Theo dõi mục tiêu trong công việc không chỉ là một công việc đơn thuần — đó là chìa khóa để nhóm làm việc có mục đích và động lực. Nhưng bí quyết để duy trì sự tổ chức và động lực mà không cảm thấy quá tải là gì?
Trong blog này, chúng ta sẽ tìm hiểu các cách thực tế để theo dõi mục tiêu và tiếp thêm năng lượng cho nhóm của bạn. Từ việc cài đặt mục tiêu rõ ràng đến theo dõi tiến độ và thúc đẩy tinh thần nhóm, các chiến lược này sẽ thổi luồng sinh khí mới vào danh sách công việc cần làm của bạn.
Bạn tò mò muốn biết làm thế nào để nâng cao hiệu suất của nhóm mình? Hãy bắt đầu ngay.
Tại sao việc theo dõi mục tiêu lại quan trọng?
Theo dõi mục tiêu không chỉ là đánh dấu vào các ô trong danh sách công việc — đó là nền tảng của các nhóm làm việc hiệu quả và năng suất. Đối với các trưởng nhóm và quản lý, việc theo dõi mục tiêu dự án một cách hiệu quả có thể thay đổi cách quản lý dự án và cách các nhóm hợp tác với nhau.
Dưới đây là lý do:
Xác định hướng đi rõ ràng cho tương lai
Khi mục tiêu được theo dõi, mọi người dễ dàng biết được vị trí của mình và những điều cần chú ý. Sự minh bạch này giúp các nhóm tập trung và thống nhất, đảm bảo năng lượng không bị lãng phí vào các hoạt động không đóng góp vào mục tiêu cuối cùng.
Cải thiện trách nhiệm giải trình
Khi các thành viên trong nhóm có thể thấy tiến độ của bản thân và cột mốc của những người khác, điều này sẽ thúc đẩy văn hóa trách nhiệm và biến việc theo dõi tiến độ thành một thói quen. Theo dõi mục tiêu thường xuyên sẽ thúc đẩy mỗi cá nhân tập trung vào công việc, vì họ biết rằng nỗ lực của mình được hiển thị và đóng góp vào thành công chung.
Đơn giản hóa việc đo lường tiến độ
Với các công cụ phù hợp, các nhà quản lý có thể đánh giá xem nhóm của họ đang đi đúng hướng hay cần thúc đẩy. Điều này giúp đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu để điều chỉnh chiến lược trước khi các vấn đề trở thành vấn đề lớn hơn.
Nhìn chung, theo dõi mục tiêu không chỉ là một bước hành chính — đó là chiến lược giúp nâng cao năng suất và sự hợp tác.
Đọc thêm: Mục tiêu và mục đích: Chúng là gì và cách sử dụng
Phương pháp theo dõi mục tiêu
Biết cách theo dõi mục tiêu đúng cách có thể tác động đáng kể đến năng suất và sự hợp tác của nhóm. Hãy cùng phân tích một số chiến lược hiệu quả mà các trưởng nhóm và quản lý có thể sử dụng.
Phương pháp bút và giấy
Đối với những người thích sự đơn giản, phương pháp bút và giấy là một phương pháp cổ điển. Sổ ghi chép, sổ ghi chú và sổ kế hoạch có thể rất hiệu quả để theo dõi mục tiêu, đặc biệt là đối với các nhóm nhỏ hoặc cá nhân.
- Sổ ghi chép và nhật ký: Viết ra mục tiêu bằng tay có thể giúp củng cố cam kết. Đây cũng là một cách thú vị để theo dõi tiến độ khi bạn đánh dấu các công việc đã hoàn thành
- Sổ ghi chép: Phổ biến trong giới lập kế hoạch, sổ ghi chép cung cấp định dạng linh hoạt để sắp xếp công việc, thời hạn và ghi chép suy nghĩ. Bạn có thể tùy chỉnh bố cục để phù hợp với nhu cầu của mình
- Người lập kế hoạch: Những người lập kế hoạch chuyên dụng thường có các phần theo dõi mục tiêu được thiết kế sẵn, giúp dễ dàng chia nhỏ dự án thành các bước nhỏ hơn, dễ quản lý hơn
Phương pháp giấy bút có thể thiếu sự tiện lợi của kỹ thuật số như nhắc nhở tự động và phân tích dữ liệu, nhưng có thể là lựa chọn hoàn hảo cho các nhà lãnh đạo thích phương pháp tiếp cận trực quan để phân tích tiến độ.
Sử dụng các công cụ theo dõi mục tiêu
Đối với các trưởng nhóm muốn hợp lý hóa quy trình, ứng dụng theo dõi mục tiêu là một công cụ không thể thiếu. Trong số đó, ClickUp nổi bật với các tính năng đáp ứng mọi khía cạnh của quản lý mục tiêu. Chúng tôi cũng đã viết một bài viết chi tiết về các ứng dụng theo dõi mục tiêu khác mà bạn có thể thích.
Dưới đây là tổng quan về các tính năng của ClickUp giúp các nhóm thiết lập, theo dõi và quản lý mục tiêu:
Bảng điều khiển
Bảng điều khiển của ClickUp cung cấp chế độ xem toàn cảnh về tiến độ của nhóm bạn. Các bảng điều khiển có thể tùy chỉnh này hiển thị các chỉ số chính, giúp bạn hình dung tiến độ, xác định các điểm nghẽn và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu trong nháy mắt.
Mục tiêu và chỉ tiêu
ClickUp Goals cho phép bạn đặt mục tiêu chi tiết với các mục tiêu, thời hạn và người chịu trách nhiệm rõ ràng. Tính năng này đảm bảo trách nhiệm giải trình và giúp các thành viên trong nhóm thống nhất với các nhiệm vụ cá nhân và tập thể của mình.
Nhắc nhở
ClickUp Reminders đảm bảo rằng các thời hạn quan trọng không bị bỏ sót. Các thành viên trong nhóm sẽ nhận được thông báo để luôn cảnh giác và chủ động, giảm rủi ro bỏ sót các công việc cần hoàn thành.
Công cụ hợp tác
Giao tiếp hiệu quả là yếu tố cốt lõi để theo dõi mục tiêu thành công. ClickUp cung cấp các công cụ cộng tác tích hợp sẵn như Trò chuyện ClickUp, Hộp thư đến ClickUp, Nhiệm vụ ClickUp và Gán bình luận ClickUp. Các tính năng này giúp bạn dễ dàng chia sẻ thông tin cập nhật, theo dõi các nhiệm vụ lặp lại và duy trì sự thống nhất trong nhóm mà không cần chuyển đổi nền tảng.
Chế độ xem có thể tùy chỉnh
Một trong những tính năng nổi bật của ClickUp là tính linh hoạt trong việc xem tiến độ, cung cấp các tùy chọn phù hợp với các phong cách làm việc khác nhau. Danh sách việc cần làm trực tuyến của ClickUp cung cấp chế độ xem có cấu trúc, chi tiết từng mục công việc, giúp dễ dàng theo dõi chi tiết và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên từng bước.
Chế độ xem Bảng của ClickUp cung cấp quy trình làm việc trực quan, lý tưởng cho các nhóm thích theo dõi tiến trình công việc qua các giai đoạn, hoàn hảo cho quản lý dự án linh hoạt và nỗ lực hợp tác. Đối với những người thích phương pháp tập trung vào thời gian, chế độ xem Lịch của ClickUp cho phép các nhóm xem thời hạn và lịch trình theo định dạng lịch, giúp mọi người luôn tuân thủ dòng thời gian và các cột mốc sắp tới.
Khả năng thích ứng này giúp tăng năng suất bằng cách cho phép mỗi thành viên trong nhóm làm việc theo cách phù hợp nhất với họ.
Các tính năng cần tìm trong ứng dụng theo dõi mục tiêu:
Tất cả các ứng dụng theo dõi mục tiêu tốt nhất chắc chắn sẽ bao gồm những tính năng sau:
- Bảng điều khiển trực quan
- Nhắc nhở và thông báo về thời hạn
- Chế độ xem có thể tùy chỉnh (danh sách, bảng, lịch)
- Các tính năng cộng tác như trò chuyện và bình luận
- Công cụ trực quan hóa tiến độ
Đọc thêm: 12 phần mềm cài đặt mục tiêu tốt nhất cho nhóm
Cài đặt hệ thống theo dõi mục tiêu
Tạo một hệ thống theo dõi mục tiêu hiệu quả là chìa khóa để tăng năng suất của nhóm và đảm bảo sự hợp tác diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là cách thiết lập hệ thống này từng bước.
Bước 1: Thiết lập mục tiêu SMART
Khung SMART là một trong những phương pháp hiệu quả nhất để xác định và theo dõi mục tiêu. SMART là viết tắt của Specific (Cụ thể), Measurable (Có thể đo lường), Achievable (Có thể đạt được), Relevant (Có liên quan) và Time-bound (Có thời hạn). Mỗi khía cạnh đảm bảo rằng mục tiêu của bạn được xác định rõ ràng và có thể quản lý được.
- Cụ thể: Đảm bảo mục tiêu của bạn rõ ràng và chi tiết. Các mục tiêu mơ hồ như "Cải thiện hiệu quả của nhóm" nên được thay thế bằng các mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như "Tăng tỷ lệ hoàn thành dự án lên 10% trong quý này. "
- Có thể đo lường: Sử dụng các chỉ số có thể định lượng để theo dõi tiến độ. Điều này giúp bạn biết khi nào bạn đang đi đúng hướng hoặc khi nào cần điều chỉnh
- Có thể đạt được: Đặt mục tiêu thách thức nhóm của bạn nhưng vẫn thực tế. Mục tiêu quá tham vọng có thể dẫn đến thất vọng
- Có liên quan: Điều chỉnh các mục tiêu phù hợp với mục tiêu chính của nhóm. Mỗi mục tiêu phải đóng góp vào bức tranh tổng thể
- Có thời hạn: Đặt thời hạn cho mỗi mục tiêu để duy trì sự tập trung và động lực
Để có một cách tiếp cận có cấu trúc, Mẫu mục tiêu SMART của ClickUp có thể là một công cụ thay đổi cuộc chơi. Nó cung cấp một không gian có tổ chức để chia nhỏ mục tiêu của bạn từng bước, đảm bảo chúng đáp ứng từng tiêu chí SMART.
Với mẫu này, bạn có thể đặt dòng thời gian, phân công công việc cho các thành viên trong nhóm và bao gồm các tiêu chí có thể đo lường được để theo dõi tiến độ một cách hiệu quả. Sử dụng mẫu này giúp tạo sự rõ ràng, tăng cường trách nhiệm của nhóm và hợp lý hóa quá trình theo dõi mục tiêu của bạn.
Bước 2: Phân chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ
Các mục tiêu lớn, dài hạn có thể khiến bạn cảm thấy quá sức nếu không được quản lý đúng cách. Giải pháp là gì? Chia nhỏ chúng thành các bước nhỏ hơn, có thể thực hiện được.
- Phân chia thành các phần dễ quản lý: Chia các dự án lớn thành các công việc nhỏ hơn sẽ giúp bạn dễ dàng xử lý và theo dõi hơn. Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là ra mắt một sản phẩm mới, hãy bắt đầu bằng cách cài đặt các mục tiêu phụ như nghiên cứu thị trường, phát triển nguyên mẫu và các giai đoạn thử nghiệm
- Tạo các bước hành động: Đảm bảo mỗi mục tiêu nhỏ hơn có một hành động rõ ràng liên quan đến nó. Sự rõ ràng này giúp nhóm của bạn biết chính xác công việc tiếp theo cần làm, từ đó hình thành thói quen tốt để đạt được tiến độ ổn định
Phân chia mục tiêu giúp mọi người duy trì động lực và tránh tình trạng kiệt sức bằng cách ăn mừng những thành công nhỏ trên đường đi.
Bước 3: Đặt cột mốc và thời hạn
Các cột mốc đóng vai trò như các điểm kiểm tra, hướng dẫn các nhóm về tiến độ của họ và tạo cơ hội để ăn mừng thành tích.
- Tầm quan trọng của các cột mốc: Cài đặt các cột mốc cụ thể cho phép các nhóm theo dõi tiến độ của họ trong thời gian thực. Đây là cách để đo lường thành công mà không cần đợi đến khi dự án kết thúc
- Duy trì đà phát triển với thời hạn: Thời hạn giúp dự án tiến triển. Gán ngày đáo hạn cho từng cột mốc để tạo sự khẩn trương và duy trì đà phát triển
Có các cột mốc và thời hạn rõ ràng sẽ đảm bảo các dự án đi đúng hướng và giúp ngăn ngừa sự trì hoãn.
Bước 4: Đánh giá và điều chỉnh thường xuyên
Hệ thống theo dõi mục tiêu chỉ hiệu quả khi các quy trình bạn xây dựng xung quanh nó cũng hiệu quả. Đánh giá thường xuyên giúp các nhóm duy trì sự thống nhất và khả năng thích ứng.
- Đánh giá hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý: Thiết lập các khoảng thời gian đều đặn để đánh giá tiến độ. Điều này giúp xác định những gì đang hiệu quả và những gì cần điều chỉnh
- Điều chỉnh khi cần thiết: Đôi khi các ưu tiên thay đổi và mục tiêu cần được điều chỉnh. Hãy sẵn sàng sửa đổi mục tiêu của bạn dựa trên những hiểu biết mới hoặc tình huống thay đổi
Việc đánh giá thường xuyên giúp mọi người đồng nhất quan điểm và cho phép điều chỉnh hướng đi trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng.
Xây dựng một hệ thống theo dõi mục tiêu bao gồm các chiến lược này sẽ giúp tăng năng suất và cải thiện việc quản lý công việc.
Tặng thêm: 11 mẫu miễn phí để thiết lập mục tiêu và theo dõi tiến độ cho Excel & ClickUp
Đang theo dõi tiến độ và đo lường thành công
Để thực sự gặt hái được những lợi ích từ các chiến lược đặt mục tiêu, điều cần thiết là phải có một hệ thống đáng tin cậy để theo dõi tiến độ và đo lường thành công. Các trưởng nhóm và quản lý có thể sử dụng các chiến lược này để duy trì năng suất cao và sự hợp tác hiệu quả.
Đặt các chỉ số hiệu suất chính (KPI)
KPI là công cụ mạnh mẽ để đo lường tiến độ và xác định liệu mục tiêu có được đạt được hay không. Bí quyết là xác định KPI phù hợp với mục tiêu cụ thể của bạn.
Xác định các chỉ số phù hợp
Chọn các chỉ số mục tiêu và KPI phản ánh trực tiếp tiến độ đạt được kết quả mong muốn. Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là cải thiện sự hài lòng của khách hàng, hãy theo dõi các chỉ số như Net Promoter Score (NPS) hoặc điểm đánh giá phản hồi của khách hàng.
Ví dụ về KPI
Đối với mục tiêu cá nhân, KPI có thể bao gồm số phiên đào tạo đã hoàn thành hoặc số giờ dành cho phát triển kỹ năng. Theo dõi KPI như thời gian tập thể dục hàng ngày, các khóa học trực tuyến đã hoàn thành hoặc các chứng chỉ đã đạt được có thể cung cấp bằng chứng cụ thể về tiến độ.
Trong cài đặt kinh doanh, KPI có thể là tăng trưởng doanh số, tỷ lệ hoàn thành dự án hoặc thống kê duy trì nhân viên. Các KPI kinh doanh bổ sung có thể bao gồm tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng, thời gian phản hồi khách hàng trung bình hoặc mức năng suất của từng bộ phận.
Sử dụng KPI giúp các nhóm tập trung và đánh giá khách quan hơn khi xem xét tiến độ thực hiện mục tiêu cá nhân.
Sử dụng các công cụ tiến độ trực quan
Các công cụ trực quan là yếu tố thay đổi cuộc chơi khi nói đến việc theo dõi tiến độ. Việc nhìn thấy dữ liệu được trình bày theo định dạng rõ ràng có thể thúc đẩy các nhóm và cải thiện sự hiểu biết.
Biểu đồ và bảng biểu
Các công cụ như biểu đồ cột và biểu đồ đường có thể hiển thị xu hướng theo thời gian, giúp dễ dàng phát hiện các mẫu và lĩnh vực cần chú ý. Cho dù là theo dõi doanh số hàng tuần hay số lượng vé đã đóng, các biểu diễn trực quan giúp dữ liệu dễ hiểu hơn.
Biểu đồ Gantt
Đối với các dự án có nhiều giai đoạn, biểu đồ Gantt có thể rất hữu ích để theo dõi và đạt được mục tiêu. Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp có thể giúp bạn minh họa dòng thời gian, các phụ thuộc và tiến độ. Điều này cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về những gì đã hoàn thành và những gì còn phải làm, hỗ trợ các đội ngũ đạt được mục tiêu.
Lợi ích của việc trình bày trực quan
- Tăng cường sự tham gia: Dữ liệu trực quan thu hút sự chú ý hiệu quả hơn văn bản thuần túy hoặc số liệu
- Đơn giản hóa thông tin phức tạp: Biểu đồ và đồ thị phân tích dữ liệu phức tạp thành hình ảnh dễ hiểu
- Tạo động lực cho nhóm: Hình ảnh rõ ràng hiển thị tiến độ một cách cụ thể, khuyến khích các thành viên trong nhóm duy trì cam kết
- Tạo điều kiện đánh giá nhanh chóng: Hình ảnh cho phép hiểu ngay trạng thái hiện tại và các bước tiếp theo
- Cải thiện giao tiếp: Chia sẻ tiến độ thông qua các công cụ trực quan giúp mọi người luôn được cập nhật và thống nhất
Việc sử dụng các công cụ trực quan mang lại mức độ minh bạch và hiểu biết mới trong việc theo dõi mục tiêu.
Đọc thêm: Cách viết mục tiêu và mục đích có thể đo lường được
Kết thúc hành trình theo dõi mục tiêu của bạn
Việc triển khai một hệ thống vững chắc để theo dõi các mục tiêu kinh doanh giúp các nhóm tự tin tiến về phía trước. Bằng cách tập trung vào các KPI có ý nghĩa và áp dụng các công cụ trực quan, các nhà lãnh đạo có thể tạo ra một môi trường nơi tiến độ được hiển thị rõ ràng và các điều chỉnh được thực hiện một cách liền mạch. Điều này dẫn đến sự phối hợp tốt hơn, mục tiêu rõ ràng hơn và một nhóm năng động hơn. Trang bị cho nhóm của bạn những công cụ tốt nhất để nâng cao khả năng quản lý mục tiêu — đăng ký ClickUp ngay hôm nay.