Làm thế nào để theo dõi và giám sát năng suất để đạt kết quả tốt hơn?

Hiểu cách theo dõi năng suất không chỉ là đo lường thời gian dành cho công việc.

Điều quan trọng là xác định những yếu tố thúc đẩy hiệu quả, nơi quy trình làm việc gặp trục trặc và cách tối ưu hóa hiệu suất mà không thêm phức tạp không cần thiết.

Với phương pháp phù hợp, các nhóm có thể loại bỏ phỏng đoán, đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và cải thiện năng suất một cách bền vững. Hãy bắt đầu ngay! 🚀

Tầm quan trọng của việc theo dõi năng suất công việc

Hãy tưởng tượng bạn làm việc không mệt mỏi cả ngày, nhưng cuối cùng lại tự hỏi thời gian đã trôi đi đâu. Nỗ lực của bạn có mang lại kết quả hay những yếu tố gây xao lãng đã làm giảm năng suất?

Nếu không có chiến lược rõ ràng về cách theo dõi năng suất, bạn sẽ không thể đo lường tiến độ thực tế.

Các doanh nghiệp bỏ qua việc theo dõi năng suất của nhân viên thường phải đối mặt với những vấn đề sau:

Tại sao theo dõi năng suất lại mang lại kết quả tốt hơn?

Các nhóm ưu tiên giám sát năng suất của nhân viên làm việc thông minh hơn. Họ không chỉ theo dõi số giờ làm việc mà còn phân tích tác động. Bằng cách cài đặt các kỳ vọng rõ ràng, ghi nhận những thành tựu nhỏ và sử dụng hệ thống theo dõi năng suất có cấu trúc, các nhóm có thể tinh chỉnh quy trình làm việc và tăng hiệu quả.

Đối với nhân viên làm việc từ xa, thách thức còn lớn hơn. Không có sự giám sát trực tiếp, năng suất có thể khó đánh giá hơn. Theo dõi năng suất trong công việc đảm bảo:

Ngoài hiệu quả, việc giám sát năng suất còn tăng cường sự gắn kết của nhân viên. Nó giúp các nhà quản lý xác định các mẫu, khen thưởng công việc chất lượng và cung cấp phản hồi mang tính xây dựng. Phần mềm giám sát phù hợp biến việc theo dõi năng suất thành một công cụ quý giá, đảm bảo mọi nỗ lực đều góp phần vào thành công của công ty.

Các chỉ số chính để theo dõi năng suất

Đo lường năng suất không chỉ là theo dõi số giờ làm việc, mà còn là hiểu được thời gian và nỗ lực được sử dụng vào việc gì. Một hệ thống theo dõi năng suất mạnh mẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo các nhóm luôn đồng nhất với nhau.

Nếu không có những thông tin chi tiết này, bạn sẽ không thể đo lường năng suất một cách hiệu quả hoặc cải thiện hiệu suất.

1. Tỷ lệ hoàn thành công việc: Các thời hạn có được tuân thủ không?

Tỷ lệ hoàn thành công việc cao cho thấy hiệu quả, trong khi sự chậm trễ thường xuyên có thể chỉ ra các vấn đề về năng suất đang được theo dõi, ưu tiên không rõ ràng hoặc tắc nghẽn trong quy trình làm việc. Theo dõi năng suất của nhân viên thông qua xu hướng hoàn thành công việc giúp các nhà quản lý xác định liệu thời hạn có thực tế hay cần điều chỉnh.

✨ Trường hợp sử dụng: Một nhóm phát triển phần mềm theo dõi tỷ lệ hoàn thành sprint. Nếu sự chậm trễ xảy ra thường xuyên, họ sẽ điều tra xem công việc tồn đọng có quá phức tạp hay các nhà phát triển cần hỗ trợ thêm

2. Mức độ cam kết của nhân viên: Nhân viên có động lực không?

Nhân viên gắn bó sẽ đóng góp nhiều hơn, hợp tác tốt hơn và tăng năng suất làm việc. Theo dõi mức độ gắn bó của nhân viên thông qua khảo sát, mức độ tham gia và phản hồi thời gian thực giúp đánh giá tinh thần và mức độ cam kết của nhân viên.

✨ Trường hợp sử dụng: Một nhóm tiếp thị từ xa nhận thấy sự sụt giảm mức độ tham gia trong các cuộc thảo luận về dự án. Bằng cách thực hiện các cuộc khảo sát nhanh, họ xác định các vấn đề liên quan đến khối lượng công việc và triển khai các chỉ số hiệu suất để cân bằng trách nhiệm

3. Thời gian dành cho công việc: Quy trình làm việc có hiệu quả không?

Theo dõi thời gian dành cho các công việc giúp xác định nhân viên đang làm việc hiệu quả hay cần cải thiện quản lý công việc. Nếu các công việc thường ngày mất quá nhiều thời gian, có thể cần tự động hóa hoặc tối ưu hóa quy trình.

✨ Trường hợp sử dụng: Một đội ngũ hỗ trợ khách hàng nhận thấy rằng việc xử lý các vấn đề kỹ thuật mất gấp đôi thời gian so với các yêu cầu cơ bản. Họ giới thiệu cơ sở kiến thức để cải thiện thời gian phản hồi

4. Độ chính xác và chất lượng công việc: Công việc có đạt tiêu chuẩn không?

Năng suất không chỉ là tốc độ, mà còn là chất lượng. Nếu nhân viên hoàn thành công việc nhanh chóng nhưng phải sửa nhiều lần, năng suất sẽ bị ảnh hưởng. Theo dõi độ chính xác đảm bảo hiệu quả không ảnh hưởng đến chất lượng.

✨ Trường hợp sử dụng: Một nhóm nội dung theo dõi tỷ lệ sửa đổi. Khi một số nhà văn cần chỉnh sửa thường xuyên, các quản lý sẽ cung cấp phản hồi mang tính xây dựng và đào tạo viết bổ sung

5. Phân phối khối lượng công việc: Công việc có được phân bổ đồng đều trong nhóm không?

Khối lượng công việc không đồng đều dẫn đến tình trạng kiệt sức và giảm năng suất của nhân viên. Bằng cách phân tích việc phân công công việc, các nhóm có thể đảm bảo sự công bằng và tránh tình trạng quá tải, từ đó cải thiện cả hiệu quả và sự hài lòng của nhân viên.

✨ Trường hợp sử dụng: Một quản lý dự án nhận thấy hai nhân viên xử lý 80% công việc ưu tiên cao. Sử dụng hệ thống theo dõi năng suất, họ phân phối công việc lại một cách đồng đều hơn

6. Thời hạn hoàn thành so với thời hạn bị lỡ: Các dự án có đang tiến triển đúng kế hoạch không?

Mô hình không tuân thủ thời hạn cho thấy các vấn đề tiềm ẩn về quản lý thời gian, kỳ vọng không thực tế hoặc quy trình làm việc không hiệu quả. Theo dõi thời hạn giúp các nhóm theo dõi hiệu suất và điều chỉnh cho phù hợp.

✨ Trường hợp sử dụng: Một nhóm bán hàng giám sát thời hạn nộp/gửi đề xuất. Nếu sự chậm trễ tăng lên, họ sẽ đánh giá phân phối khối lượng công việc và giới thiệu các công cụ giám sát để xác định các điểm không hiệu quả trong quy trình làm việc

7. Sự hài lòng của nhân viên và cân bằng cuộc sống công việc: Năng suất có bền vững không?

Một nhóm căng thẳng, làm việc quá sức sẽ không thể làm việc hiệu quả. Theo dõi tâm trạng, tình trạng vắng mặt và phản hồi của nhân viên giúp doanh nghiệp cân bằng giờ làm việc và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức.

✨ Trường hợp sử dụng: Một nhóm nhân sự xem xét các phản hồi khảo sát và nhận thấy sự lo ngại ngày càng tăng về khối lượng công việc. Ban lãnh đạo triển khai lịch làm việc linh hoạt để cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống

8. Đánh giá hiệu suất và phản hồi: Có còn chỗ để cải thiện?

Đánh giá hiệu suất thường xuyên đảm bảo nhân viên nhận được phản hồi rõ ràng và mang tính xây dựng để hoàn thiện kỹ năng của mình. Khi kết hợp với cài đặt mục tiêu, đánh giá giúp nhân viên điều chỉnh nỗ lực của mình cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh.

✨ Trường hợp sử dụng: Một công ty thiết kế tiến hành đánh giá hàng quý bằng hệ thống theo dõi năng suất. Họ phân tích hiệu suất của nhân viên và cung cấp chương trình huấn luyện phù hợp để cải thiện kết quả trong tương lai

Bằng cách tập trung vào các chỉ số chính này, các nhóm có được thông tin chi tiết quý giá về xu hướng năng suất, từ đó đưa ra quyết định sáng suốt để thúc đẩy hiệu quả và sự tham gia.

Làm thế nào để theo dõi và giám sát năng suất?

Việc theo dõi và giám sát năng suất hiệu quả bao gồm sự kết hợp giữa lập kế hoạch chiến lược, tận dụng công nghệ và thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục.

Với phương pháp phù hợp, các nhóm có thể loại bỏ sự kém hiệu quả, tối ưu hóa quy trình làm việc và đo lường tiến độ thực tế.

Đặt mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường được

Nếu không có mục tiêu xác định, việc theo dõi năng suất sẽ trở thành phỏng đoán. Việc thiết lập các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn (SMART) sẽ cung cấp lộ trình rõ ràng cho nhóm của bạn. Cách tiếp cận này đảm bảo rằng mọi người đều hiểu trách nhiệm, ưu tiên và kết quả mong đợi của mình.

📌 Tại sao điều này quan trọng:

Với ClickUp Goals, bạn có thể đặt và theo dõi mục tiêu của mình một cách hiệu quả. Để hợp lý hóa quá trình này hơn nữa, hãy cân nhắc sử dụng Mẫu mục tiêu SMART của ClickUp.

Tải xuống mẫu này

Mẫu này hữu ích trong các trường hợp sau:

Sử dụng bảng điều khiển và báo cáo

Dữ liệu thô thôi là không đủ; các nhóm cũng cần hiển thị mức năng suất của họ theo thời gian thực. Bảng điều khiển và báo cáo giúp phân tích khối lượng công việc, theo dõi hiệu suất và giám sát hiệu quả trong nháy mắt.

📌 Tại sao điều này quan trọng:

Bảng điều khiển ClickUp cung cấp chế độ xem có thể tùy chỉnh về các nhiệm vụ, tiến độ và chỉ số hiệu suất chính (KPI) của nhóm bạn.

Các nhóm có thể tùy chỉnh bảng điều khiển để:

Ngoài ra, Mẫu Sử dụng ClickUp để tăng năng suất giúp đơn giản hóa việc theo dõi bằng cách cung cấp:

Tải xuống mẫu này

Tận dụng AI và tự động hóa

AI và tự động hóa là những yếu tố thay đổi cuộc chơi trong việc theo dõi năng suất. Thay vì quản lý cập nhật thủ công, các nhóm có thể tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, tạo báo cáo và thu thập thông tin chi tiết dự đoán về xu hướng hiệu suất.

📌 Tại sao điều này quan trọng:

ClickUp Brain tận dụng AI để tự động hóa việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, tạo bản tóm tắt tức thì và cung cấp thông tin chi tiết có thể hành động. Khi kết hợp với ClickUp Automations, các nhóm có thể:

Nếu bạn muốn hiểu thêm về việc sử dụng AI để tăng năng suất, hãy xem tại đây 👇

Đối với các cuộc họp và thảo luận, ClickUp AI Notetaker đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào. Nó tự động ghi lại, phiên âm và tóm tắt những điểm chính mà bạn có thể nhanh chóng chuyển thành nhiệm vụ, cho phép các nhóm tập trung vào thảo luận thay vì phải vội vàng ghi chép.

Thực hiện các cuộc đánh giá định kỳ và vòng phản hồi

Theo dõi năng suất không phải là nỗ lực một lần — nó đòi hỏi sự giám sát liên tục và điều chỉnh hướng đi. Đánh giá hiệu suất thường xuyên và vòng phản hồi có cấu trúc đảm bảo rằng nhân viên nhận được thông tin chi tiết về hiệu quả và lĩnh vực phát triển của họ.

📌 Tại sao điều này quan trọng:

Sử dụng Mẫu báo cáo năng suất cá nhân ClickUp, cá nhân và nhóm có thể:

Theo dõi năng suất là làm việc thông minh hơn. Khi các nhóm đặt mục tiêu rõ ràng, tận dụng bảng điều khiển, tự động hóa quy trình công việc và xem xét tiến độ thường xuyên, năng suất sẽ không còn là một trò chơi đoán mò nữa.

Với các công cụ và thông tin chi tiết phù hợp, công việc trở nên có tổ chức hơn, các quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu và hiệu quả trở thành kết quả có thể đo lường được.

Làm thế nào để cải thiện năng suất bằng cách sử dụng thông tin chi tiết về dữ liệu?

Theo dõi năng suất là một chuyện, nhưng sử dụng dữ liệu để cải thiện năng suất mới là điều mang lại tác động thực sự. Khi phân tích năng suất của nhân viên không chỉ dựa trên số giờ làm việc, bạn sẽ phát hiện ra các cơ hội để làm việc thông minh hơn, loại bỏ sự kém hiệu quả và giữ cho nhóm của bạn luôn phù hợp với mục tiêu kinh doanh.

Xác định các rào cản tiềm ẩn đối với năng suất

Các con số không phải lúc nào cũng phản ánh toàn bộ sự thật, trừ khi bạn biết phải tìm kiếm điều gì. Nếu các công việc liên tục bị trì hoãn hoặc khối lượng công việc cảm thấy không cân bằng. Theo dõi năng suất của nhân viên theo thời gian giúp bạn xác định vấn đề là do thời hạn không thực tế, quy trình làm việc không hiệu quả hay thiếu nguồn lực.

Thay vì phản ứng sau khi vấn đề xảy ra, dữ liệu cho phép bạn điều chỉnh một cách chủ động.

Chuyển từ đo lường năng suất sang tối ưu hóa năng suất

Các hệ thống theo dõi năng suất truyền thống tập trung vào việc giám sát sản lượng, nhưng giá trị thực sự đến từ việc sử dụng thông tin chi tiết để cải thiện cách thức hoàn thành công việc.

Khi bạn theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc, thời gian dành cho các dự án và các chỉ số hiệu suất, các mẫu sẽ bắt đầu xuất hiện.

Nhận biết các xu hướng này giúp bạn hợp lý hóa các quy trình lặp đi lặp lại, loại bỏ các bước không cần thiết và tập trung nỗ lực của nhóm vào công việc có tác động lớn.

Biến thông tin thành quyết định thông minh hơn

Dữ liệu chỉ hữu ích khi nó thúc đẩy hành động. Thay vì chỉ báo cáo những gì đã xảy ra, hãy sử dụng tính năng theo dõi năng suất theo thời gian thực để cải thiện ngay lập tức.

Nếu một nhóm liên tục gặp khó khăn trong việc đáp ứng thời hạn, hãy xem xét kỹ hơn việc phân phối khối lượng công việc và các công việc phụ thuộc để xác định những điểm cần điều chỉnh. Những thay đổi nhỏ dựa trên dữ liệu sẽ dẫn đến những cải thiện đáng kể về năng suất, hiệu suất của nhân viên và hiệu quả tổng thể.

Sử dụng báo cáo thời gian thực để đo lường năng suất

Thay vì chờ đợi các báo cáo hàng tháng, theo dõi năng suất của nhân viên thông qua các báo cáo thời gian thực cho phép bạn phát hiện các điểm không hiệu quả ngay khi chúng xảy ra.

Bạn không cần phải dựa vào phỏng đoán để cải thiện hiệu suất khi dữ liệu cung cấp bức tranh rõ ràng về những gì đang hoạt động hiệu quả và những gì đang làm chậm nhóm.

Các quyết định dựa trên dữ liệu giúp bạn tinh chỉnh quy trình, điều chỉnh nỗ lực của nhóm với các mục tiêu chính và cải thiện năng suất dài hạn một cách bền vững. Thay vì theo dõi nhiều hơn, bạn tập trung vào công việc thông minh hơn với những thông tin chi tiết phù hợp.

Vượt qua thách thức trong việc theo dõi năng suất

Ngay cả khi có các công cụ phù hợp, việc theo dõi năng suất của nhân viên không phải lúc nào cũng dẫn đến hiệu quả cao hơn. Những thách thức lớn nhất không chỉ là tính chính xác của dữ liệu hay sự kháng cự đối với các công cụ theo dõi, mà còn đến từ việc hiểu sai thông tin chi tiết, thực thi kém và thiếu kết quả rõ ràng.

Khi việc theo dõi năng suất tạo ra nhiều công việc hơn là tiết kiệm

Một số nhóm dành nhiều thời gian theo dõi năng suất công việc hơn là thực sự cải thiện nó. Nếu các nhà quản lý dựa vào báo cáo thủ công, các công cụ theo dõi không kết nối hoặc giám sát hiệu suất quá mức, việc theo dõi năng suất sẽ trở thành gánh nặng.

🛠 Giải pháp: Tự động hóa việc thu thập dữ liệu bằng hệ thống theo dõi tích hợp chỉ yêu cầu nhập liệu tối thiểu. Tập trung vào những thông tin có giá trị cao, như tiến độ công việc, chất lượng công việc và xu hướng hiệu quả, thay vì theo dõi từng chi tiết nhỏ

Khi theo dõi dẫn đến kết luận sai lầm

Số liệu không phải lúc nào cũng phản ánh toàn bộ sự thật. Đánh giá năng suất của nhân viên theo số giờ làm việc thay vì theo tác động có thể khiến những nhân viên có hiệu suất cao nhưng chiến lược trở nên kém hiệu quả, trong khi những nhân viên kém hiệu quả nhưng luôn bận rộn lại có vẻ hiệu quả hơn.

🛠 Giải pháp: Cân bằng các chỉ số định lượng (tỷ lệ hoàn thành công việc, thời hạn bị bỏ lỡ) với thông tin chi tiết định tính (tác động của dự án, mức độ tham gia của nhân viên). Kết hợp thông tin chi tiết tự báo cáo với theo dõi hiệu suất dựa trên dữ liệu để tránh kết luận sai lệch

Khi theo dõi năng suất giống như quản lý vi mô

Nhân viên có thể phản đối hệ thống theo dõi năng suất khi họ cảm thấy mình bị giám sát liên tục. Điều này có thể làm giảm sự tham gia của nhân viên và thậm chí làm giảm năng suất.

🛠 Giải pháp: Định nghĩa lại việc theo dõi như một công cụ để phân bổ công việc tốt hơn và giảm tình trạng kiệt sức. Thay vì tập trung vào việc giám sát giờ làm việc, hãy giúp nhân viên sử dụng các công cụ theo dõi để tự cải thiện, chỉ cho họ thấy những công việc lặp đi lặp lại có thể giảm bớt, cách cải thiện hiệu quả và đạt được sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống

Khi thông tin chi tiết về năng suất không dẫn đến hành động

Nhiều tổ chức theo dõi hiệu suất nhưng không hành động dựa trên dữ liệu. Chỉ xác định những điểm không hiệu quả là không đủ — nếu các nhóm không biết cách giải thích hoặc áp dụng thông tin chi tiết, việc theo dõi sẽ trở nên vô nghĩa.

🛠 Giải pháp: Xây dựng văn hóa điều chỉnh dựa trên dữ liệu. Sử dụng các cuộc kiểm tra thường xuyên để xem xét xu hướng, điều chỉnh ưu tiên và tinh chỉnh quy trình làm việc dựa trên thông tin chi tiết về hiệu suất thực tế, không chỉ dựa trên báo cáo. Đảm bảo việc theo dõi dẫn đến những cải tiến cụ thể, có thể đo lường được, chẳng hạn như tối ưu hóa quy trình làm việc hoặc phân phối lại khối lượng công việc

Khi việc theo dõi năng suất không phù hợp với các phong cách làm việc khác nhau

Không phải tất cả các nhóm đều hoạt động theo cùng một cách. Các phương pháp theo dõi tiêu chuẩn có thể không hiệu quả đối với các vai trò sáng tạo, nhóm kỹ thuật và các vị trí tập trung vào khách hàng.

🛠 Giải pháp: Sử dụng các giải pháp theo dõi có thể tùy chỉnh cho phép các nhóm xác định năng suất dựa trên các mục tiêu cụ thể cho từng vai trò. Thay vì theo dõi thời gian cứng nhắc, hãy sử dụng các điểm chuẩn dựa trên mục tiêu, báo cáo tiến độ công việc và vòng phản hồi hợp tác để đảm bảo việc theo dõi phù hợp với cách công việc thực sự được hoàn thành

Theo dõi năng suất của nhân viên nên được coi như một công cụ cải thiện quy trình làm việc, không phải là một hệ thống giám sát hiệu suất. Khi các nhóm tập trung vào tự động hóa thông minh hơn, thông tin chi tiết về chất lượng và phương pháp theo dõi có thể điều chỉnh, họ sẽ tránh được những sai lầm phổ biến và biến việc theo dõi năng suất thành một lợi thế chiến lược.

Biến việc theo dõi năng suất thành kết quả có ý nghĩa

Giá trị thực sự của việc theo dõi năng suất đến từ cách bạn sử dụng những thông tin chi tiết đó. Khi các nhóm không chỉ dừng lại ở việc đo lường hiệu suất mà còn bắt đầu tinh chỉnh quy trình làm việc, cân bằng khối lượng công việc và loại bỏ sự kém hiệu quả, họ sẽ thấy được tiến độ thực sự.

Với phương pháp phù hợp, việc theo dõi không còn là giám sát mà là trao quyền cho các nhóm làm việc thông minh hơn. Một hệ thống loại bỏ các trở ngại, thúc đẩy trách nhiệm và tối ưu hóa hiệu quả sẽ dẫn đến năng suất bền vững mà không gây kiệt sức.

Đăng ký ClickUp để hợp lý hóa việc theo dõi năng suất, tự động hóa quy trình làm việc và giúp các nhóm tập trung vào những việc thực sự quan trọng.