Cách sử dụng giao tiếp video không đồng bộ để cải thiện công việc từ xa

Bạn có biết rằng hơn 70% cuộc họp cản trở nhân viên hoàn thành công việc của họ? Điều này đặc biệt đúng với những người làm việc từ xa.

Mặc dù các cuộc họp video có thể giúp các nhóm làm việc từ xa kết nối với nhau, nhưng chúng phải được cấu trúc hiệu quả để tránh lãng phí thời gian và gây ra sự thất vọng.

Vậy, có giải pháp nào cho phép giao tiếp hiệu quả hơn không? Tất nhiên! Giao tiếp video không đồng bộ có thể là câu trả lời cho bạn. Cách tiếp cận này cho phép bạn kiểm soát tốt hơn các cuộc hội thoại và quản lý thời gian, giảm thiểu sự chậm trễ và nâng cao hiệu quả.

Sẵn sàng cải thiện giao tiếp tại nơi làm việc? Hãy cùng khám phá cách giao tiếp video không đồng bộ có thể giúp ích!

Hiểu về truyền thông video đồng bộ và không đồng bộ

Có hai loại giao tiếp video chính trong các nhóm làm việc từ xa: đồng bộ và không đồng bộ.

Giao tiếp video đồng bộ là trao đổi video và âm thanh thời gian thực giữa hai hoặc nhiều người. Nó giống như một cuộc hội thoại trực tiếp nhưng ảo. Hãy nghĩ đến các nền tảng hội nghị truyền hình như Zoom hoặc Google Meet — mọi người đều trực tuyến và tương tác cùng lúc. Điều này rất quan trọng cho sự hợp tác thời gian thực, động não và ra quyết định nhanh chóng.

Ngược lại, giao tiếp video không đồng bộ là việc trao đổi các tin nhắn video được ghi sẵn thay vì các cuộc gọi video trực tiếp. Đây là thông tin video được chia sẻ theo yêu cầu, cho phép người nhận sử dụng khi thuận tiện.

Không giống như giao tiếp đồng bộ, yêu cầu tất cả các bên phải có mặt cùng lúc, tin nhắn video không đồng bộ không cần phản hồi ngay lập tức. Về cơ bản, bạn để lại một tin nhắn video có thể truy cập và xem sau, kết hợp sự tiện lợi của trò chuyện với hiệu quả của cuộc gọi video.

Blog Remote đã nắm bắt rất tốt công việc không đồng bộ:

Công việc không đồng bộ là một khái niệm đơn giản: Làm hết sức mình với những gì bạn có, ghi chép lại mọi thứ, chuyển quyền sở hữu dự án cho người tiếp theo, sau đó bắt đầu làm việc khác.

Vậy, đồng bộ hay không đồng bộ? Cả hai phương pháp đều phù hợp với công việc từ xa, nhưng tương tác video không đồng bộ có thể mang lại cơ hội công việc mới. Tìm được sự cân bằng phù hợp giữa giao tiếp video đồng bộ và không đồng bộ là chìa khóa để tối đa hóa năng suất và sự tham gia của nhóm trong môi trường làm việc từ xa.

Sự khác biệt và so sánh giữa giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ

Hãy cùng tìm hiểu sự khác biệt giữa giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ, cũng như cách chúng định hình cách chúng ta kết nối và hợp tác.

Lợi ích của việc sử dụng giao tiếp video không đồng bộ

Để ứng phó với xu hướng này, các công ty đang tìm kiếm các hình thức giao tiếp hiệu quả hơn để thu hút nhân viên làm việc từ xa.

Mặc dù giao tiếp trực tiếp rất quan trọng, nhưng không phải lúc nào cũng có thể tổ chức các cuộc gọi video phù hợp với lịch trình của mọi người cho mỗi cuộc thảo luận hoặc thông báo. Tuy nhiên, các tín hiệu phi ngôn ngữ ảnh hưởng đến cách thông điệp của bạn được hiểu, vì vậy việc từ bỏ hoàn toàn giao tiếp trực tiếp cũng không phải là giải pháp lý tưởng.

Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng giao tiếp async:

1. Tối ưu hóa hợp tác xuyên múi giờ

Rất khó để lên lịch các cuộc họp trực tiếp cho các nhóm ở các múi giờ khác nhau. Các cuộc họp không đồng bộ cho phép các nhóm giao tiếp liền mạch mà không cần điều phối lịch trình bận rộn và giờ làm việc khác nhau.

2. Tăng cường tính linh hoạt

Cách sắp xếp công việc linh hoạt giúp tăng tính linh hoạt và khả năng kiểm soát lịch trình của bạn. Tuy nhiên, một ngày đầy các cuộc họp bắt buộc có thể giới hạn khả năng sắp xếp công việc trong ngày của bạn. Video không đồng bộ có thể giảm số lượng cuộc họp, giúp bạn kiểm soát ngày làm việc của mình tốt hơn và tập trung vào công việc.

3. Tăng năng suất

Cuộc họp không đồng bộ cho phép bạn xem nội dung video theo ý muốn.

Ví dụ, nếu bạn làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng, bạn có thể xem video và đưa ra phản hồi khi đầu óc minh mẫn nhất, thay vì phải vật lộn để làm việc đó vào cuối ngày.

4. Cho phép tra cứu dễ dàng

Bạn có thể tạm dừng các cuộc họp không đồng bộ để nghỉ ngơi, ghi chú chi tiết hoặc chuyển đến các phần video có liên quan.

Điều này giúp bạn dễ dàng tham khảo thông tin quan trọng hoặc xem lại các phần mà bạn có thắc mắc.

5. Đảm bảo bảo mật

May mắn thay, hầu hết các công cụ giao tiếp không đồng bộ hiện đại đều có tính năng bảo mật tích hợp để bảo vệ dữ liệu và các tương tác của bạn.

Thông thường, bạn cần mật khẩu để truy cập bản ghi video hoặc hạn chế quyền truy cập của các thành viên nhóm cụ thể để bảo mật dữ liệu.

6. Hỗ trợ sức khỏe tinh thần

Làm việc không đồng bộ giúp giảm căng thẳng bằng cách cho phép bạn thiết lập ranh giới, xử lý thông tin tốt hơn và ưu tiên sức khỏe tinh thần của mình.

Điều này tạo ra một môi trường làm việc sâu sắc, không bị gián đoạn, giúp cải thiện sức khỏe tổng thể.

10 Chiến lược và thực tiễn tốt nhất về giao tiếp video không đồng bộ

Mục tiêu chính của giao tiếp kinh doanh là thiết lập một nền tảng giúp mọi người luôn được cập nhật thông tin và khuyến khích trao đổi thông tin miễn phí.

Tuy nhiên, việc quản lý các nhóm phân phối lại đặt ra những thách thức, đặc biệt là khi triển khai các phương pháp giao tiếp không đồng bộ hiệu quả để phù hợp với các múi giờ và lịch trình khác nhau.

Dưới đây là 10 chiến lược và phương pháp hay nhất cho giao tiếp video không đồng bộ:

1. Sử dụng công cụ giao tiếp video

Để xuất sắc trong giao tiếp không đồng bộ, bạn cần một công cụ được thiết kế để tăng cường sự rõ ràng và hiệu quả. Sử dụng phần mềm cộng tác mạnh mẽ, chẳng hạn như ClickUp, để tạo sự minh bạch cho các nhóm làm việc từ xa và kết hợp.

Là một nền tảng quản lý dự án tất cả trong một, ClickUp được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của bạn trong các ngành và trường hợp sử dụng khác nhau. Cho dù nhóm của bạn cần trợ giúp về quản lý sản phẩm hay chiến dịch tiếp thị, ClickUp đều giúp hợp nhất công việc, đơn giản hóa giao tiếp và quản lý nhiệm vụ một cách liền mạch. Dưới đây là một số tính năng của ClickUp có thể giúp bạn dễ dàng giao tiếp không đồng bộ:

ClickUp Clips

Bạn cần truyền đạt các hướng dẫn phức tạp hoặc cung cấp phản hồi chi tiết? ClickUp Clips là tính năng dành cho bạn!

Công cụ ghi màn hình tích hợp này cho phép bạn truyền tải thông điệp của mình một cách rõ ràng bằng cách chia sẻ bản ghi màn hình, loại bỏ sự cần thiết của các chuỗi email dài hoặc các cuộc họp trực tiếp. Công cụ này hoàn hảo để trình bày các quy trình, giải thích công việc và nêu bật các vấn đề cụ thể.

Bằng cách kết hợp Clips với ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp của ClickUp, bạn cũng có thể:

Điều này giúp việc xem lại và tham khảo các điểm quan trọng trở nên dễ dàng hơn mà không cần xem toàn bộ video.

Để giao tiếp tương tác hơn cùng với các bản ghi màn hình, ClickUp tích hợp liền mạch với Chế độ xem trò chuyện ClickUp, được thiết kế riêng cho công việc không đồng bộ. Bạn không cần phải mất thời gian tìm kiếm tin nhắn và có thể dễ dàng xem lại và xử lý chúng theo tốc độ của riêng mình.

ClickUp cung cấp các tính năng cộng tác kỹ thuật số không đồng bộ tiên tiến khác bổ sung cho Clips, chẳng hạn như Nhiệm vụ ClickUp, bao gồm các bình luận lồng nhau để các nhóm thảo luận ý tưởng.

Phần mở rộng ClickUp cho Chrome

Tính năng ghi màn hình này có thể truy cập thông qua phần mở rộng ClickUp Chrome, giúp ghi lại tin nhắn và cảnh quay một cách thuận tiện mà không cần chuyển đổi nền tảng. Sự tích hợp liền mạch này giúp duy trì luồng và tính liên tục trong công việc của bạn, đảm bảo tất cả các thông tin liên lạc của bạn được tập trung và dễ dàng truy cập.

ClickUp Brain

ClickUp Brain có thể đóng vai trò là người quản lý kiến thức AI, người quản lý dự án AI và trợ lý viết lách tùy theo nhu cầu của bạn. Nó có thể giúp ích đáng kể cho giao tiếp không đồng bộ bằng cách tóm tắt các cuộc họp và chủ đề tin nhắn cho bạn. Ví dụ, các cuộc họp đứng truyền thống có thể làm gián đoạn công việc tập trung. ClickUp Brain cung cấp giải pháp cập nhật nhanh chóng cho nhóm mà không ảnh hưởng đến năng suất.

Ba mẹo nhanh để áp dụng giao tiếp không đồng bộ

Cách tiếp cận này thúc đẩy công việc tập trung, giúp các thành viên trong nhóm sắp xếp công việc hàng ngày của mình tốt hơn.

ClickUp được thiết kế để hỗ trợ các nhóm làm việc cùng nhau trong thời gian thực hoặc giao tiếp không đồng bộ, đảm bảo tất cả các nhu cầu giao tiếp được đáp ứng trong một nền tảng duy nhất.

2. Cung cấp đào tạo

Việc giới thiệu giao tiếp không đồng bộ thường có nghĩa là tích hợp các công cụ mới, chẳng hạn như ClickUp, vào nơi làm việc. Điều quan trọng là không nên cho rằng các thành viên trong nhóm đã quen thuộc với các công cụ này, đặc biệt là về cách sử dụng hiệu quả nhất.

Cung cấp tài liệu đào tạo, chẳng hạn như tài liệu và video, đồng thời chỉ định một đầu mối liên hệ rõ ràng để giải đáp thắc mắc có thể giúp đảm bảo quá trình áp dụng diễn ra suôn sẻ.

Sử dụng ClickUp Docs để tạo tài liệu đào tạo. Xây dựng tài liệu đào tạo của bạn, thêm hình ảnh và thậm chí là danh sách các điểm chính cần lưu ý. ClickUp Docs thậm chí còn cho phép bạn quay video trực tiếp trong tài liệu bằng ClickUp Clips!

Khi tài liệu đào tạo của bạn đã sẵn sàng, việc chia sẻ rất dễ dàng. Đặt quyền truy cập để những người phù hợp có thể truy cập hoặc nếu đó là thông tin công khai, hãy chia sẻ với mọi người bằng một liên kết. Giờ đây, học viên của bạn có thể học theo tốc độ của riêng mình.

3. Đặt mục tiêu rõ ràng

Trước khi tạo video không đồng bộ, hãy xác định mục đích và mục tiêu của video. Cho dù đó là để thông báo, giáo dục hay thuyết phục, một mục tiêu rõ ràng sẽ định hướng nội dung và đảm bảo nội dung phù hợp với đối tượng.

Ví dụ: nếu bạn đang tạo video đào tạo cho nhân viên mới, mục tiêu của bạn có thể là giới thiệu văn hóa và chính sách của công ty cho họ.

4. Xây dựng quy định về công nghệ

Áp dụng các quy tắc cơ bản về công nghệ tại nơi làm việc, bao gồm các hướng dẫn về các kênh giao tiếp không đồng bộ, là một ý tưởng tuyệt vời. Vì nhiều người sử dụng thiết bị cá nhân để truy cập các kênh này, các biện pháp bảo mật mới như VPN có thể cần thiết để bảo vệ dữ liệu của công ty.

Quyết định những gì bạn muốn ưu tiên trong video và tin nhắn tức thời của mình vì không phải tất cả tin nhắn đều có thể được gửi đi bất cứ lúc nào.

Ví dụ, bạn có thể quyết định rằng tất cả các tin nhắn mới phải được giải quyết trước cuối ngày làm việc tiếp theo. Có lẽ bạn có thể tạo một kênh Slack ảo để thảo luận về các chủ đề ngoài lề!

5. Thực hành giao tiếp minh bạch

Niềm tin có thể suy giảm khi giao tiếp chủ yếu chuyển sang các kênh không đồng bộ, đặc biệt là khi các thành viên trong nhóm làm việc từ xa. Xây dựng văn hóa minh bạch triệt để bằng cách luôn giao tiếp cởi mở và trung thực với mọi người trong nhóm.

Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn đang quản lý một dự án với một nhóm phân phối. Thay vì chỉ chia sẻ thông tin cập nhật trong các cuộc họp đã lên lịch, bạn có thể sử dụng tài liệu ClickUp Doc được chia sẻ để duy trì nhật ký dự án.

Cập nhật nhật ký này thường xuyên với tiến độ, thách thức và các bước tiếp theo. Khuyến khích các thành viên trong nhóm thêm đóng góp, ý kiến và phản hồi của họ. Điều này sẽ giúp mọi người được thông báo về trạng thái dự án, các quyết định đã được đưa ra và bất kỳ trở ngại nào gặp phải, từ đó thúc đẩy tinh thần tin tưởng và hợp tác.

6. Giữ cho nội dung ngắn gọn

Khả năng tập trung của con người rất ngắn, đặc biệt là trong môi trường kỹ thuật số. Hãy giữ cho video của bạn ngắn gọn, súc tích, tập trung vào thông điệp hoặc thông tin quan trọng mà bạn muốn truyền tải.

Tránh các chi tiết không cần thiết hoặc giải thích dài dòng. Ví dụ, nếu bạn đang tạo video giới thiệu sản phẩm, hãy tập trung vào việc nêu bật các tính năng và lợi ích chính thay vì đi sâu vào chi tiết về mọi khía cạnh của sản phẩm.

7. Yêu cầu phản hồi

Khuyến khích các thành viên trong nhóm thử nghiệm các công cụ mới và cung cấp phản hồi. Thực tế có thể khác biệt đáng kể so với nhận thức của bạn với tư cách là người lãnh đạo hoặc quản lý.

Ngoài ra, hãy mời họ chia sẻ quan điểm của họ về giao tiếp tại nơi làm việc và quy trình dự án, đồng thời đề xuất các cách để cải thiện. Khi tìm kiếm phản hồi qua video không đồng bộ, ClickUp Proofing có thể hữu ích. Nó cho phép bạn chú thích hình ảnh, video và PDF, đồng thời tạo không gian để đưa ra phản hồi chi tiết.

Đây là cách ClickUp Proofing giúp bạn:

8. Đừng ngần ngại giao tiếp quá mức

Vì người nhận có thể tương tác với tin nhắn bất cứ khi nào thuận tiện, việc cung cấp tất cả thông tin cần thiết ngay từ đầu sẽ giúp đảm bảo sự rõ ràng và giảm thiểu các câu hỏi tiếp theo.

Trong bối cảnh này, việc giao tiếp quá mức có thể mang lại lợi ích, vì nó giúp người nhận hiểu rõ thông điệp và thực hiện các hành động cần thiết mà không bị trì hoãn. Phương pháp này đảm bảo hiệu quả và hiệu suất trong giao tiếp không đồng bộ, góp phần vào quy trình làm việc trơn tru hơn và hợp tác tốt hơn.

9. Giữ giọng điệu chuyên nghiệp

Mặc dù giao tiếp không đồng bộ linh hoạt hơn, nhưng hãy duy trì thái độ chuyên nghiệp trong video của bạn. Mặc trang phục phù hợp và nói rõ ràng, tự tin. Tránh sử dụng tiếng lóng hoặc ngôn ngữ không chính thức trừ khi phù hợp với đối tượng của bạn.

10. Đừng biến giao tiếp không đồng bộ thành đồng bộ

Giữ cho giao tiếp không đồng bộ vẫn không đồng bộ! Ví dụ, nếu bạn bắt đầu trao đổi email nhanh chóng với một đồng nghiệp, về cơ bản bạn đang sử dụng email đồng bộ, tạo tiền lệ cho các tương tác trong tương lai.

Không cài đặt hướng dẫn rõ ràng có thể làm mờ ranh giới và gây nhầm lẫn về kỳ vọng giao tiếp. Duy trì tính chất không đồng bộ của giao tiếp là điều quan trọng để đảm bảo mọi người đều hiểu và tuân thủ dòng thời gian đã thỏa thuận.

Chúng tôi hy vọng những mẹo và phương pháp hay nhất cho văn phòng tại nhà về giao tiếp video không đồng bộ này sẽ giúp bạn nâng cao năng suất và sự hợp tác trong thiết lập công việc của mình.

Bằng cách triển khai các chiến lược này, bạn có thể sử dụng các công cụ giao tiếp không đồng bộ như ClickUp để đơn giản hóa quy trình làm việc, cải thiện giao tiếp trong nhóm và đạt được mục tiêu hiệu quả hơn.

Các rủi ro tiềm ẩn và cách giảm thiểu chúng

Không còn nghi ngờ gì nữa, các công cụ video không đồng bộ mang lại sự linh hoạt và tiện lợi cho hợp tác từ xa.

Tuy nhiên, những lợi ích này đi kèm với những rủi ro tiềm ẩn mà bạn cần giải quyết để đảm bảo sự hợp tác suôn sẻ và an toàn.

Hãy cùng xem xét một số rủi ro này và tìm hiểu cách giảm thiểu chúng.

Phân tích vấn đề Zoombombing trong các cuộc gọi video đồng bộ

Trước khi đi sâu vào vấn đề, chúng ta cần hiểu rõ zoombombing là gì!

Zoombombing là hành vi xâm nhập trái phép vào cuộc họp video hoặc hội nghị truyền hình. Mặc dù giao tiếp video không đồng bộ thường không gặp rủi ro cụ thể này, nhưng các hình thức truy cập trái phép hoặc vi phạm dữ liệu khác có thể xảy ra.

Để ngăn chặn những vi phạm như vậy, hãy đảm bảo nền tảng bạn chọn cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ. Cân nhắc sử dụng mã hóa đầu cuối, yêu cầu mật khẩu mạnh và triển khai kiểm soát truy cập. Giáo dục nhóm của bạn về tầm quan trọng của các thực tiễn giao tiếp an toàn và cập nhật các giao thức bảo mật của bạn.

Tầm quan trọng của bảo mật và bảo mật dữ liệu trong truyền thông video

Bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu, bao gồm các công cụ video không đồng bộ, rất quan trọng trong mọi hình thức giao tiếp.

Để bảo vệ thông tin nhạy cảm, hãy sử dụng một nền tảng tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu, chẳng hạn như GDPR hoặc CCPA. Mã hóa các tệp video của bạn khi đang lưu trữ và truyền tải, đồng thời giới hạn quyền truy cập chỉ cho nhân viên được ủy quyền.

Ngoài ra, hãy thường xuyên xem xét và cập nhật các biện pháp bảo mật để tránh các mối đe dọa tiềm ẩn.

Nếu bạn đã sử dụng ClickUp tại nơi làm việc, hãy thêm một lớp hợp tác bằng cách chọn Tích hợp Zoom của ClickUp để tổ chức các cuộc họp trong ClickUp.

Sự tích hợp này có thể tăng cường bảo mật theo nhiều cách:

Bằng cách tuân thủ các biện pháp bảo mật và mẹo sử dụng Zoom này, bạn có thể giúp công việc từ xa trở nên dễ dàng và an toàn hơn cho bản thân và nhóm của mình.

Bắt đầu giao tiếp video không đồng bộ bằng ClickUp

Mặc dù giao tiếp đồng bộ có thể được coi là "tiêu chuẩn", nhưng có một cách tốt hơn!

Giao tiếp không đồng bộ mang lại sự linh hoạt cao hơn và có thể giảm căng thẳng cho nhân viên của bạn. Nó cũng giúp xây dựng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cho nhân viên làm việc từ xa bằng cách giảm bớt áp lực phải kết nối liên tục.

Và nếu bạn muốn tối ưu hóa giao tiếp không đồng bộ, tại sao không tận dụng ClickUp?

ClickUp cung cấp các tính năng khác nhau để tăng cường sự hợp tác trong nhóm, bao gồm quản lý công việc, chia sẻ tệp và ghi lại màn hình. Những công cụ này có thể giúp bạn và nhóm của bạn duy trì sự tổ chức, giao tiếp theo nhịp độ của riêng mình và đạt được mục tiêu hiệu quả hơn trong môi trường làm việc từ xa.

Dùng thử ClickUp miễn phí để tăng năng suất và tiết kiệm thời gian quý báu cho nhóm của bạn!

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

Sự khác biệt giữa video không đồng bộ và đồng bộ là gì?

Video không đồng bộ bao gồm nội dung được ghi sẵn mà người xem có thể xem theo tốc độ của riêng mình, chẳng hạn như bài giảng được ghi lại, video đào tạo và hội thảo trực tuyến theo yêu cầu. Mặt khác, video đồng bộ đề cập đến các tương tác video trực tiếp, thời gian thực, trong đó những người tham gia tương tác với nhau đồng thời, bao gồm hội nghị truyền hình, phát trực tiếp và cuộc họp ảo.

Giao tiếp video không đồng bộ là gì?

Giao tiếp video không đồng bộ là việc trao đổi nội dung được ghi sẵn hoặc tin nhắn video không đồng bộ có thể được xem vào các thời điểm khác nhau. Điều này cho phép người tham gia phản hồi và tương tác với nội dung dựa trên thời gian rảnh rỗi của họ.

Video đồng bộ có nghĩa là gì?

Video đồng bộ là các tương tác trực tiếp trong đó người tham gia tham gia vào các cuộc gọi video thời gian thực. Điều này bao gồm hội nghị truyền hình, phát trực tiếp và các cuộc họp ảo, nơi người tham gia có thể giao tiếp ngay lập tức.

Cuộc gọi video có đồng bộ không?

Không, cuộc gọi video là đồng bộ. Chúng liên quan đến giao tiếp thời gian thực qua màn hình máy tính hoặc các thiết bị di động khác, nơi những người tham gia có thể nhìn và nghe nhau ngay lập tức, tương tự như tương tác mặt đối mặt.

Đồng bộ có nghĩa là gì?

Đồng bộ đề cập đến các sự kiện hoặc quá trình xảy ra đồng thời hoặc trong thời gian thực. Trong bối cảnh giao tiếp video, tương tác đồng bộ bao gồm các cuộc gọi video giữa những người tham gia, như cuộc gọi Zoom.