Cuộc họp không đồng bộ là gì và cách tổ chức?

Bạn có thể tổ chức nhiều hoạt động xây dựng nhóm khác nhau, nhưng điều mà nhóm của bạn thực sự đánh giá cao là sự linh hoạt trong công việc. Trong thế giới ngày nay, đó là lợi ích tối ưu tại nơi làm việc.

Vậy, các công ty làm thế nào để theo kịp sự thay đổi này mà vẫn đảm bảo công việc được hoàn thành (và hoàn thành tốt)? Hãy cùng gặp nhân vật chính của câu chuyện: các cuộc họp không đồng bộ.

Không giống như các cuộc họp truyền thống tốn thời gian, các cuộc họp không đồng bộ cho phép các thành viên trong nhóm hợp tác theo tốc độ của riêng họ.

Giảm bớt các cuộc họp không cần thiết cũng có thể tiết kiệm hơn 25.000 đô la mỗi năm cho mỗi nhân viên. Đó không phải là số tiền nhỏ. 😱

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ khám phá các cuộc họp không đồng bộ, ưu và nhược điểm của chúng, cũng như các phương pháp hay nhất để giúp nhóm của bạn duy trì năng suất trong khi tận hưởng sự linh hoạt mà họ xứng đáng có được.

Cuộc họp không đồng bộ là gì?

Cuộc họp không đồng bộ là cuộc họp mà người tham gia không bắt buộc phải có mặt cùng lúc.

Các cuộc họp này thường sử dụng các kênh giao tiếp không đồng bộ như email, tin nhắn tức thời hoặc video được ghi sẵn, giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng hợp tác mà không cần phải "có mặt cùng lúc" trong cùng một phòng.

Sự khác biệt chính giữa cuộc họp đồng bộ và không đồng bộ

Sự khác biệt chính giữa hai định dạng cuộc họp này nằm ở thời gian. Cuộc họp đồng bộ yêu cầu sự tham gia theo thời gian thực, trong khi cuộc họp không đồng bộ cho phép người tham gia tự do tham gia khi công việc của họ thuận tiện nhất.

Dưới đây là bảng tóm tắt các điểm khác biệt chính:

Ưu và nhược điểm của giao tiếp không đồng bộ

Giờ bạn đã biết sự khác biệt giữa cuộc họp truyền thống và giao tiếp không đồng bộ, đã đến lúc giải quyết câu hỏi lớn: phương pháp nào phù hợp nhất với nhóm của bạn?

Dưới đây là một số lý do tại sao công việc không đồng bộ có thể phù hợp hoặc không phù hợp với bạn.

Lợi ích của việc sử dụng giao tiếp không đồng bộ

1. Tăng cường tính linh hoạt

Không phải ai cũng có cùng nhịp sinh học — một số thành viên trong nhóm của bạn tỉnh táo từ 6 giờ sáng, trong khi những người khác chỉ hoạt động sau nửa đêm. Thêm vào đó là các nhóm toàn cầu làm việc ở các múi giờ khác nhau, và giao tiếp đồng bộ bắt đầu trở thành cơn ác mộng về mặt hậu cần cho các công ty.

Các công cụ giao tiếp không đồng bộ cho phép mọi người làm việc theo nhịp độ của riêng mình mà không buộc ai phải tham gia cuộc họp trong bộ đồ ngủ. Ngoài ra, nó còn tiết kiệm chi phí — tại sao phải chi tiền cho chi phí đi lại khi bạn có thể đầu tư lại vào nhóm của mình?

2. Năng suất được nâng cao

Chúng ta đều đã từng trải qua tình huống này: trong một cuộc gọi, một đồng nghiệp quá nhiệt tình chiếm lĩnh cuộc trò chuyện trong khi những người khác im lặng lướt email.

Tổ chức các cuộc họp không đồng bộ để tạo sân chơi bình đẳng, mang đến cho mọi người cơ hội đóng góp như nhau mà không bị gián đoạn. Điều này khuyến khích mọi người đưa ra ý kiến sâu sắc.

Hơn nữa, giao tiếp không đồng bộ giúp giảm thiểu các thông báo liên tục và áp lực phải luôn sẵn sàng.

Những nhược điểm tiềm ẩn và thách thức

1. Phản hồi chậm trễ

Đôi khi, giao tiếp không đồng bộ giống như chờ bạn bè trả lời tin nhắn văn bản — bạn biết họ sẽ trả lời, nhưng không phải ngay lập tức. Nếu dự án của bạn cần phản hồi ngay lập tức, phương pháp không đồng bộ có thể làm chậm tiến độ.

Công việc khẩn cấp, thời hạn gấp rút hoặc các quyết định cần quyết định nhanh thường yêu cầu các cuộc họp đồng bộ, trong đó các chi tiết có thể được thảo luận ngay tại chỗ.

Ví dụ, các buổi hội thảo hoặc phiên brainstorming phát triển nhờ các cuộc hội thoại qua lại và giao tiếp thời gian thực. Trong những trường hợp này, phương pháp không đồng bộ sẽ không hiệu quả.

2. Rủi ro giao tiếp sai lệch

Giao tiếp là nền tảng của sự hợp tác hiệu quả, và nếu không thể làm rõ ngay lập tức, giao tiếp không đồng bộ có thể dẫn đến hiểu lầm.

Dưới đây là những điều có thể xảy ra:

Các trường hợp sử dụng phổ biến của cuộc họp không đồng bộ

Dưới đây là một số ví dụ về cách tích hợp các cuộc họp không đồng bộ vào quy trình làm việc của bạn.

1. Cuộc họp một-một không đồng bộ

Theo truyền thống, các cuộc họp một-một được tiến hành trực tiếp hoặc qua các cuộc gọi đã lên lịch trước. Tuy nhiên, như đã ghi chú trong Báo cáo tình hình làm việc từ xa của Buffer, các cuộc họp không đồng bộ một-một đang nhanh chóng trở nên phổ biến.

Thay vì chặn thời gian trên lịch, các nhà quản lý và nhân viên có thể đăng nhập qua email hoặc tin nhắn trò chuyện ClickUp để chia sẻ thông tin cập nhật, phản hồi hoặc yêu cầu khi thuận tiện.

2. Cuộc họp hàng ngày không đồng bộ

Bạn vẫn phải tham gia vào những cuộc họp đứng dài vô tận chỉ để nói "Tôi đang làm việc này"? Cuộc họp không đồng bộ hàng ngày sẽ giải cứu bạn.

Các cuộc họp không đồng bộ cho phép các thành viên trong nhóm chia sẻ thông tin cập nhật về công việc, mục tiêu và các trở ngại trong một kênh hoặc chủ đề dành riêng. Mọi người đều có thể đóng góp trước thời hạn đã định, đảm bảo tính minh bạch mà không lãng phí thời gian.

Bạn cũng có thể sử dụng Trình quản lý dự án AI như ClickUp Brain để soạn thảo báo cáo đứng nhanh hơn từ dữ liệu không gian làm việc ClickUp của bạn!

3. Đào tạo không đồng bộ

Đào tạo không đồng bộ giúp giảm chi phí và thời gian bằng cách cung cấp tài liệu qua nền tảng e-learning, video ghi sẵn hoặc podcast.

Nhân viên học theo tốc độ của riêng mình, và công ty có thể theo dõi tiến độ và hỗ trợ khi cần thiết.

4. Cuộc họp cập nhật dự án không đồng bộ

Việc lên lịch cập nhật dự án trực tiếp cho các nhóm phân tán về mặt địa lý có thể phức tạp hơn bình thường.

Cập nhật cuộc họp không đồng bộ cho phép người tham gia chia sẻ tiến độ, thách thức và các bước tiếp theo một cách thuận tiện bằng các công cụ như email hoặc nền tảng hợp tác.

Cách tổ chức các cuộc họp không đồng bộ hiệu quả trong tổ chức của bạn

Mặc dù các cuộc họp không đồng bộ mang lại nhiều lợi ích, nhưng mọi thứ có thể nhanh chóng trở nên tồi tệ nếu không có kế hoạch phù hợp. Dưới đây là cách hợp lý hóa công việc không đồng bộ để tác động tích cực đến sự hợp tác :

Hướng dẫn từng bước để chuyển sang cuộc họp không đồng bộ

Bước 1: Kết nối nhóm của bạn

Không giống như các cuộc họp đồng bộ, nơi mọi người đều tham gia cùng một lúc, các cuộc họp không đồng bộ yêu cầu mọi người phải đồng nhất trước khi bắt đầu. Điều này đặc biệt đúng với các thành viên mới trong nhóm, những người có thể không biết tìm tài liệu hoặc dữ liệu liên quan ở đâu.

Bắt đầu bằng cách hướng dẫn nhóm của bạn về những điều nên và không nên làm trong các cuộc họp không đồng bộ, luồng quy trình của tổ chức và cách truy cập các tài nguyên khóa.

Ngoài ra, đừng quên đặt ra kỳ vọng từ sớm — vâng, bao gồm cả thời hạn cho ghi chú cuộc họp và các mục hành động.

Bước 2: Làm rõ chương trình cuộc họp của bạn

Không có chương trình, không có cuộc họp — đồng bộ hay không đồng bộ. Phác thảo rõ ràng mục đích, cho dù đó là để phản hồi, cập nhật hay giải quyết một dự án cụ thể.

Nếu người tham gia cần tham khảo các tài liệu hoặc dữ liệu liên quan, hãy đảm bảo họ có quyền truy cập trước. Một chương trình họp được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp mọi người tiết kiệm thời gian và duy trì năng suất.

Bước 3: Xác định cách thức tham gia của từng thành viên

Cuộc họp không đồng bộ có thể bao gồm nhiều nội dung, như cập nhật tiến độ, lập kế hoạch chiến lược hoặc vòng phản hồi. Hãy làm rõ cách mỗi thành viên trong nhóm nên tham gia.

Xác định vai trò giúp tránh sự mơ hồ và giữ cho cuộc họp tập trung.

Bước 4: Đảm bảo mọi thành viên đều tham gia

Không có ý nghĩa gì khi kéo một nửa nhóm tham gia cuộc họp nếu họ không có gì đóng góp.

Chỉ mời những người có đóng góp quan trọng và giao nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo mọi người đều tham gia tích cực. Hãy nhớ, async không có nghĩa là không can thiệp.

Bước 5: Ghi chép các cuộc thảo luận, ý kiến và quyết định

Các cuộc họp chỉ có giá trị nếu kết quả của chúng được ghi lại. Thay vì dựa vào trí nhớ, hãy sử dụng các công cụ ghi âm và phiên âm cuộc họp bằng AI như AI Notetaker của ClickUp. Phiên âm các cuộc thảo luận trong thời gian thực trong khi bạn tập trung vào cuộc hội thoại, tìm kiếm thông tin phù hợp một cách nhanh chóng trong bản ghi cuộc họp và tự động chuyển các quyết định thành các mục hành động.

Xem video giải thích ngắn gọn này để tận dụng tối đa tính năng AI Notetaker trong ClickUp.

Công cụ cho cuộc họp không đồng bộ

Như bạn có thể thấy, các công cụ phù hợp có thể quyết định thành công hay thất bại của chiến lược cuộc họp không đồng bộ của bạn. Dưới đây là một số lựa chọn hàng đầu:

Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về những lợi ích mà ClickUp mang lại cho bạn.

Cách ClickUp hỗ trợ các cuộc họp không đồng bộ

Khi tìm kiếm công cụ cho các cuộc họp không đồng bộ, bạn cần tìm một công cụ phù hợp với văn hóa công ty và giúp mọi cập nhật trở thành một phần tự nhiên của cuộc hội thoại.

ClickUp làm rất tốt việc này bằng cách kết hợp các tính năng quản lý công việc, cộng tác thời gian thực và giao tiếp trên một nền tảng duy nhất. Bằng cách này, các thành viên trong nhóm của bạn có thể tập trung vào công việc thực sự thay vì bị chôn vùi trong các thông báo liên tục.

Dưới đây là video giải thích đơn giản về cách tận dụng tối đa các công cụ không đồng bộ của ClickUp:

Để hiểu rõ hơn về tính hữu ích của ClickUp trong công việc hàng ngày, hãy cùng xem trường hợp của Miya, một quản lý dự án thường xuyên phải chịu áp lực từ nhiều thời hạn.

Thay vì theo dõi các bản cập nhật qua các email rải rác, cô sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để phân công các mục hành động, đặt ngày đáo hạn và theo dõi tiến độ. Miya thêm mô tả rõ ràng, mức độ ưu tiên và trạng thái nhiệm vụ để mọi người cùng hiểu nhau, không có những khoảnh khắc "Chờ đã, đây là về cái gì vậy?".

✅ Điều Miya yêu thích ở nhiệm vụ ClickUp:

Miya cũng cần nhóm của mình hợp tác để hoàn thành các tài liệu quan trọng của dự án. Với ClickUp Docs, cô tổng hợp tất cả thông tin liên quan vào một không gian duy nhất, được định dạng gọn gàng.

Nhóm của cô ấy chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực hoặc thêm nhận xét khi có sẵn. Bằng cách @đề cập đến đồng nghiệp, Miya đảm bảo họ tham gia khi đã sẵn sàng.

Với Notepad, bạn luôn sẵn sàng cho các cuộc họp, cho dù bạn đang tạo danh sách kiểm tra, nhúng các liên kết quan trọng hay biến ý tưởng thành công việc có thể thực hiện được với ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên.

✅ Tài liệu ClickUp và Notepad giúp ích như thế nào:

Đối với giao tiếp nội bộ, Miya tận dụng Mẫu giao tiếp nội bộ ClickUp — một tài liệu toàn diện để nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp, giữ cho nhân viên luôn được cập nhật thông tin và tạo sự tham gia liền mạch của nhân viên.

Với các công cụ khác, Miya luôn phải đối mặt với một vấn đề: các ứng dụng nhắn tin liên tục khiến cô cảm thấy như bị chọc vào mỗi 5 phút, gây mất tập trung và giảm năng suất.

Thay vào đó, Trò chuyện ClickUp cải thiện quy trình làm việc bằng tin nhắn không đồng bộ — tất cả tin nhắn được hợp nhất vào một không gian và liên kết với không gian làm việc, dự án, nhiệm vụ hoặc tài liệu có liên quan, để Miya và nhóm của cô có thể xem lại các cập nhật khi họ sẵn sàng, không phải khi họ bị gián đoạn.

✅ Dưới đây là cách ClickUp Chat hỗ trợ:

Tuy nhiên, tin nhắn văn bản đôi khi không đủ để giải thích các chủ đề phức tạp và ý nghĩa có thể bị mất trong quá trình dịch. Miya sử dụng ClickUp Clips để chia sẻ bản ghi màn hình, phản hồi bằng giọng nói và hướng dẫn, giúp giao tiếp rõ ràng và hấp dẫn hơn.

✅ ClickUp Clips giúp ích như thế nào:

ClickUp đã làm cho việc điều chỉnh không đồng bộ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn nhiều. Bằng cách xây dựng một khung để phác thảo và cấu trúc các mục tiêu và kết quả, các nhóm làm việc từ xa có thể hiểu được kỳ vọng và cung cấp thông tin cập nhật trạng thái một cách trơn tru. Brainstorming với bảng trắng rất dễ dàng, sắp xếp lại các ưu tiên cũng dễ dàng, và thêm hình ảnh tham khảo, v.v. cũng rất trơn tru.

Giống như Bazza, Miya cũng rất thích Bảng trắng ClickUp. Nhóm của cô sử dụng nó để vẽ bản đồ chiến lược và kết nối các ý tưởng một cách trực quan.

Cho dù là lập kế hoạch sprint hay xử lý đề xuất của khách hàng, khung ảo vô hạn giúp phiên họp được tổ chức và có thể thực hiện được. Nhờ tính năng cộng tác thời gian thực, nó đặc biệt hữu ích cho các phiên brainstorming.

Và điều đó không dừng lại ở đó. Giống như mọi thứ khác, việc kiểm tra trở nên dễ dàng hơn với ClickUp.

Cách thức hoạt động như sau: Mở tệp đính kèm trong một công việc, nhấp vào "Thêm nhận xét" ở trên cùng bên phải, đánh dấu vị trí cụ thể và để lại nhận xét.

Bạn thậm chí có thể giao nhiệm vụ cho một thành viên trong nhóm để họ có thể hành động ngay lập tức. Từ PNG đến PDF, nó hỗ trợ nhiều loại tệp khác nhau, giúp bạn dễ dàng đánh dấu các thay đổi trực tiếp trên tệp.

Và điều tuyệt vời nhất là gì? ClickUp không tồn tại một cách độc lập — nó tích hợp với lịch, các công cụ chia sẻ tệp như Google Drive và các ứng dụng năng suất khác.

Với hơn 1000 tích hợp của ClickUp, Miya đồng bộ hóa lịch trình và tài liệu của nhóm một cách dễ dàng, đảm bảo mọi công cụ hoạt động cùng nhau để hỗ trợ giao tiếp không đồng bộ.

Phương pháp đào tạo và giáo dục để triển khai một cách suôn sẻ

Chỉ đơn giản là giao các công cụ mới cho thành viên nhóm và mong họ thành thạo chúng là không thực tế. Thay vào đó, hãy giúp họ thành công với các mẹo đào tạo sau:

Những thách thức của cuộc họp không đồng bộ và cách khắc phục

Đối với các nhóm mới làm quen với công việc không đồng bộ, việc thiếu phản hồi ngay lập tức và nhu cầu về tài liệu tự phục vụ rõ ràng có thể là một trở ngại.

Tuy nhiên, với các chiến lược và công cụ phù hợp, những thách thức này hoàn toàn có thể được quản lý hiệu quả.

Để giúp bạn bắt đầu, đây là một số thách thức phổ biến nhất trong cuộc họp không đồng bộ và một số giải pháp dễ dàng để công việc của bạn không còn căng thẳng.

1. Quản lý thời gian cá nhân

⚠️ Thách thức: Công việc không đồng bộ phụ thuộc rất nhiều vào khả năng quản lý thời gian hiệu quả của từng cá nhân, điều này có thể khó khăn đối với những người thích làm việc theo lịch trình có cấu trúc.

✅ Giải pháp: Khuyến khích phân chia thời gian thành các khối, đặt thời hạn rõ ràng cho các kết quả cần đạt được và xác định giờ làm việc hiệu quả nhất cho các nhiệm vụ khác nhau. Sử dụng Chế độ xem Lịch của ClickUp để phân chia thời gian tập trung, xem lịch trình của bạn trong nháy mắt và quản lý thời hạn tốt hơn.

2. Quá tải thông báo

⚠️ Thách thức: Không có cuộc họp trực tiếp, lượng tin nhắn và cập nhật có thể khiến bạn cảm thấy quá tải.

✅ Giải pháp: Sử dụng các công cụ chuyên dụng như ClickUp Chat để hợp nhất tin nhắn, tắt thông báo trong khi làm việc tập trung và thiết lập các nguyên tắc giao tiếp rõ ràng. Bạn có thể tùy chỉnh sâu các thông báo trong ClickUp Chat, tắt các âm báo gây phiền nhiễu và mất tập trung để chỉ tập trung vào những việc quan trọng.

3. Xây dựng niềm tin với ít tương tác trực tiếp hơn

⚠️ Thách thức: Bỏ lỡ giọng điệu, ngôn ngữ cơ thể và những khoảnh khắc tự nhiên có thể khiến việc xây dựng mối quan hệ trở nên khó khăn hơn.

✅ Giải pháp: Kết hợp ghi chú bằng giọng nói, tin nhắn video hoặc các thói quen nhẹ nhàng như chia sẻ những sự kiện nổi bật trong cuối tuần hoặc sử dụng biểu tượng cảm xúc để thúc đẩy kết nối.

4. Viết tin nhắn tốn thời gian

⚠️ Thách thức: Viết các tin nhắn async rõ ràng, súc tích và giàu ngữ cảnh có thể mất nhiều thời gian hơn so với giải thích bằng lời nói nhanh chóng.

✅ Giải pháp: Sử dụng các công cụ như ClickUp Clips để ghi lại màn hình, thêm liên kết để cung cấp bối cảnh và cấu trúc cập nhật để giảm thiểu các cuộc hội thoại qua lại.

5. Phụ thuộc vào tài liệu tự phục vụ

⚠️ Thách thức: Quy trình làm việc không đồng bộ phụ thuộc vào tài liệu chi tiết, dễ tiếp cận, mà việc tạo ra có thể mất nhiều thời gian.

✅ Giải pháp: Sử dụng các công cụ như ClickUp Docs để xây dựng một trung tâm kiến thức, cập nhật thường xuyên và đảm bảo dễ dàng điều hướng.

Cách ClickUp đồng bộ hoàn hảo với các cuộc họp không đồng bộ của bạn

Mục tiêu ban đầu của việc sử dụng ClickUp là để theo dõi công việc của mọi người từ góc độ của người quản lý, nhưng nó đã phát triển thành một thứ lớn hơn nhiều. Mọi người bắt đầu sắp xếp công việc của mình theo dòng thời gian và nó đã trở thành một công cụ hợp tác tuyệt vời, vượt xa mong đợi của chúng tôi. Chúng tôi đã chuyển từ quản lý nhân viên sang quản lý công việc và giám sát chúng một cách liền mạch.

Đó là điểm tuyệt vời của ClickUp — nó phát triển cùng với nhu cầu của bạn, đồng bộ hoàn hảo với các cuộc họp và quy trình làm việc không đồng bộ của bạn.

Khi bạn bắt đầu sử dụng ClickUp, nó sẽ bắt đầu đơn giản hóa công việc hàng ngày của bạn từng tính năng một. Ví dụ: Nhiệm vụ ClickUp phân công trách nhiệm với dòng thời gian, Tài liệu đơn giản hóa sự hợp tác và Trò chuyện hợp nhất các cuộc hội thoại để dễ tham khảo.

Tạo tài khoản miễn phí trên ClickUp và để ClickUp làm những việc nặng nhọc trong khi bạn tập trung hoàn thành công việc!