Cách quản lý quy trình mua sắm phần mềm SaaS

Theo truyền thống, việc mua phần mềm được thực hiện bởi các nhóm mua sắm, những người cũng mua tất cả mọi thứ khác cho công ty, từ máy pha cà phê đến khăn giấy.

Điều này có thể thực hiện được vì việc mua phần mềm không cần kiến thức chuyên môn. Mỗi danh mục chỉ có một số ít sản phẩm và giá cả đơn giản.

Sự ra đời của công nghệ đám mây và mô hình Phần mềm như một dịch vụ (SaaS) đã thay đổi điều này một cách đáng kể.

Do đó, các doanh nghiệp cần một chiến lược mua sắm tùy chỉnh để vượt qua các thách thức hoạt động, tiết kiệm chi phí và cải thiện hiệu quả quy trình mua SaaS. Dưới đây là cách thực hiện.

Quy trình mua sắm phần mềm SaaS

Chọn sản phẩm SaaS phù hợp không chỉ là chọn một giải pháp. Điều quan trọng là đảm bảo rằng giải pháp SaaS phù hợp được mua với giá phù hợp, cho những người phù hợp, với các điều khoản hợp đồng phù hợp.

Để đạt được điều này, bạn cần một quy trình mua sắm SaaS kỹ lưỡng. Sử dụng phần mềm quản lý mua sắm trên một công cụ như ClickUp cũng giúp hiển thị và kiểm soát toàn diện. Hãy cùng xem cách thực hiện.

1. Xác định nhu cầu kinh doanh

Trước khi mua các công cụ SaaS, hãy xác định những gì bạn cần. Dưới đây là một số câu hỏi bạn nên hỏi nhóm của mình.

Bạn cần gì?

Sản phẩm bạn đang tìm kiếm là gì? Ví dụ, đó có thể là giải pháp SaaS cho quản lý dự án, lập chỉ mục dữ liệu, quản lý bảng lương, v.v. Hãy nhớ xác định rõ điều này.

Ví dụ: bạn có thể gọi một công cụ là phần mềm quản lý công việc, trong khi nhà cung cấp có thể thích gọi nó là không gian làm việc ảo. Biết được sự khác biệt này sẽ giúp bạn tránh nhầm lẫn.

Những tính năng nào quan trọng đối với bạn?

Không phải tất cả các công cụ quản lý dự án đều giống nhau. Để chọn công cụ phù hợp với mình, hãy liệt kê tất cả các tính năng bạn cần. Đó có thể là:

Khi lập danh sách, hãy đảm bảo xếp hạng ưu tiên cho từng công việc.

Bạn cần công cụ này để làm gì?

Một số công cụ như quản lý dự án có thể được sử dụng liên tục. Trong khi đó, các công cụ khác như công cụ lập chỉ mục dữ liệu có thể chỉ dành riêng cho một trong các dự án bạn đang triển khai. Biết được thời gian bạn sẽ cần giải pháp SaaS và mục đích sử dụng sẽ giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng hơn.

Người dùng là ai?

Biết được nhóm nào sẽ sử dụng phần mềm cũng giúp bạn nghĩ ra các tính năng cần thiết. Ví dụ: nếu đó là công cụ dành cho nhóm bán hàng, thì ứng dụng di động sẽ là cần thiết. Nhóm tài chính có thể cần chế độ xem bảng tính.

Vì vậy, hãy hỏi ai sẽ sử dụng nó. Đồng thời, hãy tính số lượng giấy phép bạn cần, vì đây có thể là đòn bẩy đàm phán quan trọng sau này.

Công cụ này sẽ đạt được những mục tiêu nào?

Mặc dù vấn đề mà nó giải quyết có thể đơn giản, nhưng mọi công cụ bạn mua đều cần có mục tiêu kinh doanh. Ví dụ: một công ty cần hệ thống SaaS quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) để theo dõi tương tác của khách hàng tốt hơn và hợp lý hóa quy trình.

Vì vậy, các mục tiêu có thể được xác định như sau:

Tùy thuộc vào công cụ bạn đang mua, hãy xác định mục tiêu của mình. Thu thập tất cả thông tin này và ghi chép lại. ClickUp Forms là một công cụ tuyệt vời để sử dụng bảng câu hỏi tiêu chuẩn để thu thập tất cả thông tin bạn cần.

Mỗi khi ai đó cần phần mềm, nhóm mua sắm chỉ cần gửi bảng câu hỏi và thu thập tất cả dữ liệu ở một nơi.

Khi đã có thông tin sơ bộ, hãy ghi lại vào ClickUp Docs và chia sẻ với tất cả các bên liên quan. Bạn cũng có thể tiến hành phỏng vấn để bổ sung thêm dữ liệu định tính.

Nếu bạn mới bắt đầu mua SaaS, hãy bắt đầu dễ dàng và nhanh chóng hơn với Mẫu mua sắm của ClickUp. Mẫu có thể tùy chỉnh hoàn toàn này cho phép bạn quản lý dự án mua sắm, theo dõi, giám sát và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Ngay cả sau khi triển khai, bạn vẫn có thể sử dụng mẫu này để theo dõi mối quan hệ với nhà cung cấp!

2. Nghiên cứu và so sánh các tùy chọn

Thị trường phần mềm doanh nghiệp B2B SaaS rất đông đúc. Có hàng chục, thậm chí hàng trăm công cụ cho mỗi danh mục. Mỗi công cụ sử dụng các chiến lược tiếp thị SaaS khác nhau để thu hút và giữ chân khách hàng. Do đó, việc nghiên cứu và so sánh các tùy chọn là rất quan trọng.

Trong khi sử dụng ClickUp để quản lý quy trình mua sắm, bạn có thể sử dụng chế độ xem bảng để tự động sắp xếp và phân loại dữ liệu theo cách bạn cần.

Bạn cũng có thể sử dụng các trường tùy chỉnh để trình bày so sánh của mình theo cách bạn muốn.

3. Yêu cầu đề xuất

Bây giờ khi bạn đã biết các công cụ phù hợp, đã đến lúc mời các đề xuất và đánh giá chúng.

Liên hệ với các nhà cung cấp bằng một yêu cầu đề xuất (RFP) rõ ràng, nêu rõ các yêu cầu và mong đợi của bạn. Mẫu yêu cầu và phê duyệt dự án của ClickUp là điểm khởi đầu hoàn hảo.

Ở giai đoạn này, bạn cần đảm bảo rằng các đề xuất có thể so sánh được. Mỗi nhà cung cấp có thể có thuật ngữ khác nhau cho tính năng tương tự, khiến việc so sánh trở nên khó khăn. Do đó, hãy tạo ra sự chuẩn hóa từ phía bạn.

4. Đánh giá các đề xuất

Trước khi bắt đầu đánh giá các đề xuất, hãy xem xét chúng để đảm bảo tính đầy đủ và phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Nếu có những khía cạnh còn thiếu, như tiêu chuẩn bảo mật hoặc chính sách chấm dứt hợp đồng, hãy yêu cầu họ cung cấp.

Với tất cả dữ liệu này, so sánh các yếu tố sau.

Tổng chi phí sở hữu (TCO): Giá cho mỗi người dùng không phải là thước đo tốt vì nó không cho bạn biết tổng chi phí bạn phải trả. Do đó, hãy tính toán chi phí của công cụ, triển khai, đào tạo, bảo trì, v.v. So sánh tổng chi phí.

Giá trị đồng tiền: Công cụ có TCO thấp nhất không nhất thiết là công cụ tốt nhất. Do đó, hãy đảm bảo rằng TCO mang lại giá trị tốt nhất về tính năng, hỗ trợ khách hàng, v.v.

Tùy chỉnh: Hầu hết các công cụ SaaS được thiết kế để sử dụng ngay sau khi mở hộp. Tuy nhiên, nếu bạn cần tùy chỉnh, hãy kiểm tra xem điều đó có khả thi hay không.

Trải nghiệm người dùng: Điều này quan trọng hơn nhiều so với nhận thức của các nhóm mua sắm. Trải nghiệm người dùng kém sẽ ảnh hưởng đến việc áp dụng, sử dụng và cuối cùng là lợi tức đầu tư của bạn. Đảm bảo rằng bạn có một nhóm nhỏ người dùng thử nghiệm có thể cung cấp phản hồi về trải nghiệm người dùng của sản phẩm.

Hỗ trợ khách hàng: Hầu hết các công cụ SaaS đều mong muốn người dùng tự tìm hiểu thông qua hướng dẫn sử dụng và cơ sở kiến thức. Nếu điều này không đủ đối với bạn, hãy tìm hiểu các tùy chọn hỗ trợ khách hàng mà mỗi nhà cung cấp cung cấp. Đánh giá xem liệu bạn có nên trả thêm tiền để được hỗ trợ bổ sung hay không.

5. Đàm phán điều khoản

Dựa trên bước 4, chọn nhà cung cấp hàng đầu của bạn và đàm phán các điều khoản bảo vệ lợi ích của bạn. Đưa ra tất cả những điều quan trọng đối với bạn, chẳng hạn như giá cả, mức độ dịch vụ, hỗ trợ, chính sách hủy bỏ, v.v. và đàm phán các điều khoản.

Biết những điều không thể thương lượng. Ví dụ: các ngành như tài chính hoặc chăm sóc sức khỏe cần có các biện pháp kiểm soát bảo mật nghiêm ngặt. Nếu nhà cung cấp của bạn không thể đáp ứng mức độ tuân thủ này, đã đến lúc chuyển sang lựa chọn thứ hai trong danh sách của bạn.

Khi đã thống nhất các điều khoản, ký hợp đồng và bắt đầu triển khai.

6. Triển khai phần mềm

Khi triển khai SaaS cho doanh nghiệp, bạn cần thực hiện kỹ lưỡng, lưu ý một số yếu tố. Phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp để triển khai phần mềm trong tổ chức của bạn. Tập trung vào hiệu quả của các yếu tố sau:

7. Theo dõi việc sử dụng

Công việc mua sắm không kết thúc sau khi bạn triển khai phần mềm. Trên thực tế, để đảm bảo các nhóm tận dụng tối đa các công cụ có sẵn, bạn cần tiếp tục theo dõi việc sử dụng và cảm nhận bằng các công cụ phân tích SaaS.

Thỉnh thoảng, hãy ngồi lại với các nhóm và tiến hành phân tích định tính để hiểu sâu hơn về việc sử dụng.

Trong quá trình triển khai quy trình này, bạn có thể gặp phải một số thách thức và mắc phải một số sai lầm. Hãy cùng tìm hiểu cách để tránh những điều đó.

Những sai lầm cần tránh trong mua sắm SaaS

Đối với các nhóm mua sắm quen với cách mua phần mềm truyền thống, mua SaaS có thể là một điều mới mẻ. Kết quả là, bạn có thể phải đối mặt với những thách thức trong mua sắm và mắc phải những sai lầm cơ bản có thể dễ dàng tránh được.

Dưới đây là những sai lầm phổ biến nhất trong mua sắm SaaS.

Bỏ qua chi phí ẩn: Giá niêm yết trên trang web thường không phải là giá tổng. Hợp đồng có thể bao gồm chi phí tích hợp, di chuyển dữ liệu, hỗ trợ cao cấp, v.v., có thể làm tăng tổng chi phí quyền sở hữu. Bỏ qua những chi phí này có thể làm tăng chi phí của bạn.

Bỏ qua tính toán ROI: Mọi chi phí đều cần thể hiện một số kết quả kinh doanh. Không tính toán ROI về các lợi ích trực tiếp như tăng trưởng doanh thu hoặc tiết kiệm chi phí, cũng như các lợi ích gián tiếp như nhân viên cảm thấy được trân trọng, có thể dẫn đến sự hối tiếc của người mua.

Mua hàng riêng lẻ: Mua các giải pháp SaaS mà không xem xét khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có là một sai lầm lớn khác. Mua hàng riêng lẻ có thể không tương thích với các công cụ khác mà doanh nghiệp của bạn đang sử dụng, dẫn đến hiệu quả thấp và chi phí bổ sung để khắc phục những lỗ hổng này.

Bỏ qua khả năng mở rộng: Chế độ xem ngắn hạn về mua sắm SaaS sẽ dẫn đến tắc nghẽn khi công ty của bạn phát triển. Bỏ qua khả năng mở rộng có nghĩa là bạn không thể đáp ứng khối lượng công việc ngày càng tăng và số lượng người dùng bổ sung mà không cần phải cải tổ toàn bộ.

Đánh giá thấp tầm quan trọng của hỗ trợ nhà cung cấp: Người ta thường nghĩ rằng các công cụ hiện đại rất thân thiện với người dùng và do đó không cần hỗ trợ khách hàng. Tuy nhiên, hỗ trợ là cần thiết để giải quyết các vấn đề kỹ thuật, trợ giúp cập nhật và tích hợp trong tương lai. Đừng đánh giá thấp việc có người để gọi khi bạn gặp sự cố.

Bỏ qua đánh giá bảo mật: Tin tưởng nhà cung cấp sẽ đảm bảo bảo mật có thể là một sơ suất lớn. Trong thời đại vi phạm dữ liệu diễn ra phổ biến, bạn cũng có trách nhiệm đánh giá bảo mật của nhà cung cấp SaaS.

Vội vàng trong quá trình ra quyết định: Cuối cùng, vội vàng trong quá trình mua sắm SaaS có thể dẫn đến quyết định sai lầm. Chọn công cụ đầu tiên bạn nhìn thấy có thể dẫn đến sự không hài lòng lặp đi lặp lại trong dài hạn.

Bạn có thể tránh những sai lầm này bằng cách tuân thủ các nguyên tắc tốt nhất trong mua sắm SaaS. Hãy cùng tìm hiểu.

Thực hành tốt nhất trong mua sắm SaaS

Để tránh sai sót, chậm trễ, vượt ngân sách và kém hiệu quả, dưới đây là các thực hành tốt nhất cần tuân thủ khi mua sắm các giải pháp SaaS.

So sánh giá

Đánh giá giá trên hai mặt trận. Một là so sánh sản phẩm bạn chọn với các phần mềm khác trong cùng loại. Ví dụ: nếu bạn đã chọn Asana làm công cụ quản lý dự án, hãy so sánh giá với các ví dụ SaaS khác, như Jira, Zoho Projects và ClickUp.

Sau đó, so sánh với những gì các công ty tương tự như công ty của bạn đang chi trả cho công cụ mà bạn lựa chọn. Thông tin này có thể không được công khai, vì vậy bạn nên hỏi bạn bè và đồng nghiệp riêng tư để nắm bắt xu hướng thị trường.

Tiến hành đánh giá pháp lý và bảo mật

Bạn có trách nhiệm đảm bảo rằng công cụ SaaS của bạn tuân thủ tất cả các luật và quy định áp dụng cho bạn, không chỉ trong hiện tại mà còn trong tương lai. Tiến hành đánh giá kỹ lưỡng các chính sách pháp lý và bảo mật của nhà cung cấp.

Ngoài ra, hãy thực hiện các đánh giá định kỳ để đảm bảo chúng luôn được cập nhật.

Sử dụng phần mềm quản lý SaaS

Sau khi mua công cụ, hãy thiết lập hệ thống để quản lý công cụ đó một cách hiệu quả. Phần mềm quản lý SaaS:

Theo dõi ngày gia hạn

Hầu hết các hợp đồng SaaS sẽ tự động gia hạn, điều này có thể dẫn đến chi phí không cần thiết. Theo dõi ngày gia hạn và cài đặt nhắc nhở tự động đảm bảo rằng bạn:

Quản lý dữ liệu hợp đồng

Giống như ngày gia hạn, dữ liệu hợp đồng, chẳng hạn như thời hạn thỏa thuận, trách nhiệm của cả hai bên, thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA), hình phạt, cam kết gia hạn, v.v. cũng rất quan trọng để theo dõi.

Một nền tảng mua sắm SaaS tốt có thể hỗ trợ điều này. Việc sở hữu một công cụ tổ chức và dễ truy cập để quản lý hợp đồng mua sắm giúp đảm bảo tuân thủ, kiểm toán và đàm phán gia hạn.

Đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp

Lên lịch đánh giá định kỳ hiệu suất của nhà cung cấp. Xem lại:

Ngoài ra, việc theo dõi các công cụ khác trên thị trường và so sánh hiệu suất của nhà cung cấp hiện tại với các đối thủ cạnh tranh cũng rất hữu ích.

Triển khai quy trình mua sắm SaaS tiêu chuẩn

Khi đã trải qua quy trình này một lần, bạn sẽ biết cách thực hiện. Dựa trên kinh nghiệm và kiến thức của mình, hãy triển khai quy trình mua sắm SaaS chiến lược.

Quy trình mua sắm SaaS điển hình bao gồm các bước và khung công tác để thu thập yêu cầu, đánh giá nhà cung cấp, phê duyệt của các bên liên quan, đánh giá sau triển khai và phần mềm mua sắm SaaS cần thiết.

Thành công trong mua sắm SaaS với ClickUp

Sự thay đổi từ mua phần mềm truyền thống sang mua sắm SaaS là rất lớn. Các nhóm đã được đào tạo theo mô hình truyền thống buộc phải học các kỹ năng mới trong thời gian ngắn.

Để thúc đẩy quá trình chuyển đổi và làm cho quy trình diễn ra suôn sẻ, bạn cần có các giải pháp mua sắm SaaS tốt nhất. Nền tảng quản lý dự án toàn diện của ClickUp được thiết kế để có thể tùy chỉnh và thích ứng với bất kỳ quy trình nào bạn cần, bao gồm cả mua sắm SaaS.

Quản lý công việc, theo dõi tiến độ và duy trì sự tổ chức với các giải pháp mua sắm SaaS của ClickUp. Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.