Bạn đã bao giờ gửi một tin nhắn trò chuyện trong công việc, chỉ để nhận ra rằng nó bị hiểu sai và, ôi trời, còn có lỗi chính tả… nhiều lỗi? 🙈
Chúng ta đều đã trải qua điều này. 42% nhân viên gặp khó khăn trong việc sử dụng giọng điệu phù hợp trong các cuộc trò chuyện công việc.
Các ứng dụng nhắn tin tức thời đơn giản đã trở thành hệ sinh thái giao tiếp nhóm tinh vi, tích hợp quản lý công việc, chia sẻ tệp và hội nghị video. Khi không gian làm việc của chúng ta chuyển từ văn phòng sang đám mây, việc nắm vững các quy tắc trò chuyện tại nơi làm việc không chỉ là vấn đề lịch sự, mà còn là việc tạo ra một không gian làm việc hợp tác, hoạt động trơn tru, nơi mọi người đều phát triển.
Sẵn sàng biến những cuộc trò chuyện của bạn từ tầm thường thành tuyệt vời? Bài viết này sẽ đề cập đến các chủ đề như giao tiếp rõ ràng và súc tích, ngôn ngữ tôn trọng và hòa nhập, phản hồi kịp thời và kênh liên lạc phù hợp, sử dụng hiệu quả biểu tượng cảm xúc và GIF, cũng như xử lý các chủ đề nhạy cảm và bất đồng.
Hãy cùng xem lại các quy tắc cơ bản để chấm dứt tình trạng hỗn loạn do trò chuyện gây ra. Nhóm của bạn (và mức độ căng thẳng của bạn) sẽ cảm ơn bạn! 🙌
Hiểu môi trường trò chuyện nhóm tại nơi làm việc
Trò chuyện công việc là một không gian độc đáo để cập nhật nhanh, làm việc nhóm hoặc chia sẻ meme thỉnh thoảng (tất cả chúng ta đều có những thú vui riêng 😁).
Mặc dù trò chuyện nhóm có thể là một trung tâm giao tiếp sôi nổi, nhưng tính không chính thức của nó đôi khi có thể dẫn đến hiểu lầm, mất tập trung hoặc kém hiệu quả. Bạn cần hiểu điều này để tận dụng tối đa lợi ích của nó:
- Thân mật (nhưng không thiếu chuyên nghiệp): Trò chuyện thoải mái hơn email hoặc các ứng dụng giao tiếp nhóm khác, cho phép sử dụng giọng điệu trò chuyện và trao đổi nhanh hơn. Hãy coi đó như là trò chuyện với đồng nghiệp tại bàn làm việc. Tuy nhiên, sự chuyên nghiệp vẫn là chìa khóa. Tránh sử dụng tiếng lóng mà bạn không sử dụng trong cuộc họp và duy trì giọng điệu tôn trọng và hòa đồng
- Tốc độ nhanh: Cuộc hội thoại diễn ra nhanh chóng, với các tin nhắn xuất hiện liên tục trong ngày. Điều này rất tốt cho việc cập nhật nhanh và động não, nhưng cũng có thể gây mất tập trung. Hãy viết tin nhắn ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề, tránh các cuộc hội thoại dài dòng qua lại, những việc này phù hợp hơn với email hoặc cuộc gọi
- Đôi khi không đồng bộ: Mọi người có thể không dán mắt vào trò chuyện cả ngày, đặc biệt là khi họ đang họp hoặc tập trung vào công việc. Hãy rõ ràng về mức độ khẩn cấp nếu bạn cần phản hồi nhanh. Cân nhắc sử dụng các tính năng như "@đề cập" để thu hút sự chú ý trực tiếp của ai đó, nhưng tránh lạm dụng để ngăn chặn quá tải thông báo
- Công khai (một phần): Mặc dù một số nền tảng cung cấp các kênh riêng tư, nhưng hầu hết các cuộc hội thoại trò chuyện của nhóm đều hiển thị cho toàn bộ nhóm (hoặc các nhóm cụ thể). Hãy cẩn thận với những gì bạn chia sẻ. Tránh các chủ đề nhạy cảm, thông tin bí mật hoặc tiêu cực có thể ảnh hưởng đến tinh thần của nhóm
- Đây là bản ghi sống động: Không giống như cuộc hội thoại thoáng qua, tin nhắn trò chuyện được lưu lại và có thể tìm kiếm được. Điều này có thể giúp tham khảo các cuộc thảo luận trước đây, nhưng cũng có nghĩa là tin nhắn của bạn có thể để lại ấn tượng lâu dài. Hãy chú ý đến phong cách giao tiếp của bạn và tránh gửi tin nhắn vội vàng mà sau này bạn có thể hối tiếc
Đọc thêm: 10 công cụ họp trực tuyến tốt nhất cho nhóm trong năm 2024 (miễn phí và trả phí)
Các phương pháp hay nhất về nghi thức trò chuyện tại nơi làm việc
Bây giờ bạn đã biết những kiến thức cơ bản về trò chuyện nhóm, hãy học một số kỹ thuật trò chuyện! Dưới đây là một số mẹo đơn giản cần ghi nhớ khi sử dụng chúng:
1. Hãy chuyên nghiệp
Hãy bỏ những từ như "sup" và "brb" và thay thế bằng "Xin chào, [tên đồng nghiệp]" hoặc "Chào buổi sáng!" Hãy tưởng tượng bạn đang viết một email công việc nhưng với giọng điệu thân thiện hơn một chút. Câu hoàn chỉnh và ngữ pháp đúng sẽ giúp bạn đạt được hiệu quả cao hơn. Biểu tượng cảm xúc? Tất nhiên, một biểu tượng cảm xúc để thể hiện giọng điệu thân thiện là được, nhưng hãy tránh biến tin nhắn của bạn thành một loạt biểu tượng cảm xúc.
Ví dụ: Thay vì "Này mọi người, tôi đi lấy cà phê! Ai biết Sarah ở đâu không?" Hãy thử: "Xin chào mọi người, tôi đi lấy cà phê. Ai biết Sarah có online không?"
2. Hãy suy nghĩ trước khi nhắn tin
Chúng ta đều đã từng nhận được những tin nhắn vào lúc 8 giờ tối về một công việc không khẩn cấp. Hãy cân nhắc lịch trình của đồng nghiệp và tôn trọng nhu cầu cân bằng cuộc sống và công việc của họ. Tin nhắn của bạn có thể đợi đến sáng mai không? Trừ khi đó là tình huống khẩn cấp, gửi tin nhắn công việc ngoài giờ làm việc thông thường có thể không phải là ý tưởng hay nhất.
Ví dụ: Thay vì gửi tin nhắn cho mọi người vào ban đêm về một chi tiết nhỏ trong báo cáo, hãy đợi đến ngày hôm sau và gửi tin nhắn như sau: "Xin chào mọi người, hy vọng mọi người đã có một đêm tốt lành! Có một câu hỏi nhanh về báo cáo…"
3. Giữ cho cuộc trò chuyện ngắn gọn và súc tích
Không ai thích cuộn qua một cuốn tiểu thuyết trong cửa sổ trò chuyện của mình. Hãy đi thẳng vào vấn đề! Dấu đầu dòng là bạn của bạn khi thảo luận về các chủ đề phức tạp. Cần thêm không gian? Hãy cân nhắc gọi điện thoại nhanh hoặc trò chuyện video để thảo luận chi tiết hơn.
Ví dụ: Thay vì gửi một đoạn văn dài về cập nhật dự án, hãy thử báo cáo ngắn gọn không đồng bộ: "Xin chào nhóm, chỉ là cập nhật nhanh về Dự án X:
- Hoàn thành [công việc 1]
- Làm việc [công việc 2]: Có câu hỏi nào không?
- Các bước tiếp theo: [giải thích ngắn gọn]"
4. Kiểm tra lại như một chuyên gia
Một vài lỗi chính tả không phải là vấn đề lớn, nhưng một tin nhắn đầy lỗi có thể gây nhầm lẫn. Hãy sử dụng tính năng kiểm tra chính tả! Đọc to tin nhắn của bạn trước khi nhấn gửi. Tin nhắn có rõ ràng và chuyên nghiệp không? Kiểm tra lại để tránh những sai sót đáng tiếc. Kiểm tra lại nhanh chóng sẽ giúp bạn tránh được rắc rối!
5. Biến dòng tiêu đề thành tiêu đề nhỏ
Nếu nền tảng trò chuyện của bạn cho phép, hãy sử dụng dòng tiêu đề mô tả. Điều này giống như đặt một tiêu đề nhỏ cho tin nhắn của bạn. Điều này giúp đồng nghiệp ưu tiên và hiểu nội dung ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Ví dụ: Thay vì một câu chung chung như "Xin chào Sarah", hãy thử một dòng tiêu đề như: "Câu hỏi nhanh về bài thuyết trình hôm nay. "
6. Sử dụng humor một cách thận trọng
Hài hước có thể bị hiểu nhầm trong văn bản. Tránh những câu đùa có thể gây xúc phạm hoặc thiếu nhạy cảm trong trò chuyện nhóm. Khi nghi ngờ, hãy bỏ qua. Dưới đây là một số mẹo bổ sung về nghi thức trò chuyện phù hợp:
- Hãy chú ý đến đối tượng và cảm nhận về humor của họ
- Tránh nói mỉa mai, vì nó có thể dễ bị hiểu nhầm trong văn bản
- Hãy tập trung vào các chủ đề an toàn và tránh những câu đùa dựa trên chơi chữ hoặc tham chiếu văn hóa mà không phải ai cũng hiểu
7. Sử dụng thẻ một cách khôn ngoan
Đừng lạm dụng hàm "@ đề cập". Chỉ sử dụng hàm này để trực tiếp đề cập đến người cần tham gia vào cuộc hội thoại. Dưới đây là một số mẹo để sử dụng hàm này hiệu quả:
- Không sử dụng ký hiệu "@" để thu hút sự chú ý của ai đó cho các vấn đề không khẩn cấp. Một tin nhắn đơn giản có thể là đủ
- Tránh đề cập đến toàn bộ nhóm trong một cuộc trò chuyện khi chỉ có một vài người cần tham gia
- Nếu bạn không chắc chắn ai cần được đề cập, hãy cân nhắc gửi tin nhắn riêng cho những người có liên quan
8. Tôn trọng trạng thái trực tuyến
Chú ý đến các chỉ báo trạng thái trực tuyến của đồng nghiệp (ví dụ: "Không làm phiền"). Tránh gửi tin nhắn khẩn cấp cho người được đánh dấu là không có mặt. Dưới đây là một số mẹo bổ sung:
- Nếu đồng nghiệp của bạn trông có vẻ bận rộn nhưng bạn cần câu trả lời nhanh, hãy cân nhắc để lại một tin nhắn ngắn giải thích câu hỏi của bạn và cho họ biết bạn sẽ liên hệ lại sau
- Đối với các vấn đề khẩn cấp, tốt nhất bạn nên sử dụng ứng dụng hoặc kênh hợp tác khác, chẳng hạn như cuộc gọi điện thoại, nếu phù hợp
Đảm bảo sử dụng trạng thái sẵn sàng của bạn để giao tiếp tốt hơn.
9. Xác nhận và phản hồi
Nếu ai đó gửi tin nhắn cho bạn, hãy xác nhận đã nhận được ngay cả khi không thể trả lời ngay lập tức. Một câu đơn giản như "Cảm ơn, tôi sẽ trả lời bạn sớm nhất có thể" thể hiện sự tôn trọng thời gian của họ. Dưới đây là một số mẹo bổ sung để xác nhận tin nhắn:
- Nếu bạn cần thêm thời gian để trả lời, hãy thông báo cho người gửi biết khi nào họ có thể mong đợi phản hồi của bạn. ("Cảm ơn bạn đã nhắn tin. Hiện tại tôi đang rất bận, nhưng tôi sẽ trả lời bạn trước khi kết thúc ngày làm việc.")
- Nút "thumbs up" (ngón tay cái hướng lên) hoặc "like" (thích) (nếu có) cũng có thể là cách để xác nhận đã nhận được tin nhắn
10. Sử dụng các kênh một cách phù hợp
Nhiều nơi làm việc sử dụng các kênh trò chuyện khác nhau cho các mục đích khác nhau. Hãy tôn trọng các kênh này! Đừng là người đăng tin cập nhật dự án trên kênh "Hình ảnh và GIF hài hước". Dưới đây là cách điều hướng các kênh:
- Hiểu rõ các kênh của bạn: Hãy dành thời gian để làm quen với các kênh trò chuyện khác nhau có sẵn. Hầu hết các nền tảng sẽ có tên hoặc mô tả rõ ràng cho từng kênh
- Đăng ở đúng nơi: Trước khi nhấn gửi, hãy cân nhắc kênh nào phù hợp nhất với tin nhắn của bạn. Các cập nhật dự án khẩn cấp thuộc về kênh dự án, không phải trò chuyện chung. Cần trợ giúp với một công việc cụ thể? Hãy đến kênh giao tiếp nhóm dành riêng cho dự án đó
- Tôn trọng mục đích: Mỗi kênh có thể có một mục đích nhất định. Đừng chiếm dụng kênh cho những việc không liên quan. Nếu bạn nghĩ ra một meme hài hước, hãy kiềm chế không chia sẻ nó trong kênh "Biên bản cuộc họp khách hàng". Mọi việc đều có thời điểm và địa điểm thích hợp, ngay cả những video mèo cam hài hước
Bằng cách áp dụng những mẹo này, bạn sẽ trở thành một chuyên gia giao tiếp, giữ cho mọi thứ rõ ràng, súc tích và (dám nói) thậm chí còn vui vẻ cho đồng nghiệp của mình.
Xem thêm: 10 Công cụ và Phần mềm Giao tiếp Tốt Nhất tại Nơi Làm Việc Năm 2024
Các vấn đề thường gặp khi sử dụng trò chuyện công việc
Nền tảng trò chuyện công việc rất tuyệt vời cho giao tiếp nhanh và hợp tác từ xa, nhưng ngay cả những công cụ trò chuyện tốt nhất cũng có thể có nhược điểm. Dưới đây là một số vấn đề thường gặp trong các cuộc hội thoại kỹ thuật số và cách bạn có thể giải quyết chúng bằng các quy tắc giao tiếp chuyên nghiệp:
| Thách thức | Giải pháp |
| Quá tải thông tin: Trò chuyện công việc có thể tràn ngập thông tin. Tiếng ping liên tục, tin nhắn dài dằng dặc và các chủ đề tràn ngập có thể khiến bạn cảm thấy quá tải và khó tập trung. | Tắt tiếng các kênh không cần thiết. Đừng ngại tắt tiếng các kênh không liên quan trực tiếp đến công việc của bạn. Hầu hết các nền tảng cho phép bạn tùy chỉnh cài đặt thông báoLên lịch thời gian trò chuyện riêng. Nếu thông báo liên tục làm bạn mất tập trung, hãy cân nhắc cài đặt thời gian cụ thể để kiểm tra và trả lời tin nhắn trò chuyện |
| Hiểu lầm và truyền đạt sai: Giao tiếp bằng văn bản thiếu sự phong phú của các tín hiệu phi ngôn ngữ như giọng điệu và nét mặt. Điều này có thể dẫn đến hiểu lầm và diễn giải sai. | Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và súc tích. Tránh sử dụng giọng điệu mỉa mai và hài hước có thể không được truyền tải rõ ràng qua văn bảnSử dụng biểu tượng cảm xúc một cách tiết kiệm nhưng có chiến lược. Biểu tượng mặt cười có thể giúp truyền tải giọng điệu thân thiện, nhưng tránh chỉ dựa vào biểu tượng cảm xúc để thể hiện ý tưởng phức tạpKhi có nghi ngờ, hãy làm rõ. Nếu có điều gì đó không rõ ràng, đừng ngần ngại yêu cầu làm rõ hoặc diễn đạt lại thông điệp của bạn |
| Chia sẻ quá nhiều và hành vi không chuyên nghiệp: Tính chất thân mật của trò chuyện đôi khi có thể dẫn đến hành vi không chuyên nghiệp hoặc chia sẻ quá nhiều thông tin cá nhân. | Giữ giọng điệu chuyên nghiệp. Hãy nhớ rằng đây vẫn là nền tảng giao tiếp công việcHãy suy nghĩ trước khi đăng. Bạn có cảm thấy thoải mái khi chia sẻ thông tin này trong email công việc không? Nếu không, hãy cân nhắc lại việc gửi thông tin này trong trò chuyện |
| Thiếu bối cảnh: Nhảy vào cuộc hội thoại đang diễn ra mà không có bối cảnh có thể gây nhầm lẫn. | Hãy dành một chút thời gian để đọc lướt qua chủ đề cuộc hội thoại. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chủ đề và tránh hỏi những câu hỏi đã được trả lờiNếu không chắc chắn, hãy yêu cầu làm rõ. Một câu hỏi ngắn gọn như "Xin chào, ai có thể tóm tắt nội dung cuộc thảo luận ở đây cho tôi được không?" có thể mang lại hiệu quả rất lớn |
| Quá tải thông tin — mặt trái: Đôi khi, những tin nhắn quan trọng có thể bị chìm trong một biển trò chuyện. | Sử dụng ghim hoặc đánh dấu sao cho các tin nhắn quan trọng. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm lại chúng sau nàySử dụng chữ in đậm hoặc nghiêng để nhấn mạnh. Điều này có thể giúp thu hút sự chú ý đến các điểm quan trọng trong tin nhắn của bạn |
Gặp gỡ ClickUp: Công cụ trò chuyện nhóm tốt nhất để giao tiếp tại nơi làm việc
Bạn đang chuyển đổi giữa các ứng dụng cộng tác khác nhau? Bạn gặp khó khăn trong việc tìm kiếm các cuộc hội thoại trước đó? Bạn bỏ lỡ các cập nhật quan trọng? Hãy để chúng tôi giới thiệu ClickUp, một nền tảng tất cả trong một cho các nhu cầu quản lý dự án và cộng tác.
Tính năng chế độ xem Trò chuyện của ClickUp giúp loại bỏ sự nhầm lẫn tại nơi làm việc và thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả bằng cách tập hợp tất cả các giao tiếp của nhóm vào một nơi.
Pigment, một nền tảng lập kế hoạch kinh doanh hàng đầu cho các nhóm tài chính và doanh thu, đã tăng 20% hiệu quả giao tiếp trong nhóm nhờ ClickUp Chat.
Bạn cũng có thể đạt được kết quả tương tự và sử dụng nó để:
- Cộng tác trong thời gian thực: Tham gia nhắn tin tức thời với nhóm của bạn, đảm bảo giao tiếp kịp thời và luồng dự án
- Tập trung giao tiếp: Loại bỏ sự cần thiết của nhiều công cụ. Tích hợp ClickUp Chat với các nhiệm vụ, tài liệu và dự án ClickUp hiện có của bạn, giữ mọi thứ được tổ chức và dễ truy cập trên một nền tảng duy nhất
- Tăng cường trách nhiệm: Gán các mục hành động trực tiếp trong các cuộc trò chuyện bằng cách sử dụng hàm "@mention" của ClickUp. Điều này đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và dự án tiếp tục tiến triển
- Chia sẻ tệp đính kèm dễ dàng: Dễ dàng chia sẻ liên kết dự án, tài liệu, bảng tính và thậm chí nhúng video và trang web trực tiếp trong các cuộc trò chuyện. ClickUp sắp xếp mọi thứ thành các nhóm thuận tiện để dễ tham khảo
- Chỉnh sửa văn bản đa dạng: Định dạng tin nhắn của bạn một cách dễ dàng để thu hút sự chú ý vào những nội dung quan trọng! ClickUp Chat cung cấp các tùy chọn chỉnh sửa văn bản đa dạng, bao gồm khối mã, danh sách gạch đầu dòng và thậm chí cả băng rôn, để tăng tính rõ ràng trong giao tiếp của bạn. Ngoài ra, bạn có thể tiết kiệm thời gian với các phím tắt "/Slash Command" tiện dụng để định dạng một cách hiệu quả
- Sắp xếp các cuộc trò chuyện của bạn: Tạo chế độ xem Trò chuyện dành riêng cho bất kỳ khía cạnh nào trong công việc của bạn trong ClickUp, từ cập nhật toàn công ty đến chiến lược giao tiếp cụ thể của nhóm, thảo luận hoặc hợp tác dự án. Bạn có thể kiểm soát quyền truy cập vào từng cuộc trò chuyện và luôn được cập nhật thông tin với nguồn cấp dữ liệu Thông báo tập trung
Sau khi khám phá những điểm mạnh của ClickUp như một trung tâm giao tiếp cho nhóm của bạn, hãy nhớ rằng giao tiếp và hợp tác hiệu quả bao gồm lắng nghe và cởi mở. Điều này sẽ giúp bạn xây dựng một thái độ tích cực, mối quan hệ công việc bền chặt và môi trường hợp tác trong nhóm của bạn.
Thực hành trò chuyện đúng cách với ClickUp
Vậy là xong! Với một chút hiểu biết về nghi thức trò chuyện chuyên nghiệp, bạn có thể làm cho giao tiếp công việc trở nên siêu tiện lợi và thú vị cho tất cả mọi người trong nhóm, kể cả những nhân viên làm việc từ xa.
Thêm các tính năng của ClickUp như Trò chuyện và Tài liệu vào đó, và bạn sẽ nhanh chóng thành thạo các sắc thái của trò chuyện nhóm! Với một công cụ, bạn có thể chia sẻ phản hồi, tạo nhiệm vụ, cung cấp thông tin cập nhật, gửi tệp và làm nhiều việc khác nữa.
Đăng ký ClickUp miễn phí và giữ cho các cuộc hội thoại diễn ra suôn sẻ, không còn hỗn loạn!