Theo Statista, các công ty trên toàn thế giới sử dụng trung bình 130 ứng dụng SaaS mỗi công ty. 😱
Mối quan hệ với các nhà cung cấp CNTT cung cấp các ứng dụng này phải được quản lý một cách toàn diện để đảm bảo bạn nhận được giá trị tốt hơn trong khi giảm thiểu rủi ro.
Hãy cùng xem xét những yếu tố cơ bản để quản lý nhà cung cấp CNTT thành công, các bước để tạo ra một quy trình hiệu quả và những cạm bẫy phổ biến mà bạn có thể gặp phải trong quá trình thực hiện.
Cơ bản về Quản lý Nhà cung cấp CNTT
Quản lý nhà cung cấp là xây dựng mối quan hệ vững chắc với các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài để đảm bảo họ cung cấp dịch vụ chất lượng cao đồng thời giảm thiểu rủi ro và chi phí.
Định nghĩa và tầm quan trọng của quản lý nhà cung cấp IT
Quản lý nhà cung cấp CNTT là một quy trình chiến lược bao gồm việc xác định, lựa chọn và giám sát các nhà cung cấp bên ngoài cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho công ty của bạn. Quy trình này bao gồm đánh giá nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, giám sát hiệu suất và quản lý mối quan hệ.
Giả sử nhà cung cấp của bạn không cung cấp phần mềm quan trọng mà nhóm của bạn sử dụng hàng ngày. Điều này có thể gây rủi ro cho toàn bộ hoạt động của bạn.
Quản lý nhà cung cấp CNTT phù hợp giúp bạn tránh được điều này. Nó đảm bảo rằng các nhà cung cấp đáp ứng được kỳ vọng, đồng nghĩa với việc giảm thiểu bất ngờ và hoạt động ổn định trong khi tối ưu hóa chi phí.
Mua sắm nhà cung cấp IT so với quản lý nhà cung cấp IT
Trong khi quản lý nhà cung cấp liên quan đến việc quản lý mối quan hệ với bên thứ ba, thì mua sắm nhà cung cấp là bước đầu tiên trong mối quan hệ này. Đó là nơi bạn đánh giá tính tương thích, đàm phán các điều khoản và quyết định xem nhà cung cấp có phù hợp với bạn hay không.
Dưới đây là sự khác biệt về phương pháp giữa việc mua sắm nhà cung cấp CNTT và quản lý nhà cung cấp CNTT.
| Tiêu chí | Mua sắm nhà cung cấp IT | Quản lý nhà cung cấp IT |
| Mục tiêu | Tập trung vào tiết kiệm: tìm kiếm giá tốt nhất trong quá trình mua sắm ban đầu | Mục tiêu là tiết kiệm chi phí liên tục bằng cách xây dựng mối quan hệ hợp tác bền chặt |
| Hợp tác | Hợp tác chặt chẽ với nhóm tài chính | Nỗ lực chung với nhóm CNTT và nhóm vận hành nội bộ |
| Tập trung vào mối quan hệ | Giao dịch, tập trung vào tìm nguồn cung ứng, điều khoản hợp đồng và tối ưu hóa giá cả | Mối quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà cung cấp để tối đa hóa giá trị theo thời gian |
| Phạm vi | Tập trung vào việc lựa chọn ban đầu và giới thiệu nhà cung cấp | Bao gồm hiệu suất, giải quyết vấn đề và nuôi dưỡng mối quan hệ |
| Hoạt động | Bao gồm lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng và giới thiệu, tức là cài đặt các quy tắc tham gia | Bao gồm giám sát hiệu suất, giải quyết vấn đề và quản lý mối quan hệ |
| Thời gian | Mỗi nhà cung cấp chỉ thực hiện một lần; quy trình mua sắm hiếm khi được lặp lại sau khi lựa chọn | Tiếp tục, tập trung vào việc duy trì mối quan hệ lành mạnh và hiệu quả |
Đọc thêm: Chúng tôi đã thử nghiệm 10 phần mềm quản lý nhà thầu và hệ thống theo dõi tốt nhất
Tầm quan trọng của quản lý nhà cung cấp CNTT chiến lược
Nếu không có phương pháp tiếp cận chiến lược, các nhà cung cấp có thể không phù hợp với mục tiêu của bạn. Dưới đây là lý do tại sao quản lý nhà cung cấp chiến lược lại quan trọng:
- Tiết kiệm: Bạn có thể đàm phán các điều khoản tốt hơn. Ví dụ: nếu bạn có mối quan hệ lâu dài với một nhà cung cấp CNTT, bạn có thể được giảm giá khi gia hạn hợp đồng
- Bảo mật: Bằng cách đánh giá các biện pháp bảo mật dữ liệu của nhà cung cấp, bạn có thể tránh được các vi phạm dữ liệu tiềm ẩn
- Hiệu suất: Để đạt hiệu quả hoạt động, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp chịu trách nhiệm nếu bạn đặt các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cho thời gian phản hồi và mức độ dịch vụ
- Quan hệ đối tác: Với sự quan tâm đúng mức, mối quan hệ với nhà cung cấp của bạn có thể phát triển mạnh mẽ, dẫn đến sự hợp tác và đổi mới tốt hơn
- Phối hợp: Nếu mục tiêu của bạn là ra mắt một sản phẩm mới, việc phối hợp với các nhà cung cấp có thể cung cấp công nghệ và hỗ trợ cần thiết là rất quan trọng
Vai trò thiết yếu của hệ thống quản lý nhà cung cấp trong CNTT
Hệ thống quản lý nhà cung cấp (VMS), thường bao gồm phần mềm quản lý nhà cung cấp, là trung tâm chỉ huy tập trung cho tất cả thông tin về nhà cung cấp, từ kiến thức về hợp đồng và hiệu suất đến tuân thủ và rủi ro.
Hệ thống quản lý nhà cung cấp giúp bạn:
- Tra cứu hợp đồng, chỉ số quản lý hiệu suất và lịch sử giao tiếp tất cả tại một nơi
- Tự động hóa các công việc thường ngày và nhàm chán như nhập dữ liệu và xử lý hóa đơn
- Theo dõi hiệu suất và thực hiện các biện pháp nếu nhà cung cấp không nhất quán
- Đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu và quyền sở hữu trí tuệ (IP)
- Tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp, chia sẻ thông tin cập nhật kịp thời và giải quyết các vấn đề
- Sử dụng dữ liệu và thông tin chi tiết về hiệu suất của nhà cung cấp để lựa chọn và quản lý nhà cung cấp
Xem thêm: 10 Phần mềm quản lý nhà cung cấp tốt nhất
Tương tác với các đơn vị khác
Quản lý nhà cung cấp CNTT không hoạt động trong môi trường chân không. Nó tương tác với các hàm khác nhau trong tổ chức của bạn.
- Mua sắm: Để cải thiện quy trình mua sắm, phản hồi về các thách thức trong mua sắm được thu thập để tinh chỉnh việc lựa chọn nhà cung cấp trong tương lai
- Quản lý hợp đồng: Điều này bao gồm toàn bộ quy trình hợp đồng: tiền hợp đồng, soạn thảo hợp đồng và triển khai
- Onboarding: Quá trình onboarding đặt nền tảng cho mối quan hệ với nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp không được onboarding đúng cách, có thể dẫn đến những hiểu lầm
- Theo dõi hiệu suất nhà cung cấp: Các chỉ số KPI được thiết lập để đo lường hiệu suất của nhà cung cấp so với các mức dịch vụ đã thỏa thuận
- Quản lý mối quan hệ và rủi ro: Để giảm thiểu sự thay đổi và duy trì chất lượng dịch vụ ổn định, các rủi ro của nhà cung cấp, chẳng hạn như bất ổn tài chính, vấn đề hiệu suất hoặc không tuân thủ, được xác định
💡Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý hợp đồng đơn giản, hãy thử Mẫu quản lý hợp đồng của ClickUp. Mẫu này đi kèm với các chế độ xem tùy chỉnh như Danh sách hợp đồng chính, Tiến độ hợp đồng và Biểu mẫu yêu cầu hợp đồng để tất cả thông tin liên quan đến hợp đồng của bạn có thể dễ dàng truy cập trên một nền tảng duy nhất
Các bước triển khai quy trình quản lý nhà cung cấp CNTT hiệu quả
Việc triển khai quản lý nhà cung cấp CNTT đảm bảo tổ chức của bạn thu được giá trị tối đa từ các mối quan hệ với nhà cung cấp.
Hướng dẫn từng bước để triển khai quản lý nhà cung cấp CNTT
Tạo quy trình quản lý nhà cung cấp CNTT mạnh mẽ, không rủi ro và hiệu quả bằng các bước sau:
📌 Đánh giá tình hình nhà cung cấp: Họ cung cấp những dịch vụ nào? Họ có đáp ứng được kỳ vọng không? Điều này sẽ giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện
📌 Xác định mục tiêu của bạn: Bạn muốn giảm chi phí? Cải thiện chất lượng dịch vụ? Xác định rõ mục tiêu để định hướng chiến lược của bạn
📌 Phát triển một khung công tác: Tạo một khung công tác cho các quy trình, vai trò và trách nhiệm với các hướng dẫn về lựa chọn nhà cung cấp, hiệu suất và quản lý mối quan hệ
📌 Chọn VMS: Chọn một nền tảng có thể tập trung thông tin nhà cung cấp, tự động hóa công việc và cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất của nhà cung cấp
📌 Đào tạo nhóm của bạn: Cung cấp các phiên đào tạo để giúp nhóm của bạn điều hướng VMS và hiểu vai trò của họ trong việc quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp
📌 Triển khai quy trình: Thông báo rõ ràng về những thay đổi cho tất cả các bên liên quan và cung cấp hỗ trợ khi cần thiết
📌 Giám sát và điều chỉnh: Thường xuyên đánh giá hiệu quả quản lý nhà cung cấp và thu thập phản hồi từ nhóm và nhà cung cấp của bạn để thực hiện các điều chỉnh
Các giai đoạn khác nhau của quản lý nhà cung cấp IT và cách triển khai
Quản lý nhà cung cấp cần có kế hoạch và thực hiện cẩn thận. Hãy cùng xem cách thực hiện việc này.
1. Xây dựng chiến lược quản lý nhà cung cấp
Để thiết kế một chiến lược quản lý nhà cung cấp tốt hơn:
- Xác định các bên liên quan chính: Ai sẽ tham gia vào quản lý nhà cung cấp? Bao gồm đại diện từ bộ phận CNTT, mua sắm, tài chính và các bộ phận liên quan khác
- Đặt mục tiêu rõ ràng: Bạn muốn đạt được điều gì? Cho dù đó là cải thiện mức độ dịch vụ hay tiết kiệm chi phí, việc đặt mục tiêu rõ ràng sẽ định hướng chiến lược của bạn. Sử dụng các công cụ như ClickUp Goals để giúp bạn thiết lập các mục tiêu tổng thể rõ ràng và chỉ định các mục hành động với các nhà cung cấp ngay từ đầu
- Xây dựng chính sách: Để đảm bảo tính nhất quán và trách nhiệm giải trình, hãy xây dựng các chính sách nêu rõ cách thức lựa chọn, quản lý và đánh giá nhà cung cấp
2. Xác định tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp và tài liệu đấu thầu
Mục tiêu ở đây là tìm kiếm các nhà cung cấp phù hợp. Để làm được điều đó:
- Thiết lập tiêu chí lựa chọn: Xác định các phẩm chất (yếu tố) của nhà cung cấp, chẳng hạn như kinh nghiệm, năng lực kỹ thuật, danh tiếng và sự ổn định tài chính của nhà cung cấp
- Tạo tài liệu yêu cầu: Tài liệu này cần nêu rõ các yêu cầu của bạn và làm cơ sở chính thức để các nhà cung cấp nộp đề xuất
- Đánh giá đề xuất: Sau khi nhận được các đề xuất, so sánh chúng với các tiêu chí lựa chọn của bạn và tham khảo ý kiến của các bên liên quan quan trọng để đảm bảo đánh giá toàn diện
3. Thực hiện quy trình onboarding nhà cung cấp
Để thành công trong việc lựa chọn và tiếp nhận nhà cung cấp:
- Thực hiện phỏng vấn: Thảo luận về đề xuất, khả năng và đánh giá sự phù hợp văn hóa
- Đàm phán hợp đồng: Đặt ra các kỳ vọng rõ ràng về kết quả, dòng thời gian và điều khoản thanh toán
- Đưa nhà cung cấp vào hệ thống: Cung cấp đào tạo và tài nguyên để tích hợp nhà cung cấp
4. Phân loại nhà cung cấp và hợp đồng
Không phải tất cả các nhà cung cấp đều giống nhau. Phân loại giúp bạn quản lý họ một cách hiệu quả. Dưới đây là cách thực hiện.
- Phân loại nhà cung cấp: Phân loại nhà cung cấp dựa trên mức độ quan trọng và dịch vụ của họ. Ví dụ: bạn có thể phân loại họ thành nhà cung cấp chiến thuật, nhà cung cấp vận hành hoặc nhà cung cấp chiến lược
- Phân loại hợp đồng: Xác định rủi ro hợp đồng và giá trị đề xuất, đồng thời sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên
5. Theo dõi hiệu suất và đánh giá
Để biết liệu họ có đáp ứng được kỳ vọng của bạn hay không:
- Xác định các chỉ số KPI: Để đo lường hiệu quả của nhà cung cấp, hãy xem xét thời gian giao hàng, chất lượng dịch vụ và khả năng phản hồi
- Tiến hành đánh giá thường xuyên: Thực hiện đánh giá hiệu suất để thảo luận về các vấn đề, ăn mừng thành công và đặt mục tiêu cải tiến
6. Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp và tỷ lệ nhà cung cấp rời bỏ
Để xây dựng mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp nhằm đạt được thành công lâu dài:
- Thúc đẩy giao tiếp cởi mở: Hãy minh bạch với các nhà cung cấp của bạn. Điều này giúp xây dựng lòng tin và phát hiện các vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng
- Giảm tỷ lệ rời bỏ của nhà cung cấp: Xác định nguyên nhân gây ra tỷ lệ rời bỏ: hiệu suất, sự không phù hợp, chất lượng, cạnh tranh, v.v., và giảm thiểu thông qua các hợp đồng rõ ràng, súc tích và đánh giá hiệu suất định kỳ
7. Giảm thiểu rủi ro và chuẩn bị cho tương lai
Để cải thiện quản lý nhà cung cấp IT, hãy tuân theo các thực hành sau:
- Phân tích: Tìm ra nguyên nhân và mức độ nghiêm trọng của các rủi ro liên quan đến các vấn đề tài chính, tuân thủ hoặc bảo mật dữ liệu
- Phát triển kế hoạch dự phòng: Lập kế hoạch để giải quyết các rủi ro tiềm ẩn. Ví dụ: bạn sẽ thực hiện những bước nào để tìm nhà cung cấp thay thế nếu nhà cung cấp hiện tại không thể giao hàng?
- Giữ sự linh hoạt: Môi trường nhà cung cấp luôn thay đổi. Hãy cập nhật xu hướng ngành và sẵn sàng điều chỉnh chiến lược quản lý nhà cung cấp IT của bạn khi cần thiết
Ví dụ: Mẫu danh sách kiểm tra quản lý nhà cung cấp ClickUp giúp bạn luôn nắm rõ tất cả các mối quan hệ với nhà cung cấp.
Dưới đây là cách mẫu này có thể giúp bạn:
- Tăng cường theo dõi nhà cung cấp với ClickUp Theo dõi thời gian, thẻ, cảnh báo phụ thuộc và hơn thế nữa
- Theo dõi trạng thái đánh giá nhà cung cấp với Trạng thái tùy chỉnh
- Hình dung dữ liệu nhà cung cấp với Trường Tùy chỉnh; sử dụng 16 thuộc tính tùy chỉnh khác nhau để lưu trữ thông tin quan trọng về nhà cung cấp
- Truy cập bốn chế độ xem, bao gồm Đánh giá nhà cung cấp, Thông tin nhà cung cấp và Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp, để sắp xếp và truy cập chi tiết hợp đồng
Đọc thêm: Tối đa hóa việc thuê ngoài dự án CNTT: Chiến lược linh hoạt để thành công
Thách thức trong quản lý nhà cung cấp IT
Quản lý nhà cung cấp CNTT có thể là một thách thức. Hãy cùng khám phá chi tiết những thách thức chính.
Thách thức và những rủi ro tiềm ẩn trong quản lý nhà cung cấp IT
Một số thách thức phổ biến nhất trong quản lý nhà cung cấp IT bao gồm:
1. Kỳ vọng không chính xác
Điều này xảy ra khi bạn không truyền đạt yêu cầu một cách rõ ràng hoặc nhà cung cấp hứa hẹn quá mức. Để giải quyết vấn đề này:
- Hợp tác để thiết lập các mục tiêu và cột mốc có thể đạt được
- Xác định rõ ràng các yêu cầu trong hợp đồng và thỏa thuận mức dịch vụ (SLAs)
- Đào tạo nhà cung cấp về các yêu cầu kinh doanh, hệ thống và kỳ vọng
2. Các vấn đề liên quan đến hợp đồng
Để đảm bảo các hợp đồng rõ ràng, đầy đủ và có thể thi hành:
- Xác định rõ các chỉ số và mục tiêu hợp đồng
- Bao gồm các điều khoản chấm dứt hợp tác
- Xây dựng cơ chế để điều chỉnh hợp đồng phù hợp với nhu cầu và yêu cầu thay đổi
- Đảm bảo tất cả các nhóm tuân thủ các điều khoản và điều kiện của hợp đồng
- Xem xét hợp đồng định kỳ để xác định và giải quyết các lỗ hổng
3. Tầm quan trọng của các vấn đề bảo mật và bảo mật
Các tổ chức phải đảm bảo rằng các nhà cung cấp tuân thủ các quy định có liên quan, chẳng hạn như HIPAA đối với các tổ chức chăm sóc sức khỏe. Việc không thực hiện việc này có thể dẫn đến các khoản tiền phạt và hình phạt đáng kể.
Bằng cách ưu tiên bảo mật và bảo mật trong quản lý nhà cung cấp, các tổ chức có thể bảo vệ thông tin nhạy cảm, duy trì tuân thủ và tránh vi phạm dữ liệu tốn kém.
Vai trò của kiểm toán nội bộ trong việc giảm thiểu thách thức
Kiểm toán nội bộ có thể xác định các rủi ro tiềm ẩn và đảm bảo sự tuân thủ giữa các hoạt động của nhà cung cấp và chính sách của tổ chức. Các cuộc kiểm toán này được thực hiện định kỳ để đánh giá mức độ tuân thủ và hiệu
Dưới đây là những nội dung chính của một cuộc kiểm toán nội bộ:
- Đánh giá mức độ tuân thủ của nhà cung cấp đối với chính sách, quy trình của tổ chức và các quy định liên quan khác
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp dựa trên các chỉ số đã thiết lập và thỏa thuận mức dịch vụ (SLAs)
- Tập hợp các nhà cung cấp và nhóm nội bộ để cải thiện mối quan hệ và sự hợp tác
- Đưa ra các đề xuất để cải thiện quy trình quản lý nhà cung cấp và giải quyết các vấn đề đã được xác định
- Giúp tạo tài liệu rõ ràng về các giao dịch và hoạt động của nhà cung cấp
Không có kiểm toán nào thực sự hoàn chỉnh nếu không có kiểm kê. Mẫu kiểm kê CNTT ClickUp cung cấp sự cân bằng hoàn hảo giữa hiển thị và kiểm soát truy cập để bạn có thể:
- Hiển thị đầy đủ tài sản CNTT của bạn
- Dễ dàng theo dõi các công cụ phần cứng và phần mềm
- Quản lý giấy phép
Sử dụng mẫu này để:
- Theo dõi tất cả phần cứng, phần mềm và giấy phép của bạn
- Theo dõi vòng đời của tài sản và biết những gì còn trong kho với Trạng thái tùy chỉnh của ClickUp như Có sẵn, Đơn đặt hàng hoàn thành và Chờ đặt hàng
- Thu thập thông tin quan trọng cho từng tài sản, như nhãn hiệu, mẫu mã và số sê-ri
- Truy cập các chế độ xem khác nhau như Tóm tắt, Hàng tồn kho hiện tại và Theo trạng thái để trực quan hóa hàng tồn kho của bạn
- Sử dụng tính năng theo dõi thời gian tích hợp để giám sát thời gian sử dụng tài sản hoặc tốc độ hoàn thành đơn đặt hàng mới
- Đặt công việc định kỳ để đảm bảo kho hàng của bạn luôn cập nhật
Chiến lược quản lý nhà cung cấp IT
Kế hoạch chiến lược đảm bảo mối quan hệ với nhà cung cấp phù hợp với mục tiêu dài hạn của tổ chức. Bằng cách đó, bạn có thể tận dụng năng lực của nhà cung cấp để thúc đẩy sự đổi mới và cải tiến quy trình.
Vai trò của kế hoạch chiến lược và đổi mới trong quản lý nhà cung cấp CNTT
Để kết hợp kế hoạch chiến lược và đổi mới vào quản lý nhà cung cấp CNTT, các tổ chức nên:
- Tạo văn hóa đổi mới bằng cách mời các nhà cung cấp trình bày ý tưởng mới để cải thiện dịch vụ. Ví dụ: nếu một nhà cung cấp phần mềm đã phát triển một tính năng mới có thể cải thiện hoạt động CNTT của bạn, hãy khuyến khích họ chia sẻ tính năng đó
- Hợp tác với các nhà cung cấp khóa trong các dự án nghiên cứu và phát triển. Điều này có thể bao gồm việc cùng tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ mới mang lại lợi ích cho cả hai bên
- Bao gồm các chỉ số đánh giá đóng góp của nhà cung cấp vào sự đổi mới trong đánh giá hiệu suất của họ. Điều này khuyến khích các nhà cung cấp tập trung vào việc mang lại giá trị vượt trội so với những điều cơ bản
Quản trị và quản lý rủi ro trong quản lý nhà cung cấp IT
Các tổ chức phải thiết lập các chính sách, quy trình và biện pháp trách nhiệm rõ ràng để đảm bảo mối quan hệ với nhà cung cấp nhất quán và hiệu quả. Các yếu tố khóa bao gồm:
- Hướng dẫn về lựa chọn nhà cung cấp, giám sát hiệu suất và quản lý mối quan hệ cần được ghi chép và truyền đạt đến tất cả các bên liên quan
- Vai trò và trách nhiệm của các nhóm nội bộ và nhà cung cấp bên thứ ba trong việc quản lý mối quan hệ, bao gồm người quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp để giám sát việc liên lạc
- Đánh giá rủi ro nhà cung cấp và chiến lược giảm thiểu rủi ro
- Kiểm toán nhà cung cấp bên thứ ba để đảm bảo tuân thủ chính sách tổ chức, yêu cầu pháp lý và nghĩa vụ hợp đồng
- Các ủy ban đa chức năng để quản lý vòng đời quản lý nhà cung cấp, có thể bao gồm nhân viên CNTT, mua sắm và tuân thủ
Các yếu tố khóa của quản lý hợp đồng
Quản lý hợp đồng xác định các điều khoản và điều kiện của mối quan hệ. Nó nên bao gồm:
- Các dịch vụ sẽ được cung cấp, kết quả mong đợi và dòng thời gian thực hiện
- Các chỉ số và mục tiêu cụ thể để đo lường hiệu suất của nhà cung cấp. Ví dụ: SLA có thể quy định rằng nhà cung cấp phải trả lời các yêu cầu hỗ trợ trong vòng 24 giờ
- Xây dựng các cơ chế để điều chỉnh hợp đồng cho phù hợp với nhu cầu thay đổi. Ví dụ: quy trình sửa đổi hợp đồng
- Các bước rõ ràng để giải quyết tranh chấp và chấm dứt hợp đồng để cả hai bên biết cách xử lý xung đột
- Xem xét hợp đồng để giải quyết mọi vấn đề và đảm bảo hợp đồng vẫn phù hợp và thực tế
Các phương pháp tạo mối quan hệ đôi bên cùng có lợi với các nhà cung cấp
Xây dựng mối quan hệ nhà cung cấp mạnh mẽ, cùng có lợi có thể thúc đẩy sự hợp tác và đổi mới. Các phương pháp bao gồm:
- Xây dựng hợp đồng và chỉ số hiệu suất để khuyến khích các nhà cung cấp bên thứ ba. Ví dụ: tiền thưởng hiệu suất cho việc đạt hoặc vượt mục tiêu
- Cung cấp phản hồi cho các nhà cung cấp về hiệu suất của họ và ghi nhận những đóng góp của họ
- Phân bổ các nguồn lực, chẳng hạn như tổ chức sự kiện hoặc đào tạo cho nhà cung cấp, để cho nhà cung cấp thấy rằng bạn coi trọng mối quan hệ hợp tác này
- Khuyến khích các nhóm đa chức năng hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp để giải quyết vấn đề, thúc đẩy đổi mới và củng cố mối quan hệ
Chiến lược xây dựng mối quan hệ lâu dài và tạo dựng niềm tin với nhà cung cấp
Khi bạn đầu tư vào các hoạt động xây dựng lòng tin và cam kết hợp tác lâu dài, bạn có thể tạo ra các mối quan hệ có giá trị và hiệu quả hơn với các nhà cung cấp của mình. Các chiến lược bao gồm:
- Duy trì giao tiếp cởi mở với các nhà cung cấp về mục tiêu, thách thức và ưu tiên của tổ chức
- Thể hiện cam kết đối với quan hệ đối tác bằng cách chỉ định một người quản lý nhà cung cấp hoặc thông qua các dự án đổi mới chung
- Công nhận những thành tựu của quan hệ đối tác, chẳng hạn như việc hoàn thành dự án thành công hoặc các giải pháp sáng tạo
- Giải quyết các vấn đề một cách chủ động thông qua việc kiểm tra thường xuyên trước khi chúng trở nên nghiêm trọng
Công cụ để quản lý hiệu quả hiệu suất của nhà cung cấp
Quản lý nhà cung cấp là một quy trình phức tạp và quan trọng. Ngay cả khi chỉ có một vài nhà cung cấp, rủi ro vẫn rất cao.
Sử dụng phần mềm chuyên dụng như ClickUp có thể đơn giản hóa quy trình quản lý nhà cung cấp của bạn.
Nền tảng ClickUp IT và PMO là giải pháp hoàn chỉnh để quản lý các hoạt động CNTT và quản lý dự án. Giao diện trực quan và khả năng tùy chỉnh cao khiến nó trở thành công cụ lý tưởng để quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp.
ClickUp cho phép bạn thực hiện các hoạt động sau một cách dễ dàng:
Đang theo dõi công việc
Để phân công công việc và theo dõi tiến độ, hãy sử dụng các tính năng sau:
- Nhiệm vụ ClickUp, để chia nhỏ các dự án thành các công việc có thể thực hiện được và phân công cho các nhà cung cấp dựa trên thế mạnh và kết quả công việc đã thỏa thuận của họ
- ClickUp Chat, nơi tập trung các thông tin liên lạc với nhà cung cấp để cải thiện tính minh bạch và trách nhiệm giải trình
- Hộp thư đến ClickUp, là trung tâm điều khiển tổng hợp, nơi tất cả các nhận xét, cập nhật và câu hỏi từ các nhà cung cấp có thể được giải quyết kịp thời
Phân bổ tài nguyên
Các công cụ phân bổ tài nguyên của ClickUp cho quản lý nhà cung cấp bao gồm:
- Bảng Kanban ClickUp, để di chuyển các công việc qua các giai đoạn hoàn thành khác nhau, cho phép bạn điều chỉnh phân bổ nguồn lực của nhà cung cấp một cách nhanh chóng
- Biểu đồ Gantt của ClickUp, để tổ chức quy trình làm việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các thời hạn và loại bỏ các điểm nghẽn phù hợp với quy trình phân bổ nguồn lực của bạn
Phân tích dữ liệu
Để đánh giá hiệu suất, hãy theo dõi dữ liệu quản lý nhà cung cấp và dự án bằng ClickUp:
- Với Bảng điều khiển ClickUp, bạn có thể dễ dàng theo dõi hiệu suất, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về mối quan hệ với nhà cung cấp
- Kết nối hơn 1.000 công cụ, bao gồm Tableau, bằng cách sử dụng Tích hợp ClickUp để hợp nhất dữ liệu và thu thập thông tin chi tiết có thể hành động
ClickUp giúp bạn dễ dàng thiết lập quản lý nhà cung cấp CNTT từ đầu. Để được hỗ trợ thêm về quy trình này, bạn có thể sử dụng ClickUp Brain, trợ lý hỗ trợ bởi AI của ClickUp.
Cho dù bạn muốn cập nhật trạng thái hợp đồng, giám sát việc giao hàng theo SLA hay lấy các chỉ số hiệu suất cụ thể từ tuần trước, chỉ cần hỏi AI và nó sẽ làm việc đó cho bạn!
Đó chưa phải là tất cả; nếu bạn muốn tạo hợp đồng từ đầu hoặc cập nhật một phần mới, hãy yêu cầu AI writer tạo bản nháp đầu tiên. Đúng vậy, việc xem xét hợp đồng trở nên dễ dàng như ăn bánh với ClickUp Brain.
Từ việc thiết lập mục tiêu và SLA rõ ràng đến giám sát, đánh giá và thực thi hợp đồng, ClickUp cung cấp giải pháp hoàn hảo để bạn luôn kiểm soát quá trình quản lý nhà cung cấp CNTT của mình!
Sử dụng Yêu cầu Đề xuất (RFP) trong Quản lý Nhà cung cấp
Quy trình Yêu cầu Đề xuất (RFP) là một thành phần quan trọng của quản lý nhà cung cấp CNTT, cho phép các tổ chức xác định và lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp nhất.
Quá trình này bao gồm việc gửi yêu cầu đề xuất chính thức đến các nhà cung cấp tiềm năng, đánh giá phản hồi của họ và lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của tổ chức.
Các thách thức trong quy trình RFP bao gồm:
- Độ phức tạp của yêu cầu: Xác định rõ ràng các yêu cầu có thể gặp khó khăn, điều này có thể gây nhầm lẫn cho nhà cung cấp
- Hạn chế về thời gian: Quá trình RFP có thể mất nhiều thời gian, làm chậm trễ phạm vi và dòng thời gian của dự án
- Sự thay đổi trong phản hồi của nhà cung cấp: Các nhà cung cấp có thể hiểu RFP theo những cách khác nhau, dẫn đến các đề xuất không nhất quán và khó so sánh
Giải pháp cho những thách thức này là Mẫu quy trình RFP của ClickUp.
Với Mẫu quy trình RFP của ClickUp, các tổ chức có thể:
- Đảm bảo không bỏ sót bất kỳ ngày quan trọng nào, giữ cho quy trình RFP diễn ra đúng tiến độ
- Tập trung tất cả các tài liệu và thông tin liên quan đến RFP, giúp các nhóm dễ dàng truy cập thông tin họ cần
- Tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác, đảm bảo mọi bên liên quan luôn đồng bộ trong suốt quá trình RFP
Nâng cấp quản lý nhà cung cấp của bạn với ClickUp
Quy trình quản lý nhà cung cấp CNTT mạnh mẽ mang lại lợi thế cạnh tranh, giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng với những thay đổi của thị trường.
Sử dụng phần mềm quản lý nhà cung cấp CNTT chuyên dụng như ClickUp đảm bảo rằng tổ chức của bạn có khả năng phục hồi, linh hoạt và có thể tận dụng chuyên môn của nhà cung cấp để thúc đẩy sự phát triển trong tương lai và đạt được các mục tiêu chiến lược.
Bắt đầu sử dụng ClickUp ngay hôm nay để tận mắt chứng kiến cách nó có thể biến đổi chiến lược quản lý nhà cung cấp CNTT của bạn.