Năng suất của nhân viên là một khái niệm mơ hồ trong bất kỳ tổ chức nào — làm thế nào để biết ai đó thực sự làm việc hiệu quả? Vì vậy, chúng tôi đã tạo ra các điểm kiểm tra, chẳng hạn như các cuộc họp đồng bộ, sự hiện diện tại bàn làm việc, giờ nghỉ trưa cố định và thói quen làm việc từ 9 giờ đến 5 giờ.
Tuy nhiên, thời thế đã thay đổi. Công việc đồng bộ tại văn phòng không còn là loại hình công việc duy nhất. Ngày nay, nhân viên mong muốn sự linh hoạt hơn, không chỉ về giờ làm việc mà còn về cách thức làm việc.
Là một nhà lãnh đạo kinh doanh, quản lý hoặc chuyên gia nhân sự, bạn có thể triển khai các chiến lược làm việc không đồng bộ để giúp họ như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu.
Công việc không đồng bộ là gì?
Công việc không đồng bộ là phong cách làm việc trong đó nhân viên hoàn thành công việc và giao tiếp với đồng nghiệp theo lịch trình của riêng mình, không có áp lực phải tương tác hoặc hợp tác trong thời gian thực. Đây là cách sắp xếp công việc linh hoạt, giúp nhân viên kiểm soát tốt hơn thời gian làm việc của mình.
Về cơ bản, giờ làm việc của mỗi cá nhân trong nhóm không phải lúc nào cũng đồng bộ với nhau, do đó, phong cách làm việc này được gọi là không đồng bộ.
Công việc không đồng bộ và công việc từ xa: Nơi làm việc không đồng bộ trông như thế nào?
Làm việc không đồng bộ không nhất thiết có nghĩa là mọi người trong nhóm của bạn là nhân viên làm việc từ xa hoặc họ đang ở các nơi khác nhau trên thế giới. Điều đó chỉ đơn giản có nghĩa là mọi người đều có quyền tự do thiết kế cách thức, địa điểm và thời gian làm việc của mình.
Công việc không đồng bộ có các đặc điểm sau:
- Nhân viên có thể linh hoạt làm việc từ xa và sắp xếp thời gian làm việc của riêng mình
- Họ thiết kế lịch trình công việc phù hợp với cuộc sống, thói quen và chu kỳ năng suất của mình
- Các nhóm giao tiếp thông qua các công cụ làm việc từ xa, tài liệu cộng tác, email và hệ thống quản lý dự án (thay vì các cuộc họp trực tiếp, một đối một)
- Họ quyết định các quy tắc, ranh giới và mã điều chỉnh công việc không đồng bộ của họ
- Mọi hoạt động hợp tác thời gian thực đều được lên lịch trước và tối ưu hóa để đạt năng suất tối đa
Tóm lại, công việc không đồng bộ tách năng suất khỏi hiển thị và tính sẵn sàng. Như Tyler Gillespie, người sáng lập và nhân viên làm việc không đồng bộ, chỉ ra trong blog của mình về giao tiếp không đồng bộ,
[Công việc không đồng bộ là] một minh chứng cho thấy nhân viên và thành viên nhóm là những người trưởng thành, không cần phải giám sát hoặc quản lý liên tục.
[Công việc không đồng bộ là] một minh chứng cho thấy nhân viên và thành viên trong nhóm là những người trưởng thành, không cần phải giám sát hoặc quản lý liên tục.
Kết luận? Bạn không cần phải ngồi trong phòng làm việc để được coi là đang làm việc!
📮 ClickUp Insight: 48% nhân viên cho rằng công việc kết hợp là tốt nhất để cân bằng cuộc sống và công việc. Tuy nhiên, với 50% nhân viên vẫn làm việc chủ yếu tại văn phòng, việc duy trì sự thống nhất giữa các địa điểm có thể là một thách thức. Nhưng ClickUp được thiết kế cho tất cả các loại nhóm: làm việc từ xa, kết hợp, không đồng bộ và mọi hình thức khác.
Với Trò chuyện & Bình luận được chỉ định của ClickUp, các nhóm có thể nhanh chóng chia sẻ thông tin cập nhật, đưa ra phản hồi và biến các cuộc thảo luận thành hành động — mà không cần phải tổ chức các cuộc họp dài dòng. Cộng tác trong thời gian thực qua Tài liệu ClickUp và Bảng trắng ClickUp, chỉ định công việc trực tiếp từ bình luận và giữ mọi người cùng nhau trên cùng một trang bất kể họ làm việc ở đâu!
💫 Kết quả thực tế: STANLEY Security đã tăng 80% mức độ hài lòng về làm việc nhóm nhờ các công cụ cộng tác liền mạch của ClickUp.
Hiểu về công việc không đồng bộ
Công việc không đồng bộ tách năng suất khỏi giao tiếp liên tục. Giao tiếp không đồng bộ giúp hoàn thành công việc với ít gián đoạn nhất có thể mà không cần phản hồi hoặc phản ứng ngay lập tức. Trong phong cách làm việc này, các đồng nghiệp tôn trọng sự tự chủ của nhau và giá trị của sự linh hoạt tại nơi làm việc.
Vậy, nó khác với công việc truyền thống (mà chúng ta gọi là công việc đồng bộ) như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu.
Công việc đồng bộ và không đồng bộ: Sự khác biệt là gì?
Công việc không đồng bộ và đồng bộ là hai mô hình hoạt động khác nhau chủ yếu về thời gian làm việc của các thành viên trong nhóm. Công việc đồng bộ thường là từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều, khi mọi người đều có mặt tại văn phòng hoặc trực tuyến.
Công việc không đồng bộ xảy ra khi các nhóm cùng nhau đặt mục tiêu và tiêu chí chấp nhận, sau đó mỗi người đi làm phần việc của mình trong thời gian và không gian riêng. Sự khác biệt này thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau.
| Thuộc tính | Công việc không đồng bộ | Công việc đồng bộ |
|---|---|---|
| Mô hình làm việc | Nhân viên có thể làm việc độc lập về địa điểm và thời gian | Ngay cả các nhóm phân phối cũng có thể hợp tác trong thời gian thực và làm việc cùng nhau |
| Giao tiếp | Thông qua các công cụ quản lý dự án, email, nhắn tin, v.v. | Trực tiếp hoặc qua video/cuộc gọi âm thanh trực tiếp |
| Quản lý | Rất tự chủ | Các nhà quản lý đóng vai trò quan trọng |
| Thời gian phản hồi | Được cả nhóm đồng ý | Yêu cầu phản hồi ngay lập tức |
| Tin tưởng | Sự tin tưởng cao và tính tự chủ | Mức độ tin tưởng thấp (kèm theo giám sát) |
Công việc không đồng bộ có những ưu điểm gì?
Hãy tưởng tượng một tình huống tại văn phòng: Bạn đến công sở, chào hỏi xong, một đồng nghiệp yêu cầu bạn tạo một nội dung, một bài đăng blog cho trang web. Bạn bắt đầu công việc.
Có tiếng gõ cửa; bạn bị đồng nghiệp đi ngang qua bàn làm việc của bạn làm gián đoạn vì muốn thảo luận về báo cáo Google Analytics hàng tháng. Bạn liếc nhìn các con số và tính toán trong đầu thì... ping! Quản lý của bạn muốn bạn nghe điện thoại gấp.
Bạn sắp xếp lại thứ tự ưu tiên của một số công việc và thảo luận về một số vấn đề liên quan đến con người trong nhóm của bạn. Trước khi bạn nhận ra, đã đến giờ ăn trưa.
Tóm tắt: Trong khi bạn bận rộn, danh sách công việc ban đầu của bạn vẫn chưa được động đến.
Mặc dù điều này cũng có thể xảy ra trong công việc không đồng bộ, nhưng các hệ thống cung cấp một số chiến thuật và phương pháp để ngăn chặn điều này.
- Tắt thông báo: Bạn có thể tắt thông báo Slack để tập trung vào công việc của mình. (Bạn không thể tránh được đồng nghiệp ghé qua văn phòng!)
- Lập kế hoạch hàng ngày tốt hơn: Bạn có thể dành thời gian để kiểm tra tin nhắn hoặc email để không bị phân tâm khi làm việc cần tập trung. (Làm thế nào để bạn lên kế hoạch cho những việc cần làm ngay?)
- Quản lý kỳ vọng: Các nhóm làm việc không đồng bộ không mong đợi phản hồi ngay lập tức, nên dễ dàng từ chối hơn nếu cần. (Rất khó từ chối ai đó khi họ trực tiếp yêu cầu bạn "trò chuyện nhanh")
- Hệ thống được thiết kế chuyên dụng: Các nhóm làm việc không đồng bộ cũng có tài liệu, công cụ quản lý dự án và các công cụ khác để đảm bảo thông tin được công khai và sẵn sàng cho bất kỳ ai cần. (Bạn không cần phải là người trả lời tất cả các câu hỏi)
- Quản lý lịch: Bạn có thể lên lịch "giờ liên lạc" giống như giờ làm việc của giáo sư để báo cho mọi người biết khi nào bạn có thể nhận cuộc gọi. (Việc này có thể tốn kém nếu thực hiện tại văn phòng)
Công việc không đồng bộ giống như một cái vỗ vai nhẹ, vẫn treo lơ lửng cho đến khi bạn hoặc đồng nghiệp của bạn đăng nhập hoặc bắt đầu đồng sáng tác tài liệu ở các múi giờ khác nhau.
📮ClickUp Insight: Việc chuyển đổi bối cảnh đang âm thầm làm giảm năng suất của nhóm bạn. Nghiên cứu của chúng tôi cho thấy 42% sự gián đoạn trong công việc đến từ việc phải chuyển đổi giữa các nền tảng, quản lý email và chuyển từ cuộc họp này sang cuộc họp khác.
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể loại bỏ những gián đoạn tốn kém này? ClickUp hợp nhất các quy trình làm việc (và trò chuyện) của bạn trong một nền tảng duy nhất, được tối ưu hóa. Khởi chạy và quản lý các nhiệm vụ của bạn từ trò chuyện, tài liệu, bảng trắng và hơn thế nữa — trong khi các tính năng hỗ trợ AI giữ cho bối cảnh được kết nối, có thể tìm kiếm và quản lý!
Điều đó có nghĩa là tất cả công việc đồng bộ đều giết chết năng suất? Không!
Không phải tất cả các giao tiếp đồng bộ đều không cần thiết. Có nhiều trường hợp cần phải hợp tác thời gian thực để các nhóm có thể thống nhất quan điểm.
📚 Bài đọc bổ sung: Công việc không đồng bộ thay đổi sự hợp tác như thế nào
Khi nào thì công việc đồng bộ và không đồng bộ là phù hợp?
Công việc đồng bộ là phù hợp nhất khi giao tiếp thời gian thực là điều cần thiết, chẳng hạn như:
- Đánh giá nhóm: Gặp gỡ trực tiếp giúp giải quyết tốt hơn các khía cạnh cảm xúc và con người trong phản hồi
- Phiên động não: Khả năng đồng bộ giúp phát triển ý tưởng của nhau trong một môi trường kín
- Ý tưởng ngẫu nhiên: Một cuộc trò chuyện bình thường có thể dẫn đến những bước đột phá quan trọng nếu các nhóm làm việc đồng bộ
- Thuyết phục: Rất khó để thuyết phục một khách hàng tiềm năng mua hàng hoặc một khách hàng tức giận ở lại nếu không có sự tương tác trực tiếp
- Hội thảo: Học bằng cách thực hành sẽ hiệu quả hơn khi được thực hiện trực tiếp và trong thời gian thực. Điều này đặc biệt đúng với những công việc cần hai người trở lên làm việc cùng nhau
Công việc không đồng bộ phù hợp hơn khi các nhóm cần không gian để tập trung làm việc, chẳng hạn như:
- Viết báo cáo công việc: Có thể gửi báo cáo đơn giản, thường xuyên về công việc đã hoàn thành, công việc đang tiến hành và các trở ngại một cách không đồng bộ. Thực tế, với trợ lý quản lý dự án AI như ClickUp Brain, bạn có thể tự động hóa việc này theo tần suất hàng ngày, hàng tuần hoặc tùy chỉnh
- Tạo nội dung cùng nhau: Sau khi thống nhất chủ đề, bạn có thể viết nội dung một cách không đồng bộ. Nhiều người có thể nhập công việc của mình vào một tài liệu chung và chỉnh sửa độc lập, thậm chí hợp tác với nhau mà không cần họp trực tiếp. Làm thế nào? Với tính năng Cộng tác tức thì và Trực tiếp trong trình quản lý tài liệu như ClickUp Docs!
- Quản lý dự án: Một quản lý dự án có thể thực hiện hầu hết công việc của mình một cách không đồng bộ. Ví dụ, họ có thể phân công công việc, xây dựng quy trình làm việc, gửi phản hồi bằng âm thanh/văn bản, v.v. mà không cần có mặt cùng các thành viên trong nhóm
- Đào tạo nhân viên mới: Hướng dẫn nhân viên mới từng bước một đã là chuyện của quá khứ. Ngày nay, bạn có thể thiết lập một tài liệu đào tạo rõ ràng và chi tiết để nhân viên mới có thể tự học!
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cần trợ giúp chuyển đổi sang quá trình nhập môn không đồng bộ? Tải xuống Mẫu nhập môn cho nhân viên của ClickUp miễn phí — đây là tài nguyên duy nhất để tổ chức danh sách kiểm tra nhập môn, thiết lập các cuộc họp và công việc để giới thiệu vai trò của nhân viên, đồng thời quản lý đào tạo.
Nếu bạn áp dụng mô hình kết hợp cả hai, bạn có thể làm cho giao tiếp trong môi trường làm việc hybrid của mình trở nên hiệu quả hơn.
Giờ đây, khi đã hiểu công việc không đồng bộ là gì và nó khác với mô hình truyền thống như thế nào, đây là cách bạn có thể áp dụng nó một cách toàn diện.
Cách triển khai công việc không đồng bộ: Các phương pháp hay nhất
Về lý thuyết, công việc không đồng bộ rất đơn giản — để mọi người tự quản lý bản thân và công việc của mình theo cách phù hợp nhất với họ. Trong thực tế, điều này có thể tạo ra sự hỗn loạn.
Để triển khai công việc không đồng bộ một cách trơn tru, bạn cần có con người, quy trình và công nghệ không chỉ hỗ trợ nhân viên mà còn cả quản lý, bộ phận nhân sự, v.v. Hãy cùng xem cách bạn có thể tận dụng các phương pháp hay nhất này để đảm bảo thành công.
1. Xác định những người xuất sắc trong công việc không đồng bộ và nhận được sự ủng hộ của lãnh đạo
Bạn không thể hoàn thành bất cứ việc gì nếu mọi người không tin tưởng và đồng cảm với nó.
Để thực hiện công việc không đồng bộ, bạn cần hiểu rõ tâm lý của đối tượng. Bạn phải có được sự ủng hộ của lãnh đạo và đánh giá những gì nhân viên thực sự muốn.
Được sự ủng hộ của lãnh đạo
Để lãnh đạo chấp nhận công việc không đồng bộ, điều quan trọng là phải kết nối các mục tiêu của họ (hiệu quả, năng suất, văn hóa, kết quả) với những lợi ích của công việc không đồng bộ.
Kết nối công việc không đồng bộ với các kết quả mà các nhà lãnh đạo quan tâm:
- Tốc độ: Ít thời gian lãng phí cho các cuộc họp không cần thiết = ra quyết định nhanh hơn
- Chất lượng: Nhân viên có nhiều thời gian tập trung hơn = suy nghĩ sâu sắc hơn và kết quả tốt hơn
- Chi phí: Ít cuộc họp hơn = ít thời gian làm việc mệt mỏi hơn, nhiều thời gian hơn cho công việc có hiệu quả cao
- Cộng tác nhóm toàn cầu: Async giúp công việc giữa các múi giờ trở nên toàn diện và năng suất hơn
Sử dụng các câu như: "Giao tiếp không đồng bộ giúp chúng ta có thêm thời gian để suy nghĩ rõ ràng và trả lời chất lượng, mà không phải chờ đến giờ họp. "
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn đã sử dụng các công cụ không đồng bộ (như ClickUp ), hãy nêu bật những thành công. Ví dụ, kể từ khi chuyển sang ClickUp, các nhóm đã báo cáo:
- tiết kiệm hơn 3 giờ mỗi tuần ( 60,2% khách hàng )
- Tiết kiệm chi phí (54,7% khách hàng)
- Hiệu quả cao hơn (96,7% khách hàng)
- Cộng tác tốt hơn (87,9% khách hàng)
Lãnh đạo có thể e ngại về một sự thay đổi lớn khác. Vì vậy, hãy đề xuất một dự án thử nghiệm:
- "Hãy thử cập nhật trạng thái không đồng bộ trong một quý - chưa cần phải commit trên toàn tổ chức."
- "Nếu chúng ta sử dụng ClickUp Clips để cập nhật thông tin trực tiếp và chỉ chuyển lên cấp trên khi cần thiết thì sao?"
Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và cho họ trải nghiệm những lợi ích tiềm năng.
Đánh giá nhu cầu của nhân viên
- Tiến hành khảo sát để hiểu xem nhóm của bạn có muốn làm việc không đồng bộ hay không; ClickUp Forms là một cách tuyệt vời để thực hiện việc này
- Hỏi xem họ chỉ cần thời gian làm việc linh hoạt hay cả địa điểm làm việc linh hoạt
- Tìm hiểu phương pháp làm việc và mức năng suất hiện tại của họ
Sau đó, xác định những thành viên đặc biệt nhiệt tình trong nhóm của bạn, những người sẽ dẫn dắt các thành viên khác. Cung cấp cho họ các công cụ và quy trình cần thiết để tăng cường quản lý thay đổi
2. Xây dựng hệ thống
Các nhóm làm việc từ xa cũng cần một nơi làm việc chung, chỉ khác là nơi này là ảo. Tạo một không gian làm việc ảo toàn diện, đa diện cho nhóm của bạn. Nền tảng làm việc tất cả trong một của ClickUp dành cho làm việc từ xa cung cấp mọi thứ bạn cần để thúc đẩy công việc không đồng bộ:
- Dự án và công việc
- Nhiều chế độ xem
- Đang theo dõi năng suất
- Quản lý hiệu suất
- Tài liệu
- Tự động hóa
📮ClickUp Insight: Các nhóm có hiệu suất thấp có khả năng sử dụng hơn 15 công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm có hiệu suất cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ ở 9 nền tảng trở xuống. Nhưng sử dụng một nền tảng thì sao?
Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp tập hợp các nhiệm vụ, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, hoàn chỉnh với quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI. Sẵn sàng làm việc thông minh hơn? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc hiển thị rõ ràng và cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
3. Tăng cường giao tiếp
Đảm bảo rằng bất kỳ hệ thống nào bạn thiết lập đều cho phép giao tiếp không đồng bộ, trao đổi ý tưởng và hợp tác về các mục hành động.
ClickUp cũng bao gồm một số tính năng giao tiếp không đồng bộ. Nhiệm vụ ClickUp cung cấp các bình luận lồng nhau để các nhóm tranh luận/thảo luận ý tưởng trong bối cảnh. Bảng trắng và Bản đồ Tư duy ClickUp giúp hợp tác ảo trở nên trực quan và hiệu quả bằng cách cung cấp cho các nhóm một khung chung để brainstorm ý tưởng, kết nối chúng với kiến thức hiện có qua Tài liệu ClickUp và thậm chí tạo các nhiệm vụ có thể thực hiện để theo dõi.
ClickUp Chat được thiết kế riêng cho công việc không đồng bộ, giúp các cuộc hội thoại tập trung, có thể hành động và diễn ra ngay tại nơi công việc được thực hiện.
Thay vì chuyển đổi giữa các ứng dụng nhắn tin và công cụ nhiệm vụ, các nhóm có thể thảo luận về dự án trực tiếp trong ClickUp — trên cùng một trang với nhiệm vụ, tài liệu và dòng thời gian của họ. Bạn có thể gắn thẻ đồng nghiệp, liên kết đến nhiệm vụ hoặc tài liệu cụ thể và thậm chí biến tin nhắn thành mục hành động chỉ với một cú nhấp chuột.
Các chủ đề giúp tổ chức các cuộc thảo luận, trong khi thông báo đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào, ngay cả khi bạn cách nhau hàng giờ đồng hồ. Thời gian thực khi bạn cần, không đồng bộ khi bạn không cần.
4. Vượt ra khỏi tin nhắn văn bản để cắt giảm Slack
Khi nhắn tin, đặc biệt là giữa những người nói phương ngữ khác nhau hoặc đến từ nền văn hóa khác nhau, giọng điệu của bạn có thể bị hiểu nhầm. Vì vậy, hãy ngừng sử dụng Slack — loại bỏ các ứng dụng trò chuyện gây mất tập trung và tạo cơ hội giao tiếp qua văn bản, âm thanh, video và hơn thế nữa.
Ví dụ: ClickUp Clips cho phép bạn chia sẻ bản ghi màn hình ngay lập tức và cung cấp phản hồi bằng giọng nói. Thay vì thực hiện cuộc gọi video (cần cả hai bên đều có thời gian rảnh), bạn có thể tạo video (có hoặc không có lời bình luận) để người nhận có thể xem sau.
Với Clips, bạn còn có thể:
- Ghi chép bản ghi âm và sao chép các đoạn hội thoại có liên quan để gửi tin nhắn không đồng bộ
- Thêm nhận xét vào video và bắt đầu cuộc hội thoại trên dòng thời gian
- Chuyển mô tả clip thành danh sách công việc cần làm thực tế
- Tìm kiếm trong bản ghi chép để tìm một điểm thảo luận cụ thể
🎥 Tìm hiểu cách sử dụng ClickUp Brain, AI gốc của ClickUp, để phiên âm tin nhắn thoại và video cho công việc không đồng bộ tại đây:
5. Quản lý kỳ vọng và giao tiếp thường xuyên
Tập hợp nhóm lại để thiết lập các rào cản và kỳ vọng cho nhau. Điều này có thể bao gồm việc đưa ra quyết định về:
- Phải trả lời tin nhắn trong bao lâu?
- Thời hạn được đặt theo múi giờ nào?
- Khi nào chúng ta có thể yêu cầu cuộc hội thoại thời gian thực?
- Nên đưa ra phản hồi ở đâu và như thế nào?
Tạo bản quy tắc làm việc không đồng bộ cho nhóm/tổ chức của bạn trên ClickUp Docs. Chia sẻ với tất cả mọi người có liên quan. Mời họ bình luận/đưa ra phản hồi. Phát triển cùng với quá trình làm việc!
Trong văn hóa làm việc không đồng bộ, giao tiếp quá nhiều không phải là lỗi mà là một tính năng. Vì bạn không dựa vào các cuộc hội thoại thời gian thực để lấp đầy khoảng trống, nên việc rõ ràng và chi tiết ngay từ đầu sẽ giúp tránh được những hiểu lầm, sự chậm trễ và việc làm lại.
Dưới đây là cách giao tiếp hiệu quả trong văn hóa làm việc không đồng bộ mà không làm quá tải nhóm của bạn
- Bao gồm bối cảnh, không chỉ công việc: Thay vì "Đã cập nhật bảng tính", hãy nói: "Đã cập nhật bảng tính doanh thu quý 2 với số liệu mới từ bộ phận bán hàng. Các con số phản ánh các giao dịch đã đóng tính đến ngày 5 tháng 5. Xem tab 3 để biết chi tiết theo khu vực. "
- Mặc định là giao tiếp bằng văn bản và cập nhật có thể liên kết: Sử dụng các công cụ như ClickUp Docs hoặc nhiệm vụ có nhận xét để ghi lại các quyết định, lý do và các bước tiếp theo. Bằng cách này, những người khác có thể tiếp tục công việc của bạn mà không cần phải tổ chức cuộc họp
- Tóm tắt các chủ đề dài: Nếu bạn có một cuộc hội thoại hoặc hợp tác dài, hãy tóm tắt bằng TL;DR: "Tóm lại: Chúng ta đã đồng ý về những thay đổi trong dòng thời gian (bây giờ là ngày 1 tháng 6), hành động tiếp theo là Alex cập nhật bản tóm tắt. Toàn bộ cuộc hội thoại ở trên. "
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các tính năng AI của ClickUp Brain để tóm tắt các tài liệu dài hoặc chủ đề thảo luận trong vài giây bằng các câu hỏi đơn giản.
6. Theo dõi năng suất
Mặc dù các nhóm có thể không thích bị giám sát về những việc họ đang làm, thời gian làm việc, v.v., nhưng điều này giúp tổ chức theo dõi năng suất. Khuyến khích các thành viên trong nhóm:
- Sử dụng tính năng Theo dõi thời gian của ClickUp để ghi lại giờ làm việc của họ
- Đặt rõ thời gian làm việc để người quản lý dự án có thể phân công công việc phù hợp
- Ước lượng thời gian gần chính xác cho các công việc được giao cho họ
Ngoài ra, theo dõi thời gian dành cho các cuộc họp, email, tin nhắn trò chuyện, cuộc họp Slack, v.v. để đo lường tác động của việc làm việc không đồng bộ đối với năng suất.
7. Ngăn chặn hiện tượng tư duy nhóm
Nói một cách đơn giản, suy nghĩ theo nhóm là sự đồng thuận không có tính phê phán về một vấn đề nào đó vì mọi người muốn tránh đối đầu. Điều này có thể là một vấn đề lớn hơn trong các nhóm làm việc từ xa vì những người không đồng ý dễ dàng im lặng hơn.
Để tránh tình trạng này xảy ra:
- Khuyến khích mọi người chia sẻ ý kiến
- Đánh dấu người và mời họ đưa ra nhận xét
- Huấn luyện người dẫn đầu công việc không đồng bộ (nhớ bước 1 chứ?) để thúc đẩy những người im lặng đóng góp ý kiến
- Khi thực sự cần thiết, hãy tạo các cách thức đóng góp ý kiến ẩn danh thông qua biểu mẫu và cuộc thăm dò ý kiến
8. Tích hợp công việc và quy trình làm việc
Hầu hết các nhóm đều sử dụng nhiều công cụ để hoàn thành công việc. Tích hợp hiệu quả các công cụ giao tiếp không đồng bộ sẽ giúp công việc trở nên dễ dàng hơn.
Ví dụ: bạn có thể tích hợp Zoom với ClickUp để bắt đầu cuộc gọi trực tiếp từ nền tảng quản lý dự án của mình. Với tích hợp Slack, bạn có thể thông báo cho những người cụ thể về sự thay đổi trạng thái công việc. Các nhóm phần mềm tích hợp các công cụ như GitHub, LambdaTest, v.v. để làm cho quy trình làm việc của họ trở nên liền mạch.
Dù bạn có nỗ lực đến đâu, thách thức vẫn không thể tránh khỏi. Hãy cùng xem bạn có thể gặp phải những thách thức nào và cách vượt qua chúng.
Công việc không đồng bộ: Thách thức và giới hạn
Chúng tôi đã thấy rằng hợp tác không đồng bộ mang lại một số lợi ích và được các nhóm hiện đại ưa chuộng. Tuy nhiên, bản thân nó không phải là phương pháp tốt nhất cho mọi trường hợp. Dưới đây là lý do và cách bạn có thể khắc phục những giới hạn đó.
Mệt mỏi do Zoom và quá tải thông báo
Việc không làm việc trong cùng một môi trường vật lý có thể khiến mọi người liên lạc với nhau quá thường xuyên hoặc yêu cầu quá nhiều cuộc họp. Điều này có thể làm mất đi ý nghĩa của việc chuyển sang làm việc không đồng bộ.
🔷 Giải pháp
Xây dựng văn hóa ghi chép trong tổ chức. Khuyến khích các nhóm ghi lại các ý tưởng, quá trình suy nghĩ, ý kiến quan trọng và hơn thế nữa để mọi người có thể truy cập bất cứ khi nào cần. Sử dụng điều này để tạo ra một quy trình làm việc không đồng bộ, giúp cuộc sống của mọi người trở nên dễ dàng hơn trong dài hạn.
📮ClickUp Insight: Theo khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi, gần 40% số người được hỏi tham dự từ 4 đến 8 cuộc họp trở lên mỗi tuần, với mỗi cuộc họp kéo dài đến một giờ. Điều này có nghĩa là một lượng thời gian tập thể đáng kinh ngạc được dành cho các cuộc họp trong toàn tổ chức của bạn.
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể lấy lại thời gian đó? Trình ghi chú AI tích hợp của ClickUp có thể giúp bạn tăng năng suất lên đến 30% thông qua các bản tóm tắt cuộc họp tức thì, trong khi ClickUp Brain giúp tự động hóa việc tạo/lập nhiệm vụ và hợp lý hóa quy trình làm việc, biến hàng giờ họp thành những thông tin hữu ích.
Giao tiếp qua nhiều múi giờ
Bạn đã bao giờ gửi một tin nhắn "xin chào" và khi người nhận trả lời, bạn đã quên mất mình muốn nói gì chưa? Điều này có thể xảy ra thường xuyên hơn khi các nhóm làm việc ở các múi giờ khác nhau.
🔷 Giải pháp
- Xác định giờ làm việc chung để lên lịch các cuộc gọi video quan trọng, giao tiếp thời gian thực và công việc chuyển giao dự án
- Đặt ra kỳ vọng rõ ràng về thời gian và cách thức các thành viên trong nhóm sẽ trả lời tin nhắn của nhau
- Đặt mẫu và khung cho các cuộc hội thoại — ví dụ: khuyến khích mọi người cung cấp bối cảnh và đặt câu hỏi đầy đủ thay vì chỉ nói "xin chào"
Sự tham gia của nhóm
Sự cô lập do làm việc từ xa và không tương tác trực tiếp với đồng nghiệp có thể ảnh hưởng đến động lực làm việc. Ngôn ngữ cơ thể và năng lượng khi gặp mặt trực tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì tinh thần làm việc cao. Các thành viên trong nhóm có thể mất đi ý thức về mục đích và sự thống nhất với các mục tiêu của tổ chức.
🔷 Giải pháp
Bao gồm sự tham gia của nhóm vào các lĩnh vực trách nhiệm chính (KRA) của người quản lý. Thỉnh thoảng tổ chức các hoạt động gắn kết và vui vẻ. (Bạn thậm chí có thể yêu cầu các thành viên trong nhóm chia sẻ ảnh mèo của họ — cách này luôn hiệu quả!)
Sự cấp bách so với tính linh hoạt
Làm việc từ xa có nghĩa là các thành viên trong nhóm có thể không hiểu được mức độ khẩn cấp hoặc tác động của một số vấn đề. Ví dụ: một phiếu yêu cầu "ưu tiên một" cần được xử lý ngay lập tức, nhưng một nhóm linh hoạt có thể không có ai rảnh để xử lý.
🔷 Giải pháp
Lập kế hoạch lịch trình linh hoạt để đảm bảo các thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) được tuân thủ. Nếu bạn cần các thành viên trong nhóm có mặt vào những thời điểm nhất định, hãy thông báo trước và lên lịch phù hợp.
Hiệu quả của đào tạo
Mặc dù học tập cá nhân theo nhịp độ riêng đang trở nên phổ biến, nhưng đây thường không phải là phương pháp hiệu quả nhất. Ghi chép hoặc truyền đạt kiến thức ngầm trong môi trường làm việc là điều gần như không thể. Làm việc trong cùng một văn phòng giúp hình thành các hành vi mẫu mực, điều này có thể khó thực hiện trong môi trường không đồng bộ.
🔷 Giải pháp
Xây dựng các mô-đun học tập hướng đến hành động. Tập hợp các nhóm lại với nhau để học hỏi lẫn nhau. Làm cho các kế hoạch bài học trở nên tương tác. Đừng dừng lại ở giai đoạn đầu tiên — hãy tạo ra các cơ hội để đào tạo và tái đào tạo các thành viên trong nhóm một cách thường xuyên.
Tầm quan trọng của công việc không đồng bộ trong văn hóa làm việc hiện nay
Các nhà lãnh đạo kinh doanh và chuyên gia nhân sự không thể tránh khỏi cấu trúc công việc không đồng bộ vì nhiều lý do.
Ưu tiên của người tìm việc
🧠 Thông tin thú vị: Khoảng 98% lực lượng lao động muốn làm việc từ xa, ít nhất là bán thời gian.
Nhân viên GenZ có xu hướng tham gia làm việc từ xa nhiều hơn, và sự linh hoạt này thu hút phụ nữ trong lực lượng lao động.
Làm việc linh hoạt (Digital nomadism)
Nhiều nhân viên tri thức hiện đại thích làm việc khi đang di chuyển. Một số kỹ năng chuyên môn cao và được trả lương cao chỉ có ở những người muốn độc lập về địa điểm và thời gian. Đối với họ, công việc không đồng bộ và các công cụ du mục kỹ thuật số trở nên cơ bản để đạt được hiệu quả.
Chính sách nghỉ phép thay thế
Cho đến nay, một công việc toàn thời gian được thực hiện bởi một người, người này được phân bổ một số ngày nghỉ phép có lương cố định. Ngày nay, nhân viên muốn có nhiều sự linh hoạt hơn. Họ muốn nghỉ phép dài ngày để theo đuổi những sở thích khác.
Điều này đã dẫn đến sự ra đời của việc chia sẻ công việc, cho phép hai nhân viên chia sẻ trách nhiệm của một vị trí toàn thời gian. Thực tiễn này đang trở nên phổ biến trong các công ty luật, nơi các chuyên gia tư vấn phân chia công việc theo mức độ khẩn cấp và chịu trách nhiệm cho các công việc cụ thể.
Điều này giúp nhân viên chia sẻ công việc và thời gian của họ, đảm bảo có người đảm nhận các công việc. Sự linh hoạt này cũng có nghĩa là ít phụ thuộc hơn vào một nhân viên duy nhất, giảm thiểu tắc nghẽn do phụ thuộc lẫn nhau.
Lợi thế cạnh tranh
Ngày nay, mọi tổ chức đều đang xem xét việc áp dụng hình thức làm việc từ xa/kết hợp.
🧠 Thông tin thú vị: AirBnB có chính sách làm việc và sinh sống ở bất kỳ đâu. Nhà cung cấp dịch vụ tìm kiếm trên Internet DuckDuckGo có nhân viên tại hơn 15 quốc gia. ClickUp cũng có lực lượng lao động từ xa với nhân viên và văn phòng tại một số quốc gia, bao gồm Hoa Kỳ, Canada, Ireland, Vương quốc Anh và Úc!
Để thu hút nhân tài hàng đầu trong thị trường cạnh tranh ngày nay, bạn cần trở thành một công ty làm việc không đồng bộ.
Khoảng cách về năng lực
Nói về khoảng cách về nhân tài, một tổ chức thoải mái với công việc không đồng bộ có thể tuyển dụng nhân viên từ bất kỳ nơi nào trên thế giới. Điều này có thể tiết kiệm chi phí và mang lại lợi ích đáng kể trong dài hạn.
Nếu điều đó nghe có vẻ hấp dẫn (hoặc không thể tránh khỏi), đây là cách triển khai các phương pháp làm việc không đồng bộ trong tổ chức của bạn.
Tương lai của lực lượng lao động: Công việc không đồng bộ đang định hình thị trường việc làm như thế nào?
Đương nhiên, công việc không đồng bộ đòi hỏi một sự thay đổi lớn trong văn hóa và cấu trúc cảm xúc của toàn bộ tổ chức.
Nhân viên cần tự quản lý bản thân, và quản lý cần tin tưởng hơn vào nhân viên mà họ không gặp thường xuyên hoặc chưa từng gặp.
Khoảng cách về nhân tài ngày càng gia tăng, đặc biệt là trong công việc tri thức, đã buộc các nhà quản lý phải chấp nhận và khuyến khích công việc không đồng bộ.
🧠 Thông tin thú vị: 55% nhà tuyển dụng ưu tiên tuyển dụng nhân tài, ngay cả khi điều đó có nghĩa là phải tuyển dụng nhân viên sống ở các quốc gia khác nhau. Đồng thời, 60% nhà tuyển dụng thừa nhận rằng họ nhận được nhiều ứng viên chất lượng cao hơn kể từ khi chuyển sang hệ thống nhân lực phân phối.
Làm việc không đồng bộ một cách xuất sắc với ClickUp
Cho dù bạn làm việc đồng bộ hay không đồng bộ, năng suất thường là điều khó đạt được, giống như kỳ lân hay mèo Cheshire. Trong môi trường làm việc truyền thống, dấu hiệu của năng suất thường là hiển thị, trực tuyến, ngồi tại bàn làm việc, phát biểu trong cuộc họp, v.v.
Trong thế giới không đồng bộ, hiển thị không phải là ưu tiên hàng đầu. Để hoạt động hiệu quả, các nhóm làm việc không đồng bộ cần một phương pháp hoàn toàn mới để quản lý công việc, giao tiếp và hiệu suất.
Phần mềm quản lý dự án ClickUp được thiết kế để thực hiện chính xác điều này. Với bảng trắng, bản đồ tư duy, trò chuyện thời gian thực, quản lý công việc, tài liệu, bảng điều khiển và hơn thế nữa, ClickUp sẽ biến đổi công việc của nhóm bạn, bất kể họ đang ở đâu.
Hãy tự mình trải nghiệm. Dùng thử ClickUp ngay hôm nay!