Đó là một buổi sáng thứ Hai bình thường. Với tách cà phê trên tay, bạn đang đi qua văn phòng nhộn nhịp. Khi bạn đến bàn làm việc, bạn được chào đón bởi một loạt các tính cách: sếp thẳng thắn, đồng nghiệp dè dặt, phân tích và thực tập sinh nhiệt tình, hòa đồng. Mỗi người tiếp cận cuộc hội thoại theo một cách riêng, khiến bạn cảm thấy như đang cố gắng giải một câu đố giao tiếp phức tạp.
Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao một số cuộc hội thoại diễn ra suôn sẻ trong khi những cuộc hội thoại khác lại khiến bạn cảm thấy mệt mỏi? Câu trả lời thường nằm ở việc hiểu các phong cách giao tiếp bằng lời nói và không lời nói khác nhau. Phong cách giao tiếp của bạn không chỉ là những từ ngữ bạn sử dụng; nó còn liên quan đến cách bạn thể hiện bản thân, hiểu người khác và điều hướng các mối quan hệ giữa các cá nhân.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các loại phong cách giao tiếp khác nhau, điểm mạnh của chúng và các mẹo để áp dụng chúng trong các tình huống thực tế.
Hiểu rõ các phong cách giao tiếp khác nhau
Phong cách giao tiếp đề cập đến cách mỗi cá nhân thể hiện bản thân và tương tác với người khác trong môi trường chuyên nghiệp. Hiểu được các phong cách này có thể cải thiện đáng kể mối quan hệ tại nơi làm việc, tinh thần đồng đội và năng suất.
86% nhân viên và giám đốc điều hành cho rằng sự hợp tác kém là nguyên nhân dẫn đến thất bại tại nơi làm việc, trong khi các nhóm có thể tăng 25% năng suất nhờ phong cách giao tiếp phù hợp. Tuy nhiên, một phần ba số người giao tiếp không hài lòng với các kênh giao tiếp hiện tại.
Dưới đây là một số phong cách giao tiếp khác nhau trong môi trường làm việc:
Phong cách giao tiếp trực tiếp
Giao tiếp trực tiếp là phong cách giao tiếp đặc trưng bởi việc diễn đạt suy nghĩ và cảm xúc một cách rõ ràng, súc tích và chân thành. Nó bao gồm việc nói thẳng thắn mà không vòng vo hay quá lịch sự. Phong cách này loại bỏ sự mơ hồ bằng những từ ngữ chính xác và thông điệp được xây dựng cẩn thận.
Cách làm việc với những người giao tiếp trực tiếp:
- Rõ ràng và súc tích
- Tránh nói chuyện phiếm
- Yêu cầu phản hồi
- Sử dụng ngôn ngữ quyết đoán
Ví dụ:
- Cài đặt thời hạn: 'Tôi cần báo cáo này trước thứ Năm'
- Đưa ra hướng dẫn: 'Sao lưu dữ liệu trước khi kết thúc ngày làm việc'
- Thể hiện lời khen ngợi: 'Bạn đã có sự tiến bộ trong công việc'
- Thể hiện lòng biết ơn: 'Cảm ơn bạn đã giúp đỡ trong việc đào tạo'
- Xác định giới hạn: 'Nhiệm vụ này nằm ngoài phạm vi công việc của tôi'
- Thể hiện ý kiến: 'Tôi không đồng ý với đánh giá này'
Giao tiếp trực tiếp là nói những gì bạn muốn nói và nói những gì bạn nghĩ, khiến nó trở thành một công cụ mạnh mẽ để tương tác rõ ràng, trung thực và hiệu quả trong bất kỳ cài đặt chuyên nghiệp nào.
Mặc dù có thể được coi là phong cách giao tiếp quyết đoán, nhưng nó thường không có ý xúc phạm hay thù địch. Khóa học này sẽ giúp bạn học cách giao tiếp trực tiếp hiệu quả bằng cách thể hiện suy nghĩ và cảm xúc của mình một cách trung thực và tôn trọng, không dùng những lời lẽ công kích cá nhân hay đổ lỗi cho người khác.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Giao tiếp trực tiếp có thể bị nhầm lẫn với phong cách giao tiếp thụ động-aggressive, nhưng hai phong cách này hoàn toàn trái ngược nhau. Người giao tiếp thụ động-aggressive thể hiện sự tức giận hoặc thất vọng một cách gián tiếp thông qua các hành vi thụ động, như tránh né, trì hoãn hoặc mỉa mai. Mặc dù có vẻ như là một cách tiếp cận trực tiếp, nhưng thực chất đây là một cách thể hiện cảm xúc tiêu cực một cách bí mật. Chúng ta sẽ tìm hiểu thêm về điều này sau!
Phong cách chức năng
Tại nơi làm việc, những người giao tiếp hiệu quả là người bạn có thể tin cậy để thực hiện các công việc đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ quy trình. Cho dù là cài đặt hội nghị truyền hình cho toàn công ty hay chuyển đổi nhóm của bạn từ phương pháp truyền thống sang phương pháp Agile, họ đảm bảo rằng mọi bước đều được lập bản đồ và thực hiện một cách hoàn hảo. Khả năng tạo và tuân theo các kế hoạch chi tiết của họ giúp những người khác cảm thấy thoải mái hơn, vì họ biết con đường phía trước rõ ràng và được vạch ra rõ ràng.
Cách làm việc với những người giao tiếp hiệu quả:
- Cung cấp dòng thời gian chi tiết và kỳ vọng rõ ràng
- Dự đoán các câu hỏi và cung cấp câu trả lời thấu đáo
- Cung cấp phản hồi thường xuyên theo định dạng mà họ ưa thích
Ví dụ:
1. Email và bản ghi nhớ
- Tiêu đề: Rõ ràng và ngắn gọn, chẳng hạn như "Lịch họp tuần tới" hoặc "Cập nhật dự án: Giai đoạn 1 đã hoàn thành"
- Nội dung: Danh sách gạch đầu dòng, danh sách số hoặc bảng để sắp xếp thông tin một cách hiệu quả
- Giọng điệu: Trung lập và khách quan, tránh ý kiến cá nhân hoặc ngôn ngữ cảm tính
2. Cuộc họp
- Chương trình: Một bản tóm tắt rõ ràng về các chủ đề sẽ được thảo luận và kết quả mong đợi
- Quản lý thời gian: Tuân thủ lịch trình để đảm bảo tất cả các mục được hoàn thành
- Các mục hành động: Các công việc được giao cho từng cá nhân được xác định rõ ràng, kèm theo thời hạn và quy trình theo dõi
Về bản chất, những người giao tiếp hiệu quả là những kiến trúc sư của sự rõ ràng và trật tự. Cách tiếp cận chi tiết, từng bước một của họ có thể khiến một số người cảm thấy chậm chạp, nhưng nó đảm bảo rằng không có chi tiết nào bị bỏ sót và mọi thứ được thực hiện một cách chính xác.
Phong cách của người ảnh hưởng
Những người có ảnh hưởng là những người thể hiện suy nghĩ của mình một cách rõ ràng, thường xuyên ngắt cuộc hội thoại đang diễn ra để chia sẻ những ý tưởng hoặc quan điểm mới nhất của mình. Họ không coi đây là sự gián đoạn mà là một phần năng động của cuộc đối thoại hấp dẫn. Những người có ảnh hưởng tập trung vào "tại sao" hơn là chi tiết "làm thế nào", khiến họ trở nên xuất sắc trong việc hình dung những ý tưởng vĩ đại và tập hợp mọi người xung quanh một tầm nhìn chung.
Cách làm việc với những người có ảnh hưởng:
- Khuyến khích giao tiếp cởi mở
- Cung cấp bản tóm tắt bằng văn bản
- Hãy đón nhận sự lạc quan của họ
Ví dụ:
- Thuyết trình thuyết phục: Thuyết phục khách hàng hoặc khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ
- Tương tác trên mạng xã hội: Tạo nội dung thu hút đối tượng mục tiêu và thúc đẩy sự tương tác
- Mạng lưới quan hệ: Xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng hoặc đối tác tiềm năng
Những người có ảnh hưởng mang đến sự kết hợp độc đáo giữa sức hút, sự sáng tạo và trí tuệ cảm xúc cho bất kỳ nhóm nào. Khả năng kết nối với người khác và truyền cảm hứng một cách tự nhiên khiến họ trở nên vô giá trong các vai trò lãnh đạo đòi hỏi sự hợp tác và động lực. Bằng cách hiểu và tận dụng điểm mạnh của họ, bạn có thể khai thác năng lượng và sự sáng tạo của họ để thúc đẩy thành công trong các dự án và tương tác của mình.
Phong cách hợp tác
Những người giao tiếp hợp tác là những kiến trúc sư của sự hợp lực tại nơi làm việc. Họ thành công nhờ kết hợp các ý kiến khác nhau, hòa trộn các quan điểm độc đáo và làm việc như một tập thể để giải quyết các thách thức. Hãy nghĩ về họ như những thành viên xuất sắc nhất trong nhóm, những người giỏi kết nối các đóng góp cá nhân thành một thể thống nhất. Họ là những người đảm bảo rằng mọi ý tưởng đều được lắng nghe trong cuộc họp, mọi ý kiến đều được đánh giá cao và mọi giải pháp tiềm năng đều được khám phá.
Trong thực tế, họ liên tục tham gia vào việc tạo ra một môi trường nơi đối thoại cởi mở và giải quyết vấn đề tập thể là tiêu chuẩn. Hãy tưởng tượng một dự án nơi mọi người đều được yêu cầu đóng góp ý kiến, nơi các quyết định được đưa ra sau khi xem xét phạm vi các tính cách và quan điểm khác nhau, và nơi kết quả là sự phản ánh trung thực nỗ lực hợp tác của nhóm.
Cách làm việc với những người giao tiếp hợp tác:
- Tạo điều kiện cho sự phát triển tích cực của nhóm
- Khuyến khích đóng góp và đặt thời hạn rõ ràng
- Thống nhất về các giải pháp với sự linh hoạt để đạt được thỏa hiệp
Ví dụ:
- Các nhóm linh hoạt: Tích hợp phản hồi từ tất cả các thành viên trong nhóm
- Hợp tác ảo: Kiểm tra thường xuyên để đảm bảo sự tham gia của nhóm
Áp dụng phong cách giao tiếp hợp tác sẽ biến động lực của nhóm từ một chuỗi các tương tác riêng lẻ thành một cuộc đối thoại năng động và bao trùm. Bằng cách coi trọng ý kiến của mỗi người và khuyến khích văn hóa tôn trọng lẫn nhau và trao đổi cởi mở, các nhóm không chỉ nâng cao năng suất mà còn xây dựng môi trường làm việc hỗ trợ và phát triển.
Phong cách phân tích
Những người giao tiếp phân tích tập trung vào logic và dữ liệu trong các tương tác. Điểm mạnh của họ là sự chính xác và phương pháp tiếp cận có hệ thống, khiến họ trở nên quý giá trong các công việc đòi hỏi phân tích chi tiết và sự kỹ lưỡng.
Cách làm việc với những người giao tiếp phân tích:
- Sử dụng dữ liệu và giải thích chi tiết để hỗ trợ đối số
- Hãy chính xác và cung cấp bản tóm tắt bằng văn bản
Ví dụ:
- Chiến lược tiếp thị: Chia sẻ những hiểu biết dựa trên dữ liệu
- Đánh giá quý: Thảo luận về các tác động tài chính cụ thể
Phong cách trực quan
Những người giao tiếp trực quan là những người có tầm nhìn xa trông rộng, thành công nhờ tư duy tổng thể và khả năng giải quyết vấn đề sáng tạo. Họ ít quan tâm đến chi tiết và tập trung hơn vào mục tiêu tổng thể và các giải pháp sáng tạo.
Cách làm việc với những người giao tiếp trực quan:
- Khuyến khích sự sáng tạo và đặt ra các mục tiêu rộng lớn
- Sử dụng hình ảnh để truyền đạt ý tưởng
Ví dụ:
- Giới thiệu dự án: Nhấn mạnh tác động và mục tiêu
- Khái niệm thiết kế: Tập trung vào trải nghiệm người dùng
Phong cách cá nhân
Những người giao tiếp cá nhân giỏi lắng nghe tích cực, đồng cảm với người khác, tạo kết nối cảm xúc và nuôi dưỡng môi trường hỗ trợ. Họ quan tâm đến suy nghĩ và cảm xúc của người khác, và sử dụng ngôn ngữ giàu cảm xúc để thu hút người khác ở cấp độ cá nhân.
Cách làm việc với những người giao tiếp cá nhân:
- Xây dựng mối quan hệ và nhấn mạnh sự đồng cảm cảm xúc
- Thể hiện cảm xúc một cách cởi mở để củng cố mối quan hệ
Ví dụ:
- Hoạt động nhóm: Nâng cao tinh thần và giải quyết các mối quan ngại
- Phản hồi của khách hàng: Điều chỉnh chiến lược dựa trên cảm nhận của khách hàng
Bằng cách hiểu và thích ứng với các phong cách giao tiếp này, bạn có thể tăng cường sự hợp tác và thúc đẩy kết quả thành công trong các dự án và tương tác của mình.
Phong cách giao tiếp cho không gian làm việc từ xa và kỹ thuật số
Không gian làm việc kỹ thuật số đã thay đổi cách chúng ta giao tiếp, kết hợp các phong cách giao tiếp đa dạng để tạo ra những phong cách mới. Một phần đáng kể lực lượng lao động hoạt động ngoài môi trường văn phòng truyền thống — tính đến năm 2023, 12,7% nhân viên toàn thời gian làm việc từ xa, trong khi 28,2% tham gia vào mô hình kết hợp.
Sự thay đổi này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về cách không gian kỹ thuật số định hình giao tiếp và các phong cách khác nhau tại nơi làm việc.
Trong môi trường làm việc từ xa, giao tiếp bằng văn bản — từ email đến tin nhắn tức thời — là biểu mẫu giao tiếp chủ yếu. Điều này có thể có lợi cho những nhân viên hướng nội, những người thường có phong cách giao tiếp thụ động và cảm thấy giao tiếp bằng văn bản ít đáng sợ hơn. Tuy nhiên, giao tiếp kỹ thuật số cũng mang đến những thách thức.
Các tín hiệu phi ngôn ngữ, chẳng hạn như ngôn ngữ cơ thể và nét mặt, khó hiểu hơn qua văn bản hoặc video call. Điều này có thể dẫn đến hiểu lầm và cảm giác mất kết nối giữa các thành viên trong nhóm. Ví dụ: một nhận xét bình thường trong trò chuyện văn bản có thể bị hiểu nhầm là lời chỉ trích, dẫn đến căng thẳng không cần thiết.
Quản lý giao tiếp trong môi trường làm việc từ xa
Từ khuyến khích văn hóa minh bạch đến tận dụng công nghệ phù hợp, những mẹo sau đây có thể thu hẹp khoảng cách và tăng cường sự gắn kết và hiệu quả của nhóm làm việc từ xa:
1. Xây dựng sự rõ ràng, giao tiếp trực tiếp và sự đồng cảm
Khuyến khích giao tiếp rõ ràng, rõ ràng và ngắn gọn. Ví dụ, chỉ rõ thời hạn: 'Vui lòng hoàn thành báo cáo trước thứ Sáu. ' Thúc đẩy sự đồng cảm bằng cách xem xét các quan điểm khác nhau, đặc biệt là trong các nhóm có văn hóa đa dạng.
2. Sử dụng các công cụ phù hợp
Đầu tư vào các công cụ giao tiếp đáng tin cậy như Slack để nhắn tin, Zoom để gọi video và ClickUp để quản lý dự án. Đảm bảo mọi người đều được đào tạo để sử dụng các công cụ này một cách hiệu quả, vì đào tạo không đầy đủ có thể cản trở năng suất.
3. Kiểm tra thường xuyên, cuộc họp chính thức và cập nhật thông tin
Lên lịch các cuộc họp video hàng tuần và các cuộc họp cá nhân hai tuần một lần để duy trì kết nối và giải quyết các vấn đề kịp thời. Thực hiện cập nhật tiến độ hàng ngày hoặc hàng tuần để mọi người luôn được thông báo và tham gia.
4. Khuyến khích tương tác xã hội
Khuyến khích tinh thần đồng đội trong nhóm thông qua các cuộc họp ảo, giờ nghỉ giải lao, trò chơi trực tuyến hoặc các kênh trò chuyện thân mật. Chống lại cảm giác cô đơn bằng cách khuyến khích kết nối cá nhân, từ đó thúc đẩy sự tham gia và năng suất.
5. Tôn trọng múi giờ và cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Hãy lưu ý đến các múi giờ khác nhau khi lên lịch cuộc họp, sử dụng công cụ chuyển đổi múi giờ và đồng hồ thế giới để tránh lỗi. Thúc đẩy sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống bằng cách cài đặt giờ làm việc rõ ràng và tránh giao tiếp không khẩn cấp ngoài giờ làm việc.
Nâng cao kỹ năng giao tiếp trong môi trường làm việc
Giao tiếp không chỉ đơn thuần là trao đổi thông tin; nó còn bao gồm việc tạo ra các kết nối có ý nghĩa, hiểu quan điểm của người khác và giải quyết các vấn đề một cách xây dựng. Hai yếu tố quan trọng giúp cải thiện đáng kể kỹ năng giao tiếp tại nơi làm việc là sự đồng cảm và lắng nghe tích cực.
Nghe tích cực là gì?
Lắng nghe tích cực bao gồm việc tập trung hoàn toàn vào người nói, hiểu thông điệp của họ và phản hồi một cách suy nghĩ. Nó cũng bao gồm việc sử dụng cả tín hiệu lời nói và phi lời nói để thể hiện sự tham gia và ghi nhớ thông tin. Về bản chất, đó là lắng nghe để hiểu, không phải lắng nghe để trả lời.
Tại sao lắng nghe tích cực lại quan trọng
Lắng nghe tích cực giúp nâng cao giá trị của bạn với tư cách là một nhân viên thông qua tự nhận thức, phát triển kết nối, xây dựng lòng tin, xác định và giải quyết vấn đề, mở rộng kiến thức và ngăn ngừa thông tin bị bỏ sót.
Một số kỹ năng lắng nghe tích cực bao gồm:
Kỹ thuật giao tiếp bằng lời nói:
- Tóm tắt: Tóm tắt các điểm chính của người nói để xác nhận sự hiểu biết
- Đặt câu hỏi mở: Khuyến khích thảo luận sâu hơn
- Hỏi những câu hỏi cụ thể: Nhận thêm thông tin chi tiết về các chủ đề rộng
- Sử dụng lời khẳng định: Thể hiện sự tham gia bằng những nhận xét ngắn gọn, tích cực
- Thể hiện sự đồng cảm: Nhận ra và chia sẻ cảm xúc của người nói
- Chia sẻ kinh nghiệm: Liên hệ các tình huống tương tự để xây dựng mối quan hệ
- Ghi nhớ thông tin: Tham khảo các cuộc thảo luận trước đó để thể hiện khả năng ghi nhớ
Kỹ thuật phi ngôn ngữ:
- Tạo môi trường không có yếu tố gây xao lãng: Đảm bảo sự tập trung bằng cách giảm thiểu sự gián đoạn
- Nụ cười: Thể hiện sự chú ý và đồng ý
- Duy trì giao tiếp bằng mắt: Thể hiện sự quan tâm và tham gia
- Thực hành tư thế tốt: Thể hiện sự chú ý thông qua ngôn ngữ cơ thể tỉnh táo và tập trung
- Thực hành phản chiếu: Phản ánh biểu cảm và ngôn ngữ cơ thể của người nói
Phát triển kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân
Để nâng cao hơn nữa các tương tác trong môi trường làm việc, hãy tập trung vào:
- Làm rõ các kênh giao tiếp: Xác định và sử dụng các phương pháp hiệu quả nhất để chia sẻ thông tin
- Cung cấp phản hồi mang tính xây dựng: Đưa ra phản hồi về hành vi, không phải về tính cách cá nhân, để khuyến khích sự phát triển
- Phát triển giao tiếp cởi mở: Khuyến khích môi trường làm việc nơi nhân viên cảm thấy thoải mái chia sẻ ý tưởng và mối quan tâm mà không sợ bị chỉ trích
Giao tiếp hiệu quả là yếu tố thiết yếu để xây dựng nhóm mạnh mẽ và đạt được thành công tại nơi làm việc. Tuy nhiên, giao tiếp là con đường hai chiều, không chỉ là nói hoặc truyền đạt thông tin. Lắng nghe cũng quan trọng không kém và là thành phần quan trọng của giao tiếp hiệu quả.
Các công cụ nâng cao giao tiếp trong môi trường làm việc
Hãy tưởng tượng một nơi làm việc nơi việc quản lý dự án, theo dõi công việc và giao tiếp với nhóm của bạn diễn ra suôn sẻ — tất cả chỉ ở một nơi. Đó là những gì ClickUp làm, tóm lại.
Được thiết kế như một công cụ quản lý dự án toàn diện, ClickUp không chỉ giúp tổ chức công việc mà còn thay đổi cách các nhóm tương tác và hợp tác, cho dù họ làm việc tại văn phòng, từ xa hay trong môi trường kết hợp.
1. Thảo luận với nhóm của bạn trên Bảng trắng ClickUp
Tham gia các phiên động não với Bảng trắng ClickUp, biến những ý tưởng sáng tạo thành nhiệm vụ có thể thực hiện được. Bạn cũng có thể nhúng tài liệu từ ClickUp trực tiếp vào bảng trắng để dễ tham khảo và hợp tác. Vẽ, viết và thêm hình dạng vào bảng trắng để thể hiện ý tưởng và khái niệm một cách trực quan. Sử dụng ghi chú dán để ghi lại ý tưởng, câu hỏi hoặc mục hành động.
"Ví dụ: hãy tưởng tượng một nhóm tiếp thị đang brainstorming về chiến dịch ra mắt sản phẩm mới. Sử dụng Bảng trắng của ClickUp, họ có thể nhanh chóng phác thảo các ý tưởng chiến dịch, phân công nhiệm vụ cho các thành viên cụ thể trong nhóm và hình dung toàn bộ dòng thời gian của dự án — tất cả chỉ trong một nơi.
Bằng cách tận dụng các tính năng cộng tác thời gian thực của bảng trắng, họ có thể cộng tác liền mạch, ngay cả khi làm việc từ xa. Hình ảnh trực quan này không chỉ giúp hợp lý hóa quy trình làm việc mà còn đảm bảo mọi người đều thống nhất về mục tiêu và mục đích của chiến dịch.
2. Áp dụng giao tiếp không đồng bộ với ClickUp Chat
Giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc kết hợp thường đòi hỏi sự chuyển đổi từ các tương tác liên tục theo thời gian thực sang cách tiếp cận linh hoạt và không đồng bộ hơn. ClickUp Chat hỗ trợ sự chuyển đổi này bằng cách cung cấp một nền tảng nơi các cuộc hội thoại có thể được quản lý mà không làm gián đoạn công việc đang tiến hành.
Các tính năng chính bao gồm:
- Cuộc hội thoại theo ngữ cảnh: Gán Nhận xét trong ClickUp cho các thành viên nhóm phù hợp để họ có thể kiểm tra và trả lời vào thời gian rảnh. Thảo luận về dự án hoặc công việc mà không cần rời khỏi nền tảng, duy trì chủ đề giao tiếp rõ ràng với ngữ cảnh đầy đủ
- Định dạng phong phú: Tăng cường tính rõ ràng cho văn bản của bạn bằng biểu tượng cảm xúc, định dạng và phương tiện nhúng, giúp các cuộc thảo luận trở nên hấp dẫn hơn và ít bị hiểu nhầm hơn
- Quyền truy cập chi tiết: Kiểm soát ai có thể xem và tham gia vào các cuộc hội thoại cụ thể, đảm bảo các thành viên nhóm có liên quan luôn được cập nhật thông tin
Ví dụ: một nhóm phát triển phần mềm có thể sử dụng ClickUp Chat để cung cấp thông tin cập nhật về quá trình xem xét mã, gắn thẻ các thành viên nhóm có liên quan và chia sẻ phản hồi trong cùng một chủ đề, giảm thiểu nhu cầu gửi email dài dòng và gây mất tập trung.
3. Ghi lại và chia sẻ kiến thức với ClickUp Clips
Bạn đã bao giờ gặp tình huống không thể diễn đạt một ý tưởng phức tạp hoặc minh họa một ý tưởng một cách rõ ràng bằng lời nói? ClickUp Clips được thiết kế riêng cho những đối tượng/kỳ/phiên bản như vậy. Chúng cho phép bạn quay video hướng dẫn hoặc giải thích kèm theo giọng nói ngay trên màn hình, đảm bảo sự rõ ràng khi giao tiếp bằng văn bản không đủ.
Tính năng này thúc đẩy:
- Chuyển giao kiến thức hiệu quả: Ghi lại và chia sẻ tin nhắn video trực tiếp trong ClickUp để truyền đạt hướng dẫn chi tiết hoặc cập nhật mới mà không cần chuyển đổi công cụ
- Tích hợp liền mạch: Chia sẻ clip qua trò chuyện hoặc email, lưu trữ tất cả thông tin liên lạc ở một nơi
Ví dụ: một quản lý dự án cần giải thích một tính năng phần mềm phức tạp. Thay vì soạn thảo một tài liệu dài, họ có thể quay một video ngắn bằng ClickUp Clips, cung cấp giải thích bằng hình ảnh và lời nói có thể xem lại bất cứ lúc nào.
4. Xây dựng quy trình công việc tùy chỉnh với Nhiệm vụ ClickUp và Tài liệu ClickUp
Khi cần hợp tác khẩn cấp và rộng rãi, ClickUp Docs cung cấp không gian để chỉnh sửa và làm việc nhóm theo thời gian thực.
Tài liệu ClickUp cho phép:
- Tạo/lập tài liệu động: Soạn thảo và chỉnh sửa tài liệu cùng nhóm của bạn trong thời gian thực, sử dụng các tính năng như trang lồng nhau, tiêu đề lớn, danh sách, bảng và khả năng nhúng phương tiện để phát triển nội dung toàn diện
- Quản lý nhiệm vụ tích hợp: Chuyển đổi văn bản thành các nhiệm vụ có thể theo dõi, phân công các mục hành động và liên kết tài liệu với nhiệm vụ để tạo ra quy trình làm việc gắn kết trong Không gian ClickUp của bạn
Hãy xem xét một tình huống trong đó một nhóm thiết kế sản phẩm đang hoàn thiện lộ trình phát triển sản phẩm mới. Sử dụng Tài liệu ClickUp, họ có thể cùng nhau chỉnh sửa tài liệu, chỉ định các Nhiệm vụ ClickUp liên quan đến từng phần và theo dõi tiến độ tổng thể của dự án trong một không gian làm việc thống nhất.
Công việc có thể dễ dàng được giao cho các thành viên hoặc nhóm cụ thể trong nhóm, đảm bảo mọi người đều biết trách nhiệm của mình. Bạn cũng có thể thiết lập các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc, đảm bảo công việc được hoàn thành theo đúng thứ tự và tránh tắc nghẽn.
5. Cộng tác trong thời gian thực với ClickUp Collaboration Detection
Tính năng Phát hiện hợp tác của ClickUp có thể cải thiện đáng kể giao tiếp tại nơi làm việc bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động của nhóm theo thời gian thực.
Dưới đây là một số lợi ích chính:
- Nhận thức thời gian thực: Tính năng Phát hiện hợp tác sẽ thông báo cho bạn khi người khác đang bình luận, chỉnh sửa hoặc xem cùng một công việc với bạn. Nhận thức thời gian thực này giúp tránh công việc trùng lặp và đảm bảo mọi người đều đồng bộ với nhau
- Tăng cường tính minh bạch: Bằng cách biết ai đang làm việc gì và khi nào, các thành viên trong nhóm có thể phối hợp nỗ lực của mình tốt hơn
- Nâng cao hiệu quả: Với thông báo tức thì về các thay đổi và cập nhật, các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng phản hồi thông tin mới
- Quản lý tài liệu tốt hơn: Trong ClickUp Docs, tính năng Phát hiện hợp tác cho phép bạn theo dõi hoạt động trên các tài liệu được chia sẻ. Bạn có thể xem ai đang xem, bình luận hoặc chỉnh sửa, giúp duy trì tính toàn vẹn của tài liệu và đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào phiên bản mới nhất
- Bảo mật và kiểm soát: Bạn có thể quản lý quyền truy cập của thành viên nhóm, khách hoặc công chúng, đảm bảo thông tin nhạy cảm được bảo vệ trong khi vẫn cho phép công việc hợp tác diễn ra
6. Lập kế hoạch chiến lược giao tiếp của bạn với các mẫu ClickUp
Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi kế hoạch cẩn thận. ClickUp cung cấp các mẫu giao tiếp có thể tùy chỉnh để đơn giản hóa quá trình này, từ kế hoạch giao tiếp đến ma trận cuộc họp nhóm.
Mẫu Ma trận giao tiếp và cuộc họp của nhóm ClickUp giúp hình dung các kênh giao tiếp của tổ chức, đảm bảo thông điệp được truyền tải chính xác và hiệu quả.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng mẫu này:
- Xác định các thành viên trong nhóm và nhu cầu giao tiếp của họ: Bắt đầu bằng cách lập danh sách tất cả các thành viên trong nhóm và hiểu nhu cầu giao tiếp của họ. Xem xét vai trò của họ và tần suất họ cần tương tác. Bao gồm các phương pháp giao tiếp khác nhau như cuộc gọi điện thoại, email, tin nhắn văn bản và tin nhắn Slack
- Phát triển kế hoạch giao tiếp: Sau khi xác định các thành viên trong nhóm và nhu cầu của họ, hãy lập kế hoạch nêu rõ tần suất và phương pháp giao tiếp. Chỉ định thời gian và các chi tiết liên quan khác
- Lên lịch các cuộc họp thường xuyên: Các cuộc họp thường xuyên rất quan trọng để thảo luận các chủ đề quan trọng và đảm bảo sự thống nhất. Lên lịch các cuộc họp này bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt và chế độ xem Dòng thời gian của ClickUp để theo dõi các cuộc họp và công việc sắp tới
- Theo dõi tiến độ và hiệu suất: Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để theo dõi tiến độ và hiệu suất của nhóm. Điều này giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đảm bảo mọi người đều đạt được mục tiêu của mình
- Thực hiện hệ thống phản hồi: Thiết lập cơ chế phản hồi để mọi người luôn được thông báo và tham gia. Thiết lập email tự động trong ClickUp để gửi khảo sát hoặc thăm dò ý kiến thường xuyên để thu thập phản hồi từ các thành viên trong nhóm
Tương tự, *Mẫu Bảng trắng Kế hoạch Truyền thông ClickUp có thể sắp xếp các mục tiêu truyền thông, dòng thời gian và tương tác của các bên liên quan, điều chỉnh chiến lược truyền thông của bạn phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
Mẫu này có các tính năng sau:
- Lễ nghi Agile: Quản lý và thực hiện hiệu quả các lễ nghi Agile thông dụng, như Retrospectives
- Backlog: Ghi lại các yêu cầu bằng biểu mẫu ClickUp và sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên trong danh sách công việc tồn đọng
- Bảng Kanban: Sử dụng Phương pháp Kanban Agile để quản lý công việc đang thực hiện một cách hiệu quả
- Cài đặt Sprint: Đối với những người sử dụng Phương pháp Agile Scrum, tài liệu này cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách cài đặt các tính năng Sprint gốc của ClickUp
Ví dụ: một nhóm PR đang chuẩn bị ra mắt sản phẩm có thể sử dụng Mẫu Bảng trắng Kế hoạch Truyền thông của ClickUp để lập bản đồ chiến lược truyền thông, đặt thời hạn tạo/lập nội dung và điều phối nỗ lực giữa các bộ phận khác nhau, đảm bảo cách tiếp cận đồng bộ và hợp tác cho sự ra mắt sản phẩm.
Xử lý các tình huống giao tiếp khó khăn trong môi trường làm việc
Các cuộc hội thoại khó khăn giống như những con voi trong phòng trong câu tục ngữ — không thể tránh khỏi, thường không được chào đón, nhưng rất quan trọng để giải quyết.
Cho dù bạn đang đối mặt với những nhận xét thụ động-hung hăng của đồng nghiệp hay quản lý một phong cách giao tiếp quá hung hăng, giải quyết trực tiếp những vấn đề này có thể biến căng thẳng thành cơ hội mạnh mẽ để phát triển và giao tiếp tốt hơn.
Hành vi hung hăng là hành vi lớn tiếng và đối đầu, tạo ra môi trường thù địch. Ví dụ, một đồng nghiệp thường xuyên coi thường ý kiến của người khác hoặc lớn tiếng sẽ góp phần tạo ra bầu không khí làm nản lòng mọi người.
Ngược lại, hành vi thụ động-hung hăng rất tinh vi nhưng gây rối loạn. Hành vi này bao gồm giao tiếp thụ động thông qua các hành động gián tiếp như trì hoãn hoặc ghi chú mơ hồ, dẫn đến xung đột không được giải quyết và oán giận.
Chiến lược ứng phó và giải quyết xung đột
- Xây dựng niềm tin: Khuyến khích sự cởi mở và tôn trọng thông qua các cuộc trò chuyện cá nhân định kỳ. Một nghiên cứu của Gallup cho thấy rằng các nhà quản lý thân thiện và dễ tiếp cận giúp tăng cường sự cam kết của nhân viên lên 23%
- Sử dụng phương pháp 'Sandwich': Bắt đầu bằng lời khen ngợi chân thành, đưa ra phản hồi mang tính xây dựng và kết thúc bằng ghi chú tích cực hoặc giải pháp hợp tác để giảm bớt tác động
- Chuyển hóa sự hung hăng thành hành động: Hướng sự chỉ trích gay gắt thành những đề xuất cụ thể để cải thiện. Điều này giúp chuyển trọng tâm từ việc tấn công cá nhân sang giải quyết vấn đề
- Giải mã sự thụ động-hung hăng: Làm rõ những thông tin mơ hồ bằng cách yêu cầu phản hồi cụ thể hoặc sự hiểu biết về bất kỳ thách thức nào. Ví dụ, hỏi về những khó khăn với thời hạn để thúc đẩy đối thoại trực tiếp
- Tận dụng khảo sát nhóm: Khảo sát thường xuyên có thể tiết lộ các mẫu hành vi thụ động-hung hăng và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Sử dụng những thông tin chi tiết này để giải quyết các vấn đề cơ bản
- Thực hành sự đồng cảm: Tiếp cận các cuộc hội thoại khó khăn với sự đồng cảm bằng cách thừa nhận quan điểm và mối quan tâm của người khác. Điều này tạo ra môi trường giải quyết vấn đề hợp tác hơn
- Đặt ra các hành động và biện pháp theo dõi rõ ràng: Kết thúc cuộc thảo luận bằng một kế hoạch hành động cụ thể và các cam kết theo dõi để đảm bảo giải quyết vấn đề và thúc đẩy các tương tác tích cực trong tương lai
Quản lý các phong cách giao tiếp khác nhau tại nơi làm việc với ClickUp
Trong môi trường làm việc hiện đại, chìa khóa để hợp tác hiệu quả và thúc đẩy thành công chung nằm ở việc thành thạo các phong cách giao tiếp đa dạng. Bằng cách hiểu và thích ứng với các sở thích giao tiếp khác nhau, bạn có thể thu hẹp khoảng cách, tăng cường tinh thần đồng đội và thúc đẩy các dự án tiến triển hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, giao tiếp hiệu quả không chỉ đòi hỏi ý định tốt; nó còn cần các công cụ giao tiếp phù hợp trong môi trường làm việc.
Hãy sử dụng ClickUp — một nền tảng quản lý dự án tất cả trong một được thiết kế để loại bỏ rào cản giao tiếp và đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn. Bằng cách tập trung dữ liệu công việc, dự án, thảo luận, phản hồi và tiến độ, ClickUp đảm bảo tính minh bạch và giảm thiểu sự hiểu lầm.
Chuyển đổi môi trường làm việc của bạn từ các bộ phận riêng biệt thành một nhóm gắn kết, hiệu quả. Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay và khám phá cách tối ưu hóa phong cách giao tiếp của bạn có thể thúc đẩy nhóm của bạn đạt được thành công chưa từng có.