Trong cuốn sách quản lý rất nổi tiếng, Goal của Eliyahu M. Goldratt, tác giả cho rằng mục tiêu cơ bản của mọi hoạt động kinh doanh là kiếm tiền. Mặc dù rất dễ hiểu, nhưng không dễ thực hiện.
Mục tiêu kiếm tiền cần được chia thành các mục tiêu nhỏ hơn như tăng sản lượng, giảm chi phí và giảm thiểu hàng tồn kho, tất cả đều dẫn đến tối đa hóa doanh thu và lợi nhuận. Tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của bạn, điều này có thể khá phức tạp.
Ví dụ, đối với một nhà văn nội dung tự do, tăng sản lượng có thể đơn giản như viết nhiều bài báo hơn mỗi tuần. Tuy nhiên, đối với một nhà sản xuất ô tô, điều này liên quan đến việc tối ưu hóa hàng ngàn quy trình, mỗi quy trình có mục tiêu riêng.
Để theo dõi điều này, bạn cần phần mềm được thiết kế chuyên dụng như ClickUp. Hãy xem cách bạn có thể thiết lập các chỉ số mục tiêu hiệu quả và đạt được chúng trong tổ chức của mình.
Chỉ số mục tiêu là gì?
Mục tiêu là những mục đích chung mà một cá nhân, nhóm hoặc tổ chức hướng tới. Đó có thể là tăng doanh thu từ dòng sản phẩm mới hoặc mở rộng sang thị trường mới.
Chỉ số mục tiêu là các chỉ số cụ thể, có thể đo lường được để đạt được các mục tiêu này. Chúng chia nhỏ mục tiêu thành các bước hành động cụ thể và giúp theo dõi hiệu suất và đánh giá thành công.
Sự khác biệt giữa mục tiêu và chỉ số là gì?
Mặc dù được sử dụng cùng nhau, mục tiêu và chỉ số là hai khái niệm cơ bản khác nhau.
| Mục tiêu | Chỉ số |
|---|---|
| Mục tiêu chung | Các chỉ số đo lường hiệu quả tập trung |
| Cung cấp hướng dẫn và làm rõ công việc | Cung cấp các điểm kiểm tra để đo lường kết quả đầu ra |
| Dựa trên kết quả như tăng trưởng doanh thu, sự hài lòng của khách hàng, v.v. | Thường dựa trên kết quả đầu ra, chẳng hạn như số lượng khách hàng tiềm năng tạo ra, NPS, v.v. |
| Đặt mục tiêu dài hạn, thường là hàng quý hoặc hàng năm | Đặt mục tiêu ngắn hạn. Các nhóm đôi khi theo dõi các chỉ số hàng ngày/hàng tuần |
Mục tiêu và chỉ số hoạt động cùng nhau như thế nào?
Mục tiêu và chỉ số có mối quan hệ cộng sinh. Mục tiêu hướng tổ chức đi đúng hướng, chỉ số đảm bảo bạn đang tiến với tốc độ phù hợp.
Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là tăng doanh thu trong năm kinh doanh tiếp theo, bạn có thể đặt các chỉ số như:
- Tăng số lượng khách hàng tiềm năng được tạo ra
- Tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng
- Tăng doanh thu thường niên từ mỗi khách hàng
- Tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng
Việc theo dõi các chỉ số này hàng tuần hoặc hàng tháng sẽ giúp đạt được mục tiêu hàng năm mà bạn đã đặt ra. Các nhà lãnh đạo kinh doanh chia nhỏ mục tiêu của toàn tổ chức thành các mục tiêu nhỏ hơn cho các nhóm. Sau đó, họ sử dụng các chỉ số mục tiêu để xác định tiến độ thực hiện các mục tiêu này.
Hiểu một số thực thể khóa trong quản lý chỉ số mục tiêu
Khi tìm hiểu mục tiêu, mục đích và chỉ số, bạn sẽ gặp một số thuật ngữ. Hãy thảo luận một vài thuật ngữ để làm rõ nghĩa.
Chỉ số hiệu suất chính (KPI): KPI là thước đo cụ thể về mức độ thành công của một dự án, bộ phận hoặc tổ chức trong việc đạt được mục tiêu của mình. Đối với mục tiêu năng suất, KPI có thể là số giờ làm việc.
Thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA): SLA là tiêu chuẩn hiệu suất mà bạn đã cam kết. Ví dụ: một nhóm bảo trì phần mềm có thể có SLA là 4 giờ cho thời gian phản hồi đối với các khiếu nại ưu tiên cao.
Tỷ lệ nhấp chuột (CTR): Là một KPI tiếp thị phổ biến, tỷ lệ nhấp chuột đo lường số lần người dùng nhấp vào một liên kết so với số lần liên kết đó được hiển thị. Nếu quảng cáo Facebook của bạn được 100 người xem và một người nhấp vào, CTR của bạn là 1%.
Người dùng hoạt động: Trong thế giới SaaS, Người dùng hoạt động hàng ngày (DAU) và Người dùng hoạt động hàng tháng (MAU) là các chỉ số khóa. Nó đề cập đến số lượng người đang tích cực sử dụng sản phẩm, một chỉ số hàng đầu về doanh thu tiềm năng.
Với nền tảng lý thuyết vững chắc, hãy cùng xem một số ví dụ.
25 ví dụ về chỉ số mục tiêu trong thế giới thực
Chỉ số mục tiêu có thể khác nhau tùy thuộc vào loại công việc bạn làm. Để giúp bạn có ý tưởng rõ ràng hơn, chúng tôi đã chọn các ví dụ từ nhiều hàm kinh doanh khác nhau.
Bán hàng
1. Chi phí thu hút khách hàng (CAC): Tất cả chi phí thu hút khách hàng, bao gồm chi phí bán hàng và nỗ lực tiếp thị. CAC là chi phí quan trọng cần được giảm thiểu.
2. Hoạt động bán hàng của mỗi nhân viên: Số lượng công việc mà một nhân viên bán hàng hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Hầu hết các tổ chức đều theo dõi các cuộc gọi bán hàng. Đây là chỉ số năng suất giúp các nhóm đạt được mục tiêu bán hàng.
3. Tỷ lệ chuyển đổi: Tỷ lệ khách hàng tiềm năng chuyển đổi thành khách hàng. Chỉ số mục tiêu này theo dõi chất lượng khách hàng tiềm năng và hiệu quả của quy trình tương tác bán hàng.
4. Độ dài chu kỳ bán hàng: Thời lượng trung bình của quá trình bán hàng từ giai đoạn tiếp xúc ban đầu đến khi chốt đơn hàng. Cùng với các hoạt động của mỗi nhân viên bán hàng và tỷ lệ chuyển đổi, chỉ số này giúp dự báo kết quả doanh thu.
5. Giá trị trọn đời của khách hàng (CLV): Tổng doanh thu mà một doanh nghiệp có thể tạo ra từ một khách hàng trong suốt thời gian mối quan hệ của họ. CLV giúp hợp lý hóa CAC và phân bổ ngân sách phù hợp.
Marketing
6. Khách hàng tiềm năng đủ điều kiện tiếp thị (MQL): Số lượng khách hàng tiềm năng mà nhóm tiếp thị cho là có khả năng chuyển đổi thành khách hàng. MQL bổ sung yếu tố chất lượng cho các khách hàng tiềm năng được tạo ra.
7. Chi phí trên mỗi khách hàng tiềm năng (CPL): Tất cả chi phí liên quan đến việc thu hút một khách hàng tiềm năng. CPL là chỉ số tiên phong của CAC.
8. Lượt hiển thị, lượt nhấp và khách hàng tiềm năng: Số người đã xem quảng cáo, nhấp vào quảng cáo và điền biểu mẫu để được ghi nhận là khách hàng tiềm năng. Các chỉ số KPI này giúp đo lường hiệu suất đầu kênh.
9. Tỷ lệ trả lại: Tỷ lệ phần trăm email tiếp thị bị trả lại khi ID không chính xác, không hoạt động hoặc không khả dụng. Tỷ lệ trả lại là chỉ số cho thấy tình trạng của cơ sở dữ liệu người đăng ký của bạn.
10. Tỷ suất hoàn vốn tiếp thị (ROI): Tỷ lệ giữa doanh thu thu được từ hoạt động tiếp thị và chi phí tiếp thị. Đây là một chỉ số quan trọng đánh giá hiệu quả của hoạt động tiếp thị.
Hoạt động
11. Tỷ suất lợi nhuận gộp: (Doanh thu – Chi phí hàng bán)/100. Tỷ suất lợi nhuận gộp là chỉ số quan trọng phản ánh sức mạnh hoạt động và tình hình tài chính của dự án.
12. Giá trị thu được: Công việc thực tế đã hoàn thành x ngân sách. Nếu ngân sách của bạn là 30.000 cho một dự án 30 ngày và bạn đã hoàn thành 10% trong 6 ngày, giá trị thu được của bạn là 3.000. Và giá trị theo kế hoạch của bạn là 6.000. Cùng với các chỉ số tài chính khác, điều này giúp đo lường bằng tiền bạn đang chậm/nhanh hơn so với tiến độ bao nhiêu.
13. Chênh lệch chi phí: Chi phí dự toán – chi phí thực tế. Một trong những mục tiêu chính của việc thực hiện dự án tốt là hoàn thành trong phạm vi ngân sách. Chênh lệch chi phí là chỉ số khóa cho mục tiêu đó.
14. Chênh lệch lịch trình: Kế hoạch giao hàng – giao hàng thực tế. Trong ví dụ trên, bạn nên hoàn thành 20% trong 6 ngày. Do đó, chênh lệch lịch trình của bạn là 10%.
15. Tỷ lệ sử dụng: Số giờ làm việc/số giờ có thể làm việc. Trong một tuần làm việc 40 giờ, nếu bạn đã làm việc 30 giờ, bạn có tỷ lệ sử dụng 75%. Đây là chỉ số hàng đầu về năng suất và phân bổ nguồn lực, một phần không thể thiếu trong mục tiêu dự án.
Kỹ thuật phần mềm
16. Tần suất triển khai: Tần suất mã được triển khai vào sản xuất. Đôi khi được coi là chỉ số quan trọng nhất đối với các nhóm áp dụng phương pháp agile, đây là chỉ số khóa cho năng suất và tốc độ của nhóm kỹ sư.
17. Tỷ lệ thành công mục tiêu sprint: Tỷ lệ phần trăm các mục trong sprint backlog đã hoàn thành. Chỉ số này cho thấy khả năng lập kế hoạch hiệu quả và đạt được mục tiêu kinh doanh của nhóm.
18. Thời gian phản hồi: Thời gian hệ thống phản hồi một truy vấn. Đây là thước đo quan trọng về tính linh hoạt và khả năng phản hồi.
19. Độ bao phủ mã: Tỷ lệ phần trăm mã được bao phủ bởi các bài kiểm tra tự động. Chỉ số nhanh nhẹn này xác định hiệu quả kiểm tra cũng như những phần cần được chú ý thêm.
20. Thời gian phục hồi trung bình (MTTR): Thời gian mà nhóm kỹ thuật cần để khắc phục sự cố. Trong một thế giới mà các sự cố bảo mật/hiệu suất là không thể tránh khỏi, MTTR là một chỉ số về khả năng phục hồi.
21. Sự cố bảo mật: Số lượng sự cố hoặc vi phạm. Cùng với thời gian phát hiện trung bình, thời gian khôi phục trung bình và mức độ nghiêm trọng của sự cố, chỉ số này đo lường khả năng bảo mật của phần mềm.
Dịch vụ khách hàng
22. Duy trì khách hàng: Tỷ lệ khách hàng duy trì theo thời gian. Chỉ số này cho biết khả năng sản phẩm/dịch vụ mang lại giá trị cho khách hàng, từ đó giảm chi phí thu hút khách hàng mới.
23. Chỉ số khuyến nghị ròng (NPS): Khả năng khách hàng giới thiệu một sản phẩm hoặc dịch vụ. Đây là chỉ số đo lường mức độ hài lòng của khách hàng trong hầu hết các tổ chức sản phẩm/dịch vụ.
24. Thời gian phản hồi đầu tiên: Tốc độ phản hồi đầu tiên đối với các yêu cầu của khách hàng. Thường được nêu trong SLA, thời gian phản hồi đầu tiên là một chỉ số quan trọng về hiệu quả dịch vụ khách hàng.
25. Tỷ lệ giải quyết: Tỷ lệ phần trăm các phiếu yêu cầu được giải quyết trong thời gian cam kết dịch vụ (SLA).
Nếu bất kỳ mục tiêu nào trong số này phù hợp với bạn, đây là cách bạn có thể theo dõi và báo cáo chúng để tối ưu hóa hiệu suất.
Đang theo dõi và báo cáo về các chỉ số mục tiêu
Sau khi đã thiết lập các chỉ số mục tiêu, hãy đảm bảo rằng bạn có thể hiển thị chúng rõ ràng mọi lúc. Các ứng dụng theo dõi mục tiêu như ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho việc này.
Đặt mục tiêu của bạn trên ClickUp goals
Đặt mục tiêu số, tiền, đúng/sai và nhiệm vụ với ClickUp Goals. Ví dụ: đặt mục tiêu số cho mục tiêu tạo khách hàng tiềm năng hàng tuần. Đặt mục tiêu tiền cho doanh số bán hàng.
Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu, hãy thử Mẫu mục tiêu SMART của ClickUp.
Gán chỉ số mục tiêu cho đúng người
Chỉ định người dùng cho từng chỉ số mục tiêu. Bạn cũng có thể chia nhỏ một chỉ số cho nhiều thành viên trong nhóm để cùng nhau đạt được mục tiêu.
Xác định dữ liệu
Xác định nguồn dữ liệu cho từng chỉ số và tích hợp chúng với ClickUp. Điều này có thể bao gồm hệ thống nội bộ, cơ sở dữ liệu bên ngoài, phản hồi của khách hàng hoặc khảo sát nhân viên. Đảm bảo tính chính xác, độ tin cậy và khả năng truy cập của dữ liệu.
Theo dõi chúng trên Bảng điều khiển ClickUp
Tùy chỉnh Bảng điều khiển ClickUp để hiển thị các chỉ số quan trọng với bạn. Nhận cập nhật thời gian thực về từng chỉ số để bạn có thể điều chỉnh nỗ lực nhằm cải thiện hiệu suất.
Xác định điểm chuẩn cho từng mục tiêu
Một trong những khía cạnh chính của việc đặt mục tiêu hoặc xác định chỉ số là xác định điểm chuẩn một cách chính xác. Một công ty khởi nghiệp trong năm đầu tiên hoạt động có thể đạt được mục tiêu tăng 100% doanh thu, nhưng một tập đoàn đa quốc gia có thể không đạt được. Để biết sự khác biệt, cần phải có điểm chuẩn.
Trong cài đặt mục tiêu, điểm chuẩn:
- Đặt cơ sở cho hiệu suất
- Đảm bảo các mục tiêu có thể đạt được và thực tế
- Vượt qua giới hạn và đạt được kết quả lớn hơn
- Giúp doanh nghiệp cạnh tranh hiệu quả trên thị trường
Tóm lại, mục tiêu là điều cần đạt được. Chỉ số là thước đo hiệu suất để đạt được mục tiêu đó. Điểm chuẩn là số cho các chỉ số.
Ví dụ, trong một sản phẩm kỹ thuật phần mềm, tăng thông lượng là một mục tiêu. Số tính năng được triển khai vào sản xuất là chỉ số. 10 tính năng cho mỗi sprint là điểm chuẩn.
Bắt đầu cài đặt các điểm chuẩn và chỉ số của bạn bằng bất kỳ mẫu cài đặt mục tiêu nào sau đây.
Vai trò của chỉ số mục tiêu trong cải thiện hiệu suất
Trong hành trình hướng tới thành công của tổ chức, các chỉ số mục tiêu là những cột mốc bạn cần vượt qua. Dưới đây là cách chúng có thể giúp các nhóm vận hành cải thiện hiệu suất.
Hiển thị: Chỉ số mục tiêu giúp mọi thành viên trong nhóm có thể nhìn thấy đích đến. Điều này giúp họ định hướng tiến độ dựa trên những gì cần đạt được trong suốt năm.
Khả năng đo lường: Các dự án thường kéo dài hàng tháng, thậm chí hàng năm. Chờ đến khi kết thúc để biết mình có thành công hay không có thể làm giảm động lực. Chỉ số mục tiêu giúp các thành viên trong nhóm biết được tiến độ của mình theo định kỳ.
Mục đích: Đối với các thành viên trong nhóm, chỉ số mục tiêu mang lại ý thức về mục đích. Nó giúp tạo ra trách nhiệm tập thể trong việc đạt được các mục tiêu.
Cải tiến liên tục: Dựa trên tính hiển thị, khả năng đo lường và mục đích, các nhóm có thể lập kế hoạch cải tiến liên tục. Nếu thấy hiệu suất của mình đang đi chệch khỏi kế hoạch, bạn có thể điều chỉnh ngay lập tức.
Kích hoạt hiển thị thông qua Bảng điều khiển ClickUp. Tiến hành đánh giá lại thường xuyên và ghi lại bài học trên Tài liệu ClickUp. Thảo luận ý tưởng trên các bình luận và theo dõi tất cả các cuộc hội thoại với chế độ xem Trò chuyện ClickUp.
Thực hiện thay đổi, theo dõi tiến độ, lặp lại!
📮 ClickUp Insight: 78% số người tham gia khảo sát của chúng tôi lập kế hoạch chi tiết như một phần của quá trình đặt mục tiêu. Tuy nhiên, có đến 50% số người không theo dõi các kế hoạch đó bằng các công cụ chuyên dụng. 👀
Với ClickUp, bạn có thể chuyển đổi mục tiêu thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được một cách liền mạch, cho phép bạn chinh phục chúng từng bước một. Ngoài ra, Bảng điều khiển không cần mã của chúng tôi cung cấp các biểu đồ trực quan rõ ràng về tiến độ của bạn, hiển thị tiến độ của bạn và cho bạn quyền kiểm soát và hiển thị công việc của mình nhiều hơn. Bởi vì "hy vọng điều tốt nhất" không phải là một chiến lược đáng tin cậy.
💫 Kết quả thực tế: Người dùng ClickUp cho biết họ có thể đảm nhận thêm ~10% công việc mà không bị kiệt sức.
Những thách thức trong việc triển khai các chỉ số mục tiêu
Mặc dù có nhiều lợi ích, việc triển khai các chỉ số mục tiêu không phải là điều dễ dàng. Bạn có thể sẽ phải đối mặt với một số thách thức. Dưới đây là cách bạn có thể vượt qua chúng.
Chỉ số không phù hợp với mục tiêu
Các chỉ số tốt nhất cần phải phù hợp với mục tiêu của nhóm. Chúng đo lường hiệu suất dựa trên mục tiêu mong muốn. Tuy nhiên, các nhóm thường gặp khó khăn trong việc xác định các chỉ số phù hợp với mục tiêu của mình.
Vượt qua thách thức này với ClickUp. Tạo thư mục để theo dõi chu kỳ sprint, OKR, thẻ điểm hàng tuần của nhân viên, v.v. và lấy chỉ số cho từng mục.
Cài đặt và quên các chỉ số
Các nhóm thường đặt ra các mục tiêu, chỉ số và mục tiêu một cách nhiệt tình vào đầu năm. Tuy nhiên, khi công việc hàng ngày bắt đầu bận rộn, mọi người thường quên mất những mục tiêu này.
ClickUp giúp bạn tránh điều này bằng cách tự động hóa việc theo dõi tiến độ.
Thiếu hiển thị
Một trong những lý do khiến các nhóm đặt ra mục tiêu rồi lại quên là vì chúng không được hiển thị liên tục. Các bảng tính rải rác với nhiều bản điều chỉnh mục tiêu và chỉ số khiến việc truy cập trở nên tẻ nhạt.
ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách đưa mục tiêu vào bối cảnh công việc hàng ngày. Nó giữ cho mục tiêu hiển thị và phù hợp với công việc.
Thiếu dữ liệu để theo dõi tiến độ
Nếu không có công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, một câu hỏi cơ bản như "chúng ta đã hoàn thành bao nhiêu công việc?" cũng có thể mất quá nhiều thời gian để trả lời.
Mô-đun quản lý nhiệm vụ toàn diện của ClickUp được thiết kế để khắc phục điều này. Chỉ bằng cách sử dụng ClickUp, các nhóm của bạn có thể thu thập dữ liệu về nhiệm vụ, theo dõi thời gian, khối lượng công việc và hơn thế nữa.
Luôn nắm vững mục tiêu và chỉ số thành công của bạn với ClickUp
Mọi doanh nghiệp luôn nỗ lực để đạt được mục tiêu, kết quả mà họ mong muốn. Bạn có thể không đồng ý với Goldratt và nghĩ rằng mục tiêu chính của bạn là thay đổi thế giới. Chúng tôi sẽ không phán xét.
Dù mục tiêu của bạn là gì, ClickUp sẽ hỗ trợ bạn. Sử dụng các tính năng quản lý nhiệm vụ, lập lịch, giám sát và theo dõi mục tiêu của ClickUp để đạt được mục tiêu của bạn. Bắt đầu ngay bây giờ.
Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp về chỉ số mục tiêu
1. Mục tiêu của chỉ số thành công là gì?
Chỉ số thành công là các chỉ số về hiệu suất. Mục tiêu của chỉ số thành công là cung cấp cho các thành viên trong nhóm sự rõ ràng, định hướng và mục đích.
2. Chỉ số mục tiêu KPI là gì?
Chỉ số mục tiêu KPI là các thước đo cụ thể được sử dụng để đánh giá hiệu suất của tổ chức, nhóm hoặc cá nhân so với các mục tiêu đã định trước.