị ràng buộc vào các hợp đồng dài hạn?
  • Kiểm tra bảo mật và tuân thủ: Công cụ này có đáp ứng các tiêu chuẩn như SOC 2, ISO 27001 hoặc GDPR không?
  • Xem xét khả năng tích hợp: Nó có hoạt động trơn tru với các công cụ hiện có của bạn không?
  • Đọc đánh giá và khuyến nghị: Các doanh nghiệp khác nói gì về độ tin cậy và hỗ trợ của nhà cung cấp?

Và còn gì tốt hơn là thu thập ý kiến của nhóm về một công cụ trước khi đưa ra quyết định? Để thảo luận về các nhà cung cấp khác nhau, hãy sử dụng ClickUp Chat để cộng tác trong thời gian thực, hoàn thiện các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp và nhận các đề xuất — mà không cần phải trao đổi email qua lại nhiều lần.

Quản lý nhà cung cấp SaaS: Thảo luận về yêu cầu công cụ SaaS với nhóm của bạn bằng ClickUp Chat
Hợp lý hóa giao tiếp trong nhóm và biến các cuộc trò chuyện thành hành động với ClickUp Chat

📮ClickUp Insight: 42% thành viên nhóm vẫn phụ thuộc nhiều vào email để liên lạc mặc dù email có tính chất cô lập.

Theo nghiên cứu của ClickUp, giao tiếp thường bị cô lập và tách biệt khỏi quy trình công việc thực tế. Để tránh giao tiếp bị gián đoạn, hãy tích hợp tính năng nhắn tin vào quy trình công việc của bạn bằng một nền tảng tập trung, kết hợp quản lý dự án, cộng tác và giao tiếp. Hãy dùng thử ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện.

Bước 3: Đàm phán các điều khoản hợp đồng và SLA

Có được một công cụ SaaS tuyệt vời là một chuyện, nhưng có được một giao dịch tốt là một chuyện khác. Nhà cung cấp đặt ra giá của họ, nhưng điều đó không có nghĩa là giá đó là cuối cùng. Đàm phán là chìa khóa để đảm bảo các điều khoản tốt hơn, hợp đồng nhà cung cấp linh hoạt và đảm bảo dịch vụ thực sự có lợi cho bạn.

🌟 Đây là những điểm cần tập trung trong quá trình đàm phán với nhà cung cấp SaaS:

  • Tính linh hoạt về giá: Bạn có thể được giảm giá cho thanh toán hàng năm hoặc hợp đồng nhiều năm không?
  • Khả năng mở rộng người dùng: Bạn có thể tăng hoặc giảm số lượng người dùng được cấp phép mà không bị phạt không?
  • Thỏa thuận mức dịch vụ (SLA): Thời gian hoạt động được đảm bảo là bao lâu? Điều gì sẽ xảy ra nếu họ không đáp ứng được?
  • Điều khoản hỗ trợ: Hỗ trợ ưu tiên có được bao gồm hay phải trả thêm phí?

Đàm phán về những vấn đề như vậy có thể seem trivial, nhưng về lâu dài, chúng đóng vai trò quan trọng.

Bạn có thể sử dụng Tự động hóa ClickUp để luôn cập nhật các cuộc đàm phán hợp đồng. Đặt nhắc nhở cho ngày gia hạn, tự động theo dõi nhà cung cấp và theo dõi SLA và các chỉ số hiệu suất chính theo thời gian. Bằng cách này, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ cơ hội đàm phán lại và tối ưu hóa việc theo dõi KPI SaaS của mình.

Tự động hóa ClickUp để cài đặt nhắc nhở tự động gia hạn
Đặt nhắc nhở tự động gia hạn với ClickUp Automations

Bước 4: Tiếp nhận nhà cung cấp và tích hợp công cụ SaaS

Sau khi ký hợp đồng, công việc thực sự mới bắt đầu — đó là đưa công cụ vào hoạt động trơn tru. Quá trình triển khai nhà cung cấp được thực hiện kém sẽ dẫn đến tỷ lệ áp dụng thấp, lãng phí giấy phép và các nhóm làm việc thất vọng. Nếu người dùng không biết cách sử dụng công cụ hoặc không thể tích hợp công cụ vào quy trình làm việc hàng ngày, công cụ sẽ nhanh chóng trở thành một chi phí thêm thay vì mang lại giá trị gia tăng.

🌟Để đảm bảo triển khai mượt mà các công cụ SaaS:

  • Xác định vai trò và quyền truy cập của người dùng: Gán các cấp độ truy cập thích hợp để ngăn ngừa rủi ro bảo mật và giữ dữ liệu được tổ chức
  • Cung cấp đào tạo và tài liệu: Đảm bảo các nhóm biết cách sử dụng công cụ hiệu quả thông qua các phiên giới thiệu có cấu trúc
  • Giám sát việc áp dụng và sử dụng: Theo dõi mức độ tham gia và thu thập phản hồi để giải quyết sớm mọi vướng mắc

Quá trình triển khai được lên kế hoạch tốt sẽ đảm bảo công cụ này trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc của nhóm bạn, chứ không phải là một gói đăng ký bị lãng quên.

📖 Đọc thêm: IaaS vs PaaS vs SaaS: Nên chọn mô hình nào?

Bước 5: Giám sát hiệu suất và mối quan hệ với nhà cung cấp

Việc theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp thường xuyên đảm bảo bạn nhận được giá trị tương xứng với số tiền đã bỏ ra và giúp bạn xác định bất kỳ vấn đề nào trước khi chúng ảnh hưởng đến hoạt động.

Đối với phần mềm doanh nghiệp B2B SaaS, việc yêu cầu nhà cung cấp chịu trách nhiệm là rất quan trọng. Với Bảng điều khiển ClickUp , bạn có thể theo dõi việc tuân thủ SLA, giám sát thời gian hoạt động và theo dõi xu hướng sử dụng của người dùng — tất cả ở một nơi. Nếu nhà cung cấp thường xuyên không đạt được cam kết về hiệu suất hoặc không cung cấp hỗ trợ kịp thời, có lẽ đã đến lúc đàm phán lại hoặc tìm kiếm các giải pháp thay thế.

Bảng điều khiển ClickUp để theo dõi việc tuân thủ SLA
Theo dõi việc tuân thủ SLA, giám sát thời gian hoạt động và nhiều hơn nữa với Bảng điều khiển ClickUp

Với Bảng điều khiển tùy chỉnh, bạn có thể theo dõi báo cáo sử dụng để xem các nhóm có đang tích cực sử dụng công cụ hay không hoặc liệu các giấy phép có bị lãng phí hay không. Cập nhật bảo mật và thay đổi tuân thủ cũng cần được xem xét để đảm bảo nhà cung cấp luôn cập nhật các tiêu chuẩn ngành.

Phần thưởng: Sử dụng mẫu danh sách kiểm tra quản lý nhà cung cấp của ClickUp

Nếu bạn muốn bắt đầu ngay lập tức, ClickUp có mẫu phù hợp cho bạn. Mẫu danh sách kiểm tra quản lý nhà cung cấp ClickUp cho phép bạn liệt kê các nhà cung cấp, theo dõi chi tiết hợp đồng, đặt nhắc nhở gia hạn và giám sát tuân thủ — tất cả ở một nơi.

Thay vì phải xoay xở với các bảng tính hoặc ghi chú rải rác, bạn sẽ có một cách rõ ràng, có cấu trúc để quản lý mọi khía cạnh của mối quan hệ với nhà cung cấp. Với tính năng phân công công việc tích hợp, bạn có thể đảm bảo rằng các quy trình phê duyệt, đàm phán và đánh giá hiệu suất không bị bỏ sót.

📖 Đọc thêm: Cách nhóm đảm bảo chất lượng của chúng tôi sử dụng ClickUp

Các phương pháp tốt nhất cho quản lý nhà cung cấp SaaS

Dưới đây là các phương pháp tốt nhất bạn có thể áp dụng để quản lý nhà cung cấp SaaS hiệu quả:

Tập trung hóa việc mua sắm SaaS

Việc mua SaaS một cách phân tán dẫn đến lãng phí ngân sách, rủi ro bảo mật và trùng lặp công cụ. Quy trình mua sắm tập trung mang lại trật tự và kiểm soát.

Bạn đang loại bỏ:

  • Phần mềm trùng lặp thực hiện cùng một công việc
  • Chi tiêu không được theo dõi giữa các nhóm khác nhau
  • Rủi ro bảo mật từ các công cụ chưa được kiểm tra

Bạn sẽ nhận được:

  • Đạt được giá tốt hơn thông qua đàm phán với nhà cung cấp
  • Quản lý rõ ràng việc gia hạn và hủy dịch vụ
  • Hệ sinh thái SaaS hợp lý và an toàn

Thay vì mỗi nhóm mua những gì họ muốn, một quy trình có cấu trúc sẽ đảm bảo mọi công cụ đều được kiểm tra, hiệu quả về chi phí và cần thiết.

Thiết lập cảnh báo tự động gia hạn

Hợp đồng SaaS có một cách gia hạn tự động rất khó nhận ra, khiến bạn bị ràng buộc vào một chu kỳ thanh toán khác, ngay cả đối với những công cụ bạn không còn sử dụng nữa.

Nếu bạn không theo dõi, bạn có thể đang lãng phí tiền vào phần mềm mà nhóm của bạn đã không còn sử dụng nữa.

🌟 Luôn dẫn đầu bằng cách cài đặt cảnh báo gia hạn. Điều này giúp bạn có thời gian để:

  • Đánh giá xem công cụ này còn cần thiết hay không
  • Đàm phán điều khoản tốt hơn trước khi hợp đồng hết hạn
  • Hủy đăng ký các dịch vụ không còn mang lại giá trị

Quản lý nhà cung cấp IT đảm bảo bạn luôn kiểm soát chi tiêu cho dịch vụ SaaS.

🧠 Bạn có biết? Nghiên cứu chỉ ra rằng có tới 30% chi tiêu cho SaaS bị lãng phí do bỏ lỡ và tự động gia hạn.

Tập trung các nhà cung cấp khi có thể

Thực hiện một kiểm tra đơn giản: nhóm tiếp thị của bạn có sử dụng công cụ tự động hóa tương tự như công cụ được sử dụng bởi tự động hóa không. Nếu trường hợp sử dụng giống nhau, công cụ SaaS phải khác nhau.

Các công cụ SaaS trùng lặp xuất hiện khi các nhóm khác nhau thực hiện mua hàng độc lập. Hợp nhất các nhà cung cấp giúp cắt giảm chi phí, đơn giản hóa quy trình làm việc và tăng cường sức mạnh đàm phán.

🌟 Một kiểm tra đơn giản có thể giúp bạn:

  • Xác định các công cụ trùng lặp giữa các bộ phận
  • Tiêu chuẩn hóa phần mềm để cải thiện hợp tác
  • Giảm chi phí quản lý nhà cung cấp

Ít trùng lặp hơn đồng nghĩa với ít phức tạp hơn và giá trị cao hơn từ các công cụ bạn sử dụng.

Để làm điều này, bạn có thể sử dụng ClickUp Brain, trợ lý AI mạnh mẽ của ClickUp. Nó có thể giúp bạn tạo danh sách tất cả các công cụ SaaS được sử dụng trong các bộ phận khác nhau trong tổ chức của bạn để bạn có thể xác định các công cụ trùng lặp.

Quản lý nhà cung cấp SaaS: Sử dụng ClickUp Brain để nhận danh sách các công cụ và nhà cung cấp SaaS
Nhận danh sách các công cụ SaaS cho các bộ phận khác nhau với ClickUp Brain

Áp dụng quy trình phê duyệt SaaS

Các nhóm thường mua các công cụ SaaS mà không có sự chấp thuận của bộ phận CNTT hoặc bộ phận mua sắm, dẫn đến rủi ro bảo mật, vấn đề tuân thủ và chi tiêu không cần thiết. Nếu không có quy trình phù hợp, CNTT ngầm sẽ chiếm lĩnh.

🌟 Quy trình phê duyệt đảm bảo:

  • Mọi công cụ đều được kiểm tra về bảo mật và tuân thủ
  • Các công cụ trùng lặp hoặc chồng chéo không được thêm vào hệ thống
  • Bộ phận mua sắm có thể đàm phán giá cả và điều khoản hợp đồng tốt hơn

Với 65% công ty gặp phải tình trạng mất dữ liệu do IT ẩn, việc kiểm soát mua SaaS không còn là tùy chọn mà là điều cần thiết. Quy trình phê duyệt có cấu trúc giúp bảo mật, tiết kiệm chi phí và hiệu quả cho hệ thống của bạn.

📖 Đọc thêm: Cách tối ưu hóa thành công của khách hàng cho SaaS

Hợp lý hóa quản lý nhà cung cấp SaaS với ClickUp

Quản lý nhà cung cấp SaaS không nhất thiết phải hỗn loạn. ClickUp cung cấp cho bạn một không gian tập trung để theo dõi hợp đồng, giám sát hiệu suất nhà cung cấp, tự động hóa cảnh báo gia hạn và cộng tác với nhóm của bạn — tất cả đều diễn ra trong thời gian thực.

Với các tính năng như Bảng điều khiển, Quản lý nhiệm vụ, Tự động hóa và Tích hợp, bạn có thể hợp lý hóa mọi giai đoạn trong vòng đời của nhà cung cấp, từ mua sắm đến gia hạn. Sẵn sàng kiểm soát các nhà cung cấp SaaS của bạn? Đăng ký ClickUp và bắt đầu quản lý thông minh hơn ngay hôm nay.

ClickUp Logo

Một ứng dụng thay thế tất cả