Trường Tùy chỉnh theo Loại công việc trong ClickUp: Cách tôi xây dựng Trung tâm giao hàng cho khách hàng để chấm dứt tình trạng tìm kiếm thông tin lung tung

Việc giành được nhiều công việc hơn lẽ ra phải mang lại cảm giác hào hứng. Nhưng nếu bạn từng ký được hợp đồng với một khách hàng mơ ước, thêm vài dự án nữa, rồi ngay lập tức cảm thấy lo lắng, thì bạn đã biết điều gì sẽ xảy ra tiếp theo.

Việc giao hàng cho khách hàng rất nhanh trở nên lộn xộn.

Nhóm rất tài năng. Dịch vụ rất tốt. Doanh thu đang tăng trưởng. Nhưng đằng sau hậu trường, công việc lại cảm thấy vất vả hơn mức cần thiết. Chi tiết dự án nằm rải rác trong các chủ đề tin nhắn văn bản. Tài liệu bị chôn vùi trong các ổ đĩa và hộp thư đến. Luôn có ai đó phải chạy theo các bản cập nhật trên Slack. Không ai cảm thấy hoàn toàn tự tin rằng công cụ họ đang xem phản ánh đúng thực tế.

Tôi thường xuyên nghe thấy những phiên bản của những lời than phiền tương tự từ các nhà sáng lập và lãnh đạo vận hành:

Hầu như mọi cuộc hội thoại đều bắt đầu theo cùng một cách:

“Chúng tôi cần bạn khắc phục sự cố ClickUp của chúng tôi.”

Nhưng đây là điều tôi đã học được sau nhiều năm công việc triển khai: ClickUp hầu như không bao giờ là vấn đề. Vấn đề thường nằm ở chỗ không có quy tắc rõ ràng về cách cung cấp dịch vụ, nên mọi người đều tự ý làm theo cách riêng của mình.

Đó chính là thách thức mà quy trình làm việc này được thiết kế để giải quyết.

Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tôi sử dụng Trường Tùy chỉnh theo loại công việc trong ClickUp để tách bạch bối cảnh cấp dự án khỏi hành động cấp công việc, duy trì sự rõ ràng trong việc giao hàng cho khách hàng và xây dựng một bảng điều khiển mà tôi thực sự tin tưởng.

Khi sự phát triển khiến việc giao hàng cho khách hàng trở nên nặng nề hơn

Sự phát triển bộc lộ những hệ thống giao hàng yếu kém.

Một nhà sáng lập đã chia sẻ với tôi điều này gần đây theo một cách khiến tôi không ngừng suy ngẫm:

“Tôi cần đưa công ty này đến mức có thể mở rộng quy mô một cách có trách nhiệm từ 30 lên 40 hoặc 50 khách hàng mà không để mọi thứ trở nên hỗn loạn.”

Đó mới là mục tiêu thực sự.

Không phải là một không gian làm việc đẹp hơn. Không phải là nhiều trạng thái hơn. Không phải là nhiều bảng điều khiển chỉ vì mục đích có bảng điều khiển.

Mục tiêu là sự phát triển bền vững.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ đều gặp phải cùng một khó khăn:

Điều này tạo ra một trò chơi tìm kiếm.

Khi ai đó hỏi: “Hợp đồng ở đâu?”, “Điều này có nằm trong phạm vi công việc không?” hay “Tuần này tôi cần làm gì?”, câu trả lời không nên đòi hỏi phải sử dụng năm công cụ, ba chủ đề trên Slack và một cuộc khủng hoảng nhỏ về ý nghĩa cuộc sống.

Giải pháp bắt đầu từ một cấu trúc rõ ràng.

Giới thiệu về tôi: Kiến trúc sư vận hành và người đam mê năng suất

Tôi là Jacqui Myslinski, một Kiến trúc sư Hoạt động, chuyên hỗ trợ các nhà sáng lập doanh nghiệp dịch vụ B2B tìm ra lý do tại sao việc giao hàng cho khách hàng lại khó khăn hơn mức cần thiết.

Tôi đã dành bốn năm để triển khai ClickUp trước khi có một khoảnh khắc “bừng tỉnh” quan trọng: đối với mỗi công ty cho rằng họ cần sửa chữa ClickUp, thường có những vấn đề vận hành sâu xa hơn cần được làm rõ trước tiên.

Nhận thức đó đã hoàn toàn thay đổi cách công việc của tôi.

Hiện tại, tôi hỗ trợ các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ đã có chỗ đứng trên thị trường xác định những vấn đề đang cản trở quá trình giao hàng cho khách hàng, thiết lập các quy tắc về cách thức thực hiện công việc, và thiết kế các hệ thống hỗ trợ sự phát triển mà không gây ra sự sụp đổ.

Tôi cũng là một người từng là kẻ cầu toàn, nghiện quy trình và đam mê năng suất. Vì vậy, đúng vậy, tôi rất thích một bảng điều khiển tốt. Nhưng chỉ khi dữ liệu đằng sau nó thực sự hữu ích.

Tại sao “Sửa ClickUp của chúng tôi” thường là chẩn đoán sai

Khi quá trình giao hàng cho khách hàng bắt đầu trở nên lộn xộn, các nhóm thường đổ lỗi cho công cụ.

Tôi hiểu. Nếu các công việc của bạn đã lỗi thời, các bảng điều khiển trông không chính xác và không ai tin tưởng vào Không gian Làm việc, bạn sẽ dễ dàng kết luận rằng công cụ này không hoạt động.

Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, công cụ này đang chỉ ra vấn đề thực sự: quy trình công việc chưa được xác định rõ ràng.

Nếu không có quy tắc cụ thể về cách cung cấp dịch vụ, mỗi người sẽ lấp đầy những khoảng trống theo cách riêng. Điều đó có nghĩa là:

Lúc đó, ClickUp không phải là vấn đề. ClickUp chỉ là nơi mà sự thiếu hụt các quy tắc vận hành được hiển thị.

Đó là lý do tại sao tôi không bắt đầu bằng việc thêm nhiều tính năng. Tôi bắt đầu bằng việc phân biệt những gì thuộc cấp độ dự án với những gì thuộc cấp độ công việc.

Bạn mới làm quen với tính năng Trường Tùy chỉnh theo Loại công việc trong ClickUp?

Các Trường Tùy chỉnh của ClickUp cho phép bạn thêm thông tin có cấu trúc vào các công việc, Danh sách công việc, Thư mục và Không gian. Bạn có thể theo dõi các chi tiết như loại dịch vụ, thông tin liên hệ của khách hàng, giai đoạn dự án, nền tảng công nghệ, số giờ ước tính, liên kết hợp đồng hoặc danh mục công việc.

Loại nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn xác định các loại công việc khác nhau trong Không gian Làm việc của mình. Điều này rất quan trọng vì không phải mọi công việc đều cần cùng một thông tin.

Một dự án khách hàng cần bối cảnh tổng quan. Một công việc của khách hàng cần chi tiết thực hiện.

Khi kết hợp Trường Tùy chỉnh với Loại công việc, bạn có thể hiển thị thông tin phù hợp ở đúng cấp độ công việc. Điều này giúp không gian làm việc của bạn gọn gàng hơn và giúp nhóm dễ dàng xác định vị trí của từng thông tin.

Đối với quy trình giao hàng cho khách hàng của mình, tôi sử dụng hai Loại công việc chính:

Sự phân tách đó chính là yếu tố giúp toàn bộ hệ thống hoạt động hiệu quả.

Ví dụ xấu: Khi mỗi công việc chứa tất cả các trường

Trước khi tôi giới thiệu quy trình làm việc của mình, hãy cùng thảo luận về những vấn đề thường gặp phải.

Hãy tưởng tượng một không gian làm việc nơi nhiệm vụ cha là toàn bộ dự án. Nó có các trường thông tin hữu ích như ngân sách, chi phí, chênh lệch, ngày đáo hạn, giai đoạn và người phụ trách. Đến đây thì mọi thứ vẫn ổn.

Nhưng khi bạn mở một công việc con như “Xem xét kế hoạch quản lý an toàn”, tất cả các trường đó vẫn còn ở đó.

Giờ đây, người thực hiện công việc phải dừng lại và suy nghĩ:

Đó là lý do tại sao không gian làm việc trở nên lộn xộn.

Mọi người không tin tưởng hệ thống vì hệ thống yêu cầu họ cung cấp thông tin không liên quan.

Đây là lý do tại sao tôi thích sử dụng Trường Tùy chỉnh theo loại công việc. Mục tiêu rất đơn giản: hiển thị cho mọi người những gì họ cần, khi nào họ cần và ở đâu họ cần.

Hiệu quả nằm ở sự đơn giản.

Giải pháp của tôi: Tách các dự án khách hàng khỏi các công việc khách hàng

Thay đổi lớn nhất trong quy trình làm việc của tôi là tách bối cảnh dự án khỏi các hành động ở cấp độ công việc.

Một dự án và một công việc có các chức năng khác nhau.

Một dự án nên trả lời các câu hỏi mang tính tổng quan. Một công việc nên chỉ ra cho ai đó biết việc cần làm tiếp theo.

Điều đó nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng hầu hết các không gian làm việc lộn xộn đều bỏ qua điều này.

Quy trình giao hàng của tôi sử dụng hai Loại công việc:

Sự khác biệt đó thay đổi trải nghiệm của mọi người.

Dự án chứa bối cảnh. Công việc chứa hành động.

Những gì cần có trong một dự án khách hàng

Một dự án khách hàng nên cung cấp câu trả lời cho những câu hỏi tôi cần chỉ trong nháy mắt.

Đối với quy trình làm việc thực tế của tôi trong việc giao hàng cho khách hàng, công việc cấp dự án bao gồm các trường như:

Đây là thông tin tôi cần với tư cách là người quản lý dự án.

Ví dụ, khi tôi hỗ trợ một công ty triển khai ClickUp, ClickUp hiếm khi là công cụ duy nhất mà họ sử dụng. Tôi cần biết liệu họ có đang sử dụng Google Workspace, các sản phẩm của Microsoft, Dropbox, Salesforce, HubSpot, Teams hay Outlook hay không.

Trước đây tôi thường quên và phải hỏi lại. Điều đó thật nực cười. Vì vậy, giờ đây tôi quản lý bộ công cụ công nghệ ở cấp độ dự án.

Điều này cũng áp dụng cho phạm vi công việc.

Nếu khách hàng yêu cầu thêm một điều gì đó và tôi không nhớ liệu điều đó có được bao gồm hay không, tôi sẽ không phải lục lọi các email. Tôi chỉ cần mở dự án, nhấp vào URL lộ trình hoặc hợp đồng, và nhận được câu trả lời trong vài giây.

Chỉ một trường thông tin đó đã giúp tôi tránh được một cuộc tìm kiếm vất vả.

Những gì cần có trong một công việc của khách hàng

Các công việc nên tập trung vào việc thực hiện.

Một công việc của khách hàng nên cho tôi biết:

Đó chính là nơi các nhiệm vụ ClickUp, Trường Tùy chỉnh và Loại nhiệm vụ phối hợp với nhau.

Thay vì nhồi nhét mọi trường thông tin có thể vào từng mục, tôi tùy chỉnh các trường dựa trên loại công việc đang thực hiện.

Điều này mang lại trải nghiệm làm việc gọn gàng hơn cho nhóm. Đồng thời, nó cũng giúp việc duy trì không gian làm việc trở nên dễ dàng hơn khi số lượng khách hàng ngày càng tăng.

Cách ClickUp trở thành chỉ mục cho công việc giao hàng cho khách hàng của tôi

Giá trị thực sự của thiết lập này là ClickUp trở thành chỉ mục cho toàn bộ công việc còn lại.

Rất nhiều sự hỗn loạn trong hoạt động xuất phát từ một vấn đề đơn giản: thông tin có sẵn, nhưng lại bị phân tán trên quá nhiều công cụ.

Có thể hợp đồng được lưu trữ trong công cụ lập đề xuất. Có thể các tài liệu hỗ trợ nằm trên Google Drive. Có thể chi tiết giao dịch nằm trong HubSpot. Có thể bối cảnh bị chôn vùi trong một chuỗi tin nhắn mà không ai muốn xem lại.

Thay vì giả vờ rằng những công cụ đó không tồn tại, tôi kết nối chúng trở lại với dự án trong ClickUp.

Nhờ đó, ClickUp trở thành nơi tôi bắt đầu.

Dưới đây là những lợi ích mà điều này mang lại:

ClickUp là trung tâm. Đây là chỉ mục của mọi hoạt động diễn ra trong công việc.

Đó chính là sự khác biệt giữa việc sở hữu các công cụ và sở hữu một hệ điều hành. Khi các liên kết, trường dữ liệu và tiêu chuẩn được thiết kế một cách có chủ đích, ClickUp không cạnh tranh với phần còn lại của hệ thống công cụ của bạn. Nó giúp tổ chức chúng.

Cách tôi sử dụng Vai trò, Thẻ và Liên kết để chấm dứt tình trạng "đi tìm mồi"

Trung tâm giao hàng cho khách hàng hoạt động hiệu quả nhất khi mọi người có thể tự trả lời các câu hỏi thường gặp mà không cần phải hỏi người khác.

Đối với tôi, điều đó có nghĩa là các vai trò, thẻ và liên kết cần phải hiển thị tại nơi công việc diễn ra.

Ở cấp độ dự án, tôi muốn xem ngay lập tức nhóm thực hiện:

Điều này giúp tôi nắm rõ ai đang thực hiện công việc dự án mà không cần phải mở năm công việc con.

Nó cũng hỗ trợ tự động hóa và các công việc con sau này. Nếu các vai trò ở cấp dự án được xác định rõ ràng, các công việc con có thể được phân công dễ dàng hơn dựa trên loại công việc.

Các thẻ giúp tôi tổ chức công việc thực hiện của chính mình.

Quy trình làm việc cá nhân của tôi bao gồm một thẻ mà tôi thêm vào khi một công việc thực sự đã sẵn sàng để bắt đầu thực hiện. Thẻ đó cũng phân loại loại công việc.

Ví dụ:

Nếu tôi có bốn việc cần làm liên quan đến cấu hình, tôi có thể nhóm chúng lại với nhau. Nếu tôi cần chuẩn bị cho các cuộc họp hoặc trả lời câu hỏi của khách hàng, tôi cũng có thể gộp các công việc đó lại.

Điều đó giúp giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh và giúp tôi bảo vệ thời gian tập trung thay vì phải chuyển đổi giữa các công việc không liên quan suốt cả ngày.

Cách bảng điều khiển của tôi hiển thị những việc cần chú ý trong tuần này

Một bảng điều khiển tốt không chỉ cần trông ấn tượng. Nó còn phải giúp bạn quyết định nên làm gì tiếp theo trong công việc.

Khi cấu trúc đã được sắp xếp gọn gàng, các bảng điều khiển ClickUp sẽ trở nên hữu ích hơn nhiều vì dữ liệu đằng sau chúng luôn nhất quán.

Đó chính là lúc quy trình làm việc này thực sự mang lại hiệu quả cho tôi.

Câu hỏi mà tôi luôn cố gắng trả lời rất đơn giản:

Tôi thực sự cần làm gì trong công việc của mình trong tuần này?

Để làm được điều đó, tôi sử dụng bộ lọc Loại công việc, thẻ và chế độ xem theo thời gian để sắp xếp công việc đang thực hiện theo cách phù hợp với cách thức hoạt động thực tế của tôi.

Các chế độ xem bảng điều khiển mà tôi tin tưởng nhất

Các chế độ xem tôi sử dụng nhiều nhất bao gồm:

Các câu hỏi về bảng điều khiển mà thiết lập này giúp tôi trả lời

Bảng điều khiển của tôi giúp tôi trả lời:

Phần cuối cùng này quan trọng hơn nhiều so với những gì mọi người nghĩ.

Một bảng điều khiển hữu ích không chỉ hiển thị những công việc bị trễ hạn. Nó còn hiển thị các công việc đã hoàn thành, giúp mọi người có cái nhìn rõ ràng hơn về tiến độ công việc.

Cách tôi sử dụng Trường Công thức để Lập kế hoạch Tuần

Một trong những thẻ bảng điều khiển yêu thích của tôi sử dụng công thức kết hợp với Loại công việc của khách hàng.

Nó cho tôi biết còn bao nhiêu công việc chưa hoàn thành, được phân nhóm theo khách hàng.

Điều đó rất quan trọng vì tôi lập kế hoạch cho tuần của mình dựa trên thời gian thực tế, chứ không phải cảm tính.

Nếu tôi thấy một khách hàng có vài công việc đang mở với công việc còn lại là một tiếng rưỡi, tôi có thể dành thời gian đó trước cuộc họp tiếp theo. Nếu có việc nào quá hạn, tôi biết phải tập trung vào đâu trước tiên.

Điều này biến bảng điều khiển thành một công cụ lập kế hoạch, chứ không chỉ là một công cụ báo cáo.

Một bảng điều khiển không nên chỉ là một bộ sưu tập các biểu đồ. Nó nên giúp bạn hành động.

Tại sao cách thiết lập đơn giản này lại hiệu quả hơn so với một cách phức tạp

Hiệu quả trong quy trình làm việc này đến từ sự đơn giản, chứ không phải từ việc thêm thắt những tính năng rườm rà.

Tôi rất thích một hệ thống chi tiết. Tôi có thể làm mọi thứ trở nên quá phức tạp. Nhưng khi chuẩn bị quy trình làm việc này, tôi cứ tự hỏi: “Liệu điều này có quá đơn giản không?”

Rồi tôi nhận ra rằng sự đơn giản chính là chìa khóa.

Có xu hướng muốn tiếp tục thêm nhiều trường, trạng thái, trường hợp ngoại lệ và quy tắc đặc biệt. Tuy nhiên, hệ thống càng trở nên phức tạp, nhóm càng khó tuân thủ một cách nhất quán.

Cách thiết lập này giúp tập trung vào những điều quan trọng:

Khi nhóm của bạn biết rõ mọi thứ thuộc về đâu, họ sẽ không còn phải đoán mò nữa.

Và khi không còn phải đoán mò, công việc sẽ tiến triển nhanh hơn với ít trở ngại hơn.

Điểm chính: Hệ thống này hiệu quả vì nó đủ đơn giản để người dùng tin tưởng. Một không gian làm việc phức tạp có thể trông ấn tượng, nhưng một không gian làm việc rõ ràng mới thực sự được sử dụng.

Cách xây dựng Trung tâm Giao hàng cho Khách hàng của riêng bạn trong ClickUp

Nếu nhóm của bạn đã vượt qua giai đoạn “chỉ cần nhắn tin cho tôi nếu cần gì”, đây là sự thay đổi mà tôi khuyên bạn nên thực hiện trước tiên:

Xác định những gì thuộc về cấp độ dự án. Xác định những gì thuộc về cấp độ công việc. Sau đó, sử dụng ClickUp làm trung tâm kết nối toàn bộ quy trình làm việc.

Bắt đầu từ đây:

Bạn không cần một thiết lập phức tạp hơn. Bạn cần một thiết lập rõ ràng hơn.

Và khi cuộc săn tìm kho báu kết thúc, việc mở rộng quy mô sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Sẵn sàng chấm dứt cuộc săn lùng thông tin trong quá trình giao hàng cho khách hàng chưa?

Một hệ thống giao hàng cho khách hàng gọn gàng không chỉ mang lại cho bạn một không gian làm việc ngăn nắp. Nó còn mang lại cho nhóm của bạn một hệ thống mà họ có thể tin tưởng.

Thay vì phải theo dõi các bản cập nhật, tìm kiếm các liên kết và phỏng đoán phạm vi công việc, bạn có thể mở ClickUp và biết chính xác những gì bạn cần, ở đâu và khi nào.

Đó chính là những gì các Trường Tùy chỉnh theo loại công việc mang lại.

Chúng giúp bạn đặt thông tin phù hợp vào đúng cấp độ công việc, để các dự án của bạn giữ được bối cảnh và các công việc của bạn tập trung vào việc thực thi.

Nếu bạn chỉ nhớ một điều từ quy trình làm việc này, hãy nhớ điều này:

Công cụ của bạn không phải là vấn đề. Cách bạn thực hiện công việc mới là điều cần khắc phục trước tiên.

Khi bạn đã xác định các quy tắc, ClickUp sẽ trở nên dễ tin cậy, dễ sử dụng và dễ mở rộng hơn rất nhiều.

Và nếu bạn đã sẵn sàng xây dựng một hệ thống giao hàng cho khách hàng mà nhóm của bạn thực sự có thể tin tưởng, hãy bắt đầu với ClickUp.