Nghiên cứu của chúng tôi cho thấy trong khi 40% nhân viên dành ít hơn một giờ mỗi tuần cho các công việc không rõ ràng tại nơi làm việc, 15% mất hơn năm giờ mỗi tuần. Điều này tương đương với khoảng 2,5 ngày làm việc đầy đủ mỗi tháng.
Thời gian này được dành để làm rõ các vấn đề, giải quyết các giao tiếp không hiệu quả, truyền đạt quyết định và duy trì tiến độ công việc khi quyền sở hữu không rõ ràng. Tất cả những điều này làm phân tán sự tập trung khỏi việc thực hiện. Khi các nhóm mở rộng và công việc vượt qua các hàm, lớp ẩn này phát triển một cách âm thầm và có thể dự đoán được.
Quản lý thực thi công việc giải quyết khoảng trống này bằng cách cung cấp một khung cấu trúc cho cách công việc được triển khai sau khi kế hoạch được phê duyệt. Nó cung cấp cho các nhóm một phương pháp chung để phân chia công việc, phân công trách nhiệm, theo dõi tiến độ và điều chỉnh khi điều kiện thay đổi.
Hướng dẫn này giải thích các cách triển khai quản lý thực thi công việc với ClickUp, không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, để hỗ trợ nỗ lực của bạn. 🤩
Quản lý thực thi công việc là gì?
Quản lý thực thi công việc là quá trình phối hợp cách thức thực hiện công việc sau khi kế hoạch được phê duyệt. Nó hướng dẫn cách các nhóm chia nhỏ công việc thành các công việc, phân công trách nhiệm, sắp xếp các phụ thuộc, theo dõi tiến độ và giải quyết các rào cản trong quá trình thực hiện.
Nó cung cấp cho các nhóm một mô hình vận hành chia sẻ để thực hiện công việc hàng ngày, đặc biệt khi việc triển khai liên quan đến nhiều vai trò, công cụ hợp tác và nhóm khác nhau.
🧠 Thực tế thú vị: Việc Ford Motor Company áp dụng dây chuyền lắp ráp di động vào năm 1913 đã đẩy nhanh quá trình sản xuất ô tô và giảm thời gian lắp ráp một chiếc xe từ hơn 12 giờ xuống còn 1 giờ 33 phút. Bước nhảy vọt đáng kể này đã chứng minh rằng việc chia nhỏ công việc thành các công việc nhỏ, lặp đi lặp lại + kế hoạch chặt chẽ = lợi ích to lớn.
Quản lý thực thi công việc so với quản lý dự án
Quản lý dự án tập trung vào việc tổ chức các dự án. Quản lý thực thi công việc tập trung vào việc thực hiện công việc chính nó. Sự khác biệt trở nên rõ ràng khi quá trình giao hàng bắt đầu. 🗃️
| Vùng so sánh | Quản lý thực thi công việc | Quản lý dự án |
| Trách nhiệm chính | Giữ cho các công việc đang diễn ra được triển khai liên tục giữa các nhóm. | Xác định và tổ chức các dự án |
| Đơn vị tập trung chính | Các công việc, mối quan hệ phụ thuộc, việc bàn giao, và sức chứa. | Dự án, giai đoạn, dòng thời gian |
| Chế độ xem tiến độ | Tình trạng hiện tại của việc thực thi và các rào cản | Các cột mốc đã được lập kế hoạch và trạng thái hoàn thành |
| Mô hình quyền sở hữu | Quyền sở hữu liên tục gắn liền với kết quả | Quyền sở hữu dựa trên vai trò liên kết với các dự án |
| Phản ứng với sự thay đổi | Tái cân bằng công việc khi điều kiện thay đổi | Quản lý sự thay đổi theo phạm vi đã thỏa thuận. |
| Tần suất hoạt động | Nhịp độ thực thi hàng ngày liên tục | Các chu kỳ kế hoạch và trạng thái định kỳ |
🔍 Bạn có biết? Năm 1958, Hải quân đã tạo ra phương pháp PERT để phối hợp hàng nghìn công việc và nhà thầu. Phương pháp này đã giúp họ hoàn thành hệ thống vũ khí trước thời hạn, điều mà trước đây được coi là không thể.
Các thành phần chính của quản lý thực thi công việc
Quản lý thực thi công việc được chia thành một bộ quy trình điều chỉnh cách công việc được triển khai:
- Xác định và phân công công việc: Xác định công việc và phân công trách nhiệm.
- Phân bổ tài nguyên: Phân phối nhân lực, ngân sách, công cụ và vật liệu.
- Lập lịch và ưu tiên: Xác định dòng thời gian và xác định thứ tự ưu tiên của các công việc.
- Theo dõi tiến độ: Đánh giá trạng thái hoàn thành và các chỉ số hiệu suất.
- Giao tiếp và phối hợp: Quản lý luồng thông tin và đồng bộ hóa nhóm.
- Kiểm soát chất lượng: Xác minh công việc đáp ứng các tiêu chuẩn đã quy định.
- Quản lý vấn đề và rủi ro: Xác định các rào cản và triển khai các biện pháp khắc phục.
- Tài liệu và báo cáo: Ghi chép các quyết định và cung cấp cập nhật trạng thái.
- Đo lường hiệu quả: Đánh giá hiệu quả và kết quả so với mục tiêu.
- Cải tiến liên tục: Phân tích các mô hình và tối ưu hóa quy trình.
Tại sao Quản lý Thực thi Công việc lại quan trọng đối với các nhóm hiện đại?
Dưới đây là những lợi ích mà quản lý thực thi công việc hiệu quả mang lại cho nhóm của bạn và lý do tại sao nó đã trở thành yếu tố không thể thiếu đối với các nhóm hoạt động hiệu quả:
- Loại bỏ sự nhầm lẫn về ưu tiên, trách nhiệm và thời hạn.
- Giảm thiểu thời gian và tài nguyên bị lãng phí do giao tiếp kém và công việc trùng lặp.
- Hiển thị cái nhìn rõ ràng về tiến độ, điểm nghẽn và các rủi ro tiềm ẩn.
- Cải thiện quản lý tài nguyên và khối lượng công việc bằng cách phân bổ công việc một cách cân đối giữa các thành viên trong nhóm.
- Cho phép ra quyết định nhanh chóng, dựa trên dữ liệu với thông tin trạng thái thời gian thực.
- Tăng cường hợp tác và phối hợp giữa các bộ phận và địa điểm.
- Giữ cho các nhóm đồng lòng và tiến về cùng một hướng dù có những yêu cầu cạnh tranh.
- Đảm bảo việc thực thi dự án nhất quán và phù hợp với các mục tiêu chiến lược kinh doanh.
- Đảm bảo kết quả dự đoán được và chất lượng cao ngay cả khi các nhóm mở rộng quy mô và độ phức tạp tăng lên.
- Giữ vững tinh thần nhóm bằng cách ngăn ngừa tình trạng kiệt sức và tạo ra các mô hình công việc bền vững.
📮 ClickUp Insight: 29% quản lý cho biết các điểm nghẽn được phát hiện quá muộn — nhưng chỉ 12% sử dụng báo cáo trạng thái tự động để ngăn chặn chúng.
Sự chậm trễ đó có giá của nó. Khi một công việc được đánh dấu, nó thường đã gây cản trở tiến độ ở các giai đoạn sau. Thực tế là gì? Các điểm nghẽn không bắt đầu từ quy mô lớn—chúng bắt đầu một cách vô hình.
ClickUp Brain có thể giúp bạn theo dõi các mối quan hệ phụ thuộc một cách chủ động, giám sát các cập nhật và cảnh báo rủi ro theo thời gian thực. Sử dụng nó để tạo báo cáo trạng thái tức thì và cảnh báo thông minh khi các công việc bị đình trệ, hạn chót thay đổi hoặc khối lượng công việc tăng đột biến.
💫 Kết quả thực tế: Finastra đã ghi nhận sự gia tăng 30% trong hợp tác và tăng trưởng 40% về hiệu quả triển khai thị trường (GTM) nhờ Không gian Làm việc ClickUp thống nhất.
6 Cột trụ chính của quản lý thực thi công việc hiệu quả
Quản lý thực thi công việc hiệu quả dựa trên các trụ cột liên kết chặt chẽ, giúp các nhóm thay đổi cách lập kế hoạch, triển khai và mở rộng hoạt động của mình. Dưới đây là tóm tắt nhanh về sáu trụ cột chính. 📁
Tầm nhìn hiển thị thống nhất trên tất cả các luồng công việc
Hầu hết các tổ chức hoạt động một cách thiếu hiệu quả. Bộ phận kỹ thuật đang theo dõi công việc trong một hệ thống, bộ phận tiếp thị sử dụng hệ thống khác, và bộ phận tài chính duy trì các bảng tính riêng biệt. Khi một phó chủ tịch yêu cầu cập nhật danh mục đầu tư, ba người phải mất hai ngày để tổng hợp thông tin đã lỗi thời. Đó chính là tình trạng phân tán công việc.
Quản lý thực thi mạnh mẽ tập trung tất cả công việc vào một nơi duy nhất mà mọi người đều có thể theo dõi. Điều này có nghĩa là:
- Bảng điều khiển thời gian thực hiển thị các dự án đang tiến triển đúng tiến độ, các dự án gặp khó khăn và những người cần hỗ trợ.
- Bản đồ phụ thuộc cho thấy cách sự chậm trễ của một nhóm sẽ ảnh hưởng lan rộng đến năm sáng kiến khác.
- Các chế độ xem tài nguyên hiển thị thời điểm một cá nhân được phân công vào bốn dự án khởi động cùng tuần.
- Công cụ theo dõi ngân sách cảnh báo lãnh đạo trước khi xảy ra chi tiêu vượt ngân sách, chứ không phải ba tháng sau đó.
Khi có yêu cầu mới, các nhóm có thể ngay lập tức xem những công việc nào sẽ bị hoãn lại để nhường chỗ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Mặc định cho các quyết định có thể đảo ngược. Hầu hết các lựa chọn không phải là "cửa một chiều". Đừng mất thời gian lo lắng về những việc có thể hủy bỏ. Hành động nhanh chóng với các quyết định có thể đảo ngược, chỉ chậm lại với những quyết định không thể đảo ngược (tuyển dụng, kiến trúc, thương hiệu).
Sự đồng bộ chiến lược và ưu tiên hóa
Mọi tổ chức đều có nhiều ý tưởng hơn sức chứa. Câu hỏi đặt ra là ai sẽ quyết định những gì được triển khai và cách thức ra quyết định đó được thực hiện.
Nếu không có sự ưu tiên rõ ràng, các nhóm thường sẽ mặc định tuân theo ý kiến của người nào la hét to nhất hoặc gửi email nhiều nhất. Công việc có giá trị cao bị trì hoãn vì ai đó đã thuyết phục nhóm rằng một tính năng nhỏ cần phải được triển khai ngay lập tức. Các dự án kéo dài hàng tháng vì không ai có quyền quyết định dừng chúng lại.
Ưu tiên hiệu quả tạo ra không gian linh hoạt:
- Khung đánh giá đánh giá từng sáng kiến dựa trên tác động đến doanh thu, giá trị chiến lược và chi phí triển khai.
- Các lộ trình đã công bố cho thấy những gì sẽ diễn ra tiếp theo, những gì sẽ diễn ra sau đó và những gì sẽ không diễn ra.
- Đánh giá của các bên liên quan, nơi các nhà lãnh đạo thảo luận về các lựa chọn thay thế trước khi các nhóm bắt đầu triển khai.
- Quyền truy cập để từ chối dựa trên dữ liệu thực tế, không phải chính trị.
Các nhóm nắm vững phương pháp này sẽ dành ít thời gian hơn cho những công việc không quan trọng. Họ thực hiện ít việc hơn, nhưng những việc đó lại giúp kinh doanh tiến bộ.
Học cách tự động hóa công việc của bạn trong ứng dụng quản lý dự án:
Phân bổ tài nguyên và lập kế hoạch sức chứa
Các nhóm không có kế hoạch sức chứa thường xuyên cam kết quá mức. Họ chấp nhận mọi dự án được giao, sau đó vội vàng khi các hạn chót trùng nhau. Mệt mỏi trở thành điều bình thường, và chất lượng bị ảnh hưởng khi mọi người vội vàng để bắt kịp tiến độ.
Quản lý thực thi mạnh mẽ coi sức chứa là một tài nguyên hữu hạn cần được quản lý tích cực. Điều này có nghĩa là triển khai các thực hành ngăn chặn việc phân bổ quá mức trước khi nó xảy ra:
- Ma trận kỹ năng giúp xác định ai có thể làm gì, tránh tình trạng tắc nghẽn khi ba dự án cùng cần đến kỹ sư cấp cao.
- Dự báo sức chứa tính đến các ngày lễ, nghỉ phép theo kế hoạch và thực tế là nhân viên không tham gia công việc với 100% công suất.
- Giới hạn công việc đang thực hiện buộc các nhóm phải hoàn thành những gì đã bắt đầu trước khi nhận thêm các cam kết mới.
- Cân bằng nguồn lực giữa các quý, để quý 4 không trở thành một cuộc chạy đua mệt mỏi vì mọi người đã tập trung vào những thành công dễ dàng trong quý 1.
Các tổ chức nắm vững trụ cột này có thể phát hiện sớm các hạn chế về sức chứa, đàm phán các dòng thời gian thực tế và duy trì khối lượng công việc bền vững. Nhóm đạt được nhiều hơn vì họ cam kết thực hiện ít hơn.
Tìm kiếm các chiến lược lập kế hoạch sức chứa tốt nhất tại đây:
Phân tích mối quan hệ phụ thuộc và quản lý rủi ro
Sự phụ thuộc lẫn nhau làm chậm dòng thời gian: bộ phận marketing chờ sản phẩm, bộ phận sản phẩm chờ pháp lý, và bộ phận pháp lý chờ ai đó gửi hợp đồng thực tế. Ba tuần trôi qua, và không ai có tiến độ.
Các tổ chức xác định các phụ thuộc sớm có thể tìm cách vượt qua chúng. Điều này đòi hỏi:
- Quy trình tiếp nhận giúp xác định nhu cầu xuyên suốt các nhóm trong giai đoạn lập kế hoạch, chứ không phải giữa quá trình thực thi.
- Đang theo dõi đường dẫn quan trọng giúp xác định những trì hoãn nào sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ dự án.
- Quy trình xử lý sự cố cho công việc bị tắc nghẽn, để các nhóm không phải chờ đợi hàng ngày cho một quyết định phê duyệt chỉ mất năm phút.
- Kế hoạch dự phòng cho các phụ thuộc có rủi ro cao, đặc biệt là các nhà cung cấp bên ngoài.
Khi các nhóm biết rõ những gì họ cần từ các bên liên quan ngay từ đầu, họ có thể sắp xếp công việc một cách thông minh.
🧠 Thực tế thú vị: Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ và NASA đã chính thức hóa cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown Structure ) vào năm 1962, yêu cầu mọi chương trình lớn phải được phân chia thành các phần nhỏ hướng đến sản phẩm trước khi thực hiện. Sau đó, nó trở thành tiêu chuẩn bắt buộc [MIL-STD-881] và vẫn định hình cách lập kế hoạch cho các dự án lớn ngày nay.
Quy trình làm việc tiêu chuẩn hóa và quản trị
Mỗi nhóm thiếu tiêu chuẩn sẽ lãng phí thời gian vào việc tái tạo lại những gì đã có. Các dự án mới bắt đầu từ con số 0. Mọi người tranh luận về những câu hỏi tương tự mỗi lần: Ai phê duyệt điều này? Chúng ta cần những thông tin gì? Khi nào dự án này sẽ được triển khai?
Tiêu chuẩn hóa loại bỏ suy nghĩ lặp đi lặp lại:
- Mẫu quản lý dự án giúp ghi nhận yêu cầu, chỉ số thành công và các mối quan hệ phụ thuộc trước khi bắt đầu công việc.
- Ngưỡng phê duyệt tự động chuyển các yêu cầu nhỏ và đánh dấu các yêu cầu lớn để lãnh đạo xem xét.
- Các cổng kiểm soát ngăn chặn dự án tiến triển cho đến khi các câu hỏi quan trọng được giải đáp.
- Danh sách kiểm tra cho các công việc phổ biến như ra mắt sản phẩm hoặc di chuyển hệ thống.
Các quy tắc này giúp đẩy nhanh quá trình thực thi. Nhóm dành ít thời gian hơn để tìm hiểu quy trình và nhiều thời gian hơn để triển khai. Nhân viên mới được đào tạo nhanh hơn vì quy trình đã rõ ràng.
⚡️ Kho mẫu: Đẩy mạnh tiến độ mọi dự án với sự tự tin bằng cách sử dụng Mẫu Kế hoạch Thực thi Dự án ClickUp. Mẫu này xác định mục tiêu, dòng thời gian, vai trò, rủi ro và tiến độ, giúp mọi người nắm rõ những việc cần làm và thời gian thực hiện.
Mẫu này cũng giúp bạn chuyển đổi các kế hoạch cấp cao thành các công việc có cấu trúc, người chịu trách nhiệm, cột mốc và điểm kiểm tra tiến độ.
Các vòng phản hồi liên tục và quá trình lặp lại
Hầu hết các tổ chức lập kế hoạch vào tháng 1 và không xem xét lại cho đến tháng 12. Họ coi kế hoạch hàng năm như một điều bất di bất dịch, ngay cả khi điều kiện thị trường thay đổi hoặc kết quả ban đầu cho thấy chiến lược không hiệu quả.
Các nhóm tích hợp vòng phản hồi sẽ thích ứng nhanh hơn:
- Kiểm tra danh mục đầu tư hàng tuần, nơi các nhà lãnh đạo đánh giá tiến độ và tái phân bổ nguồn lực cho những hoạt động đang mang lại hiệu quả.
- Hội nghị tổng kết sau mỗi sprint hoặc cột mốc để xác định các điểm nghẽn và kiểm tra các giải pháp ngay lập tức.
- Bảng điều khiển chỉ số đang theo dõi các chỉ số dẫn dắt như thời gian chu kỳ.
- Buổi tổng kết sau dự án ghi chép lại bài học kinh nghiệm khi trải nghiệm còn mới mẻ, góp phần xây dựng trí nhớ tổ chức.
Các tổ chức cải thiện khi họ học hỏi từ kinh nghiệm. Họ tinh chỉnh ước tính, tối ưu hóa quy trình và ngừng lặp lại sai lầm. Mỗi quý, việc thực thi trở nên hiệu quả hơn vì các nhóm áp dụng những bài học từ quý trước.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Tích hợp thu thập và phân tích phản hồi vào quy trình làm việc của bạn với ClickUp Agents.
Các tác nhân hoạt động như những đồng đội thông minh để duy trì môi trường làm việc linh hoạt và thích ứng. Chúng theo dõi các tín hiệu kích hoạt, điều kiện và dữ liệu không gian làm việc, do đó các hành động sẽ được thực hiện tự động khi các sự kiện cụ thể xảy ra.
Ví dụ, bạn có thể tạo một công cụ thu thập phản hồi để tự động thu thập phản hồi của nhóm vào cuối mỗi sprint hoặc cột mốc quan trọng, phân loại các phản hồi theo chủ đề và tóm tắt các rào cản chính và thành công.
Khi sprint kết thúc, Agent sẽ tạo một bản đánh giá hàng tuần trong tài liệu Docs và thông báo cho trưởng nhóm về các xu hướng như chậm trễ do yêu cầu không rõ ràng hoặc tắc nghẽn về sức chứa. Vòng lặp liên tục này giúp biến bài học thành hành động nhanh hơn so với việc chờ đợi các đánh giá cuối quý.
Học cách xây dựng trợ lý AI của riêng bạn:
Cách xây dựng hệ thống quản lý thực thi công việc [Bước bằng bước]
Phần mềm đang hội tụ. Các nhóm không thể tiếp tục sử dụng các công cụ phân tán làm chậm quá trình thực thi nữa.
Phần mềm Quản lý Dự án ClickUp kết hợp công việc, bối cảnh và thông tin thông minh để tiến độ không bị gián đoạn giữa các hệ thống. Các bước dưới đây hướng dẫn cách xây dựng hệ thống quản lý thực thi công việc dựa trên nguyên tắc tương tự. 👇
Bước #1: Phân chia dự án thành các công việc chi tiết, có thể giao phó
Bắt đầu bằng cách chia các dự án thành các công việc riêng lẻ mà một người có thể chịu trách nhiệm và hoàn thành. Mục tiêu là đạt đến mức độ chi tiết sao cho khi nhìn vào một công việc, người đó có thể biết chính xác những gì cần phải hoàn thành.
Thay vì tạo một công việc có tên ‘Khởi chạy chiến dịch email’, hãy chia nó thành các phần riêng biệt:
- Viết nội dung email cho ba nhóm đối tượng khác nhau.
- Thiết kế mẫu email tuân thủ các hướng dẫn thương hiệu.
- Cài đặt thử nghiệm A/B trên nền tảng email.
- Cấu hình quy tắc nhắm mục tiêu đối tượng
- Lên lịch thời gian gửi cho từng múi giờ.
Mức độ chi tiết phù hợp phụ thuộc vào nhóm và độ phức tạp của dự án. Một bài kiểm tra hữu ích: nếu bạn không thể ngay lập tức xác định ai nên thực hiện công việc này và thời gian ước tính để hoàn thành, bạn cần phân chia nó thành các phần nhỏ hơn.
Cách ClickUp hỗ trợ
ClickUp Nhiệm vụ cung cấp khung làm việc để ghi lại tất cả các chi tiết này một cách có cấu trúc. Mỗi công việc có thể chứa:
- Mô tả và tệp đính kèm
- Các tài liệu liên kết và bình luận
- Trường Tùy chỉnh ClickUp cho thông tin cụ thể của dự án
- Các công việc con để phân tích chi tiết thêm
- Chủ sở hữu được chỉ định, ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên.
Điều làm cho phương pháp này đặc biệt hữu ích là cách mọi người có thể xem cùng một công việc theo chế độ xem phù hợp với cách suy nghĩ của họ thông qua ClickUp Views.
Quản lý dự án của bạn có thể thích chế độ xem Bảng (Board View) trong ClickUp để theo dõi cách công việc di chuyển qua các giai đoạn. Mặt khác, trưởng bộ phận của bạn có thể ưa chuộng chế độ xem Biểu đồ Gantt (Gantt Chart View) trong ClickUp để hiển thị cách các dự án chồng chéo về mặt thời gian.
Ví dụ, một nhóm phát triển phần mềm đang xây dựng một tính năng mới có thể tạo ra các công việc như ‘Thiết kế sơ đồ cơ sở dữ liệu cho bảng tùy chọn người dùng’, ‘Thực hiện các điểm cuối API cho việc cập nhật tùy chọn’ và ‘Tạo các thành phần React cho trang cài đặt’.
Mỗi kỹ sư đều biết chính xác những gì họ đang xây dựng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thực hiện kiểm tra trước 48 giờ trước khi triển khai. Tập hợp những người thực sự sẽ thực hiện công việc vào một phòng. Đi qua từng bước như danh sách kiểm tra của phi công. Ai sẽ cập nhật danh sách khách hàng? Điều gì sẽ xảy ra nếu API chậm? Phát hiện các lỗ hổng khi vẫn còn có thể khắc phục.
Bước #2: Phác thảo quy trình làm việc với các điểm bàn giao rõ ràng
Ghi chép từng giai đoạn công việc trải qua từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Hầu hết các vấn đề trong quá trình thực thi xảy ra trong quá trình chuyển giao khi công việc được chuyển giao giữa các cá nhân hoặc giai đoạn.
Một nội dung có thể trải qua các giai đoạn từ soạn thảo, chỉnh sửa, thiết kế, phê duyệt đến xuất bản. Một yêu cầu tính năng có thể có tiến độ qua các giai đoạn sàng lọc, xác định yêu cầu, thiết kế, phát triển, kiểm thử chất lượng (QA) và triển khai. Dù các giai đoạn của bạn là gì, hãy làm cho chúng rõ ràng và hiển thị.
Đối với mỗi giai đoạn, xác định những điều kiện cần thiết phải được đáp ứng trước khi công việc có thể tiếp tục:
- Thiết kế đã được các bên liên quan xem xét chưa?
- Việc cần làm là các nhà phát triển có truy cập vào tất cả các tài nguyên cần thiết không?
- Các trường hợp ngoại lệ có được ghi chép không?
- Ai cụ thể đang xem xét công việc này?
Các giai đoạn kiểm soát này giúp duy trì chất lượng ổn định và giảm thiểu việc đi lại nhiều lần. Đồng thời, xác định rõ trách nhiệm của từng bên tại mỗi giai đoạn. Trách nhiệm chia sẻ thường đồng nghĩa với việc không có trách nhiệm cụ thể. Khi một công việc ở trạng thái "Đang xem xét", hãy chỉ định người xem xét. Khi cần phê duyệt, hãy xác định rõ ai có quyền phê duyệt.
Cách ClickUp hỗ trợ
Biến các sơ đồ quy trình làm việc thành các lộ trình thực thi chức năng bằng cách sử dụng Trạng thái Công việc Tùy chỉnh của ClickUp.
Bạn tạo các trạng thái phản ánh các giai đoạn thực tế của quy trình. Một nhóm marketing có thể sử dụng các trạng thái như Briefing, Creating, Internal Review, Khách hàng Review, Revisions và Approved. Khi ai đó cập nhật trạng thái của một công việc, mọi người đều có thể thấy tình trạng hiện tại của nó.
Các mối quan hệ phụ thuộc trong ClickUp mang lại một lớp kiểm soát quy trình làm việc bổ sung. Kết nối Công việc B với Công việc A, và ClickUp sẽ hiển thị rằng Công việc B không thể bắt đầu cho đến khi Công việc A hoàn thành. Điều này giúp lộ trình quan trọng trở nên rõ ràng:
- Người dùng có thể thấy những gì đang cản trở công việc của họ.
- Các nhóm nhanh chóng xác định các công việc gây tắc nghẽn.
- Các nhà quản lý có thể tái tổ chức hoặc bổ sung nguồn lực một cách chủ động.
Ví dụ, giả sử một nhóm sản xuất video tạo ra một quy trình làm việc như sau:
- Viết kịch bản phải được hoàn thành trước khi bắt đầu Lập bản vẽ kịch bản.
- Lập kịch bản phải hoàn thành trước khi Quay phim bắt đầu.
- Quay phim và Ghi âm có thể diễn ra song song, nhưng cả hai phải hoàn thành trước khi bắt đầu Chỉnh sửa.
Trình chỉnh sửa ngay lập tức biết khi nào quá trình quay phim kết thúc và có thể bắt đầu công việc của mình. Nhà sản xuất có thể xem chuỗi phụ thuộc và nhận ra rằng nếu việc viết kịch bản bị chậm trễ, tất cả các công đoạn sau đó sẽ bị ảnh hưởng.
Bước #3: Hiển thị tiến độ thực thi theo thời gian thực
Xây dựng một hệ thống cho phép mọi người theo dõi trạng thái công việc mà không cần các cuộc họp cập nhật liên tục hoặc bị gián đoạn. Thông tin cần phải được cập nhật, chính xác và trình bày theo cách mà các bên liên quan có thể nhanh chóng hiểu được.
Xem xét những thông tin mà các bên liên quan cần biết:
- Các cá nhân đóng góp cần xem được khối lượng công việc và ưu tiên của chính mình.
- Trưởng nhóm cần nắm rõ ai đang quá tải và ai còn sức chứa.
- Quản lý dự án cần theo dõi tỷ lệ hoàn thành và xác định rủi ro.
- Các nhà lãnh đạo cấp cao cần biết liệu các sáng kiến chiến lược có đang đi đúng hướng hay không.
Sai lầm mà nhiều nhóm thường mắc phải là tạo báo cáo hiển thị tiến độ một cách thủ công. Ai đó phải dành hàng giờ mỗi tuần để thu thập dữ liệu và xây dựng bảng tính. Thông tin này trở nên lỗi thời ngay khi được công bố, và điều này khiến mọi người quen với việc chờ đợi cập nhật thay vì tự kiểm tra tiến độ.
Cách ClickUp hỗ trợ
Tạo bảng điều khiển trong ClickUp để lấy dữ liệu trực tiếp từ nơi công việc đang diễn ra. Chúng tổng hợp dữ liệu thời gian thực từ các công việc, dự án và không gian làm việc của bạn để hiển thị các khía cạnh khác nhau của dữ liệu thực thi:
- Thẻ danh sách công việc để theo dõi công việc đang diễn ra trên các dự án và phát hiện các rào cản ngay khi chúng xảy ra.
- Thẻ bảng để xem xét chi tiết dữ liệu thực thi, bao gồm quyền sở hữu, mối quan hệ phụ thuộc, ngày đáo hạn và các Trường Tùy chỉnh.
- Thẻ người được giao việc để hiểu rõ phân phối khối lượng công việc và ngăn chặn các điểm nghẽn trong quá trình thực thi.
- Thẻ theo dõi thời gian để so sánh nỗ lực theo kế hoạch với thực tế thực hiện.
- Thẻ tính toán để tổng hợp các chỉ số thực thi như tổng số công việc hoàn thành, công việc quá hạn hoặc nỗ lực đã bỏ ra.
- Thẻ AI để nhận cập nhật thực thi và tín hiệu rủi ro ngay lập tức mà không cần báo cáo thủ công.
Sức mạnh nằm ở tính cập nhật của thông tin. Bạn không đang xem báo cáo dựa trên dữ liệu từ tuần trước. Bạn đang nhìn thấy chính xác những gì đang diễn ra ngay lúc này, điều này cho phép ra quyết định nhanh chóng hơn.
Bước #4: Tự động hóa các thao tác lặp đi lặp lại
Xem xét các quy trình làm việc của bạn và xác định các mẫu hành vi nơi các hành động định kỳ tuân theo các quy tắc dự đoán được. Khi X xảy ra, Y nên xảy ra tiếp theo. Khi thời hạn còn Z ngày, ai đó nên nhận được lời nhắc nhở. Những mẫu hành vi dự đoán được này là những ứng cử viên lý tưởng cho tự động hóa.
Yếu tố quan trọng là tự động hóa các hành động, không phải quyết định. Tự động hóa nên xử lý các bước quy trình lặp đi lặp lại để con người có thể tập trung vào công việc đòi hỏi sự sáng tạo, giải quyết vấn đề hoặc phán đoán.
Ví dụ, bạn không tự động hóa việc đánh giá xem một thiết kế có đủ tốt để phê duyệt hay không. Thay vào đó, bạn tự động hóa việc thông báo cho người phê duyệt khi thiết kế đã sẵn sàng để họ xem xét.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bắt đầu với các quy trình lặp đi lặp lại và có khối lượng lớn. Nếu nhóm của bạn tạo ra 50 công việc mỗi tuần và tất cả đều tuân theo cùng một quy trình làm việc, việc tự động hóa quy trình đó sẽ tiết kiệm thời gian đáng kể. Nếu việc chuyển giao công việc thường xuyên bị bỏ sót vì mọi người quên thông báo cho người tiếp theo, hãy tự động hóa thông báo đó.
Cách ClickUp hỗ trợ
Thực hiện các hành động lặp lại dựa trên các điều kiện và sự kiện mà bạn định nghĩa thông qua ClickUp Automations. Trình tạo tự động hóa (Automation Builder) cho phép bạn tạo các quy tắc như: “Khi trạng thái công việc thay đổi thành Hoàn thành, thì di chuyển nó vào danh sách Đã xong và thông báo cho quản lý dự án.” Bạn chỉ cần cài đặt một lần, và nó sẽ tự động thực hiện mỗi khi các điều kiện đó được đáp ứng.
Dưới đây là một số ví dụ về tự động hóa quy trình làm việc mà bạn có thể thử:
- Khi một công việc chuyển sang trạng thái ‘Sẵn sàng để kiểm tra’, hãy chỉ định người kiểm tra và cài đặt ngày đáo hạn trong vòng 24 giờ.
- Khi một công việc được đánh dấu là 'Bị chặn', hãy thêm thẻ 'Chặn' và thông báo ngay cho chủ dự án.
- Khi ngày đáo hạn thay đổi, thông báo cho chủ sở hữu các công việc phụ thuộc và cập nhật dòng thời gian của các công việc sau đó.
- Khi một công việc ở cùng trạng thái trong ba ngày, đánh dấu nó là có rủi ro và đăng một bình luận nhắc nhở.
Thư viện tự động hóa bao gồm hàng chục tùy chọn kích hoạt (thay đổi trạng thái, ngày đáo hạn sắp đến, thay đổi người được giao nhiệm vụ, cập nhật Trường Tùy chỉnh, tạo công việc) và tùy chọn hành động (di chuyển công việc, thay đổi trường, tạo công việc con, đăng bình luận, gửi thông báo, áp dụng mẫu).
Video này sẽ hướng dẫn bạn cách tiết kiệm thời gian quý báu với tự động hóa công việc bằng trí tuệ nhân tạo (AI):
Bước #5: Kết nối thực thi chiến thuật với bối cảnh chiến lược
Mỗi công việc mà ai đó thực hiện đều liên quan đến một mục tiêu lớn hơn. Việc sửa lỗi đó hỗ trợ mục tiêu đảm bảo độ tin cậy của sản phẩm. Bài viết blog đó thúc đẩy chiến lược nội dung cho việc tạo ra nhu cầu. Khi mọi người hiểu rõ những kết nối này, họ sẽ đưa ra quyết định tốt hơn về cách thực hiện công việc của mình.
Vấn đề là bối cảnh chiến lược thường nằm ở những nơi khác biệt so với công việc hàng ngày. Mục tiêu và nhiệm vụ được ghi chép trong các phiên lập kế hoạch, sau đó được lưu trữ trong các tài liệu chiến lược mà ít ai tham khảo.
Trong khi đó, danh sách công việc của mọi người ngày càng dài ra, và họ chỉ cố gắng hoàn thành công việc của mình mà không nghĩ đến bức tranh tổng thể.
Để ngăn chặn điều này, hãy đảm bảo rằng bối cảnh chiến lược luôn sẵn có tại nơi mọi người thực hiện công việc. Kết nối các công việc với mục tiêu mà chúng hỗ trợ. Thẻ công việc với các sáng kiến chiến lược. Ghi chép các quyết định và lý do trong các tài liệu mà mọi người có thể dễ dàng tìm thấy sau này.
Cách ClickUp hỗ trợ
ClickUp Brain giúp hiển thị các kết nối này thông qua Trí tuệ Nhân tạo Bối cảnh (Contextual AI). Thay vì phải tìm kiếm thủ công qua các công việc, tài liệu và bình luận để ghép nối bối cảnh, bạn có thể đặt câu hỏi cho ClickUp Brain bằng ngôn ngữ tự nhiên và nhận được câu trả lời dựa trên chính công việc thực tế của bạn.
📌 Thử gợi ý này: Hãy cho tôi biết những công việc nào mất nhiều thời gian nhất trong lần phát hành gần đây nhất và giải thích nguyên nhân gây ra sự chậm trễ.
ClickUp Brain tìm kiếm trên tất cả công việc của bạn để tìm các công việc liên quan và trả lời câu hỏi của bạn.
Nó cũng có thể tóm tắt lịch sử dự án, giải thích những gì đã được thử nghiệm trước đây và cho thấy cách các phần công việc khác nhau liên quan đến nhau.
Một quản lý sản phẩm chuẩn bị cho cuộc họp lập kế hoạch sprint có thể yêu cầu ClickUp Brain, “Hiển thị tất cả các công việc chưa hoàn thành cho việc ra mắt sản phẩm quý 1.” Nó sẽ tổng hợp một danh sách công việc, được sắp xếp theo khu vực tính năng, với trạng thái hiện tại và người được giao của từng công việc.
Nghe chia sẻ từ một người dùng thực tế:
Tôi thấy ClickUp vô cùng hữu ích vì nó tích hợp các chức năng vào một nền tảng duy nhất, đảm bảo rằng tất cả công việc và giao tiếp đều được tập trung vào một nơi, cung cấp cho tôi 100% bối cảnh. […] Tôi đặc biệt thích tính năng Brain AI, vì nó hoạt động như một trợ lý AI thực hiện các lệnh của tôi, hiệu quả thực hiện các công việc thay cho tôi. Khía cạnh tự động hóa này rất hữu ích vì nó tối ưu hóa quy trình làm việc của tôi và giảm bớt nỗ lực thủ công.
Tôi thấy ClickUp vô cùng hữu ích vì nó tích hợp các chức năng vào một nền tảng duy nhất, đảm bảo rằng tất cả công việc và giao tiếp đều được tập trung vào một nơi, cung cấp cho tôi 100% bối cảnh. […] Tôi đặc biệt thích tính năng Brain AI, vì nó hoạt động như một trợ lý AI thực hiện các lệnh của tôi, hiệu quả thực hiện các công việc thay cho tôi. Khía cạnh tự động hóa này rất hữu ích vì nó tối ưu hóa quy trình làm việc của tôi và giảm bớt nỗ lực thủ công.
Bước #6: Thiết lập các chu kỳ phản ánh và cải tiến định kỳ
Hệ thống thực thi của bạn sẽ không bao giờ hoàn thiện. Khi nhóm của bạn phát triển, khi công việc thay đổi, khi bạn học được những gì hiệu quả và những gì không, bạn cần liên tục hoàn thiện cách thức thực thi.
Dành thời gian riêng biệt để đánh giá hệ thống thực thi của chính bạn, tách biệt với việc xem xét tiến độ dự án. Điều này có thể diễn ra hàng tháng, hàng quý hoặc sau khi các dự án lớn hoàn thành. Tần suất không quan trọng bằng việc duy trì nó như một thói quen nhất quán.
Tập trung các đánh giá này vào các mẫu cụ thể, có thể quan sát được:
- Các công việc thường xuyên bị tắc nghẽn ở đâu?
- Các giai đoạn nào trong quy trình làm việc mất nhiều thời gian hơn dự kiến?
- Thông tin nào mà mọi người thường xuyên yêu cầu?
- Những tự động hóa nào hữu ích và những tự động hóa nào gây phiền toái cho người dùng?
- Việc chuyển giao công việc thường gặp vấn đề ở đâu?
Thu thập ý kiến từ tất cả những người tương tác với hệ thống. Người thực hiện công việc nhận ra những điểm gây cản trở mà người quan sát không nhận ra. Nhà thiết kế của bạn biết những bước phê duyệt nào mang lại giá trị và những bước nào chỉ gây trì hoãn. Nhà phát triển của bạn biết những trường tác vụ nào cung cấp bối cảnh hữu ích và những trường nào họ không bao giờ điền vào.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khi phát hiện ra các cải tiến, hãy triển khai chúng một cách dần dần. Thay đổi một quy trình làm việc và quan sát hiệu quả của nó trước khi thiết kế lại toàn bộ. Thêm một thẻ bảng điều khiển mới và xem liệu mọi người có thực sự sử dụng nó trước khi xây dựng thêm năm thẻ khác. Thử nghiệm tự động hóa cho một sprint trước khi mở rộng nó sang các dự án khác.
Các phương pháp tốt nhất cho quản lý thực thi công việc hiệu quả cao
Dưới đây là một số thực hành tốt nhất tích lũy theo thời gian và biến việc thực hiện thành một hệ thống có thể lặp lại. 🧑💻
Thử nghiệm các quyết định trước khi xác định hướng đi cuối cùng
Các nhóm lãng phí hàng tháng trời để phát triển sản phẩm sai hướng vì họ đã commit với một hướng đi quá sớm. Họ bỏ qua giai đoạn khám phá phức tạp và nhảy thẳng vào giai đoạn thực thi, sau đó phát hiện ra những lỗi cơ bản khi việc thay đổi hướng đi trở nên tốn kém.
Giải pháp: Thực hiện các đợt sprint ra quyết định kéo dài hai tuần cho các dự án phức tạp. Thử nghiệm ba phương pháp cạnh tranh ở mức độ chi tiết thấp.
Sau đó, hãy để người dùng thực tế (không phải lãnh đạo cấp cao) phản hồi về các bản mẫu sơ bộ. Điều này giúp loại bỏ những ý tưởng kém hiệu quả ngay từ giai đoạn phác thảo trên Bảng trắng.
Phương pháp này không chỉ áp dụng cho phát triển sản phẩm. Bộ phận Marketing có thể thử nghiệm ba ý tưởng chiến dịch trước khi sản xuất tài liệu. Bộ phận Vận hành có thể thử nghiệm quy trình làm việc mới tại một khu vực trước khi triển khai trên toàn cầu. Mô hình này vẫn giữ nguyên: đầu tư nhỏ để học hỏi nhanh, sau đó mở rộng những gì hiệu quả.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Khi các nhóm vội vàng triển khai, họ thường chọn hướng đi quá sớm và lãng phí thời gian xây dựng những thứ không cần thiết. ClickUp BrainGPT cung cấp cho bạn một cách thông minh hơn để khám phá nhiều phương án trước khi quyết định kế hoạch cuối cùng.
Dưới đây là cách sử dụng BrainGPT để đưa ra quyết định nhanh hơn:
- Tổng hợp nghiên cứu, phản hồi và thảo luận với Trí tuệ Nhân tạo Bối cảnh (Contextual AI), để các ý tưởng yếu được phát hiện sớm.
- Hỏi BrainGPT các câu hỏi liên quan đến các công việc và tài liệu để kiểm tra các giả định trong không gian làm việc thực tế.
- Soạn thảo và so sánh nhiều phương pháp tiếp cận trước khi commit với một hướng đi cụ thể.
- Sử dụng ClickUp Talk to Text để ghi lại ý tưởng sơ bộ một cách nhanh chóng, sau đó để BrainGPT chỉnh sửa thành các khái niệm rõ ràng.
- Chuyển đổi các ý tưởng đã được xác thực thành các công việc khi sẵn sàng, đồng thời duy trì logic ra quyết định gắn liền với quá trình thực thi.
Xếp hạng công việc dựa trên mức độ thu thập thông tin
Hầu hết các lộ trình công việc được sắp xếp dựa trên áp lực từ các bên liên quan hoặc các mốc thời gian tùy ý. Các nhóm thường ưu tiên xử lý các dự án có tính chất chính trị cao trước tiên, ngay cả khi họ thiếu thông tin quan trọng để thực hiện hiệu quả. Sau đó, họ bị đình trệ giữa chừng trong khi chờ đợi các câu trả lời mà họ có thể thu thập từ đầu.
Đảo ngược logic sắp xếp:
- Bắt đầu các sáng kiến sẽ mang lại cho bạn những kiến thức quý giá, ngay cả khi chúng không phải là những dự án nổi bật nhất.
- Thực hiện các dự án nghiên cứu khách hàng trước khi thiết kế các tính năng mới có thể không đáp ứng được nhu cầu.
- Xây dựng các đường ống dữ liệu trước khi tạo các bảng điều khiển phụ thuộc vào chúng.
- Hoàn thành các thử nghiệm kỹ thuật trước khi thành lập nhóm đầy đủ và commit ngân sách.
Quản lý dự án linh hoạt (Agile) làm điều này đúng đắn — tối đa hóa việc học hỏi trên mỗi đơn vị nỗ lực.
🔍 Bạn có biết? Boeing 777 là máy bay phản lực đầu tiên được lắp ráp hoàn toàn trên máy tính trước khi bất kỳ ai chạm vào kim loại thật. Các kỹ sư đã sử dụng phần mềm CAD 3D [CATIA] để tạo ra một bản sao kỹ thuật số hoàn chỉnh, kiểm tra mọi chi tiết và tránh việc tạo mô hình vật lý. Quy trình kế hoạch ảo này đã giảm thiểu đáng kể các sự cố trong quá trình thực thi và trở thành mẫu cho việc giao hàng sản phẩm phức tạp.
Tạo ra các hàm thúc đẩy để phát hiện sớm các vấn đề
Hạn chót tiết lộ sự thật. Nhóm có thể tranh luận về kiến trúc trong nhiều tháng, nhưng hạn chót hai tuần cho bản mẫu buộc họ phải chọn một phương pháp và thử nghiệm nó. Vấn đề ẩn trong kế hoạch trừu tượng nhưng nhanh chóng lộ ra dưới áp lực thực thi.
Yếu tố quan trọng là thiết lập các điểm kiểm tra nhân tạo để đảm bảo tiến độ cụ thể:
- Yêu cầu các bản demo hàm trong vòng ba tuần.
- Yêu cầu các giả thuyết có thể kiểm chứng và các chỉ số thành công ngay từ đầu.
- Lên lịch các chương trình thử nghiệm cho khách hàng trước khi phát hành phiên bản hoàn thành tính năng để phát hiện sự chênh lệch giữa tầm nhìn và thực tế.
- Thiết lập các cuộc đánh giá cột mốc quan trọng, nơi các nhóm phải trình bày kết quả công việc.
Những hạn chế này ngăn cản các nhóm thực hiện các giải pháp quá mức cần thiết một cách độc lập. Một thí nghiệm thất bại trong tuần thứ hai không tốn kém gì. Cùng một thất bại trong tháng thứ sáu có thể làm hỏng toàn bộ dự án.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Xây dựng các bài kiểm tra nhanh có thể thực hiện trong vòng năm phút. Trước khi phát hành hoặc bàn giao, hãy thực hiện một kiểm tra nhanh để phát hiện các vấn đề rõ ràng. Điều này giúp tránh tình huống xấu hổ khi giao sản phẩm không thể tải được. Tự động hóa quy trình nếu bạn thực hiện nó hơn hai lần.
Tích hợp phản hồi vào chính công việc
Hầu hết các nhóm coi phản hồi là một hoạt động sau khi dự án kết thúc. Họ triển khai dự án, tổ chức buổi đánh giá sau dự án, ghi chép lại bài học, rồi nhanh chóng bỏ qua chúng trong dự án tiếp theo. Việc học hỏi chỉ dừng lại ở lý thuyết vì nó không được tích hợp vào quá trình thực thi hàng ngày.
Việc tích hợp các cơ chế phản hồi trực tiếp vào quy trình làm việc thay đổi động lực này:
- Cài đặt các thử nghiệm A/B chạy tự động và loại bỏ các biến thể không hiệu quả.
- Tạo môi trường thử nghiệm nơi người dùng nội bộ có thể thử nghiệm và phát hiện lỗi trước khi khách hàng gặp phải.
- Lên lịch phỏng vấn người dùng hai tuần một lần trong suốt quá trình phát triển.
Quản lý tài nguyên được cải thiện khi các nhóm có thể xem dữ liệu sử dụng thời gian thực, cho thấy ai đang quá tải. Tạo vòng phản hồi chặt chẽ đến mức việc phớt lờ nó trở nên khó khăn hơn so với việc hành động dựa trên nó.
Tiêu chuẩn hóa các quy trình có thể lặp lại, tùy chỉnh các giải pháp mới
Các nhóm lãng phí năng lượng khi phải tái tạo lại quy trình cho những công việc đã hoàn thành hàng chục lần. Mỗi lần ra mắt sản phẩm lại tuân theo một danh sách kiểm tra khác nhau. Mỗi chiến dịch bắt đầu từ một tài liệu kế hoạch trống. Mọi người dành hàng giờ tranh luận về các vấn đề hậu cần vốn nên được tự động hóa.
Giải pháp? Sử dụng mẫu cho mọi việc cần làm hơn hai lần:
- Triển khai các tài liệu hướng dẫn chi tiết bao gồm dòng thời gian xem xét pháp lý, yêu cầu về tài sản, sự chấp thuận của các bên liên quan và quy trình giao tiếp.
- Danh sách kiểm tra onboarding giúp nhân viên mới đạt được năng suất cao trong vài ngày.
- Biểu mẫu thu thập yêu cầu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Khung làm việc sau sự kiện giúp phát hiện những thông tin sâu sắc thực sự.
Khi quy trình hoạt động tự động, mọi người có thể tập trung vào chiến lược, đổi mới và xử lý các tình huống phức tạp không lường trước mà các mẫu có sẵn không thể dự đoán được.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Ghi lại kiến thức quy trình quý giá trong ClickUp Docs. Bạn có thể ghi chép các bước cụ thể, dòng thời gian thực hiện và quyền sở hữu mà các dự án thành công đã tuân theo, sau đó kết nối trực tiếp với các công việc đang thực hiện để quy trình hướng dẫn quá trình thực thi.
Những sai lầm thường gặp cần tránh trong quản lý thực thi công việc
Các nhóm thường áp dụng quản lý thực thi công việc về mặt hình thức nhưng lại bỏ qua các yếu tố kỹ thuật làm nên hiệu quả của nó. Dưới đây là một số sai lầm thường gặp, kèm theo các cách khắc phục rõ ràng. ☑️
| Lỗi thường gặp | Cách nó thể hiện trong quá trình thực thi | Việc cần làm thay vào đó |
| Xem việc thực thi như một quy trình thiết lập một lần. | Các nhóm cho rằng các kế hoạch sẽ đảm bảo công việc được thực hiện đến khi hoàn thành. | Quản lý thực thi một cách chủ động trong suốt vòng đời. |
| Chia sẻ quyền sở hữu chung hoặc luân phiên | Các công việc bị bỏ ngỏ trong khi trách nhiệm vẫn chưa rõ ràng. | Chỉ định một người chịu trách nhiệm chính để đảm bảo tiến độ công việc. |
| Dựa vào các bản cập nhật trạng thái tiến độ để theo dõi tiến độ. | Tiến độ nghe có vẻ tốt, nhưng công việc không tiến triển. | Theo dõi tiến độ thông qua sự thay đổi trạng thái công việc và hoàn thành. |
| Lập kế hoạch công việc mà không xác định các mối quan hệ phụ thuộc. | Các nhóm phải chờ đợi các đầu vào hoặc sự phê duyệt một cách bất ngờ. | Hiển thị các mối quan hệ phụ thuộc và sắp xếp công việc một cách cụ thể. |
| Để các ưu tiên ngầm định | Công việc khẩn cấp chiếm chỗ của công việc quan trọng. | Xác định và duy trì các tín hiệu ưu tiên rõ ràng trong quá trình thực thi. |
| Phản ứng chậm trễ với các rào cản | Các vấn đề thường nảy sinh gần thời hạn. | Phát hiện sớm các rào cản và xử lý chúng thông qua các quy trình nâng cấp rõ ràng. |
| Bỏ qua các cuộc đánh giá thực thi | Các vấn đề tương tự lặp lại qua các chu kỳ. | Đánh giá các mô hình thực thi và điều chỉnh cách thức triển khai công việc. |
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng phương pháp giao tiếp theo dấu vết cho các nhóm làm việc không đồng bộ. Khi ngừng công việc, hãy để lại một ghi chú ngắn gọn gồm 2 câu về vị trí hiện tại và bước tiếp theo. Người tiếp theo [hoặc chính bạn trong tương lai] sẽ không mất một giờ để tái tạo bối cảnh.
Kích hoạt Chế độ Thực thi Dự án với ClickUp
Quản lý thực thi công việc mang lại kỷ luật cho phần phức tạp giữa quá trình. Nó cung cấp cho các nhóm một phương pháp chia sẻ để phân chia công việc, duy trì tiến độ, phát hiện rủi ro vận hành sớm và điều chỉnh mà không gây ra hỗn loạn.
ClickUp hỗ trợ toàn bộ luồng này trong một không gian làm việc AI tích hợp. Các công việc, quy trình làm việc, bảng điều khiển, tự động hóa, tài liệu và AI bối cảnh đều kết nối trực tiếp với công việc thực tế. Các nhóm có thể theo dõi tình hình, hiểu rõ việc cần làm tiếp theo và hành động nhanh chóng mà không cần chuyển đổi công cụ hoặc theo dõi cập nhật.
Nếu bạn muốn quá trình thực thi diễn ra suôn sẻ như kế hoạch trên giấy, hãy bắt đầu từ đây. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay! ✅
Câu hỏi thường gặp [FAQ]
Quản lý thực thi công việc tập trung vào cách công việc di chuyển từ yêu cầu đến hoàn thành. Nó bao gồm các giai đoạn tiếp nhận, ưu tiên, phân công, đang theo dõi và giao hàng giữa các nhóm. Mục tiêu là duy trì luồng công việc một cách trơn tru và dự đoán được.
Quản lý dự án tập trung vào việc lập kế hoạch và triển khai các dự án đã được xác định. Quản lý thực thi công việc bao quát tất cả các công việc, bao gồm các yêu cầu đột xuất, hoạt động thường xuyên và các công việc liên quan đến nhiều nhóm, không chỉ giới hạn ở các dự án.
Một hệ thống hiệu quả bao gồm các kênh tiếp nhận rõ ràng, ưu tiên được xác định, quyền sở hữu rõ ràng, khả năng hiển thị tiến độ và các vòng phản hồi. Nó cũng dựa trên các quy trình làm việc nhất quán và tiêu chuẩn chia sẻ.
Tiêu chuẩn hóa bắt đầu từ các quy trình làm việc chung, định nghĩa chung và trạng thái được thống nhất. Các nhóm thống nhất về cách thức yêu cầu, phê duyệt, đang theo dõi và hoàn thành công việc, đồng thời duy trì tính linh hoạt cho các nhu cầu cụ thể của từng nhóm.
Quy trình tiếp nhận thống nhất sử dụng một điểm tiếp nhận duy nhất cho tất cả các yêu cầu, được hỗ trợ bởi các tiêu chí rõ ràng và thông tin cần thiết. Điều này giúp giảm bớt sự nhầm lẫn và hỗ trợ các nhóm đánh giá và ưu tiên công việc một cách nhanh chóng.
Các khung làm việc phổ biến bao gồm MoSCoW, RICE, ma trận Eisenhower và WSJF. Các khung làm việc này giúp các nhóm xếp hạng công việc dựa trên tác động, tính cấp bách, nỗ lực và giá trị kinh doanh.