Nếu các công cụ hợp tác của bạn thực sự khiến bạn kém hiệu quả hơn trong việc hợp tác thì sao?
Nó bắt đầu từ những điều nhỏ nhặt: Một công cụ mới để khắc phục một lỗ hổng, rồi lại một công cụ khác. Trước khi bạn nhận ra, nhóm của bạn đang sử dụng mười công cụ khác nhau cho các công việc, nhắn tin, viết lách, kế hoạch, ghi chép và một trường hợp sử dụng đặc biệt chỉ xuất hiện hai lần một năm. Không có công cụ nào trong số này tương tác với nhau, công việc bị phân mảnh trên nhiều ứng dụng khác nhau và chi phí đăng ký công cụ của bạn chưa bao giờ cao đến vậy. 💸
Các công cụ được thiết kế để mang lại sự rõ ràng lại gây ra nhiều混亂 hơn.
Vấn đề này có một cái tên – sự lan tràn công cụ. Và nó phổ biến hơn bạn nghĩ.
Hãy cùng tìm hiểu "tool sprawl" là gì, cách nhận biết nó trong nhóm của bạn và quan trọng nhất là cách khắc phục mà không làm gián đoạn các công việc khác đang diễn ra suôn sẻ.
⚡Kiểm tra sự thật: 40% nhân viên làm việc trực tuyến sử dụng nhiều ứng dụng hơn mức cần thiết, và 5% chuyển đổi giữa 26 ứng dụng trở lên mỗi ngày. Đó không phải là năng suất—đó là mệt mỏi do quá nhiều công cụ.
Tool Sprawl là gì?
Tình trạng "tool sprawl" xảy ra khi các nhóm sử dụng quá nhiều công cụ có mục đích trùng lặp nhưng không tương thích với nhau, dẫn đến công việc chậm chạp, giao tiếp kém, nỗ lực trùng lặp và chi phí đăng ký cao.
Tình trạng tràn lan công cụ thường xảy ra khi:
- Các nhóm thường tự ý sử dụng quá nhiều công cụ mà không có chiến lược thống nhất trên toàn tổ chức
- Không có (hoặc rất ít) sự tham gia của bộ phận CNTT và không có quy trình cụ thể để đánh giá hoặc loại bỏ các công cụ lỗi thời
- Các bộ phận lựa chọn công cụ dựa trên sở thích cá nhân
- Các tổ chức phát triển nhanh chóng mà không cập nhật chiến lược công nghệ của họ một cách đồng bộ
Tại một thời điểm nào đó, các nhóm của bạn nhận ra rằng họ dành nhiều thời gian hơn để theo dõi thông tin và cập nhật trên nhiều công cụ khác nhau thay vì thực hiện việc cần làm, đó chính là định nghĩa của "work sprawl".
Nếu điều này nghe quen thuộc, thì đã đến lúc dọn dẹp garage và thực hiện việc hợp nhất công cụ như bước tiếp theo rõ ràng.
Xem video này để xem cách chuyển đổi tab đang làm giảm năng suất của nhóm bạn👇🏼
Tác động của việc không kiểm soát sự lan tràn công cụ đối với kinh doanh
Sự lan tràn công cụ âm thầm làm giảm năng suất, ngân sách và quá trình ra quyết định. Vì nó len lỏi vào từ từ, hầu hết các nhóm không nhận ra tác động cho đến khi có sự cố xảy ra. Khi số lượng công cụ tăng lên, chúng định hình cách các nhóm tương tác, quản lý thông tin và thống nhất mục tiêu. Nếu không có hệ thống rõ ràng, những bất cập nhỏ sẽ nhanh chóng trở thành vấn đề lớn.
Một nghiên cứu của Harvard cho thấy một nhân viên trung bình chuyển đổi giữa các công cụ và cửa sổ hơn 3.600 lần mỗi ngày! Điều này gây ra sự lãng phí năng suất đáng kể cho các nhóm, đơn giản vì một công cụ không thể làm được tất cả việc cần làm.
Nó có liên quan chặt chẽ đến tình trạng phân tán công việc: một môi trường nơi bối cảnh công việc bị phân tán trên các công cụ, nền tảng không tương thích, các chủ đề email, tin nhắn trò chuyện và nhiều hơn nữa. Và điều này gây ra chi phí lớn. Cụ thể là $2,5 nghìn tỷ.
Hãy xem điều gì xảy ra khi tình trạng "tool sprawl" không được kiểm soát.
🧩 Quy trình làm việc phân mảnh
Các "hộp đen dữ liệu" xuất hiện khi các nhóm sử dụng các công cụ theo dõi công việc không kết nối, ngăn cản việc chia sẻ thông tin một cách liền mạch và tạo ra các quy trình làm việc bị phân mảnh. Thông tin bị bỏ sót, mục tiêu bị lệch hướng và không ai có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh.
Hãy tưởng tượng đội ngũ marketing đang theo dõi dự án trong một công cụ, đội ngũ phát triển trong một công cụ khác, và ban lãnh đạo phải xoay xở với các bảng điều khiển để cập nhật thông tin. Đó không phải là hợp tác; đó là tiến độ rời rạc. Hơn nữa, nếu không có giao tiếp mạnh mẽ giữa các thành viên trong nhóm, tình hình chỉ càng trở nên phân mảnh hơn.
🔐 Nhiều công cụ hơn, nhiều lỗ hổng bảo mật hơn
Mỗi ứng dụng mới được thêm vào hệ thống của bạn sẽ mở rộng dấu chân kỹ thuật số của bạn — làm suy yếu vị thế bảo mật của tổ chức.
Nhiều tài khoản người dùng hơn, dữ liệu được lưu trữ ở nhiều vị trí hơn và nhiều điểm yếu hơn. Và khi các công cụ đó không được tích hợp một cách phù hợp, bạn sẽ gặp phải các điểm mù - cả về khả năng hiển thị và rủi ro bảo mật.
Thậm chí tệ hơn, việc quản lý quyền truy cập trên các công cụ phân tán tạo ra rủi ro: người dùng không hoạt động không được xóa, và dữ liệu nhạy cảm vẫn tồn tại trong các ứng dụng cũ. Điều này làm chậm quá trình phản ứng sự cố và việc tuân thủ trở nên khó khăn hơn. Càng sử dụng nhiều công cụ, bạn càng trở nên dễ bị tấn công.
🧠 Bạn có biết? Các tổ chức trên toàn thế giới sử dụng trung bình 112 ứng dụng SaaS cho các hàm của mình. Và số này được dự đoán sẽ tiếp tục tăng trong vài năm tới.
💸 Chi phí công cụ tích lũy nhanh chóng—và âm thầm
Các công cụ SaaS có thể đắt đỏ, nhưng chi phí thực sự không chỉ dừng lại ở phí hàng tháng. Bạn còn phải trả tiền cho việc đào tạo, hỗ trợ, chuyển đổi ngữ cảnh và tỷ lệ áp dụng thấp. Các ứng dụng trùng lặp thường nằm im lìm trong nền, âm thầm tiêu tốn ngân sách của bạn.
Và đó chỉ là phần nổi của tảng băng.
Nếu nhóm của bạn dành nhiều thời gian để xác định công cụ nào nên sử dụng hơn là thực sự sử dụng nó, đó là thời gian làm việc bị lãng phí. Kiểm soát chi phí hiệu quả trong quản lý dự án bắt đầu từ việc xác định nguồn chi tiêu phần mềm của bạn đang được sử dụng vào đâu.
⚙️ Sự cản trở hoạt động trở thành điều bình thường mới của bạn
Khi công việc được phân tán trên năm bảng điều khiển dự án khác nhau, việc có được cái nhìn tổng quan rõ ràng về tình hình là điều không thể. Các nhóm phải xây dựng các quy trình thủ công chỉ để lấp đầy khoảng trống giữa các công cụ – sao chép và dán dữ liệu, nhập lại cập nhật hoặc đồng bộ hóa thủ công giữa các ứng dụng.
Thay vì tiến hành công việc, nhóm của bạn phải xoay xở với vấn đề, dành nhiều thời gian quản lý quy trình làm việc hơn là thực hiện việc cần làm có ý nghĩa.
📮ClickUp Insight: Các nhóm làm việc kém hiệu quả có khả năng sử dụng 15+ công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm làm việc hiệu quả duy trì hiệu suất bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ xuống còn 9 nền tảng hoặc ít hơn. Nhưng sao không thử sử dụng một nền tảng duy nhất? Với vai trò là ứng dụng tất cả trong một cho công việc, ClickUp tích hợp các công việc, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi vào một nền tảng duy nhất, kèm theo các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI). Sẵn sàng làm việc thông minh hơn? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc trở nên hiển thị và cho phép bạn tập trung vào những điều quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
Cách nhận diện tình trạng tràn lan công cụ trong tổ chức của bạn
Hầu hết các nhóm không nhận ra mình đang đối mặt với tình trạng "tool sprawl" cho đến khi nó bắt đầu làm chậm tiến độ công việc. Và đến lúc đó, nó đã ảnh hưởng đến cách mọi người làm công việc, giao tiếp và triển khai dự án. Các dấu hiệu không phải lúc nào cũng rõ ràng, nhưng chúng vẫn tồn tại. Bạn chỉ cần biết nơi cần tìm để có thể kiểm soát tốt hơn việc quản lý công cụ của mình.
Dưới đây là một số dấu hiệu cho thấy nhóm của bạn đang gặp phải tình trạng "tool sprawl":
- bạn đang theo dõi cùng một dự án ở nhiều nơi khác nhau. Một công việc được đánh dấu “hoàn thành” trong một công cụ nhưng vẫn “đang xem xét”* trong công cụ khác
- Các thành viên trong nhóm phải dựa vào các giải pháp tạm thời chỉ để duy trì sự đồng bộ. Hình ảnh chụp màn hình trong các chủ đề trò chuyện, liên kết đến các thư mục, cập nhật thủ công trên bảng điều khiển—không có gì trong số đó là tích hợp sẵn; tất cả đều được "chắp vá" tạm thời
- Mọi người đều phải tìm kiếm bối cảnh: Không ai biết nơi lưu trữ bản cập nhật mới nhất hoặc lịch sử đầy đủ của một công việc. Đôi khi nó bị ẩn trong một tài liệu có tiêu đề kết thúc bằng "FInal_final_vf", đôi khi nó nằm trong chủ đề bình luận, không có nguồn thông tin chính xác duy nhất, và bạn phải kiểm tra với nhiều người và công cụ khác nhau để tìm ra sự thật. Tình trạng phân tán bối cảnh xuất hiện ở mọi nơi
- Người dùng tránh sử dụng hoàn toàn các công cụ cụ thể. Hoặc chúng quá phức tạp, quá trùng lặp, hoặc không ai nhớ lý do tại sao chúng được áp dụng từ đầu
- bạn hướng dẫn nhân viên mới bằng cách giải thích về năm công cụ trùng lặp có thể thực hiện việc cần làm của một công cụ duy nhất. *Và đến cuối cùng, họ cảm thấy quá tải, không phải được trang bị tốt
- Bạn cần mở nhiều tab chỉ để quản lý công việc hàng ngày. Và nếu một trong số chúng bị treo, toàn bộ quy trình làm việc của bạn sẽ bị gián đoạn
- Bạn liên tục phải chuyển đổi giữa các công cụ chỉ để quản lý nhiều dự án. Không có gì hoạt động ở một nơi, nên trí óc của bạn cũng không thể tập trung vào một nơi nào cả
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Không biết bắt đầu từ đâu để tối ưu hóa thiết lập của bạn? Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ với các quy trình có cấu trúc — các mẫu quản lý dự án này có thể giúp bạn tổ chức công việc trước khi xử lý toàn bộ hệ thống của mình.
Cách giải quyết tình trạng quá tải công cụ một cách hiệu quả
Vấn đề "tool sprawl" không tự giải quyết; càng để lâu, chi phí càng tăng.
Giải quyết vấn đề này bắt đầu từ sự chủ động – không phải loại bỏ mọi thứ, mà là đưa ra những quyết định thông minh và hiệu quả hơn trong tương lai.
Dưới đây là năm chiến lược thực tiễn giúp các nhóm lấy lại quyền kiểm soát mà không làm hỏng những gì vẫn đang là công việc.
1. Làm bản đồ quy trình làm việc trước khi sử dụng các công cụ
Dễ dàng bị cám dỗ bắt đầu bằng việc cắt giảm công cụ. Nhưng trước tiên, hãy nhìn tổng quan. Xem xét cách công việc di chuyển qua nhóm của bạn. Từ ý tưởng đến thực thi, các bước nào được thực hiện? Nơi nào bối cảnh bị mất? Chỉ khi đó, bạn mới có thể xác định công cụ nào hỗ trợ luồng đó và công cụ nào gây cản trở.
Điều này giúp bạn tránh việc "dọn dẹp" các công cụ giải quyết vấn đề thực tế hoặc, tệ hơn, giữ lại những công cụ gây ra rắc rối.
2. Tìm kiếm một nền tảng duy nhất nơi các quy trình làm việc của bạn có thể được tích hợp
Hầu hết các nhóm bảo mật không cố ý tạo ra tình trạng "tool sprawl" với nhiều công cụ IT. Điều này xảy ra vì mỗi ứng dụng giải quyết một vấn đề cụ thể tại một thời điểm. Nhưng cuối cùng, bạn sẽ sử dụng một công cụ cho tài liệu, một công cụ cho tác vụ, một công cụ cho mục tiêu và một công cụ cho trò chuyện.
Một chiến lược bền vững hơn? Thay thế các công cụ chuyên biệt bằng một nền tảng AI tích hợp có khả năng làm nhiều việc cần làm hơn và làm tốt hơn. Việc hợp nhất công cụ không phải là hy sinh tính năng. Đó là việc loại bỏ những thứ không cần thiết.
3. Cân bằng giữa sự tự chủ và trách nhiệm
Cho phép các nhóm tự chọn công cụ có thể tăng sự cam kết, nhưng điều này sẽ dẫn đến hỗn loạn nếu không có sự giám sát rõ ràng. Tạo mô hình cho phép các nhóm sử dụng công cụ phù hợp với công việc của họ, nhưng giao quyền sở hữu và trách nhiệm để đang theo dõi việc sử dụng công cụ, chi phí và giá trị.
Khi mỗi công cụ có chủ sở hữu, bạn sẽ tránh được tình trạng "bãi rác" của các tài khoản bị lãng quên và chi tiêu trùng lặp.
4. Xem việc hợp nhất công cụ như một quá trình triển khai linh hoạt
Bạn không cần phải khắc phục mọi thứ ngay lập tức. Thay vì thực hiện một cuộc cải tổ toàn diện, hãy loại bỏ từng công cụ một. Chọn một ứng dụng trùng lặp, chuyển đổi quy trình làm việc trong vòng hai đến ba tuần, sau đó ngừng sử dụng hoàn toàn trước khi chuyển sang công cụ khác.
Điều này giúp bạn cải thiện hệ thống công cụ của mình mà không làm gián đoạn tiến độ, giống như bất kỳ quy trình linh hoạt nào khác.
5. Tự động hóa từ nguồn để giảm sự phụ thuộc vào công cụ
Nếu quy trình của bạn phụ thuộc vào việc sao chép-dán thủ công hoặc ghép nối các bản cập nhật từ nhiều ứng dụng khác nhau, các công cụ của bạn không đang hoàn thành nhiệm vụ của mình. Hãy tìm kiếm các nền tảng có tính năng tự động hóa tích hợp sẵn có thể định tuyến công việc, kích hoạt hành động và loại bỏ công việc lặp lại mà không cần các giải pháp tạm bợ.
Mục tiêu không chỉ là giảm số lượng công cụ; mà là giảm số lần chuyển giao.
🧠 Bạn có biết? Ba phần tư các nhà quyết định công nghệ thông tin (IT) tại Mỹ báo cáo mức độ lan tràn công nghệ từ trung bình đến phần mở rộng, và hai phần ba trong số họ hiện đang giải quyết vấn đề này thông qua các chiến lược hợp nhất công cụ chủ động.
Tích hợp so với hợp nhất công cụ: Lựa chọn nào tốt hơn?
Sau khi đã xác định được sự dư thừa trong bộ công cụ của mình, câu hỏi lớn tiếp theo là liệu nên kết nối những gì bạn có hay thay thế chúng bằng thứ tốt hơn.
Cả hai phương pháp đều có thể là công việc, nhưng chỉ có một phương pháp giúp bạn cài đặt cho sự rõ ràng lâu dài. Hãy cùng xem qua một cái nhìn tổng quan và tìm hiểu về các thách thức tích hợp và việc hợp nhất công cụ:
| Cách tiếp cận | Chức năng của nó | Khi nào nên sử dụng nó | Ví dụ |
| Tích hợp | Kết nối các công cụ hiện có thông qua API, plugin hoặc nền tảng của bên thứ ba | Khi nhóm của bạn cần duy trì các quy trình làm việc hiện tại đồng thời cải thiện khả năng hiển thị ngắn hạn và đồng bộ | Kết nối công cụ theo dõi dự án, công cụ theo dõi thời gian và công cụ trò chuyện của bạn bằng các công cụ tự động hóa như Zapier hoặc API gốc |
| Hợp nhất hoặc Tập trung | Thay thế nhiều công cụ bằng một nền tảng duy nhất hỗ trợ nhiều hàm | Khi bạn sẵn sàng giảm bớt sự phức tạp không cần thiết, cắt giảm chi phí và loại bỏ việc chuyển đổi giữa các ứng dụng trong dài hạn | Sử dụng một nền tảng duy nhất cho các công việc, tài liệu, mục tiêu và giao tiếp, thay vì quản lý bốn đến năm ứng dụng riêng biệt |
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn phụ thuộc nhiều vào tích hợp công cụ, có thể đã đến lúc chuyển sang một giải pháp có tích hợp sẵn tự động hóa quy trình làm việc để đơn giản hóa quy trình của bạn mà không cần phải "chắp vá" bằng các giải pháp tạm thời.
Các phương pháp tốt nhất để đánh giá và lựa chọn công cụ
Dễ dàng hơn để khắc phục tình trạng "tool sprawl" một lần. Sẽ khó khăn hơn khi bạn phải tiếp tục khắc phục nó hàng năm. Dưới đây là cách để tránh lặp lại tình trạng này:
- Thực hiện kiểm tra công cụ hai lần một năm hoặc hàng năm. Xem xét việc sử dụng, trùng lặp và ROI, không chỉ những gì đã được cài đặt
- Xác định các trường hợp sử dụng chính của nhóm. Tập trung vào nhu cầu thực tế, không phải các tính năng mong muốn
- Cài đặt quy trình mua sắm nhẹ nhàng. Đừng để mỗi nhóm thêm ứng dụng mới mà không qua kiểm duyệt
- Xây dựng tiêu chuẩn onboarding. Nếu một công cụ yêu cầu một hướng dẫn 10 bước chỉ để đăng nhập, hãy bỏ qua nó
- Sử dụng các danh sách tổng hợp đáng tin cậy như " Những công cụ năng suất tốt nhất " để so sánh tính dễ sử dụng, khả năng áp dụng và giá trị lâu dài
📖 Xem thêm: Mẫu kế hoạch giao tiếp dự án miễn phí
ClickUp: Giải pháp tối ưu cho vấn đề "tool sprawl"
Lúc này, bạn có thể nghĩ, “Chắc chắn, việc đơn giản hóa nghe có vẻ tuyệt vời, nhưng làm thế nào để việc cần làm đó mà không mất đi hàm?”
Đó chính là lúc ClickUp phát huy tác dụng.
Công việc hiện nay đang gặp vấn đề. 60% thời gian của chúng ta được dành cho việc chia sẻ, tìm kiếm và cập nhật thông tin trên các công cụ khác nhau. Các dự án, tài liệu và giao tiếp của chúng ta bị phân tán trên các công cụ không kết nối, làm giảm năng suất làm việc.
ClickUp, không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, kết hợp dự án, kiến thức và trò chuyện trong một nền tảng duy nhất – tất cả được hỗ trợ bởi hệ thống AI công việc đồng bộ nhất thế giới.
Hiện nay, hơn 3 triệu nhóm đang sử dụng ClickUp để làm công việc nhanh hơn với quy trình làm việc hiệu quả hơn, kiến thức tập trung và trò chuyện tập trung giúp loại bỏ sự phân tâm và giải phóng năng suất tổ chức.
Dưới đây là cách nó hoạt động trong thực tế:
✅ Tích hợp thông minh nhờ trí tuệ nhân tạo (AI)
Với ClickUp AI, bạn sẽ có một không gian làm việc thống nhất và thông minh, loại bỏ tình trạng quá tải công cụ và giúp nhóm của bạn tập trung hơn.
- Tìm kiếm nhanh chóng bất kỳ công việc, tài liệu hoặc cuộc hội thoại nào trong không gian làm việc của bạn với trí tuệ nhân tạo (AI)
- Tự động hóa các quy trình làm việc lặp đi lặp lại và để các tác vụ lặt vặt tự xử lý—được hỗ trợ bởi các Trợ lý Trí tuệ Nhân tạo (
- Tìm kiếm trên tất cả các nền tảng và công cụ kết nối của bạn từ một nơi duy nhất với AI Enterprise Search
- Ghi chú cuộc họp, các nhiệm vụ cần thực hiện và tóm tắt tự động bằng ClickUp AI Notetaker
- Quản lý và cập nhật dữ liệu một cách dễ dàng với các trường AI thông minh và có thể tùy chỉnh của ClickUp, giúp hiển thị thông tin chi tiết và duy trì dữ liệu luôn được cập nhật
ClickUp Brain được tích hợp sẵn vào Không gian Làm việc của bạn, vì vậy nó hiểu bối cảnh của nhóm bạn – các dự án, công cụ và tài liệu. Thay vì sao chép và dán các lệnh vào một ứng dụng riêng biệt, bạn có thể sử dụng nó ngay tại nơi công việc diễn ra. Hỏi một câu hỏi và nhận được câu trả lời phù hợp với bối cảnh, giúp bạn tiến triển các dự án.
Bạn cũng có thể sử dụng trợ lý AI tích hợp sẵn này để viết bất kỳ nội dung nào hoặc tóm tắt các cuộc thảo luận dài một cách nhanh chóng, đảm bảo các bên liên quan luôn đồng bộ mà không cần phải đọc toàn bộ lịch sử trò chuyện.
⭐ Bonus: Một công việc AI hoàn thành trong ứng dụng máy tính
Hãy quên đi sự phiền phức khi phải chuyển đổi giữa các ứng dụng và nền tảng phân tán với ClickUp Brain MAX. Nó hợp nhất các hàm công việc quan trọng nhất của bạn—trí tuệ nhân tạo (AI), tìm kiếm và tự động hóa—trong một trải nghiệm desktop đơn giản và hiệu quả.
Dưới đây là những gì bạn sẽ nhận được:
- Các lệnh điều khiển bằng giọng nói dễ dàng với Talk to Văn bản, giúp bạn làm công việc rảnh tay và duy trì luồng công việc
- Một thanh tìm kiếm duy nhất hiển thị kết quả từ tất cả các ứng dụng và tệp tin đã kết nối của bạn
- Trí tuệ nhân tạo thông minh, nhận biết ngữ cảnh, hỗ trợ bạn ở mọi giai đoạn trong quy trình làm việc của bạn
- Các tính năng tự động hóa kết nối các công cụ yêu thích của bạn, cho phép bạn quản lý công việc trên nhiều nền tảng mà không cần rời khỏi ClickUp
- Truy cập các mô hình AI bên ngoài cao cấp như ChatGPT, Gemini và Claude ngay từ ứng dụng Brain MAX
✅ Lập kế hoạch cho dự án của bạn theo cách của bạn
Mỗi nhóm thực hiện dự án theo cách riêng, và các công cụ bảo mật cứng nhắc thường gây ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết. ClickUp Quản lý dự án cho phép bạn tạo quy trình làm việc phù hợp với hoạt động của nhóm. Sử dụng Trạng thái Tùy chỉnh, phụ thuộc công việc và người được giao trên các bảng Kanban, dòng thời gian, biểu đồ Gantt và lịch - bất kỳ công cụ nào phù hợp với luồng của bạn.
Đối với các nhóm đa chức năng, mọi người - từ marketing đến kỹ thuật - làm việc trong cùng một không gian nhưng với chế độ xem được tùy chỉnh theo nhu cầu của từng người. Không còn phải chuyển đổi giữa các công cụ chỉ để quản lý các công việc khác nhau.
✅ Quản lý công việc mà không cần chuyển đổi giữa các công cụ
Các công cụ quản lý tác vụ thường quá cơ bản hoặc quá phức tạp, và cả hai đều không giúp nhóm của bạn làm việc nhanh hơn. Nhiệm vụ ClickUp mang đến sự linh hoạt để quản lý công việc ở mọi quy mô. Bạn có thể chia công việc thành các công việc con, đặt ưu tiên, chỉ định người theo dõi và ước lượng thời gian. Bạn cũng có thể sử dụng AI Trường Tùy chỉnh để nhận cập nhật và bối cảnh mới nhất về một tác vụ mà không cần phải xem xét thủ công.
Đối với các nhà quản lý dự án phải xử lý bảng sprint, quản lý backlog và chu kỳ đánh giá, điều này có nghĩa là ít ma sát hơn, ít cập nhật bị mất trong quá trình truyền đạt và sự đồng bộ cao hơn giữa các luồng công việc.
✅ Giữ tài liệu gần với công việc
Các tài liệu, ghi chú cuộc họp và bản tóm tắt dự án thường bị bỏ sót khi chúng được lưu trữ trong các công cụ khác. ClickUp Docs lưu trữ tất cả nội dung đó trong cùng một không gian làm việc với các công việc và dòng thời gian của bạn. Bạn có thể đề cập đến các công việc, giao nhiệm vụ cho người khác, nhúng các tiện ích và tổ chức mọi thứ theo không gian làm việc, thư mục hoặc dự án.
Đối với các nhóm bận rộn với công việc dưới áp lực thời hạn, điều này có nghĩa là truy cập chỉ với một cú nhấp chuột vào bối cảnh phù hợp vào đúng thời điểm.
✅ Giao tiếp mà không cần chuyển đổi ngữ cảnh
Các tin nhắn bị chôn vùi trong Slack. Các phản hồi biến mất trong chuỗi email. ClickUp Trò chuyện tập hợp các cuộc hội thoại, bình luận và chủ đề công việc vào một nơi duy nhất, giúp không có sự gián đoạn giữa giao tiếp và thực thi.
Thay vì phải tra cứu bốn công cụ để trả lời câu hỏi “Trạng thái của công việc này là gì?”, bạn chỉ cần xem công việc và thấy toàn bộ cuộc hội thoại đính kèm.
✅ Tự động hóa quy trình làm việc mà không cần phải "chắp vá"
Nếu nhóm của bạn đang kết hợp các quy trình làm việc với các công cụ tự động hóa bên ngoài, bạn không tiết kiệm được thời gian; bạn đang quản lý sự phức tạp.
ClickUp Tự động hóa giúp bạn tối ưu hóa các quy trình hàng ngày bằng cách kích hoạt các hành động, phân công công việc, di chuyển công việc hoặc gửi cập nhật dựa trên các điều kiện do bạn kiểm soát.
Điều này có nghĩa là ít cập nhật thủ công hơn, ít thông báo "Bạn đã thấy điều này chưa?" hơn và ít nỗ lực hơn trong việc quản lý luồng công việc.
✅ Xem mọi thứ, ngay lập tức
Khi công việc được phân tán trên nhiều công cụ, không ai có thể hiển thị được, và đó là cách những rào cản nhỏ trở thành những trì hoãn đáng kể.
ClickUp Dashboard cung cấp cho bạn chế độ xem theo thời gian thực, có thể tùy chỉnh về tiến độ, sức chứa, hạn chót và các rào cản, tất cả trong một nơi.
Dù bạn đang quản lý một nhóm hay năm nhóm, điều này có nghĩa là ít cuộc họp trạng thái hơn, báo cáo nhanh hơn và quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực, không phải những bản chụp nhanh rời rạc.
✅ Giữ lại các công cụ yêu thích của bạn (nếu bạn muốn)
ClickUp giảm bớt nhu cầu tích hợp công cụ của bạn, nhưng không loại bỏ tùy chọn này.
ClickUp Integrations cho phép bạn kết nối các ứng dụng mà nhóm của bạn vẫn đang sử dụng – để bạn có thể giữ lại những gì đang là công việc trong khi dần dần hợp nhất phần còn lại.
Điều này hoàn hảo cho các nhóm đang chuyển đổi dần dần, vì vậy bạn không cần phải thay đổi toàn bộ hệ thống công cụ của mình ngay lập tức.
Hit Your Mark Media, một công ty tiếp thị kỹ thuật số, đã gặp khó khăn với các quy trình làm việc phân mảnh do các công cụ không kết nối với nhau trong công việc của khách hàng, báo cáo và giao tiếp. Sau khi chuyển sang ClickUp, họ đã thay thế hơn năm công cụ, bao gồm Loom, Miro, Toggl, Tango và Slack.
- Kết quả? Tiết kiệm $3,000 hàng năm bằng cách thay thế Slack
- Đang theo dõi hiệu suất nhanh hơn với hệ thống dựa trên sprint của ClickUp
- Tăng hiển thị và giảm chi phí quản lý trên toàn nhóm
Derek Archer, CEO, gọi đó là sự chuyển đổi từ "quản lý xung quanh các vấn đề" sang thực sự giải quyết chúng, với một không gian thống nhất phù hợp với cách họ công việc.
Các phương pháp tốt nhất để ngăn chặn tình trạng phình to công cụ trong tương lai
Bạn đã dọn dẹp sự hỗn loạn. Bây giờ, điều quan trọng là duy trì trạng thái đó. Những thói quen này giúp các nhóm duy trì sự gọn gàng, tập trung và kiểm soát khi phát triển:
- Khuyến khích tư duy “ít là nhiều”. Công cụ nên là phương án cuối cùng, không phải phản ứng đầu tiên
- Thiết kế quy trình làm việc của bạn trước, sau đó tìm kiếm các công cụ phù hợp – chứ không phải ngược lại
- Dọn dẹp không gian làm việc kỹ thuật số của bạn thường xuyên: lưu trữ các công việc cũ, xóa các chế độ xem không sử dụng và đóng các không gian không hoạt động
- Giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh bằng cách sử dụng các công cụ tập trung vào giao tiếp và thực thi
- Xác định cách sử dụng từng công cụ và vai trò của nó
- Đảm bảo vệ sinh công cụ bằng cách ưu tiên mã sạch, tệp tin được tổ chức gọn gàng và bàn làm việc ngăn nắp
- Xây dựng thói quen tốt hơn, không chỉ hệ thống tốt hơn, vì ít công cụ hơn = tập trung tốt hơn = nhóm năng suất hơn (dưới đây là một số mẹo tăng năng suất thực tế để chứng minh điều đó)
📖 Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất
Tối ưu hóa công việc của bạn với ClickUp
Sự lan tràn công cụ là một hiện tượng len lỏi vào các doanh nghiệp một cách âm thầm. Nó thường được ngụy trang dưới danh nghĩa tiến độ công nghệ, nhưng nếu không được kiểm soát, nó thường gây ra khoảng trống,混亂 và trì hoãn.
Dù bạn nhận thấy công việc trùng lặp, cập nhật phân tán hay quyền sở hữu không rõ ràng, đó là dấu hiệu cho thấy hệ thống công nghệ của bạn cần được quan tâm. Tin tốt là? Bạn không cần phải khắc phục bằng cách thêm một công cụ khác.
Nhưng bằng cách kết nối các công cụ làm việc và kết nối chúng với trí tuệ nhân tạo (AI) có ngữ cảnh cao, người dùng ClickUp có thể linh hoạt quản lý mọi thứ - từ công việc, tài liệu đến cập nhật của nhóm - mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng không liên kết.
Không hỗn loạn. Không thỏa hiệp. Chỉ một công cụ phù hợp.
Đăng ký tài khoản CickUp miễn phí và làm cho quy trình làm việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.