25 Google Workspace Productivity Tips to Improve Productivity
Google Workspace

25 mẹo nâng cao năng suất trên Google Workspace

Google Không gian Làm việc là bộ công cụ không thể thiếu đối với nhiều người!

Nhưng bạn sử dụng nó giỏi đến mức nào?

Hầu hết chúng ta đều chưa tận dụng hết tiềm năng của Không gian Làm việc Google. Chúng ta chỉ dừng lại ở những tính năng cơ bản mà bỏ lỡ một số mẹo tăng năng suất cực kỳ hữu ích. Nhưng điều đó sẽ thay đổi ngay hôm nay với 25 mẹo Không gian Làm việc Google này.

Hãy cùng nhau tăng năng suất nhé!

Google Workspace là gì?

Google Workspace là bộ công cụ năng suất và hợp tác dựa trên đám mây. Trước khi Google đổi tên vào năm 2020, nó được gọi là G Suite (Google Suite).

Google Không gian Làm việc bao gồm những gì?

Google Workspace tập hợp nhiều ứng dụng hỗ trợ năng suất làm việc trong một nền tảng duy nhất. Các ứng dụng này bao gồm:

  • Gmail cho email
  • Google Drive để lưu trữ tệp trên đám mây
  • Tài liệu Google để soạn thảo văn bản
  • Google Trang tính dành cho bảng tính
  • Google Slides để trình chiếu
  • Lịch Google để quản lý lịch hẹn, công việc và sự kiện
  • Google Meet dành cho cuộc họp video
  • Google Chat để trò chuyện
  • Google Forms để thực hiện khảo sát và thu thập dữ liệu

Cách sử dụng Google Không gian Làm việc

Để sử dụng Google Workspace:

  1. Đăng ký tài khoản (tổ chức của bạn cũng có thể là nhà cung cấp của tài khoản này)
  2. Truy cập các ứng dụng Google Không gian Làm việc (biểu tượng lưới ở góc trên bên phải)
Google Workspace: mẹo sử dụng Google Workspace
nguồn: Google
  1. Sử dụng các ứng dụng riêng lẻ hoặc kết hợp với nhau. Ví dụ: bạn có thể soạn thảo tài liệu trong Tài liệu Google, chia sẻ qua Gmail và lên lịch cuộc họp Google Meet để thảo luận trực tiếp

Khi đã đặt chân vào cánh cửa này, bước tiếp theo là khai thác triệt để tiềm năng của Google Workspace.

Đó chính là lúc các mẹo G Suite phát huy tác dụng. Có những thủ thuật dành cho mọi ứng dụng Google, chẳng hạn như các thủ thuật cho Tài liệu Google và Biểu mẫu Google — chúng tôi sẽ chia sẻ tất cả với bạn.

Những thách thức khi quản lý tất cả các công cụ trong Không gian Làm việc Google

Google Không gian Làm việc rất phù hợp cho người dùng cá nhân. Tuy nhiên, nó có một số giới hạn, đặc biệt là đối với các tổ chức. Hãy cùng xem xét một số điểm sau:

1. Quản lý tài nguyên và cấp phép

Các tổ chức thường gặp khó khăn với việc cấp phép không tối ưu, lãng phí tài nguyên và hiệu quả tài chính kém.

2. Bảo mật và tuân thủ

Việc tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu là một thách thức, vì các tổ chức phải đảm bảo tuân thủ các luật như GDPR đồng thời quản lý dữ liệu người dùng một cách hiệu quả.

3. Đào tạo và hỗ trợ người dùng

Người dùng có thể gặp khó khăn trong việc tận dụng hết các tính năng của nền tảng này nếu không có hướng dẫn phù hợp.

4. Cập nhật thường xuyên

Google Workspace liên tục được cải tiến, và các tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc cập nhật các tính năng và thay đổi mới.

5. Những thách thức trong quản lý dữ liệu

Việc thu thập và quản lý dữ liệu trong Không gian Làm việc Google có thể phức tạp, đặc biệt là khi phải xử lý các phiên bản khác nhau của tài liệu do người dùng tạo ra.

Cảm thấy choáng ngợp? Đừng lo. Với tư cách là người dùng, tất cả những gì bạn cần chỉ là 25 mẹo và thủ thuật Google Không gian Làm việc này. Hãy tiếp tục đọc.

Cách khai thác hết tiềm năng của G-Suite

Để thực sự tận dụng tối đa Google Không gian Làm việc, việc cần làm là khám phá các tính năng nâng cao ngoài những tính năng cơ bản. Việc này sẽ giúp cải thiện giao tiếp và hợp tác trong nhóm, quản lý thời gian cũng như quy trình làm việc.

25 mẹo và thủ thuật Không gian Làm việc Google dành cho bạn

Dưới đây là 25 mẹo giúp bạn sử dụng Google Workspace hiệu quả hơn. Chúng tôi đã phân loại các mẹo này thành bốn nhóm để giúp bạn tập trung vào các lĩnh vực cụ thể cần cải thiện:

Danh mục #1: Giao tiếp và hợp tác

Nếu không có sự giao tiếp rõ ràng, việc hợp tác sẽ không thể thực hiện được. May mắn thay, Google Workspace có thể giúp bạn.

1. Lên lịch cuộc họp nhanh hơn với tính năng ‘Tìm thời gian’

Việc tổ chức một cuộc họp nhóm không nên đòi hỏi phải gửi đi gửi lại nhiều email. Lịch Google cung cấp một cách tiếp cận đơn giản hơn với tính năng Tìm thời gian.

Lên lịch cuộc họp nhanh hơn với tính năng ‘Tìm thời gian’: mẹo sử dụng Không gian Làm việc Google
nguồn: Google

Tạo một sự kiện mới, tìm thời gian phù hợp và thêm khách mời. Bạn sẽ thấy lịch trình của mọi người hiển thị cạnh nhau, giúp dễ dàng nhận biết khi nào họ rảnh.

2. Thu thập thông tin nhanh chóng với biểu mẫu Google

Việc quản lý các phản hồi từ nhiều nguồn khác nhau có thể trở nên lộn xộn.

Google Forms giúp đơn giản hóa quy trình này. Hãy tạo một biểu mẫu với các câu hỏi và gửi liên kết biểu mẫu cho những người tham gia. Tất cả các phản hồi sẽ được tự động thu thập trong một bảng tính Google Trang tính, giúp bạn dễ dàng xem và phân tích dữ liệu.

Google Forms: mẹo sử dụng Google Không gian Làm việc
nguồn: Google

Để bắt đầu, hãy truy cập forms.google.com và nhấp vào dấu cộng (+) để tạo biểu mẫu mới. Sau đó, thêm các câu hỏi, tùy chỉnh giao diện biểu mẫu và thêm logic để hiển thị các câu hỏi khác nhau dựa trên câu trả lời trước đó.

3. Tăng năng suất cuộc họp với các phòng họp nhỏ

Các cuộc họp video quy mô lớn đôi khi có thể khiến mọi người cảm thấy thiếu sự thân mật. Việc đảm bảo mọi người đều tham gia và đóng góp một cách có ý nghĩa có thể là một thách thức.

Bạn có thể chia một cuộc họp lớn thành các nhóm nhỏ hơn bằng tính năng phòng họp nhỏ của Google Meet, từ đó khuyến khích sự tham gia tích cực hơn.

Các phòng họp nhỏ trong Google Meet
nguồn: Google

Trong cuộc họp, hãy nhấp vào Hoạt động > Phòng họp nhóm. Bạn có thể chọn số lượng phòng cần tạo và phân công người tham gia vào từng phòng. Khi phiên họp nhóm kết thúc, mọi người có thể quay lại cuộc họp chính để chia sẻ ý kiến.

4. Nâng cao sự hợp tác trong nhóm với tính năng Spaces của Google Chat

Quản lý các dự án nhóm đòi hỏi phải sử dụng Gmail cho tin nhắn và Drive cho tệp tin. Do đó, việc theo dõi thông tin liên quan đến dự án có thể trở nên phức tạp.

Google Chat cung cấp một không gian trung tâm để hợp tác trong Spaces, nơi bạn có thể thêm thành viên nhóm, giao công việc và có cuộc hội thoại.

Các không gian trong Google Chat
nguồn: Google

Để tạo một Không gian trong Google Chat, hãy nhấp vào Tạo hoặc tìm một Không gian, đặt tên cho Không gian của bạn và thêm thành viên.

5. Tạo ra các cuộc họp bao quát với tính năng phụ đề trực tiếp của Google Meet

Trong các cuộc họp, rào cản ngôn ngữ, vấn đề về chất lượng âm thanh hoặc khó khăn trong việc nghe có thể đôi khi gây ra thách thức cho các thành viên trong nhóm khi theo dõi nội dung.

Tính năng phụ đề trực tiếp của Google Meet có thể giúp giải quyết những thách thức này.

Phụ đề trực tiếp trên Google Meet: mẹo sử dụng Không gian Làm việc Google
nguồn: Google

Trong cuộc họp, hãy nhấp vào nút Bật phụ đề (*CC) ở dưới cùng màn hình. Thao tác này sẽ hiển thị bản ghi chép những gì đang được nói theo thời gian thực.

6. Cải thiện chất lượng cuộc gọi với tính năng khử tiếng ồn của Google Meet

Tiếng ồn xung quanh luôn là một yếu tố gây xao nhãng lớn trong các cuộc gọi video.

Tính năng khử tiếng ồn của Google Meet có thể loại bỏ tiếng ồn. Trong cuộc họp, nhấp vào ba chấm (⋮), chọn Cài đặt > Âm thanh, và bật Khử tiếng ồn.

Tính năng khử tiếng ồn của Google Meet: mẹo sử dụng Không gian Làm việc của Google
nguồn: Google

Danh mục #2: Quản lý thời gian và năng suất

Phần này cung cấp các chiến lược để quản lý thời gian hiệu quả hơn và tăng cường năng suất hàng ngày với Google Workspace.

7. Công việc ngoại tuyến với Google Drive

Internet không phải lúc nào cũng ổn định. Hơn nữa, bạn có thể không bắt được tín hiệu WiFi. Trong những lúc như vậy, việc không thể truy cập vào các tệp tin có thể gây ra nhiều căng thẳng.

Chế độ ngoại tuyến của Google Drive có thể giúp bạn.

Làm việc ngoại tuyến với Google Drive: mẹo sử dụng không gian làm việc Google Workspace
nguồn: Google

Khi kết nối với internet, hãy truy cập cài đặt Drive và bật tùy chọn Offline. Sau đó, chọn những gì bạn muốn truy cập khi ngoại tuyến.

Khi bật chế độ truy cập ngoại tuyến, bạn có thể xem và chỉnh sửa tệp mà không cần kết nối internet. Các thay đổi của bạn sẽ tự động đồng bộ hóa khi bạn kết nối lại với internet.

8. Ghi lại mọi ý tưởng với Google Keep

Những ý tưởng hay không phải lúc nào cũng dễ tìm.

Google Keep là giải pháp. Đây là một ứng dụng ghi chú kỹ thuật số dành cho máy tính hoặc điện thoại, giúp bạn ghi chú nhanh chóng.

Google Keep
nguồn: Google

Việc tạo một ghi chú mới chỉ đơn giản là nhấn vào nút ‘+’. Bạn thậm chí có thể thêm màu sắc hoặc nhãn để phác thảo ý tưởng của mình.

9. Mở tài liệu nhanh chóng bằng các mẫu

Google Không gian Làm việc cung cấp nhiều mẫu sẵn có để giúp bạn bắt đầu.

Mẫu Google Workspace
nguồn: Google

Để sử dụng mẫu, hãy mở Tài liệu Google, Trang tính Google hoặc Slides và nhấp vào Thư viện mẫu ở đầu trang.

Khám phá các mẫu sẵn có: đề xuất dự án, ngân sách và bản trình bày.

10. Viết email nhanh hơn với Smart Compose

Tính năng Smart Compose của Gmail sẽ học hỏi phong cách viết của bạn theo thời gian, giúp bạn soạn email nhanh chóng và đảm bảo sự nhất quán về giọng điệu.

Khi bạn gõ, nó sẽ gợi ý các cụm từ để hoàn thành câu của bạn. Nếu gợi ý trùng khớp với những gì bạn định nói, bạn có thể chấp nhận nó bằng cách nhấn phím Tab.

Tính năng Smart Compose của Gmail
nguồn: Google

Để sử dụng Smart Compose, hãy bật tính năng này trong cài đặt Gmail của bạn tại tab Chung. Sau đó, khi viết email, hãy chú ý đến văn bản màu xám xuất hiện phía trước con trỏ; đó chính là các đề xuất của Smart Compose.

11. Quản lý thời gian nghỉ phép một cách thuận tiện với tính năng "Out of Office" của Lịch

Chuẩn bị cho kỳ nghỉ thường bao gồm việc cài đặt phản hồi tự động cho email, từ chối các cuộc họp và thông báo cho đồng nghiệp. Tính năng Out of Office của Lịch Google giúp đơn giản hóa quy trình này.

Chức năng "Không có mặt tại văn phòng" trong Lịch
nguồn: Google

Trong Lịch, lựa chọn "Vắng mặt" và cài đặt các ngày cụ thể. Bạn cũng có thể cài đặt các tùy chọn trả lời tự động và kích hoạt từ chối tự động cho email và cuộc họp.

Hơn nữa, lịch sẽ hiển thị trạng thái vắng mặt của bạn, giúp họ lên kế hoạch phù hợp khi bạn vắng mặt.

12. Tối ưu hóa thời gian gửi email với tính năng Lên lịch gửi của Gmail

Việc làm sao để email của bạn được chú ý và đọc có thể khá khó khăn, đặc biệt khi làm việc với đồng nghiệp ở các múi giờ khác nhau. Điều quan trọng là phải gửi email vào thời điểm thích hợp để họ có thể xem và đọc ngay khi rảnh rỗi.

Tính năng Lên lịch gửi của Gmail
nguồn: Google

Với tính năng Lên lịch gửi của Gmail, bạn có thể lên lịch gửi email. Sau khi soạn email, hãy nhấp vào mũi tên bên cạnh nút Gửi và chọn Lên lịch gửi. Sau đó, bạn có thể chọn một thời gian được đề xuất hoặc tự cài đặt thời gian của riêng mình.

13. Tận dụng các phím tắt . mới

Việc tạo một tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày mới trên Google Drive thường đòi hỏi nhiều thao tác nhấp chuột. Bạn có thể bỏ qua bước này bằng phím tắt new; chỉ cần mở một tab mới và nhập tài liệu. new, sheet. new hoặc slide. new—đơn giản như vậy.

.phím tắt mới
nguồn: Google

Ngoài ra còn có các phím tắt cho biểu mẫu (form. new), trang web (site. new) và thậm chí để bắt đầu một cuộc họp Google Meet mới (meet. new).

Danh mục #3: Quản lý tài liệu và tệp tin

Những mẹo và thủ thuật này tập trung vào việc giúp bạn sắp xếp, tìm kiếm và quản lý tài liệu cũng như tệp tin trong Không gian Làm việc của Google.

14. Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu bằng tính năng Kiểm tra dữ liệu

Việc mục nhập đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Một lỗi nhỏ hay sai sót trong đánh máy cũng có thể làm sai lệch các tính toán và phân tích dữ liệu.

Google Trang tính có tính năng Kiểm tra dữ liệu để giải quyết các vấn đề như vậy. Bạn có thể cài đặt các quy tắc cho loại dữ liệu được nhập vào các ô cụ thể.

Xác thực dữ liệu
nguồn: Google

Chọn các ô mà bạn muốn áp dụng quy tắc, sau đó vào Dữ liệu > Xác thực dữ liệu trong menu trên cùng và chọn tiêu chí xác thực, chẳng hạn như phạm vi số, văn bản chứa hoặc công thức tùy chỉnh.

Bạn cũng có thể thêm các thông báo lỗi hữu ích để hướng dẫn người dùng khi họ nhập dữ liệu không chính xác.

Google Drive nhanh chóng bị đầy. Do đó, các tệp có thể bị lạc trong một biển các tệp khác nhau. Nhưng với tính năng tìm kiếm nâng cao của Drive, bạn có thể tìm thấy chúng (hoặc ít nhất là thu hẹp kết quả tìm kiếm).

Truy cập thanh tìm kiếm trên Drive và nhấp vào Tìm kiếm nâng cao. Thao tác này sẽ mở ra một hộp thoại cho phép bạn chọn loại tệp, chủ sở hữu, ngày sửa đổi và nhiều tùy chọn khác.

Tính năng tìm kiếm nâng cao của Drive
nguồn: Google

Tìm kiếm nâng cao, về cơ bản, là một bộ lọc. Bạn định nghĩa bộ lọc càng tốt, kết quả tìm kiếm sẽ càng tốt. Tại sao phải tự làm khó mình? Chỉ cần dành 10 phút mỗi ngày để sắp xếp ổ đĩa của bạn — đó là mẹo hay nhất cho Google Drive hiện nay.

16. Mở rộng chức năng với tiện ích bổ sung

Các ứng dụng của Google không tích hợp sẵn mọi tính năng. Bạn có thể cần phải chạy song song một ứng dụng của bên thứ ba, điều này có thể gây phiền toái do phải chuyển đổi liên tục. May mắn thay, một số ứng dụng của Google có thể cài đặt tiện ích bổ sung, còn được gọi là phần mở rộng. *

Tính năng tiện ích bổ sung
nguồn: Google

Ví dụ: bạn có thể thêm phần mở rộng chữ ký điện tử trong Tài liệu Google bằng cách truy cập Tiện ích mở rộng > Tiện ích bổ sung. Các ứng dụng Google khác, như Sheets, Slides và Lịch Google, cũng có tính năng này.

17. Chia sẻ tệp qua các ổ đĩa chia sẻ

Việc truy cập vào các tệp tin được chia sẻ có thể trở nên phức tạp, đặc biệt khi các thành viên trong nhóm thay đổi liên tục. Tính năng "Lưu trữ chung" của Google Drive có thể giúp đơn giản hóa quy trình này.

Khác với các tệp trong My Drive thuộc sở hữu cá nhân, các tệp trong ổ đĩa chia sẻ thuộc sở hữu của nhóm. Điều này có nghĩa là khi một thành viên rời nhóm, các tệp của họ vẫn thuộc về nhóm.

Chia sẻ tệp qua các ổ đĩa chung
nguồn: Google

Để tạo một ổ đĩa chia sẻ, hãy nhấp vào Ổ đĩa chia sẻ ở thanh bên trái, sau đó nhấp vào +Mới. Thêm các thành viên trong nhóm, và mọi người sẽ có quyền truy cập vào tất cả các tệp trong ổ đĩa đó.

Danh mục #4: Các tính năng và công cụ nâng cao

Ở đây, chúng ta sẽ khám phá các tính năng bổ sung trên các ứng dụng của Google Không gian Làm việc.

18. Gõ bằng giọng nói trong Tài liệu Google

Việc gõ phím có thể làm chậm tiến độ công việc của bạn. Tốt nhất là bạn nên bỏ qua bước này bằng tính năng nhập liệu bằng giọng nói của Tài liệu Google.

Mở một tài liệu mới (nhớ doc. new)? Sau đó, vào Công cụ > Nhập liệu bằng giọng nói trong menu trên cùng, nhấp vào biểu tượng micro và bắt đầu nói. Các từ sẽ xuất hiện trên màn hình khi bạn nói.

Gõ bằng giọng nói trong Tài liệu Google
nguồn: Google

Hãy nhớ diễn đạt rõ ràng và kiểm tra bản thảo cuối cùng sau khi đã xong để phát hiện các lỗi chính tả và ngữ pháp.

19. Sắp xếp hộp thư đến bằng bộ lọc Gmail

Các tin nhắn và lịch trình quan trọng có thể bị lạc trong hộp thư đến lộn xộn.

Tại sao không bật tính năng lọc email trong Gmail để tự động sắp xếp các tin nhắn đến? Hãy tìm mục Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn trong cài đặt Gmail và tạo các quy tắc email.

Bộ lọc Gmail
nguồn: Google

Ví dụ: bạn có thể cài đặt quy tắc dựa trên ID email của người gửi hoặc các từ khóa trong tiêu đề để đánh dấu email của sếp hoặc chuyển chúng vào một thư mục cụ thể.

20. Tương tác với khán giả bằng tính năng Hỏi & Đáp của Slides

Việc trình bày trước một nhóm lớn đôi khi có thể khiến bạn cảm thấy như đang nói một mình. Google Slides có tính năng Hỏi & Đáp giúp bài thuyết trình của bạn trở nên hấp dẫn hơn.

Khi trình bày, hãy nhấp vào hình tam giác bên cạnh mũi tên xuống của nút Trình bày và bật công cụ dành cho khán giả. Điều này cho phép khán giả gửi câu hỏi trong thời gian thực, và bạn có thể trả lời trong hoặc sau buổi trình bày.

Tính năng Hỏi & Đáp của Slides
nguồn: Google

Người xem cũng có thể bình chọn cho các câu hỏi, giúp bạn xác định và ưu tiên các chủ đề được quan tâm nhất. Tính năng này giúp bài thuyết trình của bạn trở nên tương tác hơn và đảm bảo bạn đề cập đến những vấn đề mà khán giả quan tâm nhất.

21. Viết email chuyên nghiệp với tính năng "Help Me Write" của Gmail

Tính năng Help Me Write của Gmail đúng như tên gọi của nó — nó giúp bạn viết với giọng điệu nhất quán.

Tính năng "Giúp tôi viết" của Gmail
nguồn: Google

Khi soạn email, hãy nhấp vào nút ‘Giúp tôi viết’ (nút này trông giống như một cây đũa thần). Sau đó, hãy mô tả ngắn gọn những gì bạn muốn nói. Trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ tạo ra một bản nháp dựa trên nội dung bạn nhập, và bạn có thể chỉnh sửa bản nháp đó.

Để truy cập tính năng này, bạn cần đăng ký Google Workspace Labs. Truy cập Google Workspace Labs, đăng ký và tham gia danh sách chờ. Khi đã có tên trong danh sách chờ, bạn sẽ nhận được lời mời khi tính năng này chính thức ra mắt.

22. Xóa bỏ rào cản ngôn ngữ với Google Dịch trong Tài liệu Google

Việc sử dụng các ngôn ngữ khác nhau cản trở giao tiếp hiệu quả trong các nhóm đa dạng và hợp tác xuyên biên giới. Tài liệu Google có tính năng dịch thuật tích hợp sẵn để khắc phục thách thức này. (Thực tế, nhiều thủ thuật Tài liệu Google giúp nâng cao sự hợp tác.)

Google Dịch trong Tài liệu Google
nguồn: Google

Để sử dụng tính năng này, hãy vào Công cụ > Dịch tài liệu. Sau đó, bạn có thể chọn dịch toàn bộ tài liệu sang một ngôn ngữ khác.

Tính năng này cũng rất hữu ích khi bạn cần nhanh chóng hiểu nội dung của một tài liệu bằng ngôn ngữ mà bạn không thành thạo.

23. Dễ dàng tạo tài nguyên cho nhóm với Google Sites

Việc xây dựng một trung tâm thông tin cho nhóm thường đòi hỏi kỹ năng kỹ thuật hoặc sự hỗ trợ từ bộ phận CNTT. Google Sites giúp bạn dễ dàng thiết kế các trang web nội bộ mà không cần kiến thức về mã hóa.

Google Sites
nguồn: Google

Truy cập sites.google.com và nhấp vào ‘+’. Sử dụng giao diện kéo và thả để thêm văn bản, hình ảnh, lịch và thậm chí nhúng các thành phần khác của Không gian Làm việc Google.

Công cụ này rất phù hợp để tạo bảng điều khiển hoạt động dự án, cẩm nang nhóm hoặc cơ sở kiến thức mà nhóm của bạn có thể dễ dàng tra cứu và cập nhật.

24. Phân tích dữ liệu bằng bảng tổng hợp trong Sheets

Dữ liệu chỉ thực sự hữu ích khi bạn có thể rút ra những thông tin hữu ích từ nó. Tuy nhiên, bộ dữ liệu càng lớn, việc trích xuất thông tin hữu ích càng trở nên khó khăn hơn.

Đừng lo lắng — các bảng tổng hợp (pivot tables) trong Google Trang tính có thể giúp bạn tổng hợp và phân tích dữ liệu đó. Và còn rất nhiều mẹo hay khác về Google Trang tính đang chờ bạn khám phá.

Bảng tổng hợp trong Sheets
nguồn: Google

Trong bảng tính, hãy vào Chèn > Bảng tổng hợp*. Chọn phạm vi dữ liệu và cách tổng hợp dữ liệu. Bằng cách kéo và thả các trường, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp lại dữ liệu để khám phá những thông tin chi tiết khác nhau.

25. Quản lý thời gian rảnh rỗi của bạn bằng tính năng giờ công việc trong Lịch

Không phải lúc nào cũng rõ ràng khi nào bạn hoặc đồng nghiệp của bạn có thể tham gia công việc. Để quản lý kỳ vọng về thời gian rảnh rỗi, chỉ cần cài đặt giờ làm việc của bạn trong Lịch Google.

Trong cài đặt Lịch, hãy chuyển đến Giờ làm việc & địa điểm và chỉ định lịch làm việc thông thường của bạn. Khi ai đó cố gắng lên lịch cuộc họp ngoài khung giờ này, họ sẽ nhận được thông báo.

Giờ làm việc trên Lịch Google: mẹo sử dụng Google Workspace
nguồn: Google

Tính năng này có thể giúp duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, đồng thời giảm thiểu khả năng các cuộc họp được lên lịch vào những thời điểm không thuận tiện, đặc biệt nếu bạn làm việc với những người ở các múi giờ khác nhau.

Thêm một điều thú vị: Hãy làm bài kiểm tra năng suất chỉ mất 5 phút này để xem tổ chức của bạn đang hoạt động hiệu quả đến mức nào!

Giải pháp thay thế Google Không gian Làm việc giúp bạn tiết kiệm thời gian

Việc liên tục chuyển đổi giữa các công cụ của Google Workspace vẫn là một vấn đề. Điều này dẫn đến việc lãng phí thời gian và làm phân tán sự tập trung.

Vậy, có giải pháp thay thế nào không?

Vâng, có ClickUp, một nền tảng quản lý dự án và năng suất mạnh mẽ. Dưới đây là lý do tại sao chúng tôi khuyên bạn nên xem xét sử dụng nó.

  1. Nền tảng tích hợp: Tích hợp việc tạo tài liệu, quản lý công việc và theo dõi thời gian trong một môi trường duy nhất
  2. Tăng cường hợp tác: Hợp tác đồng thời trên các tài liệu, công việc và dự án để thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và đảm bảo sự thống nhất trong dự án
  3. Tự động hóa tùy chỉnh: Tạo quy trình làm việc tùy chỉnh để xử lý các công việc lặp đi lặp lại bằng ClickUp Automations, giúp bạn có thêm thời gian dành cho các công việc quan trọng
  4. Nhiều tùy chọn chế độ xem: Hiển thị công việc theo phong cách ưa thích hoặc nhu cầu của dự án với nhiều chế độ xem khác nhau
  5. Cài đặt mức độ ưu tiên: Tùy chỉnh mức độ ưu tiên của công việc (Cao, Trung bình, Thấp) để đảm bảo công việc quan trọng nhất được hoàn thành trước tiên
  6. Tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn: Theo dõi năng suất của bạn bằng cách ghi chú số giờ dành cho các công việc và dự án với ClickUp Time Tracking. Theo dõi thời gian từ bất kỳ thiết bị nào, thiết kế bảng chấm công tùy chỉnh và xem báo cáo chi tiết trong chế độ xem
ClickUp’s theo dõi thời gian: mẹo sử dụng Google Workspace
Theo dõi thời gian, cài đặt ước lượng thời gian, thêm ghi chú và xem báo cáo bằng tính năng Theo dõi Thời gian của ClickUp

Tuy nhiên, điều khiến ClickUp khác biệt so với Google Workspace chính là trợ lý AI tích hợp ClickUp Brain, có thể truy cập từ bất kỳ đâu trong ClickUp.

Tận dụng sức mạnh của AI

Với khối lượng công việc đã quá tải, việc cải thiện năng suất bằng cách sử dụng trợ lý Trí tuệ Nhân tạo là một lựa chọn khôn ngoan. ClickUp Brain có thể:

  1. Soạn thảo nội dung và phát triển ý tưởng trong ClickUp Tài liệu
ClickUp Docs: mẹo sử dụng Google Workspace
Hãy tận dụng ClickUp Brain để nhanh chóng soạn thảo nội dung cho bạn trong công việc của bạn
  1. Giúp bạn xác định bối cảnh cho các công việc, đề xuất các công việc con và chia nhỏ các dự án phức tạp thành các bước dễ quản lý
ClickUp Brain: mẹo sử dụng Không gian Làm việc Google
Tạo các công việc con ngay lập tức với ClickUp Brain
  1. Tự động hóa các quy trình thường xuyên như cập nhật tiến độ, cuộc họp ngắn và báo cáo trạng thái
  2. Soạn email rõ ràng ngay trong hộp thư đến ClickUp hoặc tạo các phản hồi nhanh chóng cho các cuộc trò chuyện của bạn
ClickUp Hộp thư đến: mẹo sử dụng Google Không gian Làm việc
Giao tiếp hiệu quả hơn bằng ClickUp Brain trong Trò chuyện
  1. Tìm kiếm thông tin cụ thể trong tài liệu, công việc hoặc thậm chí các cuộc hội thoại trước đây
ClickUp Brain: mẹo sử dụng Google Không gian Làm việc
Hãy hỏi ClickUp Brain những gì bạn cần bằng tiếng Anh đơn giản
  1. Phân tích dữ liệu dự án và nhận các đề xuất để cải thiện quy trình làm việc

Hơn nữa, nó còn cung cấp một tính năng đột phá dành cho các nhóm: Connected AI. Connected AI tích hợp tất cả các công cụ của bạn vào một nơi duy nhất, đảm bảo rằng mọi kiến thức của bạn đều có thể truy cập và áp dụng được, bất kể nó được lưu trữ ở đâu. Dưới đây là những gì nó mang lại:

  • Bằng cách tích hợp sâu rộng với mọi khía cạnh của Không gian Làm việc ClickUp—từ công việc, tài liệu đến trò chuyện—nó cung cấp cái nhìn tổng quan toàn diện về công việc của bạn, giúp mang lại những thông tin chi tiết chính xác và có thể áp dụng vào thực tế.
  • Các tính năng AI Writer for Work, AI Knowledge Manager và AI Quản lý dự án đều được thiết kế để đảm nhận các công việc lặp đi lặp lại, giúp bạn tập trung vào các công việc sáng tạo hơn
  • ClickUp Brain cũng tích hợp mượt mà với các công cụ của bên thứ ba. Vì vậy, bạn có thể mở rộng phạm vi sử dụng của nó ngoài ClickUp và đồng bộ hóa tất cả các thay đổi giữa ClickUp và các ứng dụng của bên thứ ba theo thời gian thực.

Tận dụng giao tiếp không đồng bộ

ClickUp đưa sự hợp tác lên một tầm cao mới nhờ bộ công cụ giao tiếp của mình. Và nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian — thông qua giao tiếp không đồng bộ. Dưới đây là cách thực hiện:

  • Hãy từ bỏ các cuộc họp liên tiếp — giữ cho nhóm của bạn luôn cập nhật thông tin với ClickUp Chat
  • Gán nhận xét và tạo các nhiệm vụ quan trọng cho nhóm của bạn với nhiệm vụ ClickUp
ClickUp Docs: mẹo sử dụng Google Workspace
Gắn thẻ các thành viên trong nhóm trên ClickUp Docs để cùng nhau hợp tác phát triển ý tưởng

Các mẫu ClickUp để tăng năng suất

Giờ đây, khi bạn đã có các công cụ ClickUp và trợ lý AI, kế hoạch nâng cao năng suất của bạn là gì?

Bạn chưa có tài khoản?

Chúng tôi đã chuẩn bị sẵn các mẫu ClickUp cho bạn! Dưới đây là hai mẫu hoàn hảo để giúp bạn bắt đầu công việc với năng suất cao.

Đầu tiên, Mẫu Năng suất ClickUp — rất hữu ích để tối ưu hóa quy trình làm việc cho cá nhân và kinh doanh.

Bạn có thể:

  • Sử dụng các chế độ xem khác nhau, chẳng hạn như Xem dạng danh sách công việc, Bảng và Lịch, để trực quan hóa các công việc
  • Tự động hóa việc tạo/lập và quản lý công việc
  • Sử dụng menu thả xuống chọn một mục để phân loại công việc hoặc giao chúng cho các nhóm cụ thể
  • Đánh dấu các ngày quan trọng và ngày đáo hạn trên lịch để theo dõi các sự kiện quan trọng
  • Sử dụng các chế độ xem trong không gian làm việc để hợp tác, thảo luận ý tưởng và thu thập dữ liệu
Theo dõi các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của bạn với Mẫu Năng suất ClickUp

Cuối cùng, Mẫu Năng suất Cá nhân ClickUp dành cho các chuyên gia tự do đầy động lực và những ai muốn tổ chức cuộc sống cá nhân của mình.

Tạo và theo dõi các mục tiêu cá nhân của bạn một cách hiệu quả hơn bằng cách sử dụng Mẫu Năng suất Cá nhân của ClickUp

Nâng cao năng suất làm việc với ClickUp

Năng suất là sự cân bằng, sự tập trung và các công cụ giúp thực hiện công việc nhanh hơn.

Trong khi Google Workspace giúp bạn duy trì sự tổ chức, ClickUp thực sự phát huy hiệu quả khi bạn cần một sự hỗ trợ thêm để duy trì tiến độ và hoàn thành nhiều công việc hơn.

Sẵn sàng nâng cao năng suất lên một tầm cao mới? Hãy thử ClickUp và trải nghiệm cảm giác sở hữu một nền tảng được thiết kế để giúp bạn tập trung, làm việc hiệu quả và tự tin hơn. Thử ClickUp.